Analisis de sistema administrativo

INTRODUCCIN
El anlisis de sistemas de informacin es una de las bases principales de la
licenciatura en informtica.
La funcin central de este curso es revisar y aplicar la metodologa que se va a seguir para el
anlisis y desarrollo de sistemas de informacin, que abarcan los conceptos necesarios para
que el estudiante conozca el anlisis de los sistemas de informacin y aprenda cmo aplicarlo
a su carrera profesional. Esta materia es muy importante para la formacin profesional del
egresado, ya que le proporciona las herramientas para entender la informacin que se genera
en las organizaciones, lo mismo que la forma eficiente de administrarla, adems de aprender
a aportar elementos para la toma de decisiones.

UNIDAD 1
SISTEMAS
OBJETIVO
Conocer la definicin de sistema y sus caractersticas, adems de identificar su
aplicacin.
TEMARIO
1.1 DEFINICIN Y CLASIFICACIN DE SISTEMAS
1.2 CARACTERSTICAS
1.3 TEORA GENERAL DE SISTEMAS
1.4 ENFOQUE DE SISTEMAS
1.5 APLICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
1.1 DEFINICIN Y CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS
un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo
comn. Con esto nos referimos a un grupo de elementos que realizan actividades para
alcanzar un objetivo comn, ya sea operando sobre los datos o materia para suministrar la
informacion.
La clasificacin y el anlisis de las caractersticas de un sistema es un proceso que
requiere conocer el objetivo que se pretende alcanzar y las condiciones particulares
en las que se desarrolla. Sin embargo, antes de emprender el anlisis de un sistema,
conviene estar al tanto de la clasificacin general de los sistemas.
De acuerdo a su constitucin, los sistemas se clasifican de la siguiente manera:

Sistemas fsicos o concretos: estos sistemas estn compuestos por elementos
tangibles, por ejemplo en informtica, nos referimos a estos sistemas como el
hardware.
Sistemas abstractos: son sistemas conformados por elementos cognitivos, por
ejemplos los planes, las hiptesis y las ideas, estos sistemas son conocidos como
software en el campo de la informtica.
Respecto a su relacin con el medio ambiente los clasificamos como abiertos o
cerrados:
Sistemas abiertos: este tipo de sistemas se intercambia materia, energa o
informacin con el ambiente.
Sistemas cerrados: son aquellos sistemas en los cuales el intercambio de materia,
energa o informacin con ambiente es considerado como nulo.
Dependiendo de su naturaleza encontramos los sistemas concretos y los sistemas
abstractos: los sistemas concretos pueden ser sistemas fsicos o tangibles; los
abstractos, simblicos o conceptuales.
Los sistemas se clasifican en naturales y artificiales: los sistemas naturales son los
que genera la naturaleza; los Artificiales, los desarrollados por los seres humanos.
Por sus relaciones, los sistemas se clasifican en simples y complejos. Los sistemas
simples son los que constan de reducidos elementos; los complejos, los constituidos
por muchos elementos y relaciones:,por ejemplo el cerebro, la universidad o la
cmara fotogrfica, entre otros.
En la prctica, cuando encontramos aproximadamente siete elementos dentro de los
sistemas, todava pueden ser considerados sistemas simples.
Respecto a su cambio en el tiempo encontramos la siguiente clasificacin:
Sistemas estticos: son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo.
Sistemas dinmicos: sistemas que cambian con el paso del tiempo.

Este tipo de clasificacin es relativa, ya que tenemos que considerar el periodo de
tiempo que se establece para el anlisis del sistema.
De acuerdo al tipo de variables que lo definen, encontramos sistemas discretos y
sistemas continuos. Los sistemas discretos son los que tienen variables discretas; los
sistemas Continuos son los que estn compuestos por variables continuas.
Otras clasificaciones:
Sistemas jerrquicos: en estos sistemas existen mltiples relaciones de
dependencia o subordinacin entre los elementos que conforman una organizacin,
por ejemplo el gobierno de una ciudad.
Sistemas de control: sistemas jerrquicos en los cuales algunos elementos
controlan a otros.

