TITULO

LEGALIZACION DE LIBROS
INDICE
Fundamento Legal
Requisitos Generales
Requisitos Ese!"#i!os
Otros tios de gesti$n
%ro!edimiento
Li&ros no retirados
CONTENIDO DEL BROC'OURE
Todo contribuyente de los impuestos administrados por la Direccin General de Tributacin debe solicitar
autorizacin para utilizar libros contables y cualesquiera otros registros de su actividad comercial.
FUNDAMNT! "GA"
Art#culos $$ de la "ey del %mpuesto sobre la &enta y '( de su reglamento) (' de la "ey del %mpuesto
General sobre las *entas) Decreto No. +'',-./ del +- de setiembre de ,001 y su re2orma. &esolucin
No. (3& del + de enero de ,00+ publicada en la Gaceta No. ', del ,+ de marzo de ,00+.
&4U%5%T!5 GN&A"56
Utilizar el 2ormulario de 5olicitud de legalizacin de libros) el cual es gratuito y se adquiere en la
Administracin Tributaria de su localidad.
5i es persona 2#sica debe presentar la c7dula de identidad.
5i es persona 8ur#dica debe presentar la c7dula de identidad del representante legal siempre y
cuando est7 acreditado como tal en nuestro sistema tributario.
5i el tr9mite lo realiza un tercero debe presentar la 5olicitud de "egalizacin autenticada por un
abogado o aportar un poder especial otorgado por el interesado ante un abogado) autoriz9ndolo
para que act:e.
Todo tr9mite de legalizacin de libros deber9 llevar6
,; <,+' en timbres 2iscales) por cada libro de contabilidad mercantil a legalizar.
+; <+' en timbres del =olegio de =ontadores >rivados por cada libro de contabilidad) de actas y
registros de accionistas ?socios; a legalizar.
&4U%5%T!5 5>=%F%=!56
1) Personas Fsicas con actividades lucrativas (personas que realizan alguna actividad
con el propsito de obtener ganancias):
Deber9n legalizar los libros de Diario) Mayor e %nventarios y @alances con las siguientes eAcepciones6
a) Tcnicos y profesionales liberales que :nicamente se dediquen al e8ercicio liberal de su
pro2esin y las personas que :nicamente tengan ingresos por alquileres) intereses o por la prestacin de
servicios no gravados con el impuesto general sobre las ventas) sin per8uicio en ambos casos) de los que
laboren tambi7n en relacin de dependencia) que podr9n llevar un libro especial de ingresos y egresos y
un registro auAiliar en el que desglosar9n los activos necesarios para el e8ercicio de su pro2esin) los
cuales no requieren ser legalizados.
b) Personas nscritas en el !gi"en de Tributacin #i"plificada:
"os contribuyentes inscritos en este sistema deber9n legalizar un :nico libro denominado &egistro de
=ompras.
$) Personas %urdicas (personas que se unen por un inters co"&n para for"ar una
e"presa):
Adem9s de los requisitos generales descritos anteriormente deben presentar los siguientes libros para su
respectiva legalizacin y dependiendo del tipo de sociedad6
a) 'as sociedades anni"as:
Deber9n legalizar los libros de Diario) Mayor) %nventarios y @alances) Acta de Asamblea de 5ocios y
&egistro de socios) Actas del =onse8o de Administracin y el de &egistro de !bligaciones.
b) #ociedades de responsabilidad li"itada:
Deber9n legalizar los libros de Diario) Mayor) %nventarios y @alances) Acta de Asamblea de 5ocios y
&egistro de socios.
c) ("presas ndividuales de !esponsabilidad 'i"itada) #ociedades en *o"bre
+olectivo) +o"andita #i"ple) Fideico"isos) #ucesiones) #ucursales de ("presas
(,tran%eras:
Deber9n legalizar los libros de Diario) Mayor) %nventarios y @alances.
Adem9s) si las sociedades antes descritas tienen como actividad6
=ompra.venta ?casas de empeBo;6
Deber9 presentar el registro de compra.venta.
Desarme de veC#culos6
Deber9 presentar el &egistro de Desarme de *eC#culos
d) #ociedades de actividades profesionales:
Deber9n legalizar los libros de Diario) Mayor) %nventarios y @alances y Actas.
-) .tros tipos de gestin (/de"0s de los requisitos generales) se deber0 ad%untar el
que se describe en cada tr0"ite):
a) !enovacin (ca"biar libros vie%os por nuevos):
Deber9 ad8untar los libros a cerrar.
