Manual Usuario Fanaia Activos

APLICACIN WEB PARA LA LIQUIDACIN DE APORTES PILA
MANUAL DE USUARIO

EMPLEADOR
VERSION 1.8
2.012

MANUAL DE USUARIO

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CONTENIDO

1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 3
1.1 OBJETIVO Y FUNCIN ....................................................................................... 3
1.2 REQUISITOS DEL SISTEMA ............................................................................... 4
2 ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO................................................................................ 4
2.1 REGISTRO ........................................................................................................... 4
2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA .......................................... 5
2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMSTICO .................................... 12
2.1.3 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO INDEPENDIENTE ............................. 15
2.2 INGRESO EN APLICACIN WEB (FANAIA) ..................................................... 18
2.3 INGRESO A PGINA PRINCIPAL ..................................................................... 20
2.3.1 INGRESO A PGINA PRINCIPAL .................................................................. 20
2.4 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO EMPRESA ....................... 20
2.4.1 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO DOMESTICO ............... 30
2.4.2 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO INDEPENDIENTE .......... 33
2.5 MODULO EMPLEADOS .................................................................................... 35
2.6 MODULO NOVEDADES..................................................................................... 55
2.7 MODULO LIQUIDACIONES ............................................................................... 58
2.7.1 TIPOS DE PLANILLA ...................................................................................... 58
2.7.2 ADICIN DE UNA LIQUIDACIN ................................................................... 59
2.7.3 GENERACIN DE PLANILLA TIPO M ........................................................... 68
2.7.4 GENERACIN DE PLANILLA TIPO N ........................................................... 68
2.8 CONSULTAS DE LIQUIDACIONES ................................................................... 69
2.9 PAGO DE UNA LIQUIDACIN .......................................................................... 80
3 SALIR ......................................................................................................................... 82
4 PREGUNTAS FRECUENTES ..................................................................................... 83

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1 GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO Y FUNCIN

La aplicacin web para la liquidacin de aportes PILA es una herramienta diseada especialmente
para entregarle a los empleadores una solucin automatizada para realizar la gestin de seguridad
social y liquidacin del valor de los aportes a todas las entidades del sistema de seguridad social y
parafiscales: Administradoras Fondos de Pensiones (AFP), Entidades Promotoras de Salud (EPS),
Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP), las Cajas de Compensacin Familiar (CCF), el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), la
Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP) y el Ministerio de Educacin Nacional (MEN).

La aplicacin permite una interaccin segura entre el empleador y la entidad financiera encargada
de las transacciones bancarias.

El acceso a la aplicacin se realiza va web, lo que permite que sea de fcil acceso: slo se
necesita un navegador web y una conexin a Internet.

El sistema permite gestionar y controlar el pago de aportes de seguridad social y parafiscales
mediante:
Adminstrador de los empleados: En este puede modificar y actualizar continuamente la
informacin de los cotizante.
Creador de novedades: permite la generacin y modificacin de las novedades estipuladas
por ley y vincular esta informacin a la liquidacin de aportes.
Gestor de liquidaciones: Se tienen dos opciones para realizar las liquidaciones
correspondientes a cada periodo:
o Autoliquidador de planillas basado en la informacin ingresada por el aportante.
o Validador de archivos planos cargados por el aportante.
Pago de liquidaciones: De manera electrnica, fcil y segura.
Reportes: Diferentes informes y consultas que pueden ser exportados como diferentes
formatos.

NOVEDADES

El sistema se encarga del control de las novedades de ms de un periodo, es decir, si existen
novedades como las vacaciones que pueden abarcar ms de un periodo, el programa distribuye la
novedad en los periodos correspondientes a cada autoliquidacin, sin necesidad de que el
empleador tenga que ingresar la informacin de la novedad mes a mes. Adicionalmente, el sistema
realiza el clculo del valor de las incapacidades por todo concepto.

AUTOLIQUIDACIN

Con base en la informacin de los empleados y sus novedades el sistema genera automticamente la
autoliquidacin de aportes, permite la impresin de las planillas en papel, y genera los archivos de
salida correspondientes a cada entidad administradora en medio magntico, de acuerdo con el
formato actual de Planilla Integrada.

CONTROL TOTAL DE LA GESTIN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Para facilitar la administracin del sistema de seguridad social en las empresas, el programa genera,
entre otros, los siguientes informes y consultas: Resumen con el valor a pagar a cada una de las

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entidades del sistema de seguridad social y parafiscales con el total respectivo, Relacin de afiliados
por entidad y Consulta de la historia laboral del afiliado.

PAGOS

Para facilitar el pago, el programa realiza el clculo de intereses de mora de acuerdo con la fecha
de pago y permite la captura de los datos de saldos a favor y descuentos autorizados por la entidad
administradora para efectos de determinar el valor del pago. As mismo permite el dbito
electrnico a travs de una entidad financiera que presta este servicio.

El acceso a la aplicacin se realiza va web, lo que permite que sea de fcil acceso. Slo se
necesita un navegador web y una conexin a Internet.

1.2 REQUISITOS DEL SISTEMA
Navegador Web Microsoft Windows Explorer
Navegador Web Mozilla Firefox

2 ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO
La interaccin con la aplicacin se puede realizar por medio de diferentes perfiles de usuario
existentes para el manejo del sistema:

Perfl Nmina: encargado de manipular los datos de los empleados y de crear las
liquidaciones.

Perfl Tesorera: encargado de la creacin y administracin de los usuarios de nmina,
consultas o de tesorera creados para la empresa y del pago de la liquidacin. Por defecto,
cuando un empleador se registra en el sistema se le da un usuario de tesorera y luego es
este usuario el que puede crear nuevos usuarios de otros tipos.

Perfil Consultas: Es un tipo de usuario opcional, autorizado para hacer consultas de los
estados de las liquidaciones y su informacin. No puede manipular los datos de
liquidaciones o usuarios.

Los usuarios pueden tener mltiples perfiles.
2.1 REGISTRO

Cuando un empleador decide registrarse en FANAIA, debe registrarse primero ante su entidad
bancaria (Banco Agrario) y desde all es redireccionado a una pgina en la cual selecciona el tipo
de empleador al cual pertenece, una vez ha ledo y aceptado los trminos y condiciones. En la
ilustracin 1 se presenta dicha pgina.

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Ilustracin 1

2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA

Al ingresar en la opcin para el registro del empleador desde la pgina mostrada en la ilustracin 1
se despliega la pantalla de la ilustracin 2.

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Ilustracin 2

A continuacin se describen los campos que se deben diligenciar en el registro:

Datos Empleador

Tipo ID: Se presenta un cuadro de seleccin con los diferentes tipos de identificacin que
puede presentar la empresa: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, NIT-Nmero de
Identificacin Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad, PA-Nmero de
pasaporte y CD-Carn diplomtico.

N ID: Nmero de identificacin de la empresa. De acuerdo al tipo de ID, los lmites de tamao
son:

Tipo de identificacin Longitud mnima Longitud mxima No se permite
Nmero Identificacin
Tributaria (NIT)
3 sin dgito de
verificacin
10 sin dgito de
verificacin
Cdula de ciudadana (CC) 3 dgitos 10 dgitos Que sea de 9 dgitos
Cdula de extranjera (CE) 3 dgitos 6 dgitos
Tarjeta de identidad (TI) 10 dgitos 11 dgitos

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Registro Civil (RC) 3 dgitos mximo
Pasaporte (PA) 3 dgitos mximo
Carn Diplomtico (CD) 3 dgitos mximo

DV: Dgito de verificacin de la empresa si el tipo de identificacin es NIT.

Razn Social: Nombre de la empresa.

Tipo de persona: Natural (Persona o ente) y Jurdica (Empresa).

Clase: Definicin de Tipo de empresa de acuerdo a la normatividad y pago de parafiscales): B
(menos de 200 cotizantes) , A (200 o ms cotizantes) C (Pymes) y D (Beneficiario Ley 1429 de
2010) para este ultimo es obligatorio registrar el departamento de domicilio principal y la fecha de
matricula mercantil.

Naturaleza jurdica: Pblica, Mixta o Privada

Tipo de Aportante: En este recuadro se debe seleccionar el tipo de aportante:

Empleador
Independiente
Entidades o Universidades pblicas con rgimen especial en salud
Agremiacin o Asociacin
Cooperativa de trabajo asociado
Misin Diplomtica
Organizacin administradora del Programa de Hogares de Bienestar
Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales

No de Resolucin de Constitucin: Este nmero identifica a la Cooperativa de trabajo
asociado como vlidos.
Fecha de Expedicin: Fecha en la que por resolucin fue aprobada la constitucin de la
Cooperativa de Trabajo Asociado .

Cdigo Actividad Econmica: (Tamao mximo de campo de 4 caracteres) Al hacer clic en
buscar (la lupa al lado derecho) se abre otra ventana en la que se presentan las actividades
econmicas para que el usuario pueda ubicar el cdigo correspondiente a la actividad a la que se
dedica su empresa.

Presentacin: (Por defecto la casilla nica siempre est seleccionada) Hace referencia a la
manera como se van a pagar las planillas. Se puede escoger entre las siguientes cuatro opciones:

Sucursal: Esta opcin se usa cuando un empleador tiene varias sucursales y desea
realizar sus liquidaciones para cada una de ellas, es decir, cada sucursal hace su
liquidacin independientemente.
nica: Se utiliza cuando el empleador no tiene ms de veinte (20) sucursales o no
cuenta con sucursales en ms de cinco (5) ciudades y decide realizar una sola liquidacin
de aportes.
Consolidado: Se utiliza cuando el empleador tiene ms de veinte (20) sucursales o
cuenta con sucursales en ms de cinco (5) ciudades y decide realizar un sola liquidacin de
aportes en la que registra los cotizantes de todas sus sucursales.

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Dependencia: Aplica nicamente para las entidades estatales, del nivel central o
territorial, establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales del Estado y
sociedades de economa mixta u otras de carcter pblico que teniendo un solo nmero de
NIT, pagan sus nminas en forma separada por dependencia. Por ejemplo Bogot D.C.,
caso en el cual sus dependencias son, entre otras, Alcalda Mayor, Secretara de Hacienda,
Secretara de Salud, Secretara de Trnsito, etc.

ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Espacio para diligenciar la administradora
de riesgos profesionales a la que est afiliada su empresa. Este dato se autocompleta cuando se
est escribiendo el nombre a medida que las letras concuerdan con el nombre de la administradora.

Ilustracin 3

Exonerado parafiscales y salud Ley 1607: Cuadro de seleccin para activar el no pago de
SENA e ICBF de acuerdo a los parmetros estipulados en la Ley 1607 de 2012. Si el cuadro
est activado, no se realiza aportes a estos parafiscales.

Datos del Representante Legal

Tipo ID: tipo de de identificacin de la empresa o persona natural. Si es una persona se
permite seleccionar alguno de los siguientes tipos de identificacin: CC-Cdula de ciudadana, CE-
Cdula de Extranjera, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad, PA-Nmero de pasaporte o CD-
Carn diplomtico.

Nmero ID: Nmero de identificacin del representante legal. De acuerdo al tipo de ID, los
lmites de tamao son:


Primer Nombre: Primer nombre del representante legal.

Primer Apellido: Primer apellido del representante legal.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del representante si lo tiene.

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Segundo Apellido: Segundo Apellido del representante si lo tiene.

Datos Contacto

Nombre: Nombre de la persona a la cual se puede contactar en cualquier caso.

Correo Electrnico: e-mail registrado para contacto con la empresa.

Celular: Nmero de telfono celular del contacto.

Datos Sucursal

En todos los casos debe existir por lo menos una sucursal y se debern ingresar los siguientes
datos de la misma:

Nombre: Nombre de la Sucursal. Ejemplo: Principal

Cdigo: Nmero con el que la empresa identifica inequvocamente a la sucursal (este campo
es obligatorio). Ejemplo: 001

Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por orden alfabtico y
su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la
sucursal (los cdigos de cada tem son seleccionados automticamente).

