Cuadro de Mando Integral PDF

PLAN DE MEJORAMIENTO DE EMPRESA
IMPLEMENTACIN DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL

TOPFLIGHT ANDINA S.A

AURA CRISTINA LPEZ CANO
JULIN RESTREPO GUZMN
WILLIAM TORO CAN

TRABAJO DE GRADO

JOS FERNANDO PRAOLINI

CONSULTOR

INSTITUCIN UNIVERSITARIA CEIPA
SABANETA
2011

CONTENIDO

pg.

1. IDENTIFICACIN 1

1.1. NOMBRE DE LA EMPRESA 1

1.2. PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO 1

1.3. DURACIN DEL PROYECTO 4

1.4 SNTESIS DEL ESTUDIO 4

2. JUSTIFICACIN 5

2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA 5

2.2 OBJETIVOS 5

2.2.1 General 5

2.2.2 Especficos 5

2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO 6

2.4 APORTES NUEVOS ESPERADOS 6

3. MARCO TERICO 8

3.1 BASES TERICAS 8

3.1.1 Definicin Estratgica 8

3.1.2 Sector y Capacidad 8

3.1.3 Ubicacin 8

3.1.4 Resea histrica 8

3.1.4.1 Administraciones 9

3.1.5 Antecedentes y resultado del anlisis realizado para utilizar y
desarrollar la metodologa Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card 11

3.1.5.1 Enunciados Estratgicos (Manual de la calidad 2008 TOP
FLIGTH ANDINA S.A) 13

3.1.5.1.1 Misin 13

3.1.5.1.2 Visin 13

3.1.5.1.3 Principios Corporativos 13

3.1.5.1.4 Principios del Sistema de Gestin de la Calidad 14

3.1.5.1.5 Poltica de la Calidad 14

3.1.5.1.6 Objetivos de la Calidad (Estratgicos) 14

3.2 ENUNCIADOS ESTRATGICOS 32

3.2.1 Misin 32

3.2.2 Visin 32

3.2.3 Valores 32

3.2.4 Objetivos Estratgicos Topflight Andina 33

3.3 DEFINICIN DEL CLIENTE 34

3.4 VALOR PARA LA EMPRESA 36

3.5 RETRIBUCIN PARA EL NEGOCIO 36

3.6 LGICA ECONMICA 37

3.7 MATRIZ DOFA 37

3.8 ESTRATEGIAS, AMENAZAS Y OPORTUNIDADES 41

3.9 ANLISIS OPERATIVO 41

3.9.1 Instalaciones de la Empresa 41

3.9.2 Organigrama. 42

3.9.3 Responsabilidad y autoridad. 42

3.10 MAPA DE PROCESOS DE LA COMPAA 46

3.11 CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C 46

3.12 HIPTESIS 47

3.13 VARIABLES. 47

3.13.1 Indicadores. 47

3.13.2 Anlisis de Mercadeo y Anlisis Financiero 50

4. ASPECTO METODOLGICO 51

4.1 MATRIZ DOFA 51

4.1.1 Definicin 51

4.2 MICROSOFT EXCEL 51

4.2.1 Definicin 52

4.3 NORMA ISO 9001:2008 52

4.3.1 Definicin 52

4.4 BALANCE SCORE CARD 53

4.4.1 Definicin 53

5. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA BASADA EN EL BALANCE
SCORE CARD 56

5.1 Cuadro de Mando Integral 56

5.2 Valores Condicionales 57

5.3 Perspectivas vs Indicadores 58

5.4. Anlisis de Relaciones: Desarrollo y aprendizaje procesos 59

5.5. Anlisis de Relaciones: Procesos cliente 60

5.6. Anlisis de Relaciones: Cliente financiera 61

BIBLIOGRAFIA 62

ANEXOS 63

FIGURAS 145

LISTA DE ANEXOS

pg.

Anexo A. Perfiles de cargos crticos 63

Anexo B. Modelo de capacitacin 65

Anexo C. Principios de la Calidad 69

Anexo D. Manual de la Calidad 70

LISTA DE FIGURAS

pg.

Figura 1. Etapas duracin del Proyecto 145

Figura 2. Organigrama 146

Figura 3. Mapa de Procesos de la Compaa 151

Figura 4. Perspectivas Balance Score Card 152

1. IDENTIFICACIN

1.1 NOMBRE DE LA EMPRESA

TOPFLIGHT ANDINA SA

1.2 PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO

NOMBRE DEL
EMPRENDEDOR 1:
Aura Cristina Lpez Cano

DOCUMENTO DE
INDENTIFICACIN:
43.157.409 de Medelln

CORREO
ELECTRNICO:
aclopezc@gef.com.co

TELFONO: 3526736

EDAD : (aos)
Menor
de 26

Entre
26 y 35
x
Entre 36
y 45

Mayor
de 45

ESTUDIOS REALIZADOS: (Programa, institucin educativa y fecha de
graduacin)

Ingeniera en
Higiene y Salud
Ocupacional
Politcnico Jaime Isaza
Cadavid
2002

EXPERIENCIA LABORAL: (Institucin, cargo y tiempo)

Vestimundo SA

Setas Colombianas
Coordinadora de Salud
Ocupacional
Coordinadora de Salud
Ocupacional
Actual

3 aos

LOGROS RELACIONADOS CON EL PROYECTO: (publicaciones,
investigaciones, concursos, otras empresas)

APORTE REAL AL
PROYECTO:

Recursos
Econmicos
x Gestin y conocimiento

Tiempo completo Medio Tiempo

DEDICACIN AL
PROYECTO:
Ninguno x
Otro.
Cual?
6 horas

FUNCIN PRINCIPAL
EN EL PROYECTO:
Investigar, analizar y disear

NOMBRE DEL
EMPRENDEDOR 2:
Julin Restrepo Guzmn

DOCUMENTO DE
INDENTIFICACIN:
71.371.138 de Medelln

CORREO
ELECTRNICO:
jresguzm@gef.com.co

TELFONO: 3788333

EDAD : (aos)
Menor
de 26
x
Entre
26 y 35

Entre 36
y 45

Mayor
de 45

graduacin)

Comunicacin Social y
Periodismo
Universidad de Antioquia 2007

Fbrica de
Calcetines Crystal
SA
Almatex SA

Coordinador de
Comunicaciones

Auxiliar Administrativo

Actual

6 aos


APORTE REAL AL
PROYECTO:

Recursos
Econmicos


DEDICACIN AL
PROYECTO:
Ninguno x
Otro.
Cual?
6 horas
FUNCIN PRINCIPAL
EN EL PROYECTO:

Investigar, analizar, disear

NOMBRE DEL
EMPRENDEDOR 3:
William Toro Can

DOCUMENTO DE
INDENTIFICACIN:
93.291.224 de Lbano (Tolima)

CORREO
ELECTRNICO:
wtoro@topasa.com.co

TELFONO: 2881211

EDAD : (aos)
Menor
de 26
x
Entre
26 y 35

Entre 36
y 45

Mayor
de 45

graduacin)
Ingeniera Industrial
Universidad Autnoma de
Colombia
2003
Especializacin en
Sistemas de Gestin
Icontec 2003


Topflight Andina SA
Gerente de Planta 7 aos

Certificacin
Topflight Andina SA
ISO 9001 Versin
2008.

APORTE REAL AL
PROYECTO:

Recursos
Econmicos


DEDICACIN AL
PROYECTO:
Ninguno x
Otro.
Cul?
6 horas

FUNCIN PRINCIPAL
EN EL PROYECTO:
Investigar, analizar, disear

1.3 DURACIN DEL PROYECTO

La implementacin del Cuadro de Mando Integral en Topflight Andina SA se
proyect para una duracin de 10 meses, comprendidos en 11 etapas.
Ver figura 1.

1.4 SNTESIS DEL ESTUDIO

Nuestro objetivo es la implementacin de una herramienta basada en el modelo de
Balance Score Card, que permita la gestin y toma de decisiones por parte de la
direccin de la Empresa, mandos administrativos y mandos medios, para
promover la integracin vertical y horizontal de todas las reas hacia el
cumplimiento de los objetivos macro de la Compaa cada ao, realizando
seguimiento mensual o segn el periodo de necesidad, dirigiendo todos los
esfuerzos del capital humano, los recursos y la tecnologa hacia el mejoramiento
continuo, contando con la Certificacin ISO 9001:2008 como directriz.

2. JUSTIFICACIN

2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Actualmente la Empresa no cuenta con una herramienta que permita evaluar e
integrar los indicadores de la organizacin, como un todo, orientados al
cumplimiento de una estrategia general, garantizando el desarrollo hacia la mayor
rentabilidad, eficiencia y eficacia.

De esta forma, se ve directamente afectada la planeacin, informacin, control y
orientacin de los procesos y las reas hacia el desarrollo y unificacin de metas y
objetivos, generando reprocesos, disminucin en ventas, clientes, mano de obra,
cumplimiento e incremento de inventarios, pasivos y obligaciones financieras.

2.2 OBJETIVOS

2.2.1 General.

Desarrollar una herramienta que integre los procesos hacia el cumplimiento de los
objetivos estratgicos de la Compaa, generando el incremento positivo de los
indicadores, que garanticen la viabilidad, rentabilidad y rendimiento a largo plazo y
que a su vez sea un sistema dinmico que evolucione y cambie, adaptando a la
empresa a las necesidades cambiantes del medio.

2.2.2 Especficos.

Identificar los puntos y variables crticas que impidan la integracin de los
procesos y el cumplimiento de sus objetivos.

Integrar la planificacin y ejecucin de procesos hacia el cumplimiento de
objetivos especficos y generales de forma vertical como eslabones de la
cadena productiva, para garantizar su lineamiento y contribucin final a los
objetivos macro de la Empresa.

Auditar el desarrollo de funciones y procedimientos, utilizando la
herramienta de cuadro de mando integral para garantizar el correcto
desempeo de los procesos.

Identificar nuevas variables que afecten e incidan en el bajo rendimiento de
los indicadores de forma inmediata.

Integrar la informacin en todos los procesos, con el fin de tenerla
disponible y a tiempo en todo momento, para generar los ajustes y mejoras
inmediatas que permitan la consolidacin y crecimiento de los indicadores
orientados al cumplimiento de los lineamientos estratgicos.

Capacitar al recurso humano de la Compaa en cuanto al funcionamiento,
manejo e interpretacin de la nueva herramienta, para trabajar a partir de
una nueva filosofa y cultura de trabajo que integre a toda la organizacin
bajo las perspectivas: Financiera, Cliente, Procesos y Humana.

2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO

Para el estudio y desarrollo de la propuesta de mejoramiento de empresa,
efectuada en Topflight Andina SA, contamos con el apoyo de la alta direccin para
acceder a la informacin requerida, procesos, procedimientos, estructura fsica,
recurso humano a cargo de los procesos, directivos y a los recursos financieros,
facilitando la construccin, presentacin y aprobacin de la misma.

Sin embargo, ante la ausencia de un modelo integrador anterior como base de
anlisis y aprendizaje, el desarrollo de la iniciativa se efecto a partir de
consideraciones tericas y resultados aislados de cada uno de los procesos.

2.4 APORTES NUEVOS ESPERADOS

Mejoramiento a corto plazo de los procesos.

Integracin y disponibilidad de la informacin en tiempo real.

Confiabilidad en la toma de decisiones con base en la informacin obtenida.

Generacin de una nueva cultura y filosofa de trabajo.
Incremento de la eficiencia, la eficacia y la productividad.

Generacin de nuevos y mejores clientes.

Evaluacin y retroalimentacin en la toma de decisiones.

Mejoramiento en las condiciones financieras.

Incremento de la mano de obra.

Mejores condiciones laborales.

Incremento en el desarrollo de actividades sociales y humanas para los
trabajadores.

