Reglas bsicas para calcular presupuesto

Por qu es necesaria una herramienta sobre la elaboracin del presupuesto?

La elaboracin de un presupuesto resulta clave para la administracin financiera. Esta
herramienta te ayudar a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva
en tu organizacin. Si tienes un firme entendimiento de principios sobre elaboracin de
presupuestos, entonces estars bien situado para una firme administracin financiera. Si
utilizas esta herramienta junto con otras, como se ha indicado, aumentars la capacidad
de tu organizacin a la hora de dirigir su efectividad financiera. Asimismo, incrementars
su capacidad de supervivencia a lo largo del proceso de previsin y planificacin.

Quin debera utilizar esta herramienta?
Esta herramienta est dirigida expresamente a aquellas personas que han tenido poca o
ninguna experiencia en el campo presupuestario. Quiz no has estado nunca implicado en
la direccin de una organizacin, proyecto o departamento; o bien, nunca has participado
en la administracin financiera. Pero ahora te enfrentas a la tarea de desarrollar un
presupuesto, o presupuestos, y no ests muy seguro de cmo empezar. Si te encuentras
en esta situacin, esta herramienta te ser de gran utilidad.

Cundo ser til esta herramienta?
Despus de acabar la planificacin estratgica y de accin de tu organizacin (ver las
herramientas sobre planificacin) y necesites saber cunto dinero te har falta para
hacer lo que has planificado.
Cuando necesites averiguar cunto costar dirigir un proyecto o departamento en
particular.
Cuando quieras pedir a un donante que apoye un aspecto especfico de tu trabajo.





ANTES DE DESARROLLAR UN PRESUPUESTO

Cuando ests desarrollando un presupuesto, no deberas improvisar a medida que lo
realizas. Al igual que en todo buen ejercicio de administracin de una organizacin, un
buen ejercicio presupuestario implica claridad de propsito, planificacin detallada y
pensamiento considerable.
stas son algunas de las preguntas que debers responder a lo largo de las distintas fases
de preparacin presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto:

Podramos haber gastado menos el ao pasado y an haber conseguido los
mimos o mejores resultados?
Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera as, podemos evitarlo en el
futuro?

En este apartado de esta herramienta prestamos especial atencin a:
Qu es un presupuesto, quin debera participar en su elaboracin y por qu
presupuestamos?
Los planes operacionales
Clculo de costes
Fuentes de financiacin
Necesitas abordar estos asuntos antes de empezar a desarrollar tu presupuesto, pues
constituyen una extensin del proceso de planificacin en el que se basa toda la
elaboracin del presupuesto (ver tambin las herramientas Descripcin general de la
planificacin, Planificacin estratgica y Planificacin de accin)

QU ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita
gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita
generarse para cubrir los costes de finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una
estimacin o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en trminos
monetarios para realizar tu trabajo.




Un presupuesto no es:
Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes
medidas para tratar las consecuencias del cambio. As, por ejemplo, si has presupuestado
diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador,
entonces podras comprar menos ordenadores y adquirir el generador.
Un simple registro de los gastos del ltimo ao, con un 15% extra aadido para cubrir la
inflacin: cada ao es distinto (ver tambin el apartado sobre Diferentes tcnicas
presupuestarias) y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para
examinar lo que realmente es necesario para poner en prctica sus planes.
Slo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no
debera formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la
hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que
se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar
constantemente y usar con creatividad.
Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no subestimes el coste real delas
cosas con la esperanza de que te ayudar a recaudar el dinero que necesitas; es mejor
devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un poco ms para
poder acabar el trabajo.
stas son dos de las preguntas clave que deberas ser capaz de contestar sobre la
elaboracin de un presupuesto:
Por qu es necesario un presupuesto?
Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto?

Revisin
Durante la revisin de las propuestas, los donantes suelen comenzar por el presupuesto.
Jane Geever, autora de la "Gua para escribir propuestas", del Foundation Center,
mantuvo entrevistas con varios donantes y descubri que, de hecho, muchos consideran
que revisar el presupuesto es la mejor forma de formarse una buena imagen del proyecto
sin necesidad de mayores explicaciones. Cuando se les pregunta: "En general, cmo lee
una propuesta?", se obtienen las siguientes respuestas:
"Miro el presupuesto. A travs de los aos aprend que la parte descriptiva puede ser
enriquecedora, pero los nmeros son precisos y directos. Quiero comprobar que el dinero
va a servir a los fines descritos en la propuesta." Joel Orosz, W.K. Kellogg Foundation