Direccin: (Tamao mximo de campo para direccin de 50 caracteres) Direccin para la
sucursal en cuestin.

Telfono: Telfono para la sucursal en cuestin.

CCF: Espacio para diligenciar Caja de Compensacin Familiar a la que est afiliada esa
sucursal. Este dato se autocompleta cuando se est escribiendo el nombre a medida que las letras
concuerdan con el nombre de la administradora.

Ilustracin 4

De requerirse ingresar ms de una sucursal, estas podrn ingresarse por medio del usuario de tipo
Nomina.

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Centro de Trabajo

Los datos que se ingresan en esta seccin son escogidos por la empresa (empleador) en cuestin;
el centro de trabajo hace parte de distribucin desde la empresa con respecto a sus sucursales.
Slo existe cuando la Empresa tiene una ARP asociado.

Cdigo: este campo puede ser una cadena de caracteres o un nmero y se escoge
arbitrariamente.

Nombre: Nombre del centro de trabajo.

Tarifa Riesgos (%): Listado de las tarifas de riesgo profesionales establecidas por las ARP para
dicha sucursal.

Datos Usuario

Estos datos sern utilizados para crear por defecto un usuario de tipo Tesorera.

Cdigo de Usuario: Este ser el cdigo de usuario que se emplear para ingresar a la
aplicacin.

Mail: Correo al que se mandar la clave para que el usuario pueda ingresar a la pgina de
Fanaia.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos para esta seccin de Datos
del Empleador son:

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Al final de este proceso, debe aparecer el siguiente mensaje:
Campo Error Causa
Nombre y Cdigo en
seccin Datos
Sucursal
Ya existe un cdigo y/o
nombre de sucursal asociado
a ese nmero y tipo de
identificacin
El usuario ya se ha registrado con anterioridad con el
mismo nombre y cdigo de sucursal
No ID El nmero de identificacin es
requerido
El Nmero ID debe ser ingresado, es un campo
obligatorio. En seccin Datos Empleador.
No ID Nmero de identificacin
invlido. Verifique la longitud.
La longitud del nmero de identificacin es diferente a
lo permitido. Se debe revisar la tabla de longitud de
identificaciones.
DV y No ID Al documento seleccionado no
se le debe poner digito de
verificacin
Se ingreso un nmero en el campo de DV, para una
identificacin diferente al NIT.
Cod. Act. Econmica Cdigo no vlido Se ingres un cdigo que no existe en la lista de
cdigos vlidos.
Cod. Act. Econmica No se pudo realizar la
consulta. Intntelo
nuevamente.
Existe un mensaje Cdigo no valido para este mismo
campo que se genera este error al dar clic en el botn
de aceptar.
requerido
El Nmero ID debe ser ingresado, es un campo
Razn Social La razn social es requerida El Razn Social debe ser ingresada, es un campo
Tipo El tipo del empleador es
requerido
El tipo del pagador debe ser ingresado, es un campo
Clase La clase del empleador es
requerida
La Clase del pagador debe ser ingresada, es un
campo obligatorio. En seccin Datos Empleador.
Naturaleza El tipo de persona para el
empleador es requerido.
La Naturaleza del pagador debe ser ingresada, es un
campo obligatorio. En seccin Datos Empleador.
ARP El ARP es obligatoria La Administradora de Riesgos Profesionales debe ser
ingresada, es un campo obligatorio.
Primer Apellido El primer apellido para el
representante es requerido
El Primer Apellido para el representante legal debe ser
ingresado, es un campo obligatorio. En sector datos
Representante Legal.
Primer Nombre El primer nombre para el
El Primer Nombre para el representante legal debe ser
ingresado, es un campo obligatorio. En sector datos
Representante Legal.
Nombre El nombre del contacto es
requerido
El Nombre en Datos Contacto debe ser ingresado, es
un campo obligatorio.
Correo Electrnico El e-mail del contacto es
requerido
El e-mail en Datos Contacto debe ser ingresado, es un
campo obligatorio.
Nombre El nombre de la sucursal es
requerida
El nombre de la sucursal en Datos Sucursal debe ser
ingresado, es un campo obligatorio.
Cdigo El cdigo de la sucursal es
requerido
El Cdigo en Datos Sucursal es requerido, es un
campo obligatorio.
Direccin La direccin es requerida La Direccin en Datos Sucursal es requerida, es un
campo obligatorio.
Telfono El telfono es requerido El telfono en Datos Sucursal es requerido, es un
campo obligatorio.
Cdigo de Usuario El usuario es requerido El Cdigo de Usuario en Datos Usuario es requerido,
es un campo obligatorio.
Mail El mail es requerido. El mail
no es vlido.
El Mail en Datos Usuario es requerido, es un campo
obligatorio. Se debe ingresar un mail con el formato
correcto (de la forma xxx@sd.com).
Cdigo de Usuario No se pudo realizar la
insercin debido a que el
cdigo de usuario ya existe
El Cdigo de usuario (login para tesorera o nomina)
ya existe en el sistema. En seccin Datos Usuario.
DV El digito de verificacin no
corresponde con el nmero de
identificacin
Cada empresa con NIT tiene un nmero de verificacin
asignado por ley. En seccin Datos Pagador

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Ilustracin 5
Se debe revisar en la direccin de correo ingresada en el tem de datos del usuario, para obtener el
password y registrarse en la pgina principal.
2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMSTICO

Al ingresar en la opcin para ingreso de pago por terceros desde la pgina mostrada en la
Ilustracin 1 se despliega la siguiente imagen:

Ilustracin 6

Datos Empleador

Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificacin del empleador
domstico: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de
Identidad, PA-Nmero de pasaporte y CD-Carn diplomtico.

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Nmero ID: Nmero de identificacin del aportante. De acuerdo al tipo de ID, los lmites de
tamao son:

Primer Nombre: Primer nombre del empleador domstico.

Primer Apellido: Primer apellido del empleador domstico.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del empleador domstico si lo tiene.

Segundo Apellido: Segundo Apellido del empleador domstico si lo tiene.

Domicilio

su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra el
empleador domstico (los cdigos de cada tem son seleccionados automticamente).




Afiliaciones

CCF: Escoja de la lista la caja de compensacin familiar para el empleador domstico.


Ilustracin 7

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Tarifa de ARP: Tarifa de riesgo establecida.


Datos Usuario

Estos datos sern utilizados para crear por defecto un usuario de tipo Nomina.

aplicacin.

Fanaia.

del Empleador Domstico son:

Campo Error Causa
DV y No ID Al documento seleccionado
no se le debe poner digito de
verificacin
Tipo ID El tipo de identificacin es
obligatorio
El campo de Tipo ID del pensionado es obligatorio.
Se encuentra en la seccin datos del empleador.
obligatorio
El campo de No ID del pensionado es obligatorio. Se
encuentra en la seccin datos del empleador.
Primer
Apellido
El primer apellido es
requerido
El campo de Primer Apellido del pensionado es
obligatorio. Se encuentra en la seccin datos del
empleador.
Primer
Nombre
El primer nombre para el
El Primer Nombre del pensionado es un campo
obligatorio. Se encuentra en la seccin datos del
empleador.
Direccin La direccin es requerida La Direccin es un campo obligatorio.
Telfono El telfono es requerido. El
telfono digitado no es un
nmero.
El telfono es un campo obligatorio y debe ser
numrico.
Cdigo de
Usuario
El usuario es requerido El Cdigo de Usuario en Datos Usuario es requerido,
es un campo obligatorio.
Mail El mail es requerido. El mail
no es vlido.

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Ilustracin 8

2.1.3 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO INDEPENDIENTE

Al ingresar en la opcin para ingreso de Independiente mostrada en la ilustracin 1 se despliega la
siguiente imagen:

Ilustracin 9

Datos Empleador

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Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificacin del trabajador
independiente: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta
de Identidad y PA-Nmero de pasaporte.


Primer Nombre: Primer nombre del trabajador independiente.

Primer Apellido: Primer apellido del trabajador independiente.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del trabajador independiente si lo tiene.

Segundo Apellido: Segundo Apellido del trabajador independiente si lo tiene.

Domicilio

su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra el
empleador domstico (los cdigos de cada tem son seleccionados automticamente).




Afiliaciones

CCF: Escoja de la lista la caja de compensacin familiar para el empleador domstico.


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Ilustracin 10

Tarifa de ARP: Tarifa de riesgo establecida.


Datos Usuario

Estos datos sern utilizados para crear por defecto un usuario de tipo Nomina.

aplicacin.

Fanaia.

del Trabajador Independiente son:

Campo Error Causa
DV y No ID Al documento seleccionado no se
le debe poner digito de verificacin
Tipo ID El tipo de identificacin es
obligatorio
El campo de Tipo ID del pensionado es obligatorio. Se
obligatorio
El campo de No ID del pensionado es obligatorio. Se
Primer Apellido El primer apellido es requerido El campo de Primer Apellido del pensionado es obligatorio.
Primer Nombre El primer nombre para el
El Primer Nombre del pensionado es un campo obligatorio.
Direccin La direccin es requerida La Direccin es requerida, es un campo obligatorio.
Telfono El telfono es requerido. El
telfono digitado no es un nmero.
El telfono es requerido y debe ser un nmero es un campo
obligatorio.
Cdigo de
Usuario
El usuario es requerido El Cdigo de Usuario en Datos Usuario es requerido, es un
campo obligatorio.
Mail El mail es requerido. El mail no es
vlido.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 11

2.2 INGRESO EN APLICACIN WEB (FANAIA)

Una vez se reciben los datos de Cdigo de Usuario y Clave se prosigue a ingresar a la pgina
web donde se encuentra FANAIA. A continuacin se muestra una imagen con la primera
aproximacin del usuario a FANAIA:

Ilustracin 12

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos son las siguientes:

Campo Error Causa
Cdigo de Usuario Login o password invlidos. Intntelo
de nuevo.
Datos para Cdigo de Usuario o Clave son incorrectos.
Puede que usuario no exista o que la clave sea incorrecta
para el usuario.
Este mensaje tambin aparece cuando se quiere recordar
la clave.
Clave El usuario no tiene acceso a esta
aplicacin
La cuenta del usuario est bloqueada por intento fallido de
ingreso de clave o por decisin de administrador de
sistema.

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Ingreso de Datos para Comenzar

Cdigo de Usuario: Este campo corresponde al login del usuario. Este login escogi en el
momento en que se cre el usuario (por el perfil tesorero o cuando la Empresa se registro en
sistema). El campo es obligatorio.

Clave: La clave corresponde al password que le fue enviado al usuario autorizado a su correo
electrnico. Ms adelante se explica cmo se puede cambiar esta clave.

Olvid mi clave: esta opcin que se puede ver en la Ilustracin 11 en letra azul debajo del
recuadro verde se puede usar en momento en que por alguna razn el usuario olvide su clave.
Adicionalmente, esta opcin puede ser usada para desbloquear un usuario que ha sido bloqueado.
A continuacin se muestra una imagen con los datos que debe ingresar el usuario para recuperar
su clave:

Ilustracin 13

Cdigo de Usuario: este campo corresponde al Cdigo de Usuario. Este tem fue escogido en
el momento en que se cre el usuario (por el perfil tesorero o cuando la pagadora de pensiones se
registro en sistema).

Con el Cdigo de usuario y dando clic en el botn de Recordar Clave, el usuario podr
recuperar su clave ingresando al correo electrnico que se registr cuando se envi la clave por
primera vez.

Al dar clic en el botn mencionado en el inciso anterior la aplicacin vuelve al estado de
registrarse en la pgina.

