PROYECTO BASE DE DATOS INGENIERIA DE SISTEMAS

Alumno: JOSE VILLANUEVA GRADOS - 1 - Profesor: ING. IVAN IMAN AGURTO

DEFINICION DEL
PROYECTO









1. Nombre del Proyecto.
Sistema de Gestin de Operaciones en una agencia de viajes.

2. Objetivo General del Proyecto.
Disear un sistema para gestionar las operaciones de la agencia de viajes Volans
Viajes SAC.

3. Objetivos Especficos.
Elaborar un software de apoyo a la gerencia de operaciones para la agencia Volans
Viajes SAC, debe poder registrar el flujo total de una venta de un servicio desde la
cotizacin, la reserva, la ventas, el seguimiento del pasajero durante el tiempo que
dure el servicio, hasta un seguimiento de post-venta de pasajeros.
Debe permitir el registro de cotizaciones destinadas a clientes potenciales.
Debe permitir registrar servicios tursticos ofrecidos por agencias mayoristas o
directamente confeccionadas por la empresa.
Debe permitir convertir una cotizacin de un cliente potencial a una venta de un
servicio turstico a un pasajero.
Debe permitir registrar distintos tipos de proveedores tursticos.
Debe permitir registrar un archivo (file) por cada pasajero (pax), permitiendo
llevar un control exacto de llegadas y salidas de pasajeros, as como la
ejecucin de cada servicio para que la empresa pueda brindar un trato
personalizado en cada venta.
Debe permitir la elaboracin de reportes especficos que permitan saber el
estado actual de todo el flujo de pasajeros, a nivel detallado por pasajero, por
proveedor, por fechas de ingreso y salida.
Debe permitir elaborar reportes especficos por proveedor y por cada servicio
brindado.
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4. Nombre de la Empresa.
Agencia de Viajes y Guas Tursticos Volans Viajes SAC.

5. Visin
Somos una agencia operadora del turismo receptivo con altos estndares de calidad
dedicada a proyectar, elaborar y organizar paquetes y programas del Per para
todos nuestros clientes brindando una atencin personalizada y enfocada en
satisfacer todas sus necesidades y expectativas. La calidad de nuestros servicios, la
puntualidad y la constante preocupacin de nuestros clientes, es el fin de nuestra
empresa.

6. Misin.
Contamos con un equipo eficiente y con experiencia en el manejo del destino Per
que aspira lograr consolidarse como una de las mayores agencias especialistas en
turismo receptivo peruano. Tenemos como meta la captacin gradual de clientes,
tanto locales como extranjeros, as como pasajeros que requieran atencin especial
o programas de turismo especficos.


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Arturo Watanabe
Gerente General
Carlos Villanueva
Gerente de
Operaciones
Anabel Palma
Gerente Financiero
Contable
Christian Arteaga
Supervisor de
Ventas
Carla Sanchez
Ejecutivo de Ventas
Jesica Mejia
Ejecutivo de Ventas
Carla Castillo
Asistente de
Operaciones
Fred Coca
Asistente Contable -
Planillas
Alan Daz
Asistente Contable
Angel Albornoz
Asistente de
Informtica
Mariella Albornoz
Asistente de
Gerencia
Hector Lopez
Asistente
Administrativo

7. Organigrama de la Agencia de Viajes















8. Definicin del Proyecto
La agencia VolansViajes SAC, necesita un sistema que permita el control de sus
operaciones, necesita llevar el control de sus Reservas ofrecidas. El control de sus
Pasajeros y de sus Proveedores. Es necesario poder llevar el control de sus
reservas generadas, pagadas, ejecutadas, canceladas y/o modificadas.Debe poder
registrar informacin de sus pasajeros (clientes) y de sus proveedores.
Actualmente, la documentacin de las reservas se llevan de forma manual. La
impresin de todos los documentos que acompaan una reserva tambin son
creados manualmente. Se desea que el sistema pueda llevar el control de dicha
documentacin y pueda ser enviada automticamente a los pasajeros y/o
proveedores.
El registro de pagos actualmente se efecta de forma manual, y las boletas o
facturas son calculadas por los ejecutivos de viaje. Se desea que toda la
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documentacin contable (facturas, boletas notas de crdito y/o notas de debito)
sean generadas automticamente y siempre haciendo referencia a una reserva del
sistema.
Se desea que toda la informacin generada en la aplicacin pueda ser entregada a
las reas contables via electrnica para evitar posibles errores de digitacin de
datos.
Luego de varias reuniones con los Ejecutivos de viajes y el Gerente de
Operaciones de VolansViajes, pudimos identificar las funcionalidades que deben
ser incluidas en el sistema y las detallamos a continuacin:

