CONSORCIOS BIBLIOTECARIOS Y EL DESARROLLO DE LA COLECCIN
INTRODUCCIN En la actualidad, las bibliotecas universitarias deben adaptarse a los profundos cambios producidos en el mundo de la informacin, stos fueron provocados por los rpidos avances en la tecnologa asociada y el crecimiento de fuentes impresas y electrnicas. Por otra parte, las continuas restricciones en los presupuestos que las instituciones destinan para la adquisicin de informacin, obliga a buscar otras alternativas que garanticen el acceso y la disponibilidad de recursos en diversos formatos. Para enfrentar esta situacin y asegurar que se seleccione la informacin ms pertinente para formar parte de la coleccin de una biblioteca, es necesario un adecuado desarrollo de colecciones, cobrando gran importancia en este proceso el selector de los recursos, quien debe tener un buen conocimiento de los objetivos de la biblioteca y de los materiales en relacin con todos los servicios de la misma. El desarrollo de colecciones es el proceso que permite a la biblioteca construir una coleccin de materiales documentales que responde a las necesidades de informacin y requerimientos de servicios por los usuarios. Autores reconocidos en el tema, como Edward Evans, consideran al desarrollo de colecciones como el proceso que permite identificar las fortalezas y debilidades de la coleccin de materiales de una biblioteca, en trminos de las necesidades de los usuarios y recursos de la comunidad. Charles Osburn, a su vez, define al desarrollo de colecciones como un sistema de servicios al pblico, el cual se caracteriza por el proceso de toma de decisiones que determinan la conveniencia de adquirir y conservar materiales en la biblioteca. Las colecciones son soporte fundamental de los servicios de la biblioteca y la seleccin de sus recursos constituye una de las funciones ms importantes para su formacin, orientacin y desarrollo, ya que garantiza el control de calidad de los materiales que ingresarn a sus fondos. Construir una coleccin en la biblioteca no se basa solamente en un conocimiento real de la comunidad y sus necesidades, sino tambin en estar al tanto de informacin actual y relevante de todas aquellas actividades que se realizan, para satisfacer las necesidades y demandas de informacin, como lo es: la bsqueda bibliogrfica, la seleccin, la adquisicin, la catalogacin, etc; as como tambin de las funciones y servicios que se ofrecen para llevar a cabo la accesibilidad a la informacin, tales como circulacin, consulta, etc. Por tanto, es indudable el papel que debe jugar el biblioteclogo en la planeacin y ejecucin de un programa de desarrollo de colecciones. En toda biblioteca, independientemente de su estructura y naturaleza, la planeacin del desarrollo de colecciones debe llevarse a cabo dentro del marco de la poltica institucional 2
en que se inscribe. Y tomando en cuenta aquellos factores internos y externos que pudieran determinar en un momento dado la efectividad de la planeacin, al comprometer con esto los servicios bibliotecarios que deben ofrecerse a una comunidad dada. Los factores internos y externos orientan e influyen el desarrollo de colecciones, sobre stos se debe reflexionar si se pretende, como objetivo, llevar la coleccin real a una situacin futura ideal 1 . Los factores a considerar son los siguientes: Factores internos: Misin Presupuesto Responsables Polticas Factores externos: Estudio de la comunidad Evaluacin de la coleccin Cooperacin bibliotecaria Seleccin y adquisicin En el presente trabajo, se va a desarrollar el factor externo: cooperacin bibliotecaria. En la actualidad, la optimizacin de recursos y la necesidad de asegurar una oferta informativa rentable, unido a los recortes presupuestarios generalizados y al elevado costo de los productos y servicios, hacen de la cooperacin casi una forma de supervivencia. Cooperacin es, segn el glosario de la ALA (American Libraries Association), el uso comn de recursos. Adems, lo define como Expresin que se refiere a varias organizaciones y actividades compartidas por un grupo de bibliotecas con el objeto de mejorar los servicios y reducir costos. La utilizacin compartida de los recursos puede establecerse por un acuerdo en regla, informalmente o por un contrato y puede realizarse de forma local, nacional o internacional. Los recursos compartidos pueden ser colecciones, informacin bibliogrfica, personal, actividades de planificacin, etc. Merlo Vega seala que se puede definir la cooperacin, como todas aquellas acciones llevadas a cabo por varias bibliotecas, por medio de acuerdos/convenios, que persiguen objetivos comunes claramente definidos; la distribucin de tareas y contribuciones de cada participante, tienen en cuenta aspectos legales y estatutarios para dar carcter formal a la cooperacin.
