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ADMINISTRACIN DE BODEGAS




RELATOR: Ivn Godoy C.








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INTRODUCCIN


Este material de capacitacin forma parte del Programa de Formacin y Desarrollo del Personal de
Keylogistics.

Los contenidos y actividades a desarrollar se orientan a una aplicacin prctica de los conceptos
tericos de este manual.

Esperamos que esta actividad de capacitacin sea de gran ayuda en la operacin diaria del contrato y
que lo aprendido pueda ser traspasado a su lugar de trabajo y se refleje en un mejoramiento continuo
de las relaciones interpersonales y de Equipo de la Empresa.



OBJETIVO GENERAL

El objetivo del presente curso es entregar los criterios administrativos, tcnicos y normativos de
carcter prctico, para permitir una eficiente administracin, almacenamiento y control del total de los
materiales, materias primas, bienes e insumos de una empresa, con la finalidad de lograr un oportuno
y sistemtico abastecimiento a la totalidad de los departamentos de trabajo, lnea de distribucin,
clientes, para as dar cumplimiento a la planificacin, objetivos y metas de la empresa. Entregando un
ptimo funcionamiento y manejo de reduccin de costos.

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INDICE GENERAL

Temario Pgina
Introduccin....................................................................................................1
Objetivo General.............................................................................................1

ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Introduccin a la Administracin........................................................................4
Qu es una Empresa?....................................................................................4
Qu es Administracin?..................................................................................5
Administracin de operaciones..7

PRINCIPIOS BASICOS DE UN ALMACEN O BODEGA

Definicin de Bodega.7
Caractersticas7
Tipos de Movimiento..8
Entidades relacionadas..8
Qu es Administracin de Bodega?..................................................................8
Personal de Bodega......8
Tipos de Bodega.9

MATERIALES

Clasificacin de los Materiales10
Curva de Paretto11
Clasificacin de los Materiales.12
Cdigos de Barra.12

RECEPCIN

Prcticas esenciales..........................................................................................13




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Practicas ms habituales..14
Control de Calidad..14


ALMACENAMIENTO

Identificacin del producto.15
Mtodos Bsicos.16
Polticas y criterios de Almacenamiento.17
Factores que influyen..17

ADQUICISIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS

Conceptos y alcances19
Procedimiento de Compras...20
Controles Internos.. 22
Manejo de Inventarios.21
Casos Especiales23
Valorizacin de Inventarios24


ENTREGA O DESPACHO..26

REGISTRO..27

DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGA. 28

















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ADMINISTRACIN DE BODEGAS


INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

La bodega constituye un espacio fsico que ser responsable de cobijar el capital invertido en
funcionamiento a las estrategias de cada empresa. Este debe cumplir con las funciones de recepcin
de materiales, almacenamiento, control y despacho.

El saber manejar adecuadamente la bodega es una condicin indispensable para el correcto
funcionamiento del servicio, y requiere conocimientos en materias administrativas, tcnicas, costos y
adems un gran sentido prctico e imaginacin para enfrentar situaciones desfavorables en cuanto a
espacios, temperaturas, ubicacin, humedad, despachos y otras variables que nunca estarn
ausentes.
Estos apuntes tienen la finalidad de ayudar a cada alumno en los quehaceres laborales en la
administracin de bodegas.

Nuestro objetivo es lograr que las personas encargadas de la administracin y control del manejo de
materiales y sus colaboradores comprendan la importancia del esta rea en la cadena de
abastecimiento (supply Chan management), y que logra ventaja competitiva.

Antes de estudiar la administracin de bodegas, se hace necesario entender algunos conceptos para
el buen entendimiento de lo que se estudiar.

LA EMPRESA

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para
cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas
de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.

Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se examine con todo
detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o




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de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de
ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se habla de
"empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de "empresa
industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn
generalmente a las empresas del sector privado.











