CAMP

CONTROL Y APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

JOSEMARIA MACIA CILLER

LUIS ABAD MARTINEZ
ROBERTH SANCHEZ
ANTONIO RUIZ ALVAREZ

IES CAP DE LALJUB SANTAPOLA

1 Direccin de Cocina

RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

1.- INTRODUCCIN Y DEFINICIN DE LOS DEPARTAMENTOS
2.- CARACTERSTICAS FISICAS DE LOS DEPARTAMENTOS
2.1.- Ubicacin
2.2.- Construccin y equipamiento
2.3.- Factores ambientales
3.- FUNCIONES

3.1.- Funciones especficas

3.2.- Funciones del personal que interviene
4.- RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS
5.- ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Y CONTROL
5.1.- Tipos de productos almacenables
5.2.- Clasificacin
5.3.- Normas bsicas para el almacenaje de productos
5.4.- Normas para el almacenaje de productos congelados
6.- INSTRUMENTOS DE CONTROL
6.1.- Documentos externos
6.2.- Documentos internos
6.3.- Documentos de cocina
6.4.- Documentos de restaurante y bar

1.- INTRODUCCIN Y DEFINICIN DE LOS DEPARTAMENTOS

Cualquier empresa dedicada a la hostelera o restauracin, el economato y/o bodega
es uno de los departamentos fundamentales para el correcto funcionamiento del
establecimiento. As pues, el economato tambin lo podemos definir como el lugar donde se
almacenan la mayora de los productos perecederos y no perecederos (sobre todo alimentos)
adems de otros productos de un establecimiento de estas caractersticas.Es por tanto, el
Departamento encargado de las compras y el encargado de controlar todas las entradas de
gneros y materias primas (alimentos) y no alimentos que entran. Es importante adems
distribuye al resto de departamentos. Las prdidas o ganancias de lo bien organizado que este
el departamento del economato.
En las pequeas empresas de restauracin, aunque no figure este departamento
especficamente, s se realiza las mismas funciones.
Debido a las caractersticas de los establecimientos hoteleros: acoger y hospedar
clientes, ofrecer servicios de desayunos, almuerzos, meriendas y cenas, ofrecer eventos
especiales para gran cantidad de comensales, etc., estn obligados a realizar una serie de
previsiones y adquisicin de gneros perecederos y no perecederos. Esta previsin de
mercancas se realizar en funcin del tipo de establecimiento, ya sea hotel de tipo medio, gran
hotel, restaurante, etc.
Para la actividad de alojamiento, las materias que se tienen que adquirir son no
perecederas, por lo que su almacenamiento se realizar en almacn, debidamente ordenadas y
clasificadas. Para la actividad de restaurante, las materias que se van a adquirir pueden ser
perecederas y no perecederas; la manipulacin de transformacin por los diferentes mtodos
de cocinado.
Los departamentos implicados en estas funciones son: economato y bodega.
Economato:
Es el departamento encargado de almacenar, conservar, controlar y distribuir las
materias primas recibidas en el establecimiento, que han sido suministrada por los distintos
proveedores, en funcin de una serie de previsiones realizadas por diferentes departamentos
(cocina, bar, restaurante, room-service, etc.). Las mercancas estn en un stock permanente y
se repondrn a medida que se van consumiendo.

 Bodega:
Se puede considerar como un subdepartamento destinado al almacenamiento,
conservacin, control y distribucin de vinos, aguas, licores, etc.
2.- CARACTERSTICAS FISICAS DE LOS DEPARTAMENTOS
Estos departamentos deben de tener una serie de caractersticas para que el trabajo se
realice de una forma correcta, sencilla y sin riesgos de ningn tipo.
2.1.- Ubicacin
El lugar idneo para su ubicacin, es aquel que est lo ms prximo al muelle de
proveedores y al lugar de consumo de dichos productos. As podemos evitar:
CONTAMINACIONMAYOR CONTROL SOBRE LOS ARTICULOSPERDIDAS Y ROBOS
Debe de tener fcil acceso a los proveedores, con rampas o montacargas, pasillos con
espacios suficientes para la circulacin de carros, recipientes de gran tamao, etc. Estar a
continuacin de la zona de recepcin de mercancas, cercana y bien comunicada con las zonas
de produccin, y contigua a la zona de almacenamiento por fro. Estar alejada de lencera,
cuarto de basuras y posibles zonas que puedan ser posibles focos de contaminacin.
A tener en cuenta a la hora de ubicar, los siguientes factores:
Que no est cerca de una fuente de calor.
Que no tenga exceso de ventilacin.
Que carezca de humedad.
Alejado de lugares que desprendan fuertes olores.
Que no existan vibraciones.
Mantengan temperatura idnea constante.
Bien comunicado con el interior y el exterior.
2.2.- Construccin y equipamiento
Las condiciones que deben reunir estos espacios o dependencias, por las
caractersticas especiales de los productos que contienen, tienen que cumplir:

