Definicin genrica de auditora.

Etapas de auditora.
Importancia de la supervisin

Autor: Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez

Resumen:
En este artculo presentamos un conjunto de elementos tericos de la
Auditora, partiendo de un conjunto de definiciones de la misma y
caracterizando cada una de las etapas por las que debe transcurrir el
ejercicio de la misma. Adems recalcamos como tarea de vital importancia la
Supervisin como elemento que garantiza en cierta medida la calidad de la
Auditora. Adems se recalca el papel del Supervisor para el desarrollo de
esta tarea y las caractersticas que debe tener el mismo.

Introduccin:
La Auditora juega un papel fundamental en el mantenimiento de estas
empresas que se necesitan, por cuanto implica el control de los recursos de
los cuales ella dispone, a su vez la calidad de las Auditoras es uno de los
temas ms importantes a perfeccionar en esta rama, pues de esto depende
la confiabilidad de los estados de control de nuestras empresas.

La Supervisin de las Auditorias constituye un aspecto de vital de importancia
segn las tendencias actuales, por cuanto significa la comprobacin y
seguridad de que stas se hayan realizado cumpliendo con los principios y
normas establecidos para el ejercicio de la Auditoria y permiten evaluar la
correspondencia del dictamen emitido por el grupo de auditores con la
situacin real de la entidad auditada. Este tema ha constituido una necesidad
identificada a nivel internacional y en el contexto nacional se ha pronunciado
el Ministerio de Auditoria y Control por disear un procedimiento que permita
determinar la confiabilidad y calidad del trabajo realizado por entidades
fiscalizadoras.

A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el
criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del
prestigio del auditor y su independencia causados por la corrupcin y otros
tipos de fraudes de los cuales no deja de estar exento ningn pas.



Desarrollo

Definicin Genrica de Auditora.

Existe ms de una definicin de Auditora, pero en esta ocasin veremos las
definiciones que nos puedan ayudar a entender y conocer en forma completa
el proceso en s.

Entonces entenderemos como Auditora:

Una recopilacin, acumulacin y evaluacin de evidencia sobre informacin
de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la
informacin y los criterios establecidos.

Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otras
situaciones que tienen una relacin directa con las actividades que se
desarrollan en una entidad pblica o privada. El fin del proceso consiste en
determinar el grado de precisin del contenido informativo con las evidencias
que le dieron origen, as como determinar si dichos informes se han
elaborado observando principios establecidos para el caso&.

De esta segunda definicin obtendremos algunos puntos que son
importantes analizarlos para saber que la Auditora es un proceso que rene
varias caractersticas, que son indispensables para una ejecucin completa y
correcta.

Es un proceso sistemtico, esto quiere decir que en toda Auditora debe
existir un conjunto de procedimientos lgicos y organizados que el auditor
debe cumplir para la recopilacin de la informacin que necesita para emitir
su opinin final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varan
de acuerdo a las caractersticas que rena cada empresa, pero esto no
significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estndares generales
establecidos por la profesin.

Tambin en esta definicin se indica que la evidencia se obtiene y evala de
manera objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con
una actitud de independencia neutral frente a su trabajo.

La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de
informacin y datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta
definicin no es estricta en cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha
revisado, ms bien nos indica que el auditor debe usar su criterio profesional
para saber cual de toda la evidencia que posee es la apropiada para el
trabajo que esta ejecutando, l debe considerar cualquier elemento o dato
que le permita realizar una evaluacin objetiva y expresar un dictamen
profesional.

Los informes a los cuales hace mencin la definicin, no solo se refiere a las
actividades econmicas, es decir, informes financieros de la empresa, sino
que tambin al ser una definicin general se puede aplicar criterio profesional
para poder relacionarlo con otras actividades de inters personal.

El auditor tiene un papel que desarrollar en este proceso, el cual es,
determinar el grado de precisin que existe entre los hechos que ocurren en
realidad y los informes que se han elaborado despus de haber sucedido
tales hechos.

El auditor debe realizar una evaluacin y un informe de los acontecimientos
revisados, para ello debe acogerse a principios establecidos. El auditor debe
conocer claramente los principios aplicados en cada informe que emita,
tambin debe tener la capacidad suficiente para determinar que dichos
principios han sido aplicados de manera correcta en cada situacin. Lo ms
comn es que el auditor realice su trabajo de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados (PCGA), sin embargo en algunas
ocasiones los principios apropiados son algunas leyes, reglamentos,
convenios contractuales, manuales de procedimientos y otras disposiciones
establecidas Autoridad competente en el tema.