Nota( 5i se presenta libros de actas en Co8as sueltas con el 2olio No. ,. l n:mero de asiento debe ser
distinto al del libro anterior) partiendo de que se trata de un nuevo libro.
5i se presentan Co8as impresas y 2oliadas a partir del 'D, porque el :ltimo 2olio que se legaliz
correspond#a al 'DD) el n:mero de asiento que se estampar9 ser9 el mismo que se le asign al libro
legalizado anteriormente) ya que en estos casos se considerar9 como una ampliacin de 7ste y al pie del
sello se indicar9 E=orresponde a ampliacin del libro legalizado en 2ecCaFFFFFFFFFFFFFFFG. 5ello de la
Administracin Tributaria y la 2irma del responsable del proceso.
b) Transfor"acin (cuando una persona fsica o %urdica vara sus actividades
co"erciales):
Deber9 aportar los libros legales a trans2ormar.
NOTA( no requiere aportar timbres para este tr9mite.
+
c) !eposicin (cuando los libros se pierden o se 1an da2ado):
Acta de notario donde conste que compareci la mayor#a del capital social y se autoriz la reposicin
de libro?s;.
l contribuyente deber9 publicar tres avisos en el Diario !2icial "a Gaceta y en alguno de los diarios
de mayor circulacin) posterior a la presentacin de la solicitud de reposicin. Una vez e2ectuadas
las publicaciones deber9 presentar en la o2icina encargada las Co8as completas originales de los
diarios que contengan los avisos) a e2ectos de poder veri2icar las 2ecCas de publicacin.
"os edictos deben editarse con los siguientes datos6 nombre del interesado) n:mero de c7dula) el
nombre y n:mero de los libros a reponer) la leyenda de que se escucCan oposiciones en la
Administracin Tributaria de su localidad.
8emplo6
A4UH D@ %& " IM>"! D" D%=T! =!N "A %M%TA=%JN D UN A*%5! D >&%!D%=! ?ver
muestra en el brocCoure ad8unto;.
d) Fusin ( cuando una o "0s sociedades se unen para for"ar una sola):
Deber9 aportar los libros a cerrar de la empresa o empresas que desaparecen.
e) 'ibros de actas en 1o%as sueltas:
"as Co8as de los libros deben estar numeradas en 2orma consecutiva) tener impresos la razn social y
el respectivo n:mero de c7dula 8ur#dica.
=uando el tr9mite solicitado es el cierre del libro) las Co8as que lo componen deben presentarse en
estricto orden de numeracin y debidamente empastadas.
f) #ociedades nactivas:
%ndicar en el 2ormulario de 5olicitud de "egalizacin de "ibros en la casilla A=T%*%DAD que se
trata de una sociedad inactiva.
=erti2icacin de personer#a 8ur#dica reciente.
=7dula 8ur#dica. Adem9s) una copia de ambas.
3) Procedi"iento:
Usted debe entregar la 5olicitud de legalizacin de libros con una copia y todos los requisitos antes
indicados en la Administracin Tributaria correspondiente. n un plazo de ocCo d#as C9biles podr9n ser
retirados los libros legalizados) para lo cual debe presentar su identi2icacin. 5i el que retira los libros es
otra persona debe aportar adem9s de su c7dula de identidad) la autorizacin debidamente autenticada.
4) 'ibros no retirados:
"a Administracin Tributaria mantendr9 los libros a despacCo durante seis meses despu7s de la 2ecCa
de recibo) si no se retiran) se proceder9 a su destruccin.
5AN=%!N6
5i usted est9 obligado y no tiene) no eACibe o mantiene atrasados los libros de contabilidad) ser9
sancionado con una multa de un salario base de <,'(.DDD)DD para el aBo +DD( y var#a cada aBo.
ste desplegable est9 actualizado a 2ebrero de +DD(.
(
>ara m9s in2ormacin) comun#quese con la Administracin Tributaria de su localidad.
San )os* +,-.,-,+
Ala/uela 00+.,121
Cartago ,,2.,324
'eredia +-4.-3-4
Guana!aste ---.24-1
%untarenas --2.4,45
Lim$n 356.0441
Zona Norte 0-4.43-1
Zona Sur 332.1+31
! consulte nuestra p9gina Keb6 55561acienda6go6cr7tributacion
-