Curso de Graduao em Educao Fsica Disciplina: Administrao Desportiva Docente: Paulo Henrique Azevdo Doutor emCincias da Sade MestreemAdministrao M P E M P E O D E L O D E R O J E T O D E V E N T O O D E L O D E R O J E T O D E V E N T O ( P l a n o d d e e N N e e g c c i i o o ) ) Local e Data: Nome do Evento Empresa Promotora: Sumrio 1. Introduo .........................................................................................................................................................................................2 1.1. Esclarecimento sobre o tema ...............................................................................................................................................................................2 1.2. Finalidade .............................................................................................................................................................................................................2 1.3. Importncia do evento no contexto em que se insere..........................................................................................................................................2 1.4. Clientela-Alvo - Identificao e anlise.................................................................................................................................................................2 1.5. Perodo .................................................................................................................................................................................................................2 1.6. Organizadores do evento......................................................................................................................................................................................2 1.7. Premiao.............................................................................................................................................................................................................2 1.8. Local do Evento ....................................................................................................................................................................................................2 1.9. Servios oferecidos...............................................................................................................................................................................................2 1.10. Materiais necessrios para os inscritos..........................................................................................................................................................2 1.11. Organograma da equipe organizadora ...........................................................................................................................................................2 2. Desenvolvimento..............................................................................................................................................................................3 2.1. Objetivos...............................................................................................................................................................................................................3 2.2. Descrio das atividades previstas ......................................................................................................................................................................3 2.3. Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente...................................................................................................................................3 2.4. Programa completo do evento..............................................................................................................................................................................3 2.5. Inscries..............................................................................................................................................................................................................3 2.6. Material a ser fornecido aos participantes ............................................................................................................................................................3 2.7. Cronograma de atividades ....................................................................................................................................................................................3 2.8. Recursos Humanos - Necessrios e disponveis .................................................................................................................................................4 2.9. Atividades de divulgao e marketing..................................................................................................................................................................5 2.10. Patrocnios, Apoios e Chancelas ....................................................................................................................................................................5 2.11. Lista de checagem e custos (por