QUE ES UNA EMPRESA:

SE ENTIENDE POR EMPRESA TODA ORGANIZACIN DE MEDIOS PERSONALES,
MATERIALES, INMATERIALES, ORDENADOS BAJO UNA DIRECCIN, PARA EL LOGRO DE LOS
FINES ECONMICOS, SOCIALES, CULTURALES O BENFICOS, DOTADAS DE UNA
INDIVIDUALIDAD LEGAL DETERMINADA ( CODIGO DEL TRABAJO ART. N3 )

TIPOS DE EMPRESAS

PRODUCCIN

Industrias manufactureras.
Industrias de elaboracin.
Industrias extractivas.
Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin).
Agroindustrial (en escala industrial).





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SERVICIOS

Transporte
Produccin de energa elctrica y otros
servicios pblicos.
Reparacin, conservacin, limpieza y otros
servicios.
Distribucin (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
Hoteles y Restaurantes.
Informacin y servicios de esparcimiento.




QU ES ADMINISTRACIN?:

ES EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Y DESARROLLO DE ACCIONES PARA DIRIGIR
HACIA OBJETIVOS COMUNES LAS ACTIVIDADES DE QUIENES PARTICIPEN EN UNA
ORGANIZACIN
(ADMINISTRACIN DE OPERACIONES: JOSEPH G. MONKS)

Los objetivos de la administracin son mltiples y difieren dependiendo de las empresas y sus metas,
entre las cuales figuran:

Dar bienestar a los empleados
Servir a los clientes
Producir utilidades a los accionistas.
Cumplir responsabilidades ante la sociedad.

Para lograr los objetivos, los ejecutivos de cada compaa formulan polticas, planes de operacin,
procedimientos y reglas.





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ADMINISTRACIN DE OPERACIONES

ES LA ACTIVIDAD MEDIANTE LA CUAL LOS RECURSOS, FLUYENDO DE UN SISTEMA
DEFINIDO, SON COMBINADOS Y TRANSFORMADOS EN UNA FORMA CONTROLADA PARA
AGRAGARLES VALOR EN CONCORDANCIA CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN.



1. Principios Bsicos del Almacn.


1.1. Definicin de bodega o almacn:




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Es el lugar fsico de aprovisionamiento donde se almacenan todos los productos
fsicos tales como productos terminados, semi - terminados, materias primas,
repuestos, etc., necesarios para el funcionamiento de la empresa, el cual debe
cumplir con normas y requisitos bsicos de los organismos estatales y/o bien de las
polticas de cada empresa.

1.1.1. Caractersticas:

Cada bodega o almacn tienen caractersticas distintas ya sean en dimensiones,
subdivisiones, por tipos de almacenamientos, por ubicaciones geogrficas y tipos de
stock a controlar.

1.2. Tipos de movimientos:

Entradas de productos, salidas y traspasos.

1.3. Entidades relacionadas.

Proveedores.
Clientes.
Otros.

1.4. Definicin de administracin de bodegas:

Es la planeacin, la organizacin y el control del flujo de materiales;
desde su compra inicial, pasando por las operaciones internas, hasta la
distribucin de los productos finales




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1.5. Personal de Bodega.

En cada bodega es fundamental el personal que en ella labora, debido que de ellos depende
el buen funcionamiento.
Dependiendo el tipo de materiales que se maneje y volumen, es la cantidad de personas que
en las bodegas debe haber.

2. Tipos de bodega o almacn.

Nos encontramos con tres tipos de bodegas mas comunes en las empresas :

Bodega de materiales:
o Materias primas.
o Piezas y partes adquiridas.
o Insumos generales
o Repuestos para equipos e instalaciones

Bodegas de productos en proceso.
o Productos en proceso.
o Piezas semi-elaborada
o Productos en trnsito.

Bodega de productos terminados, venta y/o distribucin.




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o .productos terminados para la distribucin y/o venta




3. Los materiales

El trmino MATERIAL abarca las materias primas, piezas y grupos con los que se fabrican los
productos, y los dos grandes objetivos de la administracin de materiales y economa de materiales
son:

Que el material necesario se ponga a disposicin de las secciones de produccin y de venta
con la suficiente antelacin.