ILUMINACION deber contar con una buena iluminacin tanto natural como
artificial, que nos permita la pronta identificacin de los productos as como de
cualquier suciedad o aparicin de plagas.
SUELOS debern ser antideslizantes, resistentes y que soporten la limpieza y
desinfeccin (fcil limpieza)
PAREDES debern alicatadas hasta el techo y sern de fcil limpieza.
TECHOS debern estar pintados con pinturas resistentes a las humedades,
mohos, etc
En general deben de estar construidas con materiales que permitan una fcil limpieza.
Las puertas deben de ser lo suficientemente anchas para el paso de carros. En cuantos
a la maquinaria y mobiliario debe de estar construidos e instalado de forma que se realice la
limpieza y desinfeccin de forma rpida y efectiva. Las estanteras no debern de sobrepasar
de los 2 m, y tendrn ranuras u orificios que permitan una buena circulacin del aire.
La maquinaria y mobiliario necesario podra ser: Estanteras, carros, bsculas, mesas,
cmaras de conservacin y congelacin, terminal informtico, etc.
La limpieza se realizar de forma que no levante polvo, ni produzca
contaminacin. Se desinfectar y desratizar segn normativa vigente.
2.3.- Factores ambientales
La temperatura y el grado de humedad debern de ser los correctos, evitando la
desecacin, humedades y reproduccin de grmenes. Estas condiciones se conseguirn

regulando la calefaccin o aire acondicionado. Es importante que tenga ventilacin natural, con
barreras para insectos y roedores.
La iluminacin artificial deber ser blanca, ntida y con la potencia suficiente que
garantice una perfecta visin.

3.- FUNCIONES
Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de
fbricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin de transporte para que
luego los cargadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a
la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacn verifica que
la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del
almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se
depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto,
finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con
separadores de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.
3.1.- Funciones especficas
Funciones de la recepcin de materiales

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y
el envo.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los
vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
Entregar la mercanca a los almacenes.

Una vez que se recepciona la mercanca, empieza el trabajo especfico de este

departamento.
Almacena gneros
Distribuye y coloca la mercanca en funcin de su naturaleza, formato, tamao, etc.
Establece las salidas cronolgicas.
Conservar cada gnero segn sus condiciones y caractersticas.
Controlar los mximos y mnimos en los stocks.
Archivar todos los documentos de entradas y salidas de gneros.

 Abastecer a los diferentes departamentos segn sus necesidades.

