PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

Transportes Mar & Mar
S.A.C
Marzo del 2014
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
PR-CON-02_Caja Chica
PR-CON-03_Orden de Compra
PR-CON-04_Facturacin
PR-CON-05_Cobranzas
PR-CON-06_Registro de trabajadores
PR-CON-07_Remuneracin Mensual
PR-CON-08_Solicitud de prestamos
PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y Permisos
PR-CON-10_Desvinculacin de Trabajadores


Procedimientos Contables
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIN
Y COBRANZAS
DUEO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTIN
LOGSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE CONTABILIDAD
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
PR-CON-02_Caja Chica
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
(Alcance)
ALCANCE: El proceso abarca desde recepcin y envo de
comprobantes de pago, la revisin de comprobantes operacionales, la
revisin de documentos administrativos, el registro de comprobantes, la
programacin de pago, el pago de detracciones, el pago al proveedor y
el envo de vouchers de pago.

ENVO DE
COMPROBANTES
DE PAGO
REGISTRO DE
COMPROBANTES
REVISIN
COMPROBANTES
DE PAGO
COMPROBANTES
DE PAGO
E
n
t
r
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d
a
s

REVISIN
COMPROBANTES
DE PAGO
PROGRAMACIN
DE PAGO
PAGO DE
DETRACCIN
PAGO AL
PROVEEDOR
ENVIO DE
VOUCHERS
S
a
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s

VOUCHERS DE
PAGO
T
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Recepcin y Envi de Comprobantes de Pago Revisin de Comprobantes Operacionales
Proveedor enva
comprobante?
Transporte de
GLP
Presentar
comprobantes de pago
a Administrador
correspondiente
Recepcionar y validar
los Comprobantes de
Pago
Conforme?
Gestionar la
regularizacin de
Comprobantes con el
proveedor
NO
Enviar
Comprobantes
de Pago a Lima
SI
Recoger los
documentos en la
agencia de transporte
correspondiente
NO
SI
LOGO
DF 01 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE COMPROBANTES
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: Fecha: 07/02/2014
Tipo de Pago?
2
Conforme?
Gestionar la
regularizacin de
comprobantes con el
proveedor
Revisar
comprobantes de
pago
NO
Operacional
Administrativo
SI
1
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Revisin de Documentos Administravivos Programacin de Pago Registro de Comprobantes
LOGO
DF 01 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE COMPROBANTES
Conforme?
Gestionar la
regularizacin de
comprobantes con el
proveedor
Registrar Pagos en el
Sistema 3DO
Exportar PDF de
vouchers
Revisar
comprobantes de
pago
NO
SI
Obtener Reporte de
Comprobantes por
Pagar
Registrar
Comprobantes en 3DO
Programar Pago de
Comprobantes
1
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Reporte de
Comprobantes por
Pagar
Requiere
detraccin?
Indicar Pago de
Detraccin
SI
NO
3
2
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Pago de Detracciones Envo de Vouchers de Pago Pago al Proveedor
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: Fecha: 07/02/2014
LOGO
DF 01 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE COMPROBANTES
Tipo de Pago?
Cargar pagos en el
Sistema Bancario
Transferencia
Gestionar aprobacin
de pagos.
Girar cheques y
adjuntar voucher del
sistema
Cheque
Ejecutar el pago en el
Sistema del Banco
Imprimir Constancias
de Transferencias
Enviar copia
digital de
vouchers a
proveedores
Archivar vouchers
Gestionar las firmas
del Gerente General
Depositar cheques
Realizar pago de
detraccin
FIN
Requiere
detraccin?
3
Vouchers de Pago
Constancias de
Tranferencias
Comprobantes de Tipo Operacional : Combustible, Mantenimientos y Llantas y a los de dems comprobantes de Tipo
Administrativo.
Si el pago de algn proveedor, requiere de un pago de detraccin. Este comprobante es prioridad dentro de la programacin de
pagos.
El crdito con las empresas proveedoras de combustible y de servicio de mantenimiento es de 15 das despus de la fecha de
facturacin.
El crdito con las empresas proveedoras de llantas es en letras de cada 30 das.
Las facturas del servicio de mantenimiento son enviadas por el proveedor directamente al Administrador Central(Lima)
El Administrador Sur y el Administrador Norte envan los comprobantes de pago los das sbados.
La Nota de Despacho debe ser llenado completamente, especificando la ruta y nro. de placa del vehculo para la validacin con las
guas, facturas y registro de viajes realizados, al momento de pagar los comprobantes de combustibles.
Para el caso de comprobantes de pago al proveedor de combustible, este consumo debe estar de acuerdo a la cantidad de
galones establecidos por cada ruta.
El plazo para registrar los Comprobantes de Pago desde que llegan a la Oficina Principal es de 2 das.
Los Administradores de la Zona Sur y Norte envan los comprobantes de pago cada 4 das va Agencia de Transportes establecida.
Los pagos de Leasing se realizan segn Cronograma de Pago acordado con Entidad Financiera.
Para el pago de detracciones, los plazos son los siguientes:
Si no hubiera pagos parciales, el pago de detraccin se debe realizar hasta el quinto da hbil del mes siguiente.
Si se realiza algn pago parcial dentro del mes, se deber pagar la detraccin hasta el quinto da hbil a partir del da que se realiz
el primer pago parcial.
La responsabilidad de pago de multa por no cumplir con el procedimiento de pago de detracciones deber ser asumida por el
responsable de esta actividad.
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
( Polticas)
PR-CON-02_Caja Chica (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la Entrega del Monto a Emplear,
Rendicin de la Caja Chica, Solicitud de Reembolso de Caja Chica,
Revisin de Caja Chica, Reembolso de Caja Chica, Recepcin de
Reembolso y Archivo de Documentos