Como ya hemos visto anteriormente la Auditora es un proceso a travs del
cual un sujeto (auditor) lleva a cabo la revisin de un objeto (situacin
auditada), con el fin de emitir una opinin acerca de su razonabilidad (o
fidelidad), sobre la base de un patrn o estndar establecido.

1.2.1 Definicin de Auditora
La palabra Auditora viene del latn AUDITORIUS, y de esta proviene auditor,
que tiene la virtud de or, y el diccionario lo considera revisor de cuentas
colegiado pero se asume que esa virtud de or y revisar cuentas est
encaminada a la evaluacin de la economa, la eficiencia y la eficacia en el
uso de los recursos, as como al control de los mismos.

La Auditora puede definirse como un proceso sistemtico para obtener y
evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin
consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo
con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos
informes se han elaborado observando los principios establecidos para el
caso.
Por otra parte la Auditora constituye una herramienta de control y
supervisin que contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la
organizacin y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades
existentes en la organizacin.

Otro elemento de inters es que durante la realizacin de su trabajo, los
auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologas de
avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporacin
sistemtica de herramientas con iguales requerimientos tcnicos, as como
de conocimientos cada vez ms profundos de las tcnicas informticas ms
extendidas en el control de la gestin.

1.3- Concepto de auditoria
Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin y evidencia
aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e
independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar
una opinin que muestre lo acontecido en el negocio; requisito fundamental
es la independencia.

Se define tambin la Auditora como un proceso sistemtico, que consiste en
obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a
los actos o eventos de carcter econmico administrativo, con el fin de
determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los
criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas
interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de
conformidad con normas y procedimientos tcnicos.

1.2.3 Clasificacin de las Auditoras.
De acuerdo con la filiacin del auditor, las Auditoras se clasifican:

Auditora Externa, que comprende la auditora estatal y la auditora
independiente. A su vez, la auditora estatal puede ser General o Fiscal.

Auditora Interna.

Auditora Externa:
Es el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o
estados financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la
conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes
en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales
facultados, que no son empleados de la organizacin cuyas afirmaciones o
declaraciones auditan.
Adems, examina y evala la planificacin, organizacin, direccin y control
interno administrativo, la economa y eficiencia con que se han empleado los
recursos humanos, materiales y financieros, as como el resultado de las
operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas
propuestas.
Fiscal.
Se denomina fiscal a la Auditora externa que se efecta por el Ministerio de
Finanzas y Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente
facultadas por ste, con el objetivo de determinar si los tributos al fisco, se
efectan en la cuanta debida y dentro de los plazos y formas, establecidos.
(Corresponde a la Oficina Nacional de Administracin Tributaria ONAT
ejercer estas funciones).Auditora independiente.

Se denomina Auditora independiente a la Auditora externa que realiza una
sociedad civil de servicios u otras organizaciones a entidades privadas,
mixtas, otras formas de asociaciones econmicas, sector estatal y
cooperativo, organizaciones y asociaciones, personas naturales y jurdicas,
que contraten el servicio de la .Auditora Interna. Se denomina Auditora
interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia
administracin y consiste en una valoracin independiente de sus
actividades; que comprende el examen de los sistemas de control interno, de
las operaciones contables y financieras y de la aplicacin de las
disposiciones administrativas y legales que corresponda; con la finalidad de
mejorar el control y grado de economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin
de los recursos; prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al
fortalecimiento de la disciplina en general. De acuerdo con los objetivos
fundamentales que se persigan, las Auditoras pueden ser:

De Gestin u Operacional.
Consiste en el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para
establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin,
control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los
recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

Financiera o de Estados Financieros.
Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones,
registros y estados financieros de la entidad, para determinar si stos
reflejan, razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus
operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmico
financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la
gestin econmico financiera y el control interno.

Especial.
Consiste en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una parte de
las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o
situaciones especiales y responden a una necesidad especfica.

As mismo, comprenden trabajos de investigacin, y la auditora que se
realiza con el objetivo de conocer en que medida se han erradicado las
deficiencias detectadas con anterioridad. Estos casos comnmente se
identifican como Auditoras Recurrentes o de Seguimiento.

Fiscal.
Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al
fisco, a los que est obligada la entidad estatal o persona natural o jurdica
del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectan en la
cuanta que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas, y
proceder conforme a derecho.

Estas definiciones se corresponden con las establecidas en el Decreto Ley
159 De la Auditora del 8 de junio de 1995.

