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I.

MARCO TEORICO


1. Manual
Los manuales representan un medio de comunicacin para sealar las decisiones
administrativas, que tiene como propsito sealar en forma ordenada y sistemtica
la informacin. (Rodrguez, J. 2002).

Segn Alonzo, (1998) seala que: "Son libros organizados para promover un
mejor entendimiento de polticas, prcticas y procedimientos administrativos; su
propsito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de
la funcin exacta de cada fase del negocio de la empresa"

1.1 Clasificacin de los Manuales

Segn Duhalt M. (1977) se pueden clasificar como:

De Acuerdo a su Contenido los manuales pueden clasificarse como:
Manuales de Historia de la Empresa
Manual de Polticas de la Empresa.
Manuales de Organizacin de la Empresa.
Manuales de Procedimientos de la Empresa.
Manuales de Contenido Mltiple.

De acuerdo a su Funcin Especfica los manuales pueden ser:
Manuales de Personal
Manuales de Compra
Manuales de Produccin.
Manuales de Venta.
Manuales de Finanzas
Manuales de Otras Funciones.

1.2 Manual de Normas y Procedimientos
Segn Catacora F. (1997) "Son manuales donde se establecen pautas especficas
acerca de las normas aplicables en forma general o especfica para los
procedimientos identificados en la organizacin" (p.101).

2. Formularios:
Segn el autor Duhalt, M. (1977) "los formularios son objetos sobre el cual se
imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en
ellos una informacin variable. Generalmente son impresos en papel y puede
constar de varias partes similares o distintas". (p.156)

2.1 Ventaja de los Formularios

Las ventajas de los formularios es la siguiente:
Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia fsica de lo que sucede en
la empresa.

Se evita repetir informacin comn o general que acepta respuestas
individuales.

2.2 Caractersticas de los Formularios
Las caractersticas mnimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

Sencillez en su diseo

Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.

El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la
misma secuencia de la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de
control interno, sean incompatibles.

Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos
departamentos que manejan la informacin que contienen los mismos.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones
y/o autorizaciones.

Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una
funcin o rea especfica y se indique la ltima fecha de revisin.

3. Flujograma
En la administracin de operaciones, segn Heizer, J. (2001) existe una
herramienta til para analizar el movimiento de la gente o de los materiales,
llamada diagrama de flujo.

Los flujogramas segn Catacora F. (1997)
Son tcnicas de documentacin que constan de smbolos que permiten
visualizar el procedimiento de una operacin, desde su origen hasta su
destino de una manera secuencial y cronolgica, as como las relaciones
interdepartamentales, la divisin de responsabilidades, distribucin de
documentos y la situacin de los registros y archivos de contabilidad,
involucradas en esas operaciones.


3.1 Ventaja de los Flujogramas

Segn Catacora F., (1997) las ventajas de los flujogramas son las siguientes:

La simbologa empleada en su preparacin son de conocimiento universal
lo que facilita la comunicacin con los tcnicos y los programadores de
computadoras en el rea de procesamiento de datos.

Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo
explicaciones y representaciones.

Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar con
facilidad las zonas deficientes, duplicidad en operaciones, as como aplicar
los correctivos necesarios.

Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a
problemas especficos.

3.2 Organigramas
Segn Fernando Gonzlez (1997), los organigramas: Representan grficamente
la estructura organizativa de la institucin, dnde se visualiza el acoplamiento
entre sus partes componentes, adems que permite observar las distintas
relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir en la organizacin (p.
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