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introducción a la gestión de proyectos pmi

En este curso aprenderá cuál es el enfoque para gestionar cualquier proyecto independientemente de su tamaño, complejidad o duración. Tanto si quiere organizar una boda como desarrollar un nuevo producto o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el éxito, necesitará organizarse y realizar una serie de tareas de gestión.

Usaremos la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK 5ª edición) realizada por la mayor organización mundial de profesionales de la gestión de proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolución por la que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas a realizar para cumplir los objetivos con éxito.

Esta norma se desarrolló a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales dedicados a la dirección de proyectos que han contribuido a su desarrollo.

Existen otras guías similares como la internacional ISO 21500 y la PRINCE2 en el Reino Unido.

Qué es un Proyecto

¿Pero qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. Hay otras formas de producir un bien o servicio pero que no son proyectos como por ejemplo un sistema de producción continua para fabricar tornillos. La materia prima pasa por una serie de procesos que dan lugar al producto final. En la práctica en las empresas se dan varios tipos de sistemas productivos, por ejemplo en la fábrica de tornillos se debió de realizar un proyecto para el diseño y construcción de la propia fábrica. También cuando se decide desarrollar un nuevo modelo de tonillo. El diseño y las modificaciones de los procesos para poder fabricar el nuevo modelo de tornillo se realizan mediante la gestión de proyectos y, una vez finalizado, se comienza la fabricación en serie.

Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan que durar poco, eso dependerá del tipo de proyecto.

Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el diseño de la fábrica de tornillos es un proyecto en sí mismo pero puede ser una fase del proyecto de crear la nueva fábrica. Otras fases pueden ser el estudio de viabilidad, la construcción de la fábrica y la puesta en marcha. Todas ellas tienen un inicio y un final definidos.

Grupos de procesos de un Proyecto

Todos los proyectos pasan por unos estados característicos. Como hemos dicho tienen un principio y un fin temporal, así que ya tenemos los dos primeros, INICIO y CIERRE.

Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un proyecto, es decir, al grupo de procesos en el que realizamos las tareas propias para obtener el producto o servicio lo llamamos EJECUCIÓN.

Para gestionar un proyecto con éxito tenemos que añadir dos grupos de procesos más que son los que van a marcar la diferencia entre gestionar un proyecto con constantes problemas en los que nos sentimos como bomberos apagando fuegos, y gestionar un proyecto de manera profesional con garantías de éxito.

Antes de ejecutar nada se ha de PLANIFICAR lo que se quiere ejecutar. Este trabajo previo minimizará los riesgos inherentes a todo proyecto y nos dará las guías para saber, durante la ejecución, si vamos por el camino correcto o hay que tomar medidas correctoras.

Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo planificado y si nos hemos desviado debemos realizar cambios. Estos procesos los agruparemos en lo que llamaremos SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos que agruparemos en:

1. INICIO 2. PLANIFICACIÓN 3. EJECUCIÓN 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL 5. CIERRE.

En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una serie de procesos que deberemos tener en cuenta en cada proyecto.

Los procesos no son más que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los proyectos.

Inicio

Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestión que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo proyecto y con el que obtenemos la autorización formal para comenzar.

Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además se identifican las personas interesadas en el proyecto (stakeholders), tanto internas como externas, que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global.

Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de proyecto.

Toda esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se considera oficialmente autorizado.

Los proyectos complejos de gran tamaño deberían dividirse en fases separadas. En dichos proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes. Ejecutar los procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio que el proyecto se comprometió a abordar.

Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un entendimiento común de los criterios de éxito, reduce los gastos generales de participación y, en general, mejora la aceptación de los entregables y la satisfacción del cliente y los demás interesados.

Planificación

El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

Debido a la naturaleza compleja de la dirección de proyectos a medida que se va recopilando y comprendiendo más información o más características del proyecto, es probable que se requiera un planificación adicional.

El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto.

De este grupo de procesos obtendremos el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que explorarán todos los aspectos del alcance, el tiempo, el costo, la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la participación de los interesados del proyecto.

Dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto se podrán realizar más o menos documentos así como más extensos o menos. Es decisión del director del proyecto adaptar la guía para la dirección de proyectos a su caso concreto.

Los mínimos documentos que se deberán realizar son:

1. Definir el alcance del proyecto. Qué es lo que queremos conseguir.

2. El cronograma. Cuándo lo obtendremos.

3. El presupuesto. A qué coste.

Ejecución

El grupo de procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, que redactamos en los procesos de planificación, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, así como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del proyecto.

Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos de este grupo.

Se debe ejecutar lo que se planificó y solo eso para evitar desviaciones. Las modificaciones posteriores deberán estar previamente estudiadas y validadas. Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a continuación, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecución y Seguimiento y Control se realizan simultáneamente ya que durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y una revisión de sus metas. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así como responder a riesgos no previstos.

Seguimiento y Control

Si solo ejecutásemos no nos daríamos cuenta si nos estamos desviando de nuestros objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso, a la vez que ejecutamos debemos controlar el trabajo realizado.

El grupo de procesos de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares para identificar variaciones respecto del plan inicial.

Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas.

Se monitorean las actividades del proyecto comparándolas con el plan inicial.

Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.

Éste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención.

Cierre

Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son aquellos realizados para finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto.

Es en éste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al cliente, ya sea interno o externo. Esta entrega la formalizaremos dejando recogida la aceptación del cliente.

Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes realizaremos tareas de cierre importantes como:

Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese bien o servicio.

Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las Lecciones Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.

Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder usarlos en el futuro como datos históricos.

Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del proyecto.

El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio que queríamos realizar o porque el proyecto se cancela.

Áreas de conocimientos

Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un proyecto los hemos agrupados inicialmente en Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y control y Cierre.

También se pueden agrupar según el área de conocimientos al que pertenezcan. Por ejemplo hay tareas o procesos necesarios para planificar el presupuesto y otros para planificar el cronograma. Ambas pertenecen al grupo de procesos de Planificación pero unos están relacionados con el presupuesto y otros con el cronograma.

Las áreas de conocimiento se utilizan en la mayoría de los proyectos durante la mayor parte del tiempo.

La guía PMBOK 5ª edición define 10 áreas de conocimiento:

1. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO. Los procesos de esta área de conocimiento tratan de unificar todos los demás procesos para darle coherencia. Corresponden a los propios del director de proyectos.

2. GESTIÓN DEL ALCANCE. Se gestiona todo el trabajo requerido para completar el proyecto. Se enfoca en definir qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

3. GESTIÓN DEL TIEMPO. Incluye los procesos necesarios para completar el proyecto en el plazo requerido.

4.

GESTIÓN DEL COSTE. Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

5. GESTIÓN DE LA CALIDAD. La gestión de la calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto.

7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES. Incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunas y adecuadas.

8. GESTIÓN DE LOS RIESGOS. Incluye los procesos que tienen por objetivo aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.

9. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES. Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios que es preciso obtener fuera del equipo de proyecto.

10. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. Incluye los procesos necesarios para identificar a las personas que pueden afectar o ser afectadas por el proyecto a fin de lograr su participación eficaz.

Procesos

Si agrupamos todos los procesos de la gestión de proyectos en una tabla según pertenezcan a los cinco grupos de procesos y a las diez áreas de conocimiento obtenemos la siguiente matriz.

Vamos a ir explicando en los siguientes capítulos que es lo que debemos hacer en

Vamos a ir explicando en los siguientes capítulos que es lo que debemos hacer en cada casilla de esta matriz viendo cómo evolucionan cada grupo de conocimientos por las distintas etapas.

También adjuntamos la tabla con los procesos según la norma ISO 21500 que como podrás comprobar es muy parecida.

procesos ISO 21500 Iniciar la gestión de la Integración El primer grupo de conocimientos es

procesos ISO 21500

Iniciar la gestión de la Integración

El primer grupo de conocimientos es Integración.

La gestión de la Integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto. Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas para poder identificarlos aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos de formas que no pueden detallarse en su totalidad. La integración se encarga de dar coherencia a todos los procesos por eso hay procesos de Integración en Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre.

El primer proceso de Integración está en Inicio al que llamamos Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

En este documento se recoge cuanta información se tenga hasta ese momento sobre el proyecto, normalmente será información de alto nivel que se desarrollará en sucesivos procesos posteriores. Se puede incluir:

El enunciado del trabajo del proyecto que será una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.

El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto en términos de inversión.

Acuerdos si los hubiera.

Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el proyecto. Como pueden ser; los estándares gubernamentales, estándares de la industria o reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la organización, y las condiciones del mercado.

Activos de los Procesos de la Organización (APOs) que pueden influir en el proyecto. Como pueden ser; los procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos, plantillas de documentos, información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Un aspecto clave de este documento es que se nombra al director de proyecto y una vez aprobado confiere al director de proyecto de la autoridad necesaria para realizarlo.