Sistemas de control con retroalimentacin: son sistemas jerrquicos en los cuales
los elementos controlados envan informacin sobre su estado a los controladores.
Sistemas derterminsticos: son aquellos en los que es previsible el resultado que
se puede obtener, por ejemplo una polea, una palanca o un programa de
computadora.
Sistemas probabilsticos: en estos sistemas no podemos previsualizar el resultado
que se obtendr, por ejemplo el clima, el comportamiento de una mosca o el sistema
econmico mundial.

1.2 CARACTERSTICAS
Sabemos que un conjunto de elementos agrupados por alguna relacin o dependencia puede
ser llamado sistema. Siendo as, un grupo de personas en una organizacin puede ser
considerado como un sistema, el mismo universo est compuesto de mltiples sistemas que
se acoplan, aunque probablemente jams podamos comprender la totalidad del sistema.
Tanto un grupo de personas en una organizacin como la totalidad del universo son
sistemas, porque comparten, en mayor o menor grado, las siguientes caractersticas:
Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propsitos u objetivos y sus
elementos tratan siempre de cumplir esos objetivos.
Ambiente: cuando nos referimos a esta caracterstica estamos hablando de todo lo
externo con respecto al sistema.
Recursos: no son ms que todos los medios que pueden ser utilizados por el
sistema para cumplir sus objetivos. Los recursos que el sistema puede o no tomar
para su beneficio se encuentran en el ambiente.
Componentes: cuando hablamos de los componentes nos referimos a las tareas o
actividades que se puedan llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos.
La administracin: tiene dos funciones elementales: 1. La planificacin, donde se
cubren todos los aspectos relevantes, como: objetivos, ambiente, utilizacin de
recursos, sus componentes y actividades. 2. El control, que consiste en el anlisis de
los planes y la planificacin de algunos cambios.
Globalismo o totalidad: en todo sistema encontramos una naturaleza orgnica en
la que cada accin provoca un cambio en una o ms unidades del sistema. Tomando
en cuenta que existe una relacin de interdependencia entre las partes de un sistema,
con cada nueva accin el sistema sufre algn cambio y el ajuste sistemtico es
continuo.
1.3 TEORA GENERAL DE SISTEMAS
La teora general de sistemas tiene su origen en los trabajos realizados por el bilogo
alemn Ludwing Von Bertalanffy, entre 1950 y 1968.
Las condicionales bsicas para la teora general de sistemas son:
1. Se encuentra una clara tendencia hacia la integracin de varias ciencias.
2. Esa integracin lleva sentido de orientacin hacia una sola teora de sistemas.
3. Esta teora de sistemas nos da la oportunidad de estudiar de una mejor manera
varios campos del conocimiento cientfico.
4. Con esa teora, al generar principios unificadores que son verticalmente universos
particulares de distintas ciencias inmersas nos acercan al objetivo de la unidad de la
ciencia.
5. A causa de esto podemos obtener una integracin muy necesaria en la educacin
cientfica.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas no se pueden describir de manera
que el entendimiento de los sistemas nicamente se presenta cuando se analizan de
manera global, tomando en cuenta todas las interdependencias de los subsistemas
propios de los sistemas.
La TGS se fundamente en tres proposiciones elementales, a saber:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas.
2. Los sistemas son abiertos.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
1.4 ENFOQUE DE SISTEMAS
Cuando nos referimos al enfoque de sistemas podramos hablar de un esquema metodolgico
que utilizamos como instrumento para la solucin de problemas, primordialmente para
aquellos que nacen en la direccin o administracin de un sistema
El proceso de transformacin de una problemtica en un producto (acciones
planificadas) necesita de la aplicacin de una metodologa distribuida en tres grandes
etapas:

