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PROCEDIMIENTO OBLIGATORIO Cdigo: POB-AIN

AUDITORIA INTERNA
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PROCEDIMIENTO OBLIGATORIO
AUDITORA INTERNA























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1. OBJETIVO
Determinar el procedimiento a seguir en la ejecucin de las auditoras internas.

2. ALCANCE
Aplicable para todos los procesos del sistema de gestin de calidad de XXXX

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Auditores Internos

3.2 Jefes de los procesos

3.3 Responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad.

4. DEFINICIONES

4.1 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

4.2 Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditora.

4.3 Evidencia de auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son
verificables.

4.4 Plan de Auditora: Descripcin de actividades y de los detalles acordados de una
auditora.

4.5 Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

4.6 Reunin de Apertura: Es el evento que da por iniciada la auditora interna de
calidad. Se celebra entre el equipo auditor y la unidad respectiva. En dicha reunin
se realizan las siguientes actividades: completar lista de asistencia, presentar el
equipo auditor, conocer a los participantes de la unidad respectiva, confirmar el
propsito de la auditora, fomentar cooperacin, honestidad y apertura y confirmar
los acuerdos de los reportes.

4.7 Reunin de Cierre: Es el evento que da por terminada la auditora en el cual se
realiza un recuento del proceso realizado y su contenido. En dicha reunin se
emiten las decisiones y conclusiones, se resumen los aspectos positivos y se
reportan las observaciones.

5. Descripcin de actividades

5.1 Programa de Auditora

5.1.1 El Jefe del proceso debe establecer el programa de auditora con el
asesoramiento del responsable de la direccin del sistema de gestin de
calidad, en este programa se debe incluir lo siguiente segn la Norma ISO
19011:2011:


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5.1.1.1 Objetivos del programa de auditora
5.1.1.2 Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicacin/cronograma de auditoras.
5.1.1.3 Procedimientos del programa de auditora (referencia a este procedimiento
u otros que la unidad respectiva documente para establecer este aspecto)
5.1.1.4 Criterios de auditora
5.1.1.5 Mtodos de auditora
5.1.1.6 Seleccin de equipos de auditora (Responsables de coordinar con el
proceso de Calidad)
5.1.1.7 Recursos necesarios
5.1.1.8 Procesos para el manejo de confidencialidad, seguridad de informacin,
salud y seguridad y otros temas similares, de ser necesario.

5.1.2 Este programa de auditora debe ser remitido por el jefe de cada proceso para
su revisin a fin de coordinar las fechas segn cronograma de auditoras
internas de calidad que maneja el proceso de Calidad y para el seguimiento a
la implementacin del programa de auditora.

5.2 Preparacin de Actividades de auditora interna de calidad.

5.2.1 El proceso de Calidad asigna un asistente de Calidad como responsable de
efectuar la gestin logstica de la auditora interna de calidad a realizar.
5.2.2 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica realiza las siguientes
actividades, previo al inicio de la auditora interna:

5.2.2.1 Realizar la propuesta del Plan de Auditora Interna de Calidad Preliminar.
5.2.2.2 Realizar la propuesta del Equipo auditor a participar, de acuerdo al proceso
de seleccin segn la base de datos de personal de xxxx con formacin
como Auditores Internos bajo la norma ISO 9001:2008.
5.2.2.3 Contactar con el equipo auditor, a fin de confirmar su disponibilidad para las
fechas propuestas para la auditora.
5.2.2.4 Realizar los borradores de las notas para: notificar a los procesos
respectivos el inicio de la auditora interna y solicitar formalmente permiso a
los jefes de los miembros del equipo auditor para que se autorice su
participacin.
5.2.2.5 Una vez elaborado el Plan de Auditora Interna de Calidad preliminar y las
notas son aprobadas por el Responsable de la Gerencia General. Esto se
comunica a destinatarios correspondientes, a travs de diversos medios de
comunicacin (email, va telefnica, nota, etc.) con 7 das hbiles de
antelacin. Todas las notas llevan adjunto el Plan de Auditora Interna de
Calidad preliminar.
5.2.2.6 Realizar llamadas los jefes de cada proceso a fin de confirmar la recepcin
de la nota y las fechas establecidas en el Plan de Auditora de Calidad
preliminar.
5.2.2.7 Coordinar con el responsable de la direccin del sistema de gestin de
calidad, el suministro de la Lista Maestra y/o cualquier otro documento que
se requiera, a fin de proporcionar al Auditor Lder para que pueda ajustar el
Plan de Auditora Interna de Calidad realizando la asignacin a cada
miembro del equipo auditor la responsabilidad para auditar requisitos de la
Norma, procesos y/o procedimientos.
Nota: Con esto resulta el Plan de Auditora Interna de Calidad final, mismo
que se entrega en la Reunin de Apertura.


