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[SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA] UNIVERSIDAD DEL NORTE

CAPITULO 2: EL ROL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.


OBJETIVOS
Cules son los principales tipos de sistemas en un negocio? Qu
papel juegan?
Cmo los sistemas de informacin soportan las principales funciones
del negocio?
Por qu deberan los gerentes poner atencin a los procesos del
negocio?
Cules son los beneficios y los retos de usar sistemas empresariales?
Cules son los beneficios de usar sistemas para soportar el manejo de
la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo?
Cules son los beneficios de usar sistemas de informacin para el
manejo de las relaciones con el cliente C!"# y el manejo del
conocimiento $"#?
%oy en da& la tecnologa es un factor crtico en el 'ito o fracaso de un negocio(
Compa)as que incorporan nuevo soft*are y sistemas e'itosamente en su
infraestructura de informacin se posicionan para lograr ventajas competitivas
sostenidas(
+n el mbito de negocios de ,oy& eso significa implementar sistemas que proveen
operaciones simplificadas y de bajo costo( -tras capacidades crticas& incluyen la
,abilidad de comunicar informacin a tiempo y certeramente a la creciente fuer.a
de trabajo ambulante& mejorando continuamente la productividad del empleado y
la capacidad de proteger la integridad de los sistemas y la propiedad intelectual(
/ medida que los gerentes de negocio crecen en n0mero en busca de una
reingeniera en los procesos de negocio 1usiness Process !eenginering# como
una medida de aplicar las 2ecnologas de 3nformacin a sus negocios& crece
tambin la creencia de que una mejora en los procesos la cual incluye alg0n
componente de 23& permitir darle a la compa)a ventajas competitivas adems de
proveer de productos de calidad y servicios a sus clientes(
/lineando primeramente una compa)a a sus estrategias en sus procesos de
negocio& en busca de mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de
stos 1P!#& mediante el modelar& automati.ar& integrar& monitori.ar y optimi.ar de
forma contnua& crear el entorno perfecto para entonces& aplicar las tecnologas
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de informacin actuali.adas y acorde a las necesidades& para automati.ar estas
tareas(
4e ninguna manera podemos pensar implementar en un primer plano& una
tecnologa de informacin& sin antes saber perfectamente& cuales son los procesos
de negocio que afectan a una empresa en sus personas& polticas& procedimientos&
produccin y producto& de lo contrario& estaramos cayendo en el error de alinear
la empresa a la tecnologa y no las tecnologas a los procesos clave de negocio(
5Qu son los procesos de negocio?6
2,ompson& !(7 y !edstone& 8 9::;# definen un proceso como una serie de
actividades interconectadas en busca de un propsito( +n un conte'to de
negocios& el propsito de los procesos ser proveer a sus clientes internos con sus
requerimientos de una manera oportuna(
<n proceso de negocio es un completo y dinmicamente coordinado conjunto de
actividades transaccionales y de colaboracin que entrega valor a los clientes o se
encarga de cumplir otras metas estratgicas de la compa)a C,ristop, = >trnadl&
?@@A#(
/ medida que los gerentes de negocio crecen en n0mero en busca de una
reingeniera 1usiness Process !eenginering# como una medida de aplicar las
2ecnologas de 3nformacin a sus negocios& crece tambin la creencia de que una
mejora en los procesos la cual incluye alg0n componente de 23 permitir darle a la
compa)a ventajas competitivas adems de proveer de productos de calidad y
servicios a sus clientes Bis,ant, CeeraDDody& C( "att,e* %inton& 9:::#(
P!-C+>-> 4+8 E+F-C3-
=orma en que se organi.a& coordina y enfoca el trabajo para producir un
producto o servicio(
=lujos concretos de material& informacin y conocimientos G grupos de
actividades(
=ormas 0nicas para coordinar trabajo& informacin y conocimiento(
Caminos que escoge la gerencia para coordinar el trabajo(
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APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIN.
%ay diferentes clases de sistemas( >e crean sistemas para atender los diferentes
intereses de la organi.acin(
DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS.
