EMPRESA EL REMANSO SAC

EVALUACION DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y PROCESOS DEL AREA DE FINANZAS

- Como resultado del anlisis y verificacin de las diferentes actividades y procesos que
viene desarrollando el rea de Finanzas de la empresa "El Remanso SAC" al 31 de
Diciembre 2012, se ha determinado, los siguientes hechos que se detallan a continuacin
y que deben ser comunicados a la alta direccin de la empresa antes mencionada:

1. El rea de contabilidad no cuenta con un organigrama actualizado de acuerdo a lo
establecido en el MOF, originando algunas confusiones en el desarrollo de las
actividades del personal.
COMENTARIO
Debido a la falta de un organigrama actualizado en el rea de contabilidad, no permite
descubrir y eliminar los defectos o fallas que se presentan en la misma, durante el
proceso de las diferentes actividades que se vienen desarrollando en dicha rea, no
obstante que el MOF fue aprobado por el Directorio, mediante acuerdo de Directorio N
010-2012 de fecha 02/01/2012.

RECOMENDACIN
El rea de contabilidad en coordinacin con el rea de planificacin debern efectuar la
actualizacin del organigrama, que sea compatible con el MOF, con la finalidad de que
las actividades y procesos sean ms eficientes para la toma de decisiones y poder
cumplir con los objetivos y metas establecidos en el plan estratgico.

Teniendo en cuenta que los organigramas son importantes dentro de una empresa, se
debe establecer una revisin semestral de la actualizacin de funciones y de esta
manera poder actualizar el organigrama.

2. El personal asignado al rea financiera no cuenta con la asignacin de funciones por
escrito, lo que causa confusin a la hora de realizar sus labores.

COMENTARIO
Debido a que el personal del rea Financiera no tiene claro conocimiento de sus
funciones tarde o temprano aparecern situaciones de duda o conflicto, ya que la
tendencia natural es esquivar los problemas lo que dificultara las operaciones diarias y la
responsabilidad de asignacin de labores.

RECOMENDACIN
El rea de Recursos Humanos deber remitir va memorndum a cada trabajador del
rea Financiera, las funciones y responsabilidades diarias que debern realizar,
asimismo se realizara un monitoreo de el cumplimiento de las labores.


3. El control de la asistencia del personal es registrado en hojas de Excel las cuales
presentan borrones y correcciones tanto al ingreso, as como de las salidas, lo que
limita determinar la cantidad de horas trabajadas por cada colaborador y que puede
originar a futuro posibles contingencias laborales.

COMENTARIO
Es la obligacin de cada personal el informar su entrada y salida de la empresa, pero la
responsabilidad de establecer un mecanismo de control de Asistencia es la del rea de
Recursos Humanos, ya que si en algn momento hubiera una inspeccin por Parte de
Ministerio de Trabajo todos los datos del trabajador se podran informar de una manera
ms rpida y eficiente.

RECOMENDACIN
El rea de Recursos Humanos deber establecer un mejor control de asistencia, ya sea
por medio manual o mecnico a travs de relojes Marcadores de Tarjetas o Huella
Digital, de optar por llevar manualmente el Control de Asistencia se debern evitar los
borrones y correcciones. Asimismo el Jefe del rea Financiera es responsable de que las
normas de ingreso y salida del personal sea cumplido por los mismo.

4. La empresa a travs del rea de Contabilidad no comunica oportunamente a los
usuarios la apertura de las nuevas cuentas de gastos a ser aplicados en observancia de
los montos presupuestados por cada una de las reas de la empresa, lo que limita
determinar y conciliar las respectivas partidas presupuestales aplicados a cada centro
de costos.

COMENTARIO
Para realizar un seguimiento correcto de los gastos y costos, y as recopilar la
informacin financiera relacionada con las operaciones de la empresa, es necesario que
se tenga un control estricto ya que la mala designacin de gastos a cada centro de
costos, podra ocasionar informacin no bien distribuida, duplicidad de cuentas de
gastos y centros de costos mal presupuestados.

RECOMENDACIN
El rea de Contabilidad deber establecer un mtodo de comunicacin oportuna de
creacin de cuentas el cual ser dado en conocimiento mediante un Memorndum y as
poder evitar contingencias.

5. No existe dentro del rea de contabilidad una persona responsable para centralizar y
controlar la recepcin de Facturas de proveedores, notas de recepcin, facturas de
ventas, notas de salida de almacn y comprobantes de ingreso, que facilite su registro
y contabilizacin.

COMENTARIO
Los documentos contables son el soporte de la contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, por lo tanto la recepcin y
despacho de documentos constituye un acto administrativo que compromete al rea de
Contabilidad al cumplimiento eficaz y eficiente de los registros contables. El mal manejo
de la recepcin de documentos podra generar que se traspapele o pierda documentos
con informacin importante, que en el futuro podra generar contingencias incluidas
denuncias por perdida.

RECOMENDACIN
Se deber contratar una Secretaria para que coordine y desarrolle funciones de
recepcin y despacho de correspondencia con Cargos de recepcin y entrega, asimismo
se deben establecer lineamientos y mecanismos necesarios para que la documentacin
llegue a los encargados correspondientes y se pueda efectuar el registro contable en los
plazos establecidos.

6. El rea de Tesorera no cuenta con la correcta delimitacin de funciones, toda vez que
algunas labores de control previo como es el giro de cheques y la recepcin de los
ingresos lo realiza conjuntamente con la unidad de contabilidad.

COMENTARIO
Sabido es que la unidad de contabilidad efecta el control concurrente, por lo tanto
debera delimitarse adecuadamente las funciones a efecto de optimizar los controles
establecidos para el manejo de los recursos financieros como empresa en marcha. El
rea de Tesorera deber tener en claro cules son sus funciones y as evitar doble
trabajo por parte de las dos reas y optimizar el trabajo en equipo.

RECOMENDACIN
Las decisiones que se toman en tesorera afectan total e irrevocablemente a la cuenta
de resultados de la empresa, por lo que es un rea que aporta directamente valor a la
entidad. Es por ello que se deben establecer en forma clara las principales funciones
que debe desempear un departamento de tesorera en las cuales incluyen gestin de
los cobros, realizando los ingresos en el/los banco/s de los distintos medios de pago
utilizados por cada cliente para efectuar sus pagos (transferencia, cheque, pagar, letra,
recibos, etc.), Pago a proveedores, contabilizacin de todas las operaciones relacionadas
con la tesorera, como los cobros, los pagos, las transferencias, la previsin de intereses,
etc.