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MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS
UNIDAD 3
Introduccin
El objetivo de este proceso es gestionar la adquisicin de los medicamentos, dispositivos mdicos y
materiales requeridos para la prestacin y desarrollo de los servicios de salud de la institucin, con
efciencia, calidad y oportunidad.
Como elementos de entrada al proceso de adquisicin en una Institucin prestadora de
Servicios de Salud est el listado bsico y el plan de compras.
La adquisicin podemos dividirla en tres momentos:

g El primero es la planeacin, cuyo papel fundamental y
determinante en toda la adquisicin comprende la formulacin
de polticas, objetivos y funciones, as como la defnicin de las
cantidades de compras y la modalidad por utilizar.
g El segundo paso es la ejecucin, mediante la cual se lleva a
cabo la adjudicacin de medicamentos y dispositivos mdicos.
g Por ltimo, est la evaluacin tanto del proceso y del
cumplimiento de ste frente a lo programado.
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Propsitos de formacin
A partir del estudio de esta unidad, Usted podr:

g Realizar la planeacin y solicitud de las necesidades de los medicamentos y dispositivos
mdicos de la institucin o establecimiento de acuerdo a sus requerimientos.
g Garantizar que los medicamentos y dispositivos mdicos cumplan con las condiciones de
calidad y entrega oportuna.
Criterios de evaluacin

Para un adecuado desempeo en esta unidad se espera que usted:
g Explique la poltica del comit de compras de una institucin para la adquisicin de medicamentos
y dispositivos mdicos.
g Identifque las actividades y responsabilidades correspondientes al proceso de adquisicin de
medicamentos y dispositivos mdicos.
g Identifque la gestin de los proveedores en el proceso de compras segn poltica de la
institucin o establecimiento.
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CONT ENI DO
Qu hace el Comit de Compras?
El comit de compras de la institucin es el encargado de aplicar la poltica de compra de la
institucin.
1. Poltica de compras
La poltica de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:
g Relacin a largo plazo con los proveedores.
g Responsabilidades durante el proceso.
g Niveles de inventario.
g Tiempo para el cual se efecta la compra.
g Modalidad de la compra (licitacin, compra directa, subastas, etc.).
g Los medicamentos y dispositivos mdicos a comprar deben corresponder al listado bsico de
la institucin.
g Cundo y cmo comprar fuera del listado bsico (urgencia evidente).
g Manejo de donaciones.
2. Funciones del comit
g Verifcar las cotizaciones que respaldan la evaluacin de las ofertas y analizar las ofertas con
los criterios defnidos para recomendar la adjudicacin del contrato o la contratacin directa.
g Solicitar al director tcnico del servicio farmacutico el concepto tcnico para la adquisicin de
los medicamentos y dispositivos mdicos.
g Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modifcacin.
Sesin No. 8 Comit de compras de la Institucin Prestadora de
Servicios de Salud.
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g Realizar la adquisicin a travs del estatuto de contratacin pblica o de la normatividad vigente
para la contratacin privada o comercial segn el caso.
g Aplicar la poltica de regulacin de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circular
nmero 04 de 2006 de la Comisin Nacional de Precios de Medicamentos.
3. Modalidades de compra
La modalidad de compra est dada como una poltica interna de la institucin. La compra
puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de
proveedores, las compras directas y las entregas contratadas.
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden: legislacin
vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.
La legislacin defne en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto seala tipo de compras
segn la cuanta y nmero de proveedores.
Es importante resaltar que la institucin realiza su proceso de compra de acuerdo a lo establecido
en el manual de contratacin que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro principios bsicos,
ajustados a los criterios de la Organizacin Mundial de la Salud - OMS (1996):
z Todas las donaciones debern benefciar a quienes la reciben.
z Deben respetarse los deseos y autoridad del benefciario.
z No debe haber discriminacin en la calidad de los productos.
z Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicacin entre el donante y el
benefciario.
Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y dispositivos mdicos
como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la OMS se pueden
aplicar a todos los casos.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga del tema.
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Sesin No.9 Gestin de proveedores
Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a otra empresa
con el fn de ofrecer un servicio.
Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de servicios y de
recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos y dispositivos mdicos es un
proveedor de bienes.
La gestin de proveedores se basa en la relacin del proveedor con la institucin. El objetivo
fundamental de esta relacin con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar
las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Es importante aclarar
que este proceso es liderado por el jefe de compras de la institucin o quien haga sus veces y segn
lineamientos establecidos por el comit de compras.
1. Aspectos a tener en cuenta en la gestin de proveedores.
g El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.
g El comprador debe dar informacin clara sobre lo que desea.
g El comprador y el proveedor son responsables de la garanta de la calidad.
g El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de
entrega y forma de pago.
g El proveedor debe certifcar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos.
g Las partes deben acordar los medios de evaluacin.
g Las partes deben conocer los procedimientos para la solucin de confictos.
g Las partes deben intercambiar la informacin necesaria para ejecutar un mejor control de
calidad.
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g Las partes deben controlar efcientemente las actividades comerciales.
g Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atencin a los intereses del consumidor.
Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores, esta inscripcin se
hace ante la jefatura de compras de la institucin o quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia
un formato que debe contener la siguiente informacin:
Identifcacin del proveedor, productos, condiciones de distribucin. Como anexos al registro
deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, fnancieras y
tcnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la poltica de compras de la institucin
se les podr asignar un puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a
lo fnanciero y a lo tcnico.
La condicin tcnica es competencia del director del servicio farmacutico y comprende todos los
requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.

