Gestin de las

Comunicaciones
Gerencia de Proyectos de
TI
2013
Nivel de Influencia
Capsula Comunicacin Efectiva
El proceso de comunicacin
Errores en la comunicacin
Lenguaje corporal
Saber Escuchar
Plan de Comunicaciones
Mtodos de Comunicacin
SOPORTE
COMUNICACIONES
ZONA
NORTE
ZONA
SUR
SEDE
ADMINISTRATIVA
ZONA
CENTRO
SOFTWARE
BASE
Departamento de Tecnologia de la Informacin
SOPORTE Y COMUNICACIONES
AHORROS
RECURSOS
HUMANOS
BANCA
ELECTRONICA
FINANCIERO REPORTES
CREDITOS
SICMAC
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
Saber escuchar!
Gestin de las Comunicaciones
Planeacin de las
Comunicaciones
Del Proyecto
Distribucin de
Informacin del Proyecto
Reportes de
desempeo del Proyecto
Gestin de las Comunicaciones
Del Proyecto
Administracin de los
interesados del Proyecto
TCNICAS PARA LA PLANEACIN DE LAS
COMUNICACIONES
Las necesidades de informacin de los diferentes
interesados se deben analizar para desarrollar una visin
tan completa como sea posible de las mismas y
determinar las fuentes de informacin para satisfacer
aquellas necesidades.
Necesidades de informacin
Interna Externa
Elaborado por :
Observaciones:
Descripcin requerimiento Tipo Formato Anlisis Informacin
Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Disciplinas, departamentos y especialistas involucrados en el proyecto:
Organizacin del proyecto e interesados:
Plan de Gestin de las comunicaciones
Detalla los mtodos que se utilizarn para recolectar y
almacenar varios tipos de informacin. Debe contener una
descripcin de la informacin que se va a distribuir,
incluyendo formatos, contenido, nivel de detalle, y
definiciones o convenciones a ser utilizadas.
Propsito de la
distribucin de
informacin
Tipo Formato Contenido Nivel de detalle
Definiciones
y/o
convenciones
Fecha Inicio
Distribucin
Fecha Fin
Distribucin
Emisor Receptor
Medio de
comunicacin y/o
mtodo de
transmisin
Frecuencia
distribucin
informacin
Mtodo
actualizacin
Elaborado por :
Plan de gestin de las comunicaciones
Estructura de Distribucin de la Informacin Informacin a Distribuir a los interesados
Observaciones :
TCNICAS PARA LA DISTRIBUCIN DE
INFORMACIN
Las habilidades de comunicacin son utilizadas para
intercambiar informacin. El remitente es responsable de
hacer que la informacin sea clara, precisa y completa, de
tal forma que el receptor la pueda recibir correctamente.
El receptor es responsable de asegurarse que la
informacin recibida est completa y es entendida
correctamente.
Descripcin Informacin Emisor Receptor Frecuencia Medio o Forma de Acceso Responsable Nivel de Seguridad
Relacin Comunicaciones
Observaciones:
Matrix de Comunicaciones
Gerente del Proyecto Patrocinador del Proyecto Equipo del Proyecto
Lder del equipo del
Proyecto
Dueo o responsable de la
operacin
Gerente del Proyecto X X X
Patrocinador del Proyecto X
Equipo del Proyecto X X X
Lder del equipo del Proyecto X X X
Dueo o responsable de la operacin X X X
Matriz de Comunicaciones (A quin)
Observaciones:
Requerimiento de Cambios
Alta ___ Media ___ Baja ___ Crtico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___
Observaciones y/o recomendaciones :
Fecha
autorizacin
Autorizador
Fecha Implementacin (en
caso de aprobacin)
Trmite de autorizacin del requerimiento
Aprobado Rechazado Postergado
REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS
Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio
Fecha solicitud del cambio:
Originador del cambio:
Descripcin del cambio :
Razn del cambio :
Otras Organizacin
Evaluacin de los resultados del impacto del requerimiento
Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Cronograma
Reportes del Desempeo del Proyecto
Los reportes de desempeo involucran recolectar y
distribuir la informacin sobre el desempeo para proveer
a los interesados de informacin sobre cmo se estn
utilizando los recursos para lograr el alcance del proyecto.
Incluye reportes de estado, progreso y pronsticos del
proyecto.
Reportes de
desempeo
del Proyecto
Mediciones del
desempeo
Mediciones del
control de calidad
Requerimientos
de cambios apro-
bados
Entregables
Reportes de
desempeo
Requerimientos
de cambios
Recomendaciones
Insumos Salidas
Medicin del Desempeo
EPT PVP
Realizado Por :
OBSERVACIONES:
Valor Ganado
Cdigo
identificacin
de la Actividad
Descripcin de la Actividad CPTP CPTR CRTR VC VP PVC IEC
Lista de Entregables
Realizacin
Revisin
Calidad
Entrega Aceptacin
Realizado por:
Observaciones :
Lista de Entregables
Fechas de control
Fase del
Proyecto
Nombre del
Entregable
Descripcin del
Entregable
Criterios de
Aceptacin
Responsable
Acta de Reunin
ACTA DE REUNION


Lugar :
Fecha :
Hora :
Objetivo :

ASISTENTES

NOMBRE FUNCION




SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES

ACTIVIDAD / PLAN DE ACCION

RESPONSABLE
FECHA
PROPUESTA
FECHA DE
EJECUCION
OBSERVACIONES




TEMAS NUEVOS A TRATAR
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

COMPROMISOS NUEVOS

ACTIVIDAD / PLAN DE ACCION
FECHA
PROPUESTA
RESPONSABLE RECURSOS NECESARIOS




FIRMA DE LOS ASISTENTES

NOMBRE FUNCION




Reporte de Desempeo
Cdigo
identificacin
actividad
Logro
Alcanzado
Ejecutor Cierre
Cdigo
identificacin
actividad
Descripcin de la
Actividad
Logro Alcanzado Ejecutor
Fecha
Cierre
Estado
Actividad
Cdigo
identificacin
actividad
Descripcin de la
Actividad
Ejecutor
Fecha
Original
Nueva
Fecha
Impacto
Elaborado por : Autorizado por:
INFORME SEMANAL DE ESTADO
Otros Temas de Inters :
Observaciones :
Actividades Cerradas durante la semana XX-XX-XX
Descripcin de la Actividad
Actividades a Cerrar durante la semana XX-XX-XX
Variaciones del Proyecto
Administracin de los Interesados del Proyecto
Hace referencia a manejar las comunicaciones para
satisfacer las necesidades de los interesados del proyecto
y resolver los temas pendientes con los mismos.
Administracin de
los Interesados
del Proyecto
Plan de gestin
de comunicaciones
Requerimientos
de cambios apro-
bados
Acciones correc-
tivas aprobadas
Eventos resueltos
Insumos Salidas
Tcnicas para Administracin de los Interesados
del Proyecto
Nombre del Interesado Cargo y/o Funcin Telfono
Metas del
Interesado sobre el
proyecto
Mtodo principal
de comunicacin
Mtodo alterno de
comunicacin
Identificacin del tipo de comunicaciones con los Interesados del Proyecto
Observaciones:
Eventos Resueltos
Los requerimientos de los interesados deben ser
identificados y resueltos y almacenados en un registro que
facilite su posterior consulta.
Resuelto Pendiente
Estado
Estado de los Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Elaborado por :
Observaciones:
Descripcin requerimiento Tipo Anlisis Informacin
Ejercicio
Desarrollo de un ejercicio en Clases