ENTREGA DE
MONTO A
EMPLEAR
REEMBOLSO
RENDICIN DE
CAJA CHICA
FORMATO DE CAJA
CHICA
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RECEPCIN DE
REEMBOLSO
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
S
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MONTO
REEMBOLSADO
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Entrega de monto a emplear Solicitud de Reembolso de Caja Chica Rendicin de Caja Chica
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DIAGRAMA DE FLUJO CAJA CHICA
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Coordinar entrega
de dinero con
Administrador
correspondiente
Existen saldos?
Transporte de
GLP
Preparar
documentos a rendir
Presentar
documentos al
administrador
correspondiente
Entregar Saldos al
Administrador
correspondiente
Revisar
Comprobantes
Enviar PDF y
sustentos al
Administrador
Central
Calcular montos de
viticos y peajes
Tipo de Gasto?
Operacional
A
Entregar y/o depositar
monto solicitao al
Usuario
A Administrativo
Realizar gasto con el
dinero solicitado
Registrar Monto a
reembolsar en el
sistema 3DO
Imprimir PDF de
Caja Chica
Conforme?
SI
NO
Solicitar al Usuario la
regularizacin del
Comprobante
NO
SI
1
Caja Chica
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Revisin de Caja Chica Reembolso de Caja Chica
LOGO
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DIAGRAMA DE FLUJO CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisar Sustentos
Operacionales
Tipo de Gasto?
Realizar
transferencia al
Administrador Sur/
Norte
Indicar al Administrador
correspondiente
regularizacin de
sustentos
1
Conforme?
Rececpionar Caja
Chica y sustentos
Operacionales
Revisar Sustentos
Administrativos
A Administrativos
A
NO
Indicar al Administrador
correspondiente
regularizacin de
sustentos
Conforme?
NO
Revisar los
sustentos
Administrativos y
Operacionales
B C
B SI
B SI
Conforme?
SI
NO
Indicar al Administrador
correspondiente
regularizacin de
sustentos
3
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Recepcin de Reembolso Archivo de Documentos
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
FIN
Imprimir Voucher de
Transferencia
LOGO
DF 02 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
3
Registrar
Reembolso en
3DO
Verificar Reembolso
en Sistema 3DO
Archivar Voucher y
Caja Chica
Voucher de
Transferencia
D
D
Falt algn
Sustento
NO
Depositar Faltante SI
A
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Recepcin de Reembolso Archivo de Documentos
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
FIN
Imprimir Voucher de
Transferencia
LOGO
DF 02 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
3
Registrar
Reembolso en
3DO
Verificar Reembolso
en Sistema 3DO
Archivar Voucher y
Caja Chica
Voucher de
Transferencia
D
D
Falt algn
Sustento
NO
Depositar Faltante SI
Se realizar arqueos de Caja Chica una vez al mes en cualquiera de las 2 sedes.
El Asistente Operacional realizar auditoras una vez por semana en cualquiera de las 2 sedes.
El reembolso de Caja Chica tiene un plazo de 24 horas tanto en la Zona Sur como en la Zona Norte.
Los Sustentos (Comprobantes) de Caja Chica deben ser como mximo de 3 das tiles anteriores a la rendicin.
El Monto de Caja Chica es de 5000 nuevos soles en Zona Sur y 6000 nuevos soles en Zona Norte.
En caso de no entregar sustento que validen las rendiciones de Caja Chica en los arqueos y auditoras realizados, la
responsabilidad es del Administrador de cada Zona correspondiente, por lo cual deber autorizar un descuento por Planilla y se le
elaborar un Memormdum por mal uso de Caja Chica.
Si el Administrador Norte o Sur posee ms de 2 Memormdum por mal uso de Caja Chica se le suspender y esto implicara una
causa de despido.

