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Introduccin
En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real para
realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de
mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.
La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de manera
adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no incluyan todos los
costos asociados de manera real y precisa.
Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las rdenes de
trabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores, programadores,
responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras no estn comprometidos
de manera apropiada.
Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan registrar las
horas reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se registran tarifas por hora por
especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos valores.
La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en una
empresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene en
un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, ya que a
veces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de
prueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque incluyen generalmente slo el salario y las
prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa.
Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para prestar
un servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los diferentes
componentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario los diferentes
conceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin sea medida en periodos de tiempo
suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.
Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes de trabajo se
debe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada en costos directos e
indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn presupuestados apropiadamente, los
valores resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no necesariamente un desfase entre lo presupuestado y
lo realizado significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala gestin de presupuestos, porque un buen
presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, adems de una
definicin correcta de las estrategias de mantenimiento.
CMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA
DE TCNICOS DE MANTENIMIENTO
Autor: Carlos Mario Prez J.
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Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una tarifa
por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sin
que cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor significativo al anlisis si se
tiene en cuenta el esfuerzo realizado.
La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores que
afectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir
explcitamente en las rdenes de trabajo.
Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienen
como fin la administracin de la mano de obra directa. El mecanismo que
asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las rdenes de trabajo
es su involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debido
a que en todas las rdenes de trabajo; existe al menos una especialidad
asignada, pero no todas necesitan materiales ni herramientas que son costos
directos de fcil asignacin a labores definidas.
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de
mantenimiento que no se pueden cargar directamente en una orden de
trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los
centros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido
mediante la tarifa por hora hombre directa, asignada a las rdenes de
Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tipos
o categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular la
tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el clculo de la tarifa se puede hacer
para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta que
un control detallado no necesariamente mejora la gestin de costos.
Tabla 1
COSTOS DE LA MANO DE OBRA
SALARIO BSICO PONDERADO
Los costos indirectos (gastos) en
que incurre mantenimiento deben
recuperarse a travs de las horas
en que el personal de mano de
obra directa est efectivamente
dando un servicio de mantenimiento.
ESPECIALIDADES
CANTIDAD DE
PERSONAS
SALARIO BSICO
Mecnico D 3 $2,000
Mecnico C 4 $2,500
Mecnico B 2 $3,000
Mecnico E 5 $1,500
Mecnico A 3 $4,000

Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe averiguar en el rea de recursos humanos con los
responsables de pago nmina y seguridad social. ncluye los pagos obligatorios de ley tales como salud, pensiones,
riesgos profesionales, vivienda, alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de ley.
Por ejemplo 0.8
3. Administracin
Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logstico, supervisores, planeadores y
programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el clculo de
este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo de
administracin comprende tambin el gasto realizado en insumos y medios para el logro del adecuado
funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como:
Convenios de soporte anual del sistema de administracin de mantenimiento por computador.
Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.
Uso de elementos y consumibles de oficina.
El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera:
Salario de la categora 1 * Numero de personas en la categora 1
Salario de la categora 2 * Numero de personas en la categora 2
As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el nmero de personas
totales, con lo que se obtiene un salario bsico ponderado que generalmente es expresado en [$/persona]. Este valor
se utiliza como denominador en la mayora de los clculos de los factores.
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FACTORES
((# de personas por especialidad)*(salario bsico) )
(# de personas totales)
= 2,441
Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a continuacin.
1. Factor salario
2. Factor prestacional y beneficios
Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un ao
en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento, este valor se relaciona
con el salario bsico mensual.
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4. Capacitacin y consultoras
Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las rdenes de trabajo se debe colocar en el numerador
y si algn funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en la
fraccin.
Para calcular este factor se utiliza la siguiente frmula:
((Salario personal administrativo*Factor prestacional+benefcios)+Gastos administrativos)
(Salario personal operativo)
Ejemplo:
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
% DE
DEDICACIN
SALARIO
BSICO
CANTIDAD
DE
PERSONAS
VALOR
TOTAL
Superintendente 10% 10.000 1 1,000
Ingeniero de
mantenimiento
20% 3.000 2 1,200
Planeador 50% 3000 2 3,000
Supervisor 50% 2.500 2 2,500
Asistentes 30% 1.500 1 450
TOTAL 8 8,150