Luego de ingresar el cdigo de usuario y la clave, el usuario tendr acceso a la aplicacin si los
datos suministrados son correctos. Se debe aclarar que el usuario tiene tres intentos para
registrarse; si su clave es incorrecta las tres veces que intenta ingresar, la cuenta del usuario ser
deshabilitada. Si el usuario no ingresa al sistema en un periodo mayor o igual a un mes, la clave
tambin ser desactivada.

Las posibles inconsistencias generadas por el ingreso errado de datos para el cambio de clave
son:

Campo Error Causa
Cdigo de Usuario Cdigo de Usuario Obligatorio El ingreso del Cdigo de usuario es
obligatorio para recuperar la clave.

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2.3 INGRESO A PGINA PRINCIPAL

Para ingresar a la pgina principal se debe ingresar Cdigo de Usuario y Clave en la pgina INICIO
DE SESION mostrada en la ilustracin 12. Sobre esta pgina principal aparecer un men en la
parte superior: dependiendo del tipo de empleador que haya ingresado, los cuales son los
siguientes:

2.3.1 INGRESO A PGINA PRINCIPAL

En el caso del empleador tipo empresa el men que aparecer sobre la pgina principal es el
siguiente:

Ilustracin 14

2.4 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO EMPRESA

Desde el men del sitio, cuando el usuario da clic sobre empleador, aparecern submens con las
siguientes opciones:

Datos Bsicos
Sucursales
Usuarios

Ilustracin 15

Datos Bsicos son los mismos datos que se ingresaban en el momento del registro inicial en
este se puede realizar modificaciones de algn dato bsico de la empresa

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Ilustracin 16

Sucursales: en esta opcin el usuario podr acceder a los datos de las sucursales disponibles y
podr adicionar nuevas sucursales. A continuacin se muestra la imagen de las opciones para
sucursales cuando se le da clic al botn Sucursales:

Ilustracin 17

En la ilustracin 16 se puede observar una tabla con la informacin de las sucursales de la
empresa (en este caso solo tiene una). A continuacin se explicar cada una de las columnas de
esta tabla:

Modificar: al hacer clic en el cuaderno para una de las sucursales se entrar a un men que se
muestra en la siguiente imagen:

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 18
Nombre: Nombre de la Sucursal.

Cdigo: Cdigo interno de la empresa para la sucursal.

Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la
sucursal (los cdigos de cada tem son seleccionados automticamente.



CCF: Este campo es obligatorio de seleccionar. Espacio para diligenciar Caja de Compensacin
Familiar a la que est afiliada esa sucursal. Este dato se autocompleta cuando se est escribiendo
el nombre a medida que las letras concuerdan con el nombre de la administradora.

Ilustracin 19

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errneo de datos son:

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Para modificar los datos actuales se le da clic en Aceptar y para regresar a la pgina de la
ilustracin 19 se le da clic en Cancelar.

Para ver los Centros de Trabajo de la sucursal, basta con darle clic en el botn Centros
Trabajo, donde aparece la siguiente imagen:

Ilustracin 20

En la ilustracin 21 se puede observar una tabla con diferentes valores, los cuales se explican en
detalle a continuacin:

Modificar: Al dar clic en el cuaderno que se ve en esta columna, se llega a un men para
modificar los datos del centro de trabajo, En la siguiente imagen se puede ver este men:

Ilustracin 21

Cdigo: Este campo no se pueden modificar, el cdigo slo se puede asignar cuando se crea
por primera vez un centro de trabajo.

Nombre: Nombre del centro de trabajo asociado a una sucursal.

Campo Error Causa
Nombre El nombre de la
sucursal es
requerida
El campo de Nombre de la sucursal es
obligatorio.
Direccin La direccin es
requerida
El campo de direccin de la sucursal es
obligatorio.
Telfono El telfono es
requerido
El campo del telfono de la sucursal es
obligatorio.
CCF La CCF es
obligatoria
Toda sucursal de una pagadora de
pensiones debe tener una Caja de
Compensacin Familiar.
CCF Debe seleccionar
la administradora
de CCF de la lista.
La CCF debe corresponder a una
administradora que se encuentre vigente y el
nombre concuerde con el sistema.

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Tarifa Riesgos: Porcentaje de riesgos que tiene el sitio de trabajo. Se refiere a que cada sitio
tiene un riesgo mayor o menor riesgo definido por la normatividad vigente.

Botn Aceptar: Permite que el usuario aprueba la modificacin de los datos de Nombre y Tarifa
de Riesgos.

Botn Cancelar: Termina el proceso de modificacin de datos.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos son :

Eliminar: Para eliminar un centro de trabajo basta con dar clic en la X que aparece en este
columna (ver ilustracin 22).

Cdigo: Cdigo asignado al Centro de Trabajo cuando se cre la Empresa (ver seccin 2.1.1.1
de este manual).

Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.

Tarifa Riesgos: Porcentaje de Riesgo del Centro de Trabajo.

Adicionar: Para adicionar un nuevo Centro de Trabajo basta con dar clic en el botn Adicionar
de la ilustracin 23. Para este caso el men que se desliga es idntico al de que se muestra en esta
seccin para Modificar un centro de trabajo. La nica diferencia es que el campo para cdigo es
obligatorio y se puede modificar.

Botn Volver: Al dar clic sobre este botn (ver ilustracin 23), se retorna a la pgina anterior de
la sucursal en cuestin (ver ilustracin 22).

Eliminar: esta opcin est deshabilitada para el usuario de nmina, el mismo no puede eliminar
la sucursal principal ya que esta slo se crea una vez y sus datos solo pueden ser modificados. Las
dems sucursales creadas si se pueden eliminar slo con dar clic en la X de esta columna.

Ilustracin 22

Cdigo: Cdigo de la sucursal


Departamento: Departamento donde se encuentra la sucursal.

Ciudad: Cuidad donde se encuentra la Sucursal.
Campo Error Causa
Nombre El nombre es requerido Este campo es obligatorio, se debe rellenar.

MANUAL DE USUARIO


Principal: Columna que especifica si la sucursal es la sede principal o si es una sucursal
diferente a la principal. Este campo tendr un S o No.

Adicionar Sucursal si se desea crear una nueva sucursal se debe dar clic en el botn
Adicionar, La siguiente imagen muestra las opciones que se generan para adicionar una nueva
sucursal

Ilustracin 23


Cdigo: Cdigo interno de la empresa para la sucursal.

Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la
sucursal (los cdigos de cada tem son seleccionados automticamente).

Direccin y Telfono: Direccin y telfono para la sucursal en cuestin.

Centro de Trabajo

Cdigo: Cdigo asignado por la pagadora para el centro de trabajo.

Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.

Tarifa Riesgos: Tarifa de riesgos asignada a la sucursal.

CCF: : Este campo es obligatorio de seleccionar. Espacio para diligenciar Caja de
Compensacin Familiar a la que est afiliada esa sucursal. Este dato se autocompleta cuando se

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 24

Las inconsistencias que se generan por ingreso errado de datos son:

Si se desea adicionar una nueva sucursal con los datos ingresados, se debe dar clic en el botn
Aceptar. Luego de esto la sucursal aparecer en la tabla de sucursales.

Ilustracin 25

Campo Error Causa
Nombre El nombre de la sucursal es requerida
El campo de nombre de la sucursal es
obligatorio.
Direccin La direccin es requerida
El campo de direccin de la sucursal
es obligatorio.
Telfono El telfono es requerido
El campo del telfono de la sucursal
es obligatorio.
CCF La CCF es obligatoria
Toda sucursal de una pagadora de
pensiones debe tener una Caja de
Compensacin Familiar.
CCF
Debe seleccionar la administradora de
CCF de la lista.
La CCF debe corresponder a una
administradora que se encuentre
vigente y el nombre concuerde con el
sistema.
Cdigo El cdigo de la sucursal es requerido
El campo de Cdigo de la sucursal es
obligatorio.
Cdigo El cdigo es requerido
El campo de Cdigo para un centro de
trabajo de la sucursal es obligatorio.
Nombre El Nombre es requerido
El campo del Nombre para un centro
de trabajo de la sucursal es
obligatorio.

MANUAL DE USUARIO

Usuarios Tesorera

Los datos que se ven en la ilustracin 17 son compartidos tanto por el usuario de nomina como
por el usuario de tesorera. Estos datos pueden ser modificados por ambos usuarios dando clic en
aceptar luego de realizar las modificaciones.

Las diferencias reales se encuentran en los permisos que tiene cada usuario dependiendo de
sus funciones en la Empresa. Estas diferencias se observan en los botones que se encuentran en
la parte inferior de la pgina y que se muestran a continuacin diferenciando el tipo de usuario.

Ilustracin 26

Aceptar: puede usar este botn para aprobar cualquier cambio que se haya hecho sobre los
datos.

Cancelar: puede usar este botn para cancelar el proceso de modificar los datos del usuario. Al
hacer clic en este botn se regresa a la pgina principal de la aplicacin.

Sucursales: esta opcin esta deshabilitada para este tipo de perfil de usuario.

Usuarios: al darle clic a este botn, aparece la siguiente imagen, en donde se puede manejar la
creacin de usuarios:

Ilustracin 27

Ahora podemos observar que se muestra una tabla con los datos bsicos de los usuarios en
sistema:

Modificar: al darle clic en el cuaderno de esta columna para un usuario se pueden modificar los
datos del mismo como se ve en la siguiente imagen:

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 28

Perfil: Se escoge un perfil diferente al que tiene el usuario.

Usuario: Cdigo de usuario, este ya es seleccionado como el usuario que es esta registrado en
la pgina en el instante.

Mail: Correo registrado para usuario actual.

Nueva Clave: Se digita la nueva clave que se desea para el usuario actual.

Reconfirmar Clave: vuelva a digitar la clave que desea para el usuario actual. Este campo debe
ser idntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.Luego se digita
Aceptar y clave es cambiada con xito. En este caso no se enva un correo recordndole la
contrasea al usuario modificado.

Las posibles inconsistencias por ingreso errado de datos en esta seccin son:

Adicionar:Si se quiere adicionar un usuario slo basta con dar clic en el botn de Adicionar
que se encuentra en la ilustracin 27 de arriba e ingresar el campo de Usuario para un nuevo
usuario. Si no existe usuario de nomina, el primer usuario que se crea es de ese tipo.

Usuario: Nuevo Cdigo de Usuario a crear.

Campo Error Causa
Usuario No hay Este campo no es modificable.
Mail No hay El usuario puede digitar cualquier
valor en este campo.
Nueva Clave La clave debe tener mnimo 8 y
mximo 16 caracteres. La clave no
puede tener espacios en blanco
La clave debe estar dentro del rango
estipulado y sin espacios. No se
permiten caracteres especiales.
Reconfirmar
Clave
Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave
un valor y en el de Reconfirmar Clave
otro valor.

MANUAL DE USUARIO

Mail: el correo del nuevo usuario al que se mandar la nueva clave

A continuacin se muestra la imagen para adicionar:

Ilustracin 29

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errneo de datos son:

Eliminar: al dar clic sobre la X en la columna para un usuario, el mismo deja de existir, Eso
quiere decir que sus datos fueron eliminados por completo del sistema.

Activar/Desactivar: esta operacin solo puede ser usada por el administrador de FANAIA
(Como la Entidad Financiera).

Login: esta columna muestra el cdigo de usuario para todos los usuarios para la pagadora en
cuestin.

Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina o Tesorera).

Mail Esta columna muestra el correo electrnico de los usuarios de la pagadora.

ltimo Acceso: esta columna muestra la hora y fecha del ltimo ingreso de cada usuario al
sistema de FANAIA.

