Plan de comunicare intern pentru a

intri coeziunea membrilor insituiei

publice


Instituia aleas: Primria Judeului Timisoara







2

Comunicarea poate fi formal definit ca orice proces prin care premisele decizionale sunt
transmise de la un membru al unei instituii la altul. Comunicarea nsoete activitatea instituiilor
publice, contribuind la realizarea n bune condiii a acesteia.
Comunicarea public se refer att la schimbul i mprtairea de informaii de utilitate public,
ct i meninerea liantului social.
Comunicarea n instituii este un proces bilateral: el presupune att transmiterea ordinelor,
informaiei i sfaturilor la un centru de decizie (adic un individ nvestit cu responsabilitatea de a
lua decizii), ct i transmiterea deciziilor luate de la acest centru n alte pri ale instituiei. Mai
mult, este un proces care se desfoar n sus, n jos i lateral n instituie.
Canalele de comunicare n instituiile publice pot fi de dou feluri: formale i informale. Prin
canalele formale se transmit fluxurile informaionale oficiale. Canalele informale de comunicare
se stabilesc n general ntre persoane i grupuri informale. Acestea sunt formate din angajai care
au interese comune sau afiniti. Informaiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale i au
un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate.
Comunicarea intern cuprinde comunicarea managerial (n mare msur formal) si
comunicarea la nivelul personalului (n mare msur informal).
Obiectivele urmrite de comunicarea intern sunt att funcionale, ct i informative
(cunoaterea activitii instituiei, a valorilor acesteia, cultivarea identitii instituionale); de
asemenea, este asociat i un obiectiv de formare a personalului.

In domeniul comunicrii se vor folosi urmatoarele mijloace:
- consultarea periodic a populaiei, la un interval de 3 luni, prin ntlniri directe cu
cetenii orasului;
- transparena actului de conducere publica;
- comunicare direct
- cresterea participrii cetenilor oraului la viaa comunitii prin implicarea
acestora in procesul decizional;
Strategia de dezvoltare economico sociala a orasului cuprinde 6 domenii:
- dezvoltarea infrastructurii
- protecia mediului
- educaie, cultur, art

- asisten social, santate
- administraie
- economie:

Comunicarea n instituiile publice se realizeaz prin:
- comunicarea oral (verbal) de exemplu comunicarea dintre funcionar i cetean la
ghieu sau la birou
- comunicarea scris
Instituiile din administraia public urmresc ca, prin intermediul comunicrii, s obin
urmtoarele faciliti:
identificarea- ce rspunde nevoilor instituiilor administrative de a-i asigura notorietatea
i de a-i face cunoscute competenele;
informarea care urmrete s fac cunoscut corpului social aciunea administrativ;
realizarea unei educaii sociale ce corespunde, sub forma de sfaturi, recomandri,
rolului din ce n ce mai important al instituiilor publice n cadrul vieii sociale.
Autoritatea public urmrete, prin comunicare, o relaie de proximitate cu ceteanul;
apropiindu-se de acesta i intrnd n dialog, i cunoate cerinele, doleanele.

n procesul de comunicare pot aprea urmtoarele bariere comunicaionale:
a) La nivelul emitorului i al receptorului:
- starea emoional a receptorului;
- lipsa ateniei n receptarea mesajului;
- concluzii grbite asupra mesajului;
- lipsa de interes a receptorului fa de mesaj;
b) La nivel de limbaj:
- aceleai cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, n special din cauza
diferenelor n planul pregtirii i al experienei;
- dificulti de exprimare; exprimarea cu stngcie a mesajului de ctre emitor;
c) La nivelul contextului:
- context fizic necorespunztor (poluare fonic ridicat);
- supori informaionali necorespunztori.
4

Diversitatea cauzelor care determin dificultile i perturbrile aferente procesului de
comunicare face obligatorie

Publicul int se constituie din:
- poteniali beneficiari;
- beneficiari
- parteneri economici si sociali (potentiali investitori)
- structuri neguvernamentale create sau care vor fi create in viitorul apropiat (parohii, fundatii,
asociatii)
- mass media
- cetenii comunitii
- cetenii comunitilor locale invecinate
- autorittile locale din unitile administrativ teritoriale vecine
- cetenii judeului