luciones


A su vez, esto nos proporciona los lineamientos elementales de trabajo, los cuales
son:
1) Desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un
sistema (formulacin del modelo conceptual)
2) Desarrollo de esquemas metodolgicos para orientar el proceso de solucin de
problemas en las distintas fases.
3) Desarrollo de tcnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, as como
para obtener y analizar la informacin requerida.
El enfoque de sistemas tiene como propsito enfrentarse a los problemas
gradualmente ms complejos que trazan la tecnologa y las organizaciones modernas
y para los cuales es necesario entender su estructura y procesos (subsistemas,
relaciones, restricciones del medio ambiente, etctera).
1.5 APLICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
El objetivo principal de las empresas en el mundo es satisfacer las necesidades del
cliente, y esta actividad es ms eficiente gracias a las nuevas tecnologas y sistemas
de la informacin.
Actualmente los consumidores, requieren servicios rpidos y consistentes, bajo estas
condiciones las tecnologas y sistemas de la informacin se conformarn cada vez
ms en un elemento estratgico dentro del esquema de muchos servicios.
As, por ejemplo, los profesionales mdicos podrn contar con informacin y los
criterios necesarios para la toma de decisiones de sus pacientes; los pacientes
asegurados y las empresas donde laboran, les ser ms sencillo realizar en lnea
consultas o trmites que tengan que ver con los servicios de salud, como son
filiaciones, citas mdicas tambin facilitara a los pacientes el acceso y la
comprobacin de sus datos clnicos, e incluso hacer consultas sobre informacin
mdica relevante.

1. Qu es un sistema?

Basndonos en el concepto de sistema lo podramos definir como la organizacin de
partes interactuantes e interdependientes que se encuentran unidos y relacionados
para formar una clula compleja.

2.En qu se basa el enfoque de sistemas?

Esquema metodolgico que utilizamos como instrumento para la solucin de
problemas, primordialmente para aquellos que nacen en la direccin o administracin
de un sistema, en donde encontramos una discrepancia entro lo que se tiene y lo que
se desea, su problemtica, sus componentes y la solucin.



UNIDAD 2
INFORMACIN
OBJETIVO:
Presentar la definicin, los atributos y los tipos de informacin. Conocer las
propiedades de la informacin.
TEMARIO
2.1 DEFINICIN Y TIPOS DE INFORMACIN
2.2 ATRIBUTOS
2.3 FUENTES DE INFORMACIN
2.4 PROBLEMAS CON LAS FUENTES
2.5 TEORA DE LA INFORMACIN




2.1 DEFINCIN Y TIPOS DE INFORMACIN
La informacin es un conjunto organizado de datos procesados, constituyen un
mensaje que pasa al conocimiento del sujeto o de quien recibe el mensaje. La teora
postula que cualquier seal es capaz de cambiar el estado de sistema que constituye
un fragmento de informacin. La informacin, a diferencia de los datos aislados, tiene
una estructura til que modifica las interacciones de quien posee la informacin de su
entorno.
En el campo de la informtica administrativa, los tipos de informacin son los
siguientes:
Informacin pblica.. Este tipo de informacin es aquella que cualquier persona
puede conocer por poco que se lo proponga. Este tipo de informacin es importante
para conseguir logros comerciales, pero en ocasiones resulta un problema dirigirla
solamente al exterior de la empresa.
Informacin interna.. Son los datos para poder llevar a cabo un proyecto, as como
las informaciones relativas a la propia empresa que tiene todo su equipo de trabajo.
Debido a los diferentes tipos de informacin que contiene una empresa, los tipos de
informacin interna pueden ser muy diversos, algunos estratgicos y delicados y otros
ms genricos y poco relevantes.
Informacin privada. Este tipo de informacin es de carcter restringido. No puede
ir ms all de las personas que puedan manejarla. Es una informacin sobre toda la
empresa: las nuevas ideas, las negociaciones, los datos de clientes.
Filtraciones y rumores no propagables. Quien tiene acceso a este tipo de
informacin es personal de suma confianza y con gran sentido de la responsabilidad.
El almacenamiento y la transmisin de esta informacin cifrada deben ser manejados
con precaucin para evitar problemas.


