I nstrumentos para la presentacin de proyectos de cooperacin al desarrollo

Carla Cors Giorgio Mosangini

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1. EL CICLO DE GESTIN DE PROYECTOS

P R O Y E C T O

Qu se entiende por PROYECTO DE COOPERACIN AL DESARROLLO

Hay tantas definiciones de proyectos como manuales, hemos escogido la que seala la Agencia Alemana de Cooperacin
Tcnica para el Desarrollo (GTZ) que dice:

Se entiende por proyecto una tarea innovadora que tiene un objetivo definido, debiendo ser efectuada en un cierto periodo,
en una zona geogrfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionado de esta manera problemas especficos o
mejorando una situacin. La tarea principal es capacitar a las personas e instituciones participantes para que ellas puedan
continuar sus labores de forma independiste y resolver por s mismas los problemas que surjan despus de concluir la fase de
apoyo externo

Por lo tanto, el proyecto es la unidad bsica de intervencin en la cooperacin al desarrollo. Tienen como finalidad
satisfacer un conjunto de necesidades concretas y facilitar la expansin de potencialidades humanas a travs de
la aplicacin de un mtodo compuesto por una serie de tcnicas en el que se utilizan unos recursos (costes) para
obtener ciertos productos (beneficios). Dicho de otro modo, mediante un proyecto se emplean unos recursos para llevar a
cabo unas actividades con el propsito de obtener as unos resultados a travs de los cuales se espera alcanzar los objetivos
previstos.

La finalidad de un proyecto de cooperacin al desarrollo es transformar la realidad de modo que un colectivo humano
determinado pueda mejorar su situacin y expandir en el futuro sus posibilidades, construyendo as su progreso y al de su
entorno. El proyecto de desarrollo nace, por tanto, como una expresin de voluntad transformadora.




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C I C L O D E L P R O Y E C T O

La estructura de un proyecto transita por diferentes fases articuladas que corresponden en mayor o menor medida en etapas
temporales, las cuales interactan entre s en una suerte de retroalimentacin permanente. Esta estructura es lo que se
entiende por CICLO de GESTIN de los proyectos de desarrollo.

La Gestin del Ciclo del Proyecto (GCP) es un mtodo de trabajo aplicable a las intervenciones de cooperacin
internacional para el desarrollo, cuyo objetivo es definir un leguaje comn para los mltiples donantes en lo que respecta a
las diferentes fases que atraviesan las actuaciones en este campo. La Comisin Europea ha adoptado la GCP desde enero del
1993 recomendando el uso de esta metodologa a sus Estados miembros.

La GCP se apoya en el Enfoque del Marco Lgico (EML), una herramienta analtica para la planificacin y gestin de proyectos
orientada por objetivos.

EML es un mtodo de planificacin participativa por objetivos que se utiliza de manera esencial, pero no exclusiva, en los
proyectos de cooperacin al desarrollo. Este mtodo ofrece una secuencia ordenada de las discusiones para la preparacin de
una intervencin y unas tcnicas de visualizacin de los acuerdos alcanzados

Las Fases del ciclo de un Proyecto
El ciclo de intervencin de desarrollo se plantea en fases o etapas que son interdependientes, conducen unas a otras e
interactan entre s, de modo que para analizar cada una hay que situarla en relacin con las dems. Segn los distintos
autores o agencias de desarrollo. estas fases pueden recibir diferentes nombres no siempre coincidentes en nmero.

FASES CENTRALES que son comunes a las diversas propuestas que pueden encontrarse son cuatro: la identificacin, el
diseo, la ejecucin y seguimiento y la evaluacin, y unas fases circundantes o complementarias que seran dos: la
programacin y la financiacin.



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a. P r o g r a m a c i n - F a s e p r e v i a

Los proyectos de desarrollo en la prctica se circunscriben a unas reas concretas de actuacin que se encuentran definidas
por las estrategias de las agencias internacionales de cooperacin, por las prioridades de las diferentes ONGD y por las
polticas de desarrollo de los pases del sur donde se realizaran. La programacin previa es la definicin del marco comn de
actuacin en el que posteriormente se desarrollarn los proyectos concretos de cooperacin. Es decir, de la estrategia
general de desarrollo: respuesta a necesidades o problemas concretos para cuya satisfaccin o solucin se preparan acciones
que toman forma de proyectos.