Y, que se minimice el capital invertido en el almacn.

Con frecuencia resulta difcil conciliar esos dos objetivos. En efecto, si se reduce la inversin de
capital disminuyendo el stock de material, puede suceder que se produzcan retrasos en la puesta a
disposicin de los materiales, puesto que habra que hacer ms compras, debido a lo escaso stock
que se tiene en almacenamiento. (De los materiales que falta comprar naturalmente no se puede
disponer con tanta rapidez como de los materiales que ya se tiene en existencia.




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3.1. La clasificacin de materiales como criterio bsico para la administracin
de bodegas.

Los materiales los clasificaremos en ocho familias:

Clasificacin segn caractersticas de stock.

o Consumo Habitual o de Stock Operacional
o Consumo Directo.
o Discontinuados
o Sin utilizacin.

Clasificacin segn caractersticas de consumo.

o De utilizacin general.
o De utilizacin especfica.

Atendiendo a su comportamiento en la operacin de la empresa.
o Alta criticidad
o Criticidad media
o Criticidad baja o nula.

Segn importancia financiera del consumo
o Clase A.
o Clase B.
o Clase C.

Segn importancia financiera del Stock.
o Clase A.
o Clase B.
o Clase C.

Segn caractersticas fsicas de almacenamiento.
o En patio sobre pallet.
o Bajo galpn sobre piso.
o Bajo galpn en estanteras.
o Etc.etc.




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Segn frecuencia de despacho.
o Alta
o Media
o Baja

Segn caractersticas de fabricacin o procedencia.
o Importados.
o De fabricacin nacional segn especificacin de la empresa.
o Normalizados.


3.2. La Curva de Paretto o curva ABC.

El sistema de clasificacin ABC es un mtodo ampliamente usado para categorizar los
materiales de acuerdo con la cantidad y el valor, en otras palabras es el ordenamiento de
acuerdo a los costos, y Paretto nos dice que el 20% de los gastos genera el 80% de los
ingresos del negocio., tambin denominado el ABC.

Como regla general se ordenan de la siguiente manera:

A equivale al 20% de los costos de los materiales.
B equivale a 30% de los costos de los materiales.
C equivale al 50% de los costos de los materiales.

Caractersticas del sistema de clasificacin ABC
Grupos Cantidad
(% de art.)
Valor
(% de $)
Grado de
Control
Tipos de
registros
Inventario de
seguridad
Procedimientos
De pedidos
A artculo 10-20% 70-80% Intenso Completo,
Seguro
Bajo Cuidadoso, seguro:
Revisiones frecuentes,
pedidos normales
B artculo 30-40% 15-20% Normal Completo,
seguro
Moderado Alguna rapidez, ordenes
de compra peridicas
C artculo 40-50% 5-10% Simple simplificado Grande Abastecimiento de 1 a 2
aos


Ejercicios en clases.




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3.3. Codificacin de los materiales.

Para efectos de control, ordenamiento y una rapidez en la identificacin de los materiales se
hace necesario codificar o enumerar cada uno de ellos, el cual es muy til para los registros
computacionales y para la estandarizacin nacional e internacional.

La codificacin ms usada en Chile son los de cdigos de barra.

Cdigos de Barra (significado):

Son lneas verticales oscuras que alternan con espacios en blanco que etiquetan los productos
o materiales de inventario con informacin codificada digitalmente. Estos son ledos con
lectores pticos (plumas de luz) ligadas con microprocesadores. La forma de codificacin de
datos alfanumricos fue ampliamente estandarizada con la adopcin del MIL-STD-1189 en
1982. Los cdigos de barra son ahora un mtodo barato, adaptable y que facilita la
automatizacin de la entrada de datos que identifican una partida de materiales, su costo, su
localizacin y otra informacin necesaria para el control de inventarios. Son tambin muy tiles
para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l
y quien lo hizo.

