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PRESENTACIN
(RESUMEN GERENCIAL)


A la fecha de presentacin del Proyecto (Junio del 2006), la culminacin y presentacin de
los quince entregables del mismo (Ver Seccin III, pg. 42) representa el 25% de avance
de la ejecucin del Proyecto, cuya culminacin (de la ejecucin) se tiene prevista para el
tercer trimestre del 2009.

ANTECEDENTES

En marzo del 2005, la Oficina de Atencin al Ciudadano (OAC), con la Doctora Greta
Cecilia Jauregui Lambruschini, por encargo de Doctora Guisselle Romero Lora, titular de la
Secretara General del MTC a esa fecha, elabor los Trminos de Referencia (TDR) para la
Digitalizacin de los Documentos de carcter permanente en el Archivo Central del MTC.
Durante el levantamiento de informacin se not que Unidades Orgnicas como la
Direccin General de Aeronutica Civil, la Direccin General de Circulacin Terrestre y
PROVIAS Nacional tenan avances significativos en ste tema y ya venan digitalizando
determinadas series documentales de su acervo documentario. Asimismo, otras Unidades
Orgnicas como la Direccin General de Caminos y Ferrocarriles y la Direccin General de
Gestin de Telecomunicaciones estaban iniciando un proceso similar.

Por tal motivo, al hacer entrega de los TDR para la Digitalizacin de los documentos en el
Archivo Central del MTC la OAC recomend designar un equipo de trabajo que estudie y
desarrolle de manera centralizada lo siguiente:

El proceso que deber seguir cada Dependencia del MTC para llevar a cabo la
digitalizacin de su acervo documentario, segn y cuando convenga.
El criterio de seleccin de los documentos a digitalizar,
Los criterios necesarios para determinar la legalidad de los documentos
digitalizados,
El estudio correspondiente para determinar los requerimientos de la aplicacin
informtica a utilizar en el MTC,
Las consideraciones necesarias para normar las consultas de documentos,
estableciendo los diferentes niveles de seguridad de la informacin.

Posteriormente, la Secretara General conform un grupo de trabajo para la elaboracin
de un Proyecto que defina los lineamientos que deber seguir cada Dependencia, el
mismo que es liderado por la Oficina de Atencin al Ciudadano. Este grupo se conform
por las siguientes personas:

Representante Dependencia
Denis Gozar de la Cruz Oficina de Trmite Documentario
Martin Vargas Castaeda
PROVIAS Nacional (Actualmente labora
en la Oficina de Trmite Documentario
del MTC)

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Carlos Asencio Oncoy
PROVIAS Nacional (Actualmente labora
en la Oficina de Trmite Documentario
del MTC)
Luis Santos Salazar
Direccin General de Circulacin
Terrestre
Oscar Bernab Puquio Direccin de Informtica
Jos Vergara Medrano Direccin de Informtica
Daniel Bracamonte del Aguila Oficina de Atencin al Ciudadano


En el contexto del cambio de Sede Institucional y concientes de la carencia de prcticas
archivsticas homogneas en los diferentes archivos del MTC, la Mesa de Trabajo
consider pertinente iniciar las actividades fortaleciendo las prcticas archivsticas a travs
del uso de las tecnologas de la informacin, para lo cual se identificaron a los
coordinadores de archivo, procesos y de informtica de cada Unidad Orgnica del MTC y
se definieron las actividades y medios necesarios para ste fin, como el sistema
informtico para el registro de series documentales.

ANLISIS

El Proyecto de Digitalizacin de Documentos materializa la intencin del Ministerio de
Transportes y Comunicaciones de implantar mecanismos eficientes que optimicen y
modernicen la gestin interna, partiendo desde las actividades bsicas como la gestin
documental.

Concientes de la magnitud de sta intencin, ste proyecto concentra sus esfuerzos en
sentar bases slidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a fin de, a partir de ellas,
desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestin documental, lo cual se evidencia
en las primeras fases del mismo.

Los principales objetivos del Proyecto son:

Modernizar y optimizar la gestin documental en el Ministerio de Transportes y
Comunicaciones.
Homogenizar y unificar los procesos de digitalizacin de documentos iniciados en
las diferentes Dependencias del MTC.
Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trmite
Documentario.
Mejorar la capacidad de gestin administrativa y de planeamiento estratgico.
Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en sta materia.
Implantar progresivamente un Sistema de Trmite Documentario con un workflow
adecuado a la naturaleza de los procesos de gestin documental del MTC.

Modernizar y normalizar las polticas de la gestin documental en el MTC significar
optimizar los tiempos invertidos en la ejecucin de los mismos, as como iniciar un proceso

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de concientizacin organizacional para las buenas prcticas en la gestin administrativa
dentro del mismo.

Considerando que el xito de ste proyecto radica en un aceptable nivel de organizacin y
ordenamiento de los documentos (archivstica), es importante sealar que el nivel de
normalizacin de las actividades archivsticas en el MTC es incipiente, hacindose
imprescindible reforzar la normatividad existente (Ver Anexo 14 del Proyecto), as como
capacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las nuevas
disposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente:

En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nos permitan
regular los procesos archivsticos, como son:

a. El Programa de Control Documental de la Dependencia, que consta de :
Inventario de Series Documentales y
Tabla General de Retencin de Documentos.

b. La normatividad especfica que regule la aplicacin de todos los procesos
tcnicos archivsticos dentro del MTC.

No se puede identificar con certeza el nmero exacto ni el dominio de archivos de
gestin o perifricos existentes en el MTC, debido a que no existe la normatividad
especfica para la creacin de stos. Los archivos de gestin y perifricos se hacen
evidentes al momento que remiten su documentacin al Archivo Central.

En su mayora, los archivos de gestin y perifricos son organizados de acuerdo al
criterio de las personas que lo administran (por lo general secretarias) y no en base
a criterios tcnicos archivsticos estndares, por ello actualmente no existe un
ordenamiento homogneo de los documentos en los archivos del MTC,
debido a la ausencia de la normatividad especfica para la ejecucin de los
procesos tcnicos archivsticos, como se mencion lneas arriba.

Uno de los factores por los que no se puede realizar una correcta bsqueda,
clasificacin, signacin, transferencia o eliminacin de los documentos es porque
no se los tiene correctamente ordenados.

Por otro lado, es necesario considerar que para poder implantar un sistema de gestin de
documentos en una organizacin actual es imprescindible abarcar la gestin de
documentos en toda su complejidad:

Documentos que nacen electrnicos y que se convierten en papel para su
autentificacin.
Documentos que ingresan en papel en las organizaciones.
Documentos electrnicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrnico).
Documentos en papel que se convierten en electrnicos al digitalizarlos.
Documentos que se componen de datos en una aplicacin al ser consultados.
Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos.
Documentos que se sustituyen por aplicaciones informticas que recogen los
distintos pasos de un trmite o workflow.
Documentos firmados electrnicamente.


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El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de la organizacin y la
incorporacin de los documentos en el sistema debe plantearse desde los orgenes del
mismo, independientemente del perodo que se vaya a conservar. Todas las personas de
una organizacin que manejen documentos sern responsables de su gestin, que debe
estar tan integrada en la forma de trabajo que no sea percibida como una carga
extraordinaria.

Por otro lado, como se mencion lneas arriba, los entregables del Proyecto representan
un avance del 25% de la ejecucin del Proyecto, lo cual se sustenta en lo siguiente:

Se presentan elaborados al 100% quince entregables, de los cuales se destacan:

El Proyecto de Directiva del Manual de Organizacin de Documentos de
Archivo Y Colecciones Documentales del Ministerio de Transporte y
Comunicaciones. Anexo 14 del Proyecto.

El Maestro de Series Documentales. Sistema informtico diseado por el Grupo
de Trabajo del Proyecto y desarrollado por la Direccin de Informtica del MTC en
entorno Web, usando Java como lenguaje de programacin, Oracle como sistema
de gestin de base de datos e instalado en un servidor Linux. El sistema se
encuentra terminado y disponible desde la siguiente direccin de intranet:
http://172.20.10.73, mientras que el diseo y las pantallas del sistema
representan el Anexo 05 del Proyecto.

Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgnica del MTC, presenta un
agrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su vez
se subdivide en tipos y subtipos documentales.

Sobre el mismo cabe precisar que el MTC es la nica entidad del Estado que
ahora dispone de un Sistema Electrnico de Series Documentales,
ponindolo as a la vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importante
resaltar que este sistema es generalizable para cualquier otra entidad del
Estado.

CONCLUSIONES

Este proyecto tiene por finalidad sentar bases slidas para optimizar y modernizar la
gestin documental en el MTC, abarcando campos como el ordenamiento y organizacin
homogneo de los diferentes archivos del MTC, la optimizacin de procesos de gestin
documental, la implantacin progresiva de lneas de produccin distribuidas que
digitalicen los documentos de manera homognea con un almacenamiento centralizado,
enfocando las actividades hacia la implantacin progresiva de un workflow documental
idneo para los procesos de gestin documental del MTC.

En tal sentido, para la obtencin de los objetivos del Proyecto es necesario realizar las
siguientes acciones:

Conformar una Mesa de Trabajo para el Control y Supervisin de la Ejecucin del
Proyecto, la cual ser la responsable de la correcta ejecucin de las actividades del
Proyecto.


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Aprobar el Proyecto de Directiva para la Organizacin de Documentos de Archivo
Y Colecciones Documentales del Ministerio de Transporte y Comunicaciones, que
se adjunta para su evaluacin y que constituye uno de los quince (15) entregables
del mencionado Proyecto.

Solicitar formalmente a toda Dependencia del MTC que coordine con la Mesa de
Trabajo del Proyecto, la ejecucin de toda actividad referente a:

a. Diagnstico Situacional y Elaboracin Del Programa de Control
Documental del Archivo de una Dependencia del MTC.
b. Ejecucin de los Procesos Tcnicos Archivsticos en el Archivo de una
Dependencia del MTC.
c. Inventario, optimizacin y elaboracin del manual de procesos de gestin
documental de una Dependencia del MTC.
d. Contratacin de los servicios de Digitalizacin de Documentos en una
Dependencia.

para lo cual cada Dependencia del MTC deber tomar como referencia los
modelos los Trminos de Referencia ya elaborados y que corresponden a los
anexos 1, 2, 3 y 4 del Proyecto en mencin.

Modificar el organigrama de la Oficina de Trmite Documentario, a fin de que
pueda asumir formalmente las funciones que se le estn asignando.

Finalmente, a manera de referencia se presenta una breve descripcin de los quince
entregables del Proyecto.