comisso)...................................................................................................................................................5 2.12. Extenso do tempo do planejamento..............................................................................................................................................................6 2.13. Atividades de controle.....................................................................................................................................................................................6 2.14. Interesse dos participantes e assistentes .......................................................................................................................................................6 2.15. Regulamento Geral do Evento........................................................................................................................................................................6 2.16. Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - aps o evento......................................................6 2.17. Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento ........................................................................................................6 2.18. Retorno esperado ...........................................................................................................................................................................................6 3. Concluso..........................................................................................................................................................................................6 Proibida a reproduo total ou parcial deste documento, sem a autorizao do autor O planejamento contnuo e acompanha toda a execuo do projeto.
UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento 1. Introduo 1.1. Esclarecimento sobre o tema Sinteticamente, o que ser o evento. 1.2. Finalidade A que se destina o projeto em longo prazo. 1.3. Importncia do evento no contexto em que se insere Quais os argumentos potenciais que justifiquem a convico de se realizar o evento. 1.4. Clientela-Alvo - Identificao e anlise A quem o evento diretamente direcionado. Relacionar as participaes ilustres. 1.5. Perodo Dia 08 de julho de 2005, das 16h00min s 18h00min horas. 1.6. Organizadores do evento Apresentao da empresa, seu endereo completo, sua experincia e atuao no mercado, identificao minuciosa com dados completos dos participantes no planejamento nomes, endereos, telefones de contato e endereos eletrnicos (do grupo de trabalho). 1.7. Premiao Qual, a quem e como ser distribuda a premiao. 1.8. Local do Evento Nome do Local Endereo completo Como chegar ao local do evento, a partir de: a) terminal rodovirio; b) terminal ferrovirio; c) aeroporto; d) alojamentos; e) outros locais. 1.9. Servios oferecidos a) Alojamentos; b) Hotis conveniados ou existentes prximos ao local; c) Reunio Social; d) Reunio Profissional; e) Passeio Turstico. Inserir dados minuciosos, com descrio do que oferecido e preos. 1.10. Materiais necessrios para os inscritos Uniforme; material para contatos profissionais; mquina fotogrfica. 1.11. Organograma da equipe organizadora Ao definir o organograma, deve-se definir o chefe de cada comisso, bem como elaborar uma relao de nomes, endereos, fax e telefone de cada integrante de comisso. importante que os chefes de cada comisso tenham relao de nomes, endereos, fax e telefone dos demais, permitindo um canal de comunicao desobstrudo entre os planejadores. Sugestes para as comisses a serem criadas: . Transporte, alojamento e alimentao . Comunicao social e cerimonial . Servios mdicos . Segurana . Arbitragem . Tcnica . Apoio . Infra-estrutura e equipamentos . Finanas . Secretaria e administrao Docente: P a u l o H e n r i q u e A z e v d o - 2006 P a u l o H e n r i q u e A z e v d o 2
UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento 2. Desenvolvimento 2.1. Objetivos Efeitos pretendidos diretamente com a execuo do atual projeto. a meta a ser atingida (devem ser previstas estratgias para a verificao do atingimento dos objetivos, o que deve ser apresentado no relatrio). As aes do projeto devem conduzir para a consecuo dos objetivos e devem ser previstos instrumentos para a mensurao de atingimento dos objetivos. 2.2. Descrio das atividades previstas Redigir o funcionamento do evento, tal como ele se encontra (a idia de sua concepo, por parte de todos os envolvidos no processo de planejamento). 2.3. Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente Como referncia positiva para incentivo a patrocinadores, relatar eventos afins que tenham tido grande xito. 2.4. Programa completo do evento Deve constituir um anexo aps a concluso do projeto onde dever estar descrita cada atividade a ser realizada, o horrio e os locais, alm de outras informaes importantes. 2.5. Inscries Local (endereo completo); perodo; horrio; taxas; requisitos; formas de pagamento. 2.6. Material a ser fornecido aos participantes Descrio de todo o material a ser fornecido; onde ser distribudo? Quando ser distribudo? Documentao a ser exigida do inscrito para receber o material? 