2.2 ATRIBUTOS
Finalidad: la informacin debe tener un propsito al transmitirse. El propsito puede
ser informar, evaluar o convencer.
Modo y formato. Las formas de comunicar la informacin a las personas son
sensoriales. El ser humano recibe casi toda la informacin de forma verbal o
documentos. Las maquinas la reciben de forma elctrica mediante cintas, tarjetas o de
forma escrita
Velocidad. La velocidad a la que se transmite la informacin influye en el tiempo que
uno tarda en entender un problema.
Frecuencia. La frecuencia con que se transmite la informacin. La informacin que es
excesiva tiende a producir ruidos o distraccin.
Carcter determinstico o probabilstico. La informacin determinstica implica que
existe un solo valor resultante en un proceso. Si la informacin es probabilstica, se
obtienen los resultados posibles con las correspondientes probabilidades.
Costo. El costo es un factor muy limitante para la obtencin de informacin. Debe
evaluarse constantemente la informacin y su costo.
Valor. El valor de la informacin depende del modo, la velocidad, la frecuencia, las
caractersticas determinsticas, la confiabilidad y la validez.
Confiabilidad y precisin. Contar con una mejor precisin es caro, por lo tanto, en
ocasiones es posible un cambio entre costo y precisin/confiabilidad.
Validez. La validez es una medida del grado en que la informacin representa
realmente lo que pretende representar.
Actualidad. La actualidad designa la antigedad de la informacin.
Densidad. La densidad es el volumen que ocupa la informacin en un informe o mensaje. Los
ms largos tienen densidad baja. Las tablas y las grficas presentan la forma ms condensada.


2.3 FUENTES DE INFORMACIN
Una fuente de informacin es alguien que proporciona datos, el verdadero sustento que
orienta sobre la forma de cmo enfrentar al estudio, estn dados por la informacin
recopilada.
El tipo de informacin recopilada nos permite centrar el objetivo del estudio evitando
perturbaciones a la idea original. La bsqueda de informacin facilita la elaboracin de las
hiptesis que luego debern ser validadas y tener referencias.
Existen dos tipos fundamentales de fuentes de informacin:
Fuentes primarias. Son datos obtenidos por el propio investigador o a partir de una
bsqueda bibliogrfica en artculos cientficos, monografas o tesis.
Fuentes secundarias. Son resmenes o listados de referencias, basados en
fuentes primarias. Es informacin ya procesada.
La investigacin observacional consiste en observar y levantar informacin sobre el fenmeno
estudiado, ya sean personas, objetos o acciones, por ejemplo observar a la gente para obtener
informacin sobre el sexo de los habitantes en una comunidad. La investigacin observacional
puede ser estructurada, cuando el investigador tiene presente lo que debe observar, o no
estructurada, cuando el investigador decide qu es lo que va a observar.
En otros casos, la investigacin a travs de la observacin no ser suficiente para la
toma de decisiones, por lo cual habr de ser necesario tomar en cuenta otros
enfoques, como la investigacin por encuesta y la investigacin experimental.
Investigacin por encuesta. sta es la forma ms adecuada para obtener informacin
descriptiva. Preguntando directamente a las personas se puede obtener datos relativos a sus
creencias, preferencias, opiniones, satisfaccin, comportamientos,etc.
Por ejemplo: La encuesta es el tipo de investigacin primaria ms usada donde nos ofrecen
buenos elementos para tomar decisiones, aunque tambin tiene algunos defectos que
pueden repercutir sobre la calidad de la informacin.