Planificar la gestión de la Integración

En Planificación tenemos un proceso de Integración que es: Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto.

En este proceso definimos, preparamos y coordinamos todos los planes secundarios y los incorporaremos en un plan integral para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.

El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto es variable en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto.

Se realizará mediante iteraciones ya que las salidas de muchos de los otros procesos de Planificación se integrarán en este plan. Además los cambios realizados sobre estos documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.

Este plan se actualizará progresivamente una vez en ejecución gracias a los procesos que realizaremos en Seguimiento y Control.

Ejecutar la gestión de la Integración

Cuando hayamos terminado de realizar los planes que componen el Plan de Dirección del Proyecto pasaremos a la etapa de Ejecución donde tendremos que Dirigir y Gestionar los Trabajos.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto se recopilan los datos de rendimiento del trabajo, se actúa sobre ellos y se comunican de manera adecuada. Estos datos de rendimiento se utilizarán como entrada para el grupo de procesos de Seguimiento y Control.

El proceso de Dirigir y Gestionar los Trabajos también requiere la revisión del impacto de

todos los cambios del proyecto y la implementación de los cambios aprobados.

Necesitaremos tener la última versión aprobada del Plan de Dirección del Proyecto así como las Solicitudes de Cambio aprobadas. Esta documentación nos dirá qué debemos hacer y solo lo que debemos hacer. No se debe ejecutar nada que no esté previamente aprobado. Esto evitará muchos errores y desviaciones del alcance.

De este proceso obtendremos los diferentes entregables, que son las partes del producto o servicio que estamos produciendo. Los entregables son en general componentes tangibles que se generan para cumplir con los objetivos del proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de la Integración

A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los trabajos para poder

detectar las desviaciones a lo planificado.

En Integración tenemos el proceso de Controlar el trabajo del proyecto donde damos seguimiento, revisamos e informamos del avance para cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el Plan de Dirección de Proyecto.

El

seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo de todo

el

proyecto. Permite conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que pueden

requerir una atención especial.

Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, pueden emitirse solicitudes de cambio para que puedan ser analizadas. El proceso de

estudiar todas las solicitudes de cambios, aprobarlas y aplicar los cambios al proyecto se llama Control integrado de Cambios.

Los cambios quedan documentados y se gestionan de una manera integrada de forma que se reduce el riesgo de errores y se consigue que los cambios estén alineados con los objetivos del proyecto.

El proceso de realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su finalización y es responsabilidad última del director del proyecto.

Cerrar la gestión de la Integración

Una vez terminado los trabajos debemos Cerrar el Proyecto o la fase de una manera formal. También debemos cerrar el proyecto si es cancelado antes de su finalización.

En este proceso verificamos que se ha realizado todo el trabajo planeado y que este trabajo, los entregables, han sido aceptados por el cliente.

Se realiza la transferencia al cliente del producto o servicio final para el que se autorizó el proyecto formalizando el fin del proyecto.

La documentación del proyecto se archiva.

Se termina de redactar y se archivan las lecciones aprendidas. Esta información pasará a formar parte de la base de conocimientos para su utilización en futuros proyectos o fases. Esto puede incluir información sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que funcionaron bien.

Planificar la gestión del Alcance

La gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

En el grupo de procesos de Planificación la gestión del Alcance comienza con el proceso Planificar la Gestión del Alcance donde creamos un plan para su gestión donde documentamos cómo se va a definir, validar y controlar el alcance.

Posteriormente hay que Recopilar los Requisitos. Que es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

Una vez recopilados los requisitos hay que Definir el Alcance donde desarrollamos una descripción detallada del proyecto y del producto. Se describe cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.

La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto.

Con la definición del alcance tenemos que Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) que es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.

Seguir y Controlar la gestión del Alcance

Con el proceso Validar el Alcance formalizamos la aceptación de los entregables del proyecto que vayan completando. Aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto o servicio final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual.

Los entregables, verificados internamente por el proceso de control de calidad, se revisan con el cliente para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que reciben su aceptación formal.

Con el proceso Controlar el Alcance se monitorea el estado del alcance del proyecto y se gestionan cambios del alcance. Este proceso puede generar solicitudes de cambio que se estudiarían en el Control Integrado de Cambios.

La expansión incontrolada del alcance sin ajustes se denomina corrupción del alcance. Los cambios son inevitables por lo que es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambio.

Planificar la gestión del Tiempo

La gestión del tiempo incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.

En Planificación realizaremos:

Planificar la Gestión del Cronograma donde estableceremos las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Definir las Actividades, proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto.