g Especifcaciones tcnicas de los medicamentos y dispositivos mdicos.
g Protocolos de calidad para lotes.
g Formas de entrega.
g Recepcin tcnica y documentos para pedido y entrega.
g Garantas de calidad.
g Polticas de devoluciones.
g Fichas tcnicas.
2. Valoracin de proveedores
Es el proceso mediante el cual la institucin realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad,
tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas por el
respeto, la confanza y el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo.
En este proceso se evalan los factores crticos para tener en cuenta en la prestacin del servicio,
llevando un registro de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y
se le asigna un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalan.

Ej: Cumplimiento en la entrega, atencin oportuna, calidad de los productos, descuentos por
negociacin, etc.
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En la valoracin para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:
z Oportunidad en la entrega.
z Pedido completo.
z Informe oportuno de la situacin del pedido.
z Atencin al servicio.
z Sostenimiento de las ofertas.
z Poltica en el manejo de devoluciones.
z Cumplimiento de las especifcaciones administrativas.
Para la valoracin de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo fundamental
evaluar el cumplimiento de las especifcaciones tcnicas de los productos recibidos en cuanto a sus
caractersticas organolpticas, que son aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor,
textura). Fisicoqumicas, microbiolgicas y material de acondicionamiento, concepto que debe ser
emitido por el director del servicio farmacutico.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga sobre el tema.
Actividad de aprendizaje No. 3
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad
de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envo de la actividad.
Muchos xitos con la realizacin de esta actividad!!
Anotaciones:
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La programacin de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comit
de compras.
El servicio farmacutico de la IPS o el establecimiento farmacutico determinar la cantidad de
medicamentos y dispositivos mdicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta:
la poblacin usuaria, consumo histrico, perfl epidemiolgico comparado con la defnicin de
necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto disponible.
La programacin de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:
Defnir periodo de anlisis y de proyeccin de necesidades.
Defnir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos mdicos.
Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto de
reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y mximos y tiempos de reposicin.
Defnir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso econmico
de cada medicamento dentro del total de la compra (clasifcacin ABC/VEN) de los
medicamentos o cualquier otro mtodo idneo para tal fn.
Defnir la programacin de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de
adquisicin y el fujo de caja de la institucin.
2. Mtodo de estimacin de necesidades
Para defnir el mtodo de estimacin de necesidades, la IPS deber tener en cuenta los lineamientos
establecidos por el Comit de Farmacia y Teraputica.
Dentro de los mtodos mas frecuentes estn los siguientes:
g Perfl epidemiolgico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de
la morbilidad y protocolos de tratamiento.
El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparicin en la poblacin e
indicadores de prevalencia o incidencia (nmero total de casos presentados), informacin que se
puede tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clnicas, egresos
hospitalarios, certifcados de defuncin.
De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se confrontan con
las guas o protocolos de tratamiento para defnir los medicamentos ms indicados para tratarlas.
Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento especfco para cada morbilidad y por
grupo etreo por un periodo mnimo de un ao.
Sesin No. 10 Programacin y mtodo de estimacin de necesidades
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Ejemplo:
g Consumo histrico
Es el registro histrico de las cantidades despachadas y registradas en la frmula mdica en
promedio (cada mes, semana, da). Este promedio se hace teniendo en cuenta la informacin
de un periodo (ltimos tres, seis o doce meses), se actualiza peridicamente (semanalmente,
mensualmente). Adems, sirve para calcular otros parmetros de control, como niveles mnimos y
mximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar.

Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces
se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre slo
se tiene en cuenta los periodos con existencia.
Ejemplo: El medicamento Acetaminofn 500 mg tabletas presenta el siguiente consumo durante
6 meses:
La sumatoria del consumo en 6 meses da un total de: 950 tabletas.
Para determinar el consumo promedio mensual (CPM), se tiene en cuenta el desabastecimiento
presentado en el mes de mayo y se divide 950 / 5, para un CPM = 190 tabletas.
En caso de que en el mes de mayo el registro de 0 correspondiera a consumo (no presenta
salidas o egresos y se encuentra disponible), el CPM se obtiene de dividir 950 / 6 = 158 tabletas
Morbilidad Ascariasis
Frecuencia 3.460 casos/ao (nios menores de 5-14 aos).
Esquema de Tratamiento Mebendazol 100 mg tabletas, 1 tableta 2 veces/da por 3 das.
Cantidad Total por Tratamiento 6 Tabletas
Porcentaje de Utilizacin 70% de los casos.
Cantidad Necesaria 2.422 x 6 = 14.532 tabletas/ao.
200 Tabletas Enero
250 Tabletas Febrero
180 Tabletas Marzo
150 Tabletas Abril
0 Tabletas Mayo (medicamento no disponible)
170 Tabletas Junio
50
Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofn tabletas en dos (2) situaciones
diferentes.
g Consumo ajustado
Este mtodo slo se utiliza cuando no se cuenta con informacin, por lo que es necesario tomar la
informacin de una regin similar demogrfcamente, as como en factores ambientales y culturales.
Con esta informacin se toma la decisin de cuantifcar por perfl de morbilidad o por el histrico.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al
docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.
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Sesin No.11 Elaboracin del plan de compras.
Plan de compras

Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboracin de un
adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la atencin de sus
usuarios.
g Consumo promedio (CPM)
Se defne como la cantidad del medicamento o dispositivo mdico que se consume en un periodo
de un mes. Se toma la informacin de los consumos obtenidos en la estimacin de las necesidades,
ya sea por consumo histrico o perfl epidemiolgico.
g Tiempo de reposicin (TR)
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales
varan de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores seleccionados. En algunos
sistemas de salud este periodo se duplica por los trmites administrativos. Este tiempo se toma
desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en
la respectiva dependencia.
Debe establecerse en fraccin de tiempo, expresado en meses.
Ejemplo:
TR: 25 das. Fraccin de tiempo = 25 das/30 das = 0.83 meses
g Nivel mnimo existencias (NmE)
Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario
que pueden generar demanda insatisfecha.
NmE= CPM x TR (expresado en meses).
g Punto de reposicin (PR)
Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.
Es la relacin entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio mes
(CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de
normalidad.
PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.
g Nivel mximo de existencia (NME)
Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos de
la institucin. Para calcularlo se cuenta con el nivel mnimo de existencia (NmE), el consumo
promedio (CPM) y el nmero de meses estimado para la compra.
NME= CPM + (NmE x nmero de meses estimado para la compra).
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g Cantidad a comprar
Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo mdico para cubrir las necesidades
del periodo.
Cantidad a comprar = (NME NmE) + (PR E).
Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el
consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfl
epidemiolgico de la poblacin atendida.
Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.
Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es importante conocer
las frmulas que se manejan para hacer los diferentes clculos y determinar si es necesario hacer
algn cambio cuando se requiera, logrando un ajuste a las necesidades reales.
A B C D E F G H I J
Item Existencias CPM
TR
(fraccin de
tiempo)
NmE
(c x d)
PR
(2 x e)
NME
c + (e x No. de
meses estimado para
la compra)
Cantidad a comprar
(g-e) + (f-b)
Valor
unitario
Valor
Total
(i x h)
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1. Priorizacin de la compra
Para los casos en que la institucin o establecimiento no dispone del recurso econmico para
realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una forma apropiada de priorizacin.
g Vitales (V)
Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionar
graves consecuencias para la poblacin atendida. Compromete la atencin adecuada y, por lo
tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recadas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.
Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual, hidrocortisona sol.
inyectable.
g Esenciales o menos vitales(E)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias
o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del
grupo de los vitales.
Ejemplo: Acetaminofn 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco 75 mg
sol. inyectable.
g No esenciales(N)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de los problemas
de salud, de cronicidad, accin incapacitante o limitante. Son medicamentos menos indispensables,
de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales estn indicados.
Ejemplo : Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol.
oral.
Puede tambin priorizarse la compra utilizando la clasifcacin ABC o Ley de Pareto.
g Grupo A: Corresponde a los de ms alto costo. Un nmero relativamente reducido de los
medicamentos representa, en trminos generales, una proporcin signifcativa de los costos totales
del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.
g Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos
cuestan el 15% del presupuesto.

g Grupo C: Corresponde a los de ms bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentos
cuestan el 5% del presupuesto.
Sesin No. 12 Priorizacin, ejecucin y evaluacin de la compra
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2. Ejecucin de la compra
El jefe de compras de la institucin o establecimiento realizar las siguientes actividades previas a
la reunin del comit de compras:
g Elaborar el presupuesto de compra
g Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones.
g Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la fcha tcnica por medicamento y dispositivo
mdico.
g Recepcionar y valorar la documentacin entregada por los proveedores.
g Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.
g Preparacin y evaluacin de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos.
g Solicitar al director del servicio farmacutico el concepto tcnico de los medicamentos cotizados.
En la reunin del comit de compras se evaluarn las ofertas de los proveedores teniendo en
cuenta: documentacin, servicio, precio y producto.
Una vez asignados los medicamentos y dispositivos mdicos a los proveedores seleccionados se
realizarn las siguientes actividades:
g Socializacin a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra.
g Entrega de rdenes de compra y contratos a proveedores.
g Actualizacin del kardex de proveedores.
g Recepcin tcnica por parte del servicio farmacutico de los insumos adquiridos.
3. Evaluacin de las compras
Despus del proceso de ejecucin de las compras es necesario seguir controlando y evaluando el
cumplimiento de las decisiones y polticas defnidas por el comit de compras.
El jefe de compras realiza la evaluacin de la compra, la cual debe incluir:
g Revisin mensual al kardex de proveedores, garantizando la actualizacin de la informacin
y documentacin como: razn social, representante legal, direcciones, nmeros de telfonos,
registro de productos nuevos.
g Revisin de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certifcado de buenas
prcticas de manufactura, certifcacin ISO, registro de proponentes.

g Evaluar peridicamente el plan de compras, proveedores, la regulacin de precios, la ejecucin
del presupuesto.
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MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS
En el proceso de adquisicin se plantean indicadores de gestin bsicos de efcacia, efciencia y
efectividad, para su evaluacin y mejoramiento, los cules deben ser ajustados para cada institucin.
Indicador de efciencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.
El objetivo de este indicador es medir la ejecucin del plan de compras.
La operacionabilidad del indicador es:
No. total de medicamentos adquiridos segn el plan de compras x 100
No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.
Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivas
claras identifcando la causa.
Para este caso pueden darse las siguientes causas:
Que las compras de la institucin no correspondan a lo solicitado, o que no se presenten
cotizaciones por parte de los proveedores.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al
docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.