Universit degli Studi di Firenze _ Dipartimento di Storia delle Arti e dello Spettacolo

Storia della fotografia _ prof.ssa Tiziana Serena

L-Art-03 (Storia dellarte contemporanea)

Vademecum_Come scrivere una e-mail


Alle lettere elettroniche non firmate, oppure redatte in stile libero modello chat (con
intestazione: salve!, buongiorno!, hola proff., o semplicemente quando
riceve?), la docente non risponde. Non risponde altres alle richieste di informazioni
che sono disponibili gi nel sito di Lettere, sezione OFF (programmi, orari di
ricevimento etc.) o nelle bacheche del Dipartimento di Storia delle Arti e dello
Spettacolo. Quindi non offendetevi: controllate prima se le informazioni sono gi
disponibili.


Scrivere email: consigli generali
Molte persone pensano che scrivendo un'email si possa essere sgrammaticati,
sbagliare l'ortografia o usare una brutta sintassi. Non vero. Scrivere male porta a
leggere male e a capire male. Questo spesso rende necessario altri giri di email per
chiarire che cosa si vuole veramente dire. Inoltre, scrivere male costringe chi legge a
perdere molto tempo per esegesi impossibili di testi improbabili. Se voi non volete
perdere tempo a scrivere decentemente, perch pensate che chi riceve voglia
perdere tempo a capire che avete da dire?
Va anche parecchio di moda avere indirizzi di posta surreali con associati nomi
ancora pi surreali. Ma che impressione pensate che faccia ricevere un'email con
nome associato Nosferatu da iwillkillyou@gmail.com? Usate il vostro nome. Tutti i
grandi hacker hanno indirizzi semplici, spesso dati, per ridurre i tempi di battitura,
dalle iniziali di nome e cognome, e i nomi associati ai loro indirizzi sono i loro veri
nomi, ben scritti (e no, per favore, non confondete hacker con cracker o intruder; gli
hacker fabbricano cose, non le rompono!).
Molte persone sono poi oberate da tonnellate di posta indesiderata. Tenendo pure
conto del fatto che ci sono buoni filtri che possono dare una mano, rimane il fatto
che spesso la scrematura veloce della posta indesiderata si fa guardando solo
l'oggetto (per piet, non il soggetto!). Quindi, quando scrivete un'email
associatele un oggetto chiaro, breve e conciso. Ciao va quasi certamente a finire in
un filtro o viene cancellato distrattamente dal destinatario. Volevo sapere come stai
ha qualche chance in pi. Le email con oggetto vuoto sono senza speranza.
Scrivere ad un docente
Ma passiamo a una questione pi spinosa: scrivere a un docente. Prima di tutto,
cercate di inviare il messaggio da un indirizzo ufficiale (cio da quello fornito
dall'universit). Questo aiuta a evitare la sindrome Nosferatu e riduce la possibilit di
finire in un filtro. Spesso e volentieri, inoltre, gli indirizzi bizzarri vengono da sistemi
bizzarri, ed frequente, quando si risponde, vedere la risposta rimbalzare indietro
con i pi vari errori (casella piena, nome sconosciuto, ecc.). In ogni caso, di nuovo,
scrivete in modo da fare pervenire chiaramente il vostro nome al destinatario.
L'oggetto dovrebbe rendere immediatamente chiaro di che corso si parla. Domanda
non vuol dire nulla: Una domanda sulle dispense del laboratorio di programmazione
gi aiuta. Modalit d'esame del corso di analisi quasi poesia (posto che, come
nella maggior parte dei casi, non siano date in dettaglio su un sito web che non
avete avuto voglia di andare a cercare; in questo caso le risposte possono essere
piuttosto secche, ma d'altra parte ve la siete cercata). Ricordatevi che molti docenti
insegnano tre o pi corsi, e non sempre evidente dal testo dell'email a che corso ci
si riferisce. In particolare, se il corso articolato in pi turni dite sempre qual il
turno in questione.
In genere meglio partire in modo pi formale:
Gent. Prof. Puffo,
vorrei sapere se venerd la lezione verr effettuata in aula 8.
In italiano esistono diversi appellativi ufficiali per i professori: a seconda delle cariche
vanno da egregio a chiarissimo fino al comicissimo magnifico e all'improbabile
amplissimo (gli anglosassoni devono pensare che siamo veramente dei buffoni).
Qui la soluzione corretta fortemente dipendente dalla persona con cui avete a che
fare. Se si presenta in giacca e cravatta o tailleur e cammina come se indossasse un
busto di stecche di balena (ma siete veramente arrivati a leggere fino a qua?), forse
potete tentare un Chiar.mo (o il titolo pi appropriato per la sua carica). Caro
un po' troppo familiare. Gentile ragionevole e non troppo affettato, e dovrebbe
funzionare nella maggior parte delle circostanze.
D'altra parte, che dire, siete veramente in grado di partire con egregio e reggere il
tono per tutta l'email?
Evitate, sempre e comunque, le scuse per il fatto che non siete stati a lezione/non
siete stati a laboratorio/non siete stati all'esame/avete fatto una domanda
stupida/avete fatt o troppe domande intelligenti/qualunque cosa. Basta. inutile. Se
avete una scusa vera, seria, e per qualcosa di grave, ditela di persona.
Non usate l'imperativo. Mai. Evitate anche di esprimere in maniera diretta le vostre
necessit. Mi mandi le dispense del corso richiama istantaneamente la risposta sto
[omissis] cos come ho bisogno degli orari ispira naturalmente e oltre a indicarti
la pagina del sito dove li potresti facilmente trovare devo anche ramazzarti la
stanza?. Il condizionale e le forme di cortesia sono fondamentalinon perch avete
di fronte a voi un docente, ma perch avete di fronte a voi una persona con cui non
avete familiarit.
Dulcis in fundo: firmate con nome, cognome, e mettete eventualmente tra parentesi
il nome del corso.

