Implantacin de un Sistema de Informacin

MPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION

DESCRIPCIN Y OBJETIVO
El objetivo de esta fase es realizar las actividades necesarias para poner a
disposicin de los usuarios el sistema de informacin.
En primer lugar, se revisa la formulacin del proyecto. Se estudia su alcance y, en
funcin de sus caractersticas, se define un plan de implantacin y se especifica
quienes del Equipo de trabajo lo van a llevar a cabo
Las actividades previas al inicio de la produccin incluyen la preparacin de la
infraestructura necesaria para configurar el entorno, la instalacin de los
componentes, la activacin de los procedimientos manuales y automticos
asociados y, cuando proceda, la migracin o carga inicial de datos. Para ello se
toman como punto de partida los productos de software probados, obtenidos en la
fase Construccin y Pruebas del Sistema de Informacin (CPS) y su
documentacin asociada.

Conviene sealar que la implantacin puede ser un proceso iterativo que se
realiza de acuerdo al plan establecido para el comienzo de la produccin del
sistema en su entorno de operacin. Para establecer este plan se tiene en cuenta:

El cumplimiento de los requerimientos de implantacin definidos en el Catalogo
de Requerimientos y especificados en la actividad Establecimiento de
Requerimientos de Implantacin (DSI 10)

La estrategia de transicin del sistema antiguo al nuevo.
Finalmente, se realizan las acciones necesarias para el inicio de la puesta en
produccin del sistema de informacin.
ACTIVIDAD IMS 1: DEFINICIN DEL PLAN DE IMPLANTACIN

En esta actividad se revisa la estrategia de implantacin para el sistema. Se
analizan las posibles dependencias con otros Sistemas, que puedan condicionar el
plan de implantacin.

Una vez estudiado el alcance y los condicionantes de la implantacin ser preciso
establecer, la estrategia que se concretar en el plan de implantacin.
Se constituye el equipo de implantacin, determinando los recursos humanos
necesarios para la propia instalacin del sistema, para la implantacin y para la
preparacin del mantenimiento. Se identifican, para cada uno de ellos, sus perfiles
y niveles de responsabilidad.

Participantes Analista de Atencin a Usuarios, Operador, Equipo de Usuarios, Analista
de Soporte Tcnico, Analista de Sistemas.

Responsable de esta actividad: Analista de Atencin a Usuarios
Tarea IMS 1.1: Definicin del Plan de Implantacin

La estrategia de implantacin del sistema se habr determinado basndose en la
informacin acumulada de las anteriores fases, en funcin de la envergadura del
sistema, es decir el nmero de sistemas de informacin implicados en la
implantacin y la cobertura geogrfica, cuyo alcance depende de las
caractersticas y complejidad de los sistemas de informacin.

Implantacin (DSI 10.2) y los procedimientos implicados en la implantacin,
establecidos para cada uno de los sistemas de informacin en la tarea
Identificacin de Requerimientos y Especificaciones de Diseo y Construccin
(DSI 1.3) con el fin de asegurar su adecuacin a la estrategia global de
implantacin.

Una vez analizada la informacin anterior, se define un plan de implantacin que
permita calcular adecuadamente el esfuerzo y los recursos necesarios para llevar
a cabo con xito la implantacin. Dicho plan debe contemplar todas las tareas
relacionadas con:
La capacitacin necesaria para la implantacin al equipo de trabajo que se
encarga de realizar la implantacin.
La preparacin de la infraestructura necesaria para la incorporacin del sistema
al entorno de produccin.
La instalacin de todos los componentes y procedimientos manuales y
automticos asociados a cada sistema de informacin implicados en la
implantacin.
La ejecucin de los procedimientos de carga inicial y migracin de datos, si se
determin su necesidad.

Prcticas

Sesiones de trabajo

Tarea IMS 1.2: Especificacin del Equipo de Implantacin
Se constituye el equipo de implantacin que son integrantes del Equipo de trabajo
necesario para llevar a cabo la implantacin del sistema, segn el plan de
implantacin establecido en la tarea anterior.
Para ello se identifican, en funcin del nivel de esfuerzo requerido, los distintos
participantes implicados en la implantacin del sistema (usuarios, equipo tcnico y
responsable de mantenimiento), determinando previamente sus perfiles,
responsabilidades, nivel de implicacin y fechas previstas de participacin a lo
largo de toda la implantacin.

ACTIVIDAD IMS 2: PREPARACIN DEL ENTORNO DE PRODUCCIN

El objetivo de la preparacin del entorno de Produccin es planificar que todos los
recursos estn disponibles para la puesta en produccin de los Sistemas de
Informacin.

