COMPONENTES BSICOS

DE BUSINESS
INTELLIGENCE
La principal razn de un proyecto de Business
Intelligence el anlisis de un problema o
problemas interrelacionados.
Supongamos el caso de una empresa comercial
que vende productos a tiendas en un rea de
influencia local, en la que los gastos de
distribucin han aumentado.
La primera pregunta que nos podramos hacer es
de qu informacin
disponemos para comenzar el anlisis del
problema. Las organizaciones
tienen informacin que reside en sus sistemas de
informacin.
Una informacin que nos podra ser til sera saber qu
pedidos hemos entregado cada vez. Esta informacin estar
disponible en la aplicacin que soporte los pedidos de los
clientes.
Pero de toda la informacin disponible cul es la
informacin que nos interesa?
Podemos seleccionar todos los registros de los pedidos, pero
nos interesa el detalle de todas las lneas de los artculos o
slo la informacin del pedido? Al escoger uno de los niveles
de detalle o perdemos informacin o tenemos ms detalle
del que necesitamos. Ms adelante explicaremos cundo
escoger una opcin o la otra, ya que esta decisin depender,
bsicamente, del problema que queramos analizar
Por ahora slo estudiaremos los
pedidos, sin necesidad de utilizar todas
las lneas de artculos.

El siguiente paso es responder la
siguiente pregunta: Qu informacin
necesitamos?
En el caso que nos ocupa, podramos analizar si se han producido cambios en los
pedidos; para ello debemos estudiar las principales caractersticas del pedido:

Cdigo de pedido.
Nmero de lneas del pedido.
Nmero de artculos por pedido.
Importe del pedido.

A partir de esta informacin podremos ver cul ha sido la tendencia. Quizs los
clientes nos hacen pedidos de menor importe y tenemos que enviarles ms
pedidos para alcanzar un mismo importe de ventas; quizs hemos cambiado el
tamao de las cajas para enviarles los artculos y ha aumentado el nmero de
bultos, suponiendo un mayor coste de envo.

Con el anlisis de esta informacin podemos llegar a una serie de conclusiones,
pero probablemente necesitaremos ms para poder comprender qu est
pasando
En otra parte de nuestro sistema de informacin tenemos la
informacin de los costes de las expediciones. Cuando
encargamos a la empresa de transporte que haga un envo,
registramos los pedidos y los costes asociados. Cuando nos
confirma la entrega del pedido lo marcamos para que pueda
ser facturado.

Al construir el sistema nos preocupamos de registrar los
pedidos y de controlar si el cliente los haba recibido para poder
facturarlos y, en el mejor de los casos, conocer el coste de cada
entrega.

Tenemos la informacin en nuestros sistemas, pero por un lado
tenemos la informacin de los pedidos y por el otro los costes
del transporte para cada uno de ellos. Cmo la podemos
explorar?
Lo primero que necesitamos hacer es
reunir la informacin en un mismo
entorno; de forma ms concreta, en una
base de datos a la que llamaremos
datawarehose, donde copiaremos los
registros de los pedidos y de las
entregas. Realizamos una copia de la
informacin para poder trabajar con ella
sin afectar a los sistemas de informacin
transaccionales.
De los pedidos tenemos la siguiente informacin:
Nmero del pedido
Importe
Nmero de lneas
Nmero de artculos


De las expediciones tenemos la siguiente
informacin:
Nmero del pedido
Coste del transporte
Nmero de bultos por pedido
Peso del pedido
Cdigo del transportista
En este momento ya tenemos la informacin, pero necesitamos una
herramienta de Business Intelligence que nos permita hacer determinados
anlisis; por ejemplo, relacionar los costes del transporte de un pedido con
el importe del mismo. De esta forma podremos estudiar aquellos pedidos
en los que el porcentaje de coste de transporte sobre el importe del pedido
sea mayor, para descubrir qu est sucediendo. Si el mismo anlisis lo
hacemos relacionando el coste del transporte sobre el peso del pedido, la
aplicacin de Business Intelligence nos debera permitir encontrar las
diferencias entre los pedidos; por ejemplo, ordenndolos de mayor a
menor coste de transporte.
A qu se debe? Disponemos en nuestro sistema de ms informacin que
nos pueda ayudar? Preguntamos a las personas que gestionan las
expediciones y nos aportan una nueva informacin: hay pedidos urgentes y
pedidos no urgentes, los urgentes tienen un sobrecoste.
Tiene sentido seguir analizando los pedidos urgentes y los
no urgentes conjuntamente?

En el caso de los pedidos no urgentes nos interesar saber
si ha cambiado el importe medio por pedido, el nmero de
lneas por pedido, el nmero de artculos por pedido, etc.,
y como estos cambios afectan al coste del transporte.
Cmo cambia el resultado si incluimos los pedidos
urgentes? Probablemente, los urgentes son menores: los
clientes nos piden aquello que necesitan, en el momento
que lo necesitan y luego ya pasarn el pedido de
reposicin. Cmo nos afecta esta decisin de nuestro
cliente?
Sigamos profundizando en el caso de los pedidos urgentes.
Quin es el que genera dicha urgencia, nuestra organizacin
o los clientes? A nuestro modelo le falta informacin de los
clientes. El siguiente anlisis debera ser sobre cul es el
porcentaje de pedidos que son urgentes para un cliente y
cules no.

Necesitamos aadir a nuestro modelo la informacin del
cdigo del cliente y si el pedido es urgente. Disponemos de la
informacin del cliente, pero es muy probable que no
tengamos la de si el pedido es urgente o no, lo que nos llevar
a modificar nuestro sistema de informacin de pedidos o de
expediciones para indicarlo.
El siguiente paso es, una vez detectados aquellos
clientes en los que el porcentaje de urgencias es muy
elevado, analizar con ellos cul es su problemtica y
cules son las posibles alternativas para reducir los
costes colaborando conjuntamente y efectuando los
cambios que sean precisos. Una mejora nos
beneficiar a nosotros pero evidentemente tambin
a ellos.
Otra parte de nuestro anlisis se puede centrar en
comparar las diferencias que se producen entre los
distintos transportistas con los que trabajamos. Al
explorar la informacin de la que disponemos,
vemos que hay diferencias significativas y queremos
simular qu sucedera si cambiamos de
transportista. Para ello necesitamos agregar
informacin de las tarifas del transportista, que es
externa a nuestros sistemas.
Despus de un proceso laborioso nos damos cuenta
de cul es el valor de la informacin y cmo nos
puede ayudar en la toma de decisiones. Pero cada
vez que necesitemos analizar los costes de
distribucin tendremos que hacer todos estos pasos?
Obviamente la respuesta es no:
debemos construir modelos que nos
permitan hacer estos anlisis a lo
largo del tiempo e incluso que lancen
alertas cuando se producen
variaciones significativas.
Si analizamos cules son los componentes que hemos utilizado en nuestro
ejemplo, nos daremos cuenta de que hemos utilizado:

Problemtica empresarial a la que queramos dar respuesta.
Un equipo de personas o una persona que lleve a cabo el anlisis.
Informacin de nuestros sistemas de pedidos y expediciones.
Informacin externa de las tarifas de la empresa de transporte.
Una base de datos a la que hemos llamado datawarehouse.
Una aplicacin de Business Intelligence que nos permita trabajar con la
informacin, analizarla y visualizar los resultados.

Estos son los componentes que encontramos en todos los proyectos de
Business Intelligence.