1. Bazn, Claudia y Fernndez, Oscar. (2003). Servicios al Usuario. [Documento electrnico hipertextual]. Mar del Plata: Universidad Nacional del Mar del Plata. Facultad de Humanidades. Departamento de Documentacin 3
Las bibliotecas asumen que no pueden por s solas satisfacer las necesidades de sus usuarios, que cada vez se muestran ms exigentes ante una realidad informativa imparable y muy diversificada, unida a un constante cambio tecnolgico. Entre las razones que han llevado a realizar tareas de cooperacin entre bibliotecas estn principalmente las econmicas. Se busca mejorar la imagen de la biblioteca y llegar a la calidad total del servicio. Otros factores que han contribuido al desarrollo de la cooperacin bibliotecaria son la globalizacin y el inters por garantizar un mayor acceso a la informacin para favorecer el desarrollo de la cultura y de la ciencia. La cooperacin se expresa a travs de distintas estructuras organizativas: - SISTEMAS: Es un conjunto de bibliotecas y servicios integrados con una unidad tcnico-administrativa jerrquica, con estructura piramidal. Las bibliotecas pertenecen a la misma institucin con un carcter jerarquizado. Normalmente existe una biblioteca central que aglutina los servicios bibliotecarios, para organizar y extender el servicio bibliotecario en un determinado mbito geogrfico. - REDES: Son un grupo de bibliotecas afines, administrativamente autnomas que constituyen una asociacin para la realizacin cooperativa de uno o varios procesos bibliotecarios (catalogacin, adquisiciones, etc.), son el paso lgico siguiente a la automatizacin. Pueden presentar dos modelos de estructuras: uno centralizado, en el que la informacin se concentra en un ordenador y puede ser accedida, modificada y utilizada desde los dems ordenadores de la red. El otro modelo distribuido o abierto, permite el intercambio de informacin distribuida por varios ordenadores y usando distintos programas de automatizacin. El intercambio de informacin deber seguir normas, protocolos y formatos comunes (generalmente norma ISO, formato Marc, para evitar incompatibilidades). Algunas de las redes temticas en nuestro pas son: RECIARIA, REDUC, UNIRED, BIREME, AMICUS, CAICYT, VITRUVIO, RENDIAP. - CONSORCIOS: modelo de asociacionismo bibliotecario por excelencia en la actualidad. Los consorcios se definen como asociaciones de bibliotecas establecidas por un acuerdo formal, usualmente con el compromiso de compartir recursos. Este acuerdo formal est sustentado muchas veces por las instituciones de las que dependen las bibliotecas. El nacimiento de los consorcios bibliotecarios se sita en el mbito anglosajn en los aos 60. Durante los aos 80 perdieron algo de vigencia con la implantacin generalizada de sistemas de gestin automatizada, que dio a las bibliotecas cierta sensacin de autosuficiencia, pero resurgiran en los aos 90. Internet y la World Wide Web facilitaron el acceso remoto a informacin, este fenmeno promovi un resurgimiento en el crecimiento de los consorcios. La aparicin del ICOLC (International Coalition of Library Consortia) en 1997, contribuye a la definitiva implantacin de los consorcios a nivel mundial. La ICOLC es una entidad 4
informal que engloba gran parte de los principales consorcios mundiales. Adems, organiza reuniones y publica documentos y directrices. El objetivo principal del presente trabajo, es investigar sobre las ventajas y desventajas que reporta a una biblioteca universitaria pertenecer a un consorcio bibliotecario.
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HIPTESIS De lo expuesto anteriormente surge la hiptesis: Pertenecer a un consorcio bibliotecario beneficia al desarrollo de la coleccin de las bibliotecas universitarias.