Usuarios Nomina

Campo Error Causa
Usuario No se pudo realizar la adicin.
Recuerde que el login del usuario
debe ser nico. Intntelo
nuevamente.
Puede ingresar cualquier carcter.
Campo Obligatorio. Si el usuario ya
existe en el sistema, debe escoger
otro login para el usuario.
Mail No hay Puede ingresar cualquier carcter.
Campo Obligatorio.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 30

datos.

Cancelar: puede usar este botn para cancelar el proceso de modificar los datos del usuario. Al
hacer clic en este botn se regresa a la pgina principal de la aplicacin.

Datos Usuarios: al darle clic a este botn, aparece la siguiente imagen, en donde el usuario de
Nomina puede cambiar su clave (nica opcin que tiene un usuario Nomina en el manejo de
usuarios).

Ilustracin 31

Para este caso se realiza el mismo proceso para cambio de clave que se us para un usuario de
Tesorera.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errneo de datos son las mismas que se dan
cuando un usuario de tipo Tesorera cambia la clave para un usuario.

2.4.1 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO DOMESTICO

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 32

Este tipo de empleador nicamente maneja el tipo de perfil Nomina. A continuacin se
explicarn las funciones de esta seccin para este tipo de usuario.

Las inconsistencias generadas para la ilustracin 33 por ingreso errado de datos ya fueron
nombradas en la seccin de inconsistencias de la seccin 2 de este manual.

Los datos que se ven en la ilustracin 33 pueden ser modificados dando clic en aceptar luego de
realizar las modificaciones.

datos.

Cancelar: puede usar este botn para cancelar el proceso de modificar los datos del empleador.
Al hacer clic en este botn se regresa a la pgina principal de la aplicacin.

Usuarios: al darle clic a este botn, aparece la siguiente imagen, en donde se muestra una
tabla con los datos bsicos del usuario y se puede modificar:

Ilustracin 33


MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 34




ser idntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.

Luego se hace clic en el botn Aceptar y clave es cambiada con xito. En este caso no se enva
un correo recordndole la contrasea al usuario modificado.


cuestin.

Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina).

Mail: Esta columna muestra el correo electrnico de los usuarios de la pagadora.

ltimo Acceso: esta columna muestra la hora y fecha del ltimo ingreso de cada usuario al
sistema de FANAIA.

El botn volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR DOMSTICO
Campo Error Causa
Mail No hay El usuario puede digitar cualquier valor en
este campo.
Nueva Clave La clave debe tener mnimo 8 y mximo 16
caracteres. La clave no puede tener espacios en
blanco
estipulado y sin espacios. No se permiten
caracteres especiales.
Reconfirmar Clave Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave un
valor y en el de Reconfirmar Clave otro valor.

MANUAL DE USUARIO

2.4.2 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO INDEPENDIENTE

Ilustracin 35

Este tipo de empleador nicamente maneja el tipo de perfil Nomina. A continuacin se
explicarn las funciones de esta seccin para este tipo de usuario.

Los datos que se ven en la ilustracin 36 pueden ser modificados dando clic en aceptar luego de
realizar las modificaciones.

datos.

Cancelar: puede usar este botn para cancelar el proceso de modificar los datos del empleador.
Al hacer clic en este botn se regresa a la pgina principal de la aplicacin.

Usuarios: al darle clic a este botn, aparece la siguiente imagen, en donde se muestra una
tabla con los datos bsicos del usuario y se puede modificar:

Ilustracin 36


MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 37



ser idntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.

Luego se hace clic en el botn Aceptar y clave es cambiada con xito. En este caso no se enva
un correo recordndole la contrasea al usuario modificado.


Activar/Desactivar: esta operacin solo puede ser usada por el administrador de FANAIA
(Como la Entidad Financiera).

cuestin.

Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina).

Mail: Esta columna muestra el correo electrnico de los usuarios de la pagadora.

El botn volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR INDEPENDIENTE
Campo Error Causa
Mail No hay El usuario puede digitar cualquier valor en
este campo.
Nueva Clave La clave debe tener mnimo 8 y mximo 16
caracteres. La clave no puede tener espacios en
blanco
estipulado y sin espacios. No se permiten
caracteres especiales.
Reconfirmar Clave Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave un
valor y en el de Reconfirmar Clave otro valor.

MANUAL DE USUARIO

2.5 MODULO EMPLEADOS

Esta es una operacin que slo la puede hacer el usuario de Nomina de la Empresa.Desde el
men del sitio, cuando el usuario da clic sobre empleador, aparecern submens con las
siguientes opciones:

ADICIONAR: se debe dar clic en este botn y as se prosigue a crear un nuevo empleado, tal y
como se ve en la siguiente imagen:

Ilustracin 38

En la ilustracin 40 se pueden ver las diferentes opciones para el ingreso de datos. A
continuacin se muestra una figura con los datos a ingresar para un empleador:

Ilustracin 39

Identificacin

Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificacin del trabajador
independiente: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta
de Identidad y PA-Nmero de pasaporte.


MANUAL DE USUARIO



Ingreso de Nombres y Apellidos: No es obligatorio llenar los campos de segundo apellido y
segundo nombre, los de primer nombre y apellido s.

Ubicacin Laboral

Sucursal: Sucursal en la que la que trabaja el empleado.

Centro Trabajo: Centro de Trabajo en el que trabaja el empleado.

Afiliaciones

Tipo de Cotizante: existen varios tipos de cotizante, los cuales se van a explicar a
continuacin(Estos son los que aparecen cuando le da clic en la flecha hacia abajo en el lado
derecho del campo):

o Dependiente: Si el tipo de cotizante es dependiente, se debe realizar aportes a salud,
pensin, riesgos profesionales, Caja de compensacin, SENA e ICBF.

o Independiente: Si el tipo de cotizante es Independiente, est obligado a aportar a salud y
pensin. Los das cotizados a salud siempre deben ser 30 sin importar si existen novedades
de ingreso o de retiro. La afiliacin a Riesgos Profesionales y a Caja de Compensacin es
voluntaria y las tarifas con las que debe aportar es 4% y 0.6%. No se cotiza a Sena, ICBF,
Ministerio de Educacin y Esap. El IBC mnimo para los riesgos de salud y pensin es 1
SMLMV.

o Aprendices del Sena en Etapa Lectiva: Si el tipo de cotizante es aprendices del SENA (Ley
789 art. 30), en la etapa lectiva estn obligados a aportar solamente a salud. No es
obligatorio cotizar a pensin, Caja de compensacin, SENA, ICBF.

o Independiente Agremiado o Asociado: Si el tipo de cotizante es independiente asociado o
agremiado (Decreto 3615/2005), ser la asociacin o agremiacin quien efecte los aportes,
se trata de una afiliacin colectiva al sistema de seguridad social integral a travs de alguna
de estas entidades.

o Funcionarios Pblicos sin Tope Mximo en el IBC: Con este tipo de cotizante se
identifican aquellos empleados pblicos que cuyo IBC para pensin y salud puede ser
superior a los 25 SMLMV. Estn obligados a cotizar a salud, pensin, riesgos profesionales,
Caja de compensacin, SENA e ICBF.

MANUAL DE USUARIO


o Aprendices del Sena en etapa productiva: obligado a aportar a salud y riesgos
profesionales. No es obligatorio cotizar a pensin, Caja de compensacin, SENA, ICBF.

o Estudiantes: Si el tipo de cotizante es estudiante se debe aportar a salud, pensin y riesgos
profesionales y el aporte a Caja de Compensacin, Sena e ICBF no es obligatorio, depende
del cumplimiento de lo establecido en el literal a) del artculo 14 de la misma Ley. El IBC
mnimo para salud, pensin y riesgos es 1 SMLMV.

o Estudiantes con postgrado en Salud: Si el tipo de cotizante es estudiante de postgrado en
salud en ejercicio de una relacin docencia-servicio (antes denominada relacin docente-
asistencial), debe aportar a salud y riesgos profesionales, por el tiempo que dure el
entrenamiento, no es obligatorio cotizar a la Caja de compensacin, SENA e ICBF. El IBC
mnimo es 1 SMLMV de acuerdo con lo definido en el decreto 2376 de 2010.

o Profesor: Si el tipo de cotizante es profesor, de un establecimiento particular de enseanza
el empleador deber efectuar los aportes al Rgimen Contributivo del Sistema General de
Seguridad Social en Salud por la totalidad del semestre o ao calendario respectivo, segn
sea el caso, an en el evento en que el perodo escolar sea inferior al semestre o ao
calendario.

o Dependiente entidades o universidades pblicas con rgimen especial en salud: Este
tipo de cotizante solo se presenta si el tipo de aportante es Entidades o universidad pblicas
con rgimen especial de salud. Los aportes a salud se realizan al FOSYGA con una trifa de
1.5% del IBC.

o Cooperados de cooperativas de trabajo asociado: Esta opcin nicamente se presenta
para aportantes Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado. Este tipo de cotizante
nunca cotiza a MEN o ESAP. Puede tener salario para aportar a AFP, EPS, ARP y CCF
diferente al salario para aportar a SENA e ICBF.

o Madre Comunitaria: Aparece habilitado cuando el tipo de aportante es Organizaciones
Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar y el cotizante sea una madre
comunitaria. Cuando se use este tipo de cotizante, slo son obligatorios los aportes al
Sistema de Salud, el IBC ser la suma que reciben por concepto de bonificacin del ICBF y
la tasa de cotizacin ser del 4.5%.

o Diplomtico, Consular Extranjero, o funcionario no sometido a la Legislacin
Colombiana: Aparece habilitado cuando el tipo de aportante es el de Misiones diplomticas,
consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislacin colombiana; en este
caso pueda que se apliquen al cotizante condiciones especiales o diferentes a las generales
del Sistema de la Proteccin Social. Cuando se use este tipo de cotizante, los mismos
pueden hacer aportes a uno o ms de los subsistemas de la Proteccin Social.

o Beneficiario de UPC adicional: Puede estar asociado a todos los tipos de aportantes.
Realiza cotizacin solo a salud por el valor de la UPC adicional.

o Cotizante sin ingresos con pago por tercero: Puede estar asociado nicamente a
aportantes independientes. El aportante y el cotizante no pueden ser la misma persona .
Cotiza nicamente a salud con un SMMLV. El cotizante debe encontrarse en registrado en el
Ministerio de Proteccin Social como Independiente de Bajos Ingresos.

MANUAL DE USUARIO

o Cotizante solo salud: Puede estar asociado nicamente a aportantes independientes. El
aportante y el cotizante debe ser la misma persona. Cotiza nicamente a salud con un
SMMLV. El cotizante debe encontrarse en registrado en el Ministerio de Proteccin Social
como Independiente de Bajos Ingresos.

o Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero: Puede estar asociado a todos los
tipos de aportantes. Realiza cotizacin solo a pensin. El aportante y el cotizante no pueden
ser la misma persona. ICB mnimo un SMMLV y mximo 25 SMMLV.

o Empleo de emergencia mayor a un mes: Se presentan la opcin en empresas permitidas
por el Ministerio de Proteccin Social de acuerdo a la Ley 1450 de 2011, reglamentado por el
decreto 4691 de 2011 y aplicado en PILA segn la resolucin 476 de 2011. El salario
corresponde a un (1) SMMLV, as mismo los IBC correspondientes a cada riesgo. El periodo
que el cotizante trabaja debe ser mayor o igual a 30 das.

o Empleo de emergencia menor a un mes: Se presentan la opcin en empresas permitidas
por el Ministerio de Proteccin Social de acuerdo a la Ley 1450 de 2011, reglamentado por el
decreto 4691 de 2011 y aplicado en PILA segn la resolucin 476 de 2011. El salario
corresponde a un (1) SMMLV, as mismo los IBC correspondientes a cada riesgo. El periodo
que el cotizante trabaja debe ser menor a 30 das.

o Dependiente beneficiario del sistema general de participacin: Se encuentra en
aportantes tipo Empleador cuya naturaleza jurdica es pblica o mixta. Creado para la
realizacin de aportes patronales del Sistema General de participacin de acuerdo a la
resolucin 475 de 2011. Los aportes a AFP y EPS son obligatorios con tarifa de 4%. Los
aportes a CCF, ARP y parafiscales es opcional.

