PLAN PARA LA

REDUCCIN DEL
CONSUMO DE PAPEL





H o s p i t a l N a c i o n a l d e
C h i m a l t e n a n g o
D e p a r t a m e n t o d e F a r m a c i a
I n t e r n a
J u n i o 2 0 1 3



P L A N P A R A L A R E D U C C I N D E L U S O
D E P A P E L E N E L D E P A R T A M E N T O D E
F A R M A C I A I N T E R N A



NDICE

Contenido
NDICE .................................................................................................................................................. 1
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 2
ENFOQUE............................................................................................................................................. 3
ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 3
Con papel y cartn se fabrican: ....................................................................................................... 3
Sabas que? ................................................................................................................................ 3
VENTAJAS ............................................................................................................................................ 4
BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL ............................................................ 5
UTILIZANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL ..................................................................................... 5
Fotocopiar e imprimir a doble cara ................................................................................................. 5
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar .................................................... 5
Elegir el tamao y fuente pequeos ............................................................................................... 6
Configuracin correcta de las pginas ............................................................................................ 6
Revisar y ajustar los formatos ......................................................................................................... 6
Lectura y correccin en pantalla ..................................................................................................... 6
Evitar copias e impresiones innecesarias ........................................................................................ 7
Guardar archivos no impresos en la computadora ......................................................................... 7
Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras .............................................................. 7
Reutilizar el papel usado por una cara ............................................................................................ 8
Reciclar ............................................................................................................................................ 8
LA TECNOLOGA Y SU IMPORTANCIA EN EL AHORRO DEL PAPEL ....................................................... 8
Uso del Internet .............................................................................................................................. 8
Uso de correo electrnico ............................................................................................................... 8
Herramientas de colaboracin ........................................................................................................ 9
Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido............. 9
EVALUACIN ....................................................................................................................................... 9
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 10




INTRODUCCIN

El medioambiente y su cuidado es un tema que est cobrando realce en las instituciones
tanto pblicas como privadas. Debido a la contaminacin que se ha venido acumulando a
travs de los aos y la desatencin por parte de las autoridades pertinentes, ya no es un
tema que pueda pasar desapercibido, producto del descuido y la desatencin hemos
sufrido las consecuencias del cambio climtico y acumulacin de gases de efecto
invernadero.
La incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin (TIC) el
entorno empresarial tiene una doble repercusin ambiental. Hablamos de la aparicin de
nuevos residuos (tner, componentes elctricos, bateras, entre otros) que es preciso
gestionar, as como otro tipo de repercusiones a tener en cuenta (consumo elctrico,
emisin de radiaciones, etc.). El uso respetuoso de estas tecnologas contribuye a la
conservacin medioambiental, reduciendo el consumo de recursos ambientales (papel,
agua, combustibles, etc.) con tan solo aplicar sencillas recomendaciones que podemos
implementar en nuestras labores diarias de oficina, que no afectan en nada a nuestras
funciones. Actos que son cada vez ms habituales como usar el telfono mvil, enviar un
correo electrnico, consultar informacin en lnea (internet) o documentos a travs de la
computadora personal, evitan que se malgaste el papel, nos desplacemos
innecesariamente o se generen residuos que contaminan nuestro entorno natural.









ENFOQUE
Este plan se centra en el consumo de papel, tomando en cuenta cuatro aspectos
principales:
Los procesos y procedimientos
La cultura organizacional
La gestin documental
El componente de la tecnologa
ANTECEDENTES
Aunque antiguamente se obtena papel de otras plantas (incluyendo el camo del que se
extrae una celulosa de alta calidad), la mayor parte del papel se fabrica a partir de los
rboles. Para fabricar un kilogramo de papel convencional se utilizan cien litros de agua.
Con papel y cartn se fabrican:

Bolsas de papel para diversos usos.
Cajas de cartulina para variados usos.
Cajas de cartn corrugado.
Bandejas de cartn y cartulina para repostera y para paquetes de bebidas.
Papel para imprentas, oficinas y muchos tipos ms.

En el mundo, la industria consume alrededor de 4000 millones de rboles cada ao,
principalmente pino y eucalipto. Las tcnicas modernas de fabricacin de pastas papeleras
usan especies muy especficas de estos rboles.
Sabas que?
El papel y el cartn son los principales residuos que se producen en las oficinas y en mayor
cantidad.




