Manual Procedimientos Archivos Públicos

Ministerio Secretara General de la Presidencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLAN GENERAL DE TRABAJO
ARCHIVOS PBLICOS
NDICE DE CONTENIDOS
1. DIRECTRICES GENERALES
2. PLAN GENERAL DE TRABAJO
2.1 PLAN ESPECFICO PRIMERA FASE
HITO N 1: Diseo de una metodologa de organizacin de los documentos
HITO N 2: Organizacin e identificacin fsica de los documentos
HITO N 3: Catastro de Series Documentales
2.2 PLAN ESPECFICO SEGUNDA FASE
HITO N 1: Envo de documentos al Archivo Nacional
HITO N 2: Eliminacin de documentos
2.3 PLAN ESPECFICO TERCERA FASE
HITO N 1: Diseo de cronograma de trabajo
HITO N 2: Catalogacin documental
HITO N 3: Almacenamiento e Identificacin de documentos
HITO N 4: Habilitacin de depsito para archivo
HITO N 5: Manual de procedimientos gestin de archivos
HITO N 6: Encargado de archivo
3. GLOSARIO
4. BIBLIOGRAFA

4
5
6
6
8
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15
20
20
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25
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLAN GENERAL
DE TRABAJOS ARCHIVOS PBLICOS
Comisin de Probidad y Transparencia
3
En el marco de la implementacin de la Ley N20.285 sobre Acceso a la Informacin Pblica, la Comisin de
Probidad y Transparencia, dependiente del Ministerio Secretara General de la Presidencia, ha elaborado este Manual
de Procedimientos cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de
los distintos organismos de la Administracin, a n de facilitar el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo
de este documento ha contado con el apoyo de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.
Este Manual se organiza como un Plan de Trabajo estructurado en tres fases, las que deben ser entendidas como una
recomendacin para los servicios y organismos pblicos, en la tarea de organizar y describir sus archivos.
TABLA DE CONTENIDOS
FECHA MOTIVO DE LA REVISIN PGINA ELABORADA O MODIFICADA
REVISIONES DEL MANUAL
N REVISIN
4
El manejo y proceder respecto de la documentacin de una
institucin contempla entre sus lineamientos bsicos, lo
siguiente:
Todos los documentos generados por los funcionarios de un
servicio u organismo pblico, en cumplimiento de sus funciones
como tales, y los documentos generados por mandatos del
servicio a personas naturales y jurdicas externas, se consideran
como parte integrante del patrimonio documental de dicho
servicio u organismo.
En el patrimonio documental del servicio estn respaldadas sus
polticas, responsabilidades legales y administrativas. En este
sentido, todo documento tiene informacin y, consecuentemente,
se hace imprescindible su control.
Los documentos son nicos, en tanto cada trmite, resultado
de una accin administrativa, generada por actividades
desarrolladas en respuesta al cumplimiento de las funciones
de las entidades, produce en un tiempo y espacio jurisdiccional
un solo documento original. El hecho de ser nicos y constituir
una fuente primaria de informacin y prueba jurdica que se
deriva de ello, demanda cuidados especiales de conservacin.
Para hablar efectivamente de Archivo, los documentos han
de estar organizados y su informacin accesible para su
uso, en instalaciones adecuadas y bajo direccin de un
funcionario especialmente nombrado para el cumplimiento
de dicha labor, generalmente denominado encargado de
archivos. Esta persona podra tener adems a su cargo un
equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de
los documentos generados y administrados por el servicio
as lo ameriten. El perfil que debiera tener este encargado
se seala en la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N 6.

Cabe tener presente que los documentos de carcter personal
y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los
institucionales.
DIRECTRICES GENERALES 1
.
5
El Plan contempla tres fases, que deben ser entendidas como
una recomendacin a los servicios y organismos pblicos para la
organizacin y descripcin de sus archivos.
Asimismo, dependiendo del estado de situacin particular
que presente el archivo en un determinado servicio, se puede
comenzar por la primera, segunda o tercera fase de este Plan de
Trabajo.
PRIMERA FASE
Objetivo: Control de los documentos (qu, dnde y cundo)
Procedimiento: Organizacin documental
Producto: Catastro de documentos
SEGUNDA FASE
Objetivo 1: Envo de documentos al Archivo Nacional
Objetivo 2: Eliminacin de documentos
Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N 5.200 e Instructivo
para la solicitud de transferencias documentales a unidades
dependientes de la Subdireccin de Archivos Nacionales.
Procedimiento 2: Tabla de eliminacin de documentos de acuerdo
a normativa aplicable.
Producto: Envo al Archivo Nacional Eliminacin fsica de documentos.
TERCERA FASE
Objetivo: Sistematizacin de informacin
Procedimiento: Planilla Excel normalizada
Producto: Base de datos normalizada
PLAN GENERAL DE TRABAJO 2
.
6
El objetivo primordial de esta fase es que los servicios u organismos
tengan control sobre los documentos que conservan y estn en
condiciones de responder a tres preguntas bsicas:
QU documentos conserva?
De CUNDO son estos documentos?
DNDE estn estos documentos?
Para dar respuesta a estas tres interrogantes se ha elaborado
una herramienta que permite construir, de manera simple
y normalizada, un CATASTRO DOCUMENTAL.
CMO HACER UN CATASTRO DOCUMENTAL?
El Catastro Documental es una herramienta que permite
sistematizar ciertos campos de informacin necesarios para
controlar mnimamente la documentacin que se conserva en
cada servicio.
Es fundamental entender que cuando hablamos de documentos
nos referimos al expediente, es decir, a la unidad formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente
por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. En
este sentido, un expediente puede ser un volumen empastado,
una rendicin, una carpeta de personal, un informe, etc.
Existen tres hitos bsicos que permiten la
elaboracin de este Catastro:
1. Diseo de una metodologa de organizacin de los documentos.
2. Organizacin e identificacin fsica de los documentos.
3. Sistematizacin de la informacin.
HITO N 1: Diseo de una metodologa de
organizacin de los documentos
Para proceder a organizar los archivos pblicos es necesario que
previamente se dena cmo se llevar a cabo este proceso. La
elaboracin de una metodologa de organizacin se hace sobre la
base de dos procesos secuenciales:
2.1. PLAN ESPECFICO PRIMERA FASE
Objetivo: Control de los documentos (qu, dnde y cundo)
Procedimiento: Organizacin documental
Producto: Catastro de documentos
7
1. Clasificacin:
En su sentido ms simple, clasicar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de
tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte
de la estructura de un todo.
En el caso de la clasicacin documental, sta debe responder,
en primera instancia, al organigrama institucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trtese de ocios,
memorandos, balances, entre otros.
2. Ordenamiento:
Ordenar es el segundo procedimiento que ha de aplicarse a los
documentos.
Es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto, en
este caso documentos de una serie documental, relacionndolos
unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de
antemano.
Cada serie de documentos tendr su propio criterio de
ordenamiento, segn sea su contenido.
Normalmente, los criterios de ordenamiento son: cronolgico,
alfabtico, onomstico, temtico y geogrco.
El producto nal del diseo de una metodologa de organizacin
documental es el Cuadro Clasicatorio de Documentos: La
estructura jerrquica y lgica que reeja las funciones y las
actividades de una organizacin.
Resulta recomendable que sea el encargado de archivos cuando
exista- el que elabore el Cuadro Clasicatorio. Para ello, se
sugiere utilizar el criterio orgnico-funcional, que reproduce las
estructuras administrativas que ste posee.
