Curso: Auditora Administrativa

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CASO DE ESTUDIO PARA
LA ORGANIZACIN Y SU ENTORNO
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO


DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO DE OBRAS
Alcalda Bolvar


La Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras (DIMO) es un apndice del Ejecutivo
Regional, que ha cambiado tanto de nombre como de funcionamiento en el transcurso de los aos,
su visin ser el organismo que est al frente del desarrollo de los proyectos, ejecucin,
inspeccin y mantenimiento de obras, con un alto nivel tcnico y de gran calidad, tanto Municipal
como nacional y que contribuya con el bienestar social.

Dimo es un organismo promotor del desarrollo de proyectos, ejecucin inspeccin y
mantenimiento de obras, para satisfacer las necesidades de la poblacin del Municipio Bolvar, que
contribuye al mejoramiento social y econmico de la regin, mediante el respaldo financiero del
gobierno regional y nacional, utilizando maquinaria y equipos, as como experiencia y trayectoria,
logrando el manejo eficiente de los recursos y el mayor uso de la tecnologa.

El objetivo general de DIMO es planificar, programar, supervisar y mantener un buen estado de
operatividad, tanto las obras civiles como todos los bienes que por su naturaleza le sean
asignados, para el cumplimiento de su labor y que estn bajo su responsabilidad, para ello observa
que se cumpla la ejecucin de todas las decisiones del Alcalde, as como el desarrollo de las
polticas generales establecidas por las autoridades pertinentes, haciendo que las mismas se
administren y controlen de manera efectiva y autoriza las polticas generales de la Direccin en la
Ejecucin mencionada.

Algunos Objetivos Especficos

Elaborar y ejecutar planes para implementar las polticas del sector en el Municipio Bolvar,
previo diagnostico de las prioridades de las comunidades.
Ejecutar trabajos de construccin, mejoras conservacin y reparaciones, a travs de
financiamiento de entes nacionales Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin
(FIDES) y Ley de Asignaciones Econmicas Especiales (LAEE) y Regionalmente a travs del
Proyecto del Plan Coordinado de Inversin.
Contratar las Obras del Proyecto Plan Coordinado de Inversin y las de (FIDES) y (LAEE)
pertenecientes al ao 2002.

Algunas metas

Programa de Elaboracin de Proyectos de Obras: se estima ejecutar para el ao 2002, la
cantidad de 35 Proyectos, para atender todos los Municipios del Municipio de Bolvar.
Programa de Construccin de vas agrcolas: Se estima Pavimentar 50 Km. de va durante el
ao 2002.
Programa de Remodelacin de redes Elctricas: se estima Remodelar 100 Km. de red en el
ao 2002.
Contratacin de Obras: se estima contratar un 50% de las Obras del programa Plan
Coordinado de Inversin y las de (FIDES) Y (LAEE) en el primer Trimestre del ao 2002.


DIMO se fund en 1936 con el nombre de Direccin de Obras Pblicas, la cual estaba
estructurada en dos dependencias: Obras Pblicas Municipales y Direccin de Fomento Rural. Su
funcin primordial fue la de estimular y desarrollar las obras de inters, tanto urbana como rural de
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una manera profesional, en las cuales se les da participacin ms directa a las comunidades, por
medio de los programas de desarrollo comunal.

En el ao de 1965, fue eliminada la dependencia del Fomento Rural, con la cual queda
funcionando solamente mantenimiento de obras del Municipio.

En el ao de 1989 mediante Decreto Extraordinario N 89, se procedi a la reestructuracin de la
Direccin de Obras del Municipio (antigua Direccin de Obras Pblicas), pues el ejecutivo regional
consider que era necesario actualizar sus estructuras funcionales, con el objeto de hacer ms
eficiente la gestin pblica de acuerdo con la dinmica que se estaba viviendo en la sociedad.

En el ao 1994 se le dio la denominacin de Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de
Obras (DIMO), siendo la unidad administrativa de la Alcalda que tiene como principal funcin el
mantenimiento de toda la infraestructura del Municipio.

Desde 1994, DIMO ha sufrido 4 reorganizaciones administrativas y estructurales, de acuerdo con
los cambios de gobierno en la Alcalda, el 16 de Marzo de 1999, segn Decreto N 175 se hace la
ltima modificacin de la estructura organizativa de la DIMO.

La Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras, es la Unidad Administrativa de la
Alcalda, encargada de coordinar, ejecutar y hacer cumplir las polticas, planes y programas sobre
equipamiento fsico del Territorio Municipal, as como tambin el Mantenimiento y Conservacin de
las obras de Infraestructura, equipos y maquinarias pertenecientes al Ejecutivo Regional o que
estn bajo su responsabilidad y as satisfacer las necesidades de las Comunidades en referencia a
los Servicios Pblicos.

La Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras, es un instrumento de considerable
importancia en la promocin y desarrollo de la actividad econmica del Municipio, as como de
atencin a los requerimientos de la poblacin, que como Usuarios de las Obras de Infraestructura y
Mantenimiento, demandan la prestacin de un servicio ptimo en la construccin de nuevas obras,
reparaciones y mantenimiento, por cuanto consideran insuficiente las instituciones pblicas de la
regin.

Por otra parte, hay ausencia de una cultura de mantenimiento y cuidado por ser un alto porcentaje
de los usuarios clases populares, en cuanto a la utilizacin de los servicios pblicos, al no respetar
las normativas establecidas en la conservacin de la Obras de Infraestructura y Mantenimiento en
lo que respecta a Edificaciones, Obras Hidrulicas, Vialidad Terrestre, y Electrificaciones.
Numerosas comunidades no disfrutan de los servicios bsicos y viven en viviendas mal construidas
o construidas en zonas inestables y los lderes comunitarios constantemente reclaman la
prestacin de mejores y nuevos servicios, denunciando problemas de calidad en las obras
fiscalizadas y consecuentemente pagadas por la DIMO.

DIMO, mediante la contratacin de Servicios e Insumos de calidad necesarios para las operaciones
del organismo, a travs de Empresas Contratistas, Empresas de Mantenimiento y de Servicios,
Empresas de Materiales, Equipos y Suministros, as mismo las asociaciones de vecinos y dems
organizaciones comunales, que reclaman acciones para satisfacer las necesidades colectivas de
servicios pblicos y mejoras en las zonas de vivienda rural, y constantemente denuncian
irregularidades por la construccin y pago de obras mal ejecutadas o pagadas sin estar totalmente
ejecutadas. El entorno econmico afecta la realizacin de los procesos de DIMO, que estn
influenciados notablemente por la globalizacin, polticas fiscales y monetarias de nivel nacional y
Municipal.

Estos factores inciden en la planificacin de la programacin de la Direccin de Infraestructura y
Mantenimiento de Obras, por cuanto se debe implementar la factibilidad y viabilidad de programas
de educacin y saneamiento ambiental, ya que la alta densidad de poblacin por metro cuadrado
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en la ciudad y los campesinos estn migrando a la ciudad y construyendo viviendas inestables
provocan el colapso de los servicios pblicos.