Cuatro tipos principales de sistemas de informacin sirven a los diferentes niveles
de organi.acinH sistemas en el nivel operativo& en el nivel de conocimiento& en el
nivel de administracin y en el nivel estratgico(
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. >istemas de
informacin que monitorean las actividades y transacciones
elementales de la organi.acin( +l propsito principal de los sistemas
en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de
transacciones a travs de la organi.acin(
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. >istemas de
informacin que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos
de una organi.acin( +l propsito de los sistemas en el nivel de
conocimiento es ayudar a la organi.acin a controlar el flujo de
documentos(
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIN. >istemas de
informacin que apoyan las actividades de seguimiento& control&
toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel
medio( 8os sistemas en el nivel de la administracin o direccin por
lo regular proporcionan informes peridicos& en lugar de informacin
instantnea acerca de las operaciones(
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATGICO. >istemas de
informacin que apoyan las actividades de planificacin a largo pla.o
de los administradores de nivel superior( <na organi.acin tpica
cuenta con sistemas en los niveles operativos& de administracin& de
conocimientos y estratgico& para cada rea funcional( 8as distintas
organi.aciones tienen diferentes sistemas de informacin para las
mismas reas funcionales( 8os sistemas de informacin deben
crearse a la medida de las necesidades 0nicas de cada una( Eo
e'iste un sistema de informacin universal que encaje en todas las
organi.aciones(
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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
SISTEMAS DE VENTAS Y MERCADOTECNIA
Principales funciones de los sistemasH
Ferencia de ventas& investigacin de mercados& promociones& fijacin de
precios& nuevos productos
Principales aplicacionesH
>istema de informacin de rdenes de ventas& sistema de investigacin de
mercado& sistema de fijacin de precios
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SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL
PROCESAMIENTO ENTRAR, PROCESAR, RASTREAR OPERACIONAL
ORDENES ORDENES
ANALISIS MERCADO IDENTICAR CLIENTES & MERCADOS CONOCIMIENTO
ANALISIS PRECIOS DETERMINAR PRECIOS GERENCIAL
TENDENCIA VENTAS PREPARAR PRONOSTICO 5 AOS ESTRATEGICO
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SISTEMA DE MANUFACTURA Y PRODUCCIN
Principales funciones de los sistemasH
Programacin& compras& envos& recepcin de materia prima& ingeniera&
operaciones
Principales aplicacionesH
>istemas de planeacin de materiales "!P#& sistemas de control de
rdenes de compra& sistemas de ingeniera& sistemas de control de calidad
SISTEMAS FINANCIEROS Y CONTABLES
Principales funciones de los sistemasH
Presupuestos& Contabilidad general& facturacin& contabilidad de costos
Principales aplicacionesH
>istema de Contabilidad general& cuentas por cobrar& cuentas por pagar&
presupuestos& sistemas de administracin de fondos
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SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZATIONAL
CONTROL MAQUINARIA ACCIONES DE CONTROL DEL EQUIPO OPERACIONAL
DISEO ASISTIDO COMPUTADOR DISEO NUEVOS PRODUCTOS CONOCIMIENTO
PLANEACION PRODUCCION DECIDIR NUMERO, PROGRAMACION GERENCIAL
LOCALIZACION INSTALACIONES DECIDIR DONDE COLOCARLAS ESTRATEGICO
SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL
CUENTAS POR COBRAR SEGUIMIENTO DINERO DE LA EMPRESA OPERACIONAL
ANALISIS PORTAFOLIO DISEAR INVERSIONES DE LA EMPRESA CONOCIMIENTO
PRESUPUESTACION PREPARAR PRESUPUESTO CORTO PLAZO GERENCIAL
PLANEACION UTILIDADES PLANEAR UTILIDADES LARGO PLAZO ESTRATEGICO
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SISTEMAS DE RECURSOS UMANOS
Principales funciones de los sistemasH
!egistro de personal& beneficios& compensaciones& relaciones laborales&
entrenamiento
Principales aplicacionesH
Emina& registros de empleados& sistemas de beneficios& sistemas de
trayectoria de carrera& sistemas de entrenamiento de personal
SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS.
>istemas de >oporte +jecutivo
+>>#
>istemas de >oporte de
4ecisiones 4>>#
>istemas de 3nformacin
Ferencial "3>#
>istemas de 2rabajo del
Conocimiento $C>#
>istemas de /utomati.acin de
-ficina -/>#
>istemas de Procesamiento de
2ransacciones 2P>!
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SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL
ENTRENAMIENTO & DESARROLLO
SEGUIR ENTRENAMIENTO, ABILIDADES,
EVALUACION OPERACIONAL
TRAYECTO CARRERA DISEAR TRAYECTORIAS DE CARRERA CONOCIMIENTO
ANALISIS COMPENSACIONES MONITOREAR SALARIOS, BENEFICIOS GERENCIAL
PLANEAMIENTO RECURSOS UMANOS
PLANEACION LARGO PLAZO FUERZA
LABORAL ESTRATEGICO
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"! SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES #TPS!( >istemas
computari.ados que efect0an y registran las transacciones diarias rutinarias&
necesarias para la marc,a del negocioI estos sistemas sirven al nivel operativo de
la organi.acin(
2P> de nmina es un sistema tpico de procesamiento de transacciones contables
que se encuentran en casi todas las compa)as( !astrea el dinero que se paga a
los empleados( 8os elementos del arc,ivo maestro se combinan de diversas
formas para preparar informes de inters para la gerencia y dependencias del
gobierno& o para generar c,eques de nmina que se envan a los empleados(
+stos 2P> son capaces de generar otros informes combinando los elementos de
datos e'istentes( 2odas las organi.aciones tienen estos cinco tipos de 2P>(
SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIN DE
OFICINAS.
2! SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO #$%S!( >istema de informacin
que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creacin e integracin de
nuevos conocimientos en la organi.acin(
&! SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS( >istema de computacin&
por ejemplo& procesador de te'tos& correo electrnico y calendari.acin& dise)ado
para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina(
2anto los sistemas de trabajo de conocimiento $C># como los sistemas de
automati.acin de oficinas -/># satisfacen las necesidades de informacin en el
nivel de conocimientos de la organi.acin(
+n general& los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados
universitarios(
<n sistema de automati.acin de oficinas -/># es una aplicacin de tecnologa
de informacin dise)ada para aumentar la productividad de los trabajadores de
datos en la oficina& apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la
oficina tpica(
8os sistemas tpicos de automati.acin de oficinas manejas y controlan
documentos& programan actividades y comunican(
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PROCESAMIENTOS DE TE'TO. 2ecnologa de la automati.acin de la oficina
que facilita la creacin de documentos mediante la edicin& el formateo& el
almacenamiento y la impresin computari.ada de te'tos( >e refiere al soft*are y
,ard*are que crea& edita& formatea& almacena e imprime documentos(
LA AUTOEDICIN. 2ecnologa que produce documentos con calidad profesional&
combinando las salidas de procesadores de te'to con dise)o& grficos y funciones
especiales de formacin( Produce documentos con calidad profesional(
SISTEMAS DE IM(GENES DE DOCUMENTOS. >istemas que convierten
documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a
ellos en una computadora( 8os sistemas de imgenes de documentos convierten
documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a
ellos en computadora(
)! SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL #MIS!( >istema de informacin en
el nivel de administracin de una organi.acin que sirve a las funciones de
planificacin& control y toma de decisiones& proporcionando informes rutinarios
resumidos y e'cepciones( 8os "3> resumen y preparan informes acerca de las
operaciones bsicas de la compa)a(
8os "3> sirven a los administradores interesados en resultados semanales&
mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se
conocen con muc,a antelacin( +stos sistemas son poco fle'ibles y tienen una
capacidad analtica reducida(
CARACTER*STICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL.
9( 8os "3> apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control
operativo y administrativo& pero tambin son 0tiles para las actividades
de planificacin de los administradores de nivel superior(
?( 8os "3> generalmente estn orientados ,acia los informes y el controlI
estn dise)ados para informar acerca de las operaciones e'istentes y&
por tanto& para coadyudar al control cotidiano de las operaciones(
J( 8os "3> se apoyan en datos y flujos de datos que ya e'isten en la
organi.acin(
K( 8os "3> tienen poca capacidad analtica(
L( 8os "3> generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del
pasado y el presente(
A( 8os "3> son relativamente infle'ibles(
;( 8os "3> tienen una orientacin interna& ms que e'terna(
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5! SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES #DSS!( >istema de informacin en el
nivel de administracin de una organi.acin que combina datos y modelos
analticos avan.ados o ,erramientas de anlisis de datos& para apoyar la toma de
decisiones semiestructurada y no estructurada(
8os 4>> ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian
rpidamente( 8os 4>> tienen que responder con la suficiente rapide. como para
ejecutarse varias veces al da& cad/ ve. que cambian las condiciones(
+stn construidos e'plcitamente con diversos modelos para anali.ar datos& o
condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden anali.ar los
encargados de tomar decisiones(
8os 4>> se dise)an de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos
directamente( 8os 4>> son iterativosH el usuario puede modificar supuestos& ,acer
nuevas preguntas e incluir datos nuevos(
+! SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS #ESS!. >istemas de informacin en el
nivel estratgico de una organi.acin& dise)ado para apoyar la toma de decisiones
no estructuradas& mediante grficos y comunicaciones avan.ados(
8os +>> se dise)an de modo que puedan incorporar datos de sucesos e'ternos&
como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores& y tambin obtienen
informacin resumida de los "3> y 4>> internos( +stos sistemas filtran&
comprimen y rastrean datos cruciales(
CARACTER*STICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES.
9( 8os 4>> ofrecen a los usuarios fle'ibilidad& adaptabilidad y respuesta
rpida(
?( 8os 4>> operan con poca o ninguna ayuda de programadores
profesionales(
J( 8os 4>> apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden
especificar por adelantado(
K( 8os 4>> emplean anlisis de datos y ,erramientas de modelado
avan.ado(
RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIN.
<n 2P> es una fuente de datos importante para otros sistemas& en tanto que el
+>> es primordialemente un receptor de datos de sistemas de ms bjo nivel(
/dems& es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes ras
funcionales(
& Maestra en Administracin de Negocios | Ing. Pablo Chapa Cortez, M.A.N.