2.7. Cronograma de atividades Deve constituir um anexo, colocado no sentido paisagem do papel, para que fique com boa visualizao. O cronograma geral de atividades dever conter: Quemvai Nome do item Quando vai fazer? fazer? O que faz er? Onde vai fazer? Como vai fazer? Por qu vai fazer? Nome da O que deve Motivo que Data e hora pessoa Definir tarefa Local Descrio dos ser feito procedimentos justifique a tarefa designada Exemplo Dia 12 de junho, Na Levar documentos Definio do local prtico s 14 horas. Jos Pedro Assinar contrato de aluguel Imobiliria da empresa da empresa Para auxiliar na identificao das tarefas quedevamfazer partedo cronograma de atividades, so apresentadas as sugestes abaixo. Sugesto deTarefas para Antes do Evento Plano de Trabalho da Equipe Elencar e Eleger Agncia de Turismo Aquisio do Material a ser Distribudo Contato comos Conferencistas Contato e Credenciamento de Agncia de Turismo Contratao do Pessoal de Apoio Necessrio Estudo sobre o Evento Elencar e Eleger Hotel Instalao de Servios Auxiliares Reserva do Local do Evento Contato e Credenciamento de Hotel Levantamento: Equipamentos, Materiais e Servios Criao da Correspondncia emGeral Reserva em Hotel Providncias: Equipamentos, Materiais e Servios Impresso da Correspondncia emGeral Elencar e Eleger Companhia Area Transporte de Material e Equipamento ao Local Distribuio da Correspondncia emGeral Contato e Credenciamento de Companhia Area Sinalizao e Preparo do Local Criao de Cartazes Reserva de Passagempara Conferencista Confeco do Controle de Freqncia Impresso de Cartazes Definio do Local de Inscrio Definio de outros Servios durante o evento Distribuio de Cartazes Definio do Servio de Lanchonete e Refeio Contratao de outros Servios durante o evento Criao de Flderes Contratao do Servio de Lanchonete e Refeio Montagemde balces, estandes etc e outros. Impresso de Flderes Definio do Pessoal de Apoio Necessrio Recebimento de Inscries Distribuio de Flderes Seleo do Pessoal de Apoio Necessrio Docente: P a u l o H e n r i q u e A z e v d o - 2006 P a u l o H e n r i q u e A z e v d o 3
UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento Montagemdo Arquivo Definio do Material a ser Distribudo aos Participantes (Pasta, caneta etc). Sugesto deTarefas para Duranteeao Final do Evento Recepo dos participantes Recepo aos conferencistas Traslado dos conferencistas Checagem das inscries Entrega de material aos participantes Checagem de equipamentos e suas instalaes Emisso de certificados Servio de arquivo Correspondncia em geral Implementao do servio de informaes gerais aos participantes Implementao do servio de duplicao e distribuio de documentos Elaborao de relatrio dirio Implementao de apoio logstico aos conferencistas (gua, caf, sala de estar) Implementao do servio de lanchonete e refeio Implementao do servio de som Avaliao do evento junto aos participantes (questionrios, entrevistas etc) Sugesto delista dechecagem(por cada comisso) - Recursos udios-visuais Retroprojetor Projetor de slides Projetor multimdia Vdeo cassete Aparelho de TV Aparelho de som Microfone Tela de projeo Gravao em udio/vdeo Faixa Sinalizao Faixa Propaganda - Materiais de Consumo Apagador Durex transparente Papel para copiadora Crach identificao Apontador de lpis Envelope Papel de embrulho Proteo para crach Barbante Etiquetas adesivas Pasta de 4 abas Papel toalha Borracha Extenses Pasta sem elstico Sabonete Caixa de elstico Extrator de grampos Percevejos Porta clipes Caneta hidrocor Fita auto-adesiva Perfuradores gua potvel Canetas marca-texto Fita crepe Pincel atmico Copo descartvel Caneta esferogrfica Fita colorida Porta clipes Papel higinico Carbono Flanela Porta lpis Corretivo para mquina Cartes em branco Giz branco/colorido Rgua Lpis-borracha Cartolina Grampeador Tesoura Tonner Clipes Grampo Tinta branca/corante Lpis Cola basto Cola lquida Lanterna Fita para impressora - Equipamentos e Servios Balco para secretaria Balco para recepo Balco para expositor mquina datilogrfica Telefone Microcomputador impressora matricial Impressora jato tinta Impressora laser fotocopiadora Veculo para transporte Detran polcia ostensiva Corpo de bombeiros Servio de txi - Atividades extra-eventos (reunies sociais, turismo) Reunio Social Reunio Profissional Passeio Turstico 2.8. Recursos Humanos - Necessrios e disponveis Devem ser previstos todos os recursos humanos: proprietrios, tcnicos e outros; colocar a qualificao indispensvel; e confeccionar um quadro de controle de RH. Descrever quais os existentes e os que so necessrios, mas que, at o presente momento ainda no foram contratados. Sugere-se que deva ser elaborado sob a forma de anexo, ao final do texto do projeto. A seguir, um exemplo de controle de recursos humanos necessrios e disponveis. Qtde Necessria Cargo Requisitos Qtde Disponvel Saldo Nome dos j disponveis 02 Auxiliar de Sv Gerais Experincia/Referncia 01 -01 Maria Lcia 01 Secretria Executiva Formao/Exp./Referncia 00 -01 ---------- Docente: P a u l o H e n r i q u e A z e v d o - 2006 P a u l o H e n r i q u e A z e v d o 4
UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento Saldo Total de Recursos Humanos -02 Sugesto deprofissionais quepodemser teis na realizao do evento Coordenador geral Desenhista (artefinalista para cartazes, faixas, folder) Coordenador de secretaria Vigia noturno Coordenador de servios gerais Operador de copiadora Coordenador do plenrio e recepo Operador de microcomputador Coordenador de transportes Fotgrafo Coordenador de protocolo e mestre-de-cerimnias Encarregado de filmagens Recepcionistas (secretaria, recepo, auditrio) Motorista Datilgrafo (digitador) Faxineiros 2.9. Atividades de divulgao e marketing Para a elaborao e execuo de um plano de marketing, h que se levarem em considerao as diferentes necessidades, expectativas e desejos do(s) mercado(s) em que se pretende atuar, alm do uso efetivo das tcnicas de estabelecimento de preo, comunicao e distribuio, para informar, motivar e servir aos respectivos mercados. As aes devem conter: As aes devem conter: descrio do produto/servio; esclarecimento sobre diferencial, a vantagem competitiva; definio dos recursos humanos necessrios e disponveis; levantamento do preo unitrio; determinar os mecanismos de divulgao; estabelecer como o produto ser distribudo ao consumidor; escolher o ponto (se for o caso); prever as vendas (Metas de volume de produo); definir o percentual das vendas almejado em relao ao mercado total. Definir quais os veculos, como sero empregados e como sero adquiridos os recursos para estas atividades. Todos os custos dessas atividades devero estar includos no item que trata dos investimentos iniciais e de custos variveis (se for o caso). Este um item exige muito planejamento, criatividade e minuciosa execuo. Destacam-se como atividades de divulgao: Cartaz; Faixas; Panfleto; Folder; Jornal; Revista; Televiso; Rdio FM; Rdio AM; Telemarketing; Internet. 2.10. Patrocnios, Apoios e Chancelas Descrever quem vai financiar , fornecer produtos e emprestar seu nome para a valorizao de uma parceria forte no mercado. Para auxiliar na identificao de patrocinadores, apoiadores e chancelas em eventos, so apresentadas as sugestes abaixo. Sugestes depatrocinadores, apoiadores echancelas Rede de TVGlobo Empresa Area Banco Governo Hotel Papelaria Sesc/Sesi/Sest CREF/DF Revista Jornal CBCE Universidade Plano de Sade Instituio de Fomento 2.11. Lista de checagem e custos (por comisso) uma relao de todo material necessrio implementao do evento. Cada departamento deve elaborar sua lista que ser ou no confirmada pela direo ou grupo especfico. Segue um exemplo sobre como elaborar. Comisso A Qtde Descrio do item Preo Unitrio Preo Total 02 Aluguel de microcomputadores 100,00 200,00 Subtotal 200,00 Comisso B Qtde Descrio do item Preo Unitrio Preo Total 04 Aluguel de barracas 150,00 600,00 20 Bolas 40,00 800,00 Subtotal 1.400,00 Total 1.600,00 Docente: P a u l o H e n r i q u e A z e v d o - 2006 P a u l o H e n r i q u e A z e v d o 5
UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento * Este apenas um pequeno exemplo de levantamento de custos. 2.12. Extenso do tempo do planejamento Definir de quando a quando ser realizada a atividade de planejamento. Observe bem que no a execuo, mas somente o planejamento. 2.13. Atividades de controle So reunies e contatos pessoais e telefnicos para a checagem do cumprimento das tarefas previstas no cronograma. Ele fundamental para a real constatao do andamento prtico das atividades planejadas. Devem ser registrados sempre: data, horrio e local. Nesse item deve ser definido o que ser feito para se verificar constantemente se todos os integrantes da equipe organizadora esto cumprindo o que lhes foi atribudo no cronograma de atividades. Para que ocorra o controle, deve ser feita uma perfeita definio das equipes de trabalho, bem como a identificao minuciosa com endereo e telefones de contato de todos os integrantes. O controle tambm pode ser realizado atravs de aes previstas no cronograma de atividades. Nesse caso pode-se suprimir o atual item. 2.14. Interesse dos participantes e assistentes Justificativas de convico de que o consumidor necessita daquele evento. 2.15. Regulamento Geral do Evento Colocado como um anexo, o Regulamento Geral deve tratar das normas que possibilitem que o evento transcorra da forma planejada. 2.16. Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - aps o evento. Se necessrias, quais as providncias que devem ser tomadas para limpar o local, devolver materiais cedidos ou alugados e agradecer a colaboradores. 2.17. Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento Data, hora e local da reunio de avaliao final do evento. 2.18. Retorno esperado Consiste na indicao do apoio de mdia e as vantagens a serem consideradas. Deve ser dada nfase na divulgao da marca para o pblico estimado do evento (audincia direta) e, caso haja cobertura da mdia, a previso do nmero de leitores do jornal ou telespectadores da TV. Deve estar direcionado consecuo dos objetivos propostos . 3. Concluso Depois de bem analisados e avaliados todos os itens acima, chegado o momento conclusivo do processo decisrio, donde se conclui pela viabilidade prtica ou no de se seguir em frente com o trabalho at agora desenvolvido. Docente: P a u l o H e n r i q u e A z e v d o - 2006 P a u l o H e n r i q u e A z e v d o 6