Reservas:
Funcionalidad - Creacin de Reservas
El sistema debe permitir una bsqueda rpida y sencilla de los productos que se
estn ofreciendo para el viaje. El operador debe poder encontrar los productos
disponibles y reservar con un solo clic.
Todos los precios, descuentos, ofertas especiales, importes por Fee, Comisiones
e Impuestos se calcularn automticamente en el momento de crear la reserva.
Funcionalidad Seguimiento de Reservas
El sistema le ayudar a organizar y monitorear el proceso de reserva,
proporcionndole toda la informacin pertinente.
Para cada reserva, se debe mostrar:
Informacin del cliente,
El perodo reservado (Fecha inicio, Fecha fin, Fecha lmite de Cancelacin,
Fecha lmite de reembolso, Fecha Lmite de Endoso, etc. )
Precio de venta de cada producto de viajes
La cantidad a pagar
Descripcin del beneficio esperado
Informacin adicional de cada producto de viajes que compone la reserva.
Para mostrar la informacin se debe implementar los siguientes filtros:
Encontrar rpidamente las reservas deseadas.
Reservas que no se pagan a tiempo
Reservas por agente de Ventas.
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Reservas por Destino
Reservas por Mayorista (Local o Extranjero)
Cada reserva tiene un historial de auditora para que los usuarios puedan ver todas
las acciones que se han tomado, desde la creacin hasta la ejecucin o Anulacin.

Funcionalidad Creacin automtica de documentos
El sistema deber permitir crear documentos multilinges desde la informacin de
una reserva con un solo clic, tales como:
Proforma
Itinerarios
Voucher a proveedores
Documentos de Cobranza
Boletas de Venta (*)
Facturas (*)
Recibos
Notas de Crdito por reembolso. (*)
Cartas de Bienvenida
Cartas de Agradecimiento por su Preferencia
(*) Documento tipo Legal
Todos los documentos de tipo no legal se crean en formato PDF y se deben poder
enviar por correo electrnico directamente desde el sistema.
Todos los documentos de tipo legal, se imprimir en formato pre-impreso
cumpliendo lo establecido por los entes regulatorios en el momento de la
construccin del presente documento.
El diseo del documento puede personalizarse para que refleje la marca de su
empresa y el diseo se ejecutar mediante plantillas dependiendo el idioma.
Funcionalidad Registro de Pagos
Permitir ingresar los pagos ejecutados a cada reserva, llevando un control sobre
la cantidad pagada y el saldo por pagar.
Se debe poder registrar mltiples medios de pago (efectivo, cheque, tarjeta de
crdito, tarjeta de dbito, cheques de viajero, etc.). Se debe permitir mltiples
pagos y mltiples medios de pago por cada uno.
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Se podrn consultar varias reservas de un mismo cliente en un estado de cuenta
consolidado.
Se deben emitir alertas de reservas que llegan a las fechas lmite de pagos o
cancelacin y aun no se han pagado completamente. Las alertas debern poder
ser enviadas a los clientes via correo electrnico.
Se deber cambiar el estado de las reservas que llegan a sus fechas lmites de
pago y no hayan sido pagadas totalmente.
Permitir consultas de reservas segn su estatus de pago.
Se deber contar con una interfase de registro de pagos para informar a
contabilidad y/o otras areas automatizadas.


Funcionalidad Informe de reservas al proveedor
Las reservas deben poder ser reportadas a los proveedores que las atienen. El
sistema de permitir generar un documento llamado Informe al Proveedor, dicho
informe puede ser generado por una reserva pagada y prxima a ejecutar, una
reserva cancelada, una reserva reactivada o una modificacin a la reserva.
En cada caso se permitir modificar el documento, guardarlo y enviarlo por correo
electrnico.
Los Informes al Proveedor se podrn generar por una reserva o por un grupo de
reservas que cumplan criterios comunes como el perodo, hotel, tipo habitacin,
tipo de servicio, tarifa, preferencias de los pasajeros, etc.
Funcionalidad Reservas de productos no en catlogo.
El sistema debe permitir vender productos y servicios de viaje que no estn
previamente registrados. Los datos sern guardados solo en la reserva y no
alterarn el catlogo. Una reserva de este tipo debe tener el mismo tratamiento
que
Seguimiento de pagos y crear documentos para dichas reservas como para
cualquier otra reserva.