NAGAS

Concepto

Las Norma de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los
principios fundamentales de Auditora a los que deben enmarcarse su
desempeo los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento
de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

Origen
Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing
Estndar SAS) emitidos por el Comit de Auditora del Instituto Americano
de Contadores Pblicos de los Estados Unidos de Norteamerica en el ao
1948

Por lo tanto, estas normas son de observacin obligatoria para los
Contadores Pblicos que ejercen la Auditora en nuestro pas, por cuanto
adems les servir como parmetro de medicin de su actuacin profesional
y para los estudiantes como guas orientadoras de conducta por donde
tendrn que caminar cuando sean profesionales.

Clasificacin de las NAGAS
En la actualidad las NAGAS, vigente en nuestro pas son 10, las mismas que
constituyen los (10) diez mandamientos para el auditor y son:

Normas Generales o Personales
a. Entrenamiento y capacidad profesional
b. Independencia
c. Cuidado o esmero profesional.

Normas de Ejecucin del Trabajo
d. Planeamiento y Supervisin
e. Estudio y Evaluacin del Control Interno
f. Evidencia Suficiente y Competente

Normas de Preparacin del Informe
g. Aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
h. Consistencia
i. Revelacin Suficiente
j. Opinin del Auditor

Definicin de Las Normas
Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del
examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor
como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir
para actuar como Auditor.

La mayora de este grupo de normas son contempladas tambin en los
Cdigos de Etica de otras profesiones. Las Normas detalladas anteriormente,
se definen de la forma siguiente:

1 Entrenamiento Y Capacidad Profesional

"La Auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento
tcnico y pericia como Auditor".

Como se aprecia de esta norma, no slo basta ser Contador Pblico para
ejercer la funcin de Auditor, sino que adems se requiere tener
entrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditor. Es decir, adems de
los conocimientos tcnicos obtenidos en los estudios universitarios, se
requiere la aplicacin prctica en el campo con una buena direccin y
supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y prctica constante forma la
madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus
diferentes intervenciones, encontrndose recin en condiciones de ejercer la
Auditora como especialidad. Lo contrario, sera negar su propia existencia
por cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de
que se multiplique las normas para regular su actuacin.

Independencia
"En todos los asuntos relacionados con la Auditora, el auditor debe mantener
independencia de criterio".

La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste
al auditor para expresar su opinin libre de presiones (polticas, religiosas,
familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de
grupo).

Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin profesional. Si
bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor
no solamente debe "serlo", sino tambin "parecerlo", es decir, cuidar, su
imagen ante los usuarios de su informe, que no solamente es el cliente que lo
contrat sino tambin los dems interesados (bancos, proveedores,
trabajadores, estado, pueblo, etc.).

Cuidado O Esmero Profesional
"Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecucin de la Auditora y en la
preparacin del dictamen".

El cuidado profesional, es aplicable para todas las profesiones, ya que
cualquier servicio que se proporcione al pblico debe hacerse con toda la
diligencia del caso, lo contrario es la negligencia, que es sancionable. Un
profesional puede ser muy capaz, pero pierde totalmente su valor cuando
acta negligentemente.

El esmero profesional del auditor, no solamente se aplica en el trabajo de
campo y elaboracin del informe, sino en todas las fases del proceso de la
Auditora, es decir, tambin en el planeamiento o planeamiento estratgico
cuidando la materialidad y riesgo.

Por consiguiente, el auditor siempre tendr como propsito hacer las cosas
bien, con toda integridad y responsabilidad en su desempeo, estableciendo
una oportuna y adecuada supervisin a todo el proceso de la Auditora.

Normas De Ejecucin Del Trabajo
Estas normas son ms especficas y regulan la forma del trabajo del auditor
durante el desarrollo de la Auditora en sus diferentes fases (planeamiento
trabajo de campo y elaboracin del informe). Tal vez el propsito principal de
este grupo de normas se orienta a que el auditor obtenga la evidencia
suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su opinin sobre la
confiabilidad de los estados financieros, para lo cual, se requiere previamente
una adecuado planeamiento estratgico y evaluacin de los controles
internos. En la actualidad el nuevo dictamen pone nfasis de estos aspectos
en el prrafo del alcance.

Planeamiento Y Supervisin
"La Auditora debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los
asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado".

Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los ltimos
aos a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento
estratgico como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho nfasis,
utilizando el enfoque de "arriba hacia abajo", es decir, no deber iniciarse
revisando transacciones y saldos individuales, sino tomando conocimiento y
analizando las caractersticas del negocio, la organizacin, financiamiento,
sistemas de produccin, funciones de las reas bsicas y problemas
importantes, cuyo efectos econmicos podran repercutir en forma importante
sobre los estados financieros materia de nuestro examen. Lgicamente, que
el planeamiento termina con la elaboracin del programa de Auditora.

En el caso, de una comisin de Auditora la supervisin del trabajo debe
efectuarse en forma oportuna a toda las fases del proceso, eso es a
planeamiento, trabajo de campo y elaboracin del informe, permitiendo
garantizar su calidad profesional. En los papeles de trabajo, debe dejarse
constancia de esta supervisin.

Estudio Y Evaluacin Del Control Interno
"Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno
(de la empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditora0
como base para establecer el grado de confianza que merece, y
consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad
de los procedimientos de Auditora".

El estudio del control interno constituye la base para confiar o no en los
registros contables y as poder determinar la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos o pruebas de Auditora. En la actualidad,
se ha puesto mucho nfasis en los controles internos y su estudio y
evaluacin conlleva a todo un proceso que comienza con una comprensin,
contina con una evaluacin preliminar, pruebas de cumplimiento,
reevaluacin de los controles, arribndose finalmente de acuerdo a los
resultados de su evaluacin a limitar o ampliar las pruebas sustantivas.

En tal sentido el control interno funciona como un termmetro para graduar el
tamao de las pruebas sustentativas.

La concepcin moderna del control interno incluye los componentes de
ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control,
informacin y comunicacin y los de supervisin y seguimiento.

Los mtodos de evaluacin que generalmente se utilizan son: descriptivo,
cuestionarios y flujo gramas.

Evidencia Suficiente Y Competente
"Debe obtenerse evidencia competente y suficiente, mediante la inspeccin,
observacin, indagacin y confirmacin para proveer una base razonable que
permita la expresin de una opinin sobre los estados financieros sujetos a la
Auditora.

Como se aprecia del enunciado de esta norma, el auditor mediante la
aplicacin de las tcnicas de Auditora obtendr evidencia suficiente y
competente.

La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes para sustentar una conclusin.

La evidencia ser suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas
aseguran la certeza moral de que los hechos a probar, o los criterios cuya
correccin se est juzgando han quedado razonablemente comprobados. Los
auditores tambin obtenemos la evidencia suficiente a travs de la certeza
absoluta, pero mayormente con la certeza moral.

Es importante, recordar que ser la madurez de juicio del auditor (obtenido
de la experiencia), que le permitir lograr la certeza moral suficiente para
determinar que el hecho ha sido razonablemente comprobado, de tal manera
que en la medida que esta descienda (disminuya) a travs de los diferentes
niveles de experiencia de los auditores la certeza moral ser ms pobre. Es
por eso, que se requiere la supervisin de los asistentes por auditores
experimentados para lograr la evidencia suficiente.

La evidencia, es competente, cuando se refiere a hechos, circunstancias o
criterios que tienen real importancia, en relacin al asunto examinado.

Entre las clases de evidencia que obtiene el auditor tenemos:
a. Evidencia sobre el control interno y el sistema de contabilidad, porque
ambos influyen en los saldos de los estados financieros.
b. Evidencia fsica
c. Evidencia documentaria (originada dentro y fuera de la entidad)
d. Libros diarios y mayores (incluye los registros procesados por
computadora)
e. Anlisis global
f. Clculos independientes (computacin o clculo)
g. Evidencia circunstancial
h. Acontecimientos o hechos posteriores.

Normas De Preparacin Del Informe
Estas normas regulan la ltima fase del proceso de Auditora, es decir la
elaboracin del informe, para lo cual, el auditor habr acumulado en grado
suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.

Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qu
forma se presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que
asume el auditor.

Aplicacin De Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

"El dictamen debe expresar si los estados financieros estn presentados de
acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados".

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son reglas generales,
adoptadas como guas y como fundamento en lo relacionado a la
contabilidad, aprobadas como buenas y prevalecientes, o tambin podramos
conceptuarlos como leyes o verdades fundamentales aprobadas por la
profesin contable.

Sin embargo, merece aclarar que los PCGA, no son principios de naturaleza
sino reglas de comportamiento profesional, por lo que nos son inmutables y
necesitan adecuarse para satisfacer las circunstancias cambiantes de la
entidad donde se lleva la contabilidad.
Los PCGA, garantizan la razonabilidad de la informacin expresada a travs
de los Estados Financieros y su observancia es de responsabilidad de la
empresa examinada.

