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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
GESTIN HUMANA
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RESPONSABILIDADES
TABLA DE CONTENIDO
1. GERENCIALES
1.1. Gerente General
1.2. Gerente de Planta
1.3. Gerente Comercial
1.4. Gerente Financiero
1.5. Gerente de Recursos Humanos
2. SUBGERENTES
2.1 Subgerente Administrativo y de Tesorera
3. DIRECTIVOS
3.1. Director de Planeacin y Proyectos Especiales
3.2. Director de Sistemas y Comunicaciones TIC s
3.3. Director de Mercadeo
3.4. Director Jurdico
3.5. Director de HSE
3.6. Director Contable
3.7. Director de Ingeniera
3.8. Representante de la Direccin
4. AUDITOR
4.1 Asistente de Auditoria
5. COORDINADORES
5.1. Coordinador de Recursos Humanos
5.2. Coordinador de Calidad
6. EJECUTIVOS DE CUENTA
7. INGENIERO DE PROYECTOS
8. ANALISTAS
8.1. Analista Tributario
8.2. Analista de Cartera
9. ASISTENTES
9.1. Asistente Comercial
9.2. Asistente Jurdico
9.3. Asistente Contable
10. AUXILIARES
10.1.
Auxiliar Contable
10.2.
Auxiliar de Recursos Humanos
10.3.
Auxiliar de Tesorera
10.4.
Auxiliar de Cartera
10.5.
Auxiliar de Servicio al Cliente
10.6.
Auxiliar de Servicios Generales
10.7.
Auxiliar Operativo
11. RECEPCIONISTA
12. CONDUCTOR
13. MENSAJERO
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1. GERENCIALES
1.1 GERENTE GENERAL
DESCRIPCIN
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente General
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Gerente Comercial, Gerente Financiero,
Gerente de Recursos Humanos, Gerente de
Planta, Comit de Calidad, Auditor.
REPORTA A:
Junta Directiva.
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al logro
Calidad de trabajo
Adaptabilidad al cambio
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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Integridad
Trabajo en Equipo
FUNCIONES DEL CARGO
ESTRATEGICAS
Aprobar la formulacin de la estrategia corporativa, liderar los procesos de ejecucin de
los mismos
Liderar los procesos de evaluacin de la situacin competitiva de la empresa, del sector
y la formulacin de las estrategias del negocio a todo nivel, comercial, productivo,
financiero y administrativo.
Liderar y verificar el proceso de evaluacin de diagnsticos estratgicos para identificar
las estrategias y los proyectos a trabajar y ejecutar con miras a aprovechar las
oportunidades del mercado en condicin de ptima productividad
Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos y dems objetivos a todo nivel,
considerando la participacin en el mercado y el posicionamiento de la empresa, la
ptima utilizacin de los recursos disponibles para la produccin, la rentabilidad del
negocio y el desarrollo de los trabajadores.
A travs de las Gerencias, verificar el desempeo general de la empresa, adoptar las
medidas que sean necesarias para orientar el desarrollo de las operaciones de acuerdo
con las condiciones del mercado y los objetivos propuestos y lo dispuesto por la Junta
Directiva.
Continuamente debe estar en bsqueda de elementos, alianzas y asesoras con
entidades pblicas y privadas que le permitan la adquisicin de recursos para satisfacer
las expectativas de los asociados.
Establece las polticas para la ejecucin de los diferentes trabajos
Realiza un seguimiento que garantice el cumplimiento de todos los objetivos.
Delegar lmites de autorizacin para Gerentes y Directores
Comparacin frente a las metas establecidas
Verificar que todas las actividades del proceso estn encaminadas a cumplir con las
metas establecidas
FINANCIERAS
Aprobar los proyectos de inversin tanto en la operacin como las inversiones de capital
y dirigir la ejecucin de los mismos
Control de costos y gastos sujetos al presupuesto.
LEGALES
Representar legalmente a la empresa de acuerdo con lo prescrito por los estamentos y
las disposiciones legales.