Subtipo de Cotizante: Se debe seleccionar slo si el cotizante, dependiente o independiente. A
continuacin se nombran los diferentes subtipos de cotizante segn el caso:

o Dependiente o Independiente pensionado por vejez activo: Deber efectuar los aportes
al Rgimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud slo en el evento
en que la cotizacin que realice en su favor otro aportante, por otros ingresos que perciba o
por la pensin, se efecten por un valor inferior al mximo legal (25 SMLMV) y hasta mximo
dicha cuanta.
o A quien se le ha reconocido indemnizacin sustitutiva o devolucin de saldos: Este
subtipo de cotizante solo puede ser utilizado cuando la persona que est cotizando, ya ha
recibido por parte de una administradora de prima media o de ahorro individual, el
reconocimiento de la indemnizacin sustitutiva o la devolucin de saldos causada por si
mismo como cotizante, es decir no aplica para las indemnizacin sustitutiva o la devolucin
de saldos por sobrevivencia. Es este caso el cotizante deber contar con una edad superior a
los 55 aos para las mujeres y 60 para los hombres. Para este subtipo de cotizante slo es
obligatorio el aporte a salud. No est obligado a realizar cotizacin a pensiones, pero puede
hacerlo voluntariamente.
o Independiente no obligado a cotizar a pensiones por edad: Este subtipo de cotizante solo
puede ser utilizado cuando la persona que esta cotizando es Independiente, tiene una
edad de 50 aos o ms si es mujer, o 55 aos o ms si es hombre y nunca ha cotizado al
sistema de pensiones. Para este subtipo de cotizante slo es obligatorio el aporte a salud. No
est obligado a realizar cotizacin a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.

MANUAL DE USUARIO

o Independiente con requisitos cumplidos para pensin: Este subtipo de cotizante solo
puede ser utilizado cuando la persona que esta cotizando es Independiente, tiene una
edad de 55 aos de edad o ms y manifiesta que ya ha cumplido los requisitos para adquirir
la pensin. Para este subtipo de cotizante slo es obligatorio el aporte a salud. No est
obligado a realizar cotizacin a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.
o A quien se le ha reconocido indemnizacin sustitutiva o devolucin de saldos: Este
subtipo de cotizante solo puede ser utilizado cuando la persona que est cotizando, ya ha
recibido por parte de una administradora de prima media o de ahorro individual, el
reconocimiento de la indemnizacin sustitutiva o la devolucin de saldos causada por si
mismo como cotizante, es decir no aplica para las indemnizacin sustitutiva o la devolucin
de saldos por sobrevivencia. Es este caso el cotizante deber contar con una edad superior a
los 55 aos para las mujeres y 60 para los hombres. Para este subtipo de cotizante slo es
obligatorio el aporte a salud. No est obligado a realizar cotizacin a pensiones, pero puede
hacerlo voluntariamente.
Exonerado parafiscales Ley 1607: Este campo se presenta para aportantes que tengan
activada la opcin Exonerado parafiscales y salud Ley 1607 en la informacin bsica del
empleador.
o Sin especificar: Este valor se cre para los aportantes que quieren que sea el sistema quien
contine determinando si un empleado est o no exonerado de parafiscales a partir del IBC
de parafiscales. Esto indica que el aportante solo tendr que modificar el valor de este campo
para el o los empleados que estn o no exonerados del pago y que el sistema no pueda
inferir a partir del IBC de parafiscales.
o No: Empleado no exonerado de parafiscales. Cuando se liquide, a pesar de tener un IBC
menor a 10 SMMLV se genera aporte para SENA e ICBF
o Si: Empleado exonerado de parafiscales. Cuando se liquide, a pesar de tener un IBC mayor
a 10 SMMLV no se genera aporte para SENA e ICBF.
Otras condiciones:
o Extranjero No Obligado a Cotizar Pensiones: Persona dependiente, que no est obligada
a cotizar a pensiones por su status de extranjero.

o Colombiano Reside en el Exterior: Aplica para los Colombianos residentes temporalmente
en el exterior sometidos a la Ley Colombiana.

Los datos que se mostraron en los puntos anteriores fueron obtenidos de la Resolucin 1747 de
2007.

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones, es suministrada por el empleador.

EPS: Entidad Proveedora de Salud, el campo es obligatorio.

Aporte opcional a CCF: Opcin que se presenta para los tipos de cotizantes que no tienen
obligatoriedad de pago a Caja de Compensacin Familiar. La administradora a la que se realizar el
pago corresponder a la registrada en la sucursal a la que el empleado est asociado.

Tarifa CCF(%): Campo que se habilita cuando se escoge el aporte opcional a CCF. En este se
escoge la tarifa a la cul se realizarn los aportes a este sistema.

MANUAL DE USUARIO


Aporte opcional a ARP: Opcin que se presenta para los tipos de cotizantes que no tienen
obligatoriedad de pago a Administradora de Riesgos profesionales. La administradora a la que se
realizar el pago corresponder a la registrada en la informacin de la empresa.

Alto Riesgo: Grupo al cual puede pertenecer un empleado dependiendo de su actividad laboral.
A pesar de existir varios grupos, al momento de liquidar no existe diferencian entre ellos, pues
cuando un empleado pertenece a uno de estos grupos su tarifa de pensin aumenta.

Valor UPC(Unidad por capitacin) : Aporte voluntario que realiza un cotizante cuando quiere
incluir en su sistema de salud a beneficiarios diferentes a las establecidas por la ley. Este campo se
activa nicamente cuando el tipo de cotizante es 40: Beneficiario UPC adicional.

Contrato

Fecha Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa.

Fecha Retiro: Fecha de retiro del empleado de la empresa. Este campo es opcional y genera
una novedad de retiro en el periodo que sea escogido.

Salario Mensual: Corresponde al salario que la empresa le esta pagado al empleado actual.

Salario Integral: Se escoge si el salario del empleado es integral. Se permite cuando el salario
es SMMLV.

Cuando se adiciona un cotizante tipo 31 Cooperado de cooperativa de trabajo asociado que
pertenece a una cooperativa no exceptuada de parafiscales se habilita el campo Salario SENA e
ICBF para que all se registre este valor.

Ilustracin 40

MANUAL DE USUARIO

CONSULTAR: Esta opcin permite consultar , modificar , eliminar empleados y adicionar
novedades parametrizando la consulta de empleados (vigentes y no vigentes) por los siguientes
criterios :

Nmero de Identificacin
Primer Apellido
Primer Nombre
AFP
EPS
Sucursal
Centro de trabajo

Ilustracin 41

Una vez parametrizada la consulta, se podr modificar la informacin de los empleados, eliminar
empleados, adicionar novedades y consultar novedades. A continuacin se describen estas
opciones:

Modificar Empleado: Opcin para cambiar la informacin de algn empleado. No se puede
cambiar el tipo, ni el nmero de identificacin.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 42

Eliminar empleado: Se permite la eliminacin de un empleado siempre que no se encuentre en
ninguna liquidacin generada.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 43

Adicionar Novedad

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 44

NOTA: Las novedades nicamente se encontrarn en la planilla del periodo si son
adicionadas antes de crear la liquidacin.

Tipo Novedad

Aportes Voluntarios (AVP)

Ilustracin 45

Aportes Voluntarios: Esta seccin est compuesta por tres campos:

Vr. Empleador: Se refiere a un nuevo valor que aporta el empleador (Empresa) al fondo de
pensiones obligatorio. (Por defecto el campo tendr el valor de 0)

MANUAL DE USUARIO


Vr. Empleado: Se refiere a un nuevo valor que aporta voluntariamente el empleado
(Empresa) al fondo de pensiones obligatorio. (Por defecto el campo tendr el valor de 0)

Vr. No Retenido: Se refiere al valor diferencia entre la suma que se hubiere retenido en
caso de no haber destinado de los ingresos del trabajador suma alguna a aportes
voluntarios al Rgimen de Ahorro individual y el valor efectivamente descontado al
trabajador por retencin en la fuente (Tomado de Resolucin 634 de Marzo del 2006). (Por
defecto el campo tendr el valor de 0)

Las novedades nicamente se encontrarn en la planilla del periodo si son adicionadas antes de
crear la liquidacin.

Incapacidad General (IGE)

Ilustracin 46

Periodo: Se especifica la duracin de la incapacidad con los siguientes datos:

Da Inicial: Da en el mes en el que comienza la incapacidad.

Duracin: Nmero de das para el periodo de incapacidad.

Das descontados: Se refiere al nmero de das dentro de la incapacidad que sern
descontados y no sern tomados en cuenta al ser liquidados dentro de la novedad.

Ajustar valor de la novedad: En este campo el aportante puede habilitar el check box si
requiere modificar el valor calculado por el sistema.


Ingreso (ING)

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 47

Periodo: se indica el da inicial del ingreso del empleado. Este da hace referencia al da
del mes en que el empleado ingresa a la Empresa. No se puede ingresar ms de una vez
esta novedad.

Ingreso a: Esta opcin nicamente se presenta para los cotizantes 3 (independiente) y 16
(independiente agremiado o asociado). La novedad de ingreso en riesgos profesionales se
debe hacer uso de la novedad de ING y se debe seleccionar el check box Administradora
de Riesgos Profesionales (ARP) para que dicha novedad solo quede aplicada para riesgos
profesionales.


Incapacidad Profesional (IRP)

Ilustracin 48

Se ingresan los mismos datos usados para la novedad de Incapacidad General
previamente explicada.

MANUAL DE USUARIO



Licencia de Maternidad (LMA)

Ilustracin 49

Periodo: Se especifica la duracin de la incapacidad con los siguientes datos:

Da Inicial: Da en el mes en el que comienza la incapacidad.

Duracin: Nmero de das para el periodo de incapacidad.

Das descontados: Se refiere al nmero de das dentro de la incapacidad que sern


Realizar aportes parafiscales en das de licencia: En este campo el aportante puede
habilitar el check box si desea realizar aportes a parafiscales por el tiempo de la licencia.


Retiro de la empresa (RET)

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 50

Periodo: se indica el da inicial del retiro del empleado. Este da hace referencia al da del
mes en que el empleado se retira de la empresa. No se puede ingresar ms de una vez
esta novedad.

Se podr hacer uso de esta novedad para retiro exclusivamente en pensin y en riesgos
profesionales. El usuario debe seleccionar el check box de acuerdo al riesgo que vaya a
reportar dicha novedad. La opcionalidad de retiro de Administradora de Riesgos
Profesionales (ARP) solo se presenta para los cotizantes 3 (independiente) y 16
(independiente agremiado o asociado).


Suspensin Temporal del Contrato de Trabajo (SLN)

Ilustracin 51

Periodo: En esta seccin se encuentran los datos la duracin del periodo de suspensin.
Estos datos se vern reflejados en la tabla que se ve el sector derecho en la ilustracin 51:

MANUAL DE USUARIO


Da Inicial: Da del mes en el que inicia la suspensin del empleado.

Duracin: Nmero de das del periodo de suspensin por contrato.

Valor Total: Valor calculado de remuneracin a partir del da inicial y la duracin de la
suspensin.

Licencia no Remunerada: Se presenta esta novedad cuando la suspensin se presenta
por una licencia no remunerada. En este caso la empresa debe hacer aportes obligatorios a
salud. Puede realizar aportes a pensin durante el tiempo suspendido.