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FUNDAMENTACIN Durante los ltimos aos, la necesidad de proyectar sistemas de informacin que permitan compartir informacin, con ahorro de esfuerzo y dinero, logr combinar los intereses institucionales de cada biblioteca con los del conjunto. Esto permiti el surgimiento de la formacin de consorcios de bibliotecas donde, desde el inicio, todos comparten la misma visin respecto de los beneficios que brinda la adquisicin cooperativa y logran una mejora de los servicios bibliotecarios de las instituciones que los integran a travs de la cooperacin. De acuerdo a lo que afirma Giordano 2 a travs del medio electrnico surge la posibilidad de establecer alianzas estratgicas equitativas entre unidades de informacin, formando consorcios de bibliotecas para afrontar el alto costo de las suscripciones a publicaciones peridicas, factor que dificulta cada vez ms el mantenimiento de colecciones actualizadas y mucho menos la incorporacin de nuevos ttulos. Esta unin de intereses entre las instituciones participantes permite racionalizar costos en recursos humanos, fsicos y financieros proyectados hacia un bien comn que es el acceso electrnico a colecciones de revistas. El consorcio es una alianza entre distintas instituciones para adquirir productos y servicios de informacin electrnica a travs de la cooperacin y desarrollar proyectos en forma cooperativa. La formalizacin de esta alianza se manifiesta a travs de un Convenio marco de colaboracin. El convenio se define como el texto que contiene lo acordado, con respecto a la accin a convenir. Incluye los conceptos de concertar, pactar, ponerse de acuerdo de hecho o de buena voluntad. En el convenio se establecen: - Objetivos, trminos y condiciones de manera general. - Principios: de reciprocidad, compromiso de partes, consenso, autonoma. El convenio se estructura en dos partes: en la primera se describen las instituciones que lo integran y en la segunda, se detalla una serie de artculos que dan cuerpo al escrito. Por ltimo se firma el documento para adquirir status de validez. El consorcio posee un estatuto, donde se describen los objetivos y la naturaleza del mismo en forma ms detallada, la estructura organizativa y su funcionamiento administrativo. Hay distintos criterios entre los autores, para clasificar las diversas tipologas de consorcios. Algunos dan la siguiente clasificacin: - Por tamao: a) grandes, ocupados en el procesamiento tcnico a gran escala;
2 Giordano Tommasso. (2002). Modelos de consorcios de bibliotecas en Europa: un anlisis comparativo. CBUC, 1-15.
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b) pequeos, ocupados en los servicios al usuario. - Por propsitos: son consorcios interesados en determinadas reas temticas, especficos en el servicio de prstamos interbibliotecarios y operaciones de referencia. Segn Marta Torres Santo Domingo, los consorcios pueden adoptar mltiples formas, pero puede establecer la siguiente tipologa en funcin de distintos factores: - Segn la funcin: hay entidades que cooperan en un solo aspecto y entidades que comparten globalmente necesidades y servicios, como es la tendencia actual. - Segn el tipo de biblioteca: hay consorcios compuestos por un solo tipo de bibliotecas (p.e. universitarias) o por varios tipos. - Segn el mbito geogrfico: los consorcios pueden desarrollarse a nivel local, regional o nacional. Durante la ltima dcada, las nuevas tecnologas han promovido el aumento de consorcios de todo tipo, dando la posibilidad de compartir recursos de diferentes tipos al nivel local, estatal, regional o internacional. De hecho, frecuentemente una biblioteca participa de varios consorcios que tienen objetivos diferentes. Cuando los consorcios se unen entre s para mejorar las condiciones de sus negociaciones y sus recursos en general se denominan megaconsorcios, o consorcios de consorcios. En la actualidad es una tendencia hacia la creacin de los