Crear una base de datos AGENDA PERSONAL

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic
en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que
aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.
Selecciona la opcin Base de datos en blanco.
En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para
crear una nueva base de datos basada en ella.

Base de datos en limpio

En el cuadro Nombre de archivo:
escribir el nombre que queremos
poner a la base de datos, en este caso
es agenda personal.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El botn Tabla abre la Vista Hoja de
datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y
segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene
predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla
con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un
sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados
en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.


Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
Crear una tabla de datos en la agenda
personal.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada
una de las columnas que compondr la tabla:
en esta opcin seleccionamos el tipo de dato
que nuestra fila va a contener a continuacin

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una
clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para
cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber
sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual
identifica. No podemos definir ms de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo,
seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave
Principal.
Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco
Herramientas de la pestaa Diseo

Guardar una tabla.
Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como nuestra
tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

.


Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn
Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o
diseo.
En este caso nos aparecer la tabla con la que estemos trabajando de
forma vista diseo

Crear una consulta.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
La vista Diseo.
Si observas la pantalla, en la parte superior
tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes
campos, y en la parte inferior denominada
cuadrcula definimos la consulta.
Para guardar nuestra consulta agenda hacemos
los siguientes pasos:
Haciendo clic sobre el botn de la barra de
Acceso Rpido, o bien,
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que guardamos
la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer
clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn

Para ejecutar la funcin de nuestra consulta hacemos lo siguiente:
Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn
Ejecutar de la pestaa Diseo:
Consultas con parmetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese
momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por
ejemplo, queremos hacer una consulta para
obtener de manera rpida los datos que
tenemos guardado en la tabla agenda, el
parmetro lo introducir el usuario cuando
Access se lo pida.
En este caso usaremos el nombre de la persona
como parmetro en nuestra consulta.
Al momento de ejecutar nuestra
consulta nos aparecer la siguiente
ventana

Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa
Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en
l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms
cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus
sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un
formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos
dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el
asistente.
El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios
haz clic en la opcin Asistente para
formularios que puedes ver en la imagen
anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los
campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta
de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del
formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o
deseleccionar todos los campos a la vez
haciendo clic sobre el botn .

Una vez seleccionada la distribucin que
nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de
los datos dentro del formulario.
Seleccionando un formato aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

El asistente para formularios.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos
dar al formulario, podemos elegir entre los estilos
que tiene definidos Access. Seleccionando un
estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa
pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima
pantalla del asistente para formularios:
En esta
ventana el
asistente nos
pregunta el
ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir
entre: Abrir el formulario para ver o introducir
informacin en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo: Modificar el diseo del
formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista.
La vista diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los
controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el
formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic
derecho sobre l para seleccionar la opcin
en el men contextual.
El rea de diseo consta de tres secciones:
La seccin Encabezado de formulario, en ella
ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios
registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a
un solo registro.


Para agregar un boton a nuestro formulario
hacemos lo siguiente:
Le daremos clic al icono
Despus seleccionamos en que parte de nuestra
ventana lo colocaremos, posteriormente se abrir
una nueva ventana como la siguiente imagen que se
muestra:
Hacemos clic en siguiente. En la siguiente ventana
Botones guardar Nuevo, Guardar,
Eliminar
Botn imprimir, buscar,
salir, adelante y atrs
seleccionaremos la opcin texto si lo que desea es agregar un botn sin imagen. O si el
botn que desea agregar gusta visualizar el icono verificaremos los siguientes pasos
Escribimos el nombre el botn en caso que sea de texto como se muestra en la imagen


Una vez terminado estos pasos le damos clic en finalizar y el botn aparecer en la ventana
con su nuevo nombre.











I nformes

Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa
Crear:



Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un auto informe o
utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin
del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes.
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo
mejor ser crear una consulta para obtener
esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos
haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn o
simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo
pulsamos el botn y el campo se
quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
El asistente para informes .
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese
grupo.
Para aadir un nivel de
agrupamiento, en la lista de la
izquierda, hacer clic sobre el campo
por el cual queremos agrupar y
hacer clic sobre el botn (o
directamente hacer doble clic sobre
el campo).
En la parte de la derecha aparece un
dibujo que nos indica la estructura
que tendr nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro
ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic
en ese botn aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:





En este cuadro aparecen los distintos grupos
que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en
Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento, desplegando el cuadro
podemos indicar que utilice para agrupar el
valor completo contenido en el campo o que
utilice la primera letra, las dos primeras,
etc... Despus de pulsar el botn Aceptar
volvemos a la ventana anterior.
El asistente para informes .

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros
por hasta cuatro campos de ordenacin.
Seleccionamos el campo por el que queremos
ordenar los registros que saldrn en el informe, y
elegimos si queremos una ordenacin ascendente o
descendente, para elegir una ordenacin descendente
hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser
Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin
diferente en los distintos campos de ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con
esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
El asistente para informes.
En esta pantalla elegimos el estilo que
queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo
de la izquierda el aspecto que tendr el
informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:






Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso
veremos el resultado del informe
preparado para la impresin o bien
modificar el diseo del informe, si
seleccionamos esta opcin aparecer la
ventana Diseo de informe donde
podremos modificar el aspecto del
informe.
La vista diseo de informe
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que
veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn .
Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:
La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
La seccin Encabezado de
pgina, en ella ponemos lo
que queremos que aparezca
al principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella
aparecern los registros del
origen del informe, o varios
registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada
pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que
queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las
opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie
de pgina del informe que encontrars en la pestaa
Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles
definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la
opcin.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos
permiten medir las distancias y los controles, tambin
disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de
diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas
opciones.
La pestaa Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las
siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir
entre
Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un
hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el
informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe
a impresora.
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el
cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se
accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de
un formulario.