Comisin de Servicio: Se debe marcar esta opcionalidad cuando la suspensin se
presenta por prstamo de servicios del empleado a otra empresa, la cual responde por sus
aportes. Por esa razn, no se presentan cotizaciones a ningn sistema durante el tiempo
que se encuentra en comisin de servicio. Al adicionar esta novedad, se marcar el valor C
en el campo de la novedad SLN en la liquidacin del periodo.


Cotizar a pensin con tarifa del empleador: En este campo el aportante puede habilitar
esta opcin si desea realizar los aportes a pensin con la tarifa correspondiente a la porcin
del empleador por el tiempo de la suspensin.

Cotizar a pensin con tarifa total: En este campo el aportante puede habilitar esta opcin
si desea realizar los aportes a pensin con la tarifa total (porcin del empleador + pocin
del empleado) por el tiempo de la suspensin.


Traslado a otra Administradora (TAA)

Ilustracin 52

MANUAL DE USUARIO

Traslado Administradora: En esta seccin se especifica el traslado sea a un nuevo fondo
de pensin o a una nueva entidad prestadora de salud. El traslado se genera a partir del
siguiente mes al actual.

Cabe resaltar que al hacer una TAA se genera una TDA. Se presentan las opcionalidades
Generar Novedad TDP para el Siguiente Periodo y Generar Novedad TDE para el
Siguiente Periodo, si est habilitada, la novedad se generar para el periodo
inmediatamente siguiente, en caso contrario, la novedad ser generada 2 periodos
despus del actual.

Generadas: esta tabla contiene los datos que se definieron en los incisos anteriores. Es
nada ms que un consolidado de la novedad en donde se especifica el periodo de la misma
y el tipo de novedad generada.


Traslado de otra Administradora (TDA)

Ilustracin 53

Traslado Administradora: En esta seccin se especifica el traslado sea a un nuevo fondo
de pensin o a una nueva entidad prestadora de salud. El traslado se genera a partir del
siguiente mes al actual. Cabe resaltar que al hacer una TAA se genera una TDA.

Generadas: esta tabla contiene los datos que se definieron en los incisos anteriores. Es
nada ms que un consolidado de la novedad en donde se especifica el periodo de la misma
y el tipo de novedad generada.


MANUAL DE USUARIO

Vacaciones ( VAC)

Ilustracin 54
Periodo: En esta seccin se encuentran los datos la duracin del periodo de vacaciones.
Estos datos se vern reflejados en la tabla que se ve el sector derecho en la ilustracin 54:

Da Inicial: Da del mes en el que inician las vacaciones del empleado.

Duracin: Nmero de das del periodo de vacaciones.

Das descontados: Se refiere al nmero de das dentro de las vacaciones que sern

Valor Total: valor calculado de remuneracin a partir del da inicial y la duracin de las
vacaciones.



Varios Centros de Trabajo (VCT)

Ilustracin 55
Nuevo Centro de Trabajo: Indica el cdigo del centro de trabajo al cual se va a trasladar.


MANUAL DE USUARIO

Variacin IBC de Parafiscales (VIP)

Ilustracin 56
Variacin total: Valor que aumenta o disminuya.

En el botn Instructivo podr ver la ayuda para el uso de esta novedad.


Variacin Permanente de salario (VSP)

Ilustracin 57
Periodo: Da de inicio de la variacin del salario.

Variacin total: Valor que aumenta.

Generadas: Se muestra una tabla con los datos bsicos con la que la novedad quedar
consignada para el empleado.


MANUAL DE USUARIO

Variacin Transitoria de Salario (VST)

Ilustracin 58
Valor Total: Valor que aumenta.

Generadas: Tabla que muestra informacin acerca del periodo y el tipo de novedad que se
est creando.


Consultar Novedades

Ahora se quiere realizar una consulta de las novedades por empleado se vuelve a ubicar en el
men de empleados como cuando se adicion una novedad.

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Ilustracin 59

Certificado Descuento Tributario: Se presenta la opcionalidad para generar certificados de
descuento tributario de acuerdo al decreto 4910 de 2011.

Ilustracin 60
Al ingresar en esta opcin, se encontrar el instructivo para la generacin de los certificados.

Ilustracin 61

MANUAL DE USUARIO

Historia Laboral: Este reporte genera un historial de los aportes pagados para un empleado a
lo largo de su historia laboral.

Ilustracin 62

2.6 MODULO NOVEDADES

Esta opcin permite consultar , modificar o eliminar novedades parametrizando la consulta de
empleados por los siguientes criterios:

No ID (Nmero de Identificacin)
Primer Apellido
Primer Nombre
Ao
Mes

Consultar

Ilustracin 63
Para realizar la bsqueda por No ID, primer apellido o primer nombre, se debe diligenciar el campo
en la seccin Consulta.

Para el caso de Ao y Mes, se debe tomar alguna opcin de las listas desplegables.

En este caso de la ilustracin 62 buscamos la seccin de Periodo que se ve en el sector derecho
de la figura y seleccionamos un ao y un mes en el que se quiera buscar una novedad. Una vez se
seleccionen estos dos tems se prosigue a darle clic al botn de Buscar.

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El resultado sern las novedades que existan para cualquier empleado que se encuentre en la
empresa y que se hayan dado en el periodo (ao y mes) seleccionado. En la ilustracin 63 se
puede ver el resultado de la bsqueda en donde se especifican los datos bsicos para una
novedad.

Ilustracin 64

Modificar

Para realizar una modificacin slo se debe dar clic en el botn en forma de cuaderno que aparece
en la columna modificar de la tabla de novedades

Ilustracin 65
Como resultado de esta accin, se presentar la pgina de modificar novedades con los campos
correspondientes a la novedad que se est modificando. Estos campos se explican en la seccin
de adicin de una novedad del mdulo de empleados.

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Ilustracin 66

Eliminar

Para eliminar una novedad basta con darle clic al botn en forma de X de la segunda columna de la
tabla de novedades correspondiente a la novedad que se quiere eliminar.

Ilustracin 67

Al darle clic aparecer un dilogo como el siguiente:

Ilustracin 68
Si se encuentra seguro de eliminar la novedad solo basta con que haga clic en OK, con lo que la
novedad ser eliminada. Si no est seguro simplemente haga clic en Cancel y la operacin ser
cancelada.

La novedad solo puede ser eliminada, si no est presente en alguna liquidacin generada. Si la
novedad se encuentra en alguna liquidacin, se presentar el siguiente error: Imposible eliminar la

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novedad debido al siguiente problema: La novedad esta asociada a una liquidacion ya generada,
elimine la liquidacion..
2.7 MODULO LIQUIDACIONES

Dado que existen dos tipos de usuario vlidos en el sistema, para el manejo de liquidaciones
existen diferentes restricciones dependiendo del usuario que est usando la aplicacin. El usuario
tipo Nomina podr crear una liquidacin, ver sus datos y eliminarla, pero no podr pagar la
liquidacin. En el caso del usuario tipo Tesorera, ste slo podr ver los datos de la liquidacin
con respecto al pago (los aportes de la Empresa a las diferentes administradoras por sus
empleados) y pagarla.

2.7.1 TIPOS DE PLANILLA

De acuerdo a la resolucin 1747 de 2008 y 2640 de 2011 expedidas por el Ministerio de Proteccin
Social se definen los siguientes tipos de planilla y cotizantes que pueden ir incluidos en estas.

Planilla tipo E
Esta planilla aplica para los aportes que realiza una empresa a todos los empleados, excepto
aportantes independientes. El perodo de liquidacin es vencido (pensin) y anticipado (salud).

Planilla tipo Y
Esta planilla aplica para los aportes que realiza una empresa por empleados independientes. Debe
existir previamente una planilla tipo E para la elaboracin de esta planilla. El perodo de liquidacin
es anticipado (pensin) y anticipado (salud).

Planilla tipo A
Esta planilla aplica para realizar los aportes de los empleados que ingresaron en los ltimos 7 das
del mes y que no fueron incluidos en la planilla tipo E. Para la elaboracin de esta planilla es
necesario que exista pagada una planilla tipo E para el mismo perodo de liquidacin. Esta planilla
solo puede ser pagada los 5 primeros das hbiles del mes de la generacin de la planilla. El
perodo de liquidacin es vencido (pensin) y anticipado (salud).

Planilla tipo M
Esta planilla se utilizar para el pago de perodos respecto de los cuales no se realz ningn tipo de
pago para el o los sistemas (EPS, ARP, AFP, CCF, SENA, ICBF, ESAP, MEN) que se estn
pagando. El Aportante puede pagar a travs de este tipo de planilla la totalidad de sus empleados o
algunos de sus empleados para los cuales no cotizo algn sistema. Este tipo de planilla puede ser
utilizado para todos los tipos de cotizantes.

Planilla tipo N
Esta planilla slo puede ser utilizada para el pago de perodos respecto de los cuales se realiz un
pago para el o los sistemas que se estn corrigiendo, pero ste es INFERIOR al verdadero valor
que debi aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolucin de valores
pagados en exceso o solo el reporte de novedades que no genere pago a ningn subsistema a
corregir. Este tipo de planilla puede ser utilizado para todos los tipos de cotizantes.

Planilla tipo H
Esta planilla solo puede ser utilizada para el pago de empleados 4 madre comunitaria. Esta planilla
no tiene ninguna dependencia con la planilla E. El perodo de liquidacin es anticipado (pensin) y
anticipado (salud).

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Planilla tipo I
Esta planilla aplica para los pagos de aportes de una persona independiente o que realice el pago
de empleados que tenga a su cargo que sean independientes. El perodo de liquidacin es
anticipado (pensin) y anticipado (salud).

Planilla tipo S
Esta planilla aplica para los pagos que realiza una persona independiente por sus empleados
dependientes o servicio domestico. El perodo de liquidacin es vencido (pensin) y anticipado
(salud).

Planilla tipo T
Esta planilla aplica para los pagos que realiza un empleador por sus empleados dependientes
beneficiarios del sistema general de participacin. Por lo tanto, solo se presenta para empleadores
de naturaleza jurdica pblica o mixta. El perodo de liquidacin es vencido (pensin) y anticipado
(salud).

Planilla tipo F
Esta planilla aplica para los pagos faltantes que realiza un empleador por sus empleados
dependientes beneficiarios del sistema general de participacin. Por lo tanto, solo se presenta para
empleadores de naturaleza jurdica pblica o mixta. El perodo de liquidacin es vencido (pensin) y
anticipado (salud).

Planilla tipo J
Esta planilla se utilizar para el pago de sentencias judiciales, de acuerdo a los parmetros
establecidos en el fallo. El aportante puede pagar a travs de este tipo de planilla los riesgos
basado en el dictamen judicial para la totalidad de sus empleados o algunos de sus empleados en
este. Este tipo de planilla puede ser utilizado para todos los tipos de cotizantes.

2.7.2 ADICIN DE UNA LIQUIDACIN

Desde el mdulo de liquidacin se escoger la opcin de liquidaciones aparece una pantalla a travs
de la cual se puede crear una liquidacin al hacer clic en el botn Adicionar.

Ilustracin 69

Lo cual dirigir a la pgina de adicionar liquidacin.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 70

Existen dos formas para realizar una liquidacin:

Autoliquidador

Para este caso lo que se hace es usar los datos que existen en el sistema para generar la
liquidacin. Se debe seleccionar el Ao y el Mes para el que se desea hacer la liquidacin y el
tipo de planilla que se desea liquidar. Una vez realizada la seleccin se debe dar clic en el botn
Autoliquidar.