Adems, la aplicacin de encuestas requiere tiempo, mismo que muchas personas no
estn dispuestas a perder. Debe procurarse que la encuesta no sea demasiado larga.
Investigacin experimental Es el mejor mtodo para la toma de decisiones.Estudia
las relaciones de causa y efecto eliminando las explicaciones competidoras. Ejemplo:
una empresa farmacutica puede probar los efectos del nuevo producto en varios
grupos de pacientes diferentes en el sexo y el rango de edad para obtener
informacin de todos los efectos entre los distintos grupos de individuos.
2.4 PROBLEMAS CON LAS FUENTES
Dentro del anlisis de la informacin debemos detectar, obtener y consultar las
fuentes que realmente sean tiles para el propsito que se busca. Esta recopilacin
tiene que ser por naturaleza selectiva, debido al surgimiento de las TIC (Tecnologas
de Informacin y Comunicaciones), ya que facilitan el acceso a cualquier tipo de
informacin, pero con el problema que es en grandes volmenes, son heterogneas y
carecen de un marco de polticas pblicas.
Al momento de seleccionar la informacin debemos reconocer las fuentes primarias y
secundarias. Nuestras fuentes primarias no necesariamente son ms precisas o
fiables que una secundaria, en ocasiones dichas fuentes secundarias cuentan con un
anlisis, estn documentadas y se encuentran registradas por instituciones donde se
le da una gran prioridad al proceso metodolgico.
Tendremos que analizar cuidadosamente nuestras fuentes primarias, teniendo en
cuenta que dicha informacin recopilada es un punto de vista muy personal sobre los
sucesos o situaciones que se estn tratando, pero pueden o no ser verdad, tener
precisin y estar completa.
Es importante recurrir a fuentes primarias de informacin o en su caso buscar nuevas
fuentes, ya que podran no ser tan precisas pero nos ofrecen informacin nueva para
el caso que se trate, en donde podremos filtrar y utilizar las que nos sean tiles.
No debemos descartar que en todo proyecto debemos contar con fuentes primarias y
secundarias, con un anlisis correcto en cada una de ellas y evitar utilizar informacin
que no ser til o desviar los objetivos de nuestros proyectos.

2.5 TEORA DE LA INFORMACIN
La teora de la informacin como su propio nombre lo menciona, trata el estudio de la
informacin, en donde la manipulacin y la obtencin de datos especficos se llevan a
cabo por medio de procesos lentos. El principal objetivo de la teora de la informacin
es disminuir grandes cantidades de datos pero sin tener perdida de informacin.
Se sabe que en la transmisin de datos utilizamos cdigos, por lo que es necesario
tener en claro la principal propiedad que definen a los cdigos, en donde cada
elemento del ya mencionado cdigo debe de cumplir todas las caractersticas que
rigen a nuestro bloque. Por lo que si algn elemento no cumple con las caractersticas
establecidas en el bloque tiene que ser desechado.
Los cdigos deben ser transmitidos por medio de canales de informacin, en donde
todo canal debe de contar con una entrada, una salida y un conjunto de
probabilidades condicionales, en donde se establecen los cdigos de entrada y salida.
Podemos deducir que un canal de informacin est completamente deducido por su
dimensin (matriz), en donde las filas representan las entradas y las columnas las
salidas de informacin.






UNIDAD 3
SISTEMAS DE INFORMACIN
OBJETIVO
Identificar los diferentes propsitos en el desarrollo de los sistemas de informacin.
TEMARIO
3.1 DEFINICIN Y TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
3.2 SISTEMAS DE INFORMACIN TRANSACCIONAL
3.3 SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
3.4 SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES
3.5 EFECTO EN LAS ORGANIZACIONES
3.6 NECESIDADES ADMINISTRATIVAS
3.7 TEORA DE LA ORGANIZACIN





3.1 DEFINICIN Y TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
El termino sistema es un concepto relativamente flexible. Un sistema se define a partir
del inters de la persona que pretende analizarlo. Como consecuencia, una
organizacin se entiende como un sistema o subsistema, o incluso un supersistema,
lo que va a depender del anlisis que se desee realizar. Para ser un sistema
propiamente dicho, el sistema tiene que tener un grado de autonoma superior que un
subsistema e inferior que el supersistema.
Las partes necesarias para que un sistema total funcione son conocidas comnmente
como subsistemas, y stos a su vez se encuentran integrados por un conjunto de
subsistemas ms especficos; un sistema de informacin est integrado de una gran
variedad de elementos que se interrelacionan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.