Daniel Bracamonte Del guila
Responsable Informtico
Oficina de Atencin al Ciudadano

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DESCRIPCION DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO DE
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL MTC



1. Anexos 1 al 4: Modelos de Trminos de Referencia:

a. Anexo 01: Modelo de Trminos de Referencia para Diagnstico Situacional y
Elaboracin Del Programa de Control Documental del Archivo de una
Dependencia del MTC.
b. Anexo 02: Modelo de Trminos de Referencia para la ejecucin de los Procesos
Tcnicos Archivsticos en el Archivo de una Dependencia del MTC.
c. Anexo 03: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de los servicios
de una consultora para el inventario, optimizacin y elaboracin del manual de
procesos de gestin documental de una Dependencia del MTC.
d. Anexo 04: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de los servicios
de Digitalizacin de Documentos en una Dependencia del MTC.

Descripcin:

La finalidad elaborar modelos de trminos de referencia es el homogenizar todo
proceso referente a tratamiento de archivos (desde el diagnstico), inventario y
optimizacin de procesos de gestin documental a fin de optimizar los recursos, tanto
presupuestales como en horas hombre, evitando que se realicen esfuerzos
redundantes en las diferentes dependencias del MTC.


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2. Anexo 05: Proyecto Elaboracin del Maestro de Series Documentales.
Descripcin:

Sistema informtico diseado por el Grupo de Trabajo del Proyecto y desarrollado por
la Direccin de Informtica del MTC en entorno Web, usando Java como lenguaje de
programacin, Oracle como sistema de gestin de base de datos e instalado en un
servidor Linux. El sistema se encuentra terminado y disponible desde la siguiente
direccin de intranet: http://172.20.10.73, mientras que el diseo y las pantallas
del sistema representan el Anexo 05 del Proyecto.

Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgnica del MTC, presenta un
agrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su vez se
subdivide en tipos y subtipos documentales.

Sobre el mismo cabe precisar que el MTC es la nica entidad del Estado que
ahora dispone de un Sistema Electrnico de Series Documentales, ponindolo
as a la vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importante resaltar que este
sistema es generalizable para cualquier otra entidad del Estado.

3. Anexo 06: Glosario de trminos archivsticos.

Descripcin:

Descripcin de los trminos archivsticos y tcnicos utilizados en el Proyecto de
Digitalizacin de Documentos.

4. Anexo 07: Esquema de Implementacin del rea de digitalizacin (Lnea de
produccin) del MTC.
Descripcin:

Define la estructura propuesta para del rea de digitalizacin de documentos as como
las funciones y responsabilidades de cada entidad o actor de la misma.

5. Anexo 08: Organigrama propuesto de la Oficina de Tramite Documentario.
Descripcin:

Sugiere la re-organizacin de la Oficina de Trmite Documentario a fin modernizar su
gestin optimizando sus funciones y actividades. Considera las reas de digitalizacin
de documentos tanto en Mesa de Partes y el Archivo Central.

6. Anexo 09: Proyecto completo desarrollado en Ms. Project.
Descripcin:

Descripcin del Proyecto de Digitalizacin de Documentos, por etapas y actividades,
determinando fechas de inicio, trmino y porcentaje de avance de cada etapa y/o
actividad.

7. Anexo 10: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos
de archivo Especificacin MoReq.
Descripcin:


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MoReq (Model Requirements for the management of electronic records: MoReq
specification) es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de documentos
electrnicos de archivo elaborado a travs del programa IDA de la Comisin Europea.

8. Anexo 11: Gua de Indicadores de Control de los Procesos.
Descripcin:
Gua que permite determinar los indicadores de Control de los Procesos a Inventariar
de cada dependencia, mediante la cual se podr obtener los indicadores de medicin
de los Procesos, que son la base para determinar el Workflow de la Entidad.

Esta basada en la metodologa IDEF, a travs de la medicin por resultados, aplicando
la mejora continua en cada proceso, y no la metodologa desfasada que se basa en el
control por actividades utilizando cuadros en Excel y/o Visio.


9. Anexo 12: Relacin de coordinadores de archivo, procesos e informtica del
MTC.
Descripcin:
Lista de los coordinadores de archivo, procesos e informtica de cada Dependencia del
MTC. sta relacin de coordinadores fue solicitada oficialmente por la Secretara
General a cada Dependencia, con Memorandum (M) N 031-2005-MTC/04.

10. Anexo 13: Relacin de coordinadores de Tramite Documentario del MTC.
Descripcin:
Lista de los coordinadores de trmite documentario de cada Dependencia del MTC

11. Anexo 14: Manual de Organizacin de Documentos de Archivo Y Colecciones
Documentales del Ministerio de Transporte y Comunicaciones.
Descripcin:
Proyecto de Directiva que tiene por objetivo estandarizar los procesos tcnicos
archivsticos y la regulacin de la organizacin de los documentos de archivos en el
Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

La finalidad de ste documento es:

Garantizar la integridad y preservacin de los documentos de archivos.
Promover la ordenacin de los documentos de archivos en la etapa de gestin.
Permitir la transferencia, eliminacin o conservacin ordenada de los documentos,
por series documentales.

12. Anexo 15: Esquema del Cuadro de Clasificacin Documental (sustentado en las
funciones).
Descripcin:
Este documento identifica y codifica sustentado en las funciones de cada Unidad
Orgnica del MTC, todas las series documentales las mismas.

Este documento, junto al maestro de series documentales (ver Anexo 05), que
automatiza la administracin (creacin, aprobacin, inhabilitacin, edicin) de las
series documentales, permitir crear el Programa de Control Documental del MTC,
para lo cual, segn ste esquema se realizar en base a las funciones de las Unidad
Orgnica y no en base al nombre de la misma, haciendo que la codificacin sea

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perdurable a pesar de posibles cambios de nombre de las Unidades Orgnicas; ya que
los nombres de pueden cambiar pero las funciones siempre permanecen.

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INDICE

SECCIN I: GENERALIDADES DEL PROYECTO Pag.


1. Introduccin.......... 14

2. Objetivos............ 15

3. Marco legal............ 16

4. Alcance .............. 19

5. Justificacin....... 19

6. Beneficios.......... 21


SECCIN II: DESARROLLO DEL PROYECTO Pag.

7. Metodologa ............. 24

7.1. Enfoque... 16


8. ETAPA I:
Organizacin, ordenamiento e informatizacin del archivo ....... 28

8.1. FASE I: Diagnstico del archivo y tratamiento del acervo
documental ...................................................... 28

8.2. FASE II: Ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos,
desarrollo del inventario y optimizacin de los procesos de
la gestin documental de la dependencia............. 30


9. ETAPA II:
Digitalizacin de documentos....................................... 35

9.1. FASE I: Digitalizacin de documentos de archivo ............... 35

9.2. FASE II: Digitalizacin de la documentacin en trmite, sin
disponer de los procesos de gestin documental
optimizados...................................................... 38

9.3. FASE III: Digitalizacin de documentos de archivo y de la
mesa de partes del MTC, disponiendo de los procesos de
gestin documental optimizados (implantacin de un




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workflow
documental)............................................................................

42


10. ETAPA III:
Implantacin progresiva de la solucin informtica... 45


10.1. FASE I: Habilitacin de los sistemas existentes para la
administracin de la documentacin de archivo en formato
digital .......................................................................... 45

10.2. FASE II: Habilitacin de los sistemas existentes para la
administracin de documentos de archivo y en trmite en
formato digital....................................... 46

10.3. FASE III: Implantacin de un workflow documental.. 46

10.4. Actividades........ 46


11. ETAPA IV:
Implantacin de los mecanismos y/o servicios de almacenamiento
y conservacin de los documentos
digitalizados............................................................................... 49

11.1. FASE I: habilitacin de los mecanismos y/o servicios de
almacenamiento y conservacin de los documentos
digitalizados en la sede central...................... 50

11.2. FASE II: habilitacin de los mecanismos y/o servicios de
almacenamiento y conservacin de los documentos
digitalizados en las sedes desconcentradas del MTC a nivel
nacional............... 50

11.3. Arquitectura........... 50


SECCIN III: ANEXOS Pag.

11.4. ENTREGABLES. 53



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SECCIN I: GENERALIDADES DEL PROYECTO
1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVOS
3. MARCO LEGAL
4. ALCANCE
5. JUSTIFICACIN
6. BENEFICIOS


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1. INTRODUCCIN

La poltica de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 en sus
literales d) y f) del articulo 5, menciona que el proceso de modernizacin de la
gestin del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en la
utilizacin de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad o
superposicin de competencias, funciones y atribuciones entre Sectores y
Entidades o entre Funcionarios y Servidores; as como en la Institucionalizacin de
la evaluacin de la Gestin por Resultados, a travs del uso de modernos recursos
tecnolgicos, la planificacin estratgica y concertada, la rendicin pblica y
peridica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el
control de las acciones del Estado.

En ese sentido, el MTC viene desarrollando actividades destinadas a modernizar la
institucin, con el propsito de simplificar e integrar la funcin organizacional, as
como brindar un mejor y eficiente servicio a la comunidad. Una de estas
actividades es la de Optimizar y Centralizar los Archivos (Digitalizacin de
Documentos) reorganizar e integrar el Sistema de Archivos y Biblioteca del Sector,
as como dotar de la Infraestructura, hardware y software adecuados, para
proporcionar una informacin oportuna, real y transparente al Usuario en general.

Dentro de ste marco, en el MTC llevaremos adelante el Proyecto de Digitalizacin
de Documentos, cuyo objetivo general ser modernizar la gestin documental
interna, optimizando los procesos, prcticas y mecanismos utilizados para la
misma, teniendo como herramienta principal a las tecnologas de la informacin.

Esto apoyar tanto el proceso de descentralizacin del sector Transportes y
Comunicaciones en los niveles nacional, regional y local como a la modernizacin
de la gestin del propio Ministerio, de acuerdo a lo determinado en el mandato de
la Ley de Modernizacin del Estado.

Es importante mencionar que en la actualidad se estima que el 90% de toda la
informacin de la Entidad se encuentra almacenada en documentos de papel,
generando ms de 4
billones de nuevos
documentos
impresos por ao,
aproximadamente;
por otro lado, los
ejecutivos y
empleados gastan, de acuerdo a un estudio reciente desarrollado por la Escuela de
Gestin de Sistemas de Informacin de La Universidad de Berkeley de California,
slo en Estados Unidos, un promedio de 30 a 40% de sus horas de trabajo,
manejando documentos que no estn dentro de un sistema integrado de
almacenamiento y distribucin.