En Chile el cdigo de barra estndar para todas las compaas y normado y regulado por la
Cmara de Comercio, es el EAN-13

Cdigos de barra










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4. La Recepcin :


Es la primera etapa del proceso productivo, en la que es fundamental un riguroso conteo de la
materia prima requerida. El personal de bodega, en especial la persona encargada de
recepcionar debe saber distinguir las materias primas de mala calidad y conocer claramente
los estndares exigidos por la empresa.


No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el
encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de
los productos.

4.1 Prcticas esenciales en la Recepcin.

A objeto de ejemplo, vamos a considerar que estamos estudiando las prcticas de una
empresa de alimentos.

Procedimientos Bsicos:

Primero que nada se debe preparar las recepciones de mercaderas, es decir, recibir las
materias primas en horarios pre- establecidos, de modo que no se formen cuellos de botella
en las recepciones y otorguen el tiempo necesario para los controles de calidad eficiente,
tener preparados los implementos necesarios para llevar a cabo la recepcin, como por
ejemplo : balanzas calibradas, carritos transportadores limpios y en buenas condiciones,
formularios de recepcin listos y a mano, tener los suficientes termmetros para el control de
calidad, disponer del espacio fsico adecuado para recibir y almacenar los productos, entre
otros, etc.

Las prcticas ms habituales son:

Hacer un check-list a las condiciones de los vehculos, si es apto o no para el tipo de
alimento que transporta, si tiene equipos de refrigeracin, si trae un termgrafo para
medir la temperatura en el periodo de transporte si se escapo de los rangos permitidos,




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presentacin de los cargadores, higiene de los vehculos como las personas que vienen
en el vehculo, uso de delantal, y si las materias primas vienen bien estivadas.

Asegurarse de recibir lo que se ordeno, en cantidad, calidad y precio, que este de
acuerdo a la orden de compra.

Rechazar mercaderas con envases deteriorados, mezclados, como por ejemplo,
alimentos mezclados con materiales de aseo o detergentes.

Pesar todos los insumos recibidos por separado y que este de acuerdo con la cantidad
requerida o comprada.

Verificar fechas de vencimientos de toda la mercadera y que se encuentre bien rotulada.

Dar aviso inmediato al Depto. De Compras de los rechazos y devoluciones con los
motivos y especificando de que proveedores ha sido la mercadera rechazada.

Almacenar con prontitud las mercaderas, a objeto de no perder la cadena de fro y as no
afectar la calidad de las materias primas.

4.2 Control de Calidad aplicado a la Recepcin :

El Control de Calidad es un procedimiento de inspeccin, anlisis y accin, operando
directamente sobre las materias primas y en todo el proceso productivo de la empresa.

Objetivos principales del Control de Calidad

Mantener el estndar de calidad determinado por la empresa y a un nivel de tolerancia
aceptado por el consumidor y los organismos reguladores pertinentes,

Resguardar los intereses de la empresa y el de los consumidores.

Resguardar la Salud del consumidor a travs de todo el proceso de control de calidad
aplicado para cada materia prima.

5. Almacenamiento

Etapa es una de las claves para alcanzar el xito debido a que es el eslabn principal entre la
recepcin y la produccin, venta o distribucin.




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Entre los aspectos ms importantes que se debe tener en cuenta, es la ventilacin,
iluminacin, temperatura, ausencia de humedad, de fcil acceso y de fcil de asear.


5.1 Identificacin de productos


Antes de almacenar los productos, se debe tener en cuenta que todos los productos recibidos
cuenten con su identificacin o cdigo correspondiente, tales como los cdigos de barra..


5.2 Mtodos Bsicos de almacenamiento.

Primero que nada se debe asignar un espacio adecuado al producto dentro del recinto de
bodega o almacn, segn su naturaleza, estado general y particular al momento de la
recepcin.

Procurar que los productos almacenados estn en buena calidad, en envases, en
rotulacin, y en general cuenten con un ptimo estado de presentacin.


Desechar y controlar cualquier producto que este fuera de los rangos permitidos por
cada empresa segn las polticas dadas.





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No tener stock excesivo, e informar al depto. de produccin, abastecimiento y a todas
las reas relacionadas.