Gli allegati
Ah, le mal du sicle. Gli allegati indesiderati hanno molti effetti collaterali spiacevoli.
Non tutti leggono la posta da una connessione a banda larga: un file Microsoft Word
che contiene poche righe di testo lungo decine se non centinaia di migliaia di byte.
Perch il destinatario dei vostri messaggi deve aspettare ore e spendere una
montagna di denaro per qualcosa che non vi ha chiesto?
Scrivete quello che dovete scrivere nell'email. Le email con testo vuot o e un allegato
Microsoft Word sono equivalenti a stamparsi sulla fronte un marchio infamante e
indelebile. Utilizzate formati leggeri (testo puro), o, se proprio dovete aggiungere
allegati ingombranti, comprimete utilizzando un formato facilmente manipolabile su
qualunque piattaforma (che so, .zip). In ogni caso, non inviate qualcosa che non vi
stato richiesto. E, a meno che non siano intercorsi accordi precedenti, non inviate per
via elettronica materiale che deve essere necessariamente stampato. Il destinatario
della vostra email pu non avere il tempo, i mezzi o la voglia di stampare tutto ci
che gli viene mandato.
Non esagerate
Riceviamo tutti troppa posta. Non scrivete messaggi che non servono. Se avevate
bisogno di una risposta e questa non arriva in tempo ragionevole, scrivete di nuovo,
ma lasciate un minimo di margine. Se la risposta vi soddisfa e non richiede
esplicitamente di comunicare di nuovo, evitate di intasare le caselle di posta dei
docenti con messaggi di ringraziamento.*
03 dicembre 2006
*Tratto dallo scritto del collega Sebastiano Vigna dellUniversit di Milano
(http://vigna.dsi.unimi.it/comescrivere.php), segnalatomi dal dott. Carlo Brambilla. Ringrazio
sentitamente entrambi per avermi risparmiato lonere della scrittura.