Participantes de esta actividad: Analista de Soporte Tcnico, Analista de
Atencin a Usuarios, Analista de Sistemas, Operador.

Responsable de esta actividad: Analista de Soporte Tcnico.

Tarea IMS 2.1: Preparacin del Entorno de Produccin

En esta tarea se disponen todos los recursos necesarios para realizar la puesta en
produccin de los componentes y subsistemas que conforman el sistema de
informacin. Para ello, se asegura la disponibilidad del entorno y de los datos
necesarios para ejecutar la puesta en produccin, se preparan las bibliotecas o
libreras que se estimen oportunas para la realizacin de las mismas, as como los
procedimientos manuales o automticos asociados, conforme a la especificacin
del Pase a Produccin.
ACTIVIDAD IMS 3: CAPACITACIN PARA LA IMPLANTACIN

En esta actividad se prepara y se imparte la capacitacin al equipo que participar
en la implantacin del sistema, y al personal de Atencin a Usuarios que realizar
las actividades de Post-Implantacin. Se realiza tambin el seguimiento de la
capacitacin de los usuarios finales, de esta forma, se asegura que la implantacin
se llevar a cabo correctamente.
Se determina la capacitacin necesaria para el equipo de implantacin, en funcin
de los distintos perfiles y niveles de responsabilidad identificados en la actividad
anterior. Para ello, se establece un Plan de capacitacin que incluye los esquemas
de capacitacin correspondientes, los recursos humanos y de infraestructura
requeridos para llevarlo a cabo.
La capacitacin para el rea de Atencin a Usuarios se realiza en funcin de las
tareas que realizarn en la etapa Post-implantacin, es decir la asistencia que
prestarn a los usuarios una vez que el sistema este implantado.
La Capacitacin para que los usuarios finales sean capaces de utilizar el sistema
de manera satisfactoria ha sido establecida, previamente, en la actividad
Definicin de la Capacitacin de Usuarios Finales (CPS 11) En esta actividad, se
analizan los esquemas de capacitacin definidos segn los diferentes perfiles, y se
elabora un plan de capacitacin que est alineado con el plan de implantacin.

Participant Analista de Atencin a Usuarios, Analista Funcional
Responsable de esta actividad: Analista de Atencin a Usuarios

Tarea IMS 3.1: Preparacin de la Capacitacin del Equipo de Implantacin

Se define la Capacitacin necesaria para el equipo de trabajo responsable de la
implantacin del sistema, estableciendo el esquema de capacitacin para cada
tipo de perfil dentro del equipo y la duracin estimada de los cursos.
Asimismo, se aseguran los recursos humanos, tcnicos y materiales necesarios
para realizar la capacitacin al equipo de implantacin.
Por ltimo, se convoca a las personas que deben asistir a los cursos de
capacitacin y se espera la confirmacin de las personas seleccionadas para la
capacitacin.

Tarea IMS 3.2: Capacitacin del Equipo de Implantacin

En esta tarea se lleva a cabo la capacitacin del equipo que va a ser responsable
de la implantacin del sistema, segn el Plan de Capacitacin que se haya
establecido en la tarea anterior, asegurando la asistencia y evaluacin de todos
sus integrantes.

. Tarea IMS 3.3: Preparacin de la Capacitacin al rea de Atencin a Usuarios,
Soporte Tcnico y Operaciones
Se define la Capacitacin necesaria para los miembros del rea de Atencin a
Usuarios y el personal de Soporte Tcnico y Operaciones, tenindose en cuenta la
asistencia informtica que brindar esta rea a los usuarios con respecto al
sistema que se esta implantando. Por lo tanto la capacitacin debera integrar
conocimientos de todos los aspectos del sistema con el fin de poder resolver las
consultas de los usuarios finales, e identificar cuales de estas consultas sern
derivadas al rea de Desarrollo de Sistemas.
Asimismo, se aseguran los recursos humanos, tcnicos y materiales necesarios
para realizar la Capacitacin al rea de Atencin a Usuarios, Soporte Tcnico y
Operaciones.

Tarea IMS 3.4: Capacitacin del rea de Atencin de Usuario, Soporte Tcnico y
Operaciones En esta tarea se lleva a cabo la capacitacin del rea de Atencin a
Usuarios, Soporte Tcnico y Operaciones, segn el plan aprobado en la tarea
anterior, asegurando la asistencia y evaluacin de todos sus integrantes.