Llevar un registro de mermas, faltantes.

Conocer el sistema de almacenamiento adoptado por la empresa, ya sea como
ejemplo, de acuerdo a la curva ABC.

Los productos pesados, voluminosos, cuya manipulacin implique riesgos, debern
ser situados o dispuestos en el suelo, en palet, o en estanteras en su parte inferior.

Todos los productos frgiles o delicados deben ser colocados accesible para evitar
riesgos en su manipulacin.

Los productos que tengan un alto valor, es decir, que estn clasificados en la
categora A, adems sean pequeos, y debido al riesgo que adems tienen ( robo de
hormigas), debern estar en una estantera que tenga reja y con candado.

Revisar que los productos estn con sus cdigos de barras.



5.3 Polticas o criterios de ordenamiento de almacenamiento.


Al igual que el mtodo de valorizacin de los inventarios, se debe tener claro y todo el
personal alineado y en conocimiento del sistema de despacho, tales como:

FIFO ( First-in, first-out) : lo primero que entra es el primero en salir.

LIFO ( Last-in, first-out ) : lo ltimo que entra es el primero en salir

FEFO(First Expired First Out): lo primero en expirar es el primero en salir

Otro sistema, ya sea de acuerdo a la rapidez en salir, o por los distintos
volmenes, por costos, etc.







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5.4 Factores que influyen en el Almacenamiento.

5.4.1 Humedad:

Se define como la cantidad de vapor de agua presente en el aire, una alta humedad acelera
el crecimiento de bacterias y mohos, como tambin la proliferacin de insectos, que pueden
daar los productos, oxidar las estanteras. ( Este factor es muy importante para la
empresas de alimentos, textiles, etc.)

5.4.2 Temperatura:

Este factor es muy importante, debido que el otro medio que facilita el crecimiento de
bacterias, puede descomponer productos, dependiendo si la temperatura es baja o alta,
influye en la operacin de los trabajadores, etc. ( en el caso de empresas de alimentos es de
vital importancia.)


5.4.3 Plagas de roedores, insectos y otros.

Representa un gran problema para los productos, como tambin la salud humana.








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5.4.4 Responsabilidad de los Proveedores


Responsabilidad
proveedores
Entregar productos en
BUEN ESTADO

SU responsabilidad
Rechazar todo aquello
que no venga en
perfectas condiciones.

6.0 ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS


6.1 Concepto y alcance

LOS INVENTARIOS SON RECURSOS OCIOSOS Y QUE POSEEN UN
VALOR ECONOMICO

Un aforismo muy conocido dice que una de las condiciones esenciales para tener xito en los
negocios es: comprar las mercaderas apropiadas al precio ms conveniente y en el momento
oportuno.

Podramos agregar que otro factor muy importante es un manejo y control adecuado de los
inventarios, especialmente cuando est involucrado un volumen significativo de materiales o insumos.
Esto, en razn que los inventarios, por lo general, son realizables, es decir, convertibles en dinero.

El trmino inventario se usa para denominar o clasificar el conjunto de aquellos tems de propiedad de
la empresa, que:

a) Son mantenidos para la venta en el curso ordinario de los negocios ( materias primas)
b) Estn en el proceso de produccin para tal venta, ( producto en proceso) o
c) Estn destinados a ser consumidos corrientemente en la produccin de bienes o servicios
que se pondrn a la venta ( productos terminados )

Esta clasificacin nos confirma que los inventarios quedan ubicados dentro del Activo en la
Contabilidad, ya que normalmente se convierten en dinero u otros activos durante el ciclo operacional
de los negocios.





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En las empresas comerciales (compra venta), aparte de los artculos que se mantienen para la
venta, se incluyen los suministros de oficina, empaque y embarque.


Los inventarios de las empresas manufactureras estn constituidos por las materias primas, los
productos en proceso, los artculos terminados y los suministros diversos de fabricacin.