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5.2.2.8 Coordinar la disponibilidad de equipo tecnolgico necesario: computadoras
porttiles, proyector multimedia, cmaras fotogrficas, entre otros: ya sea
que se confirme la disponibilidad en cada proceso y/o se reserve para las
fechas requeridas.
5.2.2.9 Coordinar y confirmar las instalaciones adecuadas para el desarrollo de las
diferentes actividades del Equipo Auditor, ya sea que cada proceso cuente
con un saln de reuniones adecuado o se reserve en otro lugar cercano a
cada proceso.
5.2.2.10 Prepara los documentos impresos a utilizar en la Auditora Interna y sus
respectivas copias: listas de asistencia, compromiso de confiabilidad y lista
de verificacin y/o cualquier otro documento que se requiera.
5.2.2.11 Prepara los documentos digitales a utilizar en la Auditora Interna: Plan de
Auditora interna de Calidad y el formato del Informe de Auditora Interna de
Calidad Inicial (FOR-POB-AIN-01) y/o cualquier otro documento

5.3 Realizacin de la Auditora Interna de Calidad.

5.3.1 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica realiza las siguientes
actividades el da en que se da inicio de la Auditora Interna durante la Reunin
de Apertura:

5.3.1.1 Pasar la lista de asistencia para que cada participante de la Reunin de
Apertura la firme.
5.3.1.2 Proporcionar al Auditor Lder las copias del Plan de Auditora Interna de
Calidad para que proceda a presentar al proceso respectivo para su
revisin y aceptacin.
Nota: Cabe sealar que dicho plan es flexible por lo que permite cambios
que puedan ser necesarios durante el progreso de las actividades de
auditora, en base a acuerdos entre el proceso respectivo y el equipo
auditor.
Nota: El Plan de Auditora Interna de Calidad final se entrega a la jefatura
de cada proceso y al representa de la direccin del proceso del sistema de
gestin de la calidad, as como tambin al equipo auditor.
5.3.1.3 Entregar a los miembros del equipo auditor los compromisos de
confidencialidad para su firma respectiva.
5.3.1.4 Tomar las fotografas de evidencia.

5.3.2 Adicional suministra al Auditor Lder las listas de verificacin y los documentos
digitales: Plan de Auditora Interna de Calidad, el formato del informe de
Auditora Interna de Calidad Inicial y/o cualquier otro documenta que se
requiera.
5.3.3 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica asistir al equipo
auditor en todo lo que necesitaran durante el desarrollo de la auditora interna.
5.3.4 En la fecha y hora establecida en el Plan de Auditora se da inicio con la
Reunin de Apertura donde participa cada proceso, el equipo auditor y el
responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad en funcin de
enlace y como responsable del seguimiento a la implementacin de la
auditora.
5.3.5 El auditor lder dar inicio a la reunin, sosteniendo los siguientes aspectos:

5.3.5.1 Conocer a los que sern representantes principales de las siguientes reas
durante la auditoria.
5.3.5.2 Confirmacin de la autoridad para la ejecucin de la auditora.


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5.3.5.3 Revisin y aprobacin en consenso del plan de auditora.
5.3.5.4 Solicita acceso a documentos y registros relevantes para la planeacin.
5.3.5.5 Determina requisitos reglamentarios, legales y otros referentes a las
actividades y producto que ser auditado.
5.3.5.6 Verificar y confirmar el acuerdo de grado de divulgacin y tratamiento de la
informacin confidencial.
5.3.5.7 Confirma si existen a justes y/o modificaciones requeridos para la auditora
(incluyendo reconfirmar las fechas y reunin de cierre).
5.3.5.8 Verificar si hay algn requisito que deba ser considerado en el lugar sobre
aspectos como acceso, seguridad, salud y otros.
5.3.5.9 Establecer acuerdos sobre observadores y necesidad de guas para el
equipo auditor, entre otros detalles.

