O gerenciamento de dados tem diversas facetas, incluindo proteção e segurança de dados e, um

dos maiores desafios de TI, que é o gerenciamento de dados obsoletos.

Já que não há limite para a produção de dados, “guardar tudo” não é a resposta para um bom
gerenciamento de dados. As empresas precisam criar um plano para os dados obsoletos antes de
elaborarem uma estratégia de armazenamento.

Considerações

- Normalmente, as empresas resolvem a questão dos dados obsoletos simplesmente armazenando

todas as informações, o que resulta no aumento de custos e na diminuição da produtividade.

- Armazenar todos os dados para sempre não é a melhor forma de garantir o respeito às normas
da companhia; guardar dados por mais tempo do que realmente é necessário pode até violar leis
de privacidade.

- A frequência do acesso a dados e da sua efetiva utilidade normalmente diminui pouco após
eles terem sido criados – é necessário um plano de gerenciamento de dados obsoletos baseado
neste contexto.

- Estabelecer planos para conservação ou eliminação de dados é apenas uma boa higiene de
informações e deve ser feita antes do desenvolvimento da estratégia de armazenamento da
companhia.

Recomendações

- Transforme o gerenciamento de dados corporativos e seus custos relacionados em uma ampla

iniciativa; conquiste apoio executivo.

- Embora a automação ainda não seja confiável para alguns, novas tecnologias de gerenciamento
de dados merecem ser consideradas na estratégia de gerenciamento de dados.

- Monte uma equipe de gerenciamento de dados com profissionais de TI, gerentes de registro,
profissionais que verifiquem o cumprimento de normas, profissionais da unidade de negócio e
outros, se necessário.

- Identifique necessidades de conservação, eliminação, acesso e buscas de dados para todos os

tipos de dados armazenados, conforme eles envelhecerem, dando prioridade às exigências mais
relevantes.

- Comece com um registro para uma aplicação ou tipo de dados e então vá expandindo o escopo
para incluir outras aplicações ou tipos de dados.

Análise
De certa forma, gerenciar dados nunca foi mais fácil. Surgiram novas ferramentas para
gerenciamento de capacidade, oferta restrita e previsão e modelagem de armazenamento.
Administradores de armazenamento tem a opção de migrar dados para a nuvem, a qual apresenta
desafios mais simples do que os que eram enfrentados no passado. Por outro lado, os desafios
relacionados com gerenciamento de dados estão mais complexos. Nos últimos anos, as
organizações de TI focaram simplesmente em garantir que os usuários tivessem acesso aos seus
dados 24 horas nos sete dias da semana, com tempo de resposta, tempo ativo e capacidade de
recuperação adequados.

Hoje, a TI não deve abranger apenas proteção e segurança de dados, mas também precisa
responder às expectativas associadas com o acesso a dados e seu gerenciamento conforme eles
amadurecem.

A TI precisa abordar o gerenciamento tanto de dados atuais quanto de obsoletos com um

conhecimento das características de uso nunca antes necessário. As quatro paredes do data
center estão se tornando cada vez mais porosas – além dos dados (particularmente dados
obsoletos) serem armazenados na nuvem com mais frequência, usuários finais estão integrando a
web e outros conteúdos externos às suas tarefas diárias.

Consequentemente, organizações de TI devem trabalhar cada vez mais próximas ao departamento

jurídico e de respeito às normas para garantir que estão sendo fornecidas ferramentas
suficientes para permitir a descoberta inteligente de informações armazenadas
eletronicamente. Antes de concluir uma estratégia de armazenamento, a TI deve compreender
como gerenciar dados eficazmente conforme eles amadurecem.

Desafios

Três tipos de necessidades surgem à medida que se buscam melhores formas de gerenciar dados
nesse contexto.

Gerenciamento de risco: organizações no mundo todo estão exercendo um melhor gerenciamento de

risco na forma de adequação a regras e políticas de governos e indústrias. A TI está
respondendo às exigências, por exemplo, do Departamento de Defesa dos EUA e da legislação de
proteção a dados da União Europeia. Pedidos de busca/descoberta, geralmente de acordo com
diretrizes determinadas pelas Leis Federais dos EUA para Procedimentos Civis (mas não
sempre), são comuns, frequentes e caros. Na maioria dos casos, são solicitados dados
referenciais que apresentam um registro do processo e do comportamento corporativo.

Custo: a contenção de custos continua definindo as necessidades de gerenciamento de dados,

especialmente de custos associados com armazenamento e backup. Embora as inovações em
tecnologias de armazenamento se mantenham constantes (deduplicação, SSD, armazenamento
oculto), alguns desafios tecnológicos permanecem: como aposentar aplicações antigas? Como
conservar dados por longos períodos – em que formato, em que mídia? Como permitir o acesso
inteligente a dados de forma que a produtividade aumente e não se perca tempo na busca? O
motivo de querer implantar novas tecnologias para solucionar esses desafios é a necessidade
de limitar ou reduzir o custo total do gerenciamento de dados, backup e armazenamento.