Las adquisiciones estn relacionadas directamente con el control de inventarios. Por lo tanto, es
conveniente que exista una estrecha coordinacin entre la unidad de compras de una empresa y su
Depto. de Contabilidad. Las personas a cargo de adquisiciones deberan trabajar tambin en
contacto con el Gerente de Ventas y los jefes de los dems departamentos involucrados.

La persona, o personas, responsables por las adquisiciones son de importancia primordial en la
empresa. Deben poseer un conocimiento amplio del mercado respectivo, de los materiales e insumos
que se ofrecen y sus precios. Se da por entendido que, antes de comprar, es indispensable obtener,
a lo menos, tres presupuestos de distintos proveedores.

6.2 Procedimientos de compra


Los documentos bsicos usados con ms frecuencia en el procesamiento de compras son:

- Solicitud de cotizacin
- Orden o contrato de compra




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- Informe de recepcin de mercadera
- Factura del proveedor

Cada uno de estos documentos tiene un propsito especfico y es procesado de acuerdo a mtodos y
reglas bien definidos que constituyen procedimientos generalmente aceptados.

Ahora bien, dnde y por qu se originan las solicitudes de cotizacin?

Veamos:

a) Para materiales que no se mantienen comnmente en existencia, se originan en un Depto. de
Operaciones o Fbrica;
b) Para elementos que se necesitan en trabajos que estn en proceso de planificacin,
proceden de un Depto. o Divisin de Planificacin, y
c) Para reabastecer las existencias que han alcanzado su nivel mnimo, provienen del Almacn
General o Bodega.

Dependiendo del tamao de la empresa y de la compra, se requiere de la firma de una o ms
personas autorizadas, en la Solicitud de Cotizacin.

Las rdenes de compra son aceptadas por los proveedores como la orden formal para la adquisicin
de bienes. Tienen un carcter legal obligatorio, por cuanto este documento es considerado un
contrato real.

Una orden de compra contiene una descripcin de los bienes que estn siendo adquiridos, sus
precios (ya aceptados), las instrucciones de embarque o entrega y la cantidad de piezas ordenadas.
Se emite generalmente en triplicado: el original va al proveedor, la segunda copia al Depto. de
Adquisiciones y la tercera se enva al Depto. de Recepcin, para que sepan lo que deben recibir. Las
rdenes de compra deben ser autorizadas por un ejecutivo de alto nivel, adems de la firma del Jefe
del Depto. de Adquisiciones.

El informe de Recepcin de Mercaderas es importante, tambin, debido a que refleja la cantidad y
condicin de los materiales recibidos. Se requieren por lo menos tres copias: el original queda en la
Bodega y sirve de base para los asientos en los registros de existencia; una copia va al Depto. de
Adquisiciones para ser comparada con la Orden de Compra y la otra se enva al Depto. de
Contabilidad, como evidencia de recepcin, para el pago de la factura pertinente y para ser usada
como control interno.





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Ninguno de los primeros tres documentos mencionados anteriormente sirve como base para asientos
de contabilidad.

Es la factura del proveedor la que sirve como documento de respaldo para registrar la compra y
efectuar el pago. Representa el cobro del vendedor por los bienes que entrega.


Antes de pasar la factura para pago deben darse algunos pasos importantes:

- La cantidad de cada tem debe ser verificada contra la orden de compra ya aprobada y
tambin contra la Boleta de Recepcin para impedir posibles fraudes.
- Los precios unitarios, los clculos, los totales, deben ser verificados para detectar posibles
errores.
- Deben ser comprobados los probables descuentos por pagos al contado, as como los gastos
de transporte, si los hay.

6.3 Otros controles Internos

Los documentos mencionados anteriormente, por s solos y su uso adecuado, son buenos
controles internos. Sin embargo, existen otros controles internos en empresas bien
organizadas, los cuales evitan las manipulaciones deshonestas.

A continuacin figuran algunos de los fraudes que ocurren con ms frecuencia en el rea de
compra y pago de facturas.

- Precios pagados en exceso debido a la colusin entre el Depto. de Adquisiciones y el
proveedor.
- El procesamiento y pago de facturas ficticias o el pago de dos veces la misma factura.
- La alteracin de facturas, seguida por su posterior ocultamiento o destruccin a fin de evitar
de descubrimiento.