Los recursos de DIMO llegan por financiamiento nacional, a travs de la Ley de Asignaciones
Econmicas Especiales (LAEE), Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin (FIDES), del
financiamiento municipal por asignaciones por va presupuestaria de la Alcalda del Municipio
Bolvar y en menor grado por ingresos propios por el pago de peajes de las autopistas de la regin
y por el alquiler de varios edificios pblicos destinados a fines comerciales.

El Instituto de Vialidad Terrestre (IVT) que atiende tambin lo relacionado con obras pblicas de
vialidad, el Ministerio de Infraestructura y Mantenimiento (MINFRA), que elabora planes de obras
de inters nacional, sin consultar las planificaciones regionales, la Unidad Coordinadora Ejecutora
de Rehabilitacin (UCER), Acueductos Rurales, Hidro-suroeste, 62 Regimiento de Ingeniera,
realizan en ocasiones trabajos que haban sido planificados por DIMO.


La DIMO cuenta con recursos humanos altamente calificados y capacitados, distribuidos a lo largo
de la configuracin estructural de la organizacin, la cual consta de una nmina de 171 Empleados
de cargo fijo y una nmina de obreros de 489 que suma un total de 660 personas, no obstante, se
conoce que el sistema de reclutamiento, seleccin y remuneracin en organizaciones competidoras
o relacionadas en el ambiente de la organizacin, que pudieren afectar el rendimiento del recurso
humano de la misma y de la naturaleza jurdica que la rige. En el caso concreto, los sistemas de
reclutamiento, de seleccin y remuneracin de personal en la Empresa Privada, del Ministerio de
Infraestructura (MINFRA) ofrecen en el mbito de alta gerencia mejores beneficios laborales, no
siendo as para el personal de nivel medio u operativo.

En DIMO estn descritos los puestos de trabajo, especificndose los conocimientos y habilidades
necesarias, lo cual se utiliza por el departamento de Recursos Humanos en las actividades de
contratacin, entrenamiento y promocin.

La DIMO aunque no dispone de un cdigo de conducta, tiene tipificadas determinadas conductas
en un documento interno.
El fomento al trabajo de equipo y el mejoramiento continuo.
El arte de escuchar para comprender, interpretar y solucionar
Honestidad, responsabilidad y tica profesional
El respecto mutuo con una permanente receptividad a opiniones y puntos de vistas.
Responsabilidad, lealtad, perseverancia tanto individual como de equipo

Es de notar que el personal en funciones claves, tales como los Jefes de las Divisiones y el Jefe
del Departamento de Control de Gestin, tienen rotacin excesiva, aunque el Departamento de
Recursos Humanos tiene establecidos los procedimientos para contratar, entrenar y promocionar a
los empleados, los nuevos trabajadores no son impuestos de sus responsabilidades.

Se destacan algunas polticas de DIMO:

Ejecutar los programas referentes a la ejecucin de Obras de la Ley de Presupuesto del
Municipio.
Planificar, proyectar y construir directamente las obras del Municipio Bolvar.
Colaborar con el Ejecutivo Nacional y Regional en la elaboracin de polticas y planes.
Ejecutar en forma concurrente con el Ejecutivo Nacional las obras pblicas de inters
Municipal.
Prioridad a la construccin de nuevas obras, en relacin con el mantenimiento y reparacin de
obras pblicas.

Se conocen en la regin tecnologas y sistemas de autoconstruccin eficientes y econmicos,
utilizados por las empresas privadas para atender a sectores de la clase media de la poblacin.
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Se tiene un manual de funciones con las principales dependencias de DIMO, en la cual destacan:

Direccin General:

Le corresponde la planificacin y ejecucin de todas las obras pblicas que el Municipio
realice en forma directa o en cooperacin con otros organismos.
Observa que se cumpla la ejecucin de todas las decisiones del Alcalde, as como el desarrollo
de las polticas generales establecidas por las autoridades pertinentes, haciendo que estas se
administren y controlen de manera efectiva y autoriza las polticas generales de la Direccin
en la Ejecucin mencionada.
Cuida el desarrollo de los objetivos de las Divisiones.
Recomienda los planes a mediano y largo plazo compatibles con los objetivos generales, que
aprovechen todas las potencialidades de los recursos disponibles a lograr.
Observa el desarrollo, autorizacin, administracin y mantenimiento adecuado del
procedimiento presupuestario.

Asesora Jurdica:

Presta asesora jurdica a las distintas unidades que conforman la institucin.
Regula las Normas y Decretos por lo que se rigen los procesos de la Organizacin.
Revisin de los Procesos de Contratacin.
Elaboracin de Rescisiones de Contratos.
Elaboracin de los Pliegos de las Licitaciones de las Obras Pblicas y los Decretos de Buena
Pro de las Obras Licitadas.

Unidad de Control de Gestin:

Verifica el cumplimiento de las polticas trazadas por la Direccin de Infraestructura y
Mantenimiento de Obras, constata el estado de avance de proyectos y obras, aspectos
financieros y presupuestarios, mediante el examen crtico y sistemtico fundamentalmente
preventivos y esencialmente informativo.
La funcin es prever dificultades, aconsejar soluciones, no teniendo responsabilidades en las
funciones divisionales o departamentales.
El principal objetivo es proteger la gestin de la Direccin, reportando las deficiencias que
existen y suministrando los datos y propuestas necesarias para que se tomen las acciones
necesarias para su rectificacin.
Mantener, en general, constante atencin del funcionamiento de la organizacin, los
programas y los procedimientos.

Divisin de Coordinacin Tcnica:

Dirige, orienta y administra las actividades de ingeniera, apoyo tcnico y de ejecucin relativas
al estudio y desarrollo de proyectos de la Direccin, de acuerdo con las polticas y objetivos
establecidos por el Director para lograr la mxima eficiencia de las polticas de la Alcalda.
Acta en lugar del Director en su ausencia, y dirige y coordina directamente el Departamento
de Programa, el Departamento de Ejecucin e Inspeccin, el Departamento de Mantenimiento
y Servicios y el Departamento de Equipamiento de Barrios.
Establece y recomienda las polticas, normas prcticas, sistemas y procedimientos que deben
ser aplicados por los departamentos bajo su supervisin, relacionadas con la planificacin y
evaluacin tcnica de proyectos, de ingenieras, control y garanta de calidad, obtencin
oportuna de recursos, coordinacin de las diferentes unidades vinculadas a los proyectos y
ejecucin de obras.

Divisin de Coordinacin Administrativa:

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Dirige las actividades diarias de la Direccin, de acuerdo con las polticas y objetivos
establecidos por el Director, para lograr la mxima eficiencia administrativa.
Colabora con el Director en el desarrollo de las polticas de la Alcalda.
Acta en lugar del Director y en ausencia del Jefe de la Divisin de Coordinacin Tcnica y
dirige y coordina directamente el Departamento de Servicios Administrativos, el Departamento
de Recursos Humanos y el Departamento de Sistema e Informtica.
Revisa y aprueba las solicitudes de compras segn el procedimiento legal establecido.
Recibe y evala un informe mensual estadstico de las operaciones realizadas por los
Departamentos, observando la superacin en la calidad de los servicios a su cargo.
Cuida que los fondos, los activos fsicos y otros bienes asignados a sus Departamentos, sean
debidamente salvaguardados y administrados.
En la Divisin de Coordinacin Administrativa se encuentra el Departamento de Servicios
Administrativos, y a su vez a este Departamento est subordinado el Departamento de
Contratacin y Control.