Aprobar y suscribir en calidad de representante legal, de acuerdo con el nivel de
atribuciones definido estatutariamente, los contratos celebrados con terceros y
trabajadores.
Representar legalmente la empresa ante las autoridades de control y vigilancia local,
departamental y nacional de todo orden, igualmente representarla jurdicamente y
extrajudicialmente.
Responsabilizarse de enviar oportunamente a la autoridad competente los informes que
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esta solicite.
COMERCIALES
Representar a la empresa ante los clientes, los proveedores y las agremiaciones
Negociar directamente o a travs de sus subordinados los contratos con los clientes,
gestionando las licencias y permisos de operacin.
Participar en la definicin de las polticas de crditos y precios.
JUNTA DIRECTIVA
Evaluar los proyectos comerciales, operativos, financieros y administrativos aprobados
dentro del marco de sus atribuciones o presentarlos para su aprobacin a la Junta
Directiva.
Identificar las oportunidades de desarrollo de negocios, estructurar los correspondientes
proyectos, evaluarlos y ponerlos en consideracin de la Junta Directiva.
Rendir los informes a la Junta Directiva y la asamblea general de accionistas sobre el
desempeo de la empresa a todo nivel.
Preparar y presentar para su aprobacin a la Junta Directiva y la Asamblea General,
planes y proyectos de desarrollo debidamente sustentados.
Rendir los informes que solicite la Junta Directiva y la Asamblea General
Presentar el proyecto de distribucin de excedentes correspondientes a cada ejercicio,
para la aprobacin de la Junta Directiva y Asamblea General
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
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APROBACIONES
Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea
Celebrar y autorizar contratos iguales u superiores a 1.225 SMMLV
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Negocios y proyectos de inversin
Ingreso y retiro de personal
Modificar la escala salarial de la empresa.
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones externas
Habilidad Analtica
Coaching
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APROBACIONES
Negocios y proyectos operativos
Compras hasta 46 SMMLV
Ingreso y retiro de personal a su cargo
1.3 GERENTE COMERCIAL
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente Comercial
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Director de Mercadeo, Director Jurdico,
Director de Ingeniera, Coordinador de Servicio
al Cliente, Ejecutivos de Cuenta, Asistente
Comercial.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
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Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
APROBACIONES
Negocios y Proyectos Comerciales
Compras hasta 46 SMMLV
Ingreso y retiro de personal a su cargo
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JEFE INMEDIATO:
CARGO:
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Gerente Financiero
____________________________________
Subgerente Administrativo y de Tesorera,
Director de Sistemas y Comunicaciones,
Director de Contabilidad, Director de
Planeacin y Proyectos Especiales
____________________________________
Gerente General
Administracin y control de la
consecucin de recursos financieros
utilizacin de los recursos financieros
Cumplimiento de las disposiciones y
Veracidad y oportunidad de la
normatividad gubernamental
informacin financiera
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Jurdica
Control de Gestin
Gestin Comercial
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Operativa
Gestin
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
APROBACIONES
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Planeacin contable, financiera y tributaria
Rgimen financiero, de seguros, laboral y tributario
Gestin de Recursos Humanos.
Logstica y administracin de los recursos para el buen funcionamiento de la empresa.
Sistemas de informacin y tecnologa informtica
Ingreso y retiro de personal.
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CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Gestin del cambio
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
GENERALES
Liderar las metodologas participativas para la planeacin estratgica y el alineamiento
organizacional.
Supervisar los procesos de RRHH de seleccin , contratacin, capacitacin,
administracin de personal , bienestar social y compensacin
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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
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2. SUBGERENCIAS
2.1 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y DE TESORERIA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Subgerente Administrativo y Tesorera,
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Analista y Auxiliar de Cartera, Auxiliar de
Tesorera, Auxiliar de Servicios Generales,
Recepcionista, Mensajero.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Financiero
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Proveedores
Control del gasto
Compras
Cartera
Relaciones bancarias
Recursos fsicos
Pagos
CORPORATIVAS
Orientacin al Cliente
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo
COMPETENCIAS
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico.