Tarea IMS 3.5: Preparacin de la Capacitacin a Usuarios finales

En funcin del plan de implantacin establecido, se revisa el esquema de
capacitacin a los usuarios finales, elaborado en la actividad Definicin de la
Capacitacin de Usuarios Finales (CPS 11) Se asegura que se cuenta con los
recursos humanos, tcnicos y materiales necesarios para realizar la capacitacin
correspondiente. Se determina, los contenidos definitivos que tienen los cursos,
cundo deben impartirse, quines han de recibirlos y con qu prioridad.

Tarea IMS 3.6: Seguimiento de la Capacitacin a Usuarios Finales

Es necesario llevar a cabo su seguimiento con el fin de asegurar el cumplimiento
del Plan de Capacitacin previsto e informar de las posibles desviaciones para
tomar las medidas oportunas, para esto se debe realizar evaluaciones a los
usuarios participantes en la capacitacin y hacer un seguimiento de la asistencia
al mismo.
ACTIVIDAD IMS 4: PUBLICACION DE PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS

Una vez que se ha efectuado la evaluacin de los procedimientos normativos en la
fase de Construccin y Pruebas del Sistema, el Analista Funcional conjuntamente
con el Lder y el Ejecutivo del Proyecto deben realizar todas las acciones
necesarias para que el titular de la institucin apruebe y ordene publicar estos
procedimientos en el menor tiempo posible.

Participantes Analista Funcional, Coordinador del Proyecto, Analista de
Atencin a Usuarios
Responsable de esta actividad: Analista Funcional

Tarea IMS 4.1: Publicacin de los Procedimientos Normativos
En esta tarea se publica los procedimientos aprobados en la tarea CPS 8.1
Evaluacin de Procedimientos Normativos.

ACTIVIDAD IMS 5: INSTALACION DEL SISTEMA

Esta actividad tiene como objetivo establecer el punto de inicio en que el sistema
pasa a produccin. Para ello es necesario que, se disponga del entorno de
produccin perfectamente instalado en cuanto a hardware y software de base,
componentes del nuevo sistema y procedimientos manuales y automticos.

Participantes Operador, Analista de Soporte Tcnico, Analista de
Telecomunicaciones, Analista de Atencin a Usuarios.
Responsable de esta actividad: Operador

Tarea IMS 5.1: Revisin del Pase a Produccin
En esta tarea se proceder a verificar la estructura del documento de Pase a
Produccin, revisando los datos relevantes del contenido del mismo, luego del
cual se proceder a ejecutar el Pase de Produccin.

Tarea IMS 5.2: Ejecucin del Pase a Produccin
En esta tarea se proceder a ejecutar la instalacin de acuerdo al pase de
produccin. Se registrar el resultado de la instalacin y las incidencias que
ocurran durante el proceso y la conclusin del pase a produccin.

5.6 ACTIVIDAD IMS 6: PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA
En esta actividad se pone en marcha el sistema y estar a cargo del equipo de
Usuarios.
Participantes Equipo de Usuarios, Analista de Atencin a Usuarios.
Responsable de esta actividad: Equipo de Usuarios

ACTIVIDAD IMS 7: REUNION DE GESTION
El objetivo de esta actividad es asegurar que exista una Reunin de Gestin entre
el Coordinador del Proyecto, el Lder Usuario y el Ejecutivo del Proyecto en donde
se revise la Formulacin del Proyecto y de haber alguna modificacin o ajuste a
este documento, ste deber ser aprobado por el Comit de Gestin. En esta
reunin se buscar la aprobacin formal de la implantacin del sistema por parte
del Lder Usuario.

ENTREGABLES DE LA FASE
1. Informe de Definicin Final
2. Formulacin del Proyecto Final
3. Solucin Fsica
La fase de implementacin se puede dividir en seis procesos:

1. Codificacin Conversin
2. Prueba.
3. Instalacin
4.Documentacin
5 Adiestramiento
6 Soporte.
Conversin:
Este es el proceso de cambiar el sistema anterior al nuevo, existen mtodos para
el logro efectivo de esta conversin.
Existen 4 mtodos para llevar a cabo esta conversin, estos mtodos deben ser
estudiados con cuidado para que as se implante el mtodo que mejor se le encaje
a la conversin.
Mtodos de conversion:
Sistemas paralelos: es el mtodo ms seguro, el cual consiste en poner a
trabajar los dos sistemas en paralelo, de esta manera los usuario siguen
utilizando el sistema anterior de manera acostumbrada aunque van
teniendo ms contacto con el otro. La data va a ser poco a poco migrada
de un sistema a otro y sin que el usuario se de cuenta vamos obligndolo a
usar poco a poco ms el nuevo sistema. Una de las desventajas es que al
estar operando los dos sistemas los costos se duplicaran debido a que
pudiera ser que se tenga que contratar personal para que opere los dos
sistemas, puede que tambin el nuevo sistema sea rechazado por los
usuarios y se vuelva al sistema anterior.