PR-CON-02_Caja Chica (Polticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIN
Y COBRANZAS
DUEO DEL PROCESO:

ASISTENTE OPERACIONAL
PLANILLAS
GESTIN
LOGSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE GESTIN LOGSTICA
PR-CON-03_rden de Compra
PR-CON-03_rden de Compra (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud y aprobacin de
cotizaciones, generacin de OC, aprobacin de OC y el envo de OC al
proveedor.
SOLICITUD Y
APROBACION DE
COTIZACIONES
REEMBOLSO
GENERACIN DE
OC
NECESIDAD DE
COMPRA
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RECEPCIN DE
REEMBOLSO
RCHIVO DE
DOCUMENTOS
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OC ENVIADA AL
PROVEEDOR
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Solicitud y Aprobacin de Cotizaciones Envo de OC Generacin de OC Aprobacin de OC
DF 03 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO GENERACION Y APROBACIN DE ORDEN DE COMPRA
Aprobado por::Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Mantenimiento
Tipo de
Compra?
Control de
Viajes
Revisar OC
Aprobar de OC
Solicitar
Cotizaciones
Presentar
Cotizaciones al
Gerente General
Generar OC
Enviar OC al
Proveedor
Otros
A
A
FIN
C
Conforme? SI
C
NO
Revisar servicio de
mantenimiento
realizado
OC
Seleccionar
Cotizacin
Cotizacin
Seleccionada?
B
B
NO
A SI
Registrar OC en
3DO
Se compran las llantas despus de que se hayan reencauchado 3 veces las llantas actuales.
Se presentan como mnimo 3 cotizaciones a Gerencia General.
Para el caso de OC generadas para el Servicio de Mantenimiento, el Asistente Operacional revisa el servicio realizado dentro de las
24 horas despus de la salida de la unidad del taller.