Necessidades do usuário: a web 2.0 surgiu com tanta força que as pessoas buscam informações
em suas atividades cotidianas. Além da tradicional confiança em dados guardados em aplicações
e servidores corporativos, os usuários finais estão eliminando fronteiras, incorporando
mídias como áudio e vídeo às suas tarefas diárias.
Pense sobre a empresa de marketing que cria um vídeo que no final das contas é publicado no
YouTube, ou na empresa que frequentemente usa o Instant Messenger do Yahoo! ou o Twitter.
Como a TI gerencia, protege e retem esses dados, e por quanto tempo? Os usuários estão
continuamente exigindo mais buscas inteligentes e capacidades de acesso que economizem tempo
e encontrem exatamente os dados que procuram, independente de onde estejam e de quando tenham
sido criados.

Passo 1: entenda seus dados

O primeiro passo para solucionar esses desafios envolve a compreensão dos dados da companhia.
O desenvolvimento de uma estratégia de armazenamento inteligente e eficaz inclui o
planejamento de fileiras de armazenamento que respondam às necessidades da companhia
relacionadas com disponibilidade, desempenho e preservação de dados. É relativamente simples
olhar para o conjunto de ferramentas associado com estruturas de armazenamento para
determinar se realmente “as necessidades são supridas”. O mais difícil é identificar
capacidades específicas, crescimento e estrutura geral de preço para a infraestrutura de
armazenamento de TI mais ampla. Isso só pode ser feito entendendo as necessidades de dados.

Você precisa determinar:

- Políticas de conservação e eliminação (para verificação de cumprimento de normas, busca

eletrônica, preservação histórica e reutilização de dados).

- Características de acesso (com que frequência cada conjunto de dados será acessado e como
isso mudará com o tempo).

- Necessidades de busca (os usuários precisam ter acesso a dados - especificamente dados
antigos - baseado em simples metadados ou em um nível mais profundo, como por palavras-chave
de conteúdo ou análise contextual?).

- Necessidades legais (exigências de identificação, preservação e manutenção de quaisquer

dados armazenados eletronicamente.)

Embora se acredite que a TI pode fazer essas descobertas, as melhores práticas indicam que as
empresas devem abordar essas necessidades com uma equipe de stakeholders. Essa equipe deveria
consistir em um representante jurídico (que pode interpretar regulamentações e exigências
legais para produção de dados em resposta a pedidos de busca, auditoria, etc), um
representante de linha ne negócio (que pode esclarecer como será o acesso a dados ao longo do
tempo) e profissionais de TI, que vão avaliar, escolher, implantar e gerenciar ferramentas
para atender às necessidades do gerenciamento de dados.

Passo 2: entender tecnologias de gerenciamento de dados relevantes

Quando a etapa mais complicada for concluída (entender as necessidades e desenvolver

políticas para acesso a dados, conservação e eliminação), implementar ferramentas para
gerenciar esses processos ficará simples.
As tecnologias básicas que permitem a empresas colocar em prática suas políticas de
gerenciamento de dados obsoletos incluem:

Gerenciamento de armazenamento hierárquico (da sigla em inglês HSM) e arquivação: talvez

sejam as melhores ferramentas com as quais a TI pode responder às necessidades de
gerenciamento de dados descritas acima. Essas ferramentas fornecem os mecanismos para
gerenciar a forma como os dados são armazenados e conservados. A tecnologia se baseia no
conceito de gerenciamento do ciclo de vida da informação, segundo o qual as empresas devem
gerenciar dados a partir da sua criação até que sejam eliminados, de acordo com o seu valor
para o negócio.

Soluções de arquivação permitem um melhor gerenciamento de risco e prontidão para buscas

eletrônicas por meio da sua capacidade de entregar indexação de textos completos, pesquisa,
etiquetagem e migração para armazenamento imutável (para conservação jurídica). Tudo isso
pode ser feito enquanto os custos associados com a infraestrutura de TI diminuem
significativamente. Estimativas sugerem que cerca de 70% dos dados são duplicados e/ou não
foram acessados nos últimos 90 dias. Ao deduplicar e arquivar dados, uma fileira de
armazenamento pode ser recuperada para dados ativos. Um HSM ou estratégia de arquivação bem
implementados são capazes de reduzir muito o tempo de backup e os custos associados com mídia
e administração.

Redução de dados: tecnologias de redução de dados podem resultar em economia simplesmente por
diminuir a quantidade de dados para gerenciar e para fazer backup. Entretanto, elas também
podem resultar em economia de formas menos óbvias. Por exemplo, ao empregar armazenamento de
cópias únicas (single-instance), a resposta de uma pesquisa pode ser encontrada com muito
menos dados. Imagine um cenário no qual um funcionário enviou um e-mail com um anexo para uma
lista de 25 pessoas. Se este anexo é armazenado uma única vez (usando tecnologia de
armazenamento de cópia única), quando ele for identificado como parte de uma pesquisa
jurídica, haverá só uma cópia para ser obtida, analisada e guardada, em vez de existirem as
25 originais. Neste caso, o armazenamento de cópia única é capaz de reduzir drásticamente os
custos de pesquisas eletrônicas.