mismos, para evitar la duplicidad en la proliferacin desarticulada de consorcios. Estos megaconsorcios incluyen socios de muchos pases. En general, los distintos autores sealan, entre las razones fundamentales de la creacin de los consorcios: - Los usuarios actuales poseen necesidades distintas a las tradicionales y esto motiva un cambio en el clsico concepto de biblioteca. Para hacer frente a estas necesidades se necesita el desembolso de grandes cantidades econmicas, y la adquisicin conjunta de recursos y el camino de compartir gastos es una buena solucin. - La confeccin de catlogos colectivos donde difunden los fondos ya existentes de las bibliotecas que lo forman. - La unin hace la fuerza. Convertirse en grupos con fuerza como para influir sobre cmo los proveedores elaboran y distribuyen la informacin. - La actividad cooperativa permite que se aumente el nivel de calidad de los servicios. Las mismas instituciones integrantes aportarn sus experiencias, crticas, comentarios a las aportaciones externas, todo ello dar lugar a la elaboracin de mejores productos y servicios. - El trabajar en grupo consigue un efecto normalizador. Este efecto no solo se encuentra en que se utilice el mismo software, sino que se crear una serie de mecanismos y reglas en el modo en el que se realizan las tareas, que posibilitar la creacin de cultura de trabajo comn. 8
- La cooperacin persigue la consecucin de tres grandes desafos a los que se enfrentan hoy en da las bibliotecas universitarias: mejorar la eficacia gracias a la unin de instituciones, potenciar la eficiencia al optimizar los recursos comunes y rentabilizar las inversiones y aumentan su nivel de competitividad al aumentar su utilidad social. Giordano 3 sostiene en las actividades de todas las organizaciones de consorcios, la negociacin de licencias electrnicas forma la parte central de ellas. Los acuerdos de licencia deben incorporar las necesidades de los usuarios y as poder realizar los cambios necesarios para negociar un contrato que sea favorable tanto para la biblioteca como para el proveedor del recurso. Hay que tener especial cuidado con el desarrollo de la coleccin, la biblioteca siempre adquiri su material basado en las necesidades de sus usuarios, por lo tanto se debe obtener revistas que forman parte de la temtica de la coleccin. Como afirma Thornton 4 los bibliotecarios deben pensar globalmente pero actual localmente, deben prestar atencin a los detalles, ser flexibles, tener una actitud cooperativa, mantener una mirada positiva, estar informados de todos estos nuevos recursos y poseer conocimientos apropiados para mejorar el servicio. El personal debe acomodarse a los cambios y trabajar junto con otros profesionales para obtener beneficios en la adquisicin de publicaciones electrnicas. Otras prioridades son: la funcin de ampliar y compartir colecciones; los servicios de obtencin de documentos y de los catlogos en lnea; formacin del personal; descripcin de recursos electrnicos y sumarios de revistas; formacin de usuarios; reuniones de trabajo y promocin; presentacin de los recursos y portales; desarrollo/implementacin de los buscadores de metadatos; estadsticas; publicacin electrnica; programas de digitalizacin; almacenaje y conservacin a largo plazo. Las revistas y bases de datos electrnicas, y los servicios a texto completo, son la base de la actividad de los consorcios. Los factores determinantes en el xito de los consorcios son: - Capacidad para armonizar diversos ritmos de trabajo. - Normas de actuacin que todos cumplan. - Una unidad o mecanismo que garantice una buena coordinacin (junta, entidad, etc.). - Recursos humanos cualificados.
3 Giordano Tommasso. (2002). Modelos de consorcios de bibliotecas en Europa: un anlisis comparativo. CBUC, 1-15. 4 Thornton, Glenda. A. 2000. Impact of electronic resources on collection development, the roles of librarians, and library consortia. En Library Trends. Vol. 48, no. 4, 842-856.