Se logra un control satisfactorio a travs de lo siguiente:

- Todas las adquisiciones deben basarse en rdenes de Compra debidamente autorizadas.
- Las rdenes de compra deben ser emitidas a travs de una oficina central.
- Las mercancas adquiridas deben pasar por un Depto. de Recepcin y ser debidamente
controladas por medio de un Informe de Recepcin.




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- Inmediatamente despus de ser recibida, debe enviarse la factura del proveedor al rea
responsable asignada para ser cotejada con la Orden de Compra y la autorizacin
correspondiente, antes de efectuar el pago.
- Debe disponerse una adecuada separacin de obligaciones del personal para lograr un mejor
control.
- Se requiere de procedimientos especiales de control interno cuando se utilizan Sistemas
Electrnicos de Procesamiento de Datos en las adquisiciones.


6.4 Manejo de los Inventarios:

Un buen control interno requiere de la toma de inventario fsico, por lo menos una vez al ao.
Los auditores independientes piden que se tome un inventario fsico anual como requisito
mnimo para confirmar o corregir los inventarios permanentes (selectivos). Todo inventario
fsico debe ser controlado por los auditores, ya sean internos o externos.

El intervalo entre inventarios fsicos vara segn el tipo de empresa, grado de control interno y
su poltica a este respecto. Donde una empresa mantiene un buen sistema de inventarios
permanentes, la fecha elegida para el inventario anual no es necesario que corresponda con el
cierre del perodo contable. Si no se mantiene un procedimiento de inventarios permanentes, el
inventario fsico debe ser tomado al trmino del ejercicio contable.

Varios expertos recomiendan que, antes de tomar el inventario, se den ciertos pasos, como ser:

- Disear formularios de inventario adecuados y establecer controles sobre todas las planillas
emitidas. Estas pueden ser planillas de inventario que sirvan tanto para contabilizar como
para fijar precios, o bien tarjetas de inventario para registrar el conteo fsico de cada tem;
planillas de inventario intermedias para acumular la informacin de las tarjetas y planillas de
inventario para fijar precios y resumir el inventario total. Tambin pueden ser usadas
tarjetas ya perforadas para una eventual fijacin de precios y centralizar por medio de
aparatos mecnicos. En sistemas avanzados, la fijacin de precios y las centralizaciones,
son efectuadas por medio de computadores.
- Reordenamiento de las existencias, si es necesario o pertinente.
- Limpieza general de la bodega
- Colocacin de seas adecuadas o tarjetas de inventario para mostrar la ubicacin de los
distintos tipos de mercadera.

Inventario de productos en proceso





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Se pueden considerar dos casos de toma de inventario de productos en proceso:

a) Cuando est en operacin un sistema de costos por rdenes de fabricacin
satisfactorio, las cifras en los registros de cotos por tarea pueden ser tomadas para representar
el costo de trabajos parcialmente terminados. La labor de tomar el inventario de productos en
proceso consiste, entonces, en hacer un listado de los distintos trabajos en la lnea de
produccin y comprobarlo con los registros pertinentes de costos.
b) Donde el sistema de costos en uso no permite la correlacin de ciertos temes de
inventario con los registros de costos respectivos, es necesario hacer un listado completo de
todos los trabajos sin terminar, con su descripcin completa, y determinar los costos pertinentes
obtenidos de los datos de costo unitario para las distintas etapas de produccin, recopilados
por el Depto. de Costos.

