CONTROL DE EXISTENCIAS

Se entiende por gestin de stocks el organizar, planificar y controlar el conjunto de stocks

pertenecientes a una empresa.
La gestin de existencias, gestin de inventarios o gestin de stocks regula el flujo entre las
entradas de existencias y las salidas. La forma de regular el flujo de entrada es variando la
frecuencia y el tamao de los pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el
flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores.

La gestin de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto,
ste sea proporcionado. Lo ideal sera que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto
no es materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente.
Por lo tanto se ha de intentar que el nivel de existencias sea mnimo, sin que se produzcan
rupturas en la salida.
Uno de los objetivos fundamentales de la gestin de existencias es conseguir satisfacer las
necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y
cantidad esperados. Sin embargo, este no es el nico objetivo, pues es fundamental mantener
un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesin de las existencias.
FUNCIONES:
Su funcin es la de servir de instrumento de regulacin de toda la cadena logstica, con el fin
de conseguir un flujo de materiales continuo. Las siguientes funciones de las existencias nos
las indican los autores ya nombrados anteriormente.
La funcin de las existencias es conseguir:
Compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente. Es
necesario tener existencias cerca del consumidor ya que el momento y lugar en el que es
demandado un producto suelen ser diferentes del sitio en que este producto se genera.
Evitar rupturas del movimiento de materiales por cualquier suceso, como por ejemplo los
desajustes en los sistemas de transporte.
CONTROL DE CANTIDADES
Es obvio que si todas las cantidades de "entradas" y "salidas" se registran debidamente en las
tarjetas, la cifra de "saldo" en stas debe estar de acuerdo con el conteo de los artculos en la
estantera. As pues, las tarjetas pueden ser tiles para el control de inventario.
Las tarjetas tambin ayudan a asegurar que no haya exceso ni insuficiencia de mercancas,
puesto que indican el mximo de existencia para cada artculo, y el punto hasta el cual puede
bajar ese nivel antes que sea preciso hacer un nuevo pedido para el artculo que est a punto
de agotarse.
Sin necesidad de contar los artculos realmente en existencia, la persona encargada del
inventario slo tiene que revisar las tarjetas una por una semanalmente, o con tanta
frecuencia como sea conveniente para hacer un nuevo pedido, y elaborar una lista de artculos
cuyo "saldo" est en el punto mnimo, o cerca de ste, y despus pedir la cantidad necesaria
para llevar el inventario nuevamente al punto requerido.
Observe que las tarjetas tambin pueden ser diseadas para anotar los nombres y el telfono
de los proveedores propuestos.
Toda empresa necesita disponer de los productos precisos para los clientes precisos en el
momento preciso. Sin eso, no habr ventas.
El objeto de pedir la cantidad precisa es evitar quedarse sin existencia al mismo tiempo que se
reduce la inversin o el dinero inmovilizado en inventario.
Los fondos innecesariamente inmovilizados en inventario no producen ganancia alguna (de
hecho, tener mercancas en existencia cuesta dinero). Si usted lo deja depositado en el banco
en vez de mantenerlo en inventario, su dinero le produce ganancias: la tasa de inters que el
banco le paga.
En otras palabras, el problema es el control fsico y financiero del inventario.
Para saber qu cantidad pedir de un artculo determinado en un momento cualquiera, usted
necesita saber cul es el inventario de cada artculo en particular que tenga en existencia. Una
excelente manera de mantenerse informado sobre el inventario de mercancas disponibles,
particularmente si no mantiene existencia de centenares de artculos diferentes, consiste en
utilizar un sistema de tarjetas de inventario permanente.
Se requiere una tarjeta individual, como la que se muestra en el ejemplo, para cada clase de
artculo que se tenga en inventario. Las cantidades de la columna de "entradas" se toman de
las facturas recibidas con la mercadera. Las de la columna de "salidas" corresponden a los
artculos vendidos.
TARJETA DE CONTROL EXISTENCIAS
FSICAS
NOMBRE DEL ARTCULO:
Fecha Detalle Entrada Salida Saldo
02/03/00
Distribuidora
Antofagasta
100

100
03/03/00
Almacn
Ventas
30 70


INTRODUCCION
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio
o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de
las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de
bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los
inventarios en trnsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir
a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del
perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la
venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada
al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.

SELECCIN DEL SISTEMA DE VALUACION

Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuacin ms adecuado a sus caractersticas, y
aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones
originales, en cuyo caso deben hacerse la revelacin de las reglas particulares.
Para la modificacin del sistema de valuacin hay que tomar en cuenta que los inventarios
pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado,
obsolescencia y lento movimiento de los artculos que forman parte del mismo, es
indispensable, para cumplir con el principio de realizacin.
Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:
El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realizacin y que
El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realizacin.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, pueden calcularse
utilizando el mtodo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ltimas en entrar,
ltimas en salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. As mismo, se
podrn emplear sistemas de inventario permanente o peridico, con las restricciones que, en
ste ltimo caso, se encuentran en la legislacin fiscal del pas y, puesto que los inventarios
son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflacin de tal manera que el
inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflacin
correspondientes.
Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuacin
y presentacin tiene un efecto significativo para determinar e informar la posicin financiera
y los resultados operativos de la compaa.
Existen, para tal propsito, dos sistemas de valuacin de inventarios:
a) sistema permanente o perpetuo y
b) sistema peridico o juego de inventarios

1. Sistema permanente o perpetuo:
Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al da, pero requiere
llevar un juego completo de krdex para el registro de entradas, salidas y saldos de
inventarios. Aunque, bajo ste parmetro, no se necesitara practicar inventarios fsicos,
normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de
krdex.