Relaciones Publicas
Orientacin a los resultados
Habilidad Analtica
Coaching
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CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la misin
del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION: Profesional en administracin de empresas, ingeniera industrial, economa o
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APROBACIONES
Finanzas corporativas y de administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Planeacin contable, financiera y tributaria.
Rgimen financiero, de seguros, laboral y tributario.
Gestin de Recursos Humanos.
Logstica y administracin de los recursos para el buen funcionamiento de la empresa.
Sistemas de informacin y tecnologa informtica.
Ingreso y retiro de personal.
3. DIRECTIVOS
3.1 DIRECTOR DE PLANEACIN Y PROYECTOS ESPECIALES
1. DESCRIPCION
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CORPORATIVAS
Orientacin al Cliente
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico.
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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EDUCATIVA:
FORMACION
EXPERIENCIA:
APROBACIONES
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Negocios y proyectos de inversin
3.2 DIRECTOR DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES TIC S
Elaborar,
planificar,
organizar,
ejecutar
las
actividades
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CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia.
Orientacin al Logro.
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo.
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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3.3.
DIRECTOR DE MERCADEO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director de Mercadeo
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial
ROL DEL CARGO
Ejecutar, planear, coordinar y controlar las estrategias o actividades de mercadeo orientadas
a aumentar la competitividad de la empresa y dar el soporte y orientacin requeridos por la
funcin comercial.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Anlisis de la competencia
Promociones y Precios
Conocimiento de las necesidades y
Planes de mercadeo
expectativas de los clientes
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
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ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
APROBACIONES
Presupuesto de gastos de Mercadeo
3.4.
DIRECTOR JURDICO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director Jurdico
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Asistente Jurdico
JEFE INMEDIATO:
Ejecutivos de Cuenta
CARGO:
____________________________________
Gerente Comercial
ROL DEL CARGO
Orientar y asesorar para que las actuaciones de la empresa en sus diferentes frentes se
ajusten al cumplimiento de los requisitos que determina la legislacin Colombiana
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
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CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
hidrocarburos
EXPERIENCIA:
DIRECTOR DE HSE
DESCRIPCION
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Director de HSE
____________________________________
Conductores
____________________________________
Gerente de Planta
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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CALIDAD
Conocer y entender la poltica y objetivos de calidad de la compaa
Tener conocimiento y seguir los procedimientos operativos y las instrucciones de trabajo.
Apoyar y participar en los procesos y metas de calidad.
Centralizar y mantener los registros de calidad actualizados.
Implementar las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para cerrar las no
conformidades.
Documentar las no conformidades generadas durante la prestacin del servicio y
solucionar para el cierre de estas
Colaborar con el desarrollo de las auditorias internas de calidad.
Escribir y documentar los procedimientos y/o instructivos de trabajo referente a la
seguridad en planta.
Participar en el mejoramiento continuo del sistema de gestin de calidad.
Participar en las reuniones y/o capacitaciones de la calidad.
HS&E DE TERCEROS
Identificar las necesidades de seguridad del cliente para aplicar los programas de HS&E
Participar en la identificacin y evaluacin de riesgos e impactos.
Participar en las reuniones externas de seguridad.
Controlar la utilizacin adecuada de los elementos de seguridad.
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
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APROBACIONES
Ingreso y retiro de personal a su cargo.
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director Contable
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Asistente Contable, Analista Tributario,
Auxiliares Contables.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Financiero
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Conciliaciones
Impuestos
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CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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Controlar las cuentas bancarias, revisar las conciliaciones bancarias, aclarar los
movimientos de cuenta con los bancos
Verificar y reportar los informes a terceros
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
3.7.