Tambin se puede generar la liquidacin a travs de la opcin Autoliquidar del men de
liquidaciones y se escoge el tipo de planilla a liquidar:

Ilustracin 71

Se puede presentar una pantalla con errores, posibles correcciones y alertas, cuando la informacin
presentada tenga algunas inconsistencias.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 72

Las inconsistencias detectadas en el proceso de validacin de la informacin al momento de
liquidar se clasifica en las siguientes categoras:
Errores: Son inconsistencias que impiden la generacin de la liquidacin. Estas se
presentan cuando la informacin de empleados, sucursales o la del empleador se
encuentra incompleta, con datos vigentes o invlidos. Para corregir estos, es necesario
hacer clic en el botn corregir. Este le desplegar una ventana para corregir la informacin
en el sistema.
Posibles correcciones: Inconsistencias que se presentan porque el sistema espera un valor
diferente al reportado.Se puede corregir individualmente haciendo clic en el botn
Corregir. Tambin pueden corregirse todas las inconsistencias de esta categora haciendo
clic en el botn Corregir Todos. Si no se desea hacer cambios, se pueden omitir haciendo
clic en botn Autoliquidar.
Alertas: Corresponden a inconsistencias que no impiden la generacin de la planilla. Se
presentan cuando la informacin puede tener inconsistencias, que no puedan ser
procesadas por el sistema y que necesitan la revisin del usuario.

Para revisar el proceso de correccin de la informacin, se debe hacer clic en el botn Validar, as
volver a analizar la informacin registrada por el usuario.

Para culminar el proceso, se debe hacer clic en el botn Autoliquidar.

En el enlace de Ayuda puede encontrar la informacin en forma resumida.

Luego de este proceso aparece una pantalla con un informe del valor total a pagar discriminado por
subsistema (salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensacin familiar, SENA, ICBF,
ESAP y MEN).

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Ilustracin 73

El usuario podr conocer el valor a pagar a las administradoras de cada subsistema al hacer clic en
el botn + que se encuentra al lado zquierdo del total de cada subsistema. En la ilustracin 74 se
presenta el resultado de hacer clic en dicho botn.

Ilustracin 74
El proceso de autoliquidacin actualiza la informacin del empleado de acuerdo a las
novedades registradas para este. Por ejemplo, si hay una novedad de retiro, la fecha de
retiro del empleado ser modificada.

Liquidacin por Cargue de un Archivo

Para este caso los datos de las liquidaciones se deben cargar desde un archivo de texto plano.
Para agilizar el proceso de cargue y validacin el archivo se podr cargar en formato .zip
(comprimido). El archivo deber tener el formato definido por el Ministerio de la Proteccin Social.
A continuacin se describen los pasos a seguir para crear una liquidacin a partir de un archivo
plano.

MANUAL DE USUARIO

Para adicionar, se debe seleccionar opcin Cargar que se presenta al hacer clic en el botn
adicionar de la pgina de liquidaciones.

Ilustracin 75

Tambin se puede adicionar la liquidacin a travs de la opcin Cargar archivo del men de
liquidaciones:

Ilustracin 76

Buscar Archivo en PC: Para buscar un archivo en el computador basta con dar clic en el botn de
Browse (Buscar). Al hacer clic en dicho botn, el sistema presenta un cuadro de dilogo para
bsqueda de archivos en Windows. El usuario debe buscar el archivo que desea cargar y hacer clic
en el botn Abrir.

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Ilustracin 77

Subir el Archivo: Para subir el archivo para la validacin del mismo, se debe hacer clic en el botn
Aceptar.

Ilustracin 78

Como se puede ver en ilustracin 78, el sistema presenta la siguiente aclaracin: Antes de validar
su planilla asegrese de verificar que no exista en el sistema una liquidacin para el mismo

MANUAL DE USUARIO

periodo de la planilla que va a validar o completar. Esto se indica ya que si se intenta cargar
una liquidacin para un periodo existente la validacin generar errores.

Validar el Archivo: Para revisar la consistencia del archivo basta con dar clic en el botn Validar.

Ilustracin 79

Al realizar esta accin, si se detectan errores en el contenido o en la estructura aparecer una
pantalla, en la que se relacionan los errores que tiene el archivo.

Ilustracin 80

Para verificar y corregir los errores reportados, el sistema le permite al usuario exportar el reporte
de errores a los siguientes formatos:

XML
CSV
Imagen formato .tiff
PDF
Archivo Web
Excel

MANUAL DE USUARIO

Para exportar el informe de errores, el usuario debe elegir el formato que prefiera en el cuadro de
seleccin que aparece en la parte superior de la pantalla. Posteriormente, deber hacer clic en el
botn Export.

Ilustracin 81

El proceso podr generar errores con la categora de alerta , estas son situaciones detectadas por
el sistema y el aportante puede decidir si continua con el proceso de cargue del archivo o si decide
realizar correciones antes de cargarlo. Las siguientes son las situaciones que generan alertas.

Cuando se reporta una novedad de RET acompaada de una novedad LMA, IGE, SLN o
IRP y cero das cotizados a parafiscales.

Cuando en planillas diferentes a la tipo N se reporta informacin en el campo numero de
planilla a corregir.

Cuando el aportante realice cotizaciones a riesgos profesionales y parafiscales por el
tiempo en el que el cotizante se encuentre con incapacidad por riesgos profesionales.

Generacin de alerta cuando el aportante realice cotizaciones a riesgos profesionales y
parafiscales por el tiempo en el que el cotizante se encuentre con incapacidad por riesgos
profesionales

Generacin de alerta cuando un empleado presente una novedad de VAC (vacaciones) y
los das cotizados a parafiscales sean cero (0).

Si el archivo fue validado con xito, es decir no se present ningn error, el sistema presenta la
pantalla de la ilustracin 82. Una vez se ha validado el archivo, el usuario debe hacer clic en el
botn Cargar.

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Ilustracin 82

Terminar Proceso

Para concluir el proceso de validacin y cargue de una liquidacin, el usuario debe dar clic en el
botn Terminar. Como resultado de dicha accin, el sistema lleva al usuario a la pantalla en la
que podr consultar todas las liquidaciones que ha realizada la empresa.

Ilustracin 83

Las liquidaciones generadas por cargue de archivo se presentan en la lista de liquidaciones por
pagar, en la columna de perodo, con la palabra TRANSMITIDA.

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2.7.3 GENERACIN DE PLANILLA TIPO M

Por la opcin de liquidaciones se selecciona el tipo de planilla a liquidar que en este caso seria
planilla tipo M.

Ilustracin 84

En la ilustracin 81 se presenta la imagen de la pantalla que el sistema presenta al hacer clic en el
botn (M) Mora.

Ilustracin 85

Para el diligenciamiento de esta planilla se debe hacer uso del instructivo que se encuentra al
costado izquierdo de la pantalla.

2.7.4 GENERACIN DE PLANILLA TIPO N

Por la opcin de liquidaciones se selecciona el tipo de planilla a liquidar que en este caso seria
planilla tipo N.

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Ilustracin 86
En la ilustracin 83 se presenta la imagen de la pantalla que el sistema presenta al hacer clic en el
botn (N) Correciones.

Ilustracin 87

Para el diligenciamiento de esta planilla se debe hacer uso del instructivo que se encuentra al
costado izquierdo de la pantalla.

2.8 CONSULTAS DE LIQUIDACIONES

Al ingresar a la opcin de liquidaciones del men principal de la pgina Web (haciendo clic en la
opcin Consultar o en el nombre Liquidaciones), se presenta la lista de todas las liquidaciones
que ha realizado la empresa a travs del sistema.

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Ilustracin 88

La informacin que presenta esta pantalla se encuentra dividida en cuatro secciones:

Operaciones

Liquidacin

Clave

Informes

Operaciones
En esta seccin se presentan las opciones Eliminar o modificar la liquidacin.

Eliminar: esta opcin permite eliminar liquidaciones que no hayan sido pagadas al hacer
clic en la X.

Ilustracin 89

Para confirmar la eliminacin, se debe hacer clic en el botn OK del mensaje emergente

Modificar: esta opcin permite modificar planillas tipo M o N autoliquidadas que no hayan
sido pagadas.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 90
De acuerdo al tipo de planilla que se halla escogido modificar, el usuarios se dirige a las siguientes
pginas:

Planillas tipo M:

Ilustracin 91
Planillas tipo N:

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 92

Liquidacin:
En esta seccin se presentan las opciones perodo , fecha de pago , nmero empleados , valor a
pagar y tipo de planilla.

Saldos e Incacidades: Esta opcin permite registrar en el sistema los saldos a favor y las
incapacidades que debern ser deducidas del pago a la Seguridad Social. A continuacin, se
presenta la pantalla a travs de la cual se ingresa dicha informacin. Para ingresar la informacin
correspondiente a saldos a favor y descuentos por incapacidades,se debe seleccionar la
administradora de cuya cotizacin se efectuar la deduccin correspondiente.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 93

En la seccin de saldos a favor se presentan las siguientes casillas que debern ser
diligenciadas por el usuario en caso de que existan saldos por deducir correspondientes a pagos
que se realizaron en perodos anteriores por valores superiores a los establecidos.

No Planilla: Nmero del formulario nico o planilla en la cual se realiz el excedente en el
pago, y por la cual se gener un saldo a favor del empleador.

Cotizacin Salud: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en la
cotizacin pagada a la EPS en un perodo anterior.

UPC Adicional: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en
cotizaciones pagadas a la EPS por concepto de UPC en un perodo anterior.

Cotizacin riesgos: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en
las cotizaciones pagadas a la ARP en un perodo anterior.

En la seccin Descuentos Incapacidades, el usuario puede registrar los valores a deducir de las
cotizaciones realizadas a los sistemas de Riesgos Profesionales, por concepto de incapacidades,

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que previamente han sido autorizados por la respectiva ARP. Tambin se puede revisar las
deducciones de las cotizaciones realizadas al sistema Salud por concepto de incapacidades y
licencias de maternidad que fueran registradas en las planillas liquidadas y pagadas antes del 31 de
Julio de 2012. Las casillas para ingresar o revisar la informacin de descuentos incapacidades se
encuentran clasificadas por administradora as:

EPS: En esta seccin se puede revisar la informacin correspondiente a los descuentos por
salud que fueron registrados en planillas pagadas anteriores a Agosto de 2012. Se podr
revisar informacin para dos tipos de descuentos:

o Incapacidades: descuento por novedades de incapacidad general (IGE).
Corresponde al salario de los das de incapacidad, el cual debe ser asumido por la
EPS y es equivalente al 66.67% del salario ordinario del empleado.

o Licencias de maternidad: corresponde al salario de los das de licencia, el cual
debe ser asumido por la EPS

ARP: En esta seccin se debe ingresar la informacin correspondiente a los descuentos
por incapacidad que previamente han sido aprobados por la administradora. Para que se
habiliten las casillas de esta seccin, es necesario que se haya elegido una administradora
del Sistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales, en el cuadro de seleccin que
aparece en la parte superior de la pantalla. Se podr ingresar informacin para dos tipos de
descuentos

o Incapacidad: descuento por novedades de incapacidad profesional (IRP).
Corresponde al salario de los das de incapacidad, el cual debe ser asumido por la
ARP y es equivalente al 100% del salario ordinario del empleado.

o Cotizaciones a otros Riesgos: corresponde al pago de los aportes del empleado,
a los diferentes sistemas de seguridad social y parafiscales, durante los das de
incapacidad, los cuales deben ser asumidos por la ARP.

Se debe ingresar el nmero de autorizacin otorgado por la administradora. Los descuentos por
saldos e incapacidades no pueden superar el 99% de las cotizaciones de ARP.

Perodo: Perodo al cual corresponde la liquidacin. No pueden existir dos planillas del
mismo tipo para el mismo perodo. Adicionalmente, el perodo es un enlace que permite visualizar
el detalle de la liquidacin. Al hacer clic en el perodo, se presenta una pantalla con dos opciones:
Planilla y liquidacin. A continuacin se describe el funcionamiento de dichas opciones:

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 94

Planilla: En esta opcin se presenta la informacin detallada de la planilla (datos del
cotizante, novedades registradas para el perodo, salario, IBC, tarifas, valor de cotizacin y
das para cada subsistema). En la ilustracin 94 se presenta el resultado de ingresar a esta
opcin.

