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Cmo armar una buena presentacin

Abusar de los recursos que ofrecen los programas de


presentaciones puede ser la mejor manera de llevar una
exposicin al fracaso.
Los programas de presentaciones, como Microsoft PowerPoint
y orel Presentations, son la mano derec!a de las personas
que necesitan crear apoyos audiovisuales para acompa"ar
sus exposiciones, sobre todo en los ambientes corporativo y
acad#mico.
ada versin que sale al mercado ofrece nuevas
caracter$sticas que permiten crear presentaciones cada ve%
m&s din&micas y profesionales' efectos especiales, transiciones y animaciones( la posibilidad de incluir
enlaces de !ipertexto, audio y video, y la interaccin con otros programas, como procesadores de
palabras y !ojas de c&lculo.
)in embargo, muc!as personas abusan de estos recursos y tratan de acomodarlos todos, a las malas, en
una sola diapositiva. *l resultado' im&genes y textos incomprensibles, una audiencia aburrida y un
mensaje que no llega a los destinatarios+ al menos, no de manera clara y efectiva.
*s un verdadero desperdicio, pues el objetivo de las presentaciones es lograr que el p,blico capte mejor
lo que se le quiere decir. )eg,n estudios citados por la divisin de tecnolog$as de la informacin de la
-niversidad de .isconsin, las personas retienen muc!o m&s f&cilmente la informacin que ven que la
que escuc!an, y muc!o m&s todav$a la que ven y escuc!an al mismo tiempo.
Para evitar errores comunes y lograr que sus exposiciones sean claras y eficientes, tenga en cuenta los
siguientes puntos, que !an sido tomados de gu$as especiali%adas creadas por profesionales en la
materia
/
.
Antes de empezar
0ecuerde que el programa de presentaciones es un apoyo para su exposicin. Por eso, antes de
empe%ar a 1botar informacin a la loca2 en su computador, defina muy bien estos aspectos'
/. 3dentifique su audiencia y defina su objetivo' no es lo mismo presentarle el balance de su
compa"$a a los miembros de la junta directiva que a un posible inversionista. *n el primer caso
se trata de un informe, mientras que en el segundo su intencin es vender la imagen de la
empresa. *l contenido y la forma de su presentacin pueden variar dependiendo del p,blico.
4. 5efina una estructura' esto le ayudar& a que su presentacin tenga continuidad, sin saltos que
confundan a su audiencia y 6peor todav$a6 a usted. 7ale la pena que !aga un diagrama que le
sirva de columna vertebral.
El diseo general
*l protagonista de su presentacin es el contenido, de manera que el dise"o debe estar orientado a
destacarlo de la mejor manera posible, no a !acer m&s dif$cil su comprensin. Por eso, tenga en cuenta'
/. Mantenga la identidad' procure que su presentacin tenga elementos comunes de principio a fin,
que le den co!erencia gr&fica. *s buena idea utili%ar un fondo general para todas las diapositivas,
el logo de su compa"$a en una esquina y colores consistentes para elementos que se repitan a lo
largo de la exposicin, como marcos, tablas o simplemente l$neas.
/
Con informacin de: Universidad de Australia, Universidad de Malaspina (Canad), Universidad
de Wisconsin, Universidad de Alabama.
4. 8uen contraste' utilice fondos que no entorpe%can la lectura del texto y de las im&genes,
combinados con tipos de letra f&ciles de leer y de buen tama"o. Los especialistas recomiendan
tonos claros pastel para el fondo y letras oscuras.
9. 3nteresante, pero sobrio' use efectos especiales, pero no abuse de ellos. 3m&genes que dan
vueltas o frases cuyas palabras aparecen una por una suelen distraer a la gente y !acerle perder
inter#s, sobre todo si el recurso se repite una y otra ve%. Por su parte, las transiciones entre
diapositivas deben ser consistentes con la estructura de la exposicin. Por ejemplo, procure usar
siempre la misma para saltar de un tema a otro, y otra diferente para moverse entre las
diapositivas del mismo tema.
:. ;i color$n ni colorado' no utilice muc!os colores, muc!o menos si son muy brillantes. Adem&s,
evite las combinaciones de colores complementarios, como rojo y verde, caf# y verde, a%ul y
negro, a%ul y morado+ Algunas personas son propensas a me%clarlos y no captan el contenido.
<. Multimedia en miniporciones' utilice videos y sonidos solo cuando sea estrictamente necesario y
cuando la informacin que contienen forme parte del contenido de la presentacin, no para que la
exposicin se vea 1m&s bonita2.
Las fuentes
La tipograf$a juega un papel fundamental en el #xito de sus presentaciones. 5ebe asegurarse de que
todas las personas que asisten a su exposicin entiendan lo que dicen las diapositivas.
/. =acilite la lectura' los tipos de letra que mejor se entienden son Arial, >a!oma, 7erdana,
?elv#tica, >imes ;ew 0oman y @aramond. Algunos expertos aconsejan otras fuentes que tienen
una estructura similar o que pertenecen a sus mismas familias. 5e cualquier manera, es m&s f&cil
encontrar las anteriores en cualquier sistema operativo o programa.
