SENA CENTRO NACIONAL DE

HOTELERIA TURISMO Y ALIMENTOS

Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: CDD001

Fecha: 14/03/14
Versin: 1



REDACTADO VERIFICADO APROBADO
Paula Andrea Quintero C. Laura Natalia Rocha Yuri Paola Landinez
Gerente de operaciones Jefe de Produccin Gerente General


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION
DE LA CALIDAD
UNIDAD RESPONSABLE: GERENCIA DE CALIDAD

2. Objetivo
Administrar la documentacin que se genera al interior del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)
de la empresa, con el propsito de garantizar que al ser consultada, se encuentre revisada,
actualizada y aprobada; se conserve la informacin y se controle que las actividades de la
empresa enmarcadas dentro de los procesos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes.

3. Definiciones
APROBACIN: Autorizacin para la distribucin y aplicabilidad de un documento (darle legalidad
al documento) por la persona idnea que tenga la autoridad sobre los recursos para poder
implementar el documento.

CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que
conforman el Sistema de Gestin de la Calidad.

DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la documentacin
del Sistema de Gestin de la Calidad.

DOCUMENTO: Es toda informacin y su medio de soporte.

MANUAL DE LA CALIDAD: Documento donde se detalla la construccin del Sistema de Gestin de
la Calidad de una organizacin

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

1. Descripcin resumida del procedimiento:
Administrar la documentacin que se genera al interior del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)
de PAN COOK GIRLS, con el propsito de garantizar que al ser consultada, se encuentre revisada,
actualizada y aprobada; se conserve la informacin y se controle que las actividades de la
empresa se realicen enmarcadas dentro de los procesos de acuerdo con las normas vigentes.


SENA CENTRO NACIONAL DE
HOTELERIA TURISMO Y ALIMENTOS

Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: CDD001

Fecha: 14/03/14
Versin: 1



REDACTADO VERIFICADO APROBADO
Paula Andrea Quintero C. Laura Natalia Rocha Yuri Paola Landinez
Gerente de operaciones Jefe de Produccin Gerente General


PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

INSTRUCTIVO: Documento donde se especifican actividades a considerar enunciadas dentro del
desarrollo de un procedimiento.

FORMATO: Documento del Sistema de Gestin de la Calidad para la captura de informacin.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas.

MODIFICACIN: Es la actualizacin de un documento.

RESPONSABILIDAD: Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia
para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho

REVISIN: Consiste en verificar que lo documentado coincida con la realidad y viceversa, dicha
revisin es ejercida por la persona idnea que conozca sobre el proceso / actividad documentado
para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del documento objeto REVISIN: Consiste
en verificar que lo documentado coincida con la realidad y viceversa, dicha revisin es ejercida
por la persona idnea que conozca sobre el proceso / actividad documentado para asegurar la
conveniencia, la adecuacin y eficacia del documento objeto

4. Lder del Procedimiento: GERENTE DE CALIDAD










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HOTELERIA TURISMO Y ALIMENTOS

Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: CDD001

Fecha: 14/03/14
Versin: 1



REDACTADO VERIFICADO APROBADO
Paula Andrea Quintero C. Laura Natalia Rocha Yuri Paola Landinez
Gerente de operaciones Jefe de Produccin Gerente General


5. Descripcin de procedimiento




DESCRIPCIN

QU?

CMO?

QU?

QUEN?