CUADRO CLASIFICATORIO DE DOCUMENTOS
Archivo
Ministerio Funciones
(Dependencias)
Servicios Pblicos respectivos de
cada archivo Ministerial
Ocios, Resoluciones, Actas,
Proyectos, Balances, Bienestar,
Comisiones de Servicio, Convenios,
Contratos, Difusin, Capacitacin,
Libro Mayor, Inventario de Bienes,
otros.
Sub Funciones
(Sub Dependencias)
Intendencias
Gobernaciones
Municipalidades
Notarios
Judiciales
Conservatorios
Fondo Sub Fondo Sub - Sub Fondo Serie Documental
8
HITO N 2: Organizacin e identificacin fsica de
los documentos
Teniendo denido el Cuadro Clasicatorio de Documentos, es
posible organizar e identicar los documentos de archivo.
Recomendaciones:
1. Catastrar los espacios fsicos donde se conservan actualmente
los documentos de archivo (incluyendo depsitos, bodegas,
contenedores, closets y cualquier espacio donde se encuentren
documentos que hayan finalizado su tramitacin). Para esto, se
recomienda utilizar la planilla Catastro Depsitos de Archivos
incluida en el Anexo N 1 de este Manual.
2. Asegurar que las llaves de acceso a estos depsitos estn
disponibles.
3. Evaluar las condiciones que presenta el recinto, especialmente
en materia de seguridad (control de acceso) y ambiental
(medidas mnimas de proteccin destinadas a evitar una
excesiva acumulacin de polvo, presencia de roedores e
insectos y humedad).
4. Formar un equipo de trabajo, segn la cantidad de espacios
fsicos o depsitos de documentos y la cantidad de documentos
que se conservan en su interior.
5. Tomar todas las medidas de seguridad pertinentes, incluyendo
mascarillas y guantes.
El proceso de organizacin e identicacin fsica de los
documentos incluye tres acciones fundamentales y dos acciones
complementarias.
Acciones fundamentales:
1. Organizacin fsica de los documentos:
La organizacin fsica de los documentos permitir saber qu
documentos tiene un servicio pblico y de cundo son, es decir,
cul es su cronologa.
Considerando la prctica y procedimientos archivsticos
generalmente aceptados, se proceder a organizar fsicamente
los documentos, de acuerdo al Cuadro Clasificatorio que ha
sido definido previamente.
Para el logro de este objetivo se realizarn las siguientes tareas:
Clasificacin de las unidades documentales: Esta labor implica
la agrupacin fsica de las unidades documentales en series
documentales, de acuerdo a su principio de origen y/o funcin.
Por ejemplo: Correspondencia Recibida o Enviada, Resoluciones,
Antecedentes de Proyectos y otras.
Ordenamiento fsico de los documentos: Cada una de las
series documentales de los distintos fondos y sub-fondos de
los servicios que ha sido agrupada fsicamente, ser ordenada
internamente de acuerdo al criterio que mejor corresponda, sea
cronolgico, por materia, onomstico, geogrfico u otro.
En este proceso es recomendable utilizar cajas u otro tipo de
contenedor, especialmente cuando la documentacin no se
encuentre empastada, de tal forma de mantener la organizacin
que se le ha dado.

9
2. Identificacin fsica de las series
documentales
Denidas las series documentales y ordenadas internamente,
es fundamental proceder a identicarlas externamente. Para
ello es recomendable utilizar un marbete (rtulo o etiqueta) que
contenga datos mnimos que permitan una rpida identicacin
de los documentos. De este modo, se podr tener plena certeza
respecto de dnde est el documento. En el Anexo N 2, se incluye
un modelo de marbete.
3. Identificacin general de la documentacin
Se recomienda que las series documentales correspondientes a
documentos ociales queden ubicadas fsicamente en un solo
sector del depsito e identicadas externamente con un marbete
especial que tenga la siguiente glosa: ENVIO AL ARCHIVO
NACIONAL. Esto es con el propsito de tener identicados los
documentos que deben ser enviados al Archivo Nacional, de
acuerdo a los procedimientos que esta institucin posee en
esta materia. Es recomendable que en este proceso se tome
contacto con el Archivo Nacional, con el objetivo de precisar qu
documentacin debe ser enviada
1

.
Acciones complementarias:
Durante el proceso de organizacin e identicacin fsica
de los documentos es recomendable realizar dos acciones
complementarias a las ya denidas:
1. Conservacin preventiva
La conservacin preventiva tiene por objetivo asegurar la adecuada
conservacin de los documentos. Incluye dos niveles:
Nivel 1: Asegurar que el espacio fsico donde se conservan
los documentos cumpla con las mnimas condiciones para
evitar que se daen, entre ellas las siguientes: que el espacio
no presente ltraciones de agua, que el cielo y el piso estn en
buenas condiciones, que no existan roedores e insectos, que no
sea hmedo, buen estado de la red elctrica y un sistema que
restrinja el acceso a cualquier persona
2
.
Nivel 2: Asegurar la preservacin de los documentos mediante
las siguientes acciones:
Quitar todos los objetos que puedan ser dainos a los documentos,
tales como clips, gomas, cinta scotch y otros elementos que
puedan ser perjudiciales.
Remover papeles borradores, marcadores, clasificadores, entre
otros.
Plegar los registros que son ms grandes que el tamao oficio.
Limpiar con un pao suave el polvo que est depositado en los
documentos.
2. Retiro de documentacin que se encuentre
en muy mal estado de conservacin fsica.
Se entiende por muy mal estado de conservacin fsica, todo
documento que presente severo dao fsico y cuyo contenido sea ilegible.
Los documentos deben ser retirados del archivo o depsito e
inventariados en la medida de lo posible.
En el caso que no se disponga de otro espacio fsico, estos
documentos deben estar reunidos en un solo lugar, almacenados
en cajas identicadas exteriormente con un cartel que tenga la
siguiente glosa: DAO FSICO SEVERO.
Tal circunstancia debiera ser noticada por el encargado de
archivos a su jefatura, con el n de que se tomen las medidas
administrativas correspondientes.
1
Ver documento de trabajo del Archivo Nacional, link: www.dibam.cl/archivo_nacional/contenido.asp?id_contenido=811&id_submenu=1225&id_menu=15.
Tambin se puede recurrir a Anexo 4C de este Manual.
2
En la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N 4, se describe el procedimiento ms avanzado de la habilitacin de depsito de archivo.
10
HITO N 3: Catastro de series documentales
Con el objeto de tener un acceso eciente y ecaz a la informacin
contenida en los documentos, se ha elaborado la planilla Catastro
de Documentos de Archivo incluida en el Anexo N 3 de este
Manual.
Esta planilla debe ser completada para el 100% de los documentos
de archivo que conserva un servicio.
Se recomienda que sea el Encargado General del Archivo (en el
caso que se haya designado uno) quien complete esta planilla.
Recomendaciones
En el caso que el servicio no tenga un Archivo Administrativo
Central, se recomienda que, adems de designar un Encargado
General, se nombre tambin un Encargado Especco en cada
una de las divisiones, departamentos u ocinas que sean parte
del servicio.
En caso que el Servicio tenga parcialmente un Archivo Central,
esto es, slo con algunas unidades, el Encargado General deber
solicitar el nombramiento de un Encargado Especco en cada
una de las unidades del Servicio que no sean parte del Archivo
Administrativo Central.
El Encargado General debiera ser quien instruya al Encargado
Especco respecto de los procedimientos y herramientas
descritas en este Manual.
El Equipo Tcnico Archivos Pblicos, de la Comisin de Probidad
y Transparencia, podr apoyar a los encargados en sus respectivos
servicios.
Aquellos servicios que cuenten actualmente con una base de
datos que les permite acceder de forma ecaz y eciente al 100%
de la documentacin que conservan, no requieren elaborar este
catastro.