3.2.- Funciones del personal que interviene
Los profesionales de este departamento se encuentran agrupados en el grupo
profesional de cocina y repostera.
Encargado de economato:
Se encarga de la recepcin y control de los pedidos, reflejndolo en el documento de
control. Prepara los pedidos de los diferentes departamentos, previa entrega de los vales de
pedido. Anota en el documento de salida toda la mercanca que sale. Ayuda al jefe de
economato en algunas tareas, como inventarios, control de stock, etc. Su horario de trabajo
coincide con el servicio.
Encargado de bodega:
Realiza las mismas funciones que el encargado de economato, pero referida a las
diferentes bebidas.
Ayudante de economato y bodega:
Realiza los trabajos fsicos que le encomienda el encargado: distribucin de
mercancas, traslado de gneros, limpieza, etc.
Jefe de economato y bodega:
Este puesto de trabajo es propio de los grandes establecimientos; depende del director
de alimentacin y bebidas o del jefe de compras, o actuando como jefe de compraseconomato, segn poltica de la empresa. Sus funciones son:
- Es el responsable de todo lo relacionado con recepcin, almacenamiento y
distribucin de
mercancas.
- Negociar precios con los proveedores.
- Realiza los pedidos en base a stocks mximos y mnimos.
- Controla toda la documentacin, tanto interna como externa.
- Realiza inventarios.
- Planifica el trabajo, das libres, vacaciones, etc. del personal de su departamento.
En cuanto a los tipos de stocks que no s podemos encontrar, estn:
Stock mnimo
La cantidad mnima de gnero que debe de quedar en el almacn para cubrir la demanda hasta
el momento de su reposicin.
Stock mximo
Es la cantidad mxima que se tiene que almacenar de un producto, para evitar su deterioro y
provocar los mnimos costes.
Stock de seguridad
Este porcentaje est por debajo del stock mnimo, y puede producirse por un retraso en el
aprovisionamiento o por un consumo inesperado.
El stock influye en el coste global de un producto. En los gneros perecederos y no
perecederos es muy comn la subida o bajada de precios, por lo que la fijacin del precio
unitario ser la que venga reflejada en el albarn o factura. Para la valoracin de las salidas
utilizaremos otros procedimientos:
Lifo
La ltima entrada ser la primera salida. Consiste en valorar las salidas al precio de las ltimas
entradas en almacn.
Fifo

Primera entrada primera salida. Si se realiza salida de gneros de diferentes entradas, se

valorar cada lote con su correspondiente precio de entrada.
Nifo
La prxima entrada ser la primera salida. Este sistema es muy poco utilizado. Las salidas se
valorarn al precio de la entrada
Media ponderada
El precio de la entrada se suma al precio de las existencias y se divide por 2, dando el precio
de salida. Este sistema vara de precio cada vez que entra mercanca.
Precio medio
Se suma el precio de un artculo segn valla variando y luego se divide por las veces que haya
variado, y el resultado es el precio de salida.
Revaloracin peridica
Cada artculo se revaloriza peridicamente al ritmo del coste de la
vida.

4.- RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS

La recepcin de materias primas es el primer paso para lograr una buena gestin del
establecimiento. El proveedor es la persona o empresa que suministra al establecimiento de
mercancas o gneros. Es muy importante conocer a fondo a los proveedores, su sistema de
control en el almacenamiento, transporte de mercancas y calidad de los productos que
ofrecen. Para el control de los proveedores, en la recepcin debern de disponer de un
formulario en el que hagan constar los siguientes apartados: horario de entrega, vehculo
adecuado, calidad del producto, temperatura, caducidad, etiquetado y embalaje. Es importante
comparar la peticin de pedido con el albarn de entrega, para comprobar si existe algn
cambio o anomala. Se debe establecer una ficha de compra de cada producto para conseguir
los siguientes objetivos: facilitar la compra, conseguir una calidad constante, control econmico,
etc. Es importante contar con varios proveedores para cualquier gnero, con el fin de crear
dependencias, abusos, etc.
rea de recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Condiciones que
impiden el flujo rpido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que
la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio
necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms
corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que
stas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva
el costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los
siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos;
b) Andenes; c) Zona de maniobras de almacenaje;

d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)2) Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del rea y de su
equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo.3) Los gastos indirectos de:
a) Personal; b) Registros, y c) Proteccin de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras
pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los
vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma
telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera de estas instalaciones los medios ms
usuales son:

1) El montacargas elctrico (de gasolina o diesel).

2) La carretilla neumtica.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.

Normas para la recepcin materiales

1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento).
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo acompaan.