5.3.6 Seguidamente el equipo auditor revisa la documentacin y registros
suministrados por el proceso respectivo, realizando los respectivos registros en
la lista de verificacin y general el informe de revisin documental.
5.3.7 Se realiza una reunin de cierre en el horario establecido a fin de que el auditor
lder entregue el informe de revisin documental al proceso respectivo y
explique las no conformidades y/u observaciones encontradas.
5.3.8 Segn se haya establecido en el Plan de Auditora para la Auditora In Situ el
equipo auditor realiza las entrevistas, recopila las evidencias en sitio y realiza
los respectivos registros.
Nota: Es necesario que se lleve a cabo una reunin de apertura para dar inicio
a la auditora in Situ.
5.3.9 El equipo auditor se rene y analiza las evidencias para elaborar el informe de
auditora.
5.3.10 Se realiza la reunin de cierre donde deben participar principalmente los
responsables de calidad, jefaturas de cada proceso y el equipo auditor.
5.3.11 Durante la reunin de cierre el auditor lder presenta el informe de auditora
interna donde se detallan los hallazgos y conclusiones de la auditora.
5.3.12 Una vez presentado el informe de auditora, el proceso respectivo debe
establecer las acciones que tomar sobre los hallazgos encontrados en un
plazo no mayor de 30 das calendario, a travs de la entrega del plan de
respuestas para las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de
mejora.

5.4 Auditora de Seguimiento y/o Cierre.

5.4.1 Segn lo establecido en el plan de auditoria de calidad, dado los das que
transcurren para la realizacin de la auditora de seguimiento y/o cierre se
deben realizar reunin de apertura y reunin de cierre.
5.4.2 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica debe realizar la nota
para informar a la jefatura de cada proceso de la fecha en que se espera que
realicen entrega del plan de respuestas para acciones correctiva, preventivas y
oportunidades de mejora, confirmando as, la fecha de la auditora de
seguimiento y/o cierre.
5.4.3 Segn las acciones correctivas, preventivas o de mejora que hayan sido
identificadas en el informe de auditora, se establece con el proceso respectivo
un periodo de tiempo para iniciar su ejecucin el registro de su planeacin.
5.4.4 Cada proceso debe utilizar el documento Plan de Respuesta para acciones
correctivas, preventivas y oportunidades de mejora u alguno similar, a fin de


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que los auditores puedan revisar la efectividad basados en lo registrado en
dicho documento.
5.5 Perfil de los auditores internos de calidad

5.5.1 Las competencias necesarias para los auditores internos de calidad yla
informacin referente a su educacin, formacin, experiencia y habilidades se
establecen y detallan en el formato de perfil de cargo: auditor interno de
calidad. (FOR-POB-AIN-02)
5.5.2 El proceso de calidad cuenta con una base de datos de los auditores internos
certificados bajo la norma ISO9001:2008 y otras normativas, que forman parte
de la institucin, misma que es actualizada anualmente.
5.5.3 La competencia de estos auditores internos es evaluada a travs de la
organizacin de seminarios talleres anuales, en el tema de auditoras
internas vinculadas a la norma ISO 9001:2008 e impartidos por calidad
institucional.
5.5.4 Para lo cual se utilizan dos mtodos de evaluacin:
5.5.4.1 Examen de evaluacin, aplicados al finalizar, el cual debe ser aprobado
con un puntaje mnimo de 71/100.
5.5.4.2 Talleres prcticas, que permiten evaluar el comportamiento personal y las
habilidades de aplicar el conocimiento y la destreza ganados en el
seminario o a travs de su experiencia laboral o en auditoras realizadas.
5.5.5 Los resultados obtenidos de la evaluacin provee una base para seleccionar a
los auditores internos para realizar las auditoras programadas, permitiendo
identificar el personal que cumpla con las competencias que se requieran para
el sistema de gestin de calidad que va a ser auditado.
5.5.6 Adicional a los auditores internos que participan en las diversas auditorias son
evaluados por la coordinacin de calidad brindando un informe sobre el
desempeo del equipo auditor durante las actividades de auditora
identificando fortalezas y debilidades.

5.6 Una vez finalizada la auditora el Asistente de Calidad responsable de la gestin
logstica debe asegurarse que los documentos digitales que proporcion a los
miembros del equipo auditor son eliminados y borrados.
Nota: Los miembros del equipo auditor son responsables del manejo confiable de
la informacin proporcionada para la preparacin, realizacin y seguimiento de la
Auditora Interna de Calidad de acuerdo a lo establecido y acordado bajo firma en
el Compromiso de Confidencialidad.


6. Historial de Cambios

Revisin Fecha
Resumen del cambio con respecto a la revisin
anterior
01 08-12-13 Alta de documento.

7. Referencia

7.1 Norma ISO9001:2008.- Sistemas de gestin de la calidad Requisitos
7.2 Norma ISO9000:2005.- Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y
vocabulario
7.3 Norma ISO 19011:2011.