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DIRECTOR DE INGENIERA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director de Ingeniera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Ingenieros de Proyectos.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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DESARROLLO DE PROYECTOS
Informar a la Gerencia Comercial sobre el estado del proyecto en trminos de avance
fsico, costo acumulado, costo faltante, costo proyectado, estimacin de la fecha de
terminacin
Controlar, verificar y retroalimentar el programa y el presupuesto de obra
Analizar y evaluar tcnica y econmicamente las modificaciones que el contratista de
obra, o interventora consideren que deben hacerse al proyecto y presentar los
resultados a consideracin de la Gerencia Comercial.
Controlar y verificar la ejecucin de los contratos de obra y estar atento a las diferentes
observaciones que haga la Gerencia Comercial
Efectuar visitas de supervisin o de control de proyecto
Estudiar los contratos de construccin y todo documento oficial concerniente al proyecto
Verificar y controlar la calidad en contratistas y/o proveedores
Aprobar las obras adicionales, incluyendo el anlisis detallado de cada precio
Estudiar y recomendar los cambios sustanciales que se consideren convenientes o
necesarios en las especificaciones y presentarlos a la Gerencia.
ADMINISTRATIVO
Aprobar la seleccin y nombramiento de personal directivo en la obra
Aprobar los contratos laborales que se firmen en el transcurso de la ejecucin de la obra
Suscribir actas con los diferentes propietarios de los terceros en donde se realizaron los
trabajos, para certificar que los terrenos son aptos.
ORDEN ADMINISTRATIVO REFERENTE A MATERIALES
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RESPONSABILIDADES
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3.8.
Presupuesto de obra
Compras hasta 46 SMMLV y con consentimiento del Gerente hasta 1225 SMMLV
Programacin de Obra
Conceptos tcnicos de viabilidad de negocios
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Representante de la Direccin
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Coordinador de Calidad
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General
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CORPORATIVAS
Sentido de Partencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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APROBACIONES
Hasta 6 SMMLV, para mantener el SGC.
De documentos del SGC
4. AUDITOR
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auditor
TITULAR DEL CARGO:
_____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
_____________________________________
CARGO:
Gerente General
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Gestin Humana
Gestin de Seguimiento y Evaluacin
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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RESPONSABILIDADES
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ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente de Auditoria
TITULAR DEL CARGO:
__________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
Gloria Bentez de Sanchez
CARGO:
Auditor
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Gestin Humana
Gestin de Seguimiento y Evaluacin
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching
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RESPONSABILIDADES
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EXPERIENCIA:
COORDINADORES
Reclutamiento
Seleccin de personal
Contratacin
Induccin
Capacitacin
Entrenamiento
Promocin
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Evaluacin de desempeo
Clima organizacional
Bienestar social
Comunicacin interna
Mantenimiento
Salud ocupacional
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
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APROBACIONES
No aplica para el cargo
5.2. COORDINADOR DE CALIDAD
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Coordinador de Calidad
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Representante de la Direccin
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Gestin Gerencial
Gestin de Seguridad y Evaluacin
Gestin Administrativa y Financiera
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Cdigo: GHMF0102
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Gestin Humana
Gestin Jurdica
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 49 de 94
Gestin Comercial
Gestin Operativa
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 50 de 94
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 51 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
facturacin
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 52 de 94
Gestin Comercial
Gestin Jurdica
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 53 de 94
CALIDAD
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
7. INGENIERO DE PROYECTOS
3. DESCRIPCION
Ingeniero de Proyectos
____________________________________
No Aplica
____________________________________
Director de Ingeniera
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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Planear y controlar obras en curso para EDS y toda su infraestructura, cumpliendo con las
normas de seguridad establecidas por el gobierno para su construccin. Revisar y controlar
los diseos y presupuestos de proyectos, asesorando y brindando soporte a la empresa y a
terceros. Brindar un concepto tcnico en la viabilidad de construccin de EDS, para nuevos
proyectos.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Diseos y bsqueda de lotes
Interventora
Avalos
Presupuestos para inversin
Gestin Comercial
Gestin Jurdica
Gestin Operativa
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 55 de 94
otros que deba hacerse para la entrega de cada EDS completa y en funcionamiento.