Funciones de la recepcin de materiales

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y
el envo.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los
vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
Entregar la mercanca a los almacenes.
ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga
y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser
pesada y elaborarse la documentacin de entrada.
Recepcin cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota
de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepcin cuantitativa se realizan en
un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepcin. Las
operaciones de recepcin se efectan desde el momento de desembalar los gneros a su
llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos. El
receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las
mercancas recibidas en nmero o bien por mediciones que permitan las verificaciones
dimensionales de identificacin.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se realiza el
conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin de material, este tiene como

finalidad primordial verificar que el nmero de piezas coincidan con las descritas en la nota de
entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del almacn.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a
confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de
entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepcin de descritos en lo antes
mencionado.
Recepcin cualitativa

Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de
la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del
suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia
prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico
calificado. Tambin es importante citar que como parte fundamental de un buen
almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que
ayudan en la administracin de los materiales almacenados.
Estos factores son:
1) Control de Inventarios
2) Anlisis en la Rotacin
3) Anlisis de stock.

A la hora de elegir un proveedor, tendremos en cuenta los siguientes puntos:

- Artculos que nos puedan facilitar.
El departamento de compras, cocina, economato, bodega, gobernanta, etc., contaran
con un archivo de proveedores, donde constar el tipo de artculo, precio, etc., con el fin de
facilitar los pedidos.
- Tiempo de entrega.
Los das y horarios de entrega de mercancas sern respetados por los proveedores,
con el fin de no interferir en el trabajo de la empresa receptora.
- Cantidad mnima o mxima de pedido.
Los pedidos se deben de realizar con una cantidad mxima o mnima predeterminada,
ya que influir en el stock, en los metros necesarios de almacn, precio, etc.
- Precio y forma de pago.
Este punto es primordial para la economa de una empresa, ya que este influye en el
coste y repercute en el precio de venta al cliente. Es importante que la relacin precio-calidad
sea la ms adecuada para el negocio. La gran mayora de los precios de compras se pueden
negociar con los proveedores, ya que a compras mayores, el proveedor har descuentos.
El sistema de pago a proveedores, es un punto negociable entre la empresa y dichos
proveedores. El pago se puede realizar al contado, por lo que es comn algn tipo de
descuento. Otra forma de pago puede ser a 30,60 90 das, por lo que los pagos se realizan
una vez que se han vendido los productos. Existen lo que se denomina rappels, que son unos
porcentajes que entrega el proveedor si las compras superan unas cantidades
predeterminadas.

- Calidad.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el proveedor hasta
el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar

una direccin continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los
aspectos.
Este punto es muy importante, ya que influye en el resultado final de la elaboracin o
utilizacin de dicho producto. Al recepcionar la mercanca, la persona responsable tendr que
comprobar ciertos puntos:
Peso: Si coincide con la propuesta de pedido.
Embalado: Si es correcto y no presenta algn tipo de anomala.
Etiquetado: Si est debidamente cumplimentado segn normativa.
Transporte: Si dicho transporte se ha realizado en el vehculo adecuado.
Temperatura: En caso de ser mercanca perecedera, es importante controlar a
la
temperatura que llega el producto, comprobando si es la
correcta. Esta temperatura se deber anotar en el control de puntos crticos.
Grado de frescor: En ciertos productos frescos es importante observar si las
caractersticas son las propias marcadas por el grado de frescor.

5.- ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Y CONTROL

Son el conjunto de locales anexos a la zona de produccin, donde se almacena todos
los productos necesarios. La temperatura interior tiene que ser la correcta para una buena
conservacin, independientemente de la temperatura exterior.
5.1.- Tipos de productos almacenables
Los productos que se utilizan en los establecimientos de hostelera se clasifican segn
su naturaleza, y en funcin de sus necesidades de conservacin. Se clasifican en perecederos
y no perecederos. Los productos de limpieza no se incluyen en este apartado, ya que se
almacenan en otra zona.
Productos perecederos: Necesitan fro para su conservacin, y se puede distinguir
entre:
- Frescos:
Son aquellos que se presentan en el mercado sin ningn tratamiento previo de
conservacin y se tienen que consumir en un periodo corto de tiempo. Lo constituyen frutas,
hortalizas, verduras, carnes, pescados, productos lcteos no esterilizados (quesos, yogures,
mantequilla, etc.).
- Congelados:
Son productos que han sido sometidos a temperaturas bajo cero para prolongar su vida
til. Se comercializan productos muy diferentes: pescados, mariscos, carnes, verduras, etc.
- Semi-conservas:
Son aquellos productos que vienen envasados y preparados, que necesitan fro para
su mantenimiento, como anchoas, ahumados, etc.
Productos no perecederos:
No necesitan fro para su conservacin, aunque s unas condiciones mnimas de
almacenaje.