11
Para la Segunda Fase del Plan de Trabajo se han denido dos hitos
fundamentales; el primero es el envo de documentos ociales
de los servicios pblicos al Archivo Nacional, de acuerdo a lo que
establece el Decreto con Fuerza de Ley N 5.200 y el Instructivo
para la solicitud de transferencias documentales a unidades
dependientes de la Subdireccin de Archivos Nacionales. El
segundo hito tiene que ver con la eliminacin de documentos en
conformidad a la normativa vigente sobre la materia.
Respecto de la documentacin electrnica, y de acuerdo a lo
sealado en la Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la
Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, cada institucin
debe mantener un repositorio de documentos electrnicos en
las condiciones denidas en el prrafo 4 del Decreto N 81, de
2004, del Ministerio Secretara General de la Presidencia, y por los
plazos indicados en los artculos 6, 7 y 9 del Decreto N 77, de
2004, del mismo Ministerio.
A continuacin se entregan antecedentes de la normativa
que regula el manejo de documentacin electrnica en la
Administracin del Estado.
Normativa en el uso de documentacin
electrnica
La regulacin y los efectos legales del documento electrnico
3
,
como instrumento de la Administracin del Estado, se reconoce con
la entrada en vigencia de la ley N19.799
4

, sobre Firma Electrnica,
y la posterior dictacin de su reglamento
5
. Posteriormente se
dicta la Ley N 19.880, sobre Procedimientos Administrativos, la
que consagra en su artculo 5 el principio de la escrituracin,
al sealarse que el procedimiento administrativo y los actos
administrativos a los cuales da origen, se expresarn por escrito
o por medios electrnicos.
Por su parte, el artculo 6 de la Ley N 19.799, seala que los
rganos del Estado podrn ejecutar o realizar actos, celebrar
contratos y expedir cualquier documento, dentro del mbito de su
competencia, suscribindolo por medio de rma electrnica, con
excepcin de aquellas actuaciones para las cuales la Constitucin
Poltica o la ley exijan una solemnidad que no es susceptible
de cumplirse mediante documento electrnico, o requiera la
concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba
intervenir en ella
6
.
Objetivo 1: Envo de documentos al Archivo Nacional
Objetivo 2: Eliminacin de documentos
Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N 5.200 e Instructivo para la solicitud de
transferencias documentales a unidades dependientes de la Subdireccin de Archivos Nacionales.
Procedimiento 2: Tabla de eliminacin de documentos de acuerdo a la normativa aplicable
Producto: Envo al Archivo Nacional- Eliminacin fsica de documentos
3
La Ley N19.779, define en su artculo 2 el documento electrnico como toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrnicos y almacenada de un
modo idneo para permitir su uso posterior.
4
Publicada en el Diario Oficial de 12 de abril de 2002.
5
Decreto N181, de 17 de agosto de 2002, del Ministerio de Economa.
6
La Ley N19.880 sobre Procedimientos Administrativos, habla en su artculo 18 de expediente electrnico y en el artculo 19 de la utilizacin de medios electrnicos, y consagra el principio de la escrituracin, en su
artculo 5, sealando que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarn por escrito o por medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma ms
adecuada de expresin y constancia. Ver link: http://www.subdere.gov.cl/1510/articles-66512_recurso_1.pdf
2.2. PLAN ESPECFICO SEGUNDA FASE
12
El Reglamento de la Ley N19.799, indica en su artculo 39 que
debern suscribirse mediante rma electrnica avanzada
7
, los
actos administrativos formalizados por medio de documentos
electrnicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos
de rganos colegiados, as como la celebracin de contratos, la
emisin de cualquier otro documento que expresa la voluntad de
un rgano o servicio pblico de la Administracin del Estado
8
, en
ejercicio de su potestades legales y, en general, todo documento
que revista la naturaleza de instrumento pblico o aquellos que
deban producir los efectos de stos.
El mismo Reglamento seala, adems, en su artculo 54, que se
elaborar la norma tcnica que permita que las comunicaciones
por medios electrnicos efectuada entre los rganos de la
Administracin del Estado y de stos con los ciudadanos operen
de manera efectiva y eciente. En virtud de dicho mandato
reglamentario se dictan tres decretos que jan el marco regulatorio
a este respecto:
a) Decreto N 77 de la SEGPRES, de 23.12.2004, que aprueba
norma tcnica sobre eciencia de las comunicaciones
electrnicas entre rganos de la administracin del estado y
entre stos y los ciudadanos.
b) Decreto N 81 de la SEGPRES, de 03.06.2004, que aprueba
norma tcnica para los rganos de la Administracin del Estado
sobre interoperabilidad de documentos electrnicos.
c) Decreto N 83, de la SEGPRES, de 03.06.2004, que aprueba
norma tcnica para los rganos de la Administracin del
Estado sobre seguridad y condencialidad de documentos
electrnicos.
De conformidad a lo anterior, se distinguen tres niveles de
regulacin en la materia: eciencia de la comunicaciones
electrnicas rgano/rgano rgano/ciudadano; interoperabilidad
de los documentos electrnicos; y, seguridad y condencialidad
de los documentos electrnicos.
Sobre el particular, el Decreto N77
9
seala que deber quedar
constancia de la transmisin y recepcin de las comunicaciones
efectuadas por medios electrnicos
10
e identicarse al remitente,
destinatario, fecha y hora de las mismas. Adems, con la nalidad
de asegurar la constancia de la transmisin y recepcin, los
rganos de la Administracin del Estado que hagan uso de medios
de comunicacin electrnicos, debern conservar los registros de
estas comunicaciones por un periodo de tiempo que no podr
ser inferior a 6 aos. Dentro de ese orden de ideas, el artculo
13 del mismo Decreto seala que las fechas de transmisin y
recepcin, acreditadas de conformidad a lo antes sealado, sern
vlidas a efecto del cmputo de los plazos establecidos en la Ley
N 19.880
11
.
HITO N 1: Envo de documentos al Archivo
Nacional. DFL N 5.200
Para el adecuado cumplimiento de este hito es fundamental que
el servicio u organismo tenga pleno conocimiento de las series
documentales que conserva, su cronologa, metros lineales y su
contenedor (empaste, archivador, carpeta u otro).
7
La Firma Electrnica Avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule nicamente al mismo y a los
datos a los que se refiere, permitiendo la deteccin posterior de cualquier modificacin, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autora y la Firma Electrnica Simple
es cualquier sonido, smbolo o proceso electrnico que permita al receptor de un documento electrnico identificar al menos formalmente a su autor, segn lo dispuesto en el artculo 2 de la Ley.
8
Segn lo dispuesto en el artculo 6, inciso 3, de la Ley N19.779, se excluyen aqu a las empresas pblicas creadas por ley.
9
Artculos 6, 7 y 9.
10
El artculo 24 del Decreto N81, dispone que cada institucin deber mantener un repositorio de documentos electrnicos, el cual deber ser accesible por medios electrnicos.
11
Cabe recordar que dicha Ley reviste el carcter de supletoria de la Ley N20.285.
13
Normas para realizar envos documentales al
Archivo Nacional
1.De conformidad con lo establecido en el artculo 14 del
Decreto con Fuerza de Ley N 5.200, de 1929
12
, deben ingresar
anualmente al Archivo Nacional los documentos que hayan
cumplido los siguientes plazos de antigedad
13
:
12
El DFL N 5.200 est incluido en el Anexo N4A de este Manual. Tambin se puede acceder al link: http://www.bcn.cl/leyes/129136
13
Circular N051 del 9 de febrero de 2009 de la DIBAM
14
Documento de Trabajo del Archivo Nacional. Ver link de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos: www.dibam.cl/archivo_nacional ingresar a transferencias documentales al lado inferior derecho de la pgina. Tambin
se puede recurrir al Anexo 4C de este Manual.