PRESUPUESTOS PARA INVERSIN
Realizar visita de periferia y diligenciar el check list 1521-4299-1333
Dar un concepto de viabilidad tcnica del proyecto
Entregar y retroalimentar el presupuesto de obra
Verificar precios en el mercado, negociando y adjudicando a la mejor propuesta, previa
autorizacin del Director de Ingeniera
DISEO
Brindar soporte al Dealer y/o Gestin Comercial
Disear y formalizar estndares constructivos y de imagen para las EDS propias y de
terceros
Generar manual de estndares corporativos
Generar procedimientos de trabajo, segn normas del Consejo Colombiano de
Seguridad
Buscar predios aptos y estratgicos para las EDS propias, de acuerdo a los
procedimientos establecidos y realizar visitas al mismo.
Consultar conceptos de uso, afectaciones viales o zonas en riesgo, verificar la viabilidad
del proyecto a nivel de documentacin
Realizar estudios de mercado, consultar la normatividad urbana y arquitectnica,
estableciendo valor comercial del predio y solicitar revisin de avalos externos.
CALIDAD
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 56 de 94
8. ANALISTAS
8.1. ANALISTA TRIBUTARIO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Analista Tributario
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Contable
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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Elaboracin
y
presentacin
de
impuestos.
Agilidad y mejora a los procesos que
soportan las aplicaciones contables
Gestin Comercial
Gestin Jurdica
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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CONTROL
Verificar el pago de la declaracin del impuesto Industria y comercio avisos y tableros
Bimestral dentro de los plazos de vencimiento estipulados
Verificar el pago de la declaracin de retenciones de ICA dentro de los plazos de
vencimiento establecidos.
Verificar el pago oportuno del impuesto de retencin en la fuente dentro de los plazos
establecidos.
Verificar el pago del impuesto de IVA dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago de la declaracin de sobretasa efectuada a la nacin, departamentos y
municipios dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago de soldicom dentro de los primeros cinco (5) das de cada mes
Verificar el pago del impuesto global a ECOPETROL dentro de primeros dieciocho (18)
das de cada mes.
Revisin detallada de las cuentas contables, concernientes a la preparacin de informes
para la presentacin de impuestos.
Dar asesora sobre el impacto tributario en las inversiones o negocios nuevos o actuales
de la empresa
Verificar el pago oportuno del impuesto predial y de vehculos dentro de los plazos
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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establecidos.
Verificar el pago oportuno de la renovacin del registro mercantil y representacin legal
dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago oportuno de la renovacin del registro nacional de proponentes dentro
de los plazos establecidos.
Elaborar los anexos de declaracin de Sobretasa.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar documentos en forma cronolgica o consecutiva.
Almacenar los soportes de todos los informes tributarios efectuados.
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin.
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
8.2.
ANALISTA DE CARTERA
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Analista de Cartera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera
ROL DEL CARGO
Agilizar, Implementar y Promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera
dentro de la empresa
Cartera
Conciliaciones
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 61 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
APROBACIONES
No aplica para el cargo
9. ASISTENTES
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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EXPERIENCIA:
ASISTENTE JURDICO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente Jurdico
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Jurdico
Gestin Gerencial
Gestin Comercial
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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LABORAL
Asesorar a Gestin Humana en la vinculacin, desvinculacin, acciones disciplinarias,
reglamento interno de trabajo, derechos, y dems circunstancias que se deriven de las
relaciones laborales de la empresa
Emitir conceptos jurdicos
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Estudiante de ltimos semestres o Profesional en Derecho.
FORMACION:
Conocimiento terico-practico en derecho civil, comercial, laboral y
procesal. Especial conocimiento en constitucin de garantas y estudio de ttulos
inmobiliarios
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
9.3.
