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LEY 594 DE 2000

(julio 14)
Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.


EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I.
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES
ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIN. La presente ley comprende a la
administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley.
ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por
el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes
a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la
funcin archivstica son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea
recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente
de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
trminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,
conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la
Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin,
cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los
principios fundamentales de la Constitucin Poltica;
f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los
archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la
accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aqulla;
h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin
pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
prctica sustitutiva;
k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los
tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano.
TITULO II.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES
Y EJECUTORES
ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan
la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el
desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales
que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad
normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de
la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia
de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de
los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el
Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los
principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de
Archivos.
ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los
procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia
tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:
a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo
ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los
consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin
de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten
este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad
con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIN
Y COMPETENCIA.Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARAGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la
Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de
vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle.
ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autnomos.
ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIN DE ARCHIVOS. La
creacin de los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley,
as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos
ser de carcter obligatorio.
TITULO IV.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS
PBLICOS. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administracin pblica ser responsable
de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administracin
pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios
pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en
cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS
ARCHIVOS PBLICOS. La documentacin de la administracin pblica es
producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son
susceptibles de enajenacin.
PARAGRAFO 1o. La administracin pblica podr contratar con personas
naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2o. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con
instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.
PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y
condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo o administracin de archivos histricos.
ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS
SERVIDORES PBLICOS.Los servidores pblicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que
haya lugar en caso de irregularidades.
ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO
ESTN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PBLICAS. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua,
pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su
organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios
archivsticos.
ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE
ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos
principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de
Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones
que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad
democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de
la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que
forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
ARTICULO 18. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las
entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de
archivo, en programas y reas relacionadas con su labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de
formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de
capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de su
archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta
aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales,
la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos
soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de
la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la informacin.
PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores histricos no
podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.
ARTICULO 20. SUPRESIN, FUSIN O PRIVATIZACIN DE ENTIDADES
PBLICAS. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar
sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la
cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARAGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su
documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas.
TITULO V.
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL. Las entidades
pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse los principios y procesos archivsticos.
PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVSTICOS. La gestin de documentacin
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin
o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
ARTICULO 23. FORMACIN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a
los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIN. Ser
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas
de retencin documental.
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y
OTROS. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el
del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo
atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios pblicos.
ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligacin de las entidades de la
Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
en sus diferentes fases.
TITULO VI.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las
personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se
les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el
derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.
ARTICULO 28. MODIFICACIN DE LA LEY 57 DE 1985. Modifcase el inciso 2o.
del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre
cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el
documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser
consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin
adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del
mismo".
ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIN. Cuando
los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado
de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la
informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte
la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII.
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Slo por motivos legales las
entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de
archivo.
ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTRICOS. En los archivos pblicos de carcter
histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los
documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas
las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el
reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARAGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales,
procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII.
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIN. El Archivo General de la Nacin podr,
de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de
inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que
adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los
rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas
y ordenar las medidas pertinentes.
ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a travs del Archivo General
de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de
inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales
o jurdicas de carcter privado.
ARTICULO 34. NORMALIZACIN. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o.
de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y
normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin,
transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta
lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTICULO 35. PREVENCIN Y SANCIN. El Gobierno Nacional, a travs del
Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus
respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a
prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus
normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas
que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes
impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las
profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional,
departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios
mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el
artculo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio
documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones
patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos
histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de
la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio
colombiano.
TITULO IX.
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a
personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la
prestacin de sus servicios.
ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimular
la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de
inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo
General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las
instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los
partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir
el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los
archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad,
posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo
General de la Nacin solicite.
ARTICULO 39. DECLARACIN DE INTERS CULTURAL DE DOCUMENTOS
PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto,
podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico.
Estos formar parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia
sern de libre acceso.
ARTICULO 40. RGIMEN DE ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer y
reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados
declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica,
divulgacin y pasantas.
ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohbe a los organismos privados y a las
personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos
declarados de inters cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo
General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural,
objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden
del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a
repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del
territorio colombiano;
b) Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de
documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin.
Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos
legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la
investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la
ley.

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLUSULA CONTRACTUAL. Cuando
las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas,
nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural,
cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se
establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos
en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas
sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
PARAGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en
Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen
transferir.
ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales
pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser
transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del
respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo
General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.
TITULO X.
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nacin y los archivos
histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos
histricos.
ARTICULO 45. ADQUISICIN Y/O EXPROPIACIN. Los archivos privados de
carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la
Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por
va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de
archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de
destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.
TITULO XI.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 46. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean
originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y
calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto
sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.
PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser
copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de
transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la
misma.
ARTICULO 48. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS
SOPORTES. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas
generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos
en nuevos soportes.
ARTICULO 49. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS. El pargrafo del artculo
2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter
histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier
medio".
TITULO XII.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
ARTICULO 50. ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer premios y
estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y
trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o
incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios
histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en
fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.
TITULO XIII.
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuradura
General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el
apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el
cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha
de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean
contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la Repblica,
MIGUEL PINEDO VIDAL.
El Secretario General del honorable Senado de la Repblica,
MANUEL ENRQUEZ ROSERO.
La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes,
NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA.
El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLQUESE Y EJECTESE.
Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico,
JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR.
El Ministro de Cultura,
JUAN LUIS MEJA ARANGO.