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La informacin es un activo que, como otros activos importantes de las Entidades
Pblicas, tienen valor para la organizacin y requiere en consecuencia una
proteccin y administracin adecuada. Dichos contenidos no transaccionales, a
pesar de que pueden ser crticos en los negocios, muy a menudo se encuentran
dispersos en redes locales, correos electrnicos, y en los PC personales de los
usuarios, siendo muchas veces difciles de localizar, especialmente cuando no se
conoce su existencia, o no se recuerda donde se han guardado, generando
prdidas en tiempo, esfuerzo y costo para la organizacin.

Por ello, es importante considerar y sobre todo ejecutar conceptos de reingeniera
de negocios y de calidad total, que consideran dentro de sus esquemas esta idea
de orientacin al usuario (interno y externo).

Todos los gobiernos enfrentan deficiencias en sus sistemas de planeacin pues
carecen de claridad estratgica y de la administracin por proyectos. Ms grave
an es el hecho de que los sistemas presupuestales y de contralora estn
enfocados al control por actividades y no por resultados, lo cual genera un exceso
de controles hacia el interior, poca efectividad hacia el exterior, desperdicio de
recursos y mucha dispersin de esfuerzos, teniendo como principal consecuencia
que la mayora de los planes y programas sean textos que no aterrizan en objetivos
ni metas concretas, quizs por ello Gobiernos ms avanzados han incluido en su
cultura la planeacin estratgica (largo plazo), la administracin por proyectos y un
sistema de control por resultados de los mismos.

En ese sentido, el Proyecto de Digitalizacin de Documentos materializa la
intencin del Ministerio de Transportes y Comunicaciones de implantar
mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la gestin interna, partiendo
desde las actividades bsicas como la gestin documental.

Concientes de la magnitud de sta intencin, ste proyecto concentra sus
esfuerzos en sentar bases slidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a fin
de, a partir de ellas, desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestin
documental, lo cual se evidencia en las primeras fases del mismo.

2. OBJETIVOS

Modernizar y optimizar la gestin documental en el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones.
Homogenizar y unificar los procesos de digitalizacin de documentos
iniciados en las diferentes Dependencias del MTC.
Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trmite
Documentario.
Mejorar la capacidad de gestin administrativa y de planeamiento
estratgico.
Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en sta materia.

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Implantar progresivamente un Sistema de Trmite Documentario con un
workflow adecuado a la naturaleza de los procesos de gestin documental
del MTC.

3. MARCO LEGAL

LEY MARCO
Ley N 27658
Ley de Marco de modernizacin de la Gestin
del Estado
Ley N 26922 Ley Marco de descentralizacin del Estado
NORMAS TECNICAS
NTP ISO / IEC 17799-
2004
Norma Tcnica Peruana
NORMAS SOBRE ARCHIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION EN EL MTC
RD 861-2004-MTC/17 01 / 10 / 2004
Procedimiento que regule el tramite,
ordenamiento y foliacin de expedientes
administrativos de la Direccin General de
Telecomunicaciones
Resolucin Secretarial
052-2003-MTC/04
15 / 04 / 2003
Directiva para el uso de sistema de Tramite
Documentario en el MTC
Resolucin Secretarial
020-2005 MTC/04
08 / 02 / 2005
Normas para la transferencia de documentos al
Archivo Central del MTC y Gua de
Organizacin de los Archivos de Gestin y
Archivos Perifricos e Instructivo de Mudanza
NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACION PUBLICA
DL 19414 16 / 05 / 1972
Ley de Defensa, Conservacin e Incremento de
Patrimonio de la Nacin
Ley 25323 10 / 06 / 1991 Ley Sistema Nacional de Archivos
DS 022-75-ED 29 / 10 / 1975 Reglamento del Decreto Ley 19414
DS 008-92-JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos
Ley 28296
Ley General del Patrimonio Cultural de la
Nacin
RJ 073-85-AGN-J 31 / 05 / 1985
Normas Generales del Sistema Nacional de
Archivos para el Sector Publico Nacional
RJ 173-86-AGN-J 18 / 11 / 1986
Normas para la formulacin del Programa de
Control Documental en los Archivos
Administrativos del Sector Publico Nacional,
Normas para la transferencia de documentos
en los Archivos Administrativos del Sector
Publico Nacional, Normas para la eliminacin
de los documentos en los Archivos

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Administrativos del Sector Publico Nacional,
Normas para la conservacin de los
documentos en los Archivos Administrativos
del Sector Publico Nacional, presentado por la
Direccin General del Archivo Intermedio del
Archivo General de la Nacin.
NORMAS SOBRE SOPORTE DIGITAL
REGLAMENTOS FECHA ASUNTO
Ley 26612 21 / 05 / 1996
Modificacin de DL 681 Mediante el cual se
regula el uso de tecnologas avanzadas en
materia de archivo de documentos e
informacin.
Ley 27269 28 / 05 / 2000 Ley de Firmas y Certificados digitales
Ley 27291 24 / 06 / 2000
Que modifico el Cdigo Civil permitiendo la
utilizacin de medios electrnicos para la
comunicacin de la manifestacin de voluntad
y la utilizacin de la firma electrnica, sobre
todo en el rea de contratos
Ley 27309 15 / 07 / 2000 Que incorpora el cibercrimen al Cdigo Penal
Ley 27310 26 / 06 / 2000
Que modifica el Art. 11 de la Ley 27269 sobre
certificados de firmas digitales
Ley 27419 06 / 02 / 2001
Que modifica dos artculos del Cdigo Procesal
Civil y posibilita el envi a travs de correos
electrnicos de determinados actos procesales
Ley 27489 11 / 06 / 2001
Que regula las centrales privadas de
informacin de riesgos y de proteccin al titular
de la informacin
Ley 28119 12 / 12 / 2003
Que prohbe el acceso de menores d edad a
paginas de contenido pornogrfico
Decreto Legislativo 681
Sobre efectos legales de los documentos
digitales obtenidos por el microfilmado
Decreto Legislativo 827
Ampliacin de los alcances del Decreto
Legislativo 681 autorizando a las instituciones
del Estado para la utilizacin del Sistema
Microfilmado en sus documentos

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Decreto Supremo 009-
92-JUS

Reglamento del Decreto Legislativo 681 Sobre
el uso de tecnologa avanzada en materia de
archivos de empresa
Decreto Supremo
001.2000.JUS

Que aprueba el Reglamento sobre aplicacin
de normas que regulan el uso de tecnologas
avanzadas en materia de archivo de
documentos e informacin a entidades
publicas y privadas
Decreto Supremo
019.2002.JUS
Reglamento de la Ley de Firmas Digitales
Resolucin 103-
2003/CTR
5 / 11 / 2003
Disposiciones complementarias al Reglamento
de la Ley de Firmas Digitales
RM 224-2004-PCM
Aprueban uso obligatorio de la Norma Tcnica
Peruana NTP-ISO 17799-2004 EDI Tecnologa
de la Informacin, cdigo de buenas practicas
para gestin de la seguridad de la informacin
R. de Comisin 005-
1997/INDECOPI-CTR
7 / 12 / 1997 N.T. Micrografia
R. de Comisin 032-
1997/INDECOPI-CTR
5 / 8 / 1998 N.T. Micrografia
Resolucin
Administrativo del
Titular del Pliego del
Ministerio Publico N
112-99-SE-TP-CEMP
25 / 06 / 1999
La Comisin Ejecutiva del Ministerio Publico
aprob la conformacin de un Comit de
Trabajo encargado de la elaboracin
PROYECTOS DE LEYES RELACIONADO A LA DIGITALIZACION
Proyecto 4.2.5 Aplicacin de Tecnologas de microfilmacin, digitacin, digitalizacin y
otras para el tratamiento de imgenes y documentos de los archivos de la Comisin
Ejecutiva, Secretaria Ejecutiva y Archivo Central del Plan de Consolidacin del Proceso de
Reorganizacin y Modernizacin del Ministerio Publico, con el propsito de mejorar los
niveles de acceso a la Justicia.
Proyecto de reforma penal sobre criminalidad informtica en 1999.
Proyecto de Ley N 5070 Ley de Firmas Electrnicas del Per.
Proyecto de Ley del 7 de Junio del 2002 N 03128 que modifica el Art. 2 del Decreto
Supremo N 019-2002-JUS y designa al registro nacional de identificacin y estado civil
(RENIEC) como la autoridad administrativa competente, conforme a lo establecido en el
Art. 15 de la Ley de Firmas y certificados digitales




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4. ALCANCE

El Proyecto es de aplicacin a todas las Unidades Orgnicas, Oficinas
desconcentradas y Proyectos Especiales del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones.

5. JUSTIFICACIN

En la actualidad, el Ministerio de Transportes y Comunicaciones recibe y genera
diariamente gran cantidad de documentacin, la cual que es custodiada y
administrada en los archivos de Gestin, Perifricos y/o Central, segn su
antigedad y naturaleza. La funcin principal de stos archivos es la de
administrar, preservar y velar por la defensa y conservacin la misma. Del mismo
modo, los archivos buscan apoyar y contribuir de manera eficiente y eficaz a la
correcta toma de decisiones, proporcionando informacin fidedigna y oportuna en
el ms corto plazo, dentro de los mecanismos establecidos por la propia
institucin.

Modernizar y normalizar las polticas de la gestin documental en el MTC
significar optimizar los tiempos invertidos en la ejecucin de los mismos, as como
iniciar un proceso de concientizacin organizacional para las buenas prcticas en la
gestin administrativa dentro del mismo.

Considerando que el xito de
ste proyecto radica en un
aceptable nivel de organizacin y
ordenamiento de los
documentos (archivstica), es
importante sealar que el nivel
de normalizacin de las
actividades archivsticas en el
MTC es incipiente, hacindose
imprescindible reforzar la
normatividad existente, as como
capacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las
nuevas disposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente:

En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nos
permitan regular los procesos archivsticos, como son:

c. El Programa de Control Documental de la Dependencia, que consta
de :
Inventario de Series Documentales y
Tabla General de Retencin de Documentos.

d. La normatividad especfica que regule la aplicacin de todos los
procesos tcnicos archivsticos dentro del MTC.

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No se puede identificar con certeza el nmero exacto ni el dominio de
archivos de gestin
o perifricos
existentes en el
MTC, debido a que
no existe la
normatividad
especfica para la
creacin de stos.
Los archivos de
gestin y
perifricos se
hacen evidentes al
momento que
remiten su
documentacin al
Archivo Central.