-Conservas: Son productos enlatados o en tarros de cristal: conservas de pescado

(atn, bonito, mejillones, sardinas, etc.), vegetales (esprragos, alcachofas, guisantes, judas
verdes, etc.), otros preparados (mermeladas, frutas en almbar, salsas embotelladas, mostazas,
etc).
-Otros: Especias, harinas, vinos, licores, leche en polvo, productos lcteos
esterilizados, etc.
5.2.- Clasificacin
Dependiendo del tipo de producto y de la temperatura de conservacin el producto se
va a almacenar en determinadas zonas.
Almacenes no refrigerados: Son dependencias que deben de estar secas, bien
ventiladas para evitar la humedad y olores, con una temperatura media de 15 C.
Debern tener estanteras para colocar los gneros. En algunos establecimientos suele
ser compartido por diferentes departamentos. Suele denominarse economato.
Almacenes refrigerados: Se dividen en zona de conservacin y congelacin. La zona
de conservacin est provista de cmaras frigorficas. El tamao y nmero van a
depender de la cantidad de gnero que tenga que conservar y del volumen de trabajo
de la cocina. Las cmaras de congelacin dependern su tamao de la cantidad de
gnero a congelar.
5.3.- Normas bsicas para el almacenaje de productos
Existen una serie de normas bsicas para la colocacin de los productos en los
almacenes:
Los productos nunca debern colocarse sobre el suelo, debern estar sobre
estanteras o cajas sobre pal.
Debe existir la suficiente separacin entre los productos para que haya una buena
circulacin de aire.
Nunca deben colocarse las mercancas recin recibidas sobre las que llevan ms
tiempo.
Asegurar la rotacin de los productos por el sistema FIFO (lo primero que entra es lo
primero que sale)
Se debe de separar los productos por su naturaleza.
Los productos de limpieza se almacenarn por separado.
5.4.- Normas para el almacenaje de productos congelados
Comprobar en la zona de recepcin si han sido transportados de manera correcta.
Comprobar los envases y verificar si son los adecuados.
Poner la fecha de recepcin.
Pasarlos rpidamente al congelador.
Asegurar la rotacin de los productos congelados (mtodo FIFO).
Abrir las puertas del congelador solo el tiempo necesario para introducir o sacar
gneros, para evitar prdidas de temperatura.

6.- INSTRUMENTOS DE CONTROL

Son aquellos documentos internos que ayudan a controlar y verificar los gastos
producidos por los diferentes departamentos. Existen algunos documentos externos que
ayudan y facilitan el control, como es el caso de los albaranes.
6.1.- Documentos externos
Albarn: Es el documento que nos entrega el proveedor donde se refleja la relacin
de artculos que nos suministra, con su precio por unidad, precio final, IVA, peso, datos de la
empresa proveedora, etc. El albarn nos sirve para comprobar si el pedido coincide con los
gneros suministrados, y en caso de que est todo correcto, se firma por la persona encargada
de recepcionar la mercanca, quedndose con una copia.
6.2.- Documentos internos
Reporte de compras diarias: Este documento refleja el total de compras que han
realizado los diferentes departamentos en un da. Este documento se remite al departamento
de compras para que lo compruebe con los albaranes y nos ayuda a controlar el gasto de los
diferentes departamentos.
Ficha de inventario permanente: Con este documento sabemos la cantidad de
existencias que tenemos de un producto en stock, principalmente de gneros no perecederos.
Sirve como referencia para controlar el stock mximos y mnimos.
Vale de pedidos: Este documento sirve como moneda de cambio en los
establecimientos. En l se anota las mercancas necesarias para el departamento, y se
entregara a economato, almacn o bodega, segn proceda. Deber ir debidamente
cumplimentado, indicando artculo, cantidad, fecha, departamento de procedencia y Dpto. de
destino, firmado por el responsable del Dpto.
Parte de consumo diario: Sirve para controlar todas las salidas que se han producido
en el rea de economato, realizadas por los vales de los diferentes departamentos.
Medios informticos: La informtica ha ido desplazando poco a poco a los anteriores
documentos, agilizando el trabajo, y trabajando de forma simultnea con conexin directa con
los Dpto. de gestin y administracin, incluso con otros departamentos. Existen diferentes
programas informticos que incluirn las siguientes prestaciones:
- Altas / bajas
- Consultas de existencias
- Entradas / salidas
- Emisin de documentos
- Todas las anotaciones diarias pedidas
- Trabaja con ficha en la pantalla
- Proporciona datos estadsticos
- Proporciona datos contables
- Valoraciones de stock
6.3.- Documentos de cocina
Hoja de pedido a proveedores: Con este documento el jefe de cocina hace la peticin
de las mercancas y gneros que necesita. Este documento se remite al Dpto. de
compras y este lo centraliza y realiza la peticin a proveedores.
Ficha tcnica del alimento: Es un documento donde se refleja las caractersticas del
alimento, tales como precio, formato, tipo, etc. Este documento es muy vlido para
calcular los costes de un plato determinado.
Escandallo: Este documento refleja el rendimiento de un producto perecedero y su
precio.