En todo caso, corresponde al auditor revelar en su informe si la empresa se
ha enmarcado dentro de los principios contables.

4. Opinin Del Auditor
"El dictamen debe contener la expresin de una opinin sobre los estados
financieros tomados en su integridad, o la aseveracin de que no puede
expresarse una opinin. En este ltimo caso, deben indicarse las razones
que lo impiden. En todos los casos, en que el nombre de un auditor est
asociado con estados financieros el dictamen debe contener una indicacin
clara de la naturaleza de la Auditora, y el grado de responsabilidad que est
tomando".

Recordemos que el propsito principal de la Auditora a estados financieros
es la de emitir una opinin sobre si stos presentan o no razonablemente la
situacin financiera y resultados de operaciones, pero puede presentarse el
caso de que a pesar de todos los esfuerzos realizados por el auditor, se ha
visto imposibilitado de formarse una opinin, entonces se ver obligado a
abstenerse de opinar.

Por consiguiente el auditor tiene las siguientes alternativas de opinin para su
dictamen.
a. Opinin limpia o sin salvedades
b. Opinin con salvedades o calificada
c. Opinin adversa o negativa
d. Abstencin de opinar

Etapas de la Auditora
Todas las etapas de la Auditora son muy importantes y por tal motivo no
debemos escapar ninguna en el proceso de Auditora, las mismas se
comprenden en cinco partes y son las siguientes:

Exploracin
La exploracin es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al
inicio de la Auditora con el propsito de conocer en detalle las caractersticas
de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un
adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones
que resulten de mayor inters de acuerdo con los objetivos previstos.
Los resultados de la exploracin permiten, adems, hacer la seleccin y las
adecuaciones a la metodologa y programas a utilizar; as como determinar la
importancia de las materias que se habrn de examinar.

Tambin posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y
administrativo) as como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan
de trabajo ms eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la
Auditora habr de realizarse con la debida calidad, economa, eficiencia y
eficacia; propiciando, en buena medida, el xito de su ejecucin.

En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con
el propsito de explicarles el objetivo de la Auditora, y conocer o actualizar
en detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia,
desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de la produccin o de
los servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un
adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.

Planeamiento
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe
seguir en la Auditora a acometer.

Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que
aseguren la realizacin de una Auditora de alta calidad y que se logre con la
economa, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.

Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditora y
considerando toda la informacin obtenida y conocimientos adquiridos sobre
la entidad en la etapa de exploracin, el jefe de grupo procede a planear las
tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos
de la Auditora.

Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van
a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos
de que dispone.

Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecucin de
cada comprobacin o verificacin, se procede a elaborar el plan global o
general de la Auditora, el que se debe recoger en un documento que
contenga como mnimo:

Definicin de los temas y las tareas a ejecutar.
Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de ellas.
Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. Se considera desde la
exploracin hasta la conclusin del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista,
considerando como mnimo:

Nombre del especialista.
Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
Fecha de inicio y terminacin de cada tarea.

Cualquier ampliacin del trmino previsto debe estar autorizada por el
supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de
Auditora.

Segn criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la Auditora, como el
individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en
atencin al nmero de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas
subordinados, etc.

Supervisin

El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la Auditora y la calidad razonable del trabajo. Una supervisin y
un control adecuados de la Auditora son necesarios en todos los casos y en
todas las etapas del trabajo, desde la exploracin hasta la emisin del
informe y su anlisis con los factores de la entidad auditada.

Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditora y que
el informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones,
verificaciones e investigaciones realizadas.

Una supervisin adecuada debe asegurar que:

Todos los miembros del grupo de Auditora han comprendido, de forma clara
y satisfactoria, el plan de Auditora, y que no tienen impedimentos personales
que limiten su participacin en el trabajo.

La Auditora se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditora (Cap. II) y
las prcticas generalmente aceptadas para esta actividad.

Se sigue el plan de Auditora elaborado al efecto y se aplican los
procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.

Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten correctamente
los sealamientos en el informe final.

En el informe final de la Auditora se expongan las conclusiones, detalles y
recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los
resultados de las revisiones efectuadas.

La supervisin tiene normalmente dos niveles de ejecucin: el que
corresponde al que se realiza sistemticamente por el jefe de grupo y el que
acomete el funcionario del Ministerio designado como supervisor

Ejecucin
El propsito fundamental de esta etapa es recopilar las pruebas que
sustenten las opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, es la fase,
por decir de alguna manera, del trabajo de campo, esta depende
grandemente del grado de profundidad con que se hayan realizado las dos
etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles de Trabajo y las hojas de
nota, instrumentos que respaldan excepcionalmente la opinin del auditor
actuante.