Escenario para el inicio de un proyecto













PROGRAMACIN
PROYECTO
EXPRESIN DE UNA
NECESIDAD BSICA


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b. I d e n t i f i c a c i n

Es el momento de gestacin del proyecto y est orientada a sentar sus bases. Se trata de determinar cul es el
problema que se quiere resolver, a quines afecta, y cul es la nueva situacin que queremos alcanzar con nuestra
actuacin. Con lo cual, esta fase implica reconocimiento de un problema de desarrollo como un rea de actuacin
posible y primera elaboracin de la idea de intervencin.

Esta fase recoge la informacin necesaria para adoptar las primeras decisiones en funcin de su adecuacin a los
criterios y estrategias definidas. Para ello es necesario tener en cuenta de manea simultnea: los medios que se
utilicen para la recogida de informacin y los pasos para un anlisis colectivo de la misma.

Estos pasos estn constituidos por:

el anlisis de la participacin
el rbol de problemas
el anlisis de los objetivos
el anlisis de alternativas o estrategias.

Hay diferentes maneras de interpretar y de valorar una determinada realidad segn la situacin que se ocupe en
relacin a la misma y como consecuencia se producirn distintas respuestas. En este sentido es de destacar que
los protagonistas participantes en la identificacin de un proyecto son: Los futuros beneficiarios y sus
representantes, las instituciones o agencias que sern responsables de la gestin del proyecto, las organizaciones
o agencias, en su caso, que financiarn el proyecto y las entidades locales o nacionales que prestarn apoyo o
colaboraran, de algn modo, en el proyecto.



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b. I d e n t i f i c a c i n

Los beneficiarios

En este anlisis de la identificacin un papel bsico es la precisin, justificacin y tipificacin de los beneficiarios
para quin? con quin? Al que ira destinada la accin de cooperacin, as como de aquellas otras categoras
poblacionales que, de un modo u otro forman parte del contexto de intervencin.

Se tienen que identificar de forma precisa:

Los beneficiarios directos
Los beneficiarios indirectos
Los que quedan al margen o son excluidos
Los que pueden resultar eventualmente perjudicados.


Algunos elementos que hay que pueden contribuir a la identificacin de proyectos.

- Planes de desarrollo locales o estudios ya existentes sobre el mismo sector o rea de actuacin
- Indicaciones derivadas de las polticas del pas, regin o sector
- Procesos organizativos en colectivos, comunidades e instituciones implicadas.


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c. D i s e o / F o r m u l a c i n

Esta fase, trata de avanzar a partir de los anlisis efectuados en la fase anterior. Consiste, por lo tanto en
formalizar y organizar los resultados obtenidos en el proceso de identificacin, estableciendo estrategias, plazos,
recursos, costes, etc.

Su objetivo es recoger y sistematizar toda la informacin precisa para la elaboracin de un instrumento que sirva
de apoyo para la toma de decisiones sobre su financiacin, as como facilitar la realizacin del seguimiento y
evaluacin.

La formalizacin de todo ello se establece a travs del denominado documento de diseo del proyecto, que expresa
la lgica de la intervencin, suponen una gua para la accin y constituye un elemento de comunicacin
indispensable entre las distintas partes y entidades involucradas.

En el EML la etapa de diseo est articulada en torno a la denominada Matriz de Planificacin del Proyecto
(MPP). Esta herramienta es el esqueleto bsico del diseo, trata de presentar de forma clara, lgica y
secuenciada, los elementos centrales de la intervencin propuesta.

Elementos del documento que resultan imprescindibles:

- Programacin de las actividades (calendario y asignacin de responsabilidades entre las diferentes
personas o instituciones implicadas)
- Programa de recursos (presupuesto)
- Un anlisis de las posibilidades de permanencia del proyecto una concluida la asistencia externa (factores
de viabilidad)


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c. D i s e o / F o r m u l a c i n


De esta manera, un documento tipo de proyecto consta de las siguientes partes:

Anlisis del contexto y justificacin de la alternativa seleccionada. Se trata de incluir aqu los trabajos
efectuados durante la etapa de identificacin con especial mencin a los colectivos de los beneficiarios y al resto
de los grupos afectados, a los problemas detectados y a la seleccin de la estrategia concreta para su solucin

Intervencin. En este caso, es preciso describir qu queremos conseguir (objetivo especfico), para qu
queremos ese propsito (objetivo general), cmo vamos a lograrlo (resultados-actividades), que hiptesis
consideramos importantes para el logro de nuestro objetito y cules riesgos se han identificado, como vamos a
medir el xito de lo realizado (indicadores) y dnde o a travs de qu procedimientos vamos a establecer esas
mediciones (fuentes de verificacin)