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- Personal suficiente. - Recursos econmicos adecuados. Los consorcios de bibliotecas, por sus caractersticas, se convierten en los usuarios idneos para adquirir y gestionar los recursos de informacin electrnica. Esta informacin es accesible por todos, independientemente de lo dispersos que estn sus miembros. Pero para una idnea adaptacin, todas las bibliotecas miembro debern tener niveles similares de informatizacin y tecnolgicos. Todos y cada uno de ellos deben de contar con un mnimo de recursos tecnolgicos para poder ofrecer a sus usuarios los fondos electrnicos que han sido adquiridos para el conjunto. Gran parte de los procesos se realizarn de manera conjunta con los otros miembros. Para el uso de recursos electrnicos por parte de los consorcios de bibliotecas, la ALA elabor un documento en donde se presenta un plan de accin para la gestin de tecnologas de la informacin. Todas las acciones que se llevan a cabo con la informacin en soporte electrnico, desde la adquisicin hasta que estn disponibles, debern responder en todos los consorcios a una planificacin estratgica bien diseada. Esta planificacin permite mejorar los servicios realizndolos de forma coordinada entre los distintos centros integrantes y estn destinados a la colectividad de usuarios de estos centros. As los consorcios nos permiten ofrecer a nuestros usuarios el acceso a un mayor volumen de recursos y materiales que si se realizara de manera individual. Las bases de datos son servidas desde hace tiempo, en soporte informtico, y por tanto cuentan con la posibilidad de acceso remoto. Lo que se suele hacer es que se extiende la licencia de uso para que la cobertura alcance la totalidad de los usuarios de los centros integrantes del consorcio, pagando un sobreprecio, que nunca alcanzar el equivalente a la duplicacin de suscripciones. Segn datos difundidos por el Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalua (CBUC), en el acuerdo consorciado en revistas electrnicas, la cantidad de informacin disponible puede aumentar hasta un 1400 %, mientras que el sobreprecio puede ascender a un 15 20 % ms. En lo relativo a las bases de datos, la cantidad de informacin disponible puede aumentar entre un 200 y un 300 %, mientras que el incremento econmico puede llegar a alcanzar tan slo el 50 % ms. Otros consorcios espaoles son: - BUCLE, Consorcio de Bibliotecas de Castilla Len - MADROO, Madroo de Madrid - BUGALICIA, Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Galicia - CBUA, Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andaluca En la Repblica Argentina se encuentra el Consorcio SIU, donde se encuentran alojados los catlogos de la Biblioteca del Consejo Interuniversitario Nacional (CIN) y de la Comisin Nacional de Evaluacin Universitaria (CONEAU). Tambin varias Bases de datos en MARC21 y numerosas bases de campos mnimos. Las frmulas de financiacin dependen de los acuerdos previos a la constitucin de los consorcios, pero suelen influir mucho los presupuestos generales de cada institucin, y el volumen de poblacin de usuarios a la que sirve. Pero todos los integrantes coinciden, en que el gasto consorciado beneficia a todos. Los que hasta ahora pagaban ms, pagarn 10
menos por acceder a la misma informacin o ms. Y los que hasta ahora pagaban menos, pagarn ahora un poco ms por tener mucho ms.
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CONCLUSIN El aumento de la informacin electrnica y la tendencia de poder accesar ms de esta informacin por la WEB, facilita la formacin de bibliotecas virtuales, bibliotecas digitales y bibliotecas sin muros. Est fenmeno permite que las bibliotecas respondan a la solicitud de parte de los usuarios de poder tener acceso a informacin desde cualquier parte a cualquier hora. El consorcio es una forma de responder a esta situacin que permite a las bibliotecas negociar con los proveedores para contar con grupos de bases de datos a un precio ms econmico por cada base de datos adquirida, as se cuenta con acceso a mucha ms informacin. Asimismo, el consorcio facilita proyectos de prstamo interbibliotecarios y desarrollo cooperativo de colecciones, en los cuales cada biblioteca toma un papel en la creacin de una coleccin virtual ms grande y ms rica. El acceso a las versiones electrnicas facilita, la adquisicin y la transmisin de informacin cientfica, adems de aumentar la cooperacin entre las bibliotecas miembros de los consorcios, la mejora de servicios y la disminucin en los costos de adquisicin de publicaciones electrnicas. Se puede afirmar que el consorcio simplifica el proceso de adquisicin y al mismo tiempo aumenta el mercado cooperativo. Es beneficioso para miembros pequeos del grupo y tambin para las instituciones ms importantes, ya que muchas veces pueden negociar acuerdos ms favorables directamente con un editor. La tendencia hacia dnde vamos es un servicio integral y global, trabajando de forma cooperativa podemos lograr objetivos en comn. Por lo tanto, se confirma la hiptesis enunciada: Pertenecer a un consorcio bibliotecario beneficia al desarrollo de la coleccin de las bibliotecas universitarias.
Como sostiene Ada M. Felici Soto 5 las bibliotecas sobrevivirn en la medida en que se integren en alianzas estratgicas que les permitan afrontar los desafos de la Sociedad de la Informacin y el Conocimiento.
5 Felici Soto, Ada M. (2008). Redes de cooperacin en Bibliotecas . 12
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