Tabla 2
Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre otros) por ao: 36,000
Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el clculo del factor de administracin, se obtiene:
Factor administracin: 0.42
((Pagos capacitacin y consultora) / (12 meses*# de personas operativas))
Salario basico ponderado
COSTOS VALOR
Costo soporte y actualizacin software de
mantenimiento / ao
20,000
Consultora para mantenimiento / ao 80,000
Capacitacin para mantenimiento / por ao 60,000

Ejemplo:
Tabla 3
= 0.32
Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin bsica de herramienta manual que se asigna
permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un valor
mensual con el salario bsico ponderado.
Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la caja de herramientas, de la siguiente forma:
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5. Herramienta menor
Valor promedio ponderado = ((Cantidad personas *Costo "caja" herramientas ))
Nmero de personas totales
ESPECIALIDADES
CANTIDAD DE
PERSONAS
VALOR CAJA DE
HERRAMIENTAS
Mecnico D 3 $5,000
Mecnico C 4 $3,750
Mecnico B 2 $8,000
Mecnico E 5 $3,000
Mecnico A 3 $8,000

Tabla 4
Valor promedio ponderado : 36,000
Con este valor se calcula el factor de herramienta menor as:
((Valor promedio ponderado ) / (# de meses de vida til ))
Salario bsico ponderado
COSTOS VALOR
Valor herramienta menor o dotacin ponderado 5,000
Meses de vida til 36
Tabla 5
= 0.06
6. Herramienta compartida
En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotacin bsica de herramienta
que se asigna permanentemente, es bastante comn que esta herramienta este en un cuarto de herramienta, no
es fcil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensual
con el salario bsico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo.
Ejemplo:
Ejemplo:
Tabla 6
COSTOS VALOR
Herramienta compartida 250,000
Meses de vida til 60
No. de personas que comparten la herramienta 17

Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehculo y
como tal es difcil cargarlo como un recurso expreso en las diferentes rdenes de trabajo y por eso es mejor
tomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.
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7. Transporte
Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, mas en los casos en
los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es ms lgico determinar el
costo mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
8.Gastos de viaje
El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en [$/mes].
((Valor dotacin de herramienta compartida nueva) / (# de meses de vida til ))
((Salario bsico ponderado)*(# de personas que comparten la herramienta))
= 0.1
COSTOS VALOR
Posesin o alquiler vehculos / mes 1,950
No. personas promedio / vehculo 17
No. de vehculos 2

Ejemplo:
Tabla 7
(Costo mensual de alquiler o de uso del vehculo*Cantidad de vehculos)
((# de personas que se movilizan )*(Salario bsico ponderado))
= 0.09
COSTOS VALOR
Costo anual de gastos de viaje 5,000

Tabla 8
((Pagos en gastos de viaje) / (12 meses*# de personas operativas))
Salario bsico ponderado
= 0.01
9.Comunicaciones
Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracin de radios, localiza-
dores y telfonos mviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecucin de las rdenes de trabajo.
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Tabla 9
Ejemplo:
COSTOS VALOR
Costo anual de comunicaciones (Radios,
celulares, internet, ancho de banda, entre
otros)
72,000

Pagos de telefona mvil, ancho banda para radio , posesin de radios y telfonos
(12 meses*# de personas operativa)
Salario bsico ponderado
= 0.14
Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del cumplim-
iento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes, algunos lubricantes,
telas, disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es dispendiosa y poco til.
Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos corresponden
a materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni cargar directamente a
una unidad especfica o equipo.
10.Consumibles
COSTOS VALOR
Costo consumibles / ao 18,000

((Pagos en consumibles) / (12 meses*# de personas operativas))
Salario bsico ponderado
Ejemplo:
Tabla 10
= 0.04
COSTO DE POSESIN DE UN TCNICO
La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un tcnico de man-
tenimiento.
El costo de poseer un tcnico es la suma de estos factores:
As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por ejemplo 1.000
unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias por mes.
En el siguiente grfico puede observarse la distribucin porcentual de todos los factores.
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Grfico 1
FACTOR COSTO %
Salario 1 34%
Prestaciones + beneficios 0.8 27%
Administracin 0.42 14%
Capacitacin y consultoras 0.32 11%
Herramienta menor 0.06 2%
Herramienta compartida 0.1 3%
Transporte 0.09 3%
Gastos de viaje 0.01 0%
Comunicaciones 0.14 5%
Consumibles accesorios y
miscelneos
0.04
1%
Total 2.98 100%
Tabla 11
La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:
El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las rdenes de
trabajo, mientras que las horas disponibles son las horas tericas de permanencia en el sitio de trabajo con las
condiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo terico de permanencia de cada persona en
el sitio de trabajo y luego deducir:
Horas de vacaciones
Horas de capacitacin
Horas de incapacidad
Horas de ausentismo
Horas de festivos
Horas de tiempo muertos en la jornada
A continuacin en la Tabla 12 un ejemplo:
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TARIFA DE MANO DE OBRA
Tabla 12