Secuenciar las Actividades donde identificaremos y documentaremos las relaciones existentes entre las actividades del proyecto.

Estimar los Recursos de las Actividades. Proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades.

Desarrollar el Cronograma. En este proceso obtendremos el cronograma que será nuestro modelo de programación del proyecto con el que, cuando estemos ejecutando, podremos comparar para saber si vamos adelantados o atrasados. Para realizarlo analizaremos las secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma.

Seguir y Controlar la gestión del Tiempo

Cuando estamos ejecutando una labor fundamental que debemos realizar es controlar el tiempo del proyecto. Tenemos que saber en todo momento si vamos atrasados o adelantados con respecto a la planificación y cuál será la fecha prevista de finalización del proyecto. Para ello realizaremos el proceso Controlar el Cronograma.

Es el proceso de seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios del cronograma a fin de cumplir con el plan.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo.

Entre las diferentes técnicas que se pueden usar se cuentan; el análisis de tendencias, el método de la ruta crítica, el método de la cadena crítica y la gestión del valor ganado.

En proyectos de cierta envergadura se suelen usar herramientas informáticas específicas que ayudan a realizar el modelo del cronograma y su seguimiento. Los más conocidos y usados son el Microsoft project y Primavera P6.

Planificar la gestión del Coste

La gestión del coste del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Para planificar el coste realizaremos los siguientes procesos:

Planificar la Gestión del Coste. Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costes del proyecto.

Estimar los Costes. Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto. Sumando los costes estimados de las actividades individuales obtenemos el presupuesto del proyecto.

En los proyectos pequeños la estimación de costes y la preparación del presupuesto están tan estrechamente ligados que se consideran un solo proceso.

La definición del Alcance, el cronograma y el presupuesto son los tres elementos básicos que todo proyecto debe tener definido antes de pasar a ejecutar.

Seguir y Controlar la gestión del Coste

Para evitar desviaciones incontroladas del presupuesto realizaremos un seguimiento con el proceso Controlar los Costes. Actualizaremos los costes de proyecto y gestionaremos los posibles cambios.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones

con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.

Gran parte del esfuerzo de control de costes se dedica a analizar la relación entre los fondos del proyecto consumidos y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. Una herramienta muy útil es la Gestión del Valor Ganado.

La Gestión del Valor Ganado es una metodología que combina medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el rendimiento y el avance del proyecto. Integra la planificación del alcance con la planificación del coste, junto con la planificación del cronograma, para generar la línea base del rendimiento, que facilita la evaluación y la medida del rendimiento y del avance del proyecto. Estos principios se pueden aplicar a todos los proyectos, en cualquier sector.

A menudo se utiliza software de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de los

costes.

Planificar la gestión de la Calidad

La gestión de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la gestión del proyecto como la de sus entregables.

Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de:

La satisfacción del cliente.

La prevención antes que la inspección.

La mejora continua.

La responsabilidad de la dirección.

El coste de la Calidad.

En Planificación debemos Planificar la Gestión de Calidad. Es el proceso de identificar los requisitos de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar la manera en que el proyecto probará el cumplimento con los requisitos de calidad.

Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y la calidad de la gestión, al planificar la calidad obtendremos dos planes, el plan de gestión de calidad enfocado a los entregables y el plan de mejoras del proceso enfocado a la propia gestión del proyecto.

Ejecutar la gestión de la Calidad

En ejecución realizaremos el proceso de Aseguramiento de la Calidad donde damos un seguimiento a la ejecución de los entregables para evitar desviaciones.

También cubre la mejora continua del proceso, que es un medio iterativo de mejorar la calidad de todos los procesos. La mejora continua de procesos reduce las pérdidas y elimina las actividades que no agregan valor.

Existen múltiples herramientas para realizar la gestión de la calidad, enumeraremos las 7 básicas:

Diagramas causa-efecto. Conocidos también como diagramas de espina de pez o Ishikawa.

Diagramas de flujo. Muestran la secuencia de pasos.

Hojas de control. Son listas de comprobaciones.

Histogramas. Forma especial de diagrama de barras donde se ve la forma de distribución estadística.

Diagrama de Pareto. Resalta las pocas fuentes clave responsables de la mayor parte de los defectos. Relación 80-20%.

Diagramas de control. Determina si un proceso es estable.

Diagramas de dispersión. Busca la correlación de dos variables.

Seguir y Controlar la gestión de la Calidad

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la Calidad donde verificamos que cada entregable cumpla con las especificaciones y si no se cumple identificamos las causas para poder realizar acciones correctivas.