4. ABui#n es qui#nC' cada elemento del texto debe tener una jerarqu$a diferente. Los t$tulos deben
ser m&s grandes Dentre 9E y :F puntosG que el texto normal Dentre /F y 4F puntosG. >ambi#n es
posible utili%ar diferentes tipos de letra para cada uno de ellos, pero sin me%clar m&s de tres. *so
s$, utilice la misma fuente siempre que emplee el mismo elemento en diferentes partes de la
presentacin.
9. Altas y bajas' no escriba grandes bloques de texto en may,sculas, pues son m&s dif$ciles de leer.
Las imgenes
Los elementos gr&ficos son un buen apoyo para el contenido de la presentacin, sobre todo para mostrar
informacin comparativa o informacin que no se pueden describir con palabras.
/. *quilibrio ante todo' las im&genes deben estar bien balanceadas dentro de la presentacin con
respecto al texto y otros elementos que apare%can en la diapositiva. ;o se recomienda usar m&s
de dos gr&ficas por diapositiva.
4. Bue se vean' el texto de las tablas y otros recursos gr&ficos debe ser legible. )i tiene demasiados
elementos que obligan a reducir el tama"o de la letra o de las im&genes, es preferible que utilice
solo aquellos que desea destacar y elimine otra informacin de contexto.
9. ontrol de calidad' aseg,rese de que las im&genes que utilice tengan un buen nivel de contraste
y brillo, que sean claras y n$tidas. )i por alg,n motivo debe manipularlas, mantenga las
proporciones.
:. ;o sea pesado' utilice un programa de edicin para reducir el tama"o de las im&genes, de
manera que el arc!ivo final no quede muy grande Ddebe ser de slo unos cuantos HilobytesG.
El contenido
Las presentaciones son para apoyar su exposicin, no para reempla%arla. Por eso'
/. )olo lo necesario' procure escribir palabras clave o frases que le sirvan a usted como gu$a y al
p,blico para identificar la idea central de su c!arla. *vite oraciones largas o complejas.
4. Al grano' trate de escribir m&ximo siete l$neas de texto en cada diapositiva y m&ximo siete
palabras por cada l$nea. *sto, de paso, lo obliga a omitir informacin in,til y a utili%ar ,nicamente
lo necesario.
9. 0espete las reglas' revise la ortograf$a y la gram&tica de su presentacin. La gente suele darle
importancia al !ec!o de encontrar una palabra mal escrita o una frase inco!erente.
:. ;o al plagio' utilice solo contenido sobre el que tenga derec!os. 0ecuerde que el material que
encuentra en 3nternet o el que extrae de otras fuentes puede estar protegido. *s importante citar
la fuente de toda la informacin de terceros que utilice.
ltimos preparativos
uando crea que su presentacin est& terminada, tmese el tiempo necesario para verificar que todos los
detalles est#n en orden.
/. ;o improvise' ensaye la exposicin completamente al menos una ve% antes de enfrentarse al
p,blico. )i us enlaces de !ipertexto para vincular contenido a otros arc!ivos o aplicaciones,
durante este proceso podr& asegurarse de que todos funcionan perfectamente.
4. Mida el tiempo' lo ideal es que se muestren unas /4 diapositivas por cada /E minutos de
presentacin. Muy pocas pueden aburrir a la gente y muc!as pueden saturarla. Alrededor de un
minuto por diapositiva le permite a la audiencia tomar notas tranquilamente sin perder detalles de
la c!arla.
9. >ome precauciones' si no va a ejecutar su presentacin directamente desde su P, aseg,rese
de que el equipo que va a usar tenga el software necesario. Algunos programas tienen un visor
port&til( es decir, software que permite reproducir las presentaciones en otro computador, as$ la
aplicacin en que se cre no est# instalada. )in embargo, suelen tener algunas limitaciones.
Adem&s, verifique de que el medio en el que graba su presentacin D5, unidad externa,
memoria =las!G se puede leer en el computador donde la va a ejecutar.
:. La presentacin no es como la pintan' tenga en cuenta que los colores que usted ve en la
pantalla de su computador, especialmente si es un port&til, pueden ser muy diferentes a los que
se ven cuando la presentacin se proyecta en una pantalla grande. >enga en cuenta esto durante
el dise"o y verif$quelo en el ensayo.
Durante la presentacin
/. Pres#ntese' ponga su nombre, cargo y dem&s informacin de contacto en la primera diapositiva
de su presentacin. ;o todo el auditorio est& obligado a conocerlo.
4. *xponga, no lea' evite leer el contenido de las diapositivas. )i !ay una cita textual que deba
reproducir, !&galo de forma natural dentro de su c!arla, sin mirar la pantalla o la proyeccin.
9. IM$reme cuando le !abloJ' Mantenga contacto visual con su audiencia en lugar de mirar la
pantalla y distraerse con otros elementos.
:. La actitud cuenta' un buen contenido pierde todo el efecto si el expositor no tiene una postura y
una actitud adecuada. 5#jese inundar por el entusiasmo, as$ sienta que est& !aciendo el oso+
laro, salvo que est# presentando los resultados de su compa"$a a la junta directiva para
anunciar la quiebra.
>omado de' *l >iempo. Kctubre 4: de 4EE9, )eccin >ecnolog$a