Para fabricar 1 Tn
de papel
Materias
primas
necesarias
Consumo de
agua
Consumo
de energa
Generacin
de
residuos
Papel de fibra
virgen, pasta
qumica
14 arboles 15.000 litros 9.600 Kw/h 1.500 Kg
Papel reciclado
1.250 - 1.400 Kg
de papel usado
8.000 litros 3.600 Kw/h 100 Kg

El consumo de papel y cartn en Argentina alcanza 42 kg por persona al ao; en Estados
Unidos, 300 kg por persona al ao, y en China y la India 3 kg por persona al ao.
En Chile se producen entre 450 y 500 mil toneladas de papel al ao y se recupera
alrededor del 47%. La industria de la celulosa y el papel utiliza un tercio de la produccin
nacional de madera.
Con el reciclaje se ahorra un 25% de energa en el proceso de fabricacin.
VENTAJAS
Preservacin de los recursos naturales (arboles)
Disminucin del costo de la gestin de residuos
Contribuir a los objetivos de la institucin sobre la gestin ambiental
Mejora de la imagen del hospital a nivel institucional
Se contribuye con el modelo de desarrollo sostenible, donde el consumo actual de
los recursos no comprometa el desarrollo social y ambiental de las futuras
generaciones.








BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida diaria, dentro de la
oficina, en nuestras casas, en la universidad, colegio, etc.
No se trata necesariamente de hacer una lista exhaustiva, as que es probablemente en la
bsqueda de disminuir el consumo que se puedan encontrar otra estrategia creativa que
puedan ser compartidas y promovida en la institucin.
Para ello necesitamos acciones que requieran cambio en la mentalidad y en la actitud de
las personas y en la organizacin de las operaciones.
UTILIZANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL

Fotocopiar e imprimir a doble cara
Este es uno de los mecanismos ms eficaces para reducir el consumo de papel en
la oficina, se debe utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan
las dos caras se ahorra papel, envos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, los
documentos son ms cmodos para engrapar, empastar y transportar.
Se recomienda que a la hora de comprar equipos como: impresoras,
multifuncionales y fotocopiadoras, se d prioridad a aquellos que tengan habilitada la
funcin de imprimir a doble cara (dplex) de forma automtica.
Se deber configurar el equipo para utilizar por defecto la impresin y fotocopia a
doble cara, con excepcin de aquellos casos en que las normas internas como: Sistemas
de Gestin de Calidad, Programas de Gestin Documental, requerimientos externo, exijan
el uso de una sola cara de la hoja.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar
Se recomienda utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a
diferentes tamaos, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas


del documento. Las fotocopiadoras tienen la funcin de reducir el tamao, esto se puede
consultar en la gua de usuario de estos aparatos.

Elegir el tamao y fuente pequeos
Para ahorrar espacio en el documento y hojas de papel, se debe elegir el tipo de
letra ms pequeo posible, para la impresin de borradores se recomienda utilizar el
tamao 10 puntos, mientras que en la impresin de documentos formales se recomienda
el tamao 12 puntos.
En las versiones finales o en documentos oficiales deber utilizarse las fuentes y
tamaos establecidos por el Sistema de Gestin de Calidad o las normas relacionadas con
el estilo e imagen de la institucin.

Configuracin correcta de las pginas
En ocasiones desperdiciamos hojas de papel porque lo que imprimimos no sali
como queramos, esto se debe a que no verificamos la configuracin de los documentos
antes de dar la orden de imprimir. Para evitar estos desperdicios es importante utilizar las
opciones de revisin y vista previa para verificar los mrgenes, tipos de letra, saltos de
pgina, etc.

Revisar y ajustar los formatos
Otra estrategia e la de optimizar el uso del espacio en los formatos de documentos
propios de la institucin con el fin de ahorrar en el consumo de papel. Una buena idea es
la revisin peridica de los procedimientos y formatos, con el fin de modificar estos,
eliminar los que no son necesarios, combinar formatos y reducir el nmero de copias
elaboradas de estos formatos.

Lectura y correccin en pantalla
Durante la elaboracin de un documento importante, es comn que se corrija
varias veces antes de estar listo para su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin
en papel se est gastando el doble del papel. Un mtodo sencillo para evitar el
desperdicio de papel es utilizar la computadora para revisar el documento en pantalla y
hacer las correcciones pertinentes, la computadora nos ofrece herramientas como aplicar
correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin.


En ocasiones hay documentos internos en la institucin que son de carcter
informativo como lo son: circulares, oficios, folletos, invitaciones, etc. que bien podran
mandarse en forma electrnica (correo) y leerse en la computadora sin la necesidad de
imprimir estos documentos. Esto significara un ahorro sustancial en el consumo del papel.