Cdigo: GHMF0102
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ASISTENTE CONTABLE
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente Contable
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Contable
ROL DEL CARGO
Apoyar al Director Contable en la supervisin y ejecucin de actividades relacionadas con la
parte contable y de la empresa
Cartera
Nomina
Tesorera
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 68 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
Conocimientos en Legislacin Laboral, Legislacin Tributaria, Legislacin Contable,
Legislacin del sector de Hidrocarburos
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
EXPERIENCIA:
Cdigo: GHMF0102
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Gestin Humana
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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NOMINA
Ingresar al sistema la informacin de nuevos empleados
Ingresar al sistema las novedades de nomina
Recibir y registrar los documentos que afectan la nomina
Elaborar una pre nomina
Entregar los comprobantes de pago a los empleados
Expedir los certificados de ingresos y retenciones
Conciliar los mdulos de contabilidad Vs. nomina
Realizar pago de nomina
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Recursos Humanos
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Coordinador de Recursos Humanos
ROL DEL CARGO
Apoyar todos procedimientos relacionados con la consecucin y mantenimiento del Recurso
Humano.
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 74 de 94
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
Gestin Comercial
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 75 de 94
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 76 de 94
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
Cdigo: GHMF0102
Pgina 77 de 94
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 78 de 94
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 79 de 94
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 80 de 94
Gestin Comercial
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo presin
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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Entregar las facturas y Guas para transportar productos Derivados del Petrleo a los
transportadores.
Realizar arqueo de facturas Vs. Contabilidad
Recibir las llamadas del cliente y consultar su estado
Digitar los pedidos realizados por el cliente o ejecutivos de cuenta
Programar los pedidos y coordinar el despacho
Emitir los informes requeridos relacionados con ventas y otros con corte a fin de mes.
Recibir las facturas de compra de combustibles y digitarlas en el sistema
Generar informes sobre los cargues realizados en Planta de NAFTA al programa de
Ecopetrol.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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APROBACIONES
No aplica para el cargo
10.6. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Servicios Generales
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente de Planta
ROL DEL CARGO
Encargado de la limpieza general de las oficinas y cafetera y de atender a empleados y
visitantes en sus requerimientos. Respaldar todos los procesos para la entrega y recoleccin
de documentos e informacin, que garanticen el funcionamiento en los procesos
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Atencin y servicio al cliente
Apoyo en archivo y mensajera
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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desinfeccin
Prestar el servicio de cafetera a los empleados y visitantes
Informar oportunamente sobre las anomalas que se presenten en las instalaciones
administrativas y/o operativas.
Colaborar en la clasificacin y organizacin del archivo.
Apoyar en las labores de fotocopiado.
Realizar diligencias de mensajera cuando se requiera.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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Auxiliar Operativo
____________________________________
No Aplica.
____________________________________
Gerente de Planta
Gestin Comercial
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo presin
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 85 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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EXPERIENCIA:
11. RECEPCIONISTA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Recepcionista
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 88 de 94
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Tcnico en reas administrativas o secretariado sistematizado
FORMACION:
Atencin al cliente. Manejo de Office y la proporcionada por la empresa
en polticas propias de la empresa
EXPERIENCIA:
12. CONDUCTOR
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Conductor
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director de HSE
ROL DEL CARGO
Encargado de conducir y transportar personal de la Gerencia General de la empresa.
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 90 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:
13. MENSAJERO
DESCRIPCION
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 91 de 94
Mensajero
____________________________________
No Aplica.
____________________________________
Subgerente Administrativo y de Tesorera
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin
ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 92 de 94
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Bachiller
FORMACION:
Atencin al cliente. Manejo de Office y la proporcionada por la empresa
en polticas propias de la empresa
EXPERIENCIA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Cdigo: GHMF0102
Pgina 94 de 94
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Reviso: Guiovanni Mahecha
Cargo: Coordinador de Calidad
_______________________________
Reviso: Patricia Pardo
Cargo: Coordinadora Recursos Humanos
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Aprob: Sergio Snchez
Cargo: Rep. de la Direccin
Fecha: 26/02/2008