Gerenciamento de indexação, pesquisa, classificação e retenção: muitas empresas tem equipes

de gerenciamento de registros para cuidar de documentos em papel. Cada vez mais, além do
papel, a necessidade maior é a de gerenciar os registros eletrônicos. Isso normalmente começa
com a implantação de uma única aplicação de arquivação, como arquivação de e-mails, que
oferece essas ferramentas por e-mail.

Aplicações de arquivação podem ser complementares a outras ferramentas que acessam tanto
conteúdo recente quanto antigo, por exemplo, para determinar onde há dados confidenciais para
que essas informações sejam protegidas. Além do mais, ferramentas de pesquisa jurídica podem
ser usadas para encontrar dados a respeito de investigações específicas.

Conservação a longo-prazo: isso inclui armazenamento, manutenção e acessibilidade de dados

digitais no lono prazo (normalmente uma década ou mais). O gerenciamento de conservação pode
ser realizado com algumas das tecnologias já citadas; porém, o desafio de armazenamento
associado com a obsolescência tecnológica e com a instabilidade de mídia ainda não foi
solucionado. Apesar de alguns fornecedores de serviços oferecem a capacidade de migrar dados
para novas mídias com o tempo, no geral, não há respostas fáceis para a questão como
conservar dados por muito tempo. As empresas deveriam lidar com o problema, novamente,
entendendo suas necessidades de dados. As soluções podem incluir conservação de tecnologia
(preservar o hardware e o software usado para criar e acessar dados, o que é difícil e caro),
migração de dados (periodicamente mover dados de um formato/mídia para outro) ou converter
dados para um formato padrão da indústria que tenha boa chance de durar por muito tempo, como
o TIFF; JPEG; XML; HTML e PDF/A. Esta última opção resolverá o problema dos dados em si, mas
mesmo assim exigirá a migração para uma nova mídia.
Passo 3: defina as prioridades da sua estratégia de gerenciamento de dados obsoletos

Uma vez que você já tem um bom conhecimento dos seus dados e das tecnologias relevantes,
pense por onde começar. Defina as prioridades da sua estratégia para gerenciamento de dados
obsoletos de acordo com o que é mais importante para a sua companhia no momento.

- Se gerenciamento de risco, adequação a normas e pesquisa eletrônica forem os temas

principias, considere arquivação de e-mails, seguida por outros tipos de arquivação de
conteúdo. Entenda as necessidades de pesquisa e obtenção de dados e registros. O foco será no
armazenamento de arquivos, com opções como conservação de níveis de arquivo e capacidades de
escritura única e leitura múltipa (da sigla em inglês WORM).

- Se contenção de gastos é o tema principal, opte por tecnologias de redução de dados como
deduplicação. Use a arquivação para reduzir a quantidade de mídia necessária para
armazenamento e backup. Desenvolva modelos de custo que definam detalhadamente as políticas
de quantidade de dados duplicados, conservação e eliminação, para calcular a capacidade de
armazenamento necessária para dados primários e arquivados.

- Se o gerenciamento de registros e a conservação a longo prazo forem os temas principias,

empregue software de gerenciamento de conservação (com arquivação). Considere a mídia de
arquivação e o software e processo relacionados para o longo prazo. Considere modelos de
hospedagem de dados obsoletos, que podem diminuir custos e livrá-lo de ter que lidar com o
problema da obsolescência da tecnologia. Foque em eliminação.

- Se você precisa de um melhor acesso e aproveitamento dos dados existentes, analise seu
índex e pesquisa e suas estratégias e tecnologias de classificação. Não use backups para
informações que precisará acessar para objetivos que não sejam recuperação. Considere
aplicações de arquivação que criem indíces de texto completo nos quais podem ser feitas
pesquisas a partir de qualquer lugar.

Conclusão

Gerenciar a conservação e o acesso a dados obsoletos é parte de uma estratégia de

gerenciamento de dados eficaz. Conforme as organizações de TI pensam em aquisições de
armazenamento, elas devem também considerar segurança e proteção de dados e necessidades de
aplicação específicas. Mas gerenciar dados obsoletos (dados que foram criados literalmente
ontem) implica ramificações mais amplas para custo, risco e acesso do usuário.

Depois de ter determinado a quantidade de dados que quer conservar e quais os benefícios
inerentes às tecnologias de arquivação, conservação, eliminação e redução de dados, você pode
ver mais claramente como sua estratégia de armazenamento vai evoluir. Entender essas
necessidades de gerenciamento de dados permitirá que você avalie melhor a quantidade de
armazenamento primário e secundário de que precisa, taxas de crescimento e características de
desempenho e acesso. Isso também lhe oferecerá uma estratégia para armazenamento de arquivos
(tanto para arquivos ativos quanto para arquivos antigos).