En su mayora, los archivos de gestin y perifricos son organizados de
acuerdo al criterio de las personas que lo administran (por lo general
secretarias) y no en base a criterios tcnicos archivsticos estndares, por
ello actualmente no existe un ordenamiento homogneo de los
documentos en los archivos del MTC, debido a la ausencia de la
normatividad
especfica para la
ejecucin de los
procesos tcnicos
archivsticos, como
se mencion lneas
arriba.

Uno de los factores
por los que no se
puede realizar una
correcta bsqueda,
clasificacin,
signacin,
transferencia o
eliminacin de los
documentos es
porque no se los
tiene correctamente
ordenados.


En tal sentido, ste proyecto tiene por finalidad iniciar ordenada y progresivamente
la Digitalizacin de documentos por series documentales, en los diferentes archivos

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del MTC, as como en la Mesa de Partes del mismo, por lo cual se debern sentar
las bases para optimizarlos y modernizar la gestin documental en el MTC,
reduciendo los costos operativos involucrados, haciendo uso de las Tecnologas de
la Informacin.

6. BENEFICIOS

El uso de las tecnologas de la informacin (TI) en la gestin documental del MTC
promover la modernizacin del mismo a travs de la descentralizacin
organizativa, por medio de la colaboracin
y la difusin de la informacin sin lmites de
espacio y tiempo. Entre otras cosas, esto
posibilitar la comunicacin horizontal
dentro del ejercicio de las labores de los
trabajadores y el desarrollo de actividades o
la cooperacin vertical sin la intervencin
de una autoridad jerrquicamente superior,
volviendo ms gil el quehacer cotidiano.

El principal beneficiado de ste proyecto es el ciudadano, pues podr
apreciar una administracin ms eficiente y gil, con tiempos de respuesta
progresivamente menores y una mayor transparencia en los procesos involucrados.

Asimismo, toda rea o dependencia del MTC que inicie ste esfuerzo se ver
beneficiada con la reduccin de los costos, tiempos y riesgos involucrados en la
gestin documental.

En lneas generales, los beneficios del Proyecto de Digitalizacin de Documentos
son los siguientes:

Beneficios principales la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos:

1. Permitir disponer de archivos ordenados fsicamente de acuerdo a
estndares predeterminados.
2. Sentar las bases para la optimizacin progresiva de las actividades
propias de los archivos (bsqueda, seleccin, ordenacin, prstamo,
transferencia, eliminacin, entre otros), vindose esto reflejado en la
reduccin considerable de los tiempos y costos en la administracin de
los documentos.
3. Permitir disponer, en el archivo de cada dependencia, de una base de
datos actualizable automticamente de lo siguiente:
a. Del inventario de series documentales.
b. De la Tabla de Retencin de Documentos.
c. Del inventario de documentos.
4. Brindar ayuda y permitir mejorar los tiempos invertidos en la toma de
decisiones correspondientes a las actividades propias de los archivos.


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Beneficios de la digitalizacin de documentos propiamente dicha:

1. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional.
2. Evita la prdida de conocimientos, experiencias, direcciones, entre otros.
3. Facilitar el trabajo del personal, dentro y fuera del MTC.
4. Facilitar la gestin descentralizada.
5. Facilitar los procesos de reorganizacin.
6. Ahorro de espacio para el archivo fsico de los documentos.
7. Facilitar disposicin de los documentos a travs de consulta de manera
instantnea.
8. Un mismo documento puede ser consultado por dos o ms personas en
forma simultnea.
9. Se eliminan los riesgos de prdida de documentos.
10. Proteger el patrimonio, incluso frente a la captura y copias no deseadas
desde dentro de la organizacin.
11. Se reducir significativamente el gasto en fotocopias e impresiones
innecesarias.
12. Se evita el desgaste o prdida de los documentos originales.
13. Reducir los costos y los tiempos de espera de la informacin a los
usuarios internos y externos del MTC.
14. Incrementa la productividad del personal.
15. Ahorra en costos (papeles, tonners, mantenimiento de equipos), tiempo
en la gestin de los documentos (traslado, fotocopia, archivo, entre
otros).


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SECCIN II: DESARROLLO DEL PROYECTO

7. METODOLOGA
7.1. ENFOQUE
8. ETAPA I: ORGANIZACIN, ORDENAMIENTO E
INFORMATIZACIN DEL ARCHIVO
9. ETAPA II: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
10. ETAPA III: IMPLANTACIN PROGRESIVA DE LA SOLUCIN
INFORMATICA
11. ETAPA IV: IMPLANTACIN DE LOS MECANISMOS Y/O
SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIN DE
LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS


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7. METODOLOGA

Se utilizar una metodologa de gestin basada en el ciclo de la calidad (Planear,
Ejecutar, Verificar, Actuar) con nfasis en la Planeacin y el Seguimiento
(verificacin). El concepto de Grupos de Trabajo forma parte importante de esta
metodologa.

Se efectuarn sesiones de
planeacin tanto con los
coordinares de las
Dependencias como con
los respectivos usuarios
internos finales. Se utiliza
una metodologa de
Planeacin Avanzada que
permite obtener no solo
las actividades que se
deben desarrollar para
garantizar el logro de los
objetivos, sino, la
asignacin de los recursos
de tiempo, de personal, y
econmicos que hagan
viable el correcto
desarrollo del proyecto.

Toda actividad que se
desarrolle dentro del
proyecto estar refrendada en un cronograma con la respectiva asignacin de
recursos humanos y de tiempo. Se har estricto control al cumplimiento de cada
una de las responsabilidades de los miembros de los grupos de trabajo de tal
manera que se garantice el cumplimiento de la totalidad del proyecto.

Para la implementacin se utiliza una metodologa de Gerencia Proactiva, a fin de
determinar las actividades a cumplirse en el futuro inmediato, y con base en estas
actividades, en su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto,
tomar las decisiones pertinentes.

Cualquier cambio a los cronogramas, criterios de aceptacin y objetivos
establecidos se efectuarn a travs del Comit encargado del planeamiento,
control y supervisin de la ejecucin del Proyecto, que debe, una vez analizado el
impacto y el riesgo de la implementacin del cambio, dar su recomendacin.

De manera general, las actividades a desarrollar en el proyecto, segn la
metodologa descrita son las siguientes:

Actividades necesarias para la optimizacin de la gestin documental en el MTC:


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Desarrollar una aplicacin informtica para el registro y administracin de
series documentales.
Desarrollar la normatividad existente y normar los temas an no regulados
para la gestin documental.
Desarrollar el Programa de Control Documental de los archivos del MTC
(todas las Dependencias), lo que involucra:
o La elaboracin del inventario de series documentales y
o La elaboracin de la tabla de retencin de documentos de cada
Dependencia.
Realizar el inventario de procesos de gestin documental del MTC, dejando
sentadas las bases para el mejoramiento de los mismos.
Llevar a cabo la modernizacin progresiva de los Archivos de Gestin,
Perifricos, Central y de la Mesa de Partes del MTC, ejecutando ordenada y
gradualmente los procesos tcnicos archivsticos en ellos, dejndolos
optimizados y unificados, teniendo como herramienta principal el uso de las
tecnologas de la informacin.



Actividades necesarias para iniciar el proceso de digitalizacin de documentos:

Haber alcanzado un nivel intermedio en el desarrollo de las actividades de
optimizacin de la gestin documental en el MTC.
Definir los lineamientos tcnicos a los que deber ceirse la solucin
informtica a adquirir (adaptar o desarrollar) por el MTC, para la gestin
documental y de la informacin en general.

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Implantar progresivamente una lnea de produccin para la digitalizacin de
documentos de los archivos y de documentos para la gestin documental.
Identificar las dependencias del MTC que han iniciado esfuerzos de
digitalizacin de documentos y el nivel de avance de las mismas.
Identificar un rea crtica en las dependencias pertinentes, donde se iniciar
un piloto del proyecto.

7.1. ENFOQUE

La Gestin de documentos es un concepto que puede ser utilizado en distintos
contextos con distintos significados. Cuando lo utilizamos siempre nos vemos
obligados a definir el mbito de aplicacin. En este caso, nos referimos a la
gestin de la informacin registrada creada o recibida por una organizacin en
el desarrollo de sus actividades y que se almacena como informacin o prueba.

Esto implica obligatoriamente un concepto muy amplio de documento, pues la
imparable automatizacin de los procesos de negocio en las organizaciones,
tanto en la administracin pblica como en las empresas privadas, implica que
gran parte de la informacin a gestionar se encuentra en bases de datos y
aplicaciones informticas.

Las organizaciones y la gestin de documentos

Diversos sucesos de impacto mundial (ENRON, Arthur Andersen, 11 Sept) y
otros de carcter ms local, acompaados de la consolidacin definitiva del e-
business y la e-administracin han tenido efecto sobre la consideracin de la
gestin de documentos en el entorno de las organizaciones. Por un lado, tanto
en las administraciones pblicas como en las empresas privadas podemos notar
sntomas de degradacin de unos sistemas de gestin ideados y perfectamente
estructurados para los documentos en papel; pero que difcilmente dan
respuesta a los entornos electrnicos donde en mayor o menor grado se
mueven las organizaciones. Por otro, las estrategias alineadas con el
entorno electrnico y la necesidad de cumplir en mayor o menor
medida con el marco regulatorio que trata de impedir nuevos
escndalos, sitan la gestin de documentos en un plano estratgico en
el que nunca antes haba estado.
Esto se traduce en muchas organizaciones en el inicio de proyectos para la
implantacin del sistema de gestin de documentos electrnicos, que si logran
enfocarse adecuadamente y no slo desde el punto de vista tecnolgico,
pueden llegar a convertirse en una de las piedras angulares de una
organizacin y tener efectos positivos sobre la gestin de otro tipo de
informacin.





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El sistema de gestin de documentos

Para poder implantar un sistema de gestin de documentos en una
organizacin actual es imprescindible abarcar la gestin de documentos en
toda su complejidad:

Documentos que nacen electrnicos y que se convierten en papel para
su autentificacin.
Documentos que ingresan en papel en las organizaciones.
Documentos electrnicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo
electrnico).
Documentos en papel que se convierten en electrnicos al digitalizarlos.
Documentos que se componen de datos en una aplicacin al pedir
ser consultados.
Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos.
Documentos que se sustituyen por aplicaciones informticas que
recogen los distintos pasos de un trmite o workflow.
Documentos firmados electrnicamente

El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de la
organizacin y la incorporacin de los documentos en el sistema debe
plantearse desde los orgenes del mismo, independientemente del perodo que
se vaya a conservar. Todas las personas de una organizacin que manejen
documentos sern responsables de su gestin, que debe estar tan integrada en
la forma de trabajo que no sea percibida como una carga extraordinaria.