Insumos
necesarios para
la actividad


Descripcin
detallada de la
actividad

Resultados o
productos de la
actividad

Cod.de Registros y
Nombre
De Documentos
Asociados

Encargado de
la actividad


1. Identificar Necesidad de
documentacin del Sistema
de Gestin de la Calidad
Nuevas normas
legales o
modificatorias.
Agilizacin o
cambio del
proceso o de los
procedimientos.
Cambio de la
distribucin de
procesos y
procedimientos.
Cambio de
responsables
dentro de los
procesos o
procedimientos.
Simplificacin de
trmites.
Identificar la
necesidad de emitir,
modificar o eliminar
un documento y
canalizarla con el
lder del
procedimiento
mediante el "Formato
Solicitud de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
adjuntando el
documento nuevo o
ajustado, si es el
caso.
Identificacin de
actualizacin,
anulacin o
emisin de
documentacin.
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
"Formato para la
caracterizacin de
procedimientos (F-2-
1-3)"
"Formato para la
caracterizacin de
procesos (F-2-1-2)"
Servidor
Pblico
2.Analizar impacto y
Solicitare misin,
modificacin o anulacin de
documento y
Disear o Modificar
Documento.
"Formato Solicitud
de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
Analizar la solicitud
de emisin,
modificacin o
anulacin del
Sistema de
Gestin de la Calidad
y decidir viabilidad o
no de la misma,
determinando:
a) Si la solicitud es
rechazada, se enva
correo electrnico al
solicitante
informando los
motivos. Fin del
procedimiento.
b) Si se aprueba la
solicitud, se
diligencia "Formato
Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
o se ajusta el formato
enviado por servidor
pblico, de acuerdo
con lo establecido en
el INSTRUCTIVO
PARA LA
Correo electrnico
informando la no
aprobacin
del documento
sugerido con copia
a
gerencia.calidad@
pancook.co
Documento
Diseado y
Solicitud
diligenciada.
Ambos productos
enviados al correo:
gerencia.calidad@
pancook.co


Correo electrnico
con
justificacin de la no
aprobacin del
documento
sugerido
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
"Formato para la
caracterizacin de
procedimientos (F-2-
1-3)"
"Formato para la
caracterizacin de
procesos (F-2-1-2)"



Lder de
Proceso, Lder
de
Procedimiento
/ Lder
estratgico de
Gestin


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REDACTADO VERIFICADO APROBADO
Paula Andrea Quintero C. Laura Natalia Rocha Yuri Paola Landinez
Gerente de operaciones Jefe de Produccin Gerente General


ELABORACIN DE
LOS DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA
CALIDAD y remitirlo
al correo:
gerencia.calidad@pa
ncook.co junto con el
documento diseado
o modificado a
actualizar en el SGC.
3.Analizar la justificacin y
pertinencia de la solicitud
de documentacin en el
SGC
Solicitud
diligenciada y
remitida
Analizar la
justificacin y
pertinencia de la
solicitud frente a los
documentos
establecidos en el
SGC, decidiendo su
viabilidad de
estandarizacin y
determinar:
a) Si la solicitud es
rechazada, se enva
comunicado al lder
de proceso
y/o Procedimiento y
se remite al paso
dos.
b) Si la solicitud es
aprobada continuar
con el paso 4.
Correo empresarial
informando al lder
de
proceso y/o
procedimiento la
aceptacin o
Rechazo la
solicitud.
Correos
empresariales
Enviados
Servidor
pblico de la
Gerencia
de Calidad

4.Revisar la solicitud de
emisin, modificacin y
anulacin de documentos
Del Sistema de Gestin de
La Calidad.
Solicitud
diligenciada y
documento
relacionado
Revisar el
documento y
Determinar:
a) Si se trata de
emisin, modificacin
o anulacin de un
proceso continuar
con el paso 5.
b) Si se trata de
emisin, modificacin
o anulacin un
procedimiento:
Revisar su
contenido, objeto y
alcance, el impacto
con los dems
procesos y
procedimientos.
Continuar con el
paso 6.
c) Si se trata de un
formato o instructivo,
continuar con el paso
7.
Correo para
revisin de
proceso,
procedimiento,
Instructivo o
formato.
Documento
Diseado.
"Formato Solicitud
de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
"Formato para la
caracterizacin de
procedimientos (F-2-
1-3)"
"Formato para la
caracterizacin de
procesos (F-2-1-2)"
Servidor
pblico de la
Gerencia
de Calidad

5.Analizar documento Agenda de Comit
Tcnico de
Gestin Integra
Analizar documento
y determinar:
a) Aprobar proceso y
mediante Acta de
Comit.
Continuar con el
paso b) Solicitar
ajustes al proceso
Acta de Comit
Tcnico de
Gestin Integral
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)" y
actas.