"Voy pasando de una parte a otra del documento de la siguiente manera: primero, miro el
presupuesto, para ver si la solicitud es adecuada y analizar la parte financiera de la
entidad; luego, voy a la seccin del proyecto, para ver lo que quieren lograr; despus, leo
la lista de miembros del Directorio." Lynn Pattillo, The Pittulloch Foundation, Inc.
"Suelo mirar primero el presupuesto, y despus leo la propuesta de atrs hacia adelante."
Michael Gilligan, The Henry Luce Foundation, Inc.
Preparacin del presupuesto
No es necesario que un contador prepare el presupuesto.
No todas las organizaciones sin fines de lucro cuentan con un contador pblico que
elabore los presupuestos de sus proyectos. Si este es el caso, la persona ms adecuada
para preparar el presupuesto del proyecto puede ser alguien que conozca el proyecto en
profundidad, que sepa mucho sobre la organizacin y que tenga conocimientos
financieros. Esta persona podra ser el director del proyecto, un miembro del equipo que
participe en el mismo, o quien maneje las finanzas de la organizacin.
Una vez finalizada la propuesta, se recomienda que al menos una persona cercana al
proyecto revise toda la documentacin para verificar que no falte nada y que el
presupuesto refleje en forma fidedigna la descripcin del proyecto.
Elementos del presupuesto
Entre los elementos tpicos del presupuesto se encuentran la lista de gastos, como
tambin el monto de la donacin y los ingresos.
Cuando se comienza a armar un presupuesto, resulta til preparar una hoja de trabajo
que incluya una lista de todos los gastos de personal y de otros costos relacionados con el
funcionamiento del proyecto. Es importante incluir cualquier gasto nuevo en el que se
incurrir si el proyecto recibe la donacin (es decir, empleados temporarios o
consultores), como tambin los gastos corrientes para las partidas presupuestarias que se
asignarn al proyecto. Los gastos no salariales pueden contemplar partidas
presupuestarias tales como viajes, equipamiento, artculos de oficina y gastos de correo.
Las partidas presupuestarias de personal deben incluir salarios y beneficios. Los
empleados de tiempo completo que se asignarn al proyecto deben contemplarse en el
presupuesto con el porcentaje adecuado de tiempo. Por ejemplo, si una asistente
administrativa calcula que dedicar 20 horas de sus 40 horas de trabajo semanales a un
proyecto cuya duracin estimada es de un ao, se incluir en el presupuesto el 50% del
total de su salario durante un perodo de doce meses.



Presupuesto del Proyecto

GASTOS
Personal
Asistente administrativa
(50% del costo de su dedicacin completa) $ 17.000
Prestaciones complementarias (al 15%) 2.550
Total de gastos de personal $ 19.550
Otros gastos
Empleados temporarios:
Coordinador del Proyecto
(15 horas/semana a $ 15,00 por hora) $ 11.700
Asistente del Proyecto
(20 horas/semana a $ 9,50 por hora) 9.800
Prestaciones complementarias (al 15%) 3.225
Materiales del Taller de Capacitacin Laboral $ 1.400
Artculos de oficina 1.100
Franqueo 900
Viticos del personal 1.000
Otros 100
Total de otros gastos $ 29.225
Total de gastos del proyecto $ 48.775
No es conveniente poner "Otro" en una partida de monto considerable. Recuerde que los
donantes quieren revisar el presupuesto y encontrar en l una representacin razonable
de los costos de su programa. Es importante asegurarse de que la partida "Otro" no
represente un porcentaje demasiado alto del total del presupuesto. Sin embargo, una
suma pequea es perfectamente razonable.
La lista de partidas presupuestarias y los clculos realizados para llegar a la cifra que figura
en cada una de ellas deben resumirse en las hojas de trabajo. Esto puede resultar esencial
para recordar cmo lleg a esos nmeros al escribir la propuesta, y en una etapa
posterior, al presentarla a los donantes.
Ingresos
Si el monto de una donacin ya fue asignado al proyecto a travs de los fondos de una
fundacin, donaciones en especie (no monetarias), fondos gubernamentales o aportes
individuales, deber reportar esta informacin en el estado de ingresos y donaciones.