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8. ETAPA I: ORGANIZACIN, ORDENAMIENTO E
INFORMATIZACIN DEL ARCHIVO
8.1. FASE I: DIAGNSTICO DEL ARCHIVO Y TRATAMIENTO DEL
ACERVO DOCUMENTAL

8.1.1. OBJETIVO:

Identificar la situacin actual del Archivo de la Dependencia y
determinar si el proceso de ordenamiento podr ser ejecutado por el
personal del archivo de la dependencia o se requerir contratar a un
consultor externo para ello.
Elaborar el Programa de Control Documental (PCD) del rea.
Identificar las series documentales prioritarias a digitalizar.

8.1.2. DETALLES:

El Archivo Central del MTC deber conformar un equipo de archiveros que
realice o supervise (si se contrata a un tercero) la ejecucin de sta fase.

8.1.3. PRE CONDICIONES:

1. Disponer de los siguientes formatos:
Identificacin de una serie documental
Tabla General de retencin de documentos
2. Disponer del mdulo electrnico para el registro de las series
documentales y la elaboracin de la Tabla General de Retencin de
documentos. Anexo 001
3. Tener identificados a los responsables de archivo, procesos e
informtica de cada Dependencia.

8.1.4. ACTIVIDADES:


Consultora Personal del MTC Consultora + Personal del MTC

1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
realizacin del
diagnstico situacional
de los archivos de la
Dependencia y para la
creacin del Programa
de Control
Documental de la
misma, segn el
modelo de Trminos
de Referencia
elaborados por la
Mesa de Trabajo para
tal fin (Ver Anexo 01).

1. Formar equipo(s) de
archivero(s) a fin de
realizar el (los)
Diagnstico(s)
situacional(es) de la(s)
Dependencias.

2. Capacitar al (a los)
equipos(s) de archiveros
en el registro de datos
en el maestro
electrnico de series
documentales.

3. Ejecucin del
1. Iniciar el proceso de seleccin
para la realizacin del
diagnstico situacional de los
archivos de la Dependencia y
para la creacin del Programa
de Control Documental de la
misma, segn el modelo de
Trminos de Referencia
elaborados por la Mesa de
Trabajo para tal fin (Ver Anexo
01).

2. Capacitar al personal del
archivo de la Dependencia en
la creacin de un Programa de

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2. Capacitar al personal
involucrado (de la
consultora) en el uso
de las herramientas
informticas
necesarias para el
ingreso de los datos al
sistema (mdulos
electrnico para el
registro de series
documentales).

3. Ejecucin del
Diagnstico
Situacional y el
Programa de Control
Documental (PCD) de
la Dependencia.

4. Definir los campos a
registrar de cada una
(plantillas), a utilizar
cuando se inicie el
proceso digitalizacin
de documentos,
siendo esto
responsabilidad
compartida de los
coordinadores de
archivo e informtica
de la Dependencia.


Diagnstico Situacional y
el Programa de Control
Documental (PCD) de la
Dependencia, por
personal del MTC
especialista en archivo.

4. Definir los campos a
registrar de cada una
(plantillas), a utilizar
cuando se inicie el
proceso digitalizacin de
documentos, siendo
esto responsabilidad
compartida de los
coordinadores de
archivo e informtica de
la Dependencia.


Control Documental.

3. Capacitar al personal
involucrado (de la consultora y
de la Dependencia) en el uso
de las herramientas
informticas necesarias para el
ingreso de los datos al sistema
(mdulos electrnico para el
registro de series
documentales).

4. Realizar el Diagnstico
Situacional y el Programa de
Control Documental (PCD) de
la Dependencia.

5. Definir los campos a registrar
de cada una (plantillas), a
utilizar cuando se inicie el
proceso digitalizacin de
documentos, siendo esto
responsabilidad compartida de
los coordinadores de archivo e
informtica de la
Dependencia.



8.1.5. ENTREGABLES:

1. El diagnstico del archivo de la dependencia.
2. El programa de control documental (PCD), que consta de:
a. El inventario de series documentales.
b. La tabla de retencin de documentos.
3. El registro de los datos de las series documentales, en el maestro de
series documentales electrnico.
4. El orden de digitalizacin de las series documentales de la
Dependencia.

8.1.6. SITUACIN OBJETIVO:

Se puede estimar el tiempo, personal y/o recursos a destinar por la
Dependencia para el ordenamiento del Archivo en tratamiento.


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8.2. FASE II: EJECUCIN DE LOS PROCESOS TCNICOS
ARCHIVSTICOS Y DESARROLLO DEL INVENTARIO Y
OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
DE LA DEPENDENCIA

8.2.1. OBJETIVOS:

Ordenar, organizar e informatizar el archivo de la Dependencia
(modernizacin del archivo).
Elaborar el inventario de documentos y de procesos de gestin
documental del rea, a fin de optimizarlos.

8.2.2. DETALLES:

Toda Dependencia del MTC deber ceirse a la normatividad interna
vigente para la organizacin y ordenamiento de los archivos. Al respecto, el
Anexo 04 de ste documento es el Proyecto del Manual de Organizacin
de Archivos en el MTC, normatividad de la que actualmente no se dispone
y que busca cubrir ese vaco.

Sobre la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos en los Archivos
de Gestin y los Archivos Perifricos cabe precisar lo siguiente:

Ser responsabilidad del personal de la misma Dependencia, bajo la
supervisin del personal del Archivo Central del MTC.
Se programarn capacitaciones peridicas en ordenamiento y
organizacin de archivos al personal que de profesin no es archivero
(secretarias, conserjes, encargados en gral.).
El Archivo Central del MTC deber elaborar un Programa de
supervisin de los procesos de gestin documental, a fin de evidenciar
la situacin de los Archivos y velar por el correcto estado de los
mismos.

Sobre la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos en el Archivo
Central, cabe sealar:

Debido al volumen de la documentacin a tratar, se considera
recomendable contratar a un tercero para la ejecucin de ste servicio,
pero aun as, el Archivo Central deber integrar a todo su personal en
sta labor.

La ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos (reorganizacin
documental), involucra las siguientes actividades:

a. Clasificacin de los documentos de la dependencia.
b. Ordenacin de los documentos (Alfabtica, numrica y cronolgica).
c. Signacin (asignacin de un cdigo a cada serie).
d. Descripcin, identificacin, anlisis y determinacin de las
caractersticas internas y externas de los documentos.
e. Elaboracin del inventario de documentos.

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f. Desarrollo de los flujos y la gestin de cada serie documental en
cada dependencia (inventario de procesos).

Durante la ejecucin de sta actividad, se deber dar inicio a la elaboracin
del inventario de documentos del archivo en tratamiento.

8.2.3. PRE CONDICIONES:

1. Disponer de los entregables de la Fase precedente.
2. Contar con un equipo de personas debidamente capacitadas para el
ordenamiento del Archivo, segn la normatividad existente en el MTC
(ver Anexos 04, 12 y 13).
3. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta
tarea (espacio fsico, cajas, anaqueles, entre otros), la misma que se
podr determinar de los Diagnsticos realizados en la primera fase de
sta Etapa.

8.2.4. ACTIVIDADES:


Consultora Personal del MTC
Consultora + Personal del
MTC
1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
tercero para el
tratamiento del
acervo documental del
archivo de la
dependencia, segn el
modelo de trminos de
referencia elaborados
por la Mesa de Trabajo
para ste fin (ver anexo
02), tomndose como
referencia principal el
diagnostico de los
archivos de la
dependencia.
2. La empresa seleccionada
deber entregar a la
Dependencia y al
Archivo central del MTC,
el Programa de
Ejecucin de los
Procesos Tcnicos
Archivsticos, los que
debern ser aprobados
por el responsable de
archivo de cada

1. Capacitar al personal de
archivo de la dependencia
en la ejecucin de los
Procesos Tcnicos
Archivsticos.

2. Elaboracin del Programa de
Ejecucin de los Procesos
Tcnicos Archivsticos de la
Dependencia.

3. Ejecucin de los Procesos
Tcnicos Archivsticos en el
Archivo de la Dependencia.

1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un tercero
para el tratamiento del
acervo documental del
archivo de la dependencia,
segn el modelo de
trminos de referencia
elaborados por la Mesa de
Trabajo para ste fin (ver
anexo 02), tomndose
como referencia principal
el diagnostico de los
archivos de la
dependencia.

2. La empresa seleccionada
deber definir el Programa
de Ejecucin de los
Procesos Tcnicos
Archivsticos, los que
debern ser aprobados
por el responsable de
archivo de cada
dependencia involucrada.
Este programa de
ejecucin deber
considerar la realizacin
de ste trabajo con

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dependencia
involucrada.

3. Ejecucin de los procesos
tcnicos archivsticos de
parte de la empresa
contratada y bajo la
supervisin del
coordinador de archivo
de la Dependencia.
personal del archivo de la
Dependencia.

3. Ejecucin de los procesos
tcnicos archivsticos de
parte de la empresa
contratada, con personal
del archivo de la
Dependencia y bajo la
supervisin del
coordinador de archivo de
la misma.

Sobre el inventario de procesos de gestin documental de la
dependencia:

Es imprescindible utilizar una metodologa y/o notacin nica para la
presentacin el modelo de procesos de la dependencia. Asimismo, los
coordinadores de procesos debern trabajar conjuntamente a fin de
minimizar la ocurrencia de errores en los procesos que involucran varias
reas o Dependencias del MTC.
El Anexo 03 representa el formato referencial para la presentacin de
los informes correspondientes a sta actividad.


Consultora Personal del MTC
Consultora + Personal del
MTC
1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
tercero para el
desarrollo del
inventario y
optimizacin de los
Procesos de gestin
documental de la
Dependencia, segn los
trminos de referencia
elaborados por la Mesa
de Trabajo de la
elaboracin del
Proyecto (Ver Anexo
03).

2. La empresa
seleccionada deber
entregar a la Mesa de
Partes, el Programa
correspondiente a la
Ejecucin ste servicio,
el mismo que deber

1. Conformar un equipo de
especialistas en procesos y
gestin documental del
rea para la elaboracin del
inventario y optimizacin
de procesos de gestin
documental de la
Dependencia, el mismo
que deber ser aprobado
por el responsable de
archivo, de informtica y
de procesos de la
Dependencia, as como por
el Comit de supervisin
del Proyecto

2. Supervisin de la ejecucin
de ste servicio, por el
comit de supervisin de la
ejecucin del proyecto y de
los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia, verificando

1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
consultor que se
encargar de dirigir y
controlar las actividades
del personal del MTC en
sta fase del Proyecto,
garantizando que el
trabajo de los mismos
cumpla con los requisitos
tcnicos mnimos vigentes
a fin de obtener los
objetivos planteados para
sta fase del Proyecto.