Informe
En esta etapa el Auditor se dedica a formalizar en un documento los
resultados a los cuales llegaron los auditores en la Auditora ejecutada y
dems verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.

Comunicar los resultados al mximo nivel de direccin de la entidad auditada
y otras instancias administrativas, as como a las autoridades que
correspondan, cuando esto proceda.

El informe parte de los resmenes de los temas y de las Actas de Notificacin
de los Resultados de Auditora (parciales) que se vayan elaborando y
analizando con los auditados, respectivamente, en el transcurso de la
Auditora.

La elaboracin del informe final de Auditora es una de las fases ms
importante y compleja de la Auditora, por lo que requiere de extremo cuidado
en su confeccin.

El informe de Auditora debe tener un formato uniforme y estar dividido por
secciones para facilitar al lector una rpida ubicacin del contenido de cada
una de ellas.

El informe de Auditora debe cumplir con los principios siguientes:
Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.
Por escrito.
Oportuno.
Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, as como claro, conciso
y fcil de entender.
Que todo lo que se consigna est reflejado en los papeles de trabajo y que
responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
Que refleje una actitud independiente.
Que muestre la calificacin segn la evaluacin de los resultados de la
Auditora.
Distribucin rpida y adecuada.

Seguimiento
En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una
Auditora, generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal ,as que
pasado un tiempo aproximado de seis meses o un ao se vuelve a realizar
otra Auditora de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento
de las deficiencias detectadas en la Auditora.

Supervisin

Definicin
La supervisin es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios
y ha sido visto desde diferentes enfoques. Conocer estos antecedentes
resulta indispensable para ubicar a una funcin tan importante como la que
se trata en este curso, dentro del contexto de la Auditora pblica.

La palabra supervisin se deriva de los vocablos latinos sper y vicio, que
significa ver sobre, lo cual se traduce como mirar desde arriba una
actividad. El trmino de SUPERVISIN se utiliza tradicionalmente para
definir el acto de vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que
realiza el personal que est bajo su mando.

Ahora bien, para poder desarrollar una definicin de supervisin del trabajo
de Auditora pblica, cabe recordar que dentro de los rganos internos de
control existen diversos niveles de supervisin, que son determinados por el
tamao de la estructura orgnica del mismo. Segn Cameron C. Smith, en su
libro Guas para Supervisores, a estos niveles se les puede considerar
como directivos, y sus responsabilidades consisten en planear, organizar,
dirigir y controlar el trabajo de su unidad, as como coordinar los recursos,
mejorar el trabajo de grupo e individual de sus subordinados; promover la
comunicacin para dar instrucciones, recibir informacin, transmitir resultados
y tomar decisiones para hacer eficaz su labor.

Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento
de la forma en que se aplican las tcnicas, procedimientos y la observancia a
la normatividad en los trabajos de Auditora, lo que le dar una visin mas
amplia y le permitir ejecutar un trabajo ms profesional.

Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, as como a la necesidad de aumentar
eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron tcnicas,
principios y teoras que transformaron la funcin de supervisin de una
prctica emprica a una labor tcnica y especializada. Implcito en esta
evolucin se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento
ms importante para el logro de los objetivos.

La supervisin es ahora una funcin que permite vigilar, inspeccionar, evaluar
y conducir el trabajo de un equipo, as como promover que ste opere
conforme a los criterios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad,
imparcialidad y honestidad.

Como se observa, la supervisin ha sido necesaria siempre que el trabajo ha
implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas.

Por ello, el supervisor es aqul que dentro de la organizacin conduce a un
grupo de personas a l encomendado, hacia el cumplimiento de metas y
objetivos, y es el directamente responsable de la coordinacin, direccin,
verificacin, inspeccin y calidad en el trabajo.

La labor de Auditora pblica que se desarrolla en las dependencias y
entidades, hace necesario el ejercicio de la supervisin para garantizar el
logro de los objetivos que sustentan la existencia de los rganos internos de
control.

1.9.2- Antecedentes
La supervisin, al igual que la administracin, tiene un mayor desarrollo a
partir de la Revolucin Industrial, en donde se producen cambios profundos
que vienen a modificar completamente la estructura social, econmica y
poltica de esa poca.

Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitucin del
trabajo manual por el mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad de la
produccin y gran demanda de la fuerza de trabajo, lo que provoc la
creacin y multiplicacin de las industrias fabriles. Para que lo anterior fuera
posible, hubo necesidad de conformar de manera diferente la organizacin
del trabajo, lo que origin la introduccin de nuevos conceptos, entre los que
se encontraban:

La divisin del trabajo y la especializacin de las tareas;
La estandarizacin de las funciones;
La unidad de mando y centralizacin en la toma de decisiones; y
La formalizacin de las relaciones laborales.

La aplicacin de dichos conceptos a la industria repercuti en que la
supervisin de las tareas adoptara las siguientes caractersticas:
Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar la
produccin y mejorar en calidad, al menor costo posible;
nfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como
individuo;
Vigilancia del estricto apego a las reglas.
Para llevar a cabo esta funcin se hizo indispensable la asignacin de una
persona capacitada tcnicamente, a quien en ese entonces se le conoci
como capataz.

Esta persona ejerca una autoridad completa sobre el personal que
ejecutaba las tareas: reclutaba, disciplinaba y despeda; as mismo,
seleccionaba materiales, haca inventarios, organizaba el lugar de trabajo,
etc.

Importancia de la Supervisin
El xito de cada Auditora depende en gran parte de la efectividad de la
supervisin al personal de todos los niveles.

El tiempo empleado en dar una instruccin efectiva en el trabajo ahorra
muchas veces la necesidad de aplicar medidas correctivas durante su
desarrollo y evita que se dupliquen las actividades.

La supervisin es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de
la funcin de Auditora, ya que permite controlar las actividades que se
realizan en ella. Por esta razn se ha elevado a la categora de norma, a
efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a
cabo en los rganos internos de control.

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso
que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a
lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin
continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La
supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye
tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras
actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus
funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas
dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia
de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el
control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la
alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de los
aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre s, generan una sinergia y forman un
sistema integrado que responde de una manera dinmica a las
circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno est
entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones
empresariales fundamentales. El sistema de control interno es ms efectivo
cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la sociedad y
forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles
incorporados, se fomenta la calidad y la iniciativas de la delegacin de
poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rpida
ante las circunstancias cambiantes.

Objetivos de la Supervisin
La supervisin persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las
acciones para ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su
aplicacin. Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes:

Incrementar la calidad de las Auditoras, a travs de la revisin peridica del
trabajo del auditor, en funcin de los objetivos planteados;
Lograr que las revisiones se desarrollen con la mxima economa, eficiencia,
eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas
Generales de Auditora Pblica y dems normatividad aplicable;
Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen
adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva;
adems, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente en
las auditoras;
Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la
realizacin de la Auditora pblica;
Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la Auditora;
Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos especficos
de Auditora
Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los grupos de
Auditora.

Autoridad del supervisor
El supervisor, por la naturaleza de sus funciones, debe influir en la conducta
del grupo de auditores a su cargo, a fin de que stos cumplan con sus
responsabilidades, y con ello, l pueda hacer lo mismo con las que le
corresponden. Estas situaciones han provocado que la organizacin lo invista
de autoridad; por lo que sta se pueda definir como el derecho que tiene un
individuo para influir en la conducta de otro.

En el caso mencionado, la autoridad que se confiere al supervisor viene a ser
un instrumento de apoyo a sus funciones, que contribuye a orientar los
intereses particulares de cada auditor, al inters de cumplir los objetivos que
se persiguen en cada revisin que realiza el rgano interno de control.

Al derecho que otorga la organizacin a un individuo para que influya en la
conducta de otros, se le conoce como AUTORIDAD FORMAL. Debe
entenderse que esta concesin va de acuerdo al grado de responsabilidad
del que la ejerce.

Ahora bien, existe otro tipo de autoridad que se origina por las habilidades,
conocimientos o experiencia, entre otras caractersticas personales de un
individuo, conocida como AUTORIDAD INFORMAL, la cual surge sin que
medie ninguna disposicin de la organizacin y se desarrolla por los canales
informales de comunicacin que necesariamente se presentan en cualquier
grupo.

Un buen supervisor debe procurar basar su autoridad no slo en el derecho
que le otorga la organizacin, sino en el respeto que impongan sus
conocimientos, habilidades e inters para enfrentarse a los problemas diarios
de su trabajo. De esta manera, contar tambin con la concesin voluntaria
de sus subalternos para ejercer dicha autoridad.