Optimizacin de procesos y herramientas para la disminucin del impacto
ambiental y aprovechamiento de desechos.

3. MARCO TERICO

3.1 BASES TERICAS

3.1.1 Definicin Estratgica. Topflight Andina SA es una empresa cuya actividad
principal es la impresin, conversin y acabado de etiquetas adhesivas en prensas
de impresin banda angosta.

A partir del 2006 incursiona en el campo de la impresin digital con tecnologa
Hewlett Packard INDIGO (Off Set Digital), alimentada por bobinas, para la
impresin de la ms alta calidad de etiquetas en tirajes cortos, las cuales permiten
realizar trabajos personalizados y reducir considerablemente el desperdicio.

3.1.2 Sector y Capacidad. Topflight Andina SA es una empresa del Sector
Grfico con capacidad de convertir ms de 400. 000 metros cuadrados de material
al mes y cuenta con 82 empleados; 60 operativos y 22 administrativos.

3.1.3 Ubicacin. Topflight Andina SA tiene su planta y oficinas ubicadas en la
Calle 62 sur No. 44-43 en Sabaneta Antioqua. Colombia. Suramrica.

3.1.4 Resea histrica. Todo comienza cuando la empresa RELIEVES MIL,
fundada en 1964, la cual operaba en un garaje con tres mquinas troqueladoras
rollo a rollo Kiess & Gerlack y unos cuatro o cinco trabajadores, cuyos socios eran
Jaime Jaramillo Londoo, Armando Calle y Vicente Ferrer Martnez, ven la
necesidad de ubicarse mejor frente a la competencia, razn por la cual toman la
iniciativa de buscar socios en el Exterior para fortalecerse frente a la competencia.

Despus de establecer muchos contactos, recibieron respuesta de la empresa
TOPFLIGHT CORPORATION de Pensilvania, USA, generando dos
acontecimientos:

1. La visita a York, Pensilvania, por parte del socio Vicente Ferrer.
2. La visita a Medelln de Hartmut Schmied Vicepresidente Internacional de
la empresa TOPFLIGHT CORPORATION.

Despus de estas visitas y de estudios de pre factibilidad por parte de
TOPFLIGHT CORPORATION, se recibe la grata noticia, en la cual notifican que
se ha llegado a un acuerdo de aporte de capital, tecnologa y equipo de los socios
extranjeros, adems de la transformacin de la empresa RELIEVES MIL, en la
muy larga y elaborada razn social de ETIQUETAS, CINTAS Y CALCOMANAS
TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA.

TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA fue fundada en 1974 en la ciudad de
Medelln, como subsidiaria de la TOPFLIGHT CORPORATION de York,
Pensilvania, de quienes proviene todo el conocimiento tcnico y desarrollo de
nuestros productos.

El equipo suministrado por la Topflight consisti en dos mquinas Flexo Grficas,
una rebobinadora, una prensa para cliss y un tambor para rectificarlos.

3.1.4.1 Administraciones.

Hugo Espinosa Rojas: quin dur algo ms de un ao.

Jorge Saldarriaga: cuya gestin no alcanz a permanecer el ao completo

Juan Vlez Uribe (1976 -Mayo 1994): quin estuvo al frente de TOPASA
por espacio de 18 aos. En su direccin se lograron grandes avances, pues
se realiz la construccin del edificio en que opera la compaa, se
aument el nmero de flexo grficas y rebobinadoras, se entr en el
mercado de la litografa, tipografa, serigrafa, formas continuas, entre otras.

Tambin se incursion en el ofrecimiento de diversos tipos de productos del
sector grfico entre ellos impresin en flexo grafa, Off Set (Litografa),
Screen (Estampado) y estampado al calor.

Bajo esta administracin la compaa adquiri un estatus importante en el
campo de las artes grficas.

Vicente Ferrer: Quin estuvo al frente de la empresa por espacio de 15
meses. El tiempo de sus gestin se consider que fue una etapa muy
importante, ya que el mundo de las artes grficas haba cambiado
considerablemente en cuanto a tintas, maquinarias y procedimientos, hecho
que llev a la empresa a ponerse a la vanguardia en equipos y adquisicin
de la primera Flexo grfica de torre o estaca en lnea marca PROPHETEER
de 6 colores UV. Se adquirieron Handy Scanner para las dos flexo grficas
Topflight grandes, un montador de foto polmeros, se dot el laboratorio de
pre-prensa y se adquirieron equipos de cmputo de nueva generacin
(procesadores 486 y Pentium).

Adems se logr hacer un trabajo en el recurso humano muy importante,
pues se crearon nuevos cargos, se capacit al personal en diferentes reas,
se logr la reasignacin salarial para algunos cargos y se trat de mejorar
las condiciones de trabajo de todos los empleados de la compaa.

John Jairo Urrea Surez (Agosto 1995- 2001): Durante esta
administracin continu el proceso de mejoramiento de la capacidad
instalada, se realizaron compras y mejoras para el rea de Tintas, se
instalaron implementos para el control de personal, se realiz una inversin
importante en comunicaciones internas, se adquiri la mquina flexo grfica
PROPHETEER de 8 estaciones de color, se realiz una reforma a la planta
y a las oficinas dando un mejor aspecto fsico a la organizacin; se
realizaron ajustes en el sistema de informtica, implantando el sistema de
OFIMATICA para control de Inventarios, Cartera, Contabilidad y nmina.

Ral Chavarriaga Gonzlez (2001-2002): Se vio afectada por una continua
expansin en la industria flexo grfica, puesto que la competencia adquiri
maquinaria ms eficiente y las condiciones de precio se vieron
determinadas no por los vendedores si no por los compradores.

An as se continu adecuando la planta con mejor tecnologa, se re-
potenciaron mquinas como la T-500 y T-600 para prestar un mejor
servicio, tener una mayor agilidad de produccin y mejorar la calidad de
impresin.

Para esa poca se piensa por primera vez en comenzar un proceso de
certificacin ISO, se comienzan a adelantar procesos internos de
documentacin y recoleccin de datos a travs de los registros.

Juan Carlos Posada Tobn (2003-2004): En este periodo la compaa
atraviesa un periodo de crisis, las ventas disminuyeron notoriamente, el
personal comienza a demostrar falta de pertenencia hacia la empresa, y el
rea de ventas no aporta lo necesario para poder salir adelante, razn por
la cual el proceso de certificacin ISO se ve afectado y se detuvo.

Lus Carlos Lpez Tobn (Julio 2004 Actual): La empresa es adquirida
por la Familia Lpez Restrepo en un 93% en cabeza del Doctor Lus Carlos
Lpez, quin viene a incorporar ideas nuevas que logran re-posicionar la
empresa en el mercado. Con esta nueva administracin llega una re-
estructuracin en los diferentes procesos.

Actualmente la empresa vuelve a tener una posicin importante en el
mercado, debido a un incremento significativo de sus ventas y a un plan de
mejoramiento continuo de su Sistema de Gestin de la Calidad ISO
9001:2008 para mantener la certificacin de sus procesos.

3.1.5 Antecedentes y resultado del anlisis realizado para utilizar y desarrollar la
metodologa Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card.

Una vez hecha la propuesta de desarrollar la herramienta del Balance Score Card
(BSC) en la empresa Topflight Andina S.A. y con el objetivo inicial de aprovechar
los indicadores ya existentes en el Sistema de Gestin de la Calidad, expresados
en el Manual de la Calidad de la compaa en su versin uno del ao 2008, nos
vimos en una seria disyuntiva, con dos caminos a seguir:

El primero, donde desarrollaramos la herramienta partiendo de lo que tenamos,
con la limitacin de saber que no obedecan a la metodologa de Kaplan y Norton
en cuanto a estar orientados hacia unos lineamientos estratgicos (Misin, Visin
y objetivos estratgicos).

El segundo, si partiendo de esta metodologa formulbamos nuevos lineamientos
estratgicos y a partir ah desarrollbamos la herramienta de BSC, lo que
implicara reevaluar el sistema de Gestin de la Calidad, ya que al cambiar los
enunciados estratgicos se haca necesario reformular cada indicador estratgico,
tctico y de proceso, generndose as la necesidad de de efectuar un proceso de
sensibilizacin y reentrenamiento a todo el personal de la compaa.

Con base en estas premisas, en acuerdo con las directivas de la compaa y
despus de realizar encuentros de anlisis del tema, se tom la decisin de
reevaluar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo normas NTC ISO 9001:2008
utilizando como metodologa la herramienta propuesta por los seores Kaplan y
Norton.

Por lo tanto, nuestro trabajo est fundamentado en la herramienta del BSC, que se
presenta como un elemento revolucionario para movilizar a las personas hacia el
pleno cumplimiento de la misin, a travs de la canalizacin de las energas,
habilidades y conocimientos especficos del recurso humano hacia el logro de
metas estratgicas de largo plazo. De igual forma, permite guiar el desempeo
actual y apuntar al mejoramiento del desempeo futuro.

Se fundamenta en cuatro categoras -desempeo financiero, conocimiento del
cliente, procesos internos de negocios y aprendizaje y crecimiento- para alinear
iniciativas individuales, organizacionales y trans-departamentales e identifica
procesos enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente y los
accionistas.

El BSC es un robusto sistema de aprendizaje para probar, obtener realimentacin
y actualizar la estrategia de la organizacin.

El BSC sugiere que veamos a la organizacin desde cuatro perspectivas, cada
una de las cuales debe responder a una pregunta determinada:

Desarrollo y Aprendizaje (Learning and Growth): Podemos continuar mejorando y
creando valor?
Interna del Negocio (Internal Business): En qu debemos sobresalir?
Del cliente (Customer): Cmo nos ven los clientes?
Financiera (Financial): Cmo nos vemos a los ojos de los accionistas?

El BSC es por lo tanto un sistema de gestin estratgico de la empresa, que
consiste en:

Formular una estrategia consistente y transparente.
Comunicar la estrategia a travs de la organizacin.
Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas.
Conectar los objetivos con la planificacin financiera y presupuestaria.
Identificar y coordinar las iniciativas estratgicas.
Medir de un modo sistemtico la realizacin, proponiendo acciones
correctivas oportunas.

La Misin de una organizacin es una frase concisa, con un foco interno, que
precisa la razn de la existencia de la organizacin, el propsito bsico hacia el
que apuntan sus actividades y los valores que guan las actividades de sus
empleados.
La misin est vinculada con los valores centrales. Tambin describe cmo
competir y generar valor al cliente.

La Visin de una organizacin es una frase concisa que describe las metas de
mediano y largo plazo. La Visin es externa, orientada al mercado y debe expresar
de una manera colorida y visionaria cmo quiere la organizacin ser percibida por
el mundo.

Las principales diferencias entre Misin y Visin son:

La Misin mira hacia adentro de la organizacin, es el que da sentido a la
organizacin; mientras que la Visin lo que hace es mirar hacia afuera.

La Misin tiene su horizonte en el mediano plazo, acentuando los aspectos que se
deben cambiar; la Visin se orienta al muy largo plazo, en el sentido de rescatar la
identidad, los aspectos inmutables esenciales.

Una estrategia implica elegir un conjunto de actividades en las que la organizacin
sobresaldr para crear una diferencia sostenida, que se estructura a travs de un
mapa estratgico.

3.1.5.1 Enunciados Estratgicos (Manual de la calidad 2008 TOP FLIGTH
ANDINA S.A)

Estos enunciados no corresponden a ninguna metodologa existente y fueron
formulados en reunin de los integrantes de la alta Direccin de la compaa.

3.1.5.1.1 Misin

Ofrecer soluciones de impresin para empaques con gran diversidad de
materiales, utilizando tecnologa de punta y as proyectar la imagen d nuestros
clientes al mercado.

3.1.5.1.2 Visin

En el 2010 ser reconocidos a nivel nacional y latinoamericano como la empresa
lder en la produccin de soluciones de empaque, contando con tecnologa de
punta y desarrollo de nuevos productos que satisfagan las expectativas de
nuestros clientes.