2. Entregar a la Dependencia,
el Programa
correspondiente a la
Ejecucin ste servicio, el
mismo que deber ser
aprobado por el
responsable de archivo, de
informtica y de procesos

- 33


ser aprobado por el
responsable de archivo,
de informtica y de
procesos de la Oficina
de Trmite
Documentario del
MTC, as como por el
Comit de supervisin
del Proyecto.

3. Supervisin de la
ejecucin de ste
servicio, por el comit
de supervisin de la
ejecucin del proyecto
y de los coordinadores
de archivo, informtica
y procesos de la
Dependencia,
verificando que se
cumplan los requisitos
establecidos por el
MTC.

4. Verificacin de los
entregables de ste
servicio, para la
conformidad del
servicio prestado por la
empresa proveedora,
de parte de los
coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del
Comit de supervisin
del Proyecto.
que se cumplan los
requisitos establecidos por
el MTC.

3. Verificacin de los
entregables de ste
servicio, de parte de los
coordinadores de archivo,
informtica y procesos de
la Dependencia y del
Comit de supervisin del
Proyecto.
de la Oficina de Trmite
Documentario del MTC, as
como por el Comit de
supervisin del Proyecto.

3. Elaboracin del inventario
de procesos de gestin
documental de la
Dependencia, en
coordinacin con los
responsables de
informtica, procesos y
archivo de la misma y
supervisado por el comit
de supervisin de la
ejecucin del proyecto.

4. Verificacin de los
entregables de sta fase,
de parte de los
coordinadores de archivo,
informtica y procesos de
la Dependencia y del
Comit de supervisin de
la ejecucin del Proyecto.


8.2.5. ENTREGABLES:

1. Informe dirigido a la Oficina de Trmite Documentario del MTC
determinando lo planteado en el objetivo de sta Fase.
2. El Archivo ordenado y organizado de la dependencia, segn los
parmetros determinados por el Archivo General de la Nacin, con la
aprobacin del equipo de supervisin del proyecto.
El inventario de documentos del Archivo de la Dependencia.
El manual de procedimientos del Archivo de la Dependencia.
3. El inventario de procesos de gestin documental de la Dependencia.


8.2.6. SITUACIN OBJETIVO:

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Los archivos (de Gestin, Perifricos y Central) del MTC se encuentran
ordenados y organizados.
Se dispone del inventario de las series documentales de cada
dependencia.
Se cuenta con el inventario de procesos de gestin documental de
cada Dependencia, teniendo definido y optimizado el flujo de cada
serie documental identificada.



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9. ETAPA II: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
9.1. FASE I: DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO




9.1.1. OBJETIVO:

Implantar varas lneas de produccin para digitalizar, por series
documentales y segn lo determinado en la Etapa I - Fase I, los
documentos pertinentes del Archivo Central, de Gestin o Perifricos del
MTC, a fin de disponer de stos desde el sistema de gestin documental
en uso.

9.1.2. DETALLES:

De las lneas de produccin implantadas se destinar por lo menos una
para la digitalizacin de documentos de los Archivos de Gestin o
Perifricos de otras Dependencias del MTC.

La lnea de produccin deber ceirse a los estndares internacionales
vigentes a fin de poder obtener el certificado de idoneidad tcnica,
certificado de calidad u otro pertinente que sea necesario para poder darle
valor legal a los documentos digitalizados, segn convenga.


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La digitalizacin de documentos se realizar progresivamente, empezando
por las series documentales de mayor importancia para la Dependencia,
segn lo determinado en la Etapa I Fase I.

9.1.3. PRE CONDICIONES:

1. Haber iniciado la Etapa I en el Archivo central del MTC.
2. Haber realizado una reingeniera de procesos de gestin
documental en el Archivo Central del MTC (Etapa I Fase II).
3. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea
(personal, espacio fsico, scanners, servidores, entre otros).
4. Disponer de los entregables de la Etapa precedente aplicada a sta
rea.

9.1.4. ACTIVIDADES:


Consultora Personal del MTC
Consultora + Personal del
MTC
1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
tercero para la
digitalizacin de los
documentos de archivo
de la dependencia,
tomndose como
referencia principal el
diagnostico de los
archivos de la
dependencia.

2. La empresa seleccionada
deber entregar a la
Dependencia y al Archivo
Central del MTC, el
Programa de Ejecucin
ste servicio, el mismo
que deber ser aprobado
por el responsable de
archivo, de informtica y
de procesos de la
Dependencia
involucrada.

3. Habilitacin del espacio
fsico y preparacin de
los medios logsticos
necesarios previos a la
implantacin de la Lnea
de Produccin.

1. Capacitar al personal
designado para la
implantacin y desarrollo
de la lnea de
produccin.

2. Adquisicin (alquiler,
prstamo o compra) de
los equipos necesarios
para la Lnea de
Produccin.

3. Implantacin y puesta en
marcha de la Lnea de
Produccin.

4. Digitalizacin de los
documentos del Archivo
de la Dependencia, por
series documentales.

5. Supervisin del proceso
de digitalizacin por el
comit de supervisin de
la ejecucin del proyecto
y los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos
por el MTC y la custodia

1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
consultor que se
encargar de dirigir y
controlar las actividades
del personal del MTC en
sta fase del Proyecto,
garantizando que el
trabajo de los mismos
cumpla con los requisitos
tcnicos mnimos
vigentes a fin de obtener
los objetivos planteados
para sta fase del
Proyecto. El servicio del
tercero ser por un
perodo no mayor a seis
meses.

2. Adquisicin (alquiler,
prstamo o compra) de
los equipos necesarios
para la implantacin de la
Lnea de Produccin.

3. Elaborar y entregar al
Archivo Central del MTC,
el Programa de Ejecucin
ste servicios, el mismo
que deber ser aprobado
por el responsable de

- 37



4. Implantacin de la lnea
de Produccin, de parte
del proveedor (equipos,
personal, hardware y
software necesarios para
el desarrollo de las
actividades de sta fase).
Los equipos sern de
propiedad del tercero
contratado por el MTC.

5. Supervisin del proceso
de digitalizacin por el
comit de supervisin de
la ejecucin del proyecto
y los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos
por el MTC y la custodia
de la documentacin en
tratamiento.

6. Verificacin de los
entregables para la
conformidad del servicio
prestado por la empresa
proveedora, de parte de
los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del
Comit de supervisin
del Proyecto.
de la documentacin en
tratamiento.

6. Verificacin de los
entregables, de parte de
los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del
Comit de supervisin
del Proyecto.
archivo, de informtica y
de procesos de la
Dependencia
involucrada.

4. Habilitacin del espacio
fsico y preparacin de
los medios logsticos
necesarios previos a la
implantacin de la Lnea
de Produccin.

5. Implantacin de la lnea
de Produccin (equipos,
personal, hardware y
software necesarios para
el desarrollo de las
actividades de sta fase).

6. Supervisin del proceso
de digitalizacin por el
comit de supervisin de
la ejecucin del proyecto
y los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos
por el MTC y la custodia
de la documentacin en
tratamiento.

7. Verificacin de los
entregables de sta fase,
de parte de los
coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del
Comit de supervisin
del Proyecto.


9.1.5. ENTREGABLES:

1. Las lneas de produccin implantadas y en funcionamiento.
2. El personal del Archivo Central del MTC capacitado para la
administracin de las lneas de produccin.




- 38



9.1.6. SITUACIN OBJETIVO:

Los documentos del archivo de las dependencias y del Archivo Central del
MTC, de cada una de las series documentales requeridas, estn disponibles
en formato electrnico con o sin valor legal, segn lo requerido, desde el
sistema de gestin documental en uso.


9.2. FASE II: DIGITALIZACIN DE LA DOCUMENTACION EN TRMITE,
SIN DISPONER DE LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL
OPTIMIZADOS.


9.2.1. OBJETIVO:

Implantar una lnea de produccin en la Mesa de Partes del MTC para
digitalizar, por series documentales y segn lo determinado en la Etapa I
Fase I en sta rea, los documentos que ingresan por la misma, a fin de
disponer de stos desde el sistema de gestin documental en uso.





9.2.2. DETALLES:

- 39



La implantacin de una lnea de produccin en la mesa de partes supone
un cambio considerable en el proceso de recepcin documental. Por ello,
es necesaria una reingeniera de procesos previa en la misma.

NOTA: Es importante precisar que si ya se dispone de los procesos de
gestin documental optimizados de cada dependencia del MTC y se
piensa implementar sta Fase (digitalizacin de los documentos en trmite),
se deber pasar a la Fase III de sta Etapa.


9.2.3. PRE CONDICIONES:

1. Haber realizado una reingeniera de procesos en la Mesa de Partes
del MTC.
2. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea
(personal, espacio fsico, scanners, cajas, servidores, entre otros).
3. Disponer de los entregables de las fases precedentes aplicadas a sta
rea.


9.2.4. ACTIVIDADES:


Consultora Personal del MTC
Consultora + Personal del
MTC
1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
tercero para la
digitalizacin de los
documentos de la
Mesa de Partes,
tomando como base la
reingeniera de procesos
realizada en la Mesa de
Partes y en el Archivo
central del MTC.

2. La empresa seleccionada
deber entregar a la
Mesa de Partes, el
Programa
correspondiente a la
Ejecucin ste servicio, el
mismo que deber ser
aprobado por el
responsable de archivo,
de informtica y de
procesos de la Oficina de
Trmite Documentario

1. Capacitar al personal
designado para la
implantacin y desarrollo
de la lnea de produccin
en la Mesa de Partes.

2. Adquisicin (alquiler,
prstamo o compra) de los
equipos necesarios para la
Lnea de Produccin.

3. Implantacin y puesta en
marcha de la Lnea de
Produccin.

4. Digitalizacin de los
documentos de la Mesa de
Partes.

5. Supervisin del proceso de
digitalizacin en la Mesa de
Partes por el comit de
supervisin de la ejecucin
del proyecto y los
coordinadores de archivo,

1. Iniciar el proceso de
seleccin para la
contratacin de un
consultor que se encargar
de dirigir y controlar las
actividades del personal del
MTC en sta fase del
Proyecto, garantizando que
el trabajo de los mismos
cumpla con los requisitos
tcnicos mnimos vigentes
a fin de obtener los
objetivos planteados para
sta fase del Proyecto. El
servicio del tercero ser por
un perodo no mayor a seis
meses.