Miembros del
Comit
Tcnico
de Gestin
Integral





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para revisin en
prximo Comit y
retomar este paso
(5).
c) No aprobar
documento y remitir
copia de acta al
solicitante con la
Justificacin. Fin del
Procedimiento

"Formato para la
caracterizacin de
procesos (F-2-1-2)"






6. Analizar documento Correo para
revisin de
procedimiento
Analizar documento
y determinar.
a) Aprobar
procedimiento y
remitir correo a la
empresa Continuar
con el
paso 8
b) Solicitar ajustes
del procedimiento al
Lder de
procedimiento y
retomar este paso (6)
c) No aprobar
documento y remitir
copia correo al
solicitante con la
justificacin. Fin del
Procedimiento
Correo con
decisin sobre el
documento
analizado.
"Formato Solicitud
de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-
1)"
"Formato para la
caracterizacin de
procedimientos (F-2-
1-3)"
Gerente de
Calidad
7.Analizar documento Correo para
revisin de formato
e instructivo
Analizar documento
y determinar:
a) Aprobar formato e
instructivo y remitir
correo a la empresa.
Continuar
con el paso 8.
b) Solicitar ajustes al
formato e instructivo
al lder de
procedimiento y
retomar este paso
(7).
c) No aprobar
formato e instructivo
y remitir copia del
correo al solicitante
con la justificacin.
Fin del
Procedimiento
Correo con
decisin sobre el
documento
analizado
"Formato Solicitud
de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
"Formato Solicitud de
Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
Servidor
pblico de la
Gerencia
de Calidad
8. Asignar cdigo y versin
al documento del Sistema
de Gestin de la Calidad
Documentos del
Sistema de
Gestin de la
Calidad
aprobados.
Asignar a los
documentos del
sistema de Gestin
de la calidad el
cdigo y la versin
correspondiente de
la actualizacin y/o
emisin.
Documento
aprobado con
codificacin y
Versiona miento.
Servidor
pblico de la
Gerencia
de Calidad
9. Actualizar el SGC y
socializar documentos a
Lderes de Proceso y/o
Procedimiento y Lderes
Estratgicos de Gestin
Correo con
decisin sobre el
documento
analizado
Documento
Diseado y con
Actualizar listados
empleados y Pagina
del Sistema de
Gestin de la
Calidad, enviar
comunicado a lder
Actualizacin de
pgina del Sistema
de Gestin
de la Calidad,
listados empleados
actualizados,
Pgina del Sistema
de Gestin
de la Calidad
actualizada,
Correo electrnico
enviado al
Servidor
pblico de la
Gerencia
de Calidad


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Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: CDD001

Fecha: 14/03/14
Versin: 1



REDACTADO VERIFICADO APROBADO
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Gerente de operaciones Jefe de Produccin Gerente General


codificacin.
"Formato Solicitud
de Emisin,
modificacin o
anulacin de
documentos y
formatos (F-2-1-1)"
Acta de Comit
Tcnico de
Gestin Integral
de proceso y/o
procedimiento y
Lder
Estratgico de
Gestin informando
los cambios
evidencia de
actualizacin del
documento
informada al Lder
de proceso y/o
Procedimiento

Lder de Proceso y/o
Procedimiento
Informando los
cambios en la
documentacin.
10.Realizar difusin del
Documento
Pagina del
Sistema de
Gestin de la
Calidad
Actualizada y
correo electrnico
enviado al Lder
de Proceso y/o
Procedimiento
informando los
cambios en la
documentacin
Difundir y explicar el
manejo del
Documento a nivel
nacional a los
servidores pblicos
responsables para la
utilizacin del mismo,
garantizando el
seguimiento para su
adecuada aplicacin
Socializaciones
Internas en las
reas
responsables.
Lder de
Proceso, Lder
de
Procedimiento
/ Lder
estratgico de
Gestin