Horas por jornada 8
Horas de tiempos muertos y refrigerios 2
Horas por jornada disponibles 6
Das del ao disponibles tericos ( se restan festivos
o y das de actividades recreativas o corporativas)
242
Horas disponibles tericas/ao 242*6
Das de vacaciones 15
Horas indisponibles por vacaciones 15*6
Das indisponibles por capacitacin 7
Horas indisponibles por capacitacin 7*6
Total horas disponibles 1320
Factor de ausentismo 2%
Horas indisponibles por ausentismo 1.320*0,02=26
Total horas disponibles 1294
Nmero de horas trabajadas 580
Horas en la empresa anuales 1294
Horas en la empresa mensuales 108
Horas en la empresa semanales 25
Horas en la empresa diarias 5
Costo de posesin del tcnico
((# de horas disponibles)*(Factor de utilizacin))
Si en las ordenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilizacin seria de
60 horas trabajadas / 108 horas disponibles
Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango del
40% o el 50%.
Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un perodo,
solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente.

Independientemente de las causas que afecten el factor de utilizacin, las horas en las
cuales no se hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que
para l representa dicha especialidad.
Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser
un costo fijo, slo vara de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea de
mantenimiento mejorar la utilizacin y as lograr bajar el valor de las tarifas y
aumentar su rendimiento.
La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada
por los objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la
productividad. Para una empresa es independiente el pago a los tcnicos, del nivel de
ocupacin de los mismos, por eso se afirma que ese costo es un costo fijo desde el
punto de vista dinero empleado por la empresa.
El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geogrficamente distantes hace que se realice esta pregunta
de manera constante: Los tiempos de desplazamiento son parte de las rdenes de trabajo o "Tiempo perdido o son
tiempo bien empleado"?, Una respuesta positiva para el primer caso implica tener menos horas trabajadas y el
segundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de calcular mejor el tiempo realmente disponible.
Si no se asocian a las rdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las rdenes de
trabajo no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho es necesario partir del
hecho de que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo tanto s hacen parte de las rdenes de
trabajo.
A continuacin en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cmo se afecta el factor de utilizacin sin considerar los
desplazamientos (no es lo recomendado).
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EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS
Los empleados son uno
de los principales activos
de la empresa, por esto
en vez de prescindir de
ellos, se debe tratar de
conseguir un aumento de
su productividad y
mermar los tiempos
perdidos.
Total horas ejecutadas de una especialidad
Total horas disponibles de la especialidad
Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se midan
y se hagan anlisis tales como porcentaje de tiempo por rdenes de trabajo asignado a estos trabajos.
Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el numerador
y el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por lo tanto no constituyen
tal mejora.
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EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS
T a b l a
13
T a b l a
14

Nmero de horas estimadas en desplazamientos 29
Nmero de horas reales en desplazamientos 18
Nmero de horas trabajadas 49 - 18 = 31
Nmero de horas disponibles 108 - 29 = 79
Factor de utilizacin 31/79 = 0,39

Nmero de horas extras laboradas 15
Factor de utilizacin (49 + 15)/ (108 + 15) = 0,52
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AUTOR
CARLOS MARIO PREZ JARAMILLO
Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y gerencia de
proyectos y con Maestra en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos.
Profesional en RCM2 de Aladon Network. Endorsed assessor y endorsed trainer del Institute of Asset
Management.
Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin de modelos
de gestin de activos en compaas del sector alimenticio, minero, petrolero, petroqumico, textil, servicios
pblicos, entretenimiento y energtico.
Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de mantenimiento, costos,
indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del costo del ciclo de vida y en el estndar PAS 55 para la
gestin ptima de activos.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y la gestin de
activos en empresas en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa Rica, El Salvador,
Guatemala y Colombia