Ejecucin. En este apartado se describe cmo vamos a hacer las actividades, con qu recursos (presupuesto),
quin lo va hacer (organizacin y reparto de responsabilidades), cundo se va a hacer (calendario) y cunto
va a costar (presupuesto)

Viabilidad. Se considera imprescindible efectuar una valoracin de las posibilidades de permanencia de los
objetivos de la intervencin ms all del periodo de ejecucin. Para esa valoracin se consideran habitualmente
siete factores que tienen una incidencia especial en la posible viabilidad del proyecto Se trata de: polticas de
apoyo, capacidad institucional y de gestin, factores socioculturales, enfoque de gnero, tecnologa,
factores medioambientales y viabilidad econmica y financiera.





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Un proyecto / programa es viable cuando puede proporcionar a los grupos metas beneficios durante un largo
perodo una vez terminada de la ayuda exterior. Se observ en el pasado que muchos proyectos no consiguieron
producir beneficios sostenibles porque no se tomaron suficientemente en cuenta una serie de factores crticos de
xito.

La viabilidad es un componente identificativo del proyecto de desarrollo y que por lo tanto lo diferencia y
singulariza con respeto a otras intervenciones de desarrollo; por ejemplo, las intervenciones de ayuda de
emergencia, en las que la viabilidad no es un criterio relevante

Naturalmente, en cada fase de la evaluacin la certeza sobre la viabilidad varia. Lo que en la evaluacin previa es
un ejercicio razonado de prospectiva, en la evaluacin simultnea y final se convierte en la valoracin de la
informacin ya disponible sobre su desempeo

Los factores de viabilidad que se manejan habitualmente en la actualidad son siete, toda vez que el anlisis de
gnero ha adquirido una importancia creciente y se ha independizado, por as decirlo, del factor de viabilidad
sociocultural, donde ante se inclua. Adems, en el ltimo de los manuales de la Comisin Europea, se ha incluido
un nuevo factor, que sera el octavo. Se trata del denominado apropiacin por parte de los beneficiarios.



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La relacin de los factores de viabilidad es la siguiente:
1. Apropiacin por los beneficiarios -en qu medida los grupos metas y beneficiarios del proyecto / programa
(incluyendo a mujeres y hombres) participan en su diseo y son implicados de modo que el proyecto obtenga su apoyo
y sea sostenible una vez terminada la financiacin.

2. Polticas de apoyo. Es decir, la coherencia del proyecto de desarrollo con las polticas (generales y locales) del espacio en
que se inscribe el proyecto. La capacidad de las autoridades implicadas a la hora de aportar los recursos imprescindibles
para soportar los efectos del proyecto, una vez se concluya su fase de ejecucin

3. Tecnologas apropiadas. Se trata de considerar si la tecnologa transmitida resulta apropiada para las condiciones
especficas del entorno y la cultura locales y es fcilmente asumida por los beneficiarios.

4. Aspectos socioculturales. Se trata de valorar las transformaciones socioculturales que inevitablemente conlleva
cualquier proyecto de desarrollo (dado su carcter transformador) para comprobar que son adecuadamente
sospesados, deseados e incorporados por los beneficiarios. Para conseguir la implicacin de los beneficiarios, es
necesario asumir el derecho de stos a definir sus prioridades, promoviendo procesos de participacin reales que
otorguen capacidad de decisin a las comunidades destinatarias, reduciendo, en su caso, la tutela ejercida por los
gestores.

5. Enfoque de gnero en desarrollo. Propone identificar y disear los proyectos con el propsito de mejorar la posicin
especfica de las mujeres, eliminando relaciones de poder entre los gneros. Se intenta averiguar cmo el proyecto
tendr en cuenta las necesidades y los intereses especficos de las mujeres y de los hombres, cmo permitir a las
mujeres y a los hombres acceder de manera sostenible y equitativa a los servicios e infraestructuras establecidas por
el proyecto, y cmo contribuir a reducir las desigualdades entre mujeres y hombres a largo plazo.



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6. Proteccin del medio ambiente en qu medida el proyecto preserva o perjudica al medio ambiente, valorando si
tiene efectos negativos, tolerables o beneficiosos. Ha de asegurarse el uso razonable de los recursos renovables y no
renovables.