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+n definitiva& es ventajoso tener cierto grado de integracin& a fin de que la
informacin fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organi.acin(
SISTEMAS ,UE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
A-./010/2345 E6-74517/1.45
' /barcar areas funcionales(
' +jecutar procesos del negocio a travs de la empresa(
' 3ncluir todos los niveles de administracin
' Cuatro aplicaciones empresariales principalesH
' >istemas +mpresariales
' >istemas de /dministracin de la cadena de suministro
' >istemas de gestin de relaciones de cliente
' >istemas de /dministracin del Conocimiento
1( Maestra en Administracin de Negocios | Ing. Pablo Chapa Cortez, M.A.N.
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SISTEMAS EMPRESARIALES
' !ecopila datos de diferentes
funciones de la empresa y
almacena los datos en una
central 0nica de
almacenamiento(
' !esuelve el problema de
conjuntos de datos
fragmentados& redundantes y
sistemas
' %abilitanH
' Coordinacin de las
actividades diarias(
' +ficiente respuesta a
pedidos de los clientes
produccin& inventario#(
' Proporcionar informacin
valiosa para mejorar la
toma de decisiones de la
administracin
".8 SISTEMAS DE GESTIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO
' Festionar las relaciones de la empresa con los proveedores
' Compartir informacin acercaH
' Produccin& los niveles de inventario& pedidos& entrega de
productos y servicios
' "etaH Cantidad de productos a destino con menor cantidad de
tiempo y el costo ms bajo
2.8SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE RELACIONES DE CLIENTE:
' Proporcionar informacin para coordinar todos los procesos de
negocio que tratan con clientes en ventas& marDeting y servicio para
optimi.ar los ingresos& la satisfaccin del cliente y la retencin de
clientes(
' 3ntegrar los procesos relacionados con el cliente de la empresa y
consolidar la informacin de cliente de m0ltiples canales de
comunicacin(
&.8 SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DEL CONOCIMIENTO
11 Maestra en Administracin de Negocios | Ing. Pablo Chapa Cortez, M.A.N.
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' /poyar los procesos de adquisicin& creacin& almacenamiento&
distribucin& aplicacin& e integracin de conocimientos
' !ecoger conocimiento interno y enla.arlo al conocimiento e'terno
' 3ncluir sistemas de toda la empresaH
' /dministracin de documentos& grficos y otros objetos de
conocimiento digital
' 4irectorios de conocimiento corporativos de los empleados
que tengan e'periencia en areas especiales(
INTRANETS:
' !edes internas construidas con las mismas ,erramientas y
estndares de 3nternet(
M <tili.ado para la distribucin interna de informacin a los empleados(
' Por lo general utili.an un portal privado& proporcionando un punto
0nico de acceso a varios sistemas(
' Puede conectarse a los sistemas de transaccionales de la empresa(
E'TRANETS:
' 3ntranet a los usuarios autori.ados fuera de la empresa(
' /celerar el flujo de informacin entre la empresa y sus proveedores y
clientes(
' Puede ser utili.ado para permitir a diferentes empresas colaborar en
el dise)o de productos& su comerciali.acin y produccin(
E8BUSINESS #N4920/25 E.40:7;3/025!:
' <so de la tecnologa digital e 3nternet para ejecutar los procesos de
negocios ms importantes de la empresa(
' 3ncluyeH
4802664704 comercio electrnico#H
Compra y venta de productos por 3nternet(
4892<473643::
8a aplicacin de 3nternet y tecnologas de redes para
,abilitar digitalmente las relaciones de los organismos de
Fobierno y del sector p0blico con los ciudadanos&
empresas y otras ramas del Fobierno(
LA FUNCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA EMPRESA
12 Maestra en Administracin de Negocios | Ing. Pablo Chapa Cortez, M.A.N.
[SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA] UNIVERSIDAD DEL NORTE
D4-17:1643:2 =4 S/5:4615 =4 I3>27610/;3:
' <nidad organi.ativa formal responsable de tecnologa de la
informacin de servicios (
' 3ncluye programadores& analistas de sistemas& jefes de proyectos(
' 8os administradores de sistemas de informacin a menudo
encabe.ados por c,ief information officer C3-#(
E3=8?5475:
' !epresentantes de otros departamentos& para los cuales se
desarrollan aplicaciones(
8a peque)a empresa no puede tener un conjunto formal de sistemas de
informacin(
8as grandes empresas suelen tener un departamento que puede estar organi.ado
a lo largo de una o varias lneasH
' 4escentrali.ada dentro de cada rea funcional#
' Cada divisin tiene un grupo separado pero todos bajo un control
central(
' 4epartamentos separados bajo un control central
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