3.1.5.1.3 Principios Corporativos

Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro.
Tener un profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente
y sus instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y
colaboradores, entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en
excelentes condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que
atendemos.

Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la
empresa y el pas, para proyectar excelencia entre el grupo al que
pertenecemos.

Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante
circunstancias cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa,
pas y sociedad, guardar los secretos profesionales y realizar con
excelencia nuestro trabajo.

Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor
asignada, partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin
y alegra para hacer las cosas bien.

3.1.5.1.4 Principios del Sistema de Gestin de la Calidad

Enfoque al cliente.
Liderazgo.
Participacin del personal.
Enfoque basado en procesos.
Enfoque del sistema para la gestin.
Mejora Continua.
Enfoque Basado en hechos para la toma de decisiones.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

3.1.5.1.5 Poltica de la Calidad

Es nuestra permanente bsqueda, orientar los esfuerzos de nuestros
colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin, hacia el mejoramiento
continuo de nuestros procesos, regidos y fundamentados dentro de un sistema de
gestin de la calidad.

Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades en funcin del
cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros clientes, en
trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos nuestras
actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus
principios, valores y actitudes, para mantenerla eficacia de S.G.C. y lograr el
cumplimiento de los Objetivos.

3.1.5.1.6 Objetivos de la Calidad (Estratgicos)

Lograr niveles de satisfaccin de nuestros clientes mayores al 90%
Hacer entregas perfectas de los pedidos mayores al 90 %
Lograr cumplir el presupuesto de Ventas mayor al 90%
Lograr crecer en un 10% en ventas.
Mantener en un 95 % el personal con las competencias necesarias
mediante el desarrollo de actividades de formacin.
Lograr un nivel de costos de no calidad inferior al 1.8 % con respecto a las
ventas.
Lograr tiempos de parada de mquina iguales o inferiores a un 5 % con
respecto al tiempo total de mquina.
Lograr tiempos de alistamiento de mquina iguales o inferiores a un 20 %
del tiempo total.
Lograr tiempos de despeje de lnea de mquina iguales o inferiores a un 5
% del tiempo total.

Al reevaluar estos enunciados estratgicos y al determinar que la metodologa de
formulacin no corresponda a la propuesta por Robert Kaplan y David Norton,
aplicamos dicha metodologa de acuerdo al siguiente esquema y despus de unas
sesiones de sensibilizacin y entrenamiento con el personal de la alta Direccin de
la compaa se lleg a los nuevos lineamientos estratgicos quedando
oficialmente aprobados en el Manual de la Calidad versin dos (2) del ao 2011.
Ver Anexo D.

Robert Kaplan / David Norton

VISIN
PERSPECTIVA
FINANCIERA
Si tenemos xito, Como nos
vern los dueos de la
empresa?
PERSPECTIVA DEL
CLIENTE
Cmo nos deben ver
nuestros clientes y
prospectos?
PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO
Para conseguir los objetivos, cunto debemos
aprender y mejorar?
PERSPECTIVA INTERNA
Qu procesos debemos
optimizar, para complacer al
cliente?
MISIN
ENUNCIADOS ESTRATEGICOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Al reevaluar y reformular los lineamientos estratgicos de la compaa hubo que
tener especial cuidado con los objetivos tcticos y de procesos ya que deberan
cada uno alinearse perfectamente con los objetivos estratgicos propuestos, esto
implic a travs de mesas de trabajo y con la participacin de los mandos medios
de la compaa y partiendo de una sensibilizacin profunda, hacer una nueva
propuesta de indicadores para los procesos. Estos indicadores se dividieron en
cuatro grandes grupos; los de Direccin, los de Realizacin, los de Apoyo y
finalmente los de Medicin, anlisis y Mejora.

PROCESOS DE DIRECCIN

D1 ADMINISTRATIVO

D1-01 Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa,
logrando que el costo financiero no supere el 3%.

D1-02 Hacer revisin y control al cumplimiento del 100% de los presupuestos de:
Gestin Humana
Comercial
Administracin
Produccin

D2 FINANCIERO

D2-01 Contabilidad: Cumplir al 100% con las normas contables y tributarias. Tener
la informacin contable al da para poder presentar el balance general y el estado
de resultados los primeros 6 das hbiles del mes.

- Indicador: Fecha de presentacin entre el 1er y 6to da hbil del mes (balance y
estado de resultados).

D2-02 Cartera: Recuperar la cartera al 100% en los plazos estipulados logrando
que la rotacin no sea mayor a 70 das.

Indicador: Rotacin de cartera
# Das que tarda en recuperar la cartera = CxC Promedio*365
Ventas

D2-03 Tesorera: Pagar al 100% las obligaciones financieras y la de los
proveedores en los plazos estipulados, logrando que la rotacin de las CxP no
sea mayores a 90 das.

Indicador: Das de rotacin de proveedores

# Das que tarda en pagar a proveedores = CxP Promedio *365
Compras

D3 REVISIN POR LA DIRECCIN

Evaluar las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el
sistema, a travs de los indicadores de gestin partiendo de los objetivos
estratgicos de la compaa.

Indicador: Resultados de los objetivos estratgicos de la compaa cada 4
meses.

PROCESO DE REALIZACIN

R1- COMERCIAL

R1- 01 Lograr que la satisfaccin de los clientes sea superior al 95%.

R1-02 Alcanzar un cumplimiento > al 90% del presupuesto de ventas anual de la
compaa.

- Indicador: % Cumplimiento de ventas = ventas reales *100
Presupuestadas

R1 03 Lograr un crecimiento en ventas de 15% al ao

% Crecimiento de ventas = Ventas P.act Ventas P.ant *100
Ventas P.act

R2 PLANEACION Y PROGRAMACIN

R201 Garantizar el cumplimiento de la programacin de produccin en un
porcentaje mayor al 95%.

% Cumplimiento de programacin = # de trabajos entregados a tiempo
Total de trabajos programados

R2 - 02 Mantener los pedidos con sobrantes o faltantes por debajo de 2%.

% Sobrantes y Faltantes= Etiquetas producidas *100
Etiquetas solicitadas

R2- 03 Generar un desperdicio inferior al 5%.

% Desperdicio = Metros producidos*100
Metros solicitados

R3 PREPRENSA

R3-01 Garantizar que la entrega del 100% de los artes a comercial, desde el
momento de generarse la solicitud, no supere 24 horas.

% Cumplimiento de entrega = (#Artes entregados en 24 horas)*100
#Artes solicitadas

R3 -02 Proveer al proceso de impresin, la preprensa con un tiempo no mayor a
2 das, a partir de la entrega de la orden de produccin por parte de planeacin y
programacin.

Das de lead time = Fecha de entrega Fecha de solicitud

R3-03 Garantizar que el costo real de la elaboracin de la preprensa no exceda a
100% del costo del presupuesto.

% Costo Preprensa = Costo Real *100
Costo presupuesto

R3-04 Garantizar que el porcentaje de trabajos bajados de mquina no supere el
2% del total de trabajos impresos en el mes.

%Trabajos bajados de mquina = # trabajos bajados *100
# Trabajos al mes

R4 COMPRAS

R4-01 Abastecer la planta del 100% de la materia prima de lnea necesaria dentro
de los 3 das hbiles siguientes a la fecha de solicitud.

Das de lead Time = Fecha de entrega Fecha de solicitud

R4-02 Lograr que el costo de las adiciones no supere el 1% del consumo de
materia prima del mes de sustratos de impresin.

Costo de adiciones = Costo adicin *100
Costo presupuestado

R4-03 Lograr que el costo real de la compra de la materias primas no exceda
el 100% del costo presupuestado.

% Costo de la Materia Prima = Costo Real del m2 *100
Costo presupuestado m2

R4-04 Evaluar los proveedores en trminos de tiempo de entrega, calidad,
cantidad y servicio con una calificacin mayor al 98%.

En general se calificar a todos los proveedores criterios como:
Cumplimiento en Entregas.
Calidad del producto
Cantidad suministrada
Nivel de servicio

La calificacin esta en un rango de 0 100 % y ser as:
Excelente: (98% a 100%) se le sigue comprando.
Bueno: (71% - 98 %) nota: se le informa las fallas
Aceptable: (51%70% nota: se reevala
Deficiente (menor a igual a 50%) nota: se reevaluara

Los Indicadores a evaluar son:

Lime time con proveedores

(N de rdenes de compra por fecha cumplida / # de rdenes de compra
realizadas) x 100

Calidad (cumplimiento de requisitos) de los proveedores

(Total de pedidos puestos # pedidos rechazados/cantidad de pedidos puestos) x
100

Cantidad suministrada por los proveedores

(Total de pedidos puestos - # de pedidos incompletos/cantidad de pedidos
puestos) x 100
Nivel de Servicio de proveedores

(N de servicios con respuesta eficaz / # de servicios solicitados) x 100

R4-05 Rotar los inventarios de materias primas a 45 das

Rotacin de inventarios MP = promedio del inventario durante el periodo * 365
Costo mercancas compradas del periodo

R4-06 Desarrollar nuevos proveedores, (1) al ao para materias primas criticas.

Nuevos proveedores = # de prov. Per. actual - # prov. Per. anterior

R5 TINTAS

R5-01 Preparar y alistar tintas necesarias para el proceso de impresin con lead
time de entrega de 1 das.

Lead time de Tintas = Fecha de entrega Fecha de solicitud

R5-02 Lograr que el costo real de las tintas utilizadas no excedan el 100% del
costo presupuestado.

% Costos en Tintas = ( Costo Real )*100
Costo presupuestado

R6 MONTAJES

R6-01 Garantizar que los desperdicios de cinta de montajes no superen el 3%.

% Desperdicio = cm cinta utilizada *100
cm cinta presupuestada

Duracin = Fecha de entrega de rollo Fecha de terminacin de rollos

R6-02 Garantizar el 100% de la vida til de troqueles y fotopolmeros como
mnimo.

Vida til del Fotopolmero = ( Mto. Real ) *100
Mto. presupuestado

(contra la liquidacin de la orden de produccin)

R7 IMPRESIN

Impresin flexo

R7-01 Garantizar una eficiencia de impresin mayor al 90% (objetivo macro).

Mquina Aquaflex

T. disponible Turno 465 min
Velocidad 80 m/min
T. Alistamiento 40 minutos
T. Despeje de Lnea 20 minutos
T. paros de Maquina 30 minutos
Total Tiempo 90 minutos

Mquina Propheteer

Velocidad 25 m/min

Mquina T600/MK

Velocidad 30 m/min

Adiciones = metros lineales certificados* 100
metros lineales programados

Faltantes = cantidad de etiquetas entregadas *100
cantidad Etiquetas solicitadas

Sobrantes = cantidad de etiquetas entregadas *100

Eficiencia = estndar de tiempos muertos+estndar de velocidad+ adiciones
+faltantes y/o sobrantes.

R7-02 DIGITAL

Impresin Indigo HP

Mquina Indigo HP

Velocidad 16 m/min

Adiciones = metros lineales certificados* 100
metros lineales programados

Faltantes = cantidad de etiquetas entregadas *100

Sobrantes = cantidad de etiquetas entregadas *100

Eficiencia = estndar de tiempos muertos+estndar de velocidad+ adiciones
+faltantes y/o sobrantes.

R8 EMBOBINADO

Mquina Rotoflex

Velocidad 80 m/min

Mquina Shangai

Velocidad 30 m/min

Mquina Topfligh

Velocidad 20 m/min

R8-02 Garantizar cero (0) devoluciones internas.

Devoluciones internas = # ordenes entregadas a inspeccin final - # ordenes
aceptadas.

R8-01 Eficiencia mayor > al 90%

Eficiencia = estndar de tiempos muertos + estndar de velocidad + devoluciones
internas.

R9 - CALIDAD

R9-01. Inspeccin de Materias Primas

Evaluar los proveedores en trminos de tiempo de entrega, calidad, cantidad y
servicio con una calificacin mayor al 98%.

R9-02. Inspeccin de producto en proceso.

Si en ms del 50% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la
impresin es mala.
Si en el 30-40% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la
impresin es regular.
Si en el 20-30% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la
impresin es bueno.
Si en las muestras tomadas no se presentaron defectos, el trabajo la impresin es
excelente.

R9-03. Inspeccin de producto terminado

Garantizar que las no conformidades por quejas de los clientes sean inferiores al
2%.
Garantizar que las no conformidades por reclamos de los clientes sean inferiores
al 1%.
Lograr costos por devoluciones externas inferiores al 0.5% con respecto a la
facturacin mensual.

Costos de no calidad = $ adiciones+$devoluciones internas+$devoluciones
externas+$sobrantes

R10 DESPACHOS

R10-01 Garantizar entregas perfectas al 100%

Documentacin completa
Mercanca a tiempo
Cantidad solicitada completa

Entregas perfectas = # de ordenes con entregas perfectas *100
# de ordenes programadas

R10- 02 Garantizar que el tiempo de almacenamiento del producto terminado sea
inferior a 90 das

Rotacin de inventarios p. terminado=promedio del inventario durante el periodo * 365
Costo producto terminado del periodo

Lograr que el costo real del empaque no exceda el 100% del costo
presupuestado.

% Costos de empaque = (Costo Real )*100
Costo presupuestado

Lograr que el costo del transporte de las mercancas no exceda el 1% de las
ventas.

Costo del transporte = valor envo mercancas
ventas

PROCESOS DE APOYO

A1 - GESTION HUMANA

A1-01 Proveer a la compaa del personal competente teniendo como gua el perfil
ideal que contribuya al logro del desarrollo de competencias, basada en la
formacin

Indicadores

Eficacia de la formacin: calificacin de 1.0 a 5.0, aprueba con 3.5

Evaluacin terica de conceptos desde el individuo

Evaluacin terica de conceptos desde el proceso

Cubrimiento de la formacin: %cubrimiento = (# personas formadas) x100
# Personas programadas

Evaluacin de desempeo: test de evaluacin desde el ser basado en el perfil del
cargo

Ausentismo: % ausentismo = (# eventos EG o AT) x 100
# Personas expuestas

A2 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

A2-01 Garantizar el control de la documentacin logrando cero no conformidades
por control de registros y documentos.

# de No conformidades encontradas en auditoria por control de documentos y
registros = 0

A3 SISTEMAS

A3-01 Implementar y dar soporte a los usuarios de equipos y software con una
eficiencia del 90% en atencin y cumplimiento.

Cumplimiento de solicitudes = (solicitudes atendidas) x 100
Total de solicitudes

% mantenimiento preventivo de equipos= (equipos revisados) x 100
Total equipos

A4 MANTENIMIENTO

A4-01 Reducir los tiempos muertos por daos mecnicos en un porcentaje inferior
al 1% y los daos elctricos al 0.5% del total de tiempo trabajado

A4-02 Ejecutar al 100% el programa de mantenimiento preventivo

% tiempo muerto por dao mecnico = (tiempo reportado dao) x 100
Tiempo total turno

% tiempo muerto por dao elctrico = (tiempo reportado dao) x 100
Tiempo total turno

%mantenimiento preventivo ejecutado = (tareas ejecutadas) x 100
Tareas programadas

A5 METROLOGIA

A5-01 Cumplir al 100% con el plan de calificacin y verificacin de los equipos de
medicin dentro del programa para la gestin metrolgica y proporcionar la
conformidad del producto.

% cumplimiento del plan de calibracin y verificacin = (tareas ejecutadas) x 100
Tareas programadas

A6 SERVICIOS GENERALES

A6-01 Garantizar al 100% que toda la infraestructura y el ambiente de trabajo de la
compaa se mantenga en ptimas condiciones.

Planilla de evaluacin por zonas (semanal): calificacin mnima 4.0

PROCESOS DE MEDICIN ANALISIS Y MEJORA

M1 AUDITORIAS INTERNAS

M1-01 Garantizar la conformidad de la implementacin y mantenimiento del
Sistema de Gestin de la Calidad con respecto a los requisitos de la norma ISO
9001:2008.
# No Conformidades del Sistema de Gestin = 0

M2 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

M2-01 Garantizar la eliminacin de las causas reales que originen No
Conformidades a travs de la ejecucin de acciones correctivas.

%cumplimiento de acciones correctivas = (acciones correctivas cerradas) x 100
Acciones correctivas propuestas

M2-02 Garantizar la eliminacin de causas potenciales que originen No
Conformidades a travs de la ejecucin de acciones preventivas.

%cumplimiento de acciones preventivas = (acciones preventivas ejecutadas) x 100
Acciones preventivas propuestas

M3 ESTADISTICA

M3-01 Brindar informacin confiable, significativa, real y precisa que permita
conocer el estado del Sistema de Gestin de la Calidad en cuanto al cumplimiento
de los objetivos que ayuden a la toma de decisiones, garantizando la eficacia y la
mejora contina mediante los indicadores de gestin.

PLANES DE ACCIN Y CAPACITACIN PARA EL CAMBIO CULTURAL

Conscientes del impacto que generara el desarrollo de la herramienta para la
cultura empresarial de Top Flight Andina SA, presentndose diversas barreras en
su implementacin, adecuacin y desarrollo desde el recurso humano en los
aspectos de procedimiento, de actitud y de ejecucin de funciones, se desarroll
una estrategia participativa donde todos los empleados tendrn capacitacin,
participacin, revisin y conocimiento de las decisiones y reformas adquiridas en
la misma forma en que se realizarn espacios de anlisis de propuesta y mejoras.
Programa de Capacitacin Desarrollo de Habilidades de Trabajo hacia la
Integracin Estratgica. (Ver Anexo B)

Objetivo
Desarrollar las competencias y las herramientas necesarias para lograr un
excelente desempeo laboral bajo la metodologa de trabajo de Cuadro de Mando
Integral, que permita la integracin eficaz de las diferentes reas de la compaa,
para as lograr resultados positivos y competitivos, orientados al cumplimiento de
los objetivos estratgicos de la Topflight Andina SA.
Esta capacitacin est orientada por mdulos de acuerdo al pblico objetivo al
cual se busca llegar:

Mdulo 1.
Sensibilizacin al cambio
Objetivo: Propiciar un espacio de reflexin, reconocimiento de la necesidad de
cambio y motivacin intrnseca del ser hacia nuevas ideas y tendencias, donde se
reconozca el proceso evolutivo de la empresa y se autogestione la motivacin
para ser un elemento participativo y artfice de una nueva cultura.
Este mdulo est dirigido a todo el personal de la empresa enmarcado en el nivel
Directivo, Mandos Medios, Operativo y de apoyo.

Mdulo 2.
Trabajo en equipo
Objetivo: Coordinar los esfuerzos de formacin y capacitacin hacia la integracin
y el desarrollo de habilidades para el trabajo en equipo, generando en el ser un
reconocimiento de s mismo como parte colaborativa, participativa y creadora de
un insumo necesario para otro proceso, al interior de la empresa.


Mdulo 3.
Servicio y cliente interno
Objetivo: Crear un ambiente y clima laboral que permita el relacionamiento de las
personas como integrantes de equipos de trabajo que interactan entre s, para
garantizar la eficiencia.

Mdulo 4.
Encaminando esfuerzos hacia la planeacin estratgica: una mirada al futuro
Objetivo: Desarrollar un lenguaje comn y entendimiento del negocio orientado
hacia los objetivos estratgicos, donde la participacin de todos es fundamental
para la consecucin de las metas empresariales y el beneficio comn.

Mdulo 5.
Innovacin para la productividad y el desarrollo
Objetivo: Brindar conceptos, metodologas y herramientas diferenciadoras que
permitan hacer las cosas mejor y de forma ms eficiente.
Este mdulo est dirigido al nivel Directivo y los Mandos Medios, quienes sern
los responsables de bajar la informacin al personal operativo y de apoyo en
sesiones de capacitacin por procesos.

Mdulo 6.
Procesos flexibles
Objetivo: Adquirir los conocimientos sobre la metodologa de Cuadro de Mando
Integral basada en las teoras de Edward Norton y Robert Kaplan para la
alineacin del trabajo y los procesos hacia los objetivos estratgicos,
desarrollando tambin las habilidades para la administracin de la herramienta
desarrollada a medida para Top Flight Andina SA.
Este mdulo est dirigido al nivel Directivo y los Mandos Medios, quienes sern
los responsables de bajar la informacin al personal operativo y de apoyo en
sesiones de capacitacin por procesos.
Programa de Participacin y Revisin bimensual (Pendiente con fotos)
Dentro de la metodologa propuesta y siguiendo con los lineamientos propuestos
por Kaplan y Norton, uno de los objetivos principales es garantizar la permanencia
de la herramienta, para lo cual se propuso la presentacin de los indicadores
mensualmente a toda la empresa utilizando cuatro etapas:

Primera: presentacin de los resultados de los indicadores a todo el personal (de
acuerdo al proceso al cual pertenezcan, dividindose en grupos de inters grupos,

es decir; los de Direccin, Realizacin, Apoyo y Medicin), frente a las metas de
cada proceso y seguimiento a los planes de accin. Envo de los mismos a
Estadstica.

Segunda: proposicin de planes de accin concretos, con el objetivo de mejorar el
indicador y alcanzar el resultado esperado orientado al cumplimiento de las metas
del proceso, bajo el aporte y construccin de todos.

Tercera: presentacin a la Alta Direccin de los indicadores, consecucin de
metas de procesos y propuestas de mejoramiento por parte de los mandos medios
y el personal operativo y de apoyo, por medio de delegados.

Cuarta: presentacin de las decisiones adoptadas por la alta gerencia a los
mandos medios y al personal operativo y de apoyo.

De cada reunin se construir un acta que soporte los planes propuestos, que
deber ser publicada y presentada a travs de los medios internos de
comunicacin para su seguimiento.

Con esta informacin en reunin de Gerencia (Revisin por la Direccin), el
Gerente General y el Representante de la Alta Direccin tomarn las respectivas
decisiones en torno a la mejora continua y la administracin de la compaa.

Reunin mensual con la Gerencia y la Alta Direccin en planta (programa de
dudas y sugerencias) (Pendiente con fotos)
Este espacio est orientado generar un ambiente de cercana y confianza entre los
directivos, los mandos medios y el personal operativo y de apoyo, para tratar y
analizar todo tipo de sugerencias, inconformidades y eventos en cualquier
temtica de la empresa, el personal, etc., con el fin de garantizar el buen clima
laboral y buscar opciones de mejora continua en todos los aspectos. De igual
forma se cerrar un acta con los acuerdos alcanzados y las propuestas a estudiar,
que derivar en toma de decisiones para ser presentadas a travs de los medios
de comunicacin internos.
Desarrollo y optimizacin de medios de comunicacin internos
Carteleras (Pendiente con fotos)
Se optimizar la utilizacin de las carteleras para publicar informacin relevante
sobre las diversas temticas que competen a la empresa y sus trabajadores. La
periodicidad de actualizacin sers semanal o segn el tema y la prontitud de la
informacin lo requieran.
Estos espacios estarn divididos en 3 secciones:

De su inters: contar con informacin de inters general en todos los aspectos
que competen al los trabajadores.

Topasa al Da: ser alimentada con la informacin de la empresa que competa a
todo el personal, incluyendo resultados, comunicados, actas, decisiones, etc.
Por su salud, seguridad y bienestar:
Boletn interno.

DEFINICIN DE ESTRATEGIA PARA DISMINUIR LA CAPACIDAD OCIOSA DE
LA EMPRESA.

Con el fin de ocupar la capacidad ociosa de Top Flight Andina SA, generar el
crecimiento de la empresa gracias a las ventas y al ingreso e incremento en el
mercado, se ha planteado la ruta a seguir:

1. Revisin de capacidad instalada y factibilidad de desarrollar nuevos
procesos.
Verificacin tcnica de la capacidad de produccin con la tecnologa
existente.
Desarrollo de estudios de factibilidad para la creacin e
implementacin de procesos que permitan nuevos productos, de
acuerdo a las necesidades del mercado y al pblico objetivo de la
empresa, generando mayor oferta de servicios.
2. Contratacin de estudio de mercadeo y logstica a nivel nacional para
identificar o definir:
Nuevos mercados a desarrollar y penetracin de los existentes a
nivel nacional e internacional.
Identificacin de perfil de nuestros clientes de acuerdo a los servicios
ofrecidos.
Propuesta de valor diferenciadora de acuerdo a nuestras
capacidades y necesidades del cliente.
Asociaciones estratgicas con clientes, proveedores y canales de
distribucin.
Estrategia de canales de distribucin y logstica de procesos.
Canales de comunicacin, integracin y atencin con el cliente y los
proveedores.
Precio y presentacin de portafolio.

3. Desarrollo de alianzas estratgicas como tercerizacin de procesos o
produccin a clientes nacionales que exporten.
4. Revisin, definicin y reestructuracin de rea comercial de Top Flight
Andina SA.
5. Diversificacin interna de clientes y asignacin de recursos para cada uno.

3.2 ENUNCIADOS ESTRATEGICOS

Estos enunciados fueron creados siguiendo la metodologa de Robert Kaplan /
David Norton.

3.2.1 Misin.

Poner a disposicin de nuestros clientes lo ltimo en tecnologa de impresin a
travs de procesos certificados, para proyectar su imagen ante los ms exigentes
mercados nacionales e internacionales, promoviendo el desarrollo sostenible de
las competencias profesionales de nuestro recurso humano y la generacin de
valor por parte de la organizacin para sus accionistas.

3.2.2 Visin.

Proveer soluciones de empaque que generen un alto valor agregado al producto
final de nuestros clientes, siendo capaces de evolucionar constantemente como
empresa, manteniendo un alto valor para permanecer y crecer en el mercado y ser
identificados como smbolo de excelencia.

3.2.3 Valores.

Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro.
Tener un profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente
y sus instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y
colaboradores, entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en
excelentes condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que
atendemos.

Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor
asignada, partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin
y alegra para hacer las cosas bien

Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la
empresa y el pas, para proyectar excelencia entre el grupo al que
pertenecemos.

Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante
circunstancias cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa,
pas y sociedad, guardar los secretos profesionales y realizar con
excelencia nuestro trabajo.

Poltica de Calidad: Es nuestra permanente bsqueda, orientar los
esfuerzos de nuestros colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin,
hacia el mejoramiento continuo de nuestros procesos, regidos y
fundamentados dentro de un sistema de gestin de la calidad.
Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades en funcin del
cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros clientes, en
trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos nuestras
actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus
principios, valores y actitudes, para mantenerla eficacia de S.G.C. y lograr
el cumplimiento de los Objetivos.

3.2.4 Objetivos Estratgicos Topflight Andina.

Lograr un margen Ebitda mayor a 12%.

Lograr un nivel de satisfaccin mayor al 95% en nuestros clientes.

Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al 95%.

Lograr niveles de eficiencia de produccin superiores al 90%.

Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las ventas.

Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte de
nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del negocio.

Desarrollar nuevos mercados y penetrar los existentes para incrementar la
participacin en un 10%.

3.3 DEFINICIN DEL CLIENTE

Nuestros clientes son los diferentes procesos de la empresa y su recurso humano,
conformados por 82 empleados a la fecha, distribuidos as:

D Procesos de Direccin

D1 Administrativo
D2 Financiero
D2-01 Contabilidad
D2-02 Cartera
D2-03 Tesorera
D3 Revisin por la Direccin

R Procesos de Realizacin del Producto

R1 Comercial
R2 Planeacin y programacin
R3 Pre-prensa
R4 Compras
R5 Tintas
R6 Montajes
R7 Impresin
R7-01 Impresin Flexo
R7-02 Impresin Digital
R8 Embobinado
R9 Calidad
R9-01 Inspeccin de Materias primas
R9-02 Inspeccin Producto en proceso
R9-03 Inspeccin Producto terminado
R9-04 Control Producto no conforme
R10 Despachos

A Procesos de Apoyo

A1 Gestin Humana
A2 Documentacin
A2-01 Control de Documentos
A2-02 Control de Registros
A3 Sistemas
A4 Mantenimiento
A5 Metrologa
A6 Servicios Generales

M Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora

M1 Auditoras internas
M2 Acciones Correctivas y Preventivas
M3 Estadstica

Se realiza la clasificacin por reas y personas porque permitir definir el papel a
desempear e impacto en la consecucin y aporte a la alimentacin del modelo.

De acuerdo a la clasificacin obtenida, se definieron los diferentes tipos de clientes
internos, de acuerdo a los perfiles de cargo y niveles al interior de la organizacin:

Directivos: Tienen a su cargo los puestos directivos y son quienes toman las
decisiones estratgicas en la Empresa, desde las perspectivas Financiera,
Humana, de Procesos y Comercial. Interactan con toda la organizacin.

Su nivel de formacin debe ser profesional bilinge con especializacin en
temticas acordes con su rea de desempeo.

Jefes de Proceso: Coordinar la ejecucin efectiva y desarrollo del proceso que
est bajo su cargo, garantizando la calidad y entrega perfecta del producto
obtenido como materia prima de los otros procesos y entregar resultados de
acuerdo a la planeacin acordada con los jefes de proceso. Interactan con el
nivel de Jefes de rea y el proceso.

Su nivel de formacin est entre tcnico, tecnlogo y profesional.

Operarios: Desarrollan la ejecucin operativa y la elaboracin del producto,
teniendo a su cargo pequeas secciones o labores definidas que aportan valor,
como insumo de otros procesos en la cadena productiva.

Su nivel de formacin est entre bachiller, tcnico y personal certificado.

Personal de Apoyo:

Encargados de llevar a cabo todos los procesos indirectos al producto, como
vigilancia, servicios generales, recepcin, transporte, entre otros.

Su nivel de formacin debe ser bachiller.

3.4 VALOR PARA LA EMPRESA

Mejorar la competitividad de la empresa, sus procesos y el estado financiero
actual, a travs de una herramienta a medida que permita orientar el trabajo de
sus reas hacia el cumplimiento de metas comunes corporativas, que garanticen
la viabilidad en el ao en curso y la toma de decisiones.

3.5 RETRIBUCIN PARA EL NEGOCIO

Confiabilidad en la toma decisiones con base en la informacin obtenida a partir
de los indicadores; cultura de trabajo orientado a la consecucin de los objetivos
tcticos y estratgicos; mejoramiento del rendimiento financiero de la empresa;
integracin de procesos de forma ms clara y efectiva incrementando los niveles
de calidad y disminuyendo los reprocesos; disponibilidad de informacin en
tiempo real del producto y los procesos; incremento en la eficiencia, la eficacia y la
productividad; desarrollo y penetracin de nuevos mercados; crecimiento en
ventas en el corto plazo y mejoramiento de las condiciones laborales a travs del
desarrollo de actividades sociales y humanas para los trabajadores; disminucin
del impacto ambiental e incremento en el aprovechamiento de desechos;
incremento de la mano de obra y aumento en la generacin de empleo, es la
retribucin que obtendr la empresa con la aplicacin de la herramienta, que
obtendr los recursos del capital propio desembolsado por Topflight Andina SA.

3.6 LGICA ECONMICA

Topflight Andina SA. en el mediano plazo estar integrada y orientada al
cumplimiento de estrategias macro, donde cada proceso tendr personal interno
capaz de orientar sus resultados hacia el beneficio general y al producto final,
transfiriendo su conocimiento tcnico, manteniendo el know how de la compaa y
elevando el nivel de la productividad y la competitividad.

As mismo, la Empresa tendr la posibilidad de maximizar la capacidad de atender
las variaciones de la demanda con tecnologa de punta y personal competente en
cada cargo.

3.7 MATRIZ DOFA

Anlisis DOFA Objetivos Estratgicos


FORTALEZAS DEBILIDADES
- Alta capacidad instalada de
produccin.
- Tecnologia de punta.
- Empresa reconocida en el mercado.
- Sana cartera.
- Alta financiacin con proveedores.
- Las ventas mensuales no alcanzan a
representar el 50% de la capacidad
instalada
- Alto costo financiero de los activos
fijos
- Mnimo retorno de la inversin
- Ausencia de una segmentacin
efectiva de clientes
OPORTUNIDADES AMENAZAS
- Aprobacin TLC y tratados con otros
pases.
- Mayor existencia de proveedores de
materias primas crticas.
medios de transporte.
- Nueva infraestructura vial y medios de
comunicacin.
- Nuevos competidores.
- Alza en el petrleo.
- Crecimiento y desarrollo de la
competencia.
- Precio de la competencia basado en
utilidad marginal.


-Cumplimiento y satisfaccin de
necesidades y requerimientos del
cliente.
- Alto conocimiento tcnico de los
procesos por parte del recurso humano.
- Procesos certificados ISO 9001:2008.
- Integracin horizontal hacia delante
con los clientes.
- Incumplimiento en entrega de pedidos
- Alto lead time en elaboracin de
pedidos
- Mayor flexibilidad en la exigencia de
cumplimiento de estndares en la
industria flexogrfica por parte de las
empresas cliente.
- Lead time de entrega mas bajo por
parte de la competencia.
- Proceso de preprensa integrado a la
estructura interna de los procesos de la
competencia.
- Capacidad de inventarios de la
competencia mas alto
- Precios ms bajos en el mercado.

Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al
95%.

- Integracin horizontal y desarrollo de
proveedores.
- Integracin horizontal hacia delante
con lo clientes.
- Bajos niveles de inventario de
materias primas.
- Faltan procesos de control en los
procesos de produccin, generando
faltantes e inconformidad de entregas.
- No existe el proceso de preprensa
integrada a los procesos internos
materias primas crticas.
medios de transporte.
- Nueva infraestructura vial y medios de
comunicacin.
- En Colombia no hay formacin y
generacin de conocimiento acadmico
de flexografa, preprensa y diseo
especializado en flexografa.
- Los proveedores de preprensa no
cuentan con tecnologa para atender
las necesidades de la ltima tecnologa
de impresin.
- Infraestructura vial del pas en malas
condiciones.


- Implementacin de la metodologa
ASMED para la reduccin de tiempos
muertos e incremento de eficiencia.
- Actitud de apertura al cambio y
mejora.
- Formacin constante y sensibilizacin
orientada al recurso humano.
- Metodologa de investigacin de
causas.
- Bajo nivel de rotacin de personal.
- Alto porcentaje de trabajos nuevos
bajados de mquina.
- Las mquinas de impresin no son
operadas a la velocidad estndar.
- Solicitud frecuente de adiciones de
sustratos de impresin
- Oferta y acceso a centros de
formacin, capacitacin y certificacin
en pre prensa, prensa y post prensa en
el sector flexogrfico.
- Acceso a conocimiento en pases
desarrollados en la industria
flexogrfica.
- Desarrollo de tecnologa en la
industria flexogrfica.
- Variacin de indicadores econmicos
(Dlar - Euro) para adquisicin de
tecnologa en el mundo.
- Aprobacin TLC y tratados con otros
pases.
- Niveles elevados de eficiencia por
parte de la competencia, lo que puede
repercutir en las ventas

Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las
ventas.

- Procesos certificados en ISO
9001:2008.
- Inspeccin de materia prima, de
producto en proceso, producto final y
producto no conforme en bsqueda de
mejorar la calidad.
- Recurso humano con las
competencias requeridas, calificado y
con experiencia.
- Aplicacin de normas militar estndar.
- Materias primas y tecnologa
- Incremento de adiciones de sustratos
de impresin
- Incremento de sobrantes y faltantes.
- Devolucin de pedidos por parte de
los clientes.
- Devoluciones internas de un proceso
a otro.
- Mnimo control sobre el proceso de
preprensa por ser externo.

certificadas y control de proveedores.
- Acceso a la oferta de productos
sustitutos o insumos para el proceso
(sustrato, tecnologa, conocimiento) de
mejor calidad.
- Acceso a conocimiento en pases
desarrollados en la industria
flexogrfica.
- Perdida de confianza por parte de los
clientes y poca credibilidad en el
mercado, lo que repercute en las
ventas.
- Des certificacin de la norma ISO

Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte
de nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del
negocio.

- Disponibilidad de tiempo y espacio
para capacitacin y formacin.
- Baja rotacin de personal, permitiendo
que la formacin perdure
- Poco presupuesto destinado a
formacin.
- Poco personal interno capacitado para
realizar formacin.
- Poca participacin del personal de la
alta direccin en los procesos de
formacin
- Formacin tcnica con el apoyo de
proveedores.
- Acceso a informacin especializada a
travs de medios
- Migracin de capital humano formado.
- Evolucin de tecnologa y procesos
que ocasionan escasez en el capital
humano para capacitacin

Desarrollar nuevos mercados y penetrar los existentes para incrementar la
participacin en un 10%.

- Tecnologa de punta.
- Personal capacitado y competente.
- Reconocimiento y tradicin en el
mercado nacional.
- Capacidad de respuesta y
cumplimiento de estndares
internacionales.
- Certificacin internacional ISO
9001:2008.
- Falencias en la estructura interna del
rea Comercial y Ventas.
- Carencia de proceso y rea de
Mercadeo.
- Carencia de rea de investigacin y
desarrollo de nuevos productos.
- Firma de TLC y tratados comerciales - Conflictos Geopolticos con pases

con otros pases.
- Disminucin de aranceles para
exportar e importar.
- Desarrollo de nuevos productos a los
cuales el nuestro sirva como insumo.
limtrofes.
- Competencia desleal.
- Migracin e infidelidad de clientes
buscando economa mxima.
- Falsificacin e imitacin de la
industria flexo grfica.

3.8 ESTRATEGIAS, AMENAZAS Y OPORTUNIDADES

Para garantizar la viabilidad del negocio y la orientacin de todas las reas hacia
los objetivos comunes de la Compaa, se diseo una estrategia de revisin y
evaluacin de los procesos, sus indicadores y relaciones entre reas, teniendo
como eje principal el recurso humano.

Posterior a esta etapa de estudio, bajo el acompaamiento de los jefes de
proceso, se identificaron las principales falencias encontradas en los objetivos
generales y especficos, en los mtodos y procedimientos establecidos, su
influencia en la cadena productiva hasta la llegada al cliente final, desarrollando
nuevos indicadores, modificando y adaptando los existentes segn la necesidad.

Se definieron nuevas tareas especficas, se redefinieron los perfiles de los cargos
crticos (Ver anexo A), se eliminaron reprocesos y se identificaron falencias de
conocimiento, para construir un modelo de capacitacin que respondiera a las
necesidades (Ver anexo B), para generar compromiso y una nueva orientacin
hacia la el trabajo basado en la herramienta desarrollada.

3.9 ANLISIS OPERATIVO

3.9.1 Instalaciones de la Empresa. Topflight Andina SA. est radicada en el
Municipio de Sabaneta, con cobertura de prestacin de servicios a nivel nacional,
en un sector industrial cerca la ciudad de Medelln, de fcil desplazamiento y
acceso para la recepcin de materias primas y despacho de productos, bajo las
condiciones de funcionamiento necesarias para garantizar la excelente calidad de
los productos contribuyendo a maximizar las utilidades y disminuir los costos de
operacin.

Esta zona de ubicacin, cuenta con todos los servicios pblicos y vas de acceso,
adems de estar a pocas cuadras de los centros administrativos municipales,

universidades, institutos, supermercados, restaurantes y centros comerciales,
entre otros.

3.9.2 Organigrama. Ver Figura 2

3.9.3 Responsabilidad y autoridad.

Gerencia

El Gerente de Topflight Andina SA. es el responsable de la Poltica de la Calidad,
el cual posee la autoridad final en todos los aspectos relacionados con el S.G.C y
la mejora continua de los procesos. Preside el Comit de Gerencia que se rena
cada cuatro meses al realizar el proceso de Revisin por la Direccin (D3).

Adicionalmente, junto con los integrantes de la Alta Direccin, es responsable de
la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin
resultante, para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua del
S.G.C. la eficacia y logro de los objetivos.

Direccin Comercial

Es responsable de las reas de Ventas Nacionales e Internacionales, liderando el
proceso Comercial (R1).

Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento,
evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones
encaminadas a la mejora continua, fortaleciendo al interior de la Compaa el
principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad:
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.

La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin
por la Direccin (D3).

Direccin Administrativa y Financiera

A travs de los procesos Administrativo (D1) y Financiero (D2) garantiza la
existencia y asignacin de recursos para el Sistema de Gestin de la Calidad y
para todas las actividades de la Organizacin.

Adems, como apoyo a la gestin de los recursos y a la comunicacin lidera los
procesos de Gestin Humana (A1), Sistemas (A3), comunicacin (A5) y Servicios
Generales (A7).

El proceso comprende las siguientes funciones:

a) Preparacin, anlisis y flujo adecuado de la informacin contable y
financiera.
b) Administracin eficiente del capital de trabajo: establecer niveles
deseables de efectivo, cartera e inventarios y controlar permanentemente
la inversin all representada.
c) Seleccin y evaluacin de inversiones a largo plazo, que se requieran
para la marcha del negocio.
d) Consecucin y manejo de los fondos requeridos por la Compaa.
e) Responsabilidad por el manejo de las operaciones internas de la
Organizacin.
f) Hacer parte de la definicin de objetivos, estrategias y acciones que
contribuyan a elevar el valor econmico de Topflight Andina SA.

encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al
interior de la Compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema
de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).
Ver Anexo C.


Direccin de compras.

A travs del proceso de Compras (R4) asegura que la materia prima comprada por
Topflight Andina SA. cumpla con los requisitos especificados.

Disea y evala permanentemente las estrategias de informacin y operacin
logstica, con el objetivo de realizar una excelente programacin de compras y
garantizar as el cumplimiento de requisitos.

interior de la Compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema
de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).
Ver Anexo C.


Gerencia de Planta

Establece y ejecuta planes de productividad que afecten positivamente los
resultados operacionales de la compaa en concordancia con sus objetivos
estratgicos, basados en evidencias cuantitativas y cualitativas que permitan
implementar y evaluar el mejoramiento en cada uno de los procesos de la
organizacin que la lleven a ocupar niveles de privilegio por su competitividad.

Es responsable en el S.G.C de los procesos Planeacin y Programacin (R2) Pre-
Prensa (R3), Compras (R4), Tintas (R5), Montajes (R6), Impresin (R7),
Embobinado (R8), Calidad (R9), Despachos (R10). Documentacin (A2).
Mantenimiento (A4), Metrologa (A6), Auditoras Internas (M1), Acciones
Correctivas y Preventivas (M2) y Estadstica (M3).

Adicionalmente, junto con los integrantes de los procesos arriba mencionados es
responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la
informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora
continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el

La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de
Revisin por la Direccin (D3).

Direccin de Calidad

Establece y ejecuta las inspecciones tanto de materia prima, inspeccin en
proceso, inspeccin final como control de producto no conforme (R9-01). (R9-02).
(R9-03). (R9-04).

interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de
Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).
Ver Anexo C.

La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de
Revisin por la Direccin (D3).

Representante de la Direccin

Sus responsabilidades coinciden con las descritas en el numeral 5.5.2 de la norma
ISO 9001:2008:

Representante de la direccin

La alta direccin debe designar un miembro de la direccin quien, con
independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y
autoridad que incluya:

a) Asegurarse de que se establecen implantan y mantienen los
procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad,

b) Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de
gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y

c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los
requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin.
Nota. La responsabilidad del representante de la direccin puede
incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con
el sistema de gestin de la calidad.
1

Hacer parte del Comit de Gerencia de Topflight Andina SA.

Adicionalmente, junto con los integrantes de todos los procesos del S.G.C es


Responsables de los Procesos del S.G.C

Son responsables de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis
de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la
mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la
compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la
toma de decisiones). Ver Anexo C.

1
NTC ISO 9001:2008


3.10 MAPA DE PROCESOS DE LA COMPAA

En el mapa de procesos que se presenta en la Figura 3, se muestra de modo
grfico los diferentes macro procesos que la Compaa desarrolla para la
produccin y el control administrativo y financiero.

El detalle de los procesos de cada macro proceso se puede observar en la hoja de
caracterizacin de cada proceso. Ver Anexo D.

3.11 CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C

En Topflight Andina SA se ha definido la NORMA CERO A2-PR-00 cuyo propsito
es estructurar y definir una documentacin unificada y estandarizada para todos
los documentos de origen interno, involucrados dentro del Sistema de Gestin de
la Calidad.

AC ACUERDO DE CALIDAD

CT CATLOGO

EC ESTNDAR DE CALIDAD

FT FICHA TCNICA

HL HISTORIA LABORAL

HV HOJA DE VIDA

IN INSTRUCTIVO

LE LISTADO EQUIPOS

LM LISTADO MAESTRO

MC MANUAL DE LA CALIDAD

MP MAPA DE PROCESOS

PR PROCEDIMIENTO

RG REGISTRO

TM TABLA DE MUESTRA

3.12 HIPTESIS

Ante la ausencia de la herramienta que permita la integracin de las reas y
procesos, bajo un anlisis compartido y con un objetivo unificado de los
indicadores, la empresa no podr generar las condiciones que le permitan
mantenerse y expandirse en el mercado, quedando relegada y en inferiores
condiciones que sus competidores, lo que a largo plazo la puede llevar a la
quiebra, venta o liquidacin.

Bajo el desarrollo e implementacin de la herramienta de mando integral, bajo el
modelo de Balance Score Card, garantizaremos la integracin de la informacin
hacia el mejoramiento continuo de los procesos y las reas, conformes a la visin
y la misin de la Empresa, incrementando el nivel de viabilidad, que nos
garantizar la generacin de nuevos compradores, la optimizacin de recursos y
tiempo, posicionndonos hacia el cumplimiento de las necesidades del cliente y el
medio cada vez ms competitivo y exigente.

3.13 VARIABLES.

3.13.1 Indicadores. La siguiente es la definicin de los indicadores que apuntan a
optimizar el margen EBITDA como objetivo estratgico primordial y que estn
incluidos en el anlisis del Balance Score Card dentro del cuadro de mando
integral.

Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa, logrando que
el costo financiero no supere el 3%.

# Das que tarda en recuperar la cartera = CxC Promedio*365
Ventas

# Das que tarda en pagar a proveedores = CxP Promedio *365
Compras

% Cumplimiento de ventas = ventas reales *100
Presupuestadas

% Crecimiento de ventas = Ventas P.act Ventas P.ant *100
Ventas P.act

% Cumplimiento de programacin = # de trabajos entregados a tiempo * 100
Total de trabajos programados

% Sobrantes y Faltantes=Etiquetasproducidas *100
Etiquetas solicitadas

% Desperdicio = Metros producidos*100
Metros solicitados

% Cumplimiento de entrega = (#Artes entregados en 24 horas)*100
#Artes solicitadas

Das de lead time = Fecha de entrega Fecha de solicitud

% Costo Preprensa = Costo Real *100
Costo presupuesto

%Trabajos bajados de mquina = # trabajos bajados*100
# Trabajos al mes

Das de lead Time = Fecha de entrega Fecha de solicitud

Costo de adiciones = Costo adicin *100
Costo presupuestado

% Costo de la Materia Prima = Costo Real del m
2
*100
Costo presupuestado m
2

Rotacin de inventarios = promedio del inventario durante el periodo * 365
Costo mercancas compradas del periodo

Lead time de Tintas = Fecha de entrega Fecha de solicitud

% Costos en Tintas = ( Costo Real )*100
Costo presupuestado

% Desperdicio =cm cinta utilizada*100
cmcinta presupuestada

Vida til del Fotopolmero =( Mto. Real ) *100
Mto. Presupuestado

Costo Devoluciones externas = Costo real despus devolucin * 100
Costo presupuestado

Entregas perfectas = # de ordenes con entregas perfectas *100
# de ordenes programadas

Cubrimiento de la formacin: %cubrimiento = (# personas formadas) x100
(# personas programadas)

Ausentismo:% ausentismo = (# eventos EG o AT) x 100
(# personas expuestas)

# de No conformidades encontradas en auditoria por control de documentos
y registros = 0

% tiempo muerto por dao mecnico = (tiempo reportado dao) x 100
(tiempo total turno)

% tiempo muerto por dao elctrico = (tiempo reportado dao) x 100
(tiempo total turno)

% cumplimiento plan de calibracin y verificacin = (tareas ejecutadas) x 100
(tareas programadas)

%cumplimiento acciones correctivas = (acciones correctivas cerradas) x 100
(acciones correctivas propuestas)

%cumplimiento acciones prevent.=(acciones preventivas ejecutadas)x 100
(acciones preventivas propuestas)

3.13.2 Anlisis de Mercadeo y Anlisis Financiero. Por la naturaleza del proyecto
desarrollado, bajo la modalidad de mejoramiento de empresa desde la produccin
y los procesos, no aplica la realizacin del estudio financiero y del estudio de
mercadeo.

Esta consideracin se tom bajo el aval del asesor del trabajo de grado y del
Centro de Emprendimiento del Ceipa.

4. ASPECTO METODOLGICO

A continuacin se describirn las herramientas, autores y conceptos en los cuales
se bas el modelo de investigacin para desarrollar la propuesta de mejoramiento
para la Empresa Topflight Andina SA.

4.1 MATRIZ DOFA

A travs de esta metodologa se realiz el anlisis de la empresa y los procesos
orientados al cumplimiento de los objetivos estratgicos, identificando las
condiciones y factores que garanticen o imposibiliten la viabilidad en el mediano y
largo plazo, definiendo las estrategias a implementar.

4.1.1 Definicin. La matriz DOFA (conocido por algunos como FODA, y SWOT
en ingls) es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones
en toda clase de situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrnimo de
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los encabezados de la
matriz proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia, posicin y
direccin de una empresa, propuesta de negocios, o idea.
2

El anlisis DOFA es una evaluacin subjetiva de datos organizados en el formato
DOFA, que los coloca en un orden lgico que ayuda a comprender, presentar,
discutir y tomar decisiones. Puede ser utilizado en cualquier tipo de toma de
decisiones, ya que la plantilla estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las
comunes reacciones instintivas.
3

4.2 MICROSOFT EXCEL

Para el montaje y la administracin de la informacin obtenida a travs de los
indicadores productivos, se opt por la utilizacin de hojas de clculo, por su
sencillez y las facilidades que otorgan para el manejo y relacionamiento de datos,
permitiendo visualizar de forma ms clara las tendencias de los procesos, sus
relaciones y efectos directos en los cuatro niveles de la metodologa del Balance

2
Tomado de: http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=544; Agosto 22 de 2004.
3
Ibid.

Score Card y la proyeccin hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos de
Top Flight Andina SA.

Para esto, se cont Microsoft Excel 2007, como herramienta ms adecuada y de
bajo costo que permitiera la simulacin y reemplazara el desarrollo de un software
especializado a la medida de la empresa.

4.2.1 Definicin. Microsoft Excel permite analizar, administrar y compartir
informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones
mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le
ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.
4

La caracterstica de segmentacin de datos proporciona una visualizacin
mejorada de las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico para poder segmentar y
filtrar datos de forma dinmica y mostrar exactamente lo que necesite.
5

4.3 NORMA ISO 9001:2008

La certificacin ISO 9001 versin 2008 propin la base fundamental para el
anlisis de los procesos de la empresa y su lineamiento hacia los objetivos
estratgicos, tomando como modelo las pautas establecidas al momento en el
cual Top Flight Andina SA recibi la aprobacin y certificacin, para los cambios,
redefiniciones y reestructuracin efectuada a travs del plan de mejoramiento
construido para la empresa.

4.3.1 Definicin. Toda organizacin puede mejorar su manera de trabajar, lo cual
significa un incremento de sus clientes y gestionar el riesgo de la mejor manera
posible, reduciendo costes y mejorando la calidad del servicio ofrecido. La gestin
de un sistema de calidad aporta el marco que se necesita para supervisar y
mejorar la produccin en el trabajo. Con mucha diferencia, en cuanto a calidad se
refiere, la normativa ms establecida y conocida es la ISO 9001, la cual establece
una norma no slo para la Gestin de Sistemas de Calidad sino para cualquier
sistema en general. La ISO 9001 est ayudando a todo tipo de organizaciones a
tener xito, a travs de un incremento de la satisfaccin del cliente y de la
motivacin del departamento.
6

4
Tomado de http://office.microsoft.com
5
Ibid.
6
Tomado y traducido de: http://www.iso.org/iso/home.html (Organizacin Mundial para la Estandarizacin
ISO).

La ISO 9001:2008 es vlida para cualquier organizacin, independientemente de
su tamao o sector, que busque mejorar la manera en que se trabaja y funciona.
Adems, los mejores retornos en la inversin, vienen de compaas preparadas
para implantar la citada normativa en cualquier parte de su organizacin.
7

4.4 BALANCE SCORE CARD

4.4.1 Definicin. La metodologa de Balance Score Card permite integrar
estratgicamente el progreso actual de la empresa y la visin futura de
funcionamiento del negocio, a travs de un conjunto de indicadores establecidos,
agrupados en 4 perspectivas que fundamentan la totalidad de la Empresa,
permitiendo encausar los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos
estratgicos.

En 1992, Kaplan y Norton de Harvard University revolucionaron la administracin
de empresas al introducir un concepto bastante efectivo para alinear la empresa
hacia la consecucin de las estrategias del negocio, a travs de objetivos e
indicadores tangibles. La principal innovacin fue la introduccin de mediciones
sobre los intangibles como requisitos indispensables para alcanzar los objetivos
financieros.

Puede entenderse al BSC como una herramienta o metodologa, lo importante es
que convierte la visin en accin mediante un conjunto coherente de indicadores
agrupados en 4 categoras de negocio.

Las 4 categoras de negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos y
Formacin y Crecimiento. BSC sugiere que estas perspectivas abarcan todos los
procesos necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa y deben ser
considerados en la definicin de los indicadores. De acuerdo a las caractersticas
propias de cada negocio pueden existir incluso ms, pero difcilmente habr
menos de las mencionadas.

El equilibrio entre los indicadores es lo que da nombre a la metodologa, pues se
presenta un balance entre los externos relacionados con accionistas y clientes, y
los internos de los procesos, capacitacin, innovacin y crecimiento; tambin
existe un equilibrio entre indicadores de resultados, los cuales ven los esfuerzos
(principalmente econmicos) pasados e indicadores que impulsan la accin futura
(capacitacin, innovacin, aprendizaje, etc.).

7
Tomado y traducido de: http://www.iso.org/iso/home.html (Organizacin Mundial para la Estandarizacin
ISO)..

El BSC permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma como se
estn encaminando las acciones para alcanzar la visin. A partir de la
visualizacin y el anlisis de los indicadores balanceados, pueden tomarse
acciones preventivas o correctivas que afecten el desempeo global de la
empresa.

Por sus caractersticas, le BSC puede implementarse a nivel corporativo o en
unidades de negocio con visin y estrategias de negocios definidas y que
mantengan cierta autonoma funcional.

Perspectivas del Balance Score Card

A pesar de que son 4 las perspectivas que tradicionalmente identifican un BSC, no
es indispensable que estn todas ellas; estas perspectivas son las ms comunes y
pueden adaptarse a la gran mayora de las empresas que no constituyen una
condicin indispensable para construir un modelo de negocios.

Perspectiva financiera.

Histricamente los indicadores financieros han sido los ms utilizados, pues son el
reflejo de lo que est ocurriendo con las inversiones y el valor aadido econmico,
de hecho, todas las medidas que forman parte de la relacin causa-efecto,
culminan en la mejor actuacin financiera.

Perspectiva del cliente.

Como parte de un modelo de negocios, se identifica el mercado y el cliente hacia
el cual se dirige el servicio o producto. La perspectiva del cliente es un reflejo del
mercado en el cual se est compitiendo.
Brinda informacin importante para generar, adquirir, retener y satisfacer a los
clientes, obtener cuota de mercado, rentabilidad, etc. "La perspectiva del cliente
permite a los directivos de unidades de negocio articular la estrategia de cliente
basada en el mercado, que proporcionar unos rendimientos financieros futuros
de categora superior." (Kaplan & Norton).

Perspectiva procesos internos.

Para alcanzar los objetivos de clientes y financieros es necesario realizar con
excelencia ciertos procesos que dan vida a la empresa. Esos procesos en los que
se debe ser excelente son los que identifican los directivos y ponen especial
atencin para que se lleven a cabo de una forma perfecta, y as influyan a
conseguir los objetivos de accionistas y clientes.

Perspectiva de formacin y crecimiento.

Es la perspectiva donde ms tiene que ponerse atencin, sobre todo si piensan
obtenerse resultados constantes a largo plazo. Aqu se identifican la
infraestructura necesaria para crear valor a largo plazo. Hay que lograr formacin
y crecimiento en 3 reas: personas, sistemas y clima organizacional. Normalmente
son intangibles, pues son identificadores relacionados con capacitacin a
personas, software o desarrollos, mquinas e instalaciones, tecnologa y todo lo
que hay que potenciar para alcanzar los objetivos de las perspectivas anteriores.
8

Ver figura 4.

8
Tomado de: http://www.infoviews.com.mx/Bitam/ScoreCard.

5. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA BASADA EN EL BALANCE SCORE CARD

El resultado del anlisis y redefinicin realizado como Plan de Mejoramiento se evidencia en la herramienta montada
a partir de hojas de clculo en Excel, que permite evaluar los nuevos indicadores hacia el cumplimiento de los
objetivos estratgicos, como se muestra a continuacin:

5.1. Cuadro de Mando Integral

5.2. Valores Condicionales

5.3. Perspectivas vs Indicadores

5.4. Anlisis de Relaciones: Desarrollo y aprendizaje - procesos

5.5. Anlisis de Relaciones: Procesos - cliente

5.6. Anlisis de Relaciones: Cliente - financiera

BIBLIOGRAFA

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integral: manual basado en ms de 100 experiencias. Barcelona. Ediciones
Gestin 2000, 2003. 507 p.

ECHAVARRA ESCOBAR, Santiago; HINESTROZA MALDONADO, Alejandro. 5S
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Centro de ciencia y tecnologa de Antioquia CTA, 2008. 55 p.

KAPLAN, Robert.; Norton, David P. Cmo utilizar el cuadro de mando integral para
implantar y gestionar su estrategia. Barcelona. Ediciones Gestin 2000, 2001. 503
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KAPLAN, Robert.; Norton, David P. Cuadro de mando integral = Balanced
Scorecard. Barcelona. Ediciones Gestin 2000, 1996. 321 p.

KOTTER, Jhon P. Gestin del cambio. Ediciones Deusto 2000. Buenos Aires. 277
p.

KOURDY, Jeremy. Estrategia: claves para tomar decisiones en los negocios.
Ediciones Cuatro Media. Buenos Aires, 2008. 220p.MEJA GMEZ, Rodrigo.
Balanced Scorecard. Editorial Universidad Eafit. Medelln, 1999. 16 p.

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talento humano. Medelln. Editorial Servicios Profesionales, 2005. 218 p.

PICAZO MANRIQUEZ, Luis Rubn; MARTNEZ VILLEGAS, Fabin. Ingeniera de
servicios: para crear clientes satisfechos y lograr ventajas competitivas
sostenibles. Mxico, Bogot. Editorial MacGraw Hill, 1991. 254 p.

SERNA GMEZ, Humberto. Gerencia Estratgica: teora, metodologa,
alineamiento, implementacin y mapas estratgicos, 9 ed. Bogot. 3R Editores,
2007. 145 p.

SERNA GMEZ, Humberto. ndices de gestin: cmo disear un sistema integral
de medicin de gestin. 3 R Editores. Bogot, 2001. 233 p.

ANEXO A.
Perfiles de cargos crticos
CARGO Embobinador (a)
OBJETIVO DEL CARGO Embobinar todos los trabajos impresos, troquelados y
estampados entregando a calidad dos das despus de haber
recibido el trabajo as como tambin no superar el 1% de
devoluciones internas.
PERFIL IDEAL DEL CARGO
EDUCACION Bachiller
FORMACION ADQUIRIDA POR
LA EMPRESA
Diplomado de SGC ISO 9001:2000
HABILIDADES ESPECIFICAS Tolerancia a la presin
Responsabilidad
Productividad
Iniciativa Autonoma
Dinamismo Energa
HABILIDADES CORPORATIVAS

Autocontrol
Desarrollo de relaciones
Orientacin al logro
Orientacin a los procesos
Adaptacin al cambio
EXPERIENCIA Experiencia mnimo de 2 meses
RESPONSABILIDADES Verificacin de programa segn maquina embobinadora
Recepcin de orden de produccin
Puesta a punto de maquina
Hacer conteo manual de rollo
Confrontar con estndar
Cortar cores
Hacer control en proceso
Diligenciar registros
Retroalimentar de fallas a los dems procesos
Realizar indicadores
Entrega informes de indicadores
COD: A1-IN-04
PERFILES
FECHA: A2010 M 07 D 14
VERSIN: 1

GESTIN HUMANA A1
PGINA: 2 de 158

CARGO Impresor
OBJETIVO DEL CARGO Producir etiquetas de alto valor agregado, logrando mantener las
variables de impresin dentro de los estndares definidos;
faltantes y sobrantes +/- 10% trabajos basados de maquinas de
3%, tiempos de alistamiento 15%, tiempo despeje de lnea 5%,
tiempos muertos por causa 15%, tiempos de impresin 65%, y
generando acciones para minimizar las adiciones de material a un
3% del total facturado, logrando una entrega perfecta mayor al
95% del total de pedidos impresos.
PERFIL IDEAL DEL CARGO
EDUCACION Bachiller, tcnico o tecnlogo
FORMACION ADQUIRIDA POR
LA EMPRESA
Diplomado sistema de gestin de calidad ISO 9001:2000
HABILIDADES ESPECIFICAS Tolerancia a la presin
Responsabilidad
Productividad
Iniciativa Autonoma
Dinamismo Energa
HABILIDADES CORPORATIVAS

Autocontrol
Desarrollo de relaciones
Orientacin al logro
Orientacin a los procesos
Adaptacin al cambio
EXPERIENCIA Experiencia mnimo 3 aos
RESPONSABILIDADES Impresin Flexo R7-01
Impresin Digital R7-02
Impresin Hot-Stamping R7-03
Lnea Multiuso R7-04
COD: A1-IN-04
PERFILES
FECHA: A2010 M 07 D 14
VERSIN: 1

GESTIN HUMANA A1
PGINA: 3 de 158

ANEXO B.

Modelo de capacitacin.

Des arrollo de habilidades de trabajo hacia la
integrac in es tratgic a
Objetivo g eneral del programa
Desarrollar las competencias y las herramientas necesarias para
lograr un excelente desempeo laboral bajo la metodologa de
trabajo de Cuadro de Mando I ntegral, que permita la int egracin
eficaz de las diferentes reas de la compaa, para as lograr
result ados posit ivos y compet itivos, or ientados al cumplimiento de
los objetivos estratgicos de la Topflight Andina SA..

Mod. 1. Sensibilizacin al Cambio
Objetivo:
Propiciar un espacio de reflexin, reconocimiento de la necesidad
de cambio y motivacin intrnseca del ser hacia nuevas ideas y
tendencias, donde se reconozca el proceso evolutivo de la
empresa y se autogestione la motivacin para ser un elemento
participativo y artfice de una nueva cultura.
Mod. 2. Trabajo en equipo
Objetivo:
Coordinar los esfuerzos de formaci n y capacitacin haci a
la integracin y el desarrollo de habilidades para el trabajo
en equipo, generando en el ser un reconocimiento de s
mismo como parte colaborativa, participativa y creadora de
un insumo necesario para otro proceso, al interior de la
empresa.

Mod. 3. Servicio y Cliente Interno
Objetivo:
Crear un ambiente y clima laboral que permita el
relacionamiento de las personas como integrantes de
equi pos de trabajo que interactan entre s, para
garantizar la eficienci a.
Mod. 4. Encaminando esfuerzos hacia el futuro:
una mirada a la planeacin estratgica.
Objet ivo:
Desarrollar un lenguaje comn y entendimiento del negocio
orientado hacia los objetivos estratgicos, donde la
participacin de todos es fundament al para la consecucin de
la metas empresariales y el beneficio comn.
Ob. Estratgicos?

Mod. 5. Innovacin para la Productividad y el Desarrollo
Objetivo:
Brindar conceptos, metodologas y herramientas
di ferenciadoras que permitan hacer las cosas mejor y de
forma ms efi ciente.
Mod. 6. Procesos Flexibles
Objetivo:
Adquirir los conocimientos sobre la metodologa de
Cuadro de Mando Integral basada en las teoras de
Edward Norton y Robert Kaplan para la alineacin del
trabajo y los procesos hacia los objetivos estratgicos,
desarrollando tambin las habilidades para la
administracin de la herramienta desarrollada a medida
para Top Flight Andina SA.

ANEXO C.

Principios de la Calidad.

Los principios de la calidad son el pilar de un S.G.C cualquiera que sea su clase,
una empresa que implemente estos principios est cumpliendo con cualquier
norma certificable.

v

1
ENFOQUE AL CLIENTE
Puede vivir una organizacin sin clientes?
2
LIDERAZGO
Decisin estratgica de la organizacin
3
PARTICIPACIN DEL PERSONAL
Sin el la organizacin no existe
4
ENFOQUE AL CLIENTE
Puede vivir una organizacin sin clientes?
5
ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA
GESTIN
Es necesario gestionar los procesos
6
MEJORA CONTINUA
Siempre existen reas de la empresa que
mejorar
7
ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA
LA TOMA DE DECISIN
Asumir los riesgos de la decisin, con
conocimiento de causa
8
RELACIONES MUTUAMENTE
BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR
Qu pasara si no hubiera proveedores?

ANEXO D

MANUAL DE LA CALIDAD
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
ISO 9001:2008

ELABORACIN

PAOLA LARRARTE FRANCO
DOCUMENTACIN

REVISIN

WILLIAM TORO CAON
REP/TANTE DE LA DIRECCIN

APROBACIN

LUIS CARLOS LPEZ TOBON
GERENTE GENERAL

OBJETIVO Y ALCANCE
Objetivo
Alcance

PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN
Definicin estratgica
Sector y Capacidad
Ubicacin
Resea histrica

ENUNCIADOS ESTRATGICOS
Misin
Visin
Principios
Poltica de la Calidad
Objetivos de la Calidad

TRMINOS Y DEFINICIONES

JUSTIFICACIN DE EXCLUSIONES

CONTROL DEL MANUAL

NUESTROS CLIENTES

DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS CON RESPECTO AL PRODUCTO
Requisitos del Cliente
Requisitos Legales
Requisitos Reglamentarios

COMUNICACIN
Medios Masivos
Medios especficos

REVISIN POR LA DIRECCIN

MODELO DE PROCESOS

D Procesos de Direccin

D1 Administrativo
D2 Financiero
D2-01 Contabilidad
D2-02 Cartera
D2-03 Tesorera
D3 Revisin por la Direccin

R Procesos de Realizacin del Producto

R1 Comercial
R2 Planeacin y programacin
R3 Pre-prensa
R4 Compras
R5 Tintas
R6 Montajes
R7 Impresin
R7-01 Impresin Flexo
R7-02 Impresin Digital
R8 Embobinado
R9 Calidad
R9-01 Inspeccin de Materias primas
R9-02 Inspeccin Producto en proceso
R9-03 Inspeccin Producto terminado
R9-04 Control Producto no conforme
R10 Despachos

A Procesos de Apoyo

A1 Gestin Humana
A2 Documentacin
A2-01 Control de Documentos
A2-02 Control de Registros
A3 Sistemas
A4 Mantenimiento
A5 Metrologa
A6 Servicios Generales

M Procesos de Medicin. Anlisis y Mejora

M1 Auditorias internas

M2 Acciones Correctivas y Preventivas
M3 Estadstica

MATRIZ DE CORRELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE TOPASA Y LOS
REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C


CT CATALOGO


FT FICHA TCNICA

HL HISTORIA LABORAL

HV HOJA DE VIDA

IN INSTRUCTIVO

LE LISTADO EQUIPOS

LM LISTADO MAESTRO


MP MAPA DE PROCESOS

PR PROCEDIMIENTO

RG REGISTRO

TM TABLA DE MUESTRA

OBJETIVO Y ALCANCE

Objetivo

Establecer la Poltica de la Calidad, los Objetivos de la Calidad y describir el
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de TOPASA que busca la Satisfaccin
del Cliente y el Mejoramiento Continuo.

Alcance

El Sistema de Gestin de la Calidad de TOPASA basado en la norma ISO
9001:2008. incluye:
Fabricacin y comercializacin de etiquetas y envolturas en rollo o en hoja.

Se excluyen del alcance del Sistema los requisitos 7.3 Diseo y Desarrollo y los
requisitos 7.5.2 validacin de los procesos de Realizacin del Producto de la
Norma ISO 9001:2008

PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN

Definicin Estratgica

TOPASA es una empresa cuya actividad principal es la impresin, conversin y
acabado de etiquetas adhesivas en prensas de impresin banda angosta y banda
media.

A partir del 2006 TOPASA incursiona en el campo de la impresin digital con
tecnologa Hewlett Packard INDIGO ( Off Set Digital), alimentada por bobinas,
para la impresin de la ms alta calidad de etiquetas en tirajes cortos, las cuales
permiten personalizar cada una de las etiquetas y reducir considerablemente el
desperdicio en los tirajes cortos.

Sector y Capacidad

TOPASA es una empresa del Sector Grfico con capacidad de convertir ms de
400. 000 metros cuadrados de material al mes y cuenta con 82 empleados; 60
operativos y 22 administrativos.

Ubicacin

TOPASA tiene su planta y oficinas ubicadas en la Calle 62 sur No. 44-43 en
Sabaneta Antioqua. Colombia. Sur Amrica.

Resea histrica

Todo comienza cuando la empresa RELIEVES MIL, fundada en 1