Departamento de Programa:

Bajo la Direccin del Coordinador Tcnico, es responsable de transformar en proyectos
concretos el plan general anual de programas; de la planificacin y evaluacin tcnica de
proyectos; de los planes operativos y su control de ejecucin; servicios de apoyo en aspectos
generales de la ingeniera y ramas afines; control y garanta de calidad y supervisin de los
planes de diseo y desarrollo; y de suministrar la orientacin funcional en estos campos a las
zonas de Inspeccin.
De igual forma colabora con la actualizacin de precios de los materiales, para la formulacin
del listado respectivo en coordinacin con los Departamentos de Servicios Administrativos y
Sistemas e Informtica.
Los proyectos que se llevan a cabo en ocasiones, no responden al Plan general anual de
programas.
En ocasiones la evaluacin tcnica de los proyectos, no se realiza teniendo en cuenta las
normativas y criterios establecidos.
No en todas las ocasiones se controla la ejecucin de los planes operativos.
Se han recibido quejas del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, que en las inspecciones
realizadas a las obras en las zonas de Inspeccin, se ha detectado que estas carecen del
apoyo ingeniero necesario, que garantice la calidad del trabajo que se realiza.
La supervisin de los planes es deficiente, no pudiendo abarcar la totalidad de las obras en
ejecucin, ya que el Departamento no dispone del personal necesario para acometer esta
tarea.
Estudio y desarrollo de proyectos de acuerdo con las polticas y objetivos establecidos.

Departamento de Ejecucin e Inspeccin:

Ejercer el control y la fiscalizacin de los trabajos y obras contratadas por la Alcalda, as
como aquellas que en forma directa ejecute la Alcalda, y las ejecutadas por otros organismos
en el Presupuesto Coordinado.
Tiene a su cargo las 6 Zonas de Inspeccin que estn repartidas por el Municipio Bolvar.
Verificar y firmar las Valuaciones de Obras.
En este Departamento laboran los Inspectores de Obra que prestan servicio en las diferentes
dependencias de la DIMO.

Departamento de Mantenimiento y Servicios:

Prestar el servicio de apoyo en el mantenimiento, servicios y reparaciones necesarias, para el
cumplimiento de la funcin principal a realizar por la Direccin, a travs de las Secciones
Automotores (Garaje del Municipio), Apoyo Logstico, Almacn y Mantenimiento.
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Realizara las reparaciones a efectos de lograr el ptimo funcionamiento de las unidades de
transporte, equipos, maquinarias e implementos.
Controla el nivel de existencias y materiales necesarios, as como la disponibilidad oportuna
para las obras de administracin directa.
Cuida el almacenamiento adecuado de los materiales y elementos, as como su riguroso
registro de las entradas y salidas, disponiendo el establecimiento obligatorio del sistema de
inventario permanente y cdigos de identificacin de materiales y elementos que responden a
un mtodo de administracin gil, sistemtico, adecuado y eficiente.
En ocasiones los Departamentos de Ejecucin e Inspeccin y de Equipamiento de Barrios, han
retrasado la ejecucin de sus planes, ya que han carecido del apoyo logstico necesario
cumplir sus funciones.
Estuvo paralizado un equipo durante dos meses en el Departamento de Equipamiento de
Barrios, ya que no fue reparado oportunamente, provocando retraso en el cumplimiento del
plan operativo.

Departamento de Equipamiento de Barrios:

Cumple una real funcin social en vista de que su programa se ejecuta de manera directa con
las Comunidades organizadas, mediante la verdadera auto- gestin, consiste en que el
Ejecutivo Regional, a travs de la Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras,
coloca tanto los materiales necesarios para la ejecucin de la obra, como la asistencia tcnica,
mientras que la mano de obra es aportada por las comunidades.

Departamento de Servicios Administrativos:

Es responsable de dirigir a travs de las Secciones de Contratacin de Obras, Finanzas y
Compras, el correcto cumplimiento de las disposiciones legales y normativas generales y
particulares de la DIMO.
Ser custodio o una de las firmas B, cuando la constitucin de un fondo de avance lo
disponga.
Establece los registros y formatos que utilizar el Administrador de un Fondo Rotatorio.
Previa aprobacin por la direccin, controla las compras que segn la normativa en vigor
realice la DIMO, cuidando la va procedimental establecida.

Departamento de Sistema e Informtica:

Compilar y registrar todos los datos generales por la DIMO a efectos de disponer de
informacin completa y actualizada, para ser utilizada en el control interno y brindar lo
requerido por el sistema de control de la inversin regional.
Vela por el mantenimiento, creacin e implantacin de mtodos, procedimientos y sistemas de
informacin de apoyo a la toma de decisiones.

Departamento de Recursos Humanos:

Realiza el proceso administrativo de movimientos de personal y de las relaciones entre las
personas y los puestos que ocupan.
Se ocupa de la capacitacin del recurso humano mediante la planificacin, diseo, ejecucin y
control de procesos de entrenamiento de todo tipo detectando las necesidades respectivas.
Dispone lo pertinente a efectos de mantener ordenado y actualizado los archivos de los
expedientes del personal y toda la documentacin relacionada; mantiene una clara separacin
a todos los efectos del personal obrero y empleados.
Segn distribucin anexa, cuenta con recurso humano altamente calificado y capacitado,
distribuido a lo largo de la configuracin estructural de la organizacin, la cual consta de una
nmina de 171 Empleados de cargo fijo y una nmina de obreros de 489, que suma un total de
660 personas.

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La divisin de coordinacin tcnica promueve la Construccin, Conservacin, Ampliacin y Mejoras
de las Obras de Infraestructura y Mantenimiento por Contratacin: est dirigido a la recuperacin y
mejoramiento del nivel de vida de la poblacin del Municipio Bolvar, a travs de la ejecucin de
obras por la Va de la Contratacin, tiene establecidos formalmente algunos procedimientos, que
son seguidos al pie de la letra, otros se realizan de manera menos rgida. La tramitacin de
contratos de obra pblica, se realiza de acuerdo con el siguiente procedimiento: Empresas
contratistas registradas, aun cuando se conoce que el registro no est actualizado e incluye
empresas que ya no existen, son requeridas para que aporten presupuestos de obras por ejecutar.
Una vez recibida la solicitud de presupuesto, asignacin de obra o resolucin de buena pro, el
contratista deber proceder de acuerdo con lo estipulado en el respectivo documento, a
presentarse ante la Inspeccin de la obra, a fin de recibir las indicaciones especficas de esta;
posteriormente y dentro del lapso previsto en dicha solicitud o acta, introduce ante el Departamento
de Contratacin y Control (DCC) de la DIMO el contrato, constituido por siete (07) carpetas, con su
correspondiente etiqueta que indicar: Nombre de la obra, Nmero de Contrato, Empresa y
destinatarios (DIMO, Contralora Interna, Direccin de Hacienda, Procuradura General del
Municipio, Contralora General del Municipio, RECAUDOS Asesora Jurdica DIMO y Contratista).
En el caso de que el Contratista optare por solicitar anticipo al momento de contratar, acompaar
al trmite de contratacin los requisitos previstos para la Solicitud de Anticipo.

