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Factores de xitopara la
implantacin de sistemas ERP
Evidencia emprica
Los sistemas de informacin integrados se estn difundiendo de forma
creciente no slo en las grandes empresas, sino tambin en las pymes,
constituyendo una apuesta a largo plazo. Ahora bien, su implantacin no
resulta nada fcil. Por ello, este estudio multicaso se centra en los factores
que pueden resultar clave para el xito o fracaso de dicho proceso
Bernab Escobar Prez y Antonio Lobo Gallardo
Universidad de Sevilla
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FICHA RESUMEN
Autores:
Bernab Escobar Prez yAntonio Lobo Gallardo
Ttulo:
Factoresde xito para la implantacin de
sistemasERP. Evidencia emprica
Fuente:
Partida Doble, nm. 183, pginas 80 a 95,
diciembre 2006
Localizacin: PD 06.12.07
Resumen:
Los sistemas de informacin integrados (ERP)
son cada vez ms utilizados no slo en las gran-
des empresas, sino tambin en las pymes, como
soluciones integrales en el rea de Sistemas de
Informacin.
Este trabajo pretende analizar una serie de cues-
tiones que deben ser tenidas en cuenta en el
proceso de implantacin de un sistema ERP para
completarlo con xito. Para ello, los autores han
desarrollado un estudio multicaso, centrado en
dos empresas multinacionales instaladas en Es-
paa y una espaola de gran dimensin que
opera a nivel internacional.
Como principales conclusiones, destacan las di-
ficultades encontradas durante el proceso de
implantacin, el carcter orientativo de las fe-
chas prefijadas en el proyecto, la necesidad per-
manente de asesoramiento de empresas consul-
toras y la resistencia al cambio por parte de los
empleados.
Descriptores ICALI:
ERP. Implantacin.
Sistemas de Informacin.
C
omo respuesta al complejo en-
torno competitivo actual, las
empresas en general , y l os
contables de gestin en parti-
cular, estn centrando su aten-
cin en la implantacin de nuevas he-
rramientas basadas en las tecnologas
de la informacin y comunicaciones con
el objetivo de mejorar la gestin y, por
t ant o, el rendi mi ent o organi zat i vo
(Al-Mudimigh y otros, 2001; Nicolau y
Bhattacharya, 2006).
En esta lnea, los sistemas ERP se
estn imponiendo como sistema de in-
formacin para la gestin empresarial,
debido a su capacidad para automati-
zar e integrar sus distintos procesos de
negocio. Entre sus principales ventajas
podemos destacar la posibilidad de
compartir datos por toda la empresa y
permitir el acceso on-line a los mis-
mos, as como extender las mejores
prcticas y difundir el conocimiento a
lo largo de la organizacin (Escobar y
otros, 2001), a lo que debemos aadir,
segn Gupta y Kohli (2006), la ayuda
para aumentar la consistencia entre la
estrategia empresarial y las decisiones
operativas. Inicialmente, este fenme-
no se circunscriba a las grandes em-
presas y, sobre todo, a las multinacio-
nales donde surgieron. Sin embargo,
ms recientemente se est extendien-
do su uso en las pymes, sobre todo
por la reciente oferta de nuevas solu-
ciones especficas para este segmento
(Martnez y otros, 2001).
En las publicaciones especializadas
abundan las experiencias de implanta-
cin de sistemas ERP, muchas con gran
xito y otras muchas acabadas en sona-
dos fracasos (Ehie y Madsen, 2005; King
y Burgess, 2006). Ahora bien, en todas
ellas se resalta la gran dificultad de la
i mpl antaci n de l os si stemas ERP
(Quattrone y Hopper, 2006; Yusuf y
otros, 2006), ya que, por un lado, son
mucho ms complejos que otros siste-
mas tradicionales y, por otro, suponen
un fuerte impacto organizativo y el com-
promiso de un elevado volumen de re-
cursos (Ward y otros, 2005). Como
ejemplo, Grabski y otros (2001) pusieron
de manifiesto que ms del 91% de las
implantaciones de sistemas ERP se han
realizado fuera de plazo y/o sobrepasa-
do con creces el presupuesto inicial. En
concreto, en 1995 las empresas nortea-
mericanas gastaron ms de 59 millones
de dlares en costes adicionales sobre
los presupuestados para la implantacin
y otros 81 en proyectos cancelados.
Ahora bien, esta problemtica no se
circunscribe a las empresas norteameri-
canas como puede observarse analizan-
do, entre otros, los trabajos de Adam y
ODoherty (2000), Xue y otros (2005),
Rikhardsson y Kraemmergaard (2006),
Wang y otros (2006). En este mismo
sentido, Sevillano (2001) ya seal que
las empresas espaolas han tenido que
afrontar serios problemas en la implanta-
cin de sistemas ERP. Esto ha llevado a
largos y tediosos procesos de implanta-
cin, hasta conseguir que los sistemas
PARTIDA
D
O
BLE:
Este artculo ha superado una doble
revisin independiente, segn
procedim
ientos internacionales.