Organismos Aos de antigedad Tipos documentales
Ministerios
Intendencias
Gobernaciones
Municipalidades
Notarios y Conservadores
de Bienes Races
Tribunales de Justicia, Notarios
y Conservadores de Bienes Races de
Tarapac, Antofagasta, Aysn
y Magallanes
Tribunales de Justicia
5
60
60
60
80
30
80
Documentos en general
Libros de actas
Protocolos notariales y registros de
hipotecas, conservatorios de bienes races,
comercio y de minas
Libros copiadores de sentencias,
expedientes judiciales, protocolos
notariales y registros de hipotecas,
conservatorios de bienes races, comercio
y de minas
Libros copiadores de sentencias
y expedientes judiciales
En atencin a que el Decreto con Fuerza de Ley N5.200 no
reglamenta la forma cmo debe efectuarse el ingreso de los
documentos al Archivo Nacional, este ltimo defini algunos
procedimientos al respecto, los que se consignan en un
instrumento interno de dicha reparticin denominado Instructivo
Para la Gestin Transferencias Documentales al Archivo Nacional,
del ao 2008
14
.
14
En el mencionado documento interno se establecen algunas
normas tcnicas que resulta til tener presente al momento de
efectuarse el envo de documentacin al Archivo Nacional
15
.
1. Para verificar un envo documental por primera vez, las
instituciones debern solicitar una visita en terreno a la Oficina
del Sistema Nacional de Archivos, en el caso de las que se
encuentran localizadas en la Regin Metropolitana, o a sus
Archivos Regionales en lo que se refiere a organismos pblicos
de las regiones de La Araucana y Tarapac.
En el caso de los organismos localizados en donde a la fecha
no existen Archivos Regionales, debern completar un Catastro
de Archivos y enviarlo a la oficina del Archivo Nacional que
corresponda.
2. Sobre la base de la informacin derivada de la visita/catastro,
se remitir al servicio requirente una comunicacin con las
recomendaciones tcnicas especficas para aceptar el ingreso
documental, siempre que esta proceda.
3. Para autorizar un envo/ingreso documental, los estndares
mnimos de organizacin, identificacin, inventario,
conservacin y embalaje solicitados por el Archivo Nacional
son los que a continuacin se indican. Si existiesen situaciones
excepcionales en algunos de ellos, se debe informar y acordar
modalidades especiales de forma previa al traslado de la
documentacin.
Organizacin de documentos
1. En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las
series documentales existentes y ordenarse cronolgicamente
por fecha, desde lo ms antiguo hasta lo ms reciente, y de
acuerdo a su disposicin numrica interna.
2. En el caso de ministerios y servicios pblicos, las series
documentales existentes se ordenarn cronolgicamente por
tipos documentales de acuerdo a la siguiente pauta:
Decretos Supremos
Decretos Exentos
Copias de Decretos
Resoluciones con toma de razn
Resoluciones Exentas
Copias de Resoluciones
Circulares Emitidas
Providencias
Ordenes Internas
Comunicaciones recibidas (ocios, cartas y solicitudes)
Comunicaciones enviadas
3. En cuanto a documentacin judicial, sta debe ordenarse en
legajos con numeracin consecutiva. A su vez, cada legajo
deber ordenarse internamente por el nmero de causa de
cada uno de los expedientes que lo conforman.
Formulario de envos
Una vez realizados los procesos de organizacin, la institucin
proceder a completar los Formularios de Envo
16
, en los que se
resumir la informacin por cada tipo documental que se enva.
Toda la documentacin en proceso de envo ser debidamente
inventariada en una planilla electrnica Excel o en el sistema
proporcionado por el Archivo Nacional. Para realizar dicha
descripcin, las instituciones debern utilizar el Formato de
Inventario correspondiente
17

.
15
Archivo Nacional de la Administracin Central. Agustinas 3250 - Comuna de Santiago.
Archivo Regional de La Araucana. Lautaro 1171 - Comuna de Temuco.
Archivo Regional de Tarapac. Avenida Arturo Prat 2120, Comuna de Iquique.
16
El formulario de Envo se incluye en el Anexo N 4B de este Manual.
17
En este caso, la planilla Excel que contiene el Catastro de Series Documentales, Anexo N3 del Manual.
15
18
Dicho oficio establece las caractersticas tcnicas del empaste o encuadernacin y los rtulos, aspectos incluidos en el Anexo N 4D de este Manual.
19
Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos.
20
Ver Oficio Circular N 28.704/81 de la CGR incluido en el Anexo 5 de este Manual. Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
21
Circular N 051 de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Conservacin de documentos
Para proteger los documentos de extravo o deterioro, se deben
aplicar procedimientos que aseguren su integridad.
La encuadernacin de documentos debe realizarse de acuerdo
a las pautas definidas en las Normas de Encuadernacin de
Documentos de Archivo, contenidas en el Oficio Circular N 349,
de 1979, del Conservador del Archivo Nacional
18
.
Los documentos judiciales, deben agruparse en expedientes,
legajos y cajas, siguiendo las Normas de Conservacin para
Expedientes Judiciales.
Proceso de embalaje y traslado de documentos
Los volmenes o legajos, deben ordenarse correlativamente por
aos, es decir, desde lo ms antiguo hasta lo ms reciente, y
disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje.
Segn sea la unidad de destino del envo documental, el funcionario
responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Archivo
correspondiente, documento en el cual se indicarn los aos
extremos y volumen de la documentacin.
Para acordar la definicin del da y hora en que se efectuar el
traslado de los documentos, la institucin debe contactarse con
la Oficina del Sistema Nacional de Archivos o su Archivo Regional
respectivo.
El traslado y la descarga de los documentos en el rea de depsito
reservada por el Archivo Nacional, sern de responsabilidad de la
institucin que entrega los documentos.
Al momento de recibirse la documentacin, el funcionario
encargado le entregar copia de los documentos ingresados, con
timbre de recepcin conforme provisional.
Con posterioridad, le ser remitido un oficio de recepcin
definitiva, con indicaciones del material faltante si es que fuera
el caso.
HITO N 2: Eliminacin y disposicin de
documentos
La eliminacin de documentos es el procedimiento mediante
el cual se determina y ejecuta la destruccin fsica de la
documentacin de un archivo, un proceso que slo puede llevarse
a cabo tras el correspondiente anlisis de las caractersticas
histricas, administrativas, jurdicas, scales e informativas de
la documentacin, y dejando un registro del material eliminado
19
.
Asimismo el proceso de eliminacin debe hacerse en en apego
estricto a las normas establecidas por la Contralora General de
la Repblica
20
.
Para el proceso de eliminacin se considera como una buena
prctica la utilizacin de aquellos medios alternativos a la
incineracin de documentos. En este entendido, se proponen
procedimientos de orden tanto fsico como qumico que garanticen
la imposibilidad de reconstruir la informacin contenida en los
documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservacin
de la naturaleza
21
.
16
Normativa
1. Documentos en general
a. Las normas generales a este respecto se contienen y resumen
en el Oficio Circular N 28.704, del 27 de agosto de 1981, de
la Contralora General de la Repblica.
Segn lo dispuesto en tal Oficio, la autorizacin para
eliminar documentos de los rganos de la Administracin
del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la
Repblica, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de
los rganos que gozan de autonoma administrativa procede
que dicha autorizacin la confiera la respectiva Jefatura
Superior, dictndose para ello la correspondiente resolucin
22
.
Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales
contempladas en la ley
23
.
b. Respecto de la documentacin oficial
24
de los servicios
u rganos de la Administracin, y de conformidad a lo
dispuesto en el artculo 14 del DFL N5.200, deben ingresar
anualmente al Archivo Nacional los documentos de los
distintos Ministerios cuando hayan cumplido 5 aos de
antigedad, no procediendo a su respecto la destruccin o
disposicin.
c. En lo relativo a la documentacin no oficial
25
que ha perdido las
condiciones que la hacan til o aprovechable por el servicio
respectivo (Prrafo II N3 y V), se aplican las prescripciones del
Decreto N 577, del 11 de octubre de 1978, del ex Ministerio de
Tierras y Colonizacin (hoy Ministerio de Bienes Nacionales),
que establece el Reglamento sobre Bienes Muebles Fiscales.
El mencionado Decreto seala, en sus artculos 30, 31 y 32,
que el material de desecho como el papel, cartulina, cartn,
tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en
desuso o no aprovechable ser enajenado por el Ministerio
de Bienes Nacionales, en representacin del Fisco, mediante
subasta pblica o privada, fijando al efecto las condiciones
ms favorables. Seala tambin que en casos calificados la
Seremi respectiva podr autorizar la venta directa del material
de desecho, o bien su destruccin o incineracin. En caso de
dudas, corresponde a dicho Ministerio la determinacin de si
el material rene las condiciones antes mencionadas.
d. En lo relativo a este material, es necesario hacer mencin
a la norma contenida en el artculo 13 del DL N2341, del
7 de octubre de 1978, que autoriz a los Servicios de la
Administracin Pblica para enajenar directamente el papel
de desecho y archivos en desuso, teniendo el producto de las
enajenaciones el carcter de ingreso propio del Servicio.
Si bien el Oficio Circular N 28.704, de 27 de agosto de
1981, de la Contralora General de la Repblica, no recoge
ni analiza la norma aludida, tal disposicin no se encuentra
expresamente derogada en nuestro ordenamiento jurdico,
existiendo algunos servicios que la aplican
26
.
2. Situaciones especiales
Existen muchas situaciones especiales relativas a documentacin
generada o mantenida por los rganos y servicios de la
Administracin, algunas de ellas no consideradas por las
disposiciones del Oficio Circular N 28.704, y otras que han sido
tratadas por cuerpos legales propios o dispersos.
22
Dictamen N15.231/96 C.G.R
23
Ejemplo de ello es el artculo 6 del DL N2859/79, Ley Orgnica de Gendarmera de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N1908/92 C.G.R.) y el artculo 17 del DFL N830/80, Ley Orgnica
del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad.
24
Respecto de los conceptos de documentacin oficial y documentacin no oficial, ver dictmenes N3191/04 y N2921/87 de la C.G.R. en relacin con el artculo 1.699 del Cdigo Civil.
25
Idem, anterior.
26
Ver Oficio Circular N4369/87, del Servicio de Impuestos Internos.
17
a. Documentos de la deuda pblica, especies
valoradas u otros efectos:
Se eliminan dos aos despus del examen de la Contralora
General, trmite en el cual tambin debe intervenir el Contralor
General o su delegado
27
.
b. Libros, documentos y cuentas aprobadas:
Se incinera despus de tres aos desde su revisin definitiva,
salvo que el Contralor General considere especial inters en
conservarlos
28
.
c. Documentos relativos a personal:
Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco aos si
los antecedentes constan en libros o tarjetas individuales.
En caso contrario debern ser conservados, salvo el hecho
de que las personas de las que se trata no pertenezcan a
la Administracin
29
. Adicionalmente, los antecedentes
administrativos no ingresados al Archivo Nacional, y que
justifiquen nombramientos de personal, podrn devolverse
a los interesados despus de cumplidos dos aos desde la
fecha de su designacin, dejndose constancia de haberse
retirado
30
.
d. Documentos representativos de obligaciones
pendientes:
Estos documentos debern ser conservados ms all de la
total extincin de la obligacin para el eventual examen de
las operaciones a que se refieran. El destino definitivo de la
documentacin estar condicionado a los resultados de los
exmenes que se practiquen.
e. Documentos de Fiscala:
Se eliminan, previa autorizacin de la Unidad Jurdica Superior
en cada caso.
f. Documentos previsionales:
Las instituciones de previsin social, previa autorizacin de
la Superintendencia de Seguridad Social, pueden microfilmar
o reproducir electromagnticamente la documentacin
entregada a su custodia. Igual autorizacin rige para el caso de
la destruccin de dichos originales
31
. En lo relativo a licencias
mdicas y documentacin sobre Subsidios por Incapacidad
Laboral, stos se deben conservar durante 5 aos desde su
otorgamiento
32
, al igual que la documentacin de los servicios
de bienestar del sector pblico
33
. Los expedientes mdicos,
evaluaciones de invalidez, declaraciones de irrecuperabilidad,
y dictmenes al respecto, se deben conservar en forma
permanente
34
.
g. Documentos de Salud:
En materia de registros clnicos, los hospitales y clnicas
deben contar con un sistema de registro de informacin, la
que deber conservarse por un plazo mnimo de 10 aos, a
contar de la ltima atencin realizada al paciente
35
. En cuanto
a los documentos farmacuticos, especficamente las recetas
despachadas de estupefacientes y sicotrpicos, debern
inutilizarse y permanecer archivadas en el establecimiento,
al menos un ao siguiente al de su despacho
36
. De tratarse
de recetas despachadas de productos de venta restringida
se archivarn en forma cronolgica, pudiendo destruirse
transcurrido un ao
37
.
h. Documentos indgenas:
El Archivo General de Asuntos Indgenas, dependiente del
Archivo Nacional, conservar los documentos oficiales que se
generen en materia indgena
38
.
27
Artculo 14 en relacin al artculo 42 de la Ley N 10.336, Orgnica de la C.G.R. Ver adems, Oficio Circular N25/96 de la Tesorera General de la Repblica.
28
Artculo 21 Ley N 10.336. Dictamen N 29.820/03 C.G.R.
29
Dictamen N 10.588/94 C.G.R.
30
Artculo 10 de la Ley N16.436 y Dictamen N931/94 C.G.R.
31
Artculo 2 del D.L. N2412/78.
32
Ordinarios SUSESO N24.160/98;22.909/04; 30.004/08.
33
Ordinarios SUSESO N1468/89; 320/94;2187/00;69.256/06.
34
Ordinario SUSESO N7.765/88;24.160/98;30.004/08.
35
Artculo 17 del Decreto N 161/82 del Ministerio de Salud.
36
Decretos N404 y N405 de 1983 del Ministerio de Salud.
37
Decreto 466 de 1984 del Ministerio de Salud.
38
Artculo 30 de la Ley N 19.253.
18
i. Documentos tributarios :
La conservacin o exclusin de documentos de carcter
tributario se rige fundamentalmente por las normas de los
artculos 200 y 201 del Cdigo Tributario, que seala las
normas de prescripcin de la obligaciones de esta ndole, y
respecto de la cuales ha de conservarse la documentacin de
respaldo, sin perjuicio de las normas especiales del artculo
92 bis del mismo cdigo, que establece que la Direccin
Nacional podr disponer que los documentos que mantenga
bajo su esfera de resguardo, se archiven en medios distintos
al papel, cuya lectura pueda efectuarse mediante sistemas
tecnolgicos
39 40
.
j. Documentos de Aduana:
Los despachadores o agentes de aduana estn obligados
a conservar la documentacin del despacho de las
mercaderas
41
.
k. Otros no sealados:
Respecto de la documentacin no considerada expresamente,
la Contralora recomienda darla de baja previa consulta.
Igual consulta se debiera hacer frente a la calificacin de un
documento o respecto de la situacin legal del mismo.