Podemos usar las 7 herramientas básicas de la calidad y también realizaremos muestreos estadísticos e inspecciones.

Una vez realizado el control de calidad a un entregable éste estará listo para su aprobación por el cliente con el proceso que ya hemos visto de validar el alcance.

Además de entregables verificados también podemos obtener con este proceso:

Mediciones de control de calidad.

Cambios validados.

Información del rendimiento del trabajo.

Solicitudes de Cambio.

Actualizaciones al Plan de Dirección

Actualizaciones de los documentos del proyecto.

Planificar la gestión de los Recursos Humanos

La gestión de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto.

El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen directamente en el proyecto.

El equipo de dirección de proyecto es un subgrupo del anterior y es responsable de las actividades de dirección y liderazgo, es el equipo de apoyo al Director del Proyecto.

Planificar la Gestión de Recursos Humanos. Es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la administración de personal.

La planificación de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto. Contiene el cronograma para la adquisición y liberación del personal, la identificación de necesidades de capacitación, las estrategias para desarrollar el espíritu de equipo, los planes para los programas de reconocimiento y recompensas, las consideraciones relativas al cumplimiento, los asuntos relativos a la seguridad y el impacto del plan para la administración de personal en la organización.

Una de las tareas del director de proyecto es la de crear relaciones de trabajo entre los miembros del equipo de proyecto. Incluye la interacción formal e informal con otras

personas de la organización o entorno profesional. La creación de relaciones puede ser una técnica útil en el inicio de un proyecto.

Ejecutar la gestión de los Recursos Humanos

Durante la etapa de ejecución tendremos tres procesos de gestión de los recursos humanos.

Adquirir el equipo de Proyecto. Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la selección del equipo y la asignación de responsabilidades para obtener un equipo competente.

Desarrollar el equipo de Proyecto. Es el proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado una mejora del trabajo en equipo, mejoras de las habilidades y competencias personales, empleados motivados, reducción de las tasas de rotación de personal y un rendimiento general del proyecto mejorado.

El trabajo en equipo es un factor crítico para el éxito del proyecto y el desarrollo de equipos de proyecto eficaces es una de las responsabilidades fundamentales del director de proyecto.

Dirigir el equipo de Proyecto. Es el proceso de seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios en el equipo con el fin de optimizar el rendimiento del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que influye en el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos, resuelve los problemas y evalúa el rendimiento de los miembros del equipo.

La dirección del equipo requiere de una variedad de habilidades directivas para fomentar el trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del equipo. Implica una combinación de habilidades con especial énfasis en la comunicación, la gestión de conflictos, la negociación y el liderazgo.

Planificar la gestión de las Comunicaciones

La gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la información sea oportuna y adecuada. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto internos como externos.

En Planificación debemos Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente. Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de información a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente con los interesados y mala interpretación o comprensión del mensaje transmitido.

Un componente clave de la planificación de las comunicaciones reales del proyecto es la determinación y delimitación de quién se comunicará con quién, y de quién recibirá qué información.

Ejecutar la gestión de las Comunicaciones

En Ejecución tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto. Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

Existen programas informáticos que configuran un Sistemas de Gestión de la Información, son herramientas que nos ayudan a gestionar la información del proyecto y distribuirla. Muy útiles cuando el volumen de información y el número de interesados es alto.

Seguir y Controlar la gestión de las Comunicaciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Comunicaciones. Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados.

El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación.

El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.

Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como resultado modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Dirección del Proyecto. Por ejemplo algunos elementos concretos de comunicación, tales como incidentes o indicadores calve del rendimiento, pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo harán.

Planificar la gestión de los Riesgos

La gestión de los Riesgos del proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto. Los objetivos de la gestión de los riesgos consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.

El riesgo es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo (oportunidades y amenazas) en los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el coste y la calidad.

Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos.

Los procesos de gestión de los riesgos en Planificación son:

Planificar la Gestión de Riesgos. Es el proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un proyecto.

Identificar los Riesgos. El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.

Realzar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

Planificar la Respuesta a los Riesgos. El proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de los Riesgos

En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos. El objetivo clave de este proceso es que se optimiza de manera continua la respuesta a los riesgos.

El proceso de Controlar los Riesgos puede implicar la selección de estrategias alternativas, la ejecución de un plan de contingencia o de reserva, la implementación de acciones correctivas y la modificación del plan para la dirección del proyecto.