PR-CON-03_rden de Compra
(Polticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIN
Y COBRANZAS
DUEO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTIN
LOGSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE FACTURACIN Y COBRANZAS
PR-CON-04_Facturacin
PR-CON-05_Cobranzas
PR-CON-04_Facturacin(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el envo de documentos,
identificacin de servicios y rdenes de compra a facturar, clculo de
monto a facturar y emisin de factura.
ENVO DE
DOCUMENTOS
CLCULO DE
MONTO A
FACTURAR
IDENTIFICACIN
DE SERVICIOS Y
OC
GUAS DE
REMISIN
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EMISIN DE
FACTURA
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FACTURAS
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Envo de Documentos Identificacin de Servicios y OC a Facturar
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DIAGRAMA DE FLUJO FACTURACIN
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Transporte de
GLP
Por Servicio
Tipo de
Facturacin?
Agrupar guas de 5
das
Entregar Guas de
Remisin a
Administrador
Correspondiente
Identificar Rutas
dentro de Orden de
Compra
Por OC
Enviar Guas
de remisin a
Lima
Revisar Guas de
Remisin
Recoger Guas de
Remisin en
Agencia de
Transporte
A
Registrar GR en el
sistema 3DO
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Clculo de Monto a Facturar Emisin de Factura
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DIAGRAMA DE FLUJO FACTURACIN
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Factura
Emitir Factura
Asignar Tarifas
segn rutas
Calcular Monto a
Cobrar
Servicio
adicional?
Tipo de Flete?
Sumar servicio
adicional
Completo
Asignar Tarifas
segn tablas por Km
recorrido.
Local
SI
NO
Cobranza
Validar Facturas
Conforme?
Corregir Factura
A
A
SI
NO
A
Asociada a
OC?
Registra OC en el
sistema 3DO
SI
A
A
El transportista debe asegurarse que se encuentren las Guas de Remisin Remitente (Copia Remitente) y Guas de Remisin
Transportista (Emisor, Transportista) en las guas que retorna al Administrador Correspondiente y entregar las dems copias al
Personal Autorizado de las plantas donde descarga el GLP.
Las Guas de Remisin Remitente y Transportista se envan los das sbados por medio de la Agencia de Transporte a la Sede
Central en Lima.
Los clientes cuentan con semi remolques (cisternas) para brindarles el servicio de Transporte de GLP.
Los clientes pueden contar con el alquiler exclusivo de semi remolques (cisternas) de la empresa, de haber generado una Orden
de Compra Anual.
PR-CON-04_Facturacin (Polticas)
PR-CON-05_Cobranza (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde presentar las facturas al cliente,
identificacin del abono y registro del abono
PRESENTAR
FACTURAS AL
CLIENTE
REGISTRO DEL
ABONO
IDENTIFICACIN
DEL ABONO
FACTURAS
E
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ABONO
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Presentar Facturas al Cliente Registro de Abono Identificacin del Abono
DF 05 V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO COBRANZA
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Facturacin
Presentar Factura en
Empresa Cliente
Registrar Abono en
el Sistema 3DO
Revisar Abono en la
Cuenta Bancaria
Cliente Realizo
abono?
Aplicar Interes
Moratorios
Correspondiente SI
Excede plazo
de crdito?
NO
FIN
SI
NO
Cliente est
Conforme?
Emitir Nota de
Crdito
NO
Nota de Crdito
A
A
El crdito que se le brinda a las empresas clientes es de 15 das a partir de la fecha de emisin de la factura.
En caso de que el cliente no realice el pago dentro del plazo acordado de pago, se le proceder a realizar una llamada de cobranza.