7. Capacidades institucionales y de gestin. Una de las causas tpicas del fracaso de muchos proyectos es la escasa
capacidad de gestin de las instituciones encargadas de su administracin, una vez se concluye la ayuda externa. En
este sentido, resulta imprescindible valorar si los organismos encargados de la gestin del proyecto poseen una
capacidad organizativa suficiente y si esto no es as, ser necesario destinar recursos que incrementen esa capacidad
para garantizar la continuidad de los efectos generados. (fortalecimiento institucional).

8. Sostenibilidad econmica y financiera. Se debe analizar cuidadosamente de qu manera se van a aportar los
recursos necesarios para la asuncin de los gastos de mantenimiento y explotacin de las estructuras que han sido
creadas con la ayuda externa. Usualmente se establece la diferencia entre los aspectos financieros, que son los que
debe afrontar internamente un proyecto o la continuacin del mismo (capacidad para vender los productos o servicios
a precios rediticios, por ejemplo); y los econmicos, que hacen referencia a la certeza existente sobre los aportes que
la intervencin precisa para asegurar su continuidad (por ejemplo, suficientes recursos presupuestarios pblicos)

El contenido y la importancia relativa de estos factores dependern del contexto y de las caractersticas del proyecto /
programa. La valoracin de dichos factores debe servir para modificar el propio diseo del proyecto, incluyendo actividades o
resultados que tiendan a aumentar sus probabilidades de cumplimiento. Si se llega a la conclusin de que uno de los factores
de viabilidad presenta muy pocas posibilidades de cumplimiento y no se concibe agluna forma para mejorar esta situacin, la
recomendacin general debe ser el abandono de la interveninn. Por lo tanto, los factores de viabilidad deben ser
considerados como elementos esenciales del diseo del proyecto que acaban condicionando de manera acusada a la propia
matriz de planificacin





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En esta fase tambin se llevar a cabo un anlisis de la calidad del diseo, especialmente a lo que se refiere

Relacin de coherencia entre el problema identificado y el objetivo propuesto
Relacin de coherencia entre las actividades, resultados y objetivos
Calidad de la ejecucin a partir de planes de trabajo, cronograma de actividades y presupuestos adecuados
Capacidad de establecer criterios de seguimiento y evaluacin a travs de indicadores verificables y realistas
Establecimiento de hiptesis que permitan reducir la incertidumbre de toda la intervencin
Anlisis de viabilidad/sostenibilidad del proyectod. F a s e c o m p l e m e n t a r i a: F I N A N C I A C I N

Una vez que se ha elaborado el documento base del proyecto, si se necesita obtener una financiacin total o parcial del
mismo habr que proceder a su presentacin ante los rganos competentes de las agencias u organizaciones que puedan
facilitar los fondos necesarios. Para ello, habr que formular el proyecto con arreglo a los formularios para su presentacin, a
partir de un documento base del proyecto.














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c. D i s e o / F o r m u l a c i n.
Las entidades financiadoras suelen seleccionar los proyectos a partir de dos tipos de criterios:

Valoracin del proyecto en relacin con las estrategias de desarrollo y las prioridades establecidas por las propias agencias
y organizaciones donantes
Valoracin del proyecto en s mismo, es decir la relacin con el objetivo que pretende alcanzar.

Cada agencia suele disponer de un formato o formulario propio de presentacin de proyectos que emana de las bases de su
convocatoria. (tipos)-Dar el modelo extenso.

a) Relaciones con el/los socio/s local/es:
Se especificar las relaciones previstas con la Contraparte local, explicando si existen experiencias previas de colaboracin
entre la ONG del norte y su socio local. Se sealaran las relaciones con los dems actores implicados: beneficiarios/as,
gobiernos municipales, organizaciones sociales u otros ONG o redes, instituciones etatales, etc. Asimismo explicar la
necesidad o no de la presencia del personal local y expatriado del proyecto.

b) Procedimientos de organizacin interna:
Se detallar si se tiene prevista la apertura de cuentas especficas por proyecto, sistema de libramiento de fondos,
organizacin del sistema contable para la ejecucin de los fondos y su posterior justificacin.Estructura para la ejecucin,
seguimiento y evaluacin del proyecto. Personal propio del proyecto, aportado por la ONG contraparte, por los beneficiarios y
por otros actores. Participacin de los beneficiarios en las distintas etapas tanto en la toma de decisiones como en la
ejecucin y evaluacin del proyecto. Nivel de participacin y responsabilidad del resto de los interlocutores.