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Productos de Viaje
Funcionalidad Definicin de productos
El sistema debe permitir ingresar al catalogo diferentes productos de viaje, tales
como paquetes tursticos, trasportes, alojamiento, tours, Guas tursticos
alimentacin, etc.

Funcionalidad Definicin de Precios y Descuentos
El sistema debe permitir ingresar por cada producto de viaje los precios
respectivos, se debe permitir trabajar en doble moneda.
El sistema debe permitir el registro del precio neto, impuesto, comisiones, precios
de venta.
El sistema permitir el registro de descuentos servicios adicionales, suplementos,
servicios obligatorios y descuentos.

Funcionalidad Galera de Fotos
Por cada producto definido es posible que se registren fotos y videos. Esta puede
ser un apoyo visual al momento de registrar la reserva.

Clientes
Funcionalidad Registro de Clientes
El sistema debe permitir registra los datos principales de los clientes que compran
las reservas.
Cuando una reserva es pagada, todos los datos del cliente sern almacenados en
nuestros registros. La forma de almacenar los datos parte desde el documento de
identidad, para los clientes persona natural ser el DNI, para los clientes Empresa
ser el RUC, para los clientes extranjeros ser el pasaporte.
Funcionalidad Registro de Datos Principales
Los datos principales que debe tener cada cliente son:
Documento de Identidad
Nombre y Apellidos
Lugar y Fecha de Nacimiento
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Nacionalidad
Estado Civil
Direccin Electrnica

Funcionalidad Mtodos de contacto
Cuando se registran los datos del cliente, debe almacenarse los dos mtodos de
contacto principales,
Direcciones
Telfonos
Los mtodos de contacto deben ser incrementales, no deben reemplazarse debido
a que pueden ser un medio publicitario en el futuro.

Funcionalidad Galera de Fotos
Por cada cliente registrado, se puede almacenar fotos de los servicios que fueron
contratados con la agencia en la ejecucin de la reserva.
Funcionalidad Registro de Observaciones
Por cada cliente registrado, se debe poder llevar una bitcora de comentarios u
observaciones realizadas a nuestros servicios o productos contratados en su
reserva.

Proveedores
Funcionalidad Registro de Proveedores
El sistema debe permitir registra los datos principales de los proveedores con los
que trabaja la agencia.
Funcionalidad Registro de Datos Principales
Los datos principales que debe tener cada Proveedor son:
Documento de Identidad
Nombre y Apellidos Razn Social
Lugar y Fecha de Nacimiento o Constitucin de la Empresa
Nacionalidad
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Servicios prestados
Pagina web
Direccin Electrnica
Direcciones
Telfonos
Funcionalidad Galera de Fotos
Por cada proveedor registrado, se puede almacenar fotos de los servicios que
fueron contratados con la agencia en la ejecucin de la reserva.

Funcionalidad Registro de Observaciones
Por cada proveedor registrado, se debe poder llevar una bitcora de comentarios,
observaciones y/o amonestaciones sobre los servicios prestados.

Documentos
El sistema debe permitir con un solo clic la creacin de documentos
Proforma
Itinerarios
Voucher a proveedores
Documentos de Cobranza
Boletas de Venta (*)
Facturas (*)
Recibos
Notas de Crdito por reembolso. (*)
Cartas de Bienvenida
Cartas de Agradecimiento por su Preferencia
(*) Documento tipo Legal
El diseo del documento puede personalizarse para que refleje la marca de la
empresa y el diseo se ejecutar mediante plantillas dependiendo el idioma.

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Funcionalidad - Soporte multilinge
Los documentos de tipo no legal se deben poder generar en varios lenguajes
registrados en el sistema.
Funcionalidad Envo por correo electrnico
Todos los documentos de tipo no legal se crean en formato PDF y se deben poder
enviar por correo electrnico directamente desde el sistema.
Funcionalidad Formato pre-impreso
Todos los documentos de tipo legal, se imprimir en formato pre-impreso
cumpliendo lo establecido por los entes regulatorios en el momento de la
construccin del presente documento.


Seguridad
Debe ser posible definir diferentes niveles de seguridad. Ocultar informacin
innecesaria para que sea visualizada por ciertos empleados. Bloquear
determinadas acciones para empleados no autorizados.
Definir exactamente lo que cualquier miembro del personal que est o no permitido
ver y hacer.