Conversin directa: este tipo de conversin se hace de manera radical
debido que se hace de un da a otro obligando tanto fsico como
psicolgicamente al usuario que no existe otro sistema y debe usar ese.
Esto tiene una desventaja ya que al eliminar por completo el sistema
antiguo se quedan sin respaldo, y si el sistema nuevo llegase a tener
problemas este quedara parando a la empresa hasta que se solucione,
tambin la empresa se retrasa varias semanas debido que toda la captura
de datos debe empezarse de nuevo y los departamentos deben ponerse a
trabajar con eso. una vez que empiece este proceso debe seguirse a pesar
de las frustraciones que pueden haber por cuestin de tiempo perdido. Este
mtodo necesita una buena planificacin, para que as no exista perdida de
ningn tipo.

Enfoque piloto: este mtodo funciona de la siguiente manera, tenemos el
sistema pero solo se lo aplicamos a un departamento a manera de prueba
para as tambin ir probndolo y mejorndolo una vez capaces de trabajar
con el, y saber que el sistema esta trabajando en su plenitud y no tiene
errores y ah minimizado tareas en ese departamento tanto como costos,
tiempo etc. se va a implementar en toda la empresa.

Modelo por etapas: este mtodo se da debido a la tardanza de la llegada
del nuevo sistema que pasara de das a meses y es por eso que solo
algunos tendrn acceso a el. Ejemplo: soy un empresario, tengo 15 tiendas
de ropa, automatizar a las 15 tiendas alomejor me sale muy costoso y es
por eso que la implanto primero en 5 tiendas y luego en el resto.


Plan de conversin:
Esto no es ms que hacer un plan donde se explique o salga explicito las
personas que estn involucradas con el nuevo sistema y que responsabilidad
tiene con el, programas de actividades, cuando debe llevarse a cabo una
situacin cuando otra, todos los archivos que van a ser convertidos, los datos
necesarios para estos archivos, nuevos procedimientos, etapas de verificacin
para as ver si cada uno de las personas o el sistema est trabajando al da,
las asignaciones de responsabilidades, as como tambin el tiempo para cada
rutina para que al final se haga la nueva implantacin de la manera ms
estable que es con la que se planeo. Este plan tambin debe contener
posibles errores y como deben ser enfrentados.
Es necesario que el analista establezca y acondicione el sitio para que soporte
este nuevo sistema, cables, computadores, controles de humedad etc. para
que as el local esta listo antes que lleguen los equipos.
Preparacin de datos y archivos:
Es necesario tener los archivos ya migrados de un sistema a otro ya que es
esta la etapa que ms se tarda ya que al principio se va a tener que teclear
unos cuando registros, siempre es recomendable tener medidores de errores
ya que debemos evitar que este pase de informacin se haga de manera
segura que no haya errores ya que repercutirn despus con el
desenvolvimiento del sistema.
Para evitar que falten registros que trabaja con lo llamado procesos por lotes
que no es mas que enviar o almacenar cada 50 o 100 registros y as se puede
verificar cada grupo antes de ser accedidos. Siempre es bueno que toda
transaccin de archivos se haga de manera seriada si es que esta viene de un
dispositivo remoto as sabemos que si de un sitio salieron 1000 en el otro estn
los 1000 archivos.
Revisin despus de la implementacin:
Una vez listo el sistema con todas sus conversiones de archivos el analista
con su grupo de trabajo deben probar el sistema para determinar el buen
funcionamiento del mismo y si se deben hacer los ajustes o no. Despus de
tener un trato con el sistema se hace como un estudio de expectativas, como
se sinti el usuario con el sistema si optimizo el proceso o no? Todo esto es
muy importante ya que hay que ver si el sistema impuesto es el ms optimo,
esto se hace a travs de encuestas a los usuarios, entrevistas y as se sabr el
impacto del sistema entre los usuarios que son aquellos que lo van a manejar u
operar y si a ellos no les conviene a la empresa tampoco ya que lo que se
busca es optimizar procesos y no desmejorarlos.