Una vez organizadas las siete (07) carpetas, estas se introducirn de la siguiente forma:
a) Se presentan las carpetas ante el DCC de la DIMO, acompaadas de la hoja de ruta, la cual
ser firmada por el contratista y el funcionario receptor. El DCC dispone de tres (3) das
hbiles para la revisin, lapso dentro del cual se deben remitir todas las carpetas al
Departamento de Asesora Jurdica de la DIMO (la cual dispone de un da hbil), para que se
realice la respectiva revisin legal a dicha documentacin y ste remite nuevamente al DCC.
En este estado el contrato puede ser devuelto por DCC al Contratista por faltar algn requisito
de ley, por algn error en la conformacin de las carpetas, por alguna observacin de la
Asesora Jurdica de la DIMO o por cualquier otra causa que a juicio del Jefe del DCC
constituya motivo suficiente para no dar curso a la tramitacin del Contrato. En tal supuesto,
el Contratista deber tramitar nuevamente el contrato subsanando las objeciones sealadas
en un plazo mximo de cinco (05) das hbiles. Vencido este lapso, sin que el Contratista
haya introducido nuevamente el trmite, la Alcalda podr, si lo estima conveniente, dejar sin
efecto la solicitud de presupuesto o carta de asignacin, sin necesidad de notificacin alguna
y procediendo a la solicitud de presupuesto o asignacin de la obra a otra empresa. Una vez
aprobado el trmite del contrato por Asesora Jurdica y por el DCC, ste ltimo remite las
carpetas al Departamento de Ejecucin e Inspeccin.
b) En el Departamento de Ejecucin e Inspeccin, el Ingeniero Inspector revisa y dispone de
dos (02) das hbiles para el trmite y tiene las siguientes opciones: 1.- Si da conformidad,
firma y enva a la Direccin General. 2.- Si el presupuesto del contrato contiene partidas de
precios no referenciales, el Ing. Inspector revisa y remite a la Comisin de Precios, (dos das
hbiles para revisin). 3.- Si no da conformidad al trmite, devolver el mismo con la debida
motivacin, al DCC de la DIMO, en cuyo caso ste devolver a la Contratista a fin de que
proceda a subsanar las observaciones del Ingeniero Inspector.
c) Una vez aprobado el trmite del Contrato por el Ingeniero Inspector y enviado a la Direccin,
sta dispone de dos (02) das hbiles para la revisin y firma del Director de DIMO.
d) El Director de la DIMO, de considerarlo procedente, firma y enva a la Procuradura General
del Municipio, de lo contrario proceder a devolverlo a la instancia competente de subsanar
cualquier observacin que al efecto determinare.
e) La Procuradura General del Municipio en un lapso de dos (2) das hbiles revisar el trmite,
de considerarlo procedente lo aprobar y enviar a la Direccin de Hacienda, de lo contrario
lo devolver a la DIMO, con la debida motivacin.
f) La Direccin de Hacienda revisar desde el punto de vista contable y presupuestario el
trmite, en un lapso de dos (2) das hbiles, de considerarlo procedente lo aprobar y lo
enviar a la Contralora Interna de la Alcalda, de lo contrario lo devolver a la DIMO, con la
debida motivacin.
g) La Contralora Interna de la Alcalda revisar el trmite en un lapso de dos (2) das hbiles, y
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de considerarlo procedente lo aprobar y enviar al Despacho del Alcalde o a la Secretara
General de Gobierno (en caso de que la facultad de contratar est delegada en el Secretario
General de Gobierno) para su firma y aprobacin, el cual dispone de dos (02) das hbiles, de
lo contrario lo devolver a la DIMO con la debida motivacin.
h) Una vez aprobado el contrato con la firma del Alcalde o del Secretario General de Gobierno,
todas las carpetas del contrato sern debidamente distribuidas de conformidad con el
destinatario indicado en cada una de estas, por rgano del funcionario que al efecto designe
la Secretara General de Gobierno, en un lapso de un (01) da hbil a partir de su aprobacin,
debiendo remitirse a la DIMO, tanto la carpeta identificada DIMO, como la identificada
Contratista, a los fines de su entrega a travs del DCC.
Se detect en la revisin de los contratos, que tres de ellos, que pertenecen a la misma
empresa, fueron rechazados por la DCC, por no cumplir los requisitos establecidos y al
presentarse nuevamente, se aceptaron por el Jefe del DCC no obstante haber transcurrido un
mes de que fueron devueltos y existir otras empresas interesadas en dichos contratos.


Una vez realizado el contrato se realizan los trmites para la elaboracin de las actas de Inicio,
para lo que se seguir el siguiente procedimiento:
a) El Ingeniero Inspector de la obra elaborar el acta de Inicio en dos (2) originales y cuatro (4)
copias, para ser firmados en hmedo por ste, el Ingeniero Residente y por el Representante
Legal de la Empresa. Es atribucin y obligacin del Ing. Inspector la tramitacin del acta de
inicio de la obra, quien con su firma da fe del da en que los trabajos contratados se inician, para
lo cual debe procurar que la misma se firme en el sitio de la obra el mismo da de su comienzo,
da que adems deber reflejarse en el Libro de Obras correspondiente. Todo a los efectos del
clculo del lapso de ejecucin y de indemnizaciones por mora en el inicio, de haber lugar a ello.
b) Una vez firmados todos los ejemplares del Acta de Inicio, el Ingeniero Inspector remitir estos al
Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin para su debida distribucin, de la siguiente
manera: un (1) original para el Contratista, un (1) original para Archivo DIMO, una (1)copia para
la Direccin de Hacienda, (1) copia para Contralora Interna de la Alcalda, una (1) copia para la
Procuradura General del Municipio y una (1) copia para Contralora General del Municipio.
c) Para la distribucin del Acta de Inicio, la Jefatura del Departamento de Ejecucin e Inspeccin
dispone de un da hbil a partir de la consignacin de stas, por parte del Ingeniero Inspector.

En caso necesario, para los trmites de prrrogas, paralizaciones y reinicio se seguir el siguiente
procedimiento:
a) El Contratista introducir ante el Departamento de Ejecucin e Inspeccin una carpeta con el
oficio, en dos (02) originales y dos (2) copias, todos en firma hmeda.
b) En el Departamento de Ejecucin e Inspeccin, el Ingeniero Inspector revisa y aprueba de
considerarlo pertinente, procediendo a elaborar la correspondiente acta o planilla, segn sea el
caso, y tomando las firmas necesarias de la empresa en los casos de actas. Dispone de 3 das
hbiles para el trmite. Si niega el trmite, deber hacerlo en el mismo plazo, con la debida
motivacin, devolviendo el trmite al Contratista. Si aprueba, enva al Jefe del Departamento
de Ejecucin e Inspeccin. Si el procedimiento comienza de oficio, el trmite comienza con la
elaboracin de dicho informe y continua con lo previsto en este literal.
c) El Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin revisa y aprueba si est conforme,
dispone de 2 das hbiles. Si ste niega el trmite deber hacerlo mediante acto
suficientemente motivado y notificado al afectado. Si aprueba el trmite, deber proceder a la
inmediata distribucin del mismo, de la siguiente forma: un (1) original para Archivo DIMO, un
(1) original para el Contratista, una (1) copia para Contralora Interna de la Alcalda y una (1)
copia para la Contralora General del Municipio.