Obiectivele primriei :
- asigurarea celui mai nalt nivel de transparen pentru activitile desfurate de ctre
primrie. n acest sens, se are n vedere informarea publicului larg asupra scopului
general, importanei, prioritilor msurilor specifice i rezultatelor.
- asigurarea comunicrii interne i inter-instituionale n scopul coordonrii efective a
msurilor
- intrirea capacitaii instiuionale: prim management eficient, definirea serviciilor publice
in raport cu resursele financiare, cu obiectivele dezvoltrii durabile, precum si cu
necesitile comunitii;
- dezvoltarea unor relatii durabile si continue intre actorii politici, institutiile publice si
extinderea in sectorul privat pentru a asigura implementarea de noi proiecte si programe
cu suport logistic.
- implicarea cetenilor comunitii in procesul decizional;
- consultarea populaiei pentru luarea deciziilor corespunzatoare;
- implicarea cetatenilor prin contributie directa la finantarea diverselor obiective;
- cresterea transparentei actului decizional

n cele ce urmeaz vom ncerca s creionm o analiz SWOT pentru primrie :
Puncte tari Puncte slabe
- Faciliti ale Primriei care ar putea fi folosite
pentru diverse evenimente, cum ar fi ntlniri
cu cetenii
- Relaie oficial deja stabilit cu mass-media
din localitate
- Un numr nsemnat de ceteni care i-au
acordat ncrederea actualului primar i
consiliu local
- Proiectul AOR de sprijinire a elaborrii i
implementrii unei strategii de comunicare cu
cetenii
- Personal redus numr relativ mic de angajai
n raport cu volumul de munc
- Lipsa personalului calificat n relaii publice
- Resurse financiare reduse
- Efectele crizei economice asupra cetenilor
localitii
- Personal redus numr relativ mic de angajai
n raport cu volumul de munc
- Lipsa personalului calificat n relaii publice
- Resurse financiare reduse
- Efectele crizei economice asupra cetenilor
localitii
Oportuniti Ameninri
- Cererea de nivel crescut al transparenei
instituiilor publice
- Dorina cetenilor de a fi informai i
consultai
- Existena unei pri a cetenilor din ora care
privesc favorabil activitatea primriei
- Posibilitatea obinerii de finanri externe
pentru realizarea activitilor de informare i
consultare a cetenilor
- Posibilitatea de realizare a unor parteneriate
cu ONG-uri din ora
- Posibilitatea atacurilor din partea cetenilor
nemulumii
- Identificarea de soluii care nu pot fi
realizate cu resursele financiare, umane i
materiale disponibile

n procesul comunicrii, relaia funcionar public-ceteni constituie substan a actului de
administraie public. Unitile comunicaionale, respectiv funcionarul public (ca emitor) i
ceteanul (ca receptor de mesaje) au obiective clare: emitorul i propune s informeze, s
conving, s ndrume, s capteze interesul, s fie eficient, iar receptorul se va strdui s fie atent,
s neleag, s rein.
Comunicarea cu cetenii se realizeaz prin: expuneri, activiti de informare, dezbateri, sesiuni
de comunicri, programe de investigare, activiti cu caracter cultural-educativ, participare la
concursuri, publicaii proprii, afiiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informaii
6

diverse spre i dinspre structurile de conducere i de specialitate ale instituiilor de administraie
public
n cadrul instituiilor publice locale, comunicarea public are urmtoarele forme:
- punerea la dispoziia cetenilor a informaiilor de interes local;
- prezentarea i promovarea serviciilor publice oferite de colectivitile locale;
- promovarea instituiilor publice i a colectivitilor teritoriale.
Liderii din administraia public trebuie s acorde o atenie deosebit antrenrii
funcionarilor publici n facilitarea comunicrii dintre acetia i ceteni. n acest sens, putem
identifica urmtoarele sarcini:
diagnosticarea problemelor;
culegerea, verificarea i diseminarea informaiilor;
trasmiterea rezultatelor evalurii informaiilor;
rezolvarea conflictelor.
Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute n vedere urmtoarele ci de rezolvare:
ascultarea activ;
stimularea autoanalizrii problemelor;
Evaluarea impactului comunicarii se va face prin:
- sondaje de opinie completarea periodica a unor chestionare continand intrebari despre gradul
de satisfacere a necesitatilor populatiei de catre administratie, probleme ce trebuiesc rezolvate.
- analiza reclamatiilor, propunerilor si sesizarilor colectate la primarie
- anchete de grup organizarea unor intalniri cu diferite categorii de beneficiari pentru evaluarea
interesului si implicarii in aplicarea strategiei de dezvoltare economica si sociala
n concluzie, comunicarea este absolut esenial pentru organizare. Este evident c fr comunicare
nu poate fi organizare, cci atunci nu exist posibilitatea ca grupul s influeneze comportamentul
individului. Pe lng aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, n mare
parte, modul n care funciile de luare a deciziilor pot i trebuie distribuite n instituie. Din punct de
vedere al legislaiei n vigoare, instituiilor publice le revine responsabilitatea informrii cetenilor
(informare exact i simpl), a primirii lor n audien i a consultrii acestora n problemele care-i
privesc.