Evitar copias e impresiones innecesarias
Antes de crear o imprimir mltiples ejemplares de un mismo documento, se debe
analizar si son realmente indispensables. Debemos tener en cuenta que existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos, entre los que podemos
mencionar: el correo electrnico, internet, compartir documentos o carpetas en la red
local, entre otros.
A menudo se acostumbra imprimir los correos electrnicos, esto es totalmente
innecesario puesto que pueden ser ledos en pantallas y guardarlos en el disco duro de ser
necesarios.

Guardar archivos no impresos en la computadora
En el caso de que no se necesite tener una copia impresa de los documentos, se les
debe almacenar en el disco duro de la computadora, discos compactos, DVD, USB o
cualquier otro medio de almacenamientos.
Es importante tener una poltica clara sobre la forma de rotular, clasificar y
almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser resguardados
adecuadamente y se garantice su recuperacin y acceso para consulta.

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
Es importante que todo el personal de oficinas conozca el correcto funcionamiento
de las impresoras, multifuncionales y fotocopiadoras para evitar el desperdicio de papel
derivado por errores en su utilizacin. En este sentido se debe pedir apoyo a las
dependencias pertinentes para que brinden asistencia tcnica sobre el uso adecuado de
estos equipos.



Reutilizar el papel usado por una cara
Se debe utilizar las hojas de papel usadas de un solo lado para la impresin de
borradores, toma de notas, impresin de formatos no oficiales, listas de asistencia, entre
otros.
Reciclar
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin
de papel reciclado, as como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo se
debe contar con polticas y acciones que faciliten la seleccin en la fuente y el reciclaje del
papel.
Una buena medida es contar con un recipiente (Bote plstico, caja) donde se
pueda depositar el papel para su reciclaje.

LA TECNOLOGA Y SU IMPORTANCIA EN EL AHORRO DEL PAPEL

Uso del Internet
Se debe aprovechar al mximo el acceso a internet y sus servicios de red interna.
Dentro de las ventajas que nos ofrece el internet estn: evitar la impresin de
documentos, publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao que no
admite el correo electrnico.
Adicionalmente la Intranet (red local) permite configurar servicios de informacin y
referencia en lnea, estos constituyen el medio ideal para consolidar elementos de
interaccin y trabajo colaborativo tales como: blogs, wikis, foros, entre otros. Por obvias
razones se convierte en el soporte para la gestin de conocimiento e innovacin.

Uso de correo electrnico
El correo electrnico deber ser la herramienta nmero uno para compartir
informacin, evitando as el uso de papel. Para ello es necesario que se concientice al
personal sobre su uso para evitar que se transforme en canal de spam y basura digital. El
contenido del correo electrnico no se debe imprimir, a menos que sea estrictamente
indispensable.



Herramientas de colaboracin
Entre las herramientas de colaboracin tenemos: los espacios virtuales de trabajo,
programas de mensajera instantnea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios
compartidos, aplicaciones para uso de edicin de documentos compartidos, entre otros.
Estas ofrecen oportunidades significativas para intercambiar informacin de forma rpida
y efectiva, evitando la utilizacin de papel.
Al implementar su uso se debe tomar medidas de seguridad necesarias para
garantizar que no se ponen en riesgo sus activos e informacin confidencial. Tambin se
deben tomar medidas para evitar que los usuarios utilicen oseosamente las herramientas.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin
de contenido
El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el
empleo de documentos en formato electrnico, esto viene a sustituir los archivos viejos y
de grandes volmenes de papel, realmente significan un ahorro importante de papel y
espacio.
El primer paso es hacer una evaluacin de todos los documentos fsicos, desechar
los obsoletos y los seleccionados debern ser ingresados mediante procedimientos de
escaneo, ingresados manualmente, programas de diseo, entre otras herramientas
informticas, posterior a ello se guardaran en la computadora de secretaria para su
consulta. Se deber hacer una copia de seguridad de dichos archivos en medios fsicos
como cds o dvds.
Para garantizar la correcta administracin de documentos electrnicos de archivo
es necesario el uso de una aplicacin que permita su captura, registro, clasificacin,
archivo, que controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su
disposicin final, con todas las medidas de seguridad necesarias.

EVALUACIN

Al finalizar la ejecucin del plan se debe realizar una evaluacin, que ser instituida
semestralmente, en la que se detalle los logros alcanzados, esta deber contar con
argumentos tcnicos como estadsticas que demuestren los resultados. Dicho plan deber


detallar los nmeros y porcentajes de reduccin de papel, problemas durante la ejecucin
y recomendaciones necesarias.


Falta poner dibujos, ejemplos.
BIBLIOGRAFA