El procedimiento para el trmite de Presupuesto Modificado originado por variacin de precios,
obras adicionales y partidas no previstas antes del trmite de la primera valuacin o de la valuacin
nica, es el siguiente:
1. El Contratista deber preparar el Presupuesto Modificado, constituido por cinco (05)
carpetas, con su correspondiente etiqueta indicando: Obra, N de Contrato, Empresa,
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Destinatario (Contralora Interna de la Alcalda, Contralora General del Municipio,
Direccin de Hacienda, DIMO y Contratista). Cada carpeta deber contener:
a) Oficio de Solicitud dirigido al Director de DIMO, con atencin al Jefe del Departamento de
Ejecucin e Inspeccin.
b) Informe Tcnico del Ingeniero Inspector que justifique debidamente el trmite.
c) Presupuesto Modificado, firmado por el Ingeniero Residente y Contratista en firma hmeda.
2. Los documentos indicados en el numeral anterior acompaados de la respectiva hoja de
ruta sern tramitados de la siguiente forma:
a) Se entregan en el Departamento de Contratacin y Control (DCC) de la DIMO, debiendo
firmarse la hoja de ruta por el Contratista y el funcionario receptor. El DCC verifica que
estn completos todos los recaudos exigidos y que el trmite est conforme con las
respectivas Normas de Contratacin, contenidas en los Decretos respectivos (Municipales y
Nacionales), o con cualquier otro procedimiento u orden que al efecto determinare la Alcalda o
el Director de la DIMO y dispone de 2 das hbiles para la revisin del trmite o para su
devolucin por razones justificadas.
b) Revisado el trmite por el DCC, ste enva al Departamento de Ejecucin e Inspeccin, donde
el Ingeniero Inspector revisa y en caso de estar de acuerdo aprueba con su firma y enva al
Jefe del Departamento, dispone de 2 das hbiles para el trmite. Si el Ingeniero Inspector
tiene alguna observacin, dejar constancia de ello en la respectiva hoja de devolucin (la cual
deber ser suficientemente motivada), y tramitar dicha devolucin al DCC, quien lo devolver
a la Contratista a fin de que subsane las observaciones de la Inspeccin.
c) Aprobado por el Ingeniero Inspector, el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin
revisa. Si el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin tiene observaciones, las deber
tramitar en la misma forma dispuesta en el literal anterior, si aprueba el trmite deber elaborar
un oficio dirigido a la Contralora Interna de la Alcalda, para ser firmado por el Director de la
DIMO, participndole la aprobacin del presupuesto modificado. Dispone de 2 das hbiles
para el trmite.
d) Una vez elaborado el oficio de envo, se remite el trmite a la Direccin para la firma del oficio
por el Director, que dispone de 1 da hbil para la firma y envo del trmite a la Contralora
Interna.
e) La Contralora Interna revisa el trmite, para lo cual dispone de 2 das hbiles, si lo aprueba,
deber proceder a la distribucin de las carpetas respectivas segn el destinatario. Si tiene
algunas observaciones, devolver con oficio que exponga las justificaciones de la devolucin,
el respectivo trmite al DCC de la DIMO, para que ste informe a la empresa las
observaciones que haya de subsanar.

El trmite de Valuaciones se seguir de acuerdo con el procedimiento siguiente:
a) El contratista prepara la Valuacin constituida por cinco (05) carpetas debidamente identificadas
con su correspondiente etiqueta, as: Trmite (Valuacin N...(parcial), nica o Final), Obra, N
de Contrato, Empresa y Destinatario (Direccin de Hacienda) de la Direccin de Hacienda,
Contralora Interna de la Alcalda, Contralora General del Municipio, DIMO y Contratista).
Cuando se trate de Valuacin nica o Final el Contratista deber tramitar adicionalmente la
Recepcin Provisional de la Obra.
b) Todos los documentos organizados en la forma prevista en el literal anterior sern introducidos
por el Contratista ante el DCC de la DIMO, acompaados de la hoja de ruta que ser firmada
por el Contratista y el Funcionario receptor, que iniciar el trmite. El DCC de DIMO verifica
que estn completos todos los recaudos exigidos y que el trmite est conforme con las
correspondientes Normas de Contratacin contenidas en los Decretos respectivos (Municipal y
Nacional), o con cualquier otro procedimiento u orden que al efecto determinare la Alcalda o el
Director de la DIMO y dispone de 2 das hbiles para la revisin y aprobacin o devolucin por
razones justificadas. Si el DCC determina que el trmite es procedente, lo enva al
Departamento de Ejecucin e Inspeccin. Las mediciones deben introducirse ya firmadas y
aprobadas por el Ingeniero Inspector de la obra.
Curso: Auditora Administrativa
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c) En el Departamento de Ejecucin e Inspeccin el Ingeniero Inspector revisa y en caso de
estar conforme firma la valuacin y dems documentos del caso y enva el trmite al Jefe del
Departamento, dispone de 2 das hbiles para su tramitacin. Si el Ingeniero Inspector tiene
alguna observacin, dejar constancia de ello en la respectiva hoja de devolucin (la cual
deber ser suficientemente motivada), y tramita dicha devolucin para el DCC de la DIMO,
quien la devolver a la Contratista, a fin de que subsane las observaciones hechas por la
Inspeccin.
d) Aprobado por el Ingeniero Inspector, el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin
revisa y aprueba, dispone de 1 da hbil para el trmite. Si tiene observaciones, las deber
tramitar en la misma forma dispuesta en el literal anterior.
e) Aprobado por el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, se remite el trmite a la
Direccin General para la firma del Director de la DIMO, quien dispone de 2 das hbiles para
la firma o devolucin debidamente motivada. Firmado el trmite por el Director, se enva a la
Contralora Interna de la Alcalda.
f) La Contralora Interna revisa el trmite en un lapso de 3 das hbiles, y de considerarlo
procedente lo aprobar y lo enviar a la Direccin de Hacienda, de lo contrario lo devolver al
DCC de la DIMO con la debida motivacin.
g) La Direccin de Hacienda revisa y si est conforme elabora la respectiva orden de pago,
dispone de 3 das hbiles para el trmite, de lo contrario devuelve a la DIMO con la debida
motivacin. Una vez firmada dicha orden de pago por el Director de Hacienda, se remite el
trmite a la Contralora Interna de la Alcalda.
h) La Contralora Interna revisa lo concerniente a la orden de pago, si est conforme aprueba y
remite a Secretara General del Gobierno para su firma, de lo contrario devuelve a la Direccin
de Hacienda con la debida motivacin. Para la revisin de la orden de pago la Contralora
Interna dispone de 1 da hbil.
i) Recibido el trmite por la Secretara General de Gobierno, el Secretario General de Gobierno
dispone de 3 das hbiles para la firma de la orden de pago. Una vez firmada la orden, todas
las carpetas de la valuacin sern debidamente distribuidas de conformidad con el destinatario
indicado en cada una de estas, por rgano del funcionario que al efecto designe la Secretara
General de Gobierno, en un lapso de un (01) da hbil a partir de su firma. debiendo remitirse a
la DIMO, tanto la carpeta identificada DIMO, como la identificada Contratista, a los fines de
su entrega a travs del DCC.