Las estrategias para gestionar los riesgos negativos (amenazas) son:

Evitar. Se realizan las acciones oportunas para eliminar el riesgo.

Transferir. Por ejemplo cuando se contrata un seguro. No se elimina el riesgo, se transfiere a un tercero.

Mitigar. Se minimizan las posibles repercusiones.

Aceptar. Cuando no es posible o rentable abordar el riesgo específico de otra manera.

Las estrategias para gestionar los riesgos positivos (oportunidades) son:

Explotar. Se intenta asegurar que la oportunidad se haga realidad.

Mejorar. Se intenta aumentar la probabilidad o los efectos positivos.

Compartir. Se asigna parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto. Por ejemplo cuando se forman las uniones temporales de empresas.

Aceptar. Se acepta la oportunidad sin buscarla de manera activa.

Planificar la gestión de las Adquisiciones

La gestión de las Adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto.

Los procesos de gestión de las Adquisiciones, desde planificar las adquisiciones hasta cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de los elementos que se va a adquirir.

En Planificación realizaremos el proceso de Planificar la Gestión de adquisiciones del Proyecto. Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.

En este proceso se analiza si es mejor hacer por medios propios o comprar. Para ello se tiene en cuenta no solo el precio final sino otras restricciones del proyecto como el cronograma y la calidad.

De este proceso obtendremos el plan de gestión de las adquisiciones, la descripción del

trabajo relativo a la adquisición, los documentos de la adquisición, los criterios de selección

de proveedores y el análisis de hacer o comprar.

Ejecutar la gestión de las Adquisiciones

En Ejecución deberemos Realizar las Adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a través de acuerdos establecidos.

A lo largo de este proceso el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de

selección definidos en planificación para seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.

Para el éxito de este proceso es fundamental haber realizado correctamente la descripción

de los trabajos que se van a subcontratar y que debimos realizar en la fase de Planificación.

Para la selección del vendedor podemos usar diferentes herramientas como:

Conferencia de Oferentes. Son reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de ofertas. Se utilizan para asegurar que todos poseen la misma información y no se reciba un trato preferente.

Técnicas de evaluación de propuestas. Se ponderan previamente las diferentes cualidades.

Estimaciones independientes. En el caso de adquisiciones complejas se puede recurrir a una organización o experto externo para que realice una estimación de coste que servirá como base de comparación de las propuestas.

Juicio de experto. Se puede recurrir a expertos o equipos multidisciplinarios para la revisión de las ofertas.

Publicidad. Para ampliar la lista de vendedores.

Técnicas analíticas. Para el estudio de las ofertas.

Negociación de adquisiciones. Aclara los términos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.

Seguir y Controlar la gestión de las Adquisiciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Adquisiciones. Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.

El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos de adquisición de conformidad con los términos del acuerdo legal.

Controlar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica el seguimiento de los pagos efectuados al vendedor.

Se revisa y documenta el rendimiento actual y anterior de un vendedor de acuerdo con el contrato y se establecen acciones correctivas según las necesidades.

Cerrar la gestión de las Adquisiciones

En cierre deberemos de Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de finalizar cada adquisición. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación relacionada para futura referencia.

El proceso también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso en el futuro.

El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental. Iniciar un litigio en los tribunales es la opción menos deseable.

El cierre se aborda para cada uno de los contratos independientemente de en qué fase se encuentre el proyecto.

El comprador proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se aceptan los entregables y que se ha completado el contrato.

Iniciar la gestión de los Interesados

La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participación eficaz en el proyecto.

Al comienzo del proyecto, justo después de realizarse el Acta de Constitución del Proyecto, deberemos Identificar a los Interesados. Es el proceso de identificar a las personas que podrían afectar o ser afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la

información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados.

La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Planificar la gestión de los Interesados

En Planificación realizaremos el proceso Planificar la Gestión de los Interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de las siguientes maneras:

Desconocedor. Del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.

Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.

Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.

Ejecutar la gestión de los Interesados

En Ejecución realizamos el proceso de Gestionar la participación de los Interesados. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Gestionar la participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.

El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el

apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto.

Necesitaremos usar nuestras habilidades interpersonales como son generar confianza, resolver conflictos, escuchar de forma activa y superar la resistencia al cambio.

También deberemos usar nuestras habilidades de gestión para facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de los Interesados

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la participación de los Interesados. Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la

eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto

evoluciona y su entorno cambia.

Las actividades de participación de los interesados se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto por lo que se debería controlar de manera continua.

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia

general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios.