El Oficio

A) Definicin
El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por
las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas.
B) rea de Difusin
El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de
ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con
aquellos que ocupan cargos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o
institucin.
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por
quien hace sus veces. Abandonando asuntos especficos del trabajo. Los oficios de circulacin interna,
confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin.
C) Utilidad y propsito
Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe
ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento.
D) Partes del Oficio
1. Encabezamiento.-Damos el nombre del encabezamiento al extremo superior del documento y
comprende las siguientes partes:
2. Texto.- Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto
reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de
documento.
3. Trmino.-comprende la clausura del texto con la respectiva firma.
E) Tipos de Oficio
Oficio Simple o Directo
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona.
Generalmente en caso de una invitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o
actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para
gestionar algn servicio.
Oficio Mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios
destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar
cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es
importante recordar que:
El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima
parte de este tipo de oficio.

a) Partes del Encabezado
Membrete
Es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento.

Nombre del ao
Ministerio de Educacin
Instituto Superior Pedaggico
Honorio Delgado Espinoza
En nombre de ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto
supremo. Ejemplo:
2013 Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria
Lugar y fecha
El lugar y la fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el nombre
de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin.
Lima, 15 de noviembre de 2013.
Lima, noviembre 15 de 2013.
En documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras:
15 noviembre 2013
15/11/2013
15-11-2013
2013-11-15
Cdigo
El cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia de la
referencia. Est compuesta por:
El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra numero, con maysculas. Por ejemplo:
OFICIO No.
El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan anualmente:
001.
Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 2013-.
Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guin o
barra inclinada.
OFICIO N. 001-2023-ISPHDE
Destinatario
Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se remite el documento
Asunto
Es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Est integrado
por los siguientes elementos:
La palabra asunto seguida de dos puntos; y,
Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama.
Asunto: Festival de Sabores
Referencia
Es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora.
Es una parte complementaria porque su uso es opcional. La llevan nicamente las comunicaciones que
contestan o reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende:
El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y el cdigo y la fecha simplificados o
abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. No. 123-2013-OR
DE 15 de nov. de 2013
b) Partes del Texto
Nota sobre el Vocativo
Es una palabra o frase de cortesa que se utilizaba antes de empezar la redaccin del texto.
Actualmente manuales de correspondencia moderna y normas internas de los organismos del Sector
Pblico, no consideran al vocativo parte del documento administrativo.
Seor Director
Muy seor mo
De mi mayor consideracin
Cuerpo o texto
Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa
y muy brevemente.
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, con su
consentimiento nuestra Institucin, se realiz el FESTIVAL DE SABORES, dicha actividad se efectu con
toda normalidad y xito, confraternizando toda la familia del ISPHDE, en la institucin, localizado en
Cayma. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima
personal.
c) Partes del Trmino
Antefirma.-Es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del
texto de un documento administrativo, precede a la firma del responsable de la comunicacin.
Pueden ser:
Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.
Firma.- Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica establecida y estilizados de la
persona que se responsabiliza el documento.
Posfirma.- La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta
por los siguientes elementos: Profesin o grado acadmico, en forma abreviada. Nombre(es) y
apellidos del con maysculas.
Cargo que desempea, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayscula:
Jefe de Planificacin
Sello.-EL sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva: refrenda la
firma del responsable de la comunicacin. Este es de forma circular en los organismos
dependientes del Estado. Lo usan las personas que tienen cargos directivos. Lleva el nombre de
sello de legalizacin.
Anexo.- Es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay
necesidad de acompaar objetos u otros documentos tales como: recibos, facturas, certificados,
testimonios, fotografas, grabaciones, etc.
Con copia.- la con copia es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias
y/o servidores a quienes se envan las copias del documento que se redacta. Comprende los
siguientes elementos: Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase con copia, as:
c.c., y la relacin de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias
del documento. Por ejemplo:
c.c.:
Direccin
Subdireccin
Archivo
Pie de pgina.- el pie de pgina es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del
documento. Comprende las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se
menciona en la posfirma y de aqulla que se
encarg de su mecanografiado o digitacin
TCL: Dir.
mzs: sec.
F) Estilos de Redaccin
Bloque
El estilo bloque se caracteriza por iniciar la redaccin
de los prrafos del texto sin dejar sangra.

Semibloque
ste se singulariza por comenzar la redaccin de los prrafos del texto dejando sangra, que por lo general
es de 5 espacios horizontales en blanco, el cual puede aumentar o disminuir, slo y nicamente es a inicio
del prrafo.














Bloque Extremo
El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la redaccin de todas las partes del documento en el
margen izquierdo, a excepcin del nombre del ao que mantiene su ubicacin habitual y del sello de
legalizacin que se imprime al lado derecho de la firma