El procedimiento para el trmite de reconsideracin de precios, ante la Contralora Interna en
cuanto a los precios unitarios es el siguiente:
1. El Contratista deber presentar el trmite de Reconsideracin de Precios, dentro de los
tres meses siguientes a la fecha en que suceda el evento que motiva la variacin de precio,
entendindose como el evento, el ltimo da del lapso de la valuacin a reconsiderar,
siempre que efectivamente haya sucedido un hecho durante el lapso de ejecucin de la
obra, que de conformidad con la normativa legal aplicable genere derecho de
Reconsideracin. Dicho trmite se preparar en cuatro (04) carpetas identificadas de la
siguiente forma: Trmite: Reconsideracin de Precios, Nombre de la Obra, N de Contrato,
Empresa y Destinatario (DIMO, Contralora Interna de la Alcalda, Contralora General del
Municipio y Contratista). Cada carpeta deber contener los siguientes requisitos:
a) Oficio de solicitud del contratista dirigido al Director de la DIMO, con atencin al Jefe del
Departamento de Ejecucin e Inspeccin, dando el razonamiento de los motivos que se tienen
para la solicitud de la Reconsideracin de precios.
b) Planilla de cuadro demostrativo de Reconsideracin de precios, firmada por el Ingeniero
Residente.
c) Presupuesto de Disminuciones, firmado el Ingeniero Residente y Contratista, en firma hmeda.
d) Anlisis de precios unitarios y cotizaciones, si lo amerita, de aquellas partidas que no estn en
los precios referenciales.
e) Copia de la Planilla de Resumen de Mediciones, firmada por el Ingeniero Inspector y el
Ingeniero Residente.
2. Los documentos indicados en el numeral anterior, acompaados de la respectiva hoja de
ruta sern tramitados de la siguiente forma:
Curso: Auditora Administrativa
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a) Se introducen en el DCC de la DIMO, debiendo firmarse la hoja de ruta por el Contratista y el
funcionario receptor. El DCC verifica que estn completos todos los recaudos exigidos y que el
trmite est conforme con las respectivas Normas de Contratacin contenidas en los Decretos
correspondientes (Municipales y Nacionales), o con cualquier otro procedimiento u orden que
al efecto determinare la Alcalda o el Director de la DIMO y dispone de 2 das hbiles para la
revisin del trmite o para su devolucin por razones justificadas.
b) Revisado el trmite por el DCC, este enva al Departamento de Ejecucin Inspeccin de la
DIMO, en donde el Ingeniero Inspector revisa y en caso de estar de acuerdo autoriza con su
firma y enva al Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, dispone de 2 das hbiles
para el trmite. Si el Ingeniero Inspector tiene alguna observacin, dejar constancia de ello en
la respectiva hoja de devolucin (la cual deber ser suficientemente motivada), debiendo
enviar el trmite al DCC, el cual entregar a la Contratista a fin de que subsane las
observaciones de la Inspeccin.
c) Autorizado por el Ingeniero Inspector, el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin
revisa. Si tiene observaciones, las deber tramitar en la misma forma dispuesta en el literal
anterior, si autoriza el trmite deber elaborar un oficio dirigido a la Contralora Interna de la
Alcalda para ser firmado por el Director de la DIMO, solicitando la aprobacin del trmite.
Dispone de 2 das hbiles para el trmite.
d) Una vez elaborado el oficio de envo, se remite el trmite a la Direccin, para la firma del oficio
por el Director, dispone de 1 da hbil para la firma y envo del trmite a la Contralora Interna.
e) La Contralora Interna revisa el trmite, para lo cual dispone de 2 das hbiles, si aprueba el
mismo, deber proceder a la distribucin de las carpetas respectivas segn el destinatario. Si
tiene observaciones, devolver con oficio que exponga las justificaciones del caso, al DCC de
la DIMO, para que ste informe a la empresa las observaciones que haya de subsanar.


El procedimiento para el trmite administrativo de obras Adicionales o Partidas no previstas es el
siguiente:
1. El Contratista deber preparar el trmite de obras adicionales o partidas no previstas en
cuatro (04) carpetas, identificadas de la siguiente forma: Trmite: Obras Adicionales o
Partidas No Previstas, Nombre de la Obra, N de Contrato, Empresa y Destinatario (DIMO,
Contralora Interna, Contralora General del Municipio y Contratista). Cada carpeta deber
contener los siguientes requisitos:
a) Oficio de Solicitud del Contratista dirigido al Director de DIMO, con atencin al Jefe del
Departamento de Ejecucin e Inspeccin, dando el razonamiento de los motivos que se tienen
para solicitar el trmite de Obras Adicionales o Partidas no Previstas.
b) Presupuesto de Obras Adicionales o Partidas no Previstas, firmado por el Ingeniero Residente
y Contratista, en firma hmeda.
c) Presupuesto de Disminuciones, firmado por el Ingeniero Residente y Contratista, en firma
hmeda.
d) Anlisis de precios unitarios y cotizaciones, si lo amerita, de aquellas partidas que no estn en
los precios referenciales.
e) Memoria Descriptiva por Partidas, elaborada y firmada por el Ingeniero Residente de la obra,
para ser avalada por el Ingeniero Inspector en el trmite.
2. Los documentos indicados en el numeral anterior acompaados de la respectiva hoja de
ruta, sern tramitados de la siguiente forma:
a) Se introduce en el DCC de la DIMO, debiendo firmarse la hoja de ruta por el Contratista y el
funcionario receptor. El DCC verifica que estn completos todos los recaudos exigidos y que el
trmite est conforme con las respectivas Normas de Contratacin, contenidas en los
Decretos correspondientes (Municipales y Nacionales), o con cualquier otro procedimiento u
orden que al efecto determinare la Alcalda o el Director de la DIMO y dispone de 2 das
hbiles para la revisin del trmite o para su devolucin por razones justificadas.
b) Revisado el trmite por el DCC, este enva al Departamento de Ejecucin e Inspeccin de la
DIMO, donde el Ingeniero Inspector revisa y en caso de estar de acuerdo autoriza con su firma
y enva al Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, que dispone de 2 das hbiles
para el trmite. Si el Ingeniero Inspector tiene alguna observacin, dejar constancia de ello en
Curso: Auditora Administrativa
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la respectiva hoja de devolucin (la cual deber ser suficientemente motivada), debiendo
enviar el trmite al DCC, el cual entregar a la Contratista a fin de que subsane las
observaciones de la Inspeccin.
c) Autorizado por el Ingeniero Inspector, el Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin
revisa. Si ste tiene observaciones, las deber tramitar en la misma forma dispuesta en el
literal anterior, si autoriza el trmite deber elaborar un oficio dirigido a la Contralora Interna de
la Alcalda, para ser firmado por el Director de la DIMO, solicitando la aprobacin del trmite.
Dispone de 2 das hbiles para el trmite.
d) Una vez elaborado el oficio de envo, se remite el trmite a la Direccin, para la firma del oficio
por el Director, dispone de 1 da hbil para la firma y envo del trmite a la Contralora Interna.
e) La Contralora Interna revisa el trmite, para lo cual dispone de 2 das hbiles, si aprueba el
mismo, deber proceder a la distribucin de las carpetas respectivas segn el destinatario. Si
tiene observaciones, devolver con oficio que exponga las justificaciones del caso, al DCC de
la DIMO para que ste informe a la empresa las observaciones que haya de subsanar.