PR-CON-05_Cobranza (Polticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIN
Y COBRANZAS
DUEO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTIN
LOGSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE PLANILLAS
PR-CON-06_Registro de trabajadores
PR-CON-07_Remuneracin Mensual
PR-CON-08_Solicitud de prestamos
PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y
Permisos
PR-CON-10_Desvinculacin de Trabajadores
PR-CON-06_Registro de Trabajadores
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el Alta en el T- registro de la
Sunat, elaboracin del contrato, ingreso del trabajador en el Mintra y
Sistema 3DO, registro de derechohabientes, registro de AFP y archivo
de documentos.
Alta en el T-
registro de la
Sunat
REGISTRO DE
DERECHOHABIENTE
S
Ingreso del
trabajador en el
Mintra y Sistema
3DO
DOCUMENTOS DEL
TRABAJADOR
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CONTRATO
REGISTRO DE AFP
ARCHIVO DE
DOCUIMENTOS
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Alta en el T Registro - Sunat Ingreso del trabajador en el Mintra y Sistema 3DO Elaboracin de Contrato
DF 06 V1.1
Pgina 1 de 2
DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Seleccin de
personal
Ingresar a la persona
contratada en el T
Registro
Enviar
contrato al
Consultor de
Planillas
Elaborar Contrato
Firmar el Contrato
1
Ingresar contrato en
web del MINTRA
Exportar en PDF
constancia de registro
de contrato
Hacer firmar y colocar
huella en contrato y en
hoja en blanco al
trabajador
Entregar ficha de datos
al trabajador para ser
completado
Recopilar
documentacin
necesaria del
contratado
Enviar
constancia
MINTRA al
Asist. Administ.
Registrar Informacion
en el sistema 3DO
Entregar Copia de
Contrato al Trabajador
A
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Registro de derechohabientes Archivo de Documentos Registro de AFP
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DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha:07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
Existe
derechohabiente
?
Solicitar DNI de
derechohabientes al
trabajador
SI
Registrar
derechohabientes en
el sistema de Planillas
Archivar Documentos
y Original de Contrato
NO
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro de
Derechohabientes
Solicitar Nro de Cuenta
de AFP u ONP al
trabajador
Posee AFP u
ONP?
Registrar al trabajador
frente la AFP u ONP
elegida
NO
Registrar AFP u ONP
en el Sistema de
Planillas
SI
Remuneracin
Mensual
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro de AFP u
ONP ante la Institucin
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro en el
Sistema
El alta del trabajador en el T - Registro debe realizarse el mismo da que ingresa a laborar a la empresa.
Para el registro del contrato del trabajador en el Mintra existe un plazo de 15 das calendarios despus de la fecha de suscripcin
del contrato
La fecha de suscripcin del contrato debe ser la misma de la fecha de inicio de trabajo.
El Consultor de Planillas tiene un plazo de 5 das calendarios para el ingreso del trabajador en el Sistema 3DO despus de iniciada
su incorporacin a la Organizacin.
El Asistente Administrativo deber recopilar la siguiente documentacin:
- Ficha de Datos Completada
- Curriculum Vitae
- DNI
- Declaracin Jurada de Domicilio.
- Recibo de Luz o Agua
- Hoja en blanco (Para emplearla posteriormente en caso de despido y/o renuncia).
Es obligatoria la firma y huella del trabajador en los contratos y convenios
En caso de variacin en el contrato del trabajador, elaborar la adenda respectiva
El plazo para presentar los DNIs de los Derechohabientes es hasta el 15 de cada mes.
Una vez que se reciben los DNIs de los Derechohabientes se deber registrar en el T-Registro inmediatamente.
La Organizacin no es responsable de la falta de comunicacin de existencia de Derechohabientes por parte del trabajador.


PR-CON-06_Registro de Trabajadores
(Polticas)
PR-CON-07_Remuneracin Mensual
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el envo de Tareo mensual,
elaboracin de la planilla en 3DO, pago de remuneracin, impresin de
boletas de pago, entrega de boletas de pago y Pago de AFP
ENVO DE TAREO
MENSUAL
PAGO DE
REMUNERACIN
ELABORACIN DE
LA PLANILLA EN
3DO
TAREO MENSUAL
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BOLETAS DE
PAGO
REMUNERACIN
IMPRESIN DE
BOLETAS
ENTREGA DE
BOLETAS
PAGO DE AFP
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Envo de Tareo Mensual Pago de Remuneracin Elaboracin de Planilla en 3DO
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DIAGRAMA DE FLUJO REMUNERACIN MENSUAL
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Registro de
Trabajadores
Enviar Tareos
al Consultor
de Planillas
1
Actualizar Tareo
Mensual de zona
correspondiente
Registrar Tareo en el
sistema 3DO
Enviar Tareo al
Administrador
Central
Adjuntar Tareo
Mensual de
trabajadores de Lima y
Revisar Tareo Mensual
Elaborar Planilla en el
Sistema 3DO
Enviar Planilla
al
Administrador
Central
Abonar remuneracin
a los trabajadores
Comunicar el pago
realizado al Asistente
Administrativo y
Consultor de Planillas
Solicitud de
Permisos
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Impresin de Boletas de Pago Pago de AFP Entrega de Boletas de Pago
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DIAGRAMA DE FLUJO REMUNERACIN MENSUAL
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Exportar en PDF las
boletas del Sistema
3DO
Enviar Boletas
al Asistente
Adminitrativo
Imprimir Boletas
Gestionar firma y sello
del Gerente General
Enviar Boletas
al
Administrador
de cada zona
1
Realizar el pago de AFP
en AFPNET
Exportar Planilla de
AFP en PDF
Enviar Planilla
de AFP al
Asistente
Administrativo
Presentar Planilla en
AFP NET
Imprimir Constancia
de Pago de AFP
Adjuntar Constancia a
Planilla y Archivar
Planilla de
Lima?
Entregar Boleta al
Trabajador
Recepcionar Copia
firmada
NO
Archivar Copias de
Boletas Firmadas
Entregar Boleta a los
trabajadores
A
A
SI
B
B
Recepcionar Copia
firmada
Enviar Copias
Firmadas al
Asistente
Administrativo
FIN
Las fechas de corte para elaborar el Tareo Mensual es del 17 del mes anterior al 16 del mes actual.
El Tareo Mensual contiene informacin de Das Laborados, Horas Extras, Faltas, Suspensiones, Descanso Mdico.
Es obligatorio tener el cdigo del trabajador ingresado en el Tareo Mensual.
El plazo para que el Administrador Sur/Norte enve a la Sede Central el Tareo mensual es de 2 das despus de la feche de corte.
El plazo para que el Administrador Central/Asistente Operacional enve al Consultor de Planillas el Tareo Mensual es de 2 das
adicionales.
Para el 26 de cada mes el Consultor de Planillas debe haber elaborado la Planilla Mensual
El pago de la remuneracin mensual a los trabajadores se realiza el ltimo da de cada mes.
Las Boletas de Pago se envan 2 das hbiles despus de haber realizado el abono de la remuneracin mensual al Administrador
Correspondiente
La presentacin de AFP se realiza 3 a 4 das despus del abono de la remuneracin mensual
El Pago de AFP debe realizarse mximo 5 das despus del abono de la remuneracin
Todos los cambios o modificaciones sobre la remuneracin asignada deber realizarse 1 das antes de la presentacin de la planilla
de AFP.