Bernab Escobar Prez y Antonio Lobo Gallardo
Universidad de Sevilla
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fuesen lo suficientemente operativos pa-
ra ayudar a alcanzar los objetivos inicial-
mente planteados, siempre asesoradas
por importantes consultoras.
En consecuencia, el objetivo de este
trabajo es mostrar evidencia sobre el
proceso de implantacin de los siste-
mas ERP llevado a cabo por dos em-
presas multinacionales instaladas en
Espaa y una gran empresa espaola
que opera a nivel internacional. Para
conseguirlo, hemos desarrollado un es-
tudio multicaso, que nos ha permitido
analizar sus experiencias de implanta-
cin. Los datos se recogieron utilizando
diversas tcnicas de obtencin de evi-
dencia, entre las que destacan las en-
trevistas semiestructuradas, la observa-
cin directa no participante y las con-
versaciones informales, todo ello con el
objeto de proceder a la triangulacin de
la informacin obtenida. Finalmente, to-
do el material emprico fue revisado
conjuntamente con los responsables de
cada una de las empresas, para corro-
borar y clarificar cualquier aspecto des-
tacable del proceso de implantacin.
El resto del trabajo se estructura de
la siguiente manera. A continuacin re-
alizaremos, algunas reflexiones sobre la
implantacin de los sistemas ERP. Tras
ello, describiremos las tres experiencias
de implantacin en las empresas elegi-
das. Seguiremos con el anlisis de los
resultados y finalizaremos con las con-
sideraciones finales y referencia a algu-
nas futuras lneas de investigacin.
ALGUNAS REFLEXIONES
SOBRE LA IMPLANTACIN DE
SISTEMAS ERP
A la hora de implantar un sistema ERP
es necesario decidir si se realizar de
forma simultnea (big-ban) para todos
los mdulos y para todas las unidades
organizativas, o progresiva, porque se
produzca bien mdulo a mdulo o uni-
dad a unidad. La primera opcin es la
ms rpida y adems facilita la coordi-
nacin del proyecto porque permite vi-
sualizarlo completo (Beretta, 2002), pe-
ro supone ms riesgos y adicionalmen-
te se necesita interrumpir las operacio-
nes de las filiales y de la matriz durante
el tiempo que dure el proceso. Por su
parte, la segunda alternativa tiene una
duracin mayor, pero a cambio la for-
macin que adquieren los usuarios es
superior y la gestin progresiva del
cambio organizativo, por lo que la resis-
tencia suele ser menor. Quiz por ello,
y porque segn Pereira (1999) las posi-
bilidades de culminar el proceso con
xito son superiores al permitir realizar
las adaptaciones oportunas, son mayo-
ra los partidarios de esta segunda.
Asimismo, tambin hay que optar
por implantar todos o algunos de los
diferentes mdulos que oferta un ni-
co proveedor, o seleccionar mdulos
de diversos proveedores segn sus
f unci onal i dades (St ef anou, 2001),
adems de poder desarrollar el siste-
ma ERP internamente.
En cualquiera de los casos, la im-
plantacin del sistema ERP constituye
un proceso de suma importancia (Yusuf
y otros, 2006), ya que de su adecuada
gestin depende su xito o fracaso
(Ehie y Madsen, 2005), entendido des-
de una doble perspectiva. Para los im-
plantadotes, consiste en terminar el
proyecto a tiempo y segn el presu-
puesto establecido; mientras para los
usuarios, la mejora de la gestin y del
rendimiento en aspectos como la re-
duccin de inventarios o la calidad del
servicio (Markus y otros, 2000).
Ahora bien, la importancia de esta
cuestin aumenta en el caso de los
si stemas ERP debi do a l a el evada
cantidad de recursos que supone, lo
que en algn caso puede incluso po-
ner en peligro la propia supervivencia
de la empresa (Shakir, 2001). En este
mismo sentido, tanto Shanks (2000)
como King y Burgess (2006) coinciden
en afirmar que aunque las compaas
han empleado millones de dlares,
tanto en la compra del software como
en el proceso de implantacin del sis-
tema ERP, siguen surgiendo numero-
sos problemas durante este proceso.
Adems, refuerza esta idea el hecho
de que, segn Martin (1998), el por-
centaje de retraso en la ejecucin del
proyecto o/y de fracaso final de la im-
gestin de empresa n 183 diciembre 2006
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Los ERP se
estn imponiendo
como sistemas de
informacin para
la gestin
empresarial, an
cuando su
implantacin es
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