El trmite de Actas de Terminacin, seguir el siguiente procedimiento:

a) El Ingeniero Inspector de la obra elaborar el Acta de Terminacin en 2 originales y 4 copias,
para ser firmadas todas en hmedo por ste, el Ingeniero Residente y el Representante Legal
de la Empresa en el momento de culminar la ejecucin de la obra. Es atribucin y obligacin del
Ing. Inspector la tramitacin del acta de terminacin de la obra, quien con su firma da fe del da
en que los trabajos contratados se terminan, para lo cual debe procurar que la misma se firme
en el sitio de la obra el mismo da de la culminacin de los trabajos ejecutados, da que adems
deber reflejarse en el Libro de Obras correspondiente. Todo, a los efectos del clculo de las
indemnizaciones por mora en la terminacin de la obra, de haber lugar a ello.
b) Una vez firmadas todos los ejemplares del Acta de Terminacin, el Ingeniero Inspector deber
remitirlos al Jefe del Departamento de Ejecucin e Inspeccin a los fines de su distribucin, de
la siguiente manera: un (1) original para el Contratista, un (1) original para Archivo DIMO, una
(1) copia para la Direccin de Hacienda, una (1) copia para la Contralora Interna de la Alcalda,
una (1) copia para la Procuradura General del Municipio y una (1) copia para la Contralora
General del Municipio. Para la distribucin del Acta de Terminacin, la Jefatura del
Departamento de Ejecucin e Inspeccin dispone de dos (2) das hbiles a partir de la
consignacin de estas por parte del Ingeniero Inspector.


El trmite administrativo del Acta de Recepcin Provisional es el siguiente:
1.- El Contratista deber preparar cinco (5) carpetas identificadas de la siguiente forma:
RECEPCION PROVISIONAL, Nombre de la Obra, N de Contrato, Empresa y Destinatario (DIMO,
Contralora Interna de la Alcalda, Contralora General del Municipio, Procuradura General del
Municipio y Contratista). El trmite deber comprender todos los recaudos indicados en la
Normativa de Contratacin vigente, es decir:
a) Acta de Recepcin Provisional de la Obra, firmada en hmedo por el Ingeniero Residente de la
Empresa y por el Representante legal.
b) Mediciones Finales y Cuadro demostrativo de cierre obra.
c) Todos los planos y constancias establecidos por ley.
2.- Los recaudos indicados en el numeral anterior acompaados de la respectiva hoja de ruta sern
tramitados de la siguiente manera:
a) Se introduce en el DCC de la DIMO, junto con el trmite de la valuacin final o nica. debiendo
firmarse la hoja de ruta por el Contratista y el funcionario receptor. En este estado el trmite
sigue el mismo curso de la Valuacin Final o nica, a los fines de su aprobacin por las
instancias correspondientes.
b) Una vez llegado el trmite de la Valuacin Final o nica a la Contralora Interna de la Alcalda,
esta deber retener las carpetas correspondientes a la Recepcin Provisional a los fines de su
revisin, debiendo si lo considerare procedente, aprobar la Recepcin Provisional de la obra,
firmando y sellando el Acta de Recepcin Provisional en la casilla correspondiente. De lo
contrario deber devolver en forma motivada, el trmite a DIMO para que sean subsanadas
Curso: Auditora Administrativa
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las observaciones del caso. En el caso de aprobar la Recepcin Provisional de la Obra, la
Contralora Interna deber distribuir las respectivas carpetas, conjuntamente con la distribucin
de las carpetas correspondientes a la valuacin final o nica en trmite, para lo cual deber
esperar el retorno de estas.


Se har siguiendo el siguiente procedimiento:
1.- El Contratista deber preparar el trmite del Acta de Recepcin Definitiva en seis (06) carpetas,
identificadas de la siguiente forma: Trmite: Acta de Recepcin Definitiva, Nombre de la Obra, N
de Contrato, Empresa y Destinatario (DIMO, Contralora Interna, Contralora General del Municipio,
Divisin de Servicios Contables, Procuradura General del Municipio y Contratista). Cada carpeta
deber contener los siguientes requisitos:
a) Acta de Recepcin Definitiva firmada por el Ingeniero Residente y el Representante legal de
la Empresa ejecutora de la obra.
b) Copia del Acta de Recepcin Provisional debidamente aprobada por la Contralora Interna del
Municipio.
2.- Los documentos indicados en el numeral anterior acompaados de la respectiva hoja de ruta
sern tramitados de la siguiente forma:
a) Se introduce el trmite en el DCC de la DIMO, debiendo firmarse la hoja de ruta por el
Contratista y el funcionario receptor. El DCC verifica que estn completos todos los recaudos
exigidos y que el trmite est conforme con las respectivas Normas de Contratacin
contenidas en los Decretos respectivos (Municipales y Nacionales), o con cualquier otro
procedimiento u orden que al efecto determinare la Alcalda o el Director de la DIMO y dispone
de 2 das hbiles para la revisin del trmite o para su devolucin por razones justificadas.
b) Revisado el trmite por el DCC, ste enva a la Taquilla de Inspeccin de la DIMO, la cual
recibe y enva al Ingeniero Inspector, esta oficina dispone de medio da hbil para el Trmite.
c) El Ingeniero Inspector revisa y en caso de estar de acuerdo firma y enva a la taquilla de
Inspeccin, dispone de 2 das hbiles para el trmite. Si el Ingeniero Inspector tiene alguna
observacin, dejar constancia de ello en la respectiva hoja de devolucin (dicha devolucin
deber ser suficientemente motivada), devuelve el trmite a la taquilla de inspeccin para que
sta lo remita al DCC, quien devolver a la Contratista a fin de que subsane las observaciones
de la Inspeccin.
d) La Taquilla de Inspeccin recibe y enva a la Direccin General, para la aprobacin del Director
de la DIMO, dispone de da hbil para el trmite.
e) El Director de la DIMO aprueba con su firma y enva a la Contralora Interna de la Alcalda
para su aprobacin, dispone de 2 das hbiles para el trmite. Si el Director de la DIMO no est
conforme, devolver el trmite al DCC, a los fines de que por ese Departamento se canalicen
las observaciones que hayan de subsanarse.
f) La Contralora Interna de la Alcalda revisa el trmite, para lo cual dispone de 5 das hbiles, si
aprueba el mismo deber proceder a la distribucin de las carpetas respectivas, segn el
destinatario de la misma. Si objeta el trmite deber devolver todas las carpetas mediante
oficio en el que se expongan las justificaciones de la devolucin, a la DIMO, a fin de que por
ese organismo se tomen las medidas correctivas a que haya lugar.