Ilustracin 95

Liquidacin: A travs de esta opcin se pueden visualizar los totales de los aportes que
hace la empresa a las distintas administradoras del Sistema de Seguridad Social. Es
posible realizar la consulta para una administradora en particular o para todas las
administradoras a las que se le realizaron aportes en la liquidacin. Para esto, el usuario
podr filtrar el informe a travs del cuadro de seleccin que se encuentra en la parte
superior de la consulta. El campo No. de Empleados muestra el nmero de empleados
relacionados con la administradora que se haya seleccionado.Cuando no se ha
seleccionado ninguna administradora en particular, el sistema muestra el nmero total de
empleados por los cuales se hicieron aportes en ese periodo. En la figura 87 se presenta el
funcionamiento de esta opcin.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 96

Fecha Lmite de Pago: Esta es la ltima fecha en la cual se puede realizar el pago de la
planilla. Esta fecha est definida por dos criterios: 1) La clasificacin del aportante con
respecto al nmero de cotizantes (aportante con 200 o ms cotizantes, aportante con
menos de 200 cotizantes o aportante Independiente) y 2) El nmero de verificacin para las
personas jurdicas o el nmero de identificacin para las personas naturales.

No Empleados: Nmero de empleados que estn incluidos en la liquidacin de ese
periodo.

Valor a Pagar: Valor Total a pagar por la liquidacin.

Clave
En esta seccin se presenta las columnas planilla y planilla.

Tipo de planilla: Tipo de planilla a la que corresponde la liquidacin (E, A, I, Y, S, M, N, T,
F o J).

Planilla: Se presenta la clave asignada para identificar la planilla.

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Ilustracin 97

Informes
En esta seccin el usuario podr generar los informes planilla Integrada y planilla por
administradora. Adicionalmente, se puede realizar el pago o revisar el estado de este.

Pago: En este columna se encuentra el link para ejecutar el proceso de pago. As mismo, en esta
columna se va reflejando el estado de la planilla con respecto al pago. Cuando la planilla ha sido
pagada, en este campo se presenta el nmero de transaccin asignado por la entidad financiera. Si
se ingresa con un usuario tipo tesorera, se refleja el resumen del pago realizado o la opcin para
realizar el pago, proceso que es explicado ms adelante.

Ilustracin 98

Planilla integrada. Este reporte presenta la informacin detallada de la liquidacin. El
sistema permite exportarlo en formato .pdf, .xls, .html, .doc, .xml, csv, .tiff. En la siguiente
imagen se presenta la forma como puede generarse el informe.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 99

Pagos por administradora. Este reporte presenta el valor total a pagar correspondiente a
la liquidacin discriminado por subsistema y dentro de subsistema por administradora. A
continuacin se presenta la forma cmo puede generarse y exportarse el informe.

MANUAL DE USUARIO


MANUAL DE USUARIO

Ilustracin 100

2.9 PAGO DE UNA LIQUIDACIN

El pago de la liquidacin solo podr realizarlo un usuario con perfil Tesorera. Recuerde revisar
que el valor a pagar sea consistente con el clculo de la nmina.

Para realizar el pago, dicho usuario debe ingresar por la opcin liquidaciones y hacer clic en el link
Pagar planilla, correspondiente a la liquidacin que desea pagar.

Ilustracin 101

Al hacer click en el botn de pago que se encuentra ubicado en la esquina inferior derecha de la
pantalla, aparece una ventana con la informacin de la planilla que se desea pagar.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 102

Para pagar la planilla, basta con dar click en el botn verde que tiene el logotipo del Banco
Agrario de Colombia. Desde esta pantalla, el usuario tambin podr imprimir la informacin que
esta visualizando.

Lo anterior lo podr hacer a travs del botn Imprimir que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla. Al realizar un pago, el sistema enva una notificacin al correo electrnico registrado por el
empleador, informndole que su pago ha sido realizado y que recibir una nueva notificacin
cuando ste haya sido aprobado.

El estado del pago podr ser consultado por el aportante a travs de la opcin Liquidaciones en la
seccin Clave. En dicha seccin y en la columna denominada Pago, se pueden presentar los
siguientes valores:

Clave de pago. Es el nmero de transaccin asociado al pago. Cuando figura dicho nmero
quiere decir que el pago se realiz con xito.

Pendiente. Indica que el empleador ya realiz el pago pero que la entidad financiera no ha
aprobado la transaccin.

Pagar Planilla. Indica que aun no se ha realizado el pago o que el pago no fue exitoso. En
este ltimo caso, el empleador deber realizar nuevamente la transaccin. En la figura 93
se presenta una consulta en la que se refleja lo descrito anteriormente.

MANUAL DE USUARIO


Ilustracin 103
3 SALIR

Para salir del sistema, basta con dar clic en la opcin Salir que se encuentra al final del men
principal. Al realizar esta operacin se cierra la sesin y se presenta para el usuario la pgina de
ingreso a travs de la cual se realiza el ingreso al sistema.

Ilustracin 104

MANUAL DE USUARIO

4 PREGUNTAS FRECUENTES

En esta seccin se presentan algunas de las preguntas ms frecuentes que llegan como soporte
del sistema y as mismo se relacionan las respuestas respectivas con el fin de servir de apoyo a los
operadores de FANAIA:

1. Olvide mi contrasea
En la venta de ingreso a la aplicacin aparece una opcin denominada: Olvid mi clave, ac basta
con ingresar el nombre de usuario y la clave ser enviada al correo registrado para ese caso.

2. Cual es el nmero de cuenta de un empleador
Este tipo de informacin debe ser suministrada por el banco.

3. Por favor me pueden aclarar Qu debemos hacer si tenemos usuarios deshabilitados
despus del cambio de clave?
Para habilitar a un usuario basta con hacer clic en el enlace de Olvid mi clave. Esto enviar el
correo recordartorio de clave y habilitar nuevamente el usuario.

Otra manera para habilitarlo es ingresar al sistema, con un usuario tipo Tesorera, en la aplicacin a
la opcin: Usuarios y buscar el login de la persona que fue deshabilitada, all aparecer un campo
con nombre: Activar y desactivar, si el usuario esta realmente desactivado, el icono de ste
campo aparecer en rojo, haciendo clic sobre l se cambia el estado a verde y por ende queda
nuevamente activado el usuario.

4. No puedo eliminar un empleado
Seguramente el cotizante que se quiere eliminar debe estar asociado a una planilla existente.
Siempre que un empleado est asociado a una liquidacin, no es posible eliminarlo. En caso que se
quiera eliminar el cotizante por retiro de la empresa, lo que debe hacerse es modificar la
informacin del empleado, modificando la informacin al campo Fecha Retiro o registrarle una
novedad de tipo Retiro, antes de generar la liquidacin para el periodo en que el empleado es
desvinculado de la empresa.

5. No puedo eliminar novedades
Esto se debe a que la novedad que se quiere eliminar debe estar asociado a una planilla existente.
Por lo tanto, se debe eliminar la liquidacin antes de eliminar la novedad.

6. Cmo ingreso nuevos empleados?
Debe adicionar cotizantes como se muestra en la seccin 2.5 de este manual.

7. Cmo retiro empleados?
Esto se puede realizar cambiando la informacin de la persona, modificando el campo Fecha
Retiro o registrarle una novedad de tipo Retiro. Es obligatorio realizar estos cambios o adiciones
de novedades antes de generar la liquidacin para el periodo en que el empleado es desvinculado
de la empresa.

8. Retir un empleado, pero la EPS dice que sigue vinculado a la empresa.
Esto obedece a que la informacin correspondiente a la desvinculacin de la persona (modificacin
de informacin del cotizante o novedad de retiro) fue generada despus de haber creado la
liquidacin correspondiente al periodo en que se reporta la novedad. Por lo tanto en la liquidacin
nunca qued la marca de la novedad. Dado esto, la EPS nunca recibi la informacin de la
desvinculacin de la persona y la empresa se encuentra en mora por los aportes no pagados de los
periodos que han pasado desde la desvinculacin del empleado.

MANUAL DE USUARIO

9. Me sale una alerta que no puedo generar una liquidacin porque hay empleados con
administradoras no vigentes.
Esto se debe a que existen empleados que tienen asociadas administradoras cuya vigencia ha
caducado. Es necesario cambiar la administradora para esos cotizantes.

10. Registrando la sucursal el programa no muestra la administradora correspondiente a
la caja de compensacin familiar
La herramienta de autocompletar funciona para cualquier parte del nombre de la administradora,
intente escribiendo 3 letras de otra palabra clave del nombre de la CCF.

11. Al liquidar sale una alerta que no puedo liquidar debido a que se presenta el siguiente
mensaje: las siguientes sucursales se deben modificar debido a que la caja de
compensacin no tienen cobertura en el departamento registrado
Este mensaje se presenta cuando alguna sucursal est registrada en un departamento en el cual la
CCF no tiene cobertura. Para solucionar esto, se debe registrar una CCF que preste los servicios
en la ciudad donde se encuentra la sucursal.

12. No aparece el empleado en el listado
Si el empleado se encuentra retirado, no se va a mostrar si la opcin Solo Empleados Vigentes
est activada.

13. Ingres a un empleado con el nmero de identificacin incorrecto.

MANUAL DE USUARIO

Lo primero que debe realizar es revisar si el empleado se puede eliminar. Si no se puede es porque
se encuentra asociado a alguna planilla (pregunta 6). Despus, se debe adicionar el empleado con
el nmero de identificacin correcto.

14. Liquid a un empleado a una administradora (EPS, AFP, EPS, ARP) incorrecta
Se debe liquidar una planilla tipo M, realizando el pago a la administradora correcta. Despus
comunquese con la administradora a la cual realiz el pago incorrecto para informarle la situacin.

15. Cmo modificar la CCF del empleado?
La caja de compensacin familiar no puede ser cambiada en la informacin del empleado. Se debe
cambiar la administradora en la informacin de la sucursal en la que se encuentra asociado el
empleado. Para actualizar la sucursal, se debe ingresar por el men Empleador Sucursales.

16. Cmo modificar la ARL del empleado?
La administradora de riesgos laborales no puede ser cambiada en la informacin del empleado. Se
debe cambiar la administradora en la informacin del aportante. Pare esto, se debe ingresar por el
men Empleador Datos bsicos.

17. Cmo modificar la opcin de exoneracin de pago a ICBF y SENA?
Cuando ingres al aplicativo escogi la opcin Si a la exoneracin.

Para cambiar esto, se debe quitar la opcin por los datos bsicos del empleador.

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18. Al intentar adicionar una novedad se presenta un mensaje que dice que la novedad
est sobrepuesta
Esto corresponde a que la novedad genera conflicto con otras novedades ya adicionadas para el
mismo periodo, ya sea porque ya existe una misma novedad o porque dos novedades de
ausentismo no pueden presentarse para los mismos das.

19. Se adicion la liquidacin y la tarifa de pensin es superior a lo que se debe reportar
Esto obedece a que en los datos del empleado se tom una opcionalidad de alto riesgo de pensin
diferente a Sin riesgo (Alto riesgo o CTI), razn por la cual se aumenta la tarifa con la cual se
cotiza a ese subsistema. Para corregir esto, se debe eliminar la liquidacin, modificar la informacin
del empleado y liquidar nuevamente.

20. Al intentar oliquidar una planilla tipo M, se presenta un mensaje que dice No existe
empleado para el periodo seleccionado
Es necesario revisar los datos que tiene el empleado al liquidar la planilla. Se debe revisar las
fechas de ingreso y de retiro del empleado haciendo clic en el botn modificar en la grilla de los
empleados de la planilla.

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