El ajuste por inflacin de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se
aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el mtodo mensual de ajustes y al
inventario inicial del ao y a las compras si se utiliza el mtodo anual. Parte de estos ajustes se
traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan,
teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el captulo tercero.

2. Sistema peridico o juego de inventarios:
A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema
peridico se debe realizar un conteo fsico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de
los modelos explicados ms adelante. Por ste mtodo, tambin conocido como juego de
inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y
el final.
Para dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin, por este mtodo, es indiferente
emplear el mtodo anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendr que ajustar tanto
los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte,
contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cul bajo el mtodo mensual no se
ajustan las compras.
Este sistema de inventario slo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no
estn obligadas a tener revisor fiscal; es decir slo para pequeas y medianas empresas.


LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
El rea de existencias desempea un papel destacado tanto en la gestin empresarial, como
para el entorno de la contabilidad y la auditora. En este contexto, el control interno tiene
como cometido favorecer el control de los inventarios y la proteccin de estos activos
Es una realidad que a nadie debe dejar de observar en el entorno de la gestin empresarial, de
la contabilidad y de la auditora, que el rea de existencias ocupa un papel destacado por
motivos diversos.
En el mbito interno de la organizacin, tanto para las empresas industriales como para las
comerciales, las existencias desempean un papel crucial ya que constituyen el soporte
operativo de su actividad principal y son necesarias para la continuidad del negocio. Por
consiguiente, su control y valoracin son primordiales para determinar medidas de poltica
econmica como la frmula para fijar el volumen ptimo de pedido la determinacin del stock
de seguridad o el momento en que deben realizarse los reaprovisionamientos.
En el campo de la contabilidad suele constituir un caballo de batalla por la importancia que el
saldo de las existencias tiene en el cmputo del resultado. En este sentido se manifiesta Uras
(1997: p. 284) al exponer que "los errores en el computo o en la valoracin de los diferentes
inventarios tiene una directa repercusin en el clculo del resultado de, al menos, dos
perodos, dado que el inventario final de un perodo constituye, obviamente, el inventario
inicial del siguiente". Adems, un exceso de valoracin puede provocar un aumento del
beneficio con la consiguiente influencia en la poltica de dividendos y la posible
descapitalizacin de la empresa o, por el contrario, un defecto en la valoracin conllevara una
disminucin del beneficio.
Se por experiencia que para el auditor, constituye muchas veces un punto de atencin bsico,
debido a que el volumen cuantitativo que alcanzan las existencias en relacin con el activo
circulante, con los ingresos operacionales, y su influencia en la determinacin del costo de
produccin en las empresas industriales.
En este amplio contexto, la gerencia debe implementar un control interno el cual debe cumplir
una funcin relevante ya que, constituyendo parte de las funciones directivas de una
compaa y siendo una tcnica al servicio de la auditora, tiene como cometido proponer
procedimientos, mecanismos y tcnicas que contribuyan a favorecer el control de los
inventarios y la proteccin de estos bienes, as como proponer mecanismos de clculo global
para el conocimiento de la cifra de las existencias finales, mitigando el riesgo de error en que
pudiera incurrirse en su valoracin.
En este artculo se intenta abordar el estudio del sistema de control interno contable para las
existencias, con el propsito de contribuir al ejercicio eficiente de la gestin empresarial
EL CONTROL INTERNO CONTABLE DE LAS EXISTENCIAS
El control interno surge y se desarrolla en el mbito de la gestin empresarial y de la auditora
como la disciplina que tiene como cometido el estudio y las propuestas de procedimientos,
medidas y tcnicas de control al servicio de la Direccin, para abarcar los objetivos
clasificados como operativos y contables.
Un buen control de existencias mostara:
1. La veracidad, fiabilidad y oportunidad de la informacin financiera presentada en los
estados financieros y libros auxiliares. Este control persigue, bsicamente, que el conjunto de
las transacciones de existencias se registren de acuerdo con la autorizacin de la Gerencia,
que se valoren de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otros
criterios aplicables, y que se clasifiquen en sus cuentas correctas.
2. La salvaguarda y proteccin de los activos y recursos. Este objetivo, complementario del
anterior, tiene como propsito adems de la proteccin fsica y econmica, que las cuentas
representen realmente a los activos. Con esta intencin se pondrn los medios para que:
El acceso a los activos est permitido nicamente con la autorizacin de la direccin; y,
El activo contabilizado se compare con el existente a intervalos de tiempo razonables y se
adopten las medidas correctoras en el caso de que existan diferencias.
Las premisas que son objeto de este control requieren que, como paso previo a su
tratamiento, se expongan las notas esenciales que caracterizan a las existencias y que
enumeramos a continuacin:
a) Los activos representados son bienes tangibles, cuyo tiempo de permanencia en los
almacenes puede ser elevado, lo que las hace susceptible de sufrir procesos de obsolescencia,
ser objeto de fraude (manipulacin o sustraccin) o su escasez puede provocar una ruptura
del ciclo productivo. Por tanto, se debe prestar una especial atencin:
A la seguridad de los almacenes;
Al tiempo de permanencia y al nivel que de las mismas se debe mantener; y,
A la periodicidad y continuidad de los inventarios.