Casos especiales:

Al trmino del perodo contable, frecuentemente se suscitan interrogantes con respecto a qu
constituye un tratamiento apropiado de los siguientes tems:

- Mercancas en Trnsito: En el caso de mercaderas embarcadas FOB, el procedimiento
generalmente aceptado requiere que se eliminen del inventario las compras en trnsito, y se
incluyan las mercaderas en trnsito, vendidas a los clientes.
- Una costumbre contable comn, sin embargo, aplica el criterio de embarque para excluir del
inventario la mercadera embarcada. Una aplicacin consistente de este criterio ocasiona
poca distorsin del ingreso y su uso elimina la difcil tarea de ubicar mercanca en trnsito a
los clientes.
- Pedidos de mercaderas: Como regla general, los pedidos de mercancas no debieran ser
incluidos en el inventario de ellas debido a que estas no existen o la propiedad de ellas no ha
pasado an al comprador.
- Mercancas en consignacin: La propiedad de mercaderas recibidas en consignacin
permanece en manos del consignador, hasta que la posesin de dichas mercancas es
transferida al destinatario o a quin acta como agente del consignador. Este tipo de
mercadera debiera ser incluida en el inventario del consignador como una clase especial de
inventario y debe ser eliminada del inventario del destinatario.
- Mercaderas Pignoradas: Algunas veces ciertas mercaderas son entregadas en garanta
mediante un contrato, pero e dichos casos la propiedad no es transferida por la prenda.
Dichas mercaderas deben ser incluidas en el inventario del propietario, con una nota al pie
de la pgina del estado financiero, explicando su situacin.






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6.5 Valorizacin de los Inventarios:

Al determinar los costos bajo cualquier mtodo de costeo, es necesario incluir los mismos
factores que fueron considerados al contabilizar la adquisicin de la mercadera de que se trata.
De esta manera, si la cuenta Mercaderas ha sido debitada a los precios de facturas ms flete
local y menos descuente por pago al contado, estos mismos factores deben ser considerados
al establecer el costo de la mercadera vendida.

En Chile, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) se contabiliza separadamente. Las cuentas de
Inventario se llevan con valores netos, sin impuesto IVA.

Los mtodos de valorizacin para Inventarios ms usados internacionalmente son:

FIFO (First-in, first-out): lo primero que entra sale primero

LIFO (Last-in, first-out): lo ltimo que entra sale primero.

Costo promedio ponderado


En Chile los mtodos FIFO y LIFO han quedado fuera de uso porque se apartan de las
reglamentaciones establecidas por la Ley de Rentas y por el S.I.I.

Promedio Ponderado:

Cuando los materiales son comprados en cantidades desiguales, es necesario usar el mtodo
conocido como promedio ponderado.
En este caso primero se multiplica el precio unitario de compra por la cantidad de unidades
adquiridas, y el resultado se divide por el total de unidades disponibles.

Ejemplo:

Fecha de Unidades Valor Valor
Adquisicin Compradas Unidad Total

Invent. Inicial Enero 1 1.200 85 102.000
1 compra Enero 30 500 82 41.000
2 compra Marzo 10 600 86 51.600
3 compra Mayo 25 750 88 66.000
3.050 $ 260.600

Promedio ponderado = $260.600: 3.050 =$ 85.44




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7.- ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de
anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.


Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados
por un Depto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por
Control de Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a
Contralora.


El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir
un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la
empresa.

8.- REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el
ingreso, la distribucin como la salida de ellos.


En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de:
rdenes de Compra (copia).
Vales de requisicin o entrega.
Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento.
Guas de Despacho de proveedor salida.
Guas de Ingreso
Registros computacionales.












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Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los
movimientos de materiales dentro de una Bodega.



































RECEPCION

ALMACENAMIENTO


REGISTROS
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DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS

NORMAS GENERALES

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas
generales:

En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada
para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de
todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:
















1.- rdenes de Compra
2.- Notas de pedido o entregas internos
3.- Guas de despacho
4.- Guas de devolucin
5.- Guas de ingresos
6.- Tarjetas de registro de cada artculo (si las tuviera)
7.- Notas o solicitud de reposicin de sus stocks.
8.- Notas o Guas de productos dados de baja.





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Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos
los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la Bodega, como por ejemplo:


Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha
ofrecer a sus clientes existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro documento interno y
no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.
Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los niveles de
inventario establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega,
como tambin de los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en
bodega.

Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser
firmada por el Jefe de Bodega.