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e. E j e c u c i n / S e g u i m i e n t o

La etapa de ejecucin supone el momento de aplicacin de los resultados del diseo e identificacin a la accin prctica de
cooperacin con intencin de transformar una determinada realidad. Se trata, por tanto, de la puesta en marcha de las
actividades utilizando los recursos previstos en la fase anterior con el fin de alcanzar los resultados y el objetivo especfico.
Tambin supone el contraste entre la actuacin prevista y la capacidad real de obtener las modificaciones deseadas.

Una vez que se cuenta con los recursos necesarios:
- se readapta el proyecto en funcin del dinero obtenido,
- se firma un convenio de ejecucin con la contraparte,
- se programan las actividades y la transferencia de recursos,
- el representante en el pas realiza el seguimiento,
- se elaboran los informes de seguimiento y finales.

Es importante sealar la importancia de actuar con la adecuada dosis de flexibilidad en la ejecucin, evitando traslaciones
mecnicas y acrticas que en ocasiones fuerzan la adecuacin de la realidad a un impecable diseo.

Esto se puede ver favorecido a travs del empleo de un enfoque accin-reflexin-accin, lo cual asume una nocin de
seguimiento como concepto indisociable de la propia actuacin. El seguimiento constituir la base para el anlisis de lo que se
realiza y la fuente de informacin sobre su adecuacin respecto al plan previsto y a la obtencin del objetivo especfico del
proyecto.

Para ello es conveniente contar con un slido y conxtextualizado sistema de seguimiento que favorezca la atencin y anlisis
permanente de la ejecucin. Este sistema ha de permitir conocer, para si es necesario reencauzar, las caractersticas y
evolucin de la ejecucin del proyecto. El seguimiento se lleva a cabo de manera continua durante la ejecucin para controlar
que la utilizacin de los recursos y la formalizacin de las actividades estn de acuerdo con el cronograma previsto




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e. S e g u i m i e n t o
e g u i m i e n t o
Es un proceso continuo y peridico que examina el avance y ejecucin de las actividades a fin de verificar su coincidencia con
el plan previsto.

FINALIDAD:
- Conocer la evolucin de la accin e identificar las posibles medidas reconductoras en el supuesto de desviaciones o
deficiencias.
- Elaborar y proponer alternativas cuando la situacin lo aconseje
- Recoger enseanzas tiles para su aplicacin en la identificacin y ejecucin de nuevos proyectos.

FUNCIONES:
- Es un medio de supervisin
- Contribuye a la mejor administracin del poryecto
- Completar y actualizar el conocimiento del mbito de intervencin y recoger informacin sobre la evolucin del
proyecto en relacin a su entorno.

El documento que recoge el seguimiento del proyecto es el Informe de Seguimiento y el Informe Final. Ambos se subdividen
entre Informe econmico y informe narrativo.

MECANISMO DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Los indicadores objetivamente verificables (IOV) Las medidas especficas, que resulten objetivamente verificables, del
objetivo y de los resultados que se van produciendo en la ejecucin del proyecto. Tambin pueden utilizarse indicadores para
medir el grado de adecuacin de las actividades y de los recursos que el proyecto empela para obtener dichos resultados. Los
IOV sirven de base al sistema de monitoreo del proyecto. Deben ser mensurables de manera fiable a un coste aceptable.

Las fuentes de financiacin (FDV) son los documentos e informes en los que se pueden encontrar las informaciones
necesarias para formular los IOV. Se expresa a travs de qu Fuentes de Verificacin (encuestas, observacin directa,
publicaciones, etc.) se realizar la verificacin del cumplimiento de los indicadores.


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e. E v a l u a c i n


La evaluacin, es la fase en la que se aprecia y valora el conjunto de la accin de la cooperacin antes, durante y
despus de su ejecucin. Esta temporalidad define distintos tipos de evaluacin que, a grandes rasgos, pueden ser
denominados como previa, simultnea, final y posterior. La utilidad de esta importante fase est asociada a la
elaboracin de un robusto sistema de recopilacin, anlisis y tratamiento de la informacin, tan objetiva y
sistemticamente como ello sea posible. En tal sentido, resulta obvio que la evaluacin se apoya significativamente
en el proceso de seguimiento.


La evaluacin puede ser entendida como una fase del ciclo del proyecto y como una actividad que influye sobre
todas las dems. Puede decirse que la evaluacin se realiza en cierta medida, en todas las etapas del proyecto, e
incluso, que ste debera ser visto como un proceso de evaluacin continua.
No se trata de un examen que se realiza en momentos puntuales sino sobretodo en un mecanismo que sirve para
aprender de fracasos y de xitos, de errores y de aciertos y, en consecuencia, permite mejorar la planificacin y la
gestin.