3. Documentos no eliminables
De acuerdo a la Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de
la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, est prohibida
la destruccin de todo documento de valor histrico o cultural,
aunque haya sido microcopiado o micrograbado. Se entiende
que tienen tal carcter aquellos documentos pertenecientes a la
Administracin Pblica respecto de los cuales el Conservador del
Archivo Nacional ejerza el derecho de oposicin a que se refiere
el artculo 6 de la Ley N 18.845.
4. Plazos
En general los plazos considerados por la normativa para eliminar
material de archivo, cuentan desde la emisin del documento,
salvo para el caso de la documentacin relativa a la contabilidad
fiscal, municipal o de la beneficencia pblica, donde la destruccin
o incineracin proceder luego de tres aos desde su revisin
definitiva
42
.
Dao por desastres
Es del caso sealar aquella circunstancia no prevista en el Oficio
Circular N 28.704, referida a documentos que por diversas
circunstancias, tales como inundaciones, terremotos, lluvias,
incendios, entre otros, quedan inutilizados, y que por tanto se
debe proceder a su incineracin para evitar su mal uso y otros
efectos nocivos para la salud.
Sobre el particular, la Contralora General de la Repblica
43
seala
que dicha circunstancia es un imprevisto imposible de resistir
y constituye un caso fortuito o de fuerza mayor, regulado por el
artculo N 45 del Cdigo Civil.
5. Formalidades
La destruccin de todo documento debe ser registrada en un acta
levantada para este efecto, dando cuenta de la forma en que se
ha cumplido con este procedimiento.
39
El artculo 17 del Cdigo Tributario dispone que le corresponde al Secretario General actuar como Ministro de Fe, autorizando con su firma las transcripciones de las resoluciones y otros documentos emitidos por el Director
y otros funcionarios de la Direccin Nacional facultados para ello y los poderes que se presenten para actuar ante dicha Direccin. Adems, debe autorizar la eliminacin de timbres, sellos y documentos del Servicio.
40
Ver circular N4.369/87 del Servicio de Impuestos Internos.
41
Ver artculos 78, 195, 201 y 203 de la Ordenanza General de Aduanas.
42
Artculo 21 de la Ley N 10.336, Orgnica de la C.G.R.
43
Dictamen N39.565/07 de la C.G.R.
19
b) Metodologa e instrumentos de la eliminacin
documental
Alcances
La eliminacin de documentos es un procedimiento que requiere el
cumplimiento de una serie de acciones, incluyendo la elaboracin
de un Inventario de Seleccin Documental, Evaluacin y Valoracin
de ste, seleccin, formalizacin mediante un Acta de Eliminacin
firmada por la mxima autoridad del servicio y, finalmente, la
eliminacin fsica de los documentos.
Procedimiento de Eliminacin Documental
Paso 1: Elaboracin de Inventario de Seleccin Documental
Se recomienda que el servicio elabore un Inventario de Seleccin
Documental para cada sub fondo documental del servicio. Esta
labor la podra desarrollar el encargado de archivo y su equipo.
Con el objeto de facilitar la elaboracin de este Inventario, se
ha diseado la planilla Inventario de Seleccin Documental,
incluida en el Anexo N 6 de este Manual.
Paso 2: Valoracin de la documentacin de acuerdo al Inventario
de Seleccin Documental
Se recomienda que el encargado de archivo del servicio
genere una mesa de trabajo con la autoridad responsable de
cada uno de los sub fondos que existe en su institucin, con
el objetivo de revisar, en conjunto con ella, el Inventario de
Seleccin Documental correspondiente a su unidad y denir
qu documentos pueden ser eliminados.
Para el proceso de valoracin documental se recomienda
considerar la tipologa de valores utilizada habitualmente por la
archivstica, que menciona los siguientes puntos:
Valor administrativo: cuando la documentacin contiene
informacin que es necesaria para la gestin de la institucin.
Valor jurdico: en caso de que se trate de documentos legales,
como resoluciones, actas, copias autorizadas de escrituras
pblicas, documentos protocolizados, instrumentos privados
u otros similares.
Valor scal: asociado a documentacin contable.
Valor informativo: Se reere a aquellos documentos cuyo
contenido es un aporte para la gestin de la institucin. Se
trata fundamentalmente de documentacin tcnica.
Valor intrnseco: El 100% de esta documentacin no tiene valor
intrnseco, esto es, derivado de su edad, asociaciones histricas,
forma, caractersticas fsicas, estticas y/o valor monetario.
Paso 3: Elaboracin de Inventario de Eliminacin Documental y
Acta de Eliminacin

Finalizado el proceso de valoracin en la unidad correspondiente,
se sugiere que el servicio genere un Inventario de Eliminacin
Documental con el detalle de los documentos que, por decisin
de la autoridad de la unidad, y atendiendo la normativa general
y la institucional, se denieron como eliminables.
El servicio proceder entonces a elaborar un Inventario de
Eliminacin
44
y Acta de Eliminacin Documental
45
. Ambos
documentos sern entregados a la autoridad de la unidad
correspondiente para su revisin y rma.
En el caso que en el proceso de valoracin y seleccin hayan
participado ms funcionarios, el Acta de Eliminacin deber
incluir sus rmas.
Paso 4: Formalizacin de la Eliminacin Documental
Segn lo dispuesto por el Ocio Circular N28.704 de la
Contralora General de la Repblica, la autorizacin para
eliminar documentos de los rganos de la Administracin
del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la
Repblica, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los
rganos que gozan de autonoma administrativa procede que
dicha autorizacin la conera la respectiva Jefatura Superior,
dictndose para tal efecto la correspondiente resolucin
46
.
Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales
contempladas en la Ley
47
.
44
Para la elaboracin de este Inventario se puede utilizar la Planilla Inventario de Seleccin Documental, pero dejando slo el detalle de las series documentales que fueron definidas como eliminables, especificando a partir
de qu ao. Dicha planilla se encuentra en el Anexo N 6 de este Manual.
45
En Anexo N 7 se incluye un modelo de Acta de Eliminacin.
46
Dictamen N15.231/96 C.G.R.
47
Ver Circular N051 del 9 de febrero de 2009 de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos.
20
Para el adecuado inicio de la Tercera Fase es fundamental que las
dos fases anteriores se hayan realizado y, por tanto, exista plena
certeza de cules son los documentos que van a ser descritos.
HITO N 1: Diseo de cronograma de trabajo
Dado el alto nivel de trabajo que signica la ejecucin de la Tercera
Fase, es recomendable que cada servicio disee un cronograma
de trabajo destinado a describir los documentos, dando mayor
prioridad a aquellos que tienen un alto nivel de consulta.
En la elaboracin de este cronograma, es importante no perder de
vista que la existencia de un archivo depende de seis elementos
bsicos:
2.3. PLAN ESPECFICO TERCERA FASE
Objetivo: Descripcin documental
Procedimiento: Planilla Excel normalizada
Producto: Base de datos normalizada
Elementos Productos
1. Los documentos que lo integran deben tener cierta orgnica.
2. La informacin contenida en los documentos debe ser
fcilmente recuperable para su uso.
3. Los documentos deben ser encontrados de manera expedita.
4. Los archivos deben ser conservados en instalaciones adecuadas.
5. Es necesaria la denicin y aplicacin de procedimientos.
6. Se recomienda el nombramiento de un encargado de archivo, y
eventualmente de ayudantes.
Cuadro Clasicatorio
Base de Datos
Documentos identicados y almacenados
Depsito adecuado, con estanteras sucientes
Manual de Procedimientos Gestin de Archivos
Encargado de Archivo (equipo de ayudantes).