Funciones del Supervisor en cada etapa de la Auditora

La revisin que ejecuta el supervisor no tiene la misma sistematicidad que la
del jefe de grupo, pero se desarrolla en todas las etapas de la Auditora y
son:

De exploracin
El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado de fiabilidad otorgado
por el jefe de grupo sobre el control interno (contable y administrativo) se
corresponde con los elementos que aportan las revisiones, comprobaciones y
actualizaciones de datos, antecedentes y otras cuestiones, segn lo
dispuesto en el Documento Exploracin de este Capitulo.

Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo referidas a la
conveniencia o necesidad de variar el objetivo original o el alcance de la
Auditora.

Del planeamiento
El supervisor verifica que el planeamiento de la Auditora responde a los
objetivos generales fijados inicialmente o, a los que se aadieron o
modificaron con posterioridad. Igualmente, si son consecuentes con los
resultados de la exploracin previa realizada; comprobando que dentro de
dicho planeamiento se reflejen como mnimo:

El perodo auditable.
Que las reas que sern auditadas constituyan las de mayor relevancia
para alcanzar los objetivos de la Auditora.
El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las
verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las
violaciones y deficiencias detectadas en Auditoras anteriores.
Que existe una distribucin racional de las tareas a realizar entre los
auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, as
como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual.
Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta
la complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su
ejecucin.

Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento.

De ejecucin
En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se est
desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisin
de los papeles de trabajo; que se estn cumpliendo las Normas de Auditora
de acuerdo con la fase del trabajo que se est ejecutando, entre ellas: que se
haya o se est realizando un estudio y evaluacin consecuente del control
interno (contable y administrativo), cuyos resultados fundamentarn el
alcance y la extensin de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a
ejecutar en la Auditora.

Adems, debe tener en cuenta:
El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento
aprobado.
Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y
muestren correctamente los resultados, as como que las evidencias de los
hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia, relevancia y
competencia.
Que las tcnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las
comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las
operaciones en el perodo seleccionado como auditable.
La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las
reas auditadas para informar los resultados de las comprobaciones y
verificaciones efectuadas, as como, que se recogen en las Actas de
Notificacin de los Resultados de Auditora (parciales) sus opiniones;
quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la
del auditor actuante.
Que, de ser posible, la confeccin del informe final de la Auditora se est
elaborando paralelamente al desarrollo de la Auditora.
Que en la confeccin de los papeles de trabajo se cumple con lo
establecido en el documento Conceptos, Propsitos y Requisitos (Cap. VIII).

De confeccin del informe final
En esta etapa se le da forma definitiva al informe final de la Auditora y
generalmente se termina al concluir sta en el terreno; siendo la etapa en
que el supervisor debe verificar que se han observado las Normas de
Auditora, en especial el Captulo 5, referido a: Normas para la Presentacin
de Informes y lo consignado en el Captulo Informe de Auditora, de este
Manual; adems, comprobar:

La adecuada preparacin de los papeles de trabajo tal como se seala en
la etapa de Ejecucin.
Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.
Que la calificacin otorgada al control interno (contable y administrativo) y
otras evaluaciones que se dan de acuerdo con el tipo de Auditora (Res. No.
ONA 5-2000) sean razonables, adecuadas y estn acordes con los
resultados de la Auditora.
Que todo lo que se consigna en el informe final est reflejado en los
papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias
suficientes y competentes.
Que los resultados de las comprobaciones en cada rea se hayan
analizado con un enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar
esos resultados en su ntima interrelacin, y el impacto de conjunto en la
gestin de la entidad.
Que el informe cumpla adems, con lo establecido en el Captulo Informe
de Auditora de este Manual.

En todas las etapas, el supervisor debe dejar constancia en los papeles de
trabajo y documentos revisados, mediante firma o cuo personal y fecha en
que se realiz la comprobacin, as como las orientaciones impartidas, de ser
necesario esto ltimo.

1.12-Otras funciones del supervisor
Entre sus funciones, el supervisor debe exponer por escrito su valoracin del
desarrollo de la auditora y sus resultados, en especial, en lo referido al
cumplimiento de los objetivos previstos, as como las orientaciones
impartidas al jefe de grupo y auditores actuantes.

Igualmente, debe informar al jefe de la unidad organizativa correspondiente
del Ministerio los resultados de cada supervisin realizada y su valoracin
final del trabajo

Cuando el jefe de la unidad organizativa de auditora del Ministerio lo
determine, el supervisor debe participar en la reunin de anlisis de los
resultados de la auditora con los factores de la entidad auditada. Debe
tenerse en cuenta que la participacin en esta reunin le permite valorar el
desenvolvimiento del jefe de grupo en dicha reunin.

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