2. Adquisicin (alquiler,
prstamo o compra) de los
equipos necesarios para la
implantacin de la Lnea de
Produccin de la Mesa de
Partes.


- 40


del MTC, as como por el
Comit de supervisin
del Proyecto.

3. Habilitacin del espacio
fsico y preparacin de
los medios logsticos
necesarios previos a la
implantacin de la Lnea
de Produccin en la Mesa
de Partes.

4. Implantacin de la lnea
de Produccin, de parte
del proveedor (equipos,
personal, hardware y
software necesarios para
el desarrollo de las
actividades de sta fase).
Los equipos sern de
propiedad del tercero
contratado por el MTC.

5. Supervisin del proceso
de digitalizacin por el
comit de supervisin de
la ejecucin del proyecto
y de los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos
por el MTC y la custodia
de la documentacin en
tratamiento.

6. Verificacin de los
entregables para la
conformidad del servicio
prestado por la empresa
proveedora, de parte de
los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del
Comit de supervisin
del Proyecto.
informtica y procesos de
la Dependencia, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos por
el MTC y la custodia de la
documentacin en
tratamiento.

6. Verificacin de los
entregables, de parte de
los coordinadores de
archivo, informtica y
procesos de la
Dependencia y del Comit
de supervisin del
Proyecto.
3. Elaborar y entregar a la
Oficina de Trmite
Documentario, el Programa
de Ejecucin ste servicios,
el mismo que deber ser
aprobado por el
responsable de archivo, de
informtica y de procesos
de la misma, as como por
el Comit de supervisin de
la ejecucin del Proyecto.

4. Habilitacin del espacio
fsico y preparacin de los
medios logsticos
necesarios previos a la
implantacin de la Lnea de
Produccin en la Mesa de
Partes.

5. Implantacin de la lnea de
Produccin en la Mesa de
Partes (equipos, personal,
hardware y software
necesarios para el
desarrollo de las
actividades de sta fase).

6. Supervisin del proceso de
digitalizacin por el comit
de supervisin de la
ejecucin del proyecto y los
coordinadores de archivo,
informtica y procesos de
la Oficina de Trmite
Documentario, verificando
que se cumplan los
estndares requeridos por
el MTC y la custodia de la
documentacin en
tratamiento.

7. Verificacin de los
entregables de sta fase,
de parte de los
coordinadores de archivo,
informtica y procesos de
la Dependencia y del
Comit de supervisin de la
ejecucin del Proyecto.



- 41


9.2.5. ENTREGABLES:

La lnea de produccin para la digitalizacin de los documentos ingresados
por la Mesa de Partes del MTC en correcto funcionamiento, as como los
informes, programas o documentos requeridos para la obtencin de la
misma.

9.2.6. SITUACIN OBJETIVO:

Los usuarios del MTC (internos y externos) pueden disponer en formato
digital de los documentos en trmite, cindose a las polticas de seguridad
determinadas por el MTC.


- 42



9.3. FASE III: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DE
LA MESA DE PARTES DEL MTC, DISPONIENDO DE LOS PROCESOS
DE GESTION DOCUMENTAL OPTIMIZADOS (IMPLANTACIN DE
UN WORKFLOW DOCUMENTAL).

9.3.1. OBJETIVO:

Optimizar y modernizar el sistema de gestin documental en el MTC,
implantando un sistema informtico con un workflow adecuado para ello,
tomando como referencia los procesos optimizados para de gestin
documental en el MTC.

9.3.2. DETALLES:

En sta Fase la Mesa de Partes y el Archivo Central del MTC ya disponen de
lneas de produccin implantadas y en funcionamiento y lo que se busca es
implementar un workflow adecuado en el sistema de gestin documental
en uso. Para ello, podr optarse por adquirir una nueva solucin
informtica o adaptar la solucin en uso, determinar esto ser labor de la
Direccin de Informtica en coordinacin con el Comit de Supervisin del
Proyecto.

ste sistema workflow dotar al MTC de herramientas de gestin internas
que permitan definir el flujo de cada trmite, asignar los permisos de cada
usuario, identificar cuellos de botella en los trmites, los flujos
redundantes y otras herramientas pertinentes a fin de optimizar la gestin
documental interna en el MTC.























9.3.3. PRE CONDICIONES:

- 43



1. Haber realizado una reingeniera de procesos en la Mesa de Partes
del MTC.
2. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea
(personal, espacio fsico, scanners, cajas, servidores, entre otros).
3. Disponer de los entregables de las fases precedentes aplicadas a sta
rea.
4. Haber digitalizado los documentos del Archivo de la dependencia, de
las series documentales que sta considere ms relevantes.
5. Disponer de todos los procesos de gestin documental del MTC
optimizados.

9.3.4. ACTIVIDADES:


Consultora Personal del MTC
1. Iniciar el proceso de seleccin para la
contratacin de un tercero responsable
de la implantacin de un sistema
workflow adecuado para la gestin
documental en el MTC, tomando como
referencia la optimizacin de los
procesos ya realizada.

2. La empresa seleccionada deber
entregar a la Mesa de Partes, el
Programa correspondiente a la Ejecucin
ste servicio, el mismo que deber ser
coordinado y aprobado por la Direccin
de Informtica en conocimiento y
coordinacin con todos los responsables
de archivo, informtica y de procesos de
las Dependencias del MTC, as como por
el Comit de supervisin del Proyecto,
para su correcta implantacin.

3. Implantacin del sistema workflow de
gestin documental.

4. Capacitacin de los usuarios del sistema
de gestin documental, en coordinacin
con los responsables de archivo, de
procesos y de informtica de cada
dependencia, as como de la Direccin
de Informtica del MTC.

5. Verificacin de los entregables para la
conformidad del servicio prestado por la
consultora, de parte de los
coordinadores de archivo, informtica y
procesos de la Dependencia, de la

1. Diseo, desarrollo y prueba de
implantacin de un workflow
documental apropiado para la gestin
documental en el MTC, por la Direccin
de Informtica bajo la supervisin del
Comit de supervisin del Proyecto.

2. Implantacin del sistema workflow de
gestin documental.

3. Capacitacin de los usuarios del sistema
de gestin documental, en coordinacin
con los responsables de archivo, de
procesos y de informtica de cada
dependencia, as como de la Direccin
de Informtica del MTC.

4. Verificacin de los entregables, de parte
de los coordinadores de archivo,
informtica y procesos de las
Dependencias y supervisado por el
Comit de Supervisin del Proyecto.

- 44


Direccin de Informtica y supervisado
por el Comit de Supervisin del
Proyecto.


9.3.5. ENTREGABLES:

1. El sistema de gestin documental con un workflow adecuado para el
MTC implantado y en correcto funcionamiento.
2. El personal usuario del sistema de gestin documental del MTC
capacitado en el uso del mismo.

9.3.6. SITUACIN OBJETIVO:

Todos los usuarios del MTC (internos y externos) pueden disponer en
formato digital de los documentos en gestin de sta dependencia,
cindose a las polticas de seguridad determinadas por la misma.
Asimismo, se dispone de un sistema de gestin documental que enve
adjunto, al registro de un documento, el mismo documento digitalizado, el
cual tendr, como trmite, un flujo determinado o flexible, segn
convenga.


- 45



10. ETAPA III: IMPLANTACIN PROGRESIVA DE LA SOLUCIN
INFORMATICA

El enfoque de implantacin deber estar basado en una metodologa propia, adaptada
a la naturaleza concreta de la institucin, y a las caractersticas tcnicas y funcionales
de la solucin. (anexo 1)
El siguiente grfico muestra las fases de la metodologa y describe las principales
actividades en cada una de ellas:

FASE I FASE II FASE III
HABILITACIN DE LOS
SISTEMAS EXISTENTES
PARA LA
ADMINISTRACIN DE LA
DOCUMENTACIN DE
ARCHIVO EN FORMATO
DIGITAL
HABILITACIN DE LOS
SISTEMAS EXISTENTES PARA
LA ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS DE TRMITE
EN FORMATO DIGITAL
IMPLANTACIN DE UN
WORKFLOW
DOCUMENTAL


DEFINICION Y
ANALISIS
DISEO PARAMETRIZACION INTEGRACION IMPLEMENTACION
Anlisis de la
Situacin
actual.
Diseo de las
especificaciones
funcionales y
tcnicas.
Tareas de
parametrizacin y/o
configuracin.
Plan de
pruebas de
integracin.
Implantacin de la
Solucin
Plan de accin.
Desarrollo del
Plan de
Implantacin
detallado.
Pruebas de usuario y
test unitarios a nivel
de subproyecto.
Integracin
global de la
solucin.
Formacin de
equipos
Definicin de
requerimientos
y
especificaciones
funcionales y
tcnicas.

Actividades de
soporte a los
equipos de gestin
de sistemas y
aplicaciones para el
mantenimiento
CONTROL Y SEGUIMIENTO


10.1. FASE I: HABILITACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES PARA LA
ADMINISTRACIN DE LA DOCUMENTACIN DE ARCHIVO EN
FORMATO DIGITAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de la
modificacin de los sistemas que gestionarn los documentos

- 46


digitalizados, adaptarn los mismos para la habilitacin de tal funcin,
en lo que corresponde a los documentos de archivo.

10.2. FASE II: HABILITACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES PARA LA
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y EN TRMITE
EN FORMATO DIGITAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de la
modificacin de los sistemas que gestionarn los documentos
digitalizados, adaptarn los mismos para la habilitacin de tal funcin,
en lo que corresponde a los documentos de archivo y en trmite.

10.3. FASE III: IMPLANTACIN DE UN WORKFLOW DOCUMENTAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de la
modificacin del sistema de trmite documentario en uso adaptar ste
sistema para la administracin de los documentos de archivo y en
trmite digitalizados.

10.4. ACTIVIDADES

10.4.1. DEFINICION Y ANALISIS

En primer lugar se comienza con un anlisis general de la situacin
actual, este anlisis se lleva a cabo mediante reuniones con los
responsables (previamente identificados) y usuarios de las unidades
orgnicas (dependencias) implicadas, con el fin de obtener una visin
global de la situacin actual que permita lograr los siguientes resultados:

Anlisis y diagnstico de la situacin actual, incluyendo el estudio de
los documentos utilizados en la organizacin, la revisin de los
procesos actuales y la toma de requerimientos sobre posibles
mejoras: Inventario de Serie Documental.
Elaboracin junto a los responsables de un Plan de accin con los
puntos a corto, medio y largo plazo, de acuerdo a su estado crtico
y/o a las prioridades de la institucin. Dicho plan incluir, entre otras,
la siguiente informacin:

a) Descripcin de cada accin o proyecto y beneficios
esperados.
b) Fecha de comienzo y fin.
c) Usuarios involucrados y responsables del proyecto.