Entonces, el monto total de la donacin asignado deber deducirse de la partida de
"Gastos totales" del presupuesto para llegar al "Saldo requerido". Todo ingreso previsto
tambin debe incluirse en el estado de ingresos y donaciones. Por ejemplo, si trabaja en
un grupo de teatro local y estima que asistirn a la funcin 50 personas por noche, a $10
la entrada, durante cuatro noches, la partida de ingresos debe reportar "Venta de
entradas" por un monto de $2.000.
Si est presentando propuestas ante distintas fundaciones, en general es una buena idea
mencionarlo en su propuesta. Por ejemplo, podra declarar: "Adems de su Fundacin,
esta propuesta se presenta ante la Fundacin ABC y XYZ" o bien: "Ya hemos recibido una
donacin de $30.000 de la Fundacin ABC, y estamos solicitando $15.000 a su fundacin,
que constituye el saldo requerido para el proyecto".
Presupuesto del Proyecto

INGRESOS
Donaciones
Fundacin ABC $ 30.000
Fundacin XYZ 10.000
Gobierno 12.000
Aportes individuales 12.000
Eventos especiales
Venta de entradas 2.000
Total de Ingresos $ 64.000

Costos indirectos y prestaciones complementarias
El presupuesto de un proyecto puede incluir partidas para costos indirectos y prestaciones
complementarias.
La mayora de los presupuestos incluyen costos indirectos, lo que permite que el proyecto
financie la parte de costos administrativos derivados de la operacin diaria. Segn la
preferencia del donante, los costos indirectos pueden incluirse en una sola partida
presupuestaria, o bien en distintas subpartidas.
Algunas partidas presupuestarias para costos indirectos incluyen un porcentaje de la
remuneracin del contador, los gastos de las reuniones del directorio, el alquiler, la
electricidad y el costo de gestin del departamento de recursos humanos. Estos son los
rubros generales, ya sea que conozca o no el proyecto particular para el cual est
elaborando el presupuesto, y una organizacin no puede operar sin estos costos. En


general, la frmula utilizada para asignar costos indirectos en los presupuestos de los
proyectos se basa en los costos indirectos de la organizacin en relacin con el total de
gastos del programa de la organizacin.
Cada ao XYZ Inc., organizacin sin fines de lucro, gasta $400.000 en sus
programas, y $100.000 en costos indirectos.

Cul es la tasa de costos indirectos?

$100.000 / $400.000 = .25

La tasa de costos indirectos es del 25%. Esto significa que por cada dlar
que la organizacin invierte en sus programas, 25 centavos estn
destinados a costos indirectos.

Clculos
Las prestaciones sociales y los impuestos laborales deben incluirse como parte de los
gastos de personal. Si los fondos de una donacin se utilizan para el pago de un sueldo, o
parte de un sueldo, es preciso incluir esa proporcin de las prestaciones complementarias.
Las prestaciones complementarias (no salariales) abarcan costos tales como
contribuciones al sistema de la seguridad social, seguro mdico, seguro odontolgico y
seguro por invalidez a largo plazo. Una vez que se han determinado los costos de las
prestaciones complementarias (no salariales) asignadas a los empleados dentro de su
organizacin, es posible dividir esa suma por la cantidad total de los costos salariales y
llegar a una tasa de beneficio.
Clculo de la tasa de prestaciones complementarias

Prestaciones complementarias
Seguro mdico $ 25.000
Seguro odontolgico 5.000
Seguro por invalidez a largo plazo 5.000
Otros aportes y contribuciones del empleador 15.000
Total de prestaciones complementarias $ 50.000
Total de la nmina $ 200.000
Tasa de prestaciones complementarias = Total de prestaciones
complementarias/Nmina
$ 50.000/$ 200.000 = 25%












Introduccin
Este conjunto de herramientas proporciona las directrices para desarrollar y controlar un
presupuesto. Tambin te ayudar con la elaboracin de un presupuesto global para una
organizacin y para un proyecto especfico. Contiene diversas herramientas para calcular
costes y consejos para asegurarte de que tus presupuestos cumplen las necesidades de tu
organizacin o proyecto. En el apartado de ejemplos te ofrecemos casos reales de
presupuestos y el modo en el que pueden ser controlados.












Conclusin
Aunque el objetivo principal de la empresa sea la obtencin de maximizacin de utilidades
o maximizacin de su valor (crecimiento financiero) no se debe olvidar nuevamente que
las competencias y responsabilidades de las empresas en el plano social es obligatorio y
necesario para un crecimiento econmico ms sano. La empresa se debe de implicar en
un papel que vaya ms all de slo las tareas tcnicas y econmicas de crecimiento a costa
de todo. Para muchos autores se tiene que hablar actualmente de responsabilidad social
como una nueva dimensin empresarial preocupada por el concepto de sostenibilidad, en
el que converjan a un mismo nivel los aspectos econmicos, sociales y medioambientales,
aun a costo del crecimiento de la empresa.














Reglas bsicas para calcular presupuesto


Catedrtico:
Erick Estuardo Garca

Estudiante:
Walter Aparicio Vsquez

Clase:
Finanzas Pblicas

Colegio:
Evanglico Mixto ADONAI

Grado:
5to. Perito Contador.