PR-CON-07_Remuneracin Mensual
(Polticas)
PR-CON-08_Solicitud de Prstamos
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud del prstamo o
adelanto, validacin de la solicitud, aprobacin de los solicitud,
descuento por planilla y archivo de la solicitud.
SOLICITUD DE
PRESTAMO
APROBACIN DE
LA SOLICITUD
VALIDACIN DE
SOLIICTUD
Formato de Solicitud
de Prstamo
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AUTORIZACIN
DE DESCUENTO
DESCUENTO POR
PLANILLA
ARCHIVO DE LA
SOLICITUD
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Solicitud del Prstamo o Adelanto Validacin de la Solicitud
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE PRSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Enviar
Solicitud al
Asistente
Administrativo
Recepcionar Solicitud
de Prstamo o
Adelanto
Formato de Solicitud
de Prstamo y/o
Adelanto
Completar el Formato
de Solicitud de
Prstamo y/o Adelanto
Planilla de Lima? A SI
Recepcionar Solicitud
de Prstamo o
Adelanto
Conforme?
Validar Solicitud
FIN
NO
NO
A
SI A
Entregar Solicitud de
Prstamo o Adelanto
al Administrador
Central
1
Adjuntar Sustentos a
Solicitud
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Aprobacin de Solicitud Archivo de solicitud Descuento por Planilla
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE PRSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
Validar Solicitud de
Prstamo y/o Adelanto
Conforme?
FIN
NO
Aprobar y Firmar el
Formato de Solicitud
de Prstamo y/o
Adelanto
SI
Entregar Formato de
Prstamo y/o Adelanto
a Asistente
Administrativo
Enviar Solicitud
Aprobada al
Consultor de
Planillas
Registrar Monto de
Prstamo en el
Sistema 3DO
Prorratear Cuotas a
Descontar
Modificar Sueldo
Archivar Solicitud de
Prstamo o Adelanto
FIN
No se le puede descontar al trabajador menos de 100 soles mensuales
Los prstamos al personal son generalmente para cubrir faltas graves que ocurriesen en el proceso de transporte de combustible
u otros de ndole administrativo que los trabajadores no puedan cubrir en su totalidad.