 Relev: Es el parte de consumo de cocina, que partiendo del inventario inicial, ms

las entradas, se le resta el stock final, nos da el consumo diario.
Comanda: Es el vale por triplicado de la peticin del cliente a cocina y bodega. En la
cocina se queda la original para que el jefe realice el relev diario, y pueda realizar el
pedido del da siguiente.
Vales y transfer: Los vales son las peticiones de pedidos a economato, y el transfer es
la peticin de gneros entre las diferentes partidas.
6.4.- Documentos de restaurante y bar
Hoja de pedidos a mercado o proveedores: Se realiza de la misma forma que la hoja
de cocina.
Vales de pedido: Se reflejan los gneros que le son necesarios, y puede ir destinados
a bodega, economato, cocina, pastelera, lencera, etc.
Comandas: Adems de ser la peticin del cliente, sirve para controlar salidas y
reponer mercancas, realizar la factura a clientes o cargar la cuenta a la habitacin, en
caso de hotel.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, telfono de la
firma, computadora para su identificacin.
Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el proveedor
para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita registrar y archivar
el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y
facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El
departamento de Almacn tendr una copia de la orden de compra para que le sea posible
identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe
estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de
materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la orden,
efectos de pago, en caso de algn reclamo
Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturacin se debe
establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben
establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas
compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos
que exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de
la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes artculos pedidos debe de
ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin
o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que
corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma
o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el
pedido.

Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse
son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando la factura con la orden de
compra, y el resultado del conteo fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de
los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los
materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido,
en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que
deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales
(pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a travs de su
orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los
departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el
asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daos sufridos, para determinar la
reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de
remisin o guas de despacho.

DOCUMENTOS DE RESTAURANTE BAR

Recibe:
Vales-transfers de diferentes departamentos
Comandas del comedor, bar, terrazas .
Parte diario de ocupacin de recepcin
Albaranes de proveedores
Emite:
Hojas de pedido a mercado a proveedores
Vales-transfers de cocina, lencera, almacn, economato.
Tramita o controla:
Inventarios
Facturas en coordinacin
RESTAURANTE-BAR
Pedidos a proveedores
El procedimiento y recorrido de los documentos es el mismo que en los pedidos en cocina.
Vales a economato y transfers
El procedimiento y recorrido de los documentos es el mismo que en el departamento de cocina.
Comandas
La comanda se confecciona por triplicado. La copia original es para cocina; la primera copia es
para facturacin y la tercera para el jefe de rango. Durante el servicio, la copia del jefe de rango le sirve
como herramienta de trabajo; despus es archivada para realizar el parte de consumo diario y poder
reponer los gneros consumidos. Facturacin utiliza la copia de la comanda para hacer la factura al

cliente, que puede ser abonada o firmada por este, para mandarla a recepcin para que la cargue en la
cuenta del cliente.
Parte diario de ocupacin
Este documento lo remite el departamento de recepcin a restaurante para que realice las
previsiones de compras o trabajo con la mayor exactitud posible.