Dimo realiza algunas Obras por Administracin Directa, para ello el Jefe del Departamento de
Mantenimiento y Equipamiento de Barrios atiende la solicitud hecha por las asociaciones de
Vecinos, Instituciones Educacionales y Organismos Oficiales, se llena la planilla de solicitud,
para tomar los datos personales del solicitante y dar constancia del servicio prestado, consta
de original y dos (2) copias, la original para el expediente, una copia para el solicitante y una
copia para el inspector de Obra que le corresponde y se enva al Inspector de Obra a levantar
el informe Preliminar, mediante un Memorndum y la copia de la Planilla del solicitante.

El Inspector de la obra al levantar el informe preliminar, lo enva al Jefe del Departamento de
Ejecucin e Inspeccin, quien revisa y aprueba el informe, y se enva para la firma del Jefe del
Departamento de Mantenimiento y Servicios, para proceder a elaborar los Memos de pedidos de
material, los cuales se envan para la Divisin de Coordinacin Administrativa DIMO, luego para la
Curso: Auditora Administrativa
14
firma del Director General y regresa para la Divisin de Coordinacin Administrativa DIMO, para
ser enviados al Departamento de Compras de la Alcalda.

En Dimo, cuando llega el proveedor con la Orden de Compra, al Departamento de Mantenimiento y
Servicios, para proceder a entregar el material en la Seccin de Almacn, se llama al personal de
la Contralora General del Municipio para su verificacin y se anexan 3 copias de la Orden de
Compra para entregarlos de la siguiente manera:
Copia para el Expediente de la Obra.
Copia para el Inspector de la Obra para que sepa que llego el material y llama a la persona
responsable a recibir el material
Copia para la Seccin de Control de Recursos de la Alcalda, para proceder a cargar en el
sistema, para llevar el control de material existente en el Depsito y llevar el Kardex por
Partida Administrativamente.

Para el retiro de material se elabora el siguiente material que va todo junto para la firma,
conjuntamente con el responsable al que se va entregar el material de la obra a ejecutar.
Solicitud hecha por el Inspector de Obra.
Acta de compromiso y entrega de materiales.
Nota de Entrega.
Orden de Despacho (Par que quede descargada en el Sistema).
Memo para el Depositario autorizando la salida del Material).

Para realizar la obra, el memorando para el vigilante autorizando la salida del Material para
ejecutar la Obra, elaboracin las Actas de Inicio de la nueva obra, elaborar las planillas de
Mediciones entregadas semanal junto con el avance de Obra, con fotos de la Obra y finalmente
elaborar Acta de Terminacin de la Obra por Administracin Directa.

DIMO cuenta con sistemas informticos desarrollados en el lenguaje de Programacin CLIPPER
5,2.
Sistema de Obras de Equipamiento de Barrios
Sistema de Obras de Mantenimiento
Sistema de Secuencias de Contratos y Valuaciones
Sistema de Archivos y Documentos
Sistema de Obras por Contratacin
Sistema de Control de Personal
Sistema de Administracin del Fondo Rotatorio
Sistema de Obras de Auto Construccin
Sistema de Control de Maquinarias de Apoyo Logstico
Sistema de Administracin de Garaje del Municipio
Sistema SPAPU
Sistema IP- 3

Los Sistemas son desarrollados por programadores adscritos al Departamento de Sistema e
Informtica a excepcin del Sistema de SPAPU y el IP-3, actualmente se estn desarrollando
Sistemas en el lenguaje VISUAL FOX PRO 6.0, orientados a objetos, buscando unificar los
Sistemas mencionados anteriormente.

Regulan la actividad de la DIMO
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
Ley Orgnica de la Contralora General del Municipio
Ley de Licitaciones Nacional
Ley de Licitaciones Regional
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos
Ley Orgnica de Salvaguarda del Patrimonio Pblico
Ley de Rgimen Presupuestario
Curso: Auditora Administrativa
15
Decreto N 1417 de fecha 31-07-96 Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin
de Obras Nacionales
Decreto 114 de fecha 04-08.95 Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de
Obras del Municipio
Decreto 406 de fecha 30-08-99 Instructivo de Tramitacin de Obras
Normas de calidad.




Curso: Auditora Administrativa
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Alcalda del Municipio Bolvar
Estructura Organizativa de la Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras- D.I.M.O.




































Asesora Jurdica Control de Gestin
Dpto. Programas
Laboratorio
Zona1
Zona 2
Zona 3
Zona 4
Zona 5
Zona 6
Dpto. Ejecucin e Inspeccin
Garaje del Estado
Apoyo Logstico
Almacen
Dpto. Mantenimiento y Servicios Dpto. Equipamiento de Barrios
Divisin de Coordinacin Tcnica
Contratacin y Control
Dpto. Servicios Administrativos Dpto. Sistemas e Informtica Dpto. Recursos Humanos
Divisin de Coordinacin Administrativa
Direccin General
Curso: Auditora Administrativa
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NMINA DE EMPLEADOS

PERSONAL DE EMPLEADOS FIJOS TOTAL
Director 1
Jefe de Divisin 4
Administrador IV 1
Abogado III 1
Ingeniero Industrial III 1
Ingeniero Civil Jefe II 2
Ingeniero Civil Jefe I 7
Ingeniero Civil III 1
Ingeniero Civil II 6
Ingeniero Civil I 5
Ingeniero Electricista II 1
Avaluador de Inmuebles Jefe 1
Ingeniero Mecnico II 3
Ingeniero Mecnico I 1
Arquitecto Jefe I 1
Arquitecto III 1
Arquitecto II 3
Arquitecto I 4
Asistente Administrativo III 3
Insp .de Obras de Ing. Civil II 15
Insp. de Obras de Ing. Civil I 21
Insp. de Maquinaria II 1
Topgrafo II 16
Topgrafo I 8
Dibujante IV 3
Dibujante III 1
Laboratorista III 4
Laboratorista II 1
Programador II 3
Op. Equipo de Computacin III 1
Op. de Equipo de Computacin I 1
Analista Ocupacional I 1
Inspector de Maquinaria III 1
Tcnico Rep. Mantenimiento I 1
Contabilista II 1
Contabilista I 1
Archivista III 2
Archivista II 1
Secretaria Ejecutiva I 3
Secretaria III 4
Secretaria II 3
Secretaria I 30
Telefonista 1
TOTAL 171

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NMINA DE OBREROS

PERSONAL DE OBREROS TOTAL
Listero 6
Maestro General Coordinador 2
Cap Gral. de Vehculos o Maquinaria 2
Operador General Maquinaria 13
Mecnico Equipo Pesado 6
Mecnico de Vehculos 14
Caporal de Mantenimiento 8
Chofer de Gandola 1
Mto. de Obras de Construccin 15
Operador de Maquinaria 17
Soldador 8
Tcnico Electrnico 3
Operador de Maquinaria 6
Maestro Pintor 2
Maestro Carpintero 1
Tec. Mantenimiento Maquinaria 4
Chofer 104
Auxiliar de Listero 2
Chequeador 13
Albail 39
Carpintero 7
Electricista 5
Plomero 3
Pintor 10
Ayudante 87
Vigilante 10
Mensajero Portero 20
Obrero 81
Total 489