Definicin de los requerimientos y de las especificaciones tcnicas y
funcionales consideradas como generales o globales al sistema:
Arquitectura tcnica, integracin con otros sistemas, perfiles de
seguridad, etc.

- 47



Cada uno de las distintas actividades y/o proyectos que se emprendan
de acuerdo al plan de accin comenzar con una fase de anlisis y
definicin de los requisitos y especificaciones concretas del mismo.

10.4.2. DISEO

Tras la fase de definicin se realiza el diseo de las especificaciones
funcionales y tcnicas de acuerdo a la naturaleza y al alcance del
proyecto.
A continuacin se describen de forma resumida los principales
entregables para el proyecto de gestin de Archivos y mesa de partes, y
uno de gestin de procesos, que provienen de la etapa anterior (Etapa
II, de la cual conforman los entregables).

Gestin de Archivo y mesa de partes

Entregables relativos a la documentacin:

Tipos y caractersticas de los documentos que intervienen en el
sistema (Tipos documentales y subtipos).
Identificacin de las oficinas (estructural y funcional), de cada
dependencia del MTC.
Campos que incluye cada documento e informacin
correspondiente a cada uno de ellos (descripcin, valores
permitidos, validaciones cruzadas,...) Entregables relativos a la
indexacin
Mtodos de indexacin a utilizar: video grabacin, OCR, etc.
Criterios de indexacin: informacin necesaria en funcin del
mtodo para la identificacin de contenidos: definicin de reas,
formularios, etc.

Entregables relativos a las consultas y gestin de contenidos:

Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, informacin
que se debe mostrar en cada una de ellas.
Diseo a medida de las consultas e informes requeridos por los
usuarios

Gestin de procesos

Entregables relativos a las tareas:

Informacin de las tareas, caractersticas
Unidades de medida para evaluacin de la eficiencia
Responsables y posibles funciones a realizar.
Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecucin

- 48



Entregables relativos a las rutas:

Definicin de rutas
Criterios de enrutamiento

Tambin se realizar la toma de requerimientos funcionales y tcnicos
para la integracin de la solucin del sistema con otros sistemas de la
institucin.

10.4.3. PARAMETRIZACION Y/O CONFIGURACION

Una vez concluida la fase de diseo anterior se comienza la
parametrizacin de la solucin de acuerdo a la informacin obtenida. Se
realizaran las pruebas de usuario correspondientes y los test unitarios.

10.4.4. INTEGRACION

Se disea y ejecuta el plan de pruebas de integracin para verificar el
correcto funcionamiento de la solucin con el resto de sistemas
implicados en el proceso, verificando tambin la performance de la
aplicacin en el entorno real de la Institucin.

10.4.5. IMPLEMENTACION

Se realizara la implantacin de la solucin en la institucin, y la
ejecucin del plan de formacin, en el nuevo sistema, en los procesos
afectados y en los nuevos.
Durante el arranque y el periodo establecido de mantenimiento se
realizan las actividades de soporte a los equipos de gestin de sistemas y
aplicaciones, incluyendo la gestin de incidencias y/o mejoras.

10.4.6. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Durante la ejecucin de cada una de las fases anteriores se llevar a
cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada una
de ellas. Esto implica la revisin del cumplimiento de las tareas descritas
para cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y su
grado de calidad.


- 49



11. ETAPA IV: IMPLANTACIN DE LOS MECANISMOS Y/O
SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIN DE
LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

El desarrollo de la implantacin de los mecanismos y/o servicios de
almacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados tendr la misma
metodologa que la Etapa anterior (Etapa IV). La arquitectura se presenta en el
anexo 2
El siguiente grfico muestra las fases de la metodologa y describe las principales
actividades en cada una de ellas:


FASE I FASE II
HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O
SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS EN LA SEDE CENTRAL
HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O
SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS EN LAS SEDES
DESCONCENTRADAS DEL MTC A NIVEL
NACIONAL

DEFINICION
Y ANALISIS
DISEO PARAMETRIZACION INTEGRACION IMPLEMENTACION
Anlisis de la
Situacin
actual.
Diseo de
las
especificaci
ones
funcionales
y tcnicas.
Tareas de
parametrizacin y/o
configuracin.
Plan de
pruebas de
integracin.
Formacin de
equipos
Plan de
accin.
Desarrollo
del Plan de
Implantacin
detallado.
Pruebas de usuario y
test unitarios a nivel de
subproyecto.
Integracin
global
Actividades de
soporte a los equipos
de sistemas de las
Unidades orgnicas
y aplicaciones para
el mantenimiento
Definicin de
requerimient
os y
especificacio
nes
funcionales y
tcnicas.

CONTROL Y SEGUIMIENTO




- 50


11.1. FASE I: HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O SERVICIOS DE
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS EN LA SEDE CENTRAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable,
implementara la arquitectura que albergara los mecanismos y/o servicios
de almacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados en
la Sede Central, adaptando la arquitectura actual para la habilitacin de
tal funcin, en lo que corresponde a los documentos digitales.


11.2. FASE II: HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O SERVICIOS DE
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS EN LAS SEDES DESCONCENTRADAS DEL MTC A NIVEL
NACIONAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable,
implementara la arquitectura que albergara los mecanismos y/o servicios
de almacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados en
las Sedes Desconcentradas del MTC a nivel Nacional, adaptando la
arquitectura actual para la habilitacin de tal funcin, en lo que
corresponde a los documentos digitales.

11.3. ARQUITECTURA

La plataforma del Sistema esta basado en una arquitectura Web,
interconectando los terminales de la Sede Central del MTC mediante la
Intranet, y las oficinas descentralizadas a nivel nacional mediante
Internet.
En los puntos donde no se disponga de acceso a Internet, se
implementar una VPN con el punto ms cercano que tenga acceso a
Internet.

















- 51



11.3.1. SEDE CENTRAL MTC

La arquitectura de almacenamiento de las imgenes y/o archivos
electrnicos y el sistema de Gestin Documental, en la Sede Central es
el siguiente.
1 Servidor de Imgenes y/o Archivos electrnicos (xls, doc, tiff, pdf,
jpeg, multimedia, etc).
1 Servidor para la base de datos y el <Sistema de Gestin
Documental.
1 Servidor de Aplicaciones (Firewall, Proxy, Gateway, administrador
de ancho de banda, y VPN).
1 Servidor Backup






















Posteriormente con el incremento de registros y de imgenes y/o
archivos electrnicos, se implementara mas servidores (imgenes,
backup y/o Base de datos) segn sea el caso, llegando en algn
momento a tener rboles y Bosques de Servidores, porque la
arquitectura que se esta planteando lo permite.

11.3.2. SEDES DESCONCENTRADAS DEL MTC (a nivel nacional)

En el caso de las Sedes descentralizadas del MTC, se manejara la misma
arquitectura que en Sede Central en el caso de distribucin de los
Servidores y le Intranet, la diferencia radica en la capacidad de los
equipos.
SERVIDOR DE
IMGENES SERVIDOR DE
BACKUP
SERVIDOR DEL SISTEMA
DE GESTIN DOCUMENTAL
Y BASE DE DATOS
SERVIDOR DE
APLICACIONES
USUARIOS DEL
SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
( INTRANET )
SEDE
CENTRAL
MTC
(Jr. Zorri t os )

- 52


En el caso de que alguna zona a nivel nacional no cuente con Internet,
se implementara una VPN, entre la Sede Desconcentrada mas cercana
y/o Sede Central, y la Sede que no cuente con acceso a Internet por
encontrndose muy alejada, o no contar esa zona con ese servicio.



El almacenamiento de las imgenes y/o Archivos electrnicos de todas
las Sedes desconcentradas del MTC y la propia Sede Central ser en los
servidores de la Sede Central del MTC, asimismo en cada Sede
desconcentrada se almacenara solo imgenes y/o archivos electrnicos
de la Sede de origen, mas no de todas las Sedes; con esto se quiere
acceder rpidamente a las imgenes y/o archivos electrnicos de la
misma Sede de origen.

El acceso a la informacin en el Sistema se realizara directamente en la
Base de datos principal, accediendo a las imgenes y/o archivos
electrnicos directamente en los Servidores de imgenes de cada Sede
desconcentrada si la consulta se realiza en ella. Accediendo solo a nivel
nacional desde la Sede Central.

El almacenamiento de las imgenes y/o archivos electrnicos de cada
Sede desconcentrada se almacenara en su propia Sede, teniendo una
copia completa en el Servidor de imgenes de la Sede Central.
SEDE
DESCONCENTRADA
(REMOTA)
DEL MTC
SEDE
DESCONCENTRADA
(REMOTA)
DEL MTC
NUBE
PSTN
LAC
NUBE ATM o
Frame Relay
LAC
LNC LNC
CLIENTE
LAC INTERNETT

- 53


SECCIN III: ANEXOS

11.4. ENTREGABLES

1. Anexo 01: Modelo de Trminos de Referencia para Diagnstico
Situacional y Elaboracin Del Programa de Control Documental del
Archivo de una Dependencia del MTC.
2. Anexo 02: Modelo de Trminos de Referencia para la ejecucin de los
Procesos Tcnicos Archivsticos en el Archivo de una Dependencia del
MTC.
3. Anexo 03: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de
los servicios de una consultora para el inventario, optimizacin y
elaboracin del manual de procesos de gestin documental de una
Dependencia del MTC.
4. Anexo 04: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de
los servicios de Digitalizacin de Documentos en una Dependencia del
MTC.
5. Anexo 05: Proyecto Elaboracin del Maestro de Series Documentales.
6. Anexo 06: Glosario de trminos archivsticos.
7. Anexo 07: Esquema de Implementacin del rea de digitalizacin
(Lnea de produccin) del MTC.
8. Anexo 08: Organigrama propuesto de la Oficina de Tramite
Documentario.
9. Anexo 09: Proyecto completo desarrollado en Ms. Project.
10. Anexo 10: Modelo de requisitos para la gestin de documentos
electrnicos de archivo Especificacin MoReq.
11. Anexo 11: Gua de Indicadores de Control de los Procesos.
12. Anexo 12: Relacin de coordinadores de archivo, procesos e
informtica del MTC.
13. Anexo 13: Relacin de coordinadores de Tramite Documentario del
MTC.
14. Anexo 14: Manual de Organizacin de Documentos de Archivo Y
Colecciones Documentales del Ministerio de Transporte y
Comunicaciones.
15. Anexo 15: Esquema del Cuadro de Clasificacin Documental.