21
HITO N 2: Catalogacin documental
Slo cuando los documentos estn organizados y sus datos
descritos de acuerdo a procedimientos estandarizados, la
informacin contenida en ellos es accesible y puede, incluso, ser
un recurso estratgico para la eciente gestin del servicio.
La descripcin documental signica sistematizar, de acuerdo a un
proceso estandarizado, ciertos campos de informacin contenidos
en una unidad documental o expediente, generando, para cada
una, un registro especco en la base de datos.
En este sentido, la base de datos est integrada por campos
previamente denidos y estandarizados. Cada documento
(expediente), cuya informacin es ingresada en los campos que
contiene la base de datos, equivale a un registro.
A continuacin, se detallan los campos mnimos de informacin
que debe tener una base documental de Archivo
48
. En Anexo N 8
se incluye la Planilla de Descripcin de Documentos, que puede
ser utilizada como herramienta para la sistematizacin de la
informacin.
Cdigo de Referencia (01)
El objetivo de este campo es identicar el Archivo y Fondo al que
pertenecen los documentos que sern descritos.
De este modo, es recomendable generar una sigla normalizada
de fcil comprensin.
Ejemplos:
MINTSAG (Ministerio del Interior, Secretara Administracin
General)
MECOCORFO (Ministerio de Economa, CORFO)
Esta sigla deber ser escrita SIEMPRE de la misma forma,
aplicada al campo 01 Cdigo de Referencia.
Productor corporativo (60)
El objetivo de este campo es consignar el nombre de la(s) entidad(es)
(divisiones, departamentos u ocinas, u otras) responsables de la
generacin del documento que se describe. En este caso, escribir
el Sub-Fondo que gener el documento. En caso que exista un
Sub-Sub Fondo, deber consignarse a continuacin.
Es fundamental que la informacin ingresada en este campo
est completamente normalizada y la unidad generadora sea
efectivamente parte de la orgnica institucional.
Nivel de descripcin (30)
El objetivo de este campo es identicar el nivel de organizacin
de la unidad documental que se describe. En este caso, se debe
escribir el nombre de la serie documental. Por ejemplo: Informes.
Ttulo (10)
El objetivo de este campo es denominar el documento (expediente)
que se est describiendo.
Se puede utilizar el mismo ttulo del documento, tal cual se
encuentra escrito en l. Si el documento no tiene ttulo, se debe
asignar uno acorde a su contenido. Normalmente, en este caso,
se escribe el nombre de la serie documental a la que pertenece el
documento, por ejemplo: Resolucin, Informe.
Es recomendable no utilizar siglas y/o abreviaturas.
48
El formato que se describe a continuacin se ha construido a partir del Formato Bsico Normalizado para la Elaboracin de Bases de Datos, documento elaborado por el Archivo Nacional en base a la Norma Internacional
General de Descripcin Archivstica (ISAD_G).
22
Fechas del documento (20)
El objetivo de este campo es identicar la o las fechas, en este
caso extremas, que tiene el documento.
El formato de fecha debe cumplir SIEMPRE la siguiente norma de
Nmero de Registro ingreso:
En caso que slo exista una fecha, sta debe entenderse como la
fecha desde.
Resumen de contenido (110)
El objetivo de este campo es entregar la informacin necesaria
que permita apreciar el contenido del documento que se est
describiendo.
Es recomendable que la informacin sea ingresada sin siglas y/o
abreviaturas.
Extensin mxima: 1.600 caracteres.
Notas (360)
El objetivo de este campo es consignar informacin especial,
cualquier otro tipo de informacin que no haya sido incluida en
los campos anteriores.
Es recomendable que la informacin sea ingresada sin siglas y/o
abreviaturas.
Extensin mxima: 150 caracteres.
Unidad de almacenamiento
Corresponde a la unidad de almacenamiento que tiene el
documento, por ejemplo empaste, carpeta u otro.
Nmero de registro
Es el nmero que se le asigna a la unidad documental y que
siempre debe corresponder al nmero con que se identica la
unidad documental en el Archivo Fsico.
Es recomendable que el Archivo contenga una nica numeracin.
Existen dos campos adicionales que son necesarios para el
adecuado control de ingreso de la informacin en la base de
datos:
Fecha de ingreso (330)
En este caso, corresponde consignar la fecha (ddmmaaaa) en que
fue ingresado el registro a la base de datos.
Responsable del ingreso (350)
Especicar el nombre (slo las iniciales de su nombre y apellidos),
del funcionario que ingres el registro, pues en un servicio puede
que haya ms de un catalogador y es importante tener un mnimo
de control sobre quien ingres un determinado registro.
Recomendaciones:
Durante el proceso de catalogacin es recomendable cumplir con
los siguientes procedimientos:
Limpieza de las unidades documentales.
Retiro de notas y materiales que no formen parte de la
documentacin.
Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores
metlicos y otros.
Eliminacin de duplicados.
Verificacin que la documentacin se encuentre completa,
incluyendo sus antecedentes.
Fecha desde Fecha hasta
ddmmaaaa ddmmaaaa
23
HITO N 3: Almacenamiento e identificacin de
documentos
Las unidades documentales que se instalen en el archivo deben
estar debidamente identicadas con un marbete exterior que sea
legible fcilmente. Esto tanto en empastes como carpetas u otro
tipo de unidad de almacenamiento.
En el caso de carpetas se recomienda almacenarlas en cajas, que
debern ser identicadas con un marbete exterior que explicite
la numeracin correlativa de las unidades documentales que
contiene, en este caso carpetas.
HITO N 4: Habilitacin de depsito para archivo
El depsito de archivo debe reunir las condiciones necesarias para
asegurar la adecuada conservacin de los documentos. A este
respecto es importante considerar factores medioambientales y
de seguridad.
Entre los primeros, es fundamental que el depsito tenga una
temperatura y humedad estable y luz necesaria para acceder al
documento instalado en la estantera. Adems, el recinto debe ser
cerrado, con el objeto de evitar al mximo el ingreso de insectos,
roedores u otro tipo de animales. No obstante, debe contar con
ventilacin adecuada, que no implique en modo alguno el ingreso
excesivo de polvo.
Las condiciones de seguridad tienen que ver con dos aspectos:
el primero, la infraestructura del depsito debe ser de buena
calidad, no inamable y con suciente resistencia para soportar
el peso de los documentos que all se conservarn. Segundo, el
acceso al recinto debe estar controlado, idealmente slo debiera
poder ingresar un(os) funcionario(s) autorizado(s). Para ello
resulta tambin recomendable designar un encargado de archivo
y, eventualmente, un equipo a su cargo.
El depsito debe estar habilitado con estanteras. Idealmente,
stas deben ser metlicas, sucientemente slidas.
Finalmente, es recomendable que el depsito cuente con un
programa de mantenimiento permanente, que incluya una
limpieza peridica del recinto, estanteras, piso y paredes, como
asimismo de los documentos que all son conservados.
HITO N 5: Manual de Procedimientos Gestin
de Archivo
El Manual de Procedimientos es un documento esencial para la
adecuada Gestin de Archivos, en tanto normaliza y armoniza el
desarrollo y el cumplimiento operativo de los procedimientos de
uso y archivo de los documentos en toda la organizacin.
Como mnimo, el Manual de Procedimientos debe denir y describir
las siguientes funciones asociadas a la gestin de archivos:
Proceso de traspaso de documentos desde los archivos de
oficina al archivo central, incluyendo un cronograma de traspaso,
condiciones del traspaso y contrapartes.
Procedimientos de organizacin, descripcin, almacenamiento e
identificacin de documentos.
Procedimientos de instalacin fsica de los documentos.
Procedimiento de eliminacin documental, incluyendo
cronograma, valoracin, seleccin y formalizacin de la
eliminacin.
Procedimiento de envo de documentos al Archivo Nacional de
acuerdo con el Decreto con Fuerza de Ley N 5.200.
Procedimiento para la consulta de documentos, incluyendo
definicin de perfiles de usuario, registro de consulta y/o
prstamo de documentos.
Sobre este ltimo punto, es fundamental que el servicio u
organismo dena un sistema de control de consulta y/o prstamo
de documentos. En Anexo N 9 se incluye un modelo de planilla
Control de Consulta de Documentos, cuyo principal objetivo es
llevar un registro de los documentos que son consultados y,
especialmente, de aqullos que han sido prestados y que, por
tanto, se encuentran momentneamente fuera del depsito de
Archivo.
24
HITO N 6: Encargado de Archivo
El funcionamiento adecuado de un archivo descansa en el
conocimiento, la comprensin y la capacidad de un equipo
humano, liderado por un encargado de archivo responsable de
cumplir y hacer cumplir las funciones asociadas a la gestin de
archivos.
Es recomendable que el encargado de archivo cumpla con el
siguiente perl:
Personal del rea administrativa, vinculado a dependencias
como oficina de partes, centro de documentacin, biblioteca y
archivos, con ms de tres aos de experiencia en estas reas
en su servicio.
Personal que posea una cercana con los procedimientos
administrativos del servicio en el cual se desempea.
Personal dependiente totalmente del servicio y que no est en
va o prximo a su retiro.
Finalmente, es recomendable que el encargado de archivo
sea un profesional con ttulos en Administracin Pblica,
Derecho, Humanidades y Ciencias Sociales o Biblioteconoma
y Documentacin.
Personal que no concentre demasiadas funciones que le
pudiesen impedir u obstaculizar el desarrollo de las labores
asociadas a la gestin de archivos.
Personal con buena disposicin a atender las consultas y
solicitudes de informacin y documentos, siguiendo para ello
los procedimientos establecidos.
Personal con buena disposicin para apoyar el trabajo de
sensibilizacin de los funcionarios respecto de los beneficios que
pueden derivarse de una adecuada gestin de documentos.
Personal que mantenga un buen nivel de calificaciones y que
manifieste inters en la gestin documental. De preferencia, se
requiere personal con alto grado de organizacin y eficiencia en
tareas administrativas.
25
ARCHIVO
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el
ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurdicas,
sean estas pblicas o privadas.
Dependiendo de su valoracin y consulta, los archivos pueden ser
de tres tipos:
Archivos locales (Archivo de Ocina): con documentacin de
consulta diaria o frecuente.
Archivo intermedio (Archivo Administrativo Central): con
documentacin de consulta media o baja.
Archivo histrico: con documentacin de inters para la
investigacin histrica.
CLASIFICACIN - ORDENAMIENTO
y de contenido, tendientes a generar una adecuada organizacin
de las unidades documentales.
CONSERVACIN
Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por
una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones
fsicas en los documentos, y por otra, la restauracin de stos
cuando la alteracin se ha producido.
CUSTODIA
Responsabilidad jurdica que implica el control y la adecuada
conservacin de los documentos por parte de una institucin.
DOCUMENTO
Todo escrito, correspondencia, memorndum, plano, mapa, dibujo,
diagrama, documento grco, fotografa, microforma, grabacin
sonora, video, dispositivo susceptible de ser ledo mediante la
utilizacin de sistemas mecnicos electrnicos o computacionales
y, en general, todo soporte material que contenga informacin,
cualquiera sea su forma fsica o caractersticas, as como las
copias de aquellos
49
.
GLOSARIO 3
.
49
Artculo 3 letra e) del reglamento de la ley N 20.285.
26
DOCUMENTO ELECTRNICO
Toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada,
enviada, comunicada o recibida por medios electrnicos y
almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.
DOCUMENTOS OFICIALES
La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinnimos
los trminos documentacin ocial e instrumentos pblicos o
autnticos
50
.
DOCUMENTOS NO OFICIALES
Que no cumplen con los requisitos de los documentos ociales.
51

DOCUMENTOS ORDINARIOS
Son aquellos que pueden ser de dominio pblico y abarcarn
la correspondencia no comprendida en la calidad de secreta o
reservada.
53
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Destruccin de documentos empleando cualquier mtodo que
garantice la imposibilidad de reconstruccin de los mismos
y su posterior utilizacin. La eliminacin de documentos slo
puede llevarse a cabo tras el correspondiente anlisis de las
caractersticas histricas, administrativas, jurdicas, scales e
informativas de la documentacin y dejando registro del material
eliminado.
INSTRUMENTO PBLICO
Instrumento pblico o autntico es el autorizado con las
solemnidades legales por el competente funcionario.
54
REPOSITORIO
Estructura electrnica donde se almacenan los documentos
electrnicos.
SOPORTE
Elemento fsico en el que se contiene o soporta la informacin
registrada, por ejemplo, papel, cintas magnticas, disco compacto,
etc.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos especcamente organizados que se
mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo
generador. Por ejemplo, la serie expedientes de personal.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo
de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento, y cuyo formato, contenido informativo y soporte,
es homogneo, por ejemplo, decretos supremos.
50
Dictamen N3191/04 y dictamen N 2921/87 de la Contralora General de la Repblica.
51
Dictamen N 3191/04 de la Contralora General de la Repblica.
53
Decreto Supremo N291 de 1974, del Ministerio del Interior.
54
Artculo 1.699 del Cdigo Civil.
27
FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,
producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una
persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las
actividades de ese productor.
ORGANIZACIN
Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el
material de un archivo o fondo documental, para lo cual se debe
clasicar y ordenar la documentacin.
VALORACIN DOCUMENTAL
Conjunto de acciones tendientes a calicar intelectual y
tcnicamente las cualidades, servicios y contenidos de la
informacin de las unidades documentales.
VALORES DE LA DOCUMENTACIN
Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades
de los documentos. Estos valores pueden ser:
Primarios o Inmediatos: administrativo, legal, contable, scal.
Secundarios o Permanentes: informativos e histricos.
28
BIBLIOGRAFA NACIONAL
Huenuqueo, Patricia: Gua para la gestin de transferencias
documentales en Instituciones Pblicas; Archivo Nacional,
Santiago, 2008.
Huenuqueo, Patricia: Instructivo para la gestin de transferencias
documentales al Archivo Nacional, Archivo Nacional, Santiago,
2008.
Sols, Regina; Fuentes, Gina: Gua de Conservacin preventiva
de documentos de papel; Archivo Nacional, Santiago, 2007.
Villaseca, Osvaldo: Formato bsico normalizado para la creacin
de bases de datos; Serie Documentos de Trabajo, Archivo
Nacional de la Administracin, DIBAM, segunda edicin,
Santiago, 2002.
Villaseca, Osvaldo: Directrices para la organizacin de archivos;
Archivo Nacional de Chile, Santiago, 2004.
BIBLIOGRAFA INTERNACIONAL
Casas de Barrn, Alicia; et. al.; Gestin de documentos del
sector pblico desde una perspectiva archivstica; Universidad
de la Repblica, Uruguay, 2003.
Cruz, Jos Ramn: La gestin de documentos en las
organizaciones; Ediciones Pirmide, Madrid, 2006.
Cruz, Jos Ramn; Mikelarena, Fernando: Informacin y
documentacin administrativa; Editorial Tecnos, segunda
edicin, Madrid, 2006.
Heredia, Antonia: Archivstica General. Teora y Prctica;
Diputacin de Sevilla, 5ta edicin, Sevilla, 1991.
Ruiz, Antonio Angel (editor): Manual de Archivstica; Editorial
Sntesis, Madrid.
BIBLIOGRAFA 4
.

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