PR-CON-08_Solicitud de Prstamos
(Polticas)
PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y
Permisos (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud de vacaciones y
permisos, la validacin de la solicitud, la aprobacin de la solicitud, el
registro en el sistema y el archivo de la solicitud.
.
Solicitud de
Vacaciones y
permisos
Aprobacin de la
solicitud
Validacin de la
solicitud
FORMATO
SOLICITUD DE
VACACIONES
PLAN ANUAL DE
VACACIONES
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SOLICITUD
APROBADA
PLAN
REPROGRAMADO
Registro en el
sistema
Archivo de la
Solicitud
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Solicitud de vacaciones y permisos Validacin de la Solicitud
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE VACACIONES Y PERMISOS
Aprobado por:: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Enviar
Solicitud al
Asistente
Administrativo
Recepcionar Solicitud
de Vacaciones o
Permisos
Formato de Solicitud de
vacaciones y/o permisos. Planilla de Lima?
A
SI
Recepcionar Solicitud
de Vacaciones
Conforme?
Validar Solicitud de
Vacaciones o Permisos
FIN
NO
NO
A
SI
A
Entregar Solicitud de
vacaciones al
Administrador Central
1
Permisos o
Vacaciones?
Vacaciones
Remuneracin
Mensual
Permisos
Fuera de Plan Anual
de Vacaciones?
Reprogramar
Vacaciones
Completar el Formato
de Solicitud de
Vacaciones y/o
permisos
SI
NO
B
B
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Aprobacin de Solicitud Archivo de solicitud Descuento por Planilla
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE PRSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
Validar Solicitud de
vacaciones
Conforme?
FIN
NO
Aprobar y Firmar el
Formato de Solicitud
de vacaciones.
SI
Entregar Formato de
vacaciones a Asistente
Administrativo
Enviar Solicitud
Aprobada al
Consultor de
Planillas
Registrar Periodo de
Vacaciones en el
Sistema 3DO
Archivar Solicitud de
vacaciones y/o
permiso
Remuneracin
Mensual
El colaborador deber solicitar sus vacaciones con 15 das de anticipacin, debido al trmite de envo al Administrador Central en
Lima.
El colaborador obtendr el derecho al descanso vacacional por cada ao completo de servicios, el cual consta de treinta (30) das
naturales, incluyendo sbados, domingos y feriados y deber tomarse sus vacaciones totalmente en una sola solicitud de
vacaciones.
El plazo para justificar una falta por descanso mdico es de 2 das.
Los Administradores de cada zona son los encargados de aprobar las solicitudes de permisos.
El Administrador Central es quien aprueba las solicitudes de vacaciones.
Existirn excepciones para la toma de vacaciones antes del periodo correspondiente en caso quede en comn acuerdo con el
Administrador Central y Gerente General.
Si el trabajador decidiera de manera personal no tomar sus vacaciones en el periodo correspondiente, deber solicitar y firmar un
acuerdo de acumulacin de vacaciones segn el Artculo 18 del D.S. 713 donde se especifique su pedido.
El colaborador deber tomar como fecha de inicio de sus vacaciones el 1 de cada mes.


PR-CON-09_Solicitud de vacaciones y
permisos (Polticas)
PR-CON-10_Desvinculacin de
Trabajadores(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la desvinculacin laboral, baja en
el T registro y Baja en el sistema de planillas
DESVINCULACIN
LABORAL
BAJA EN EL
SISTEMA DE
PLANILLAS
BAJA EN EL T
REGISTRO
RENUNCIA
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SISTEMA DE
PLANILLAS Y T
REGISTRO
ACTUALIZADO
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Desvinculacin Laboral Baja en el Sistema de Planillas Baja en el T Registro
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DIAGRAMA DE FLUJO DESVINCULACIN DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cceres Aliaga Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernndez Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Fin de
Contrato?
Emplear hoja en
blanco firmada por
trabajador
Comunicar al
Consultor de Planillas
la Baja del Trabajador
Enviar carta
notarial al
trabajador.
SI
Realizar la baja del
trabajador en el T
Registro
Despido o
Renuncia?
NO
Renuncia
Despido
Realizar la Baja del
Trabajador en el
Sistema
INICIO
FIN
El mismo da de la desvinculacin del trabajador, debe realizarse la baja en el T- Registro.
En caso de despido, es necesario emplear la hoja en blanco que el transportista firm al incorporarse a la empresa.
En caso de renuncia, el trabajador deber comunicar 30 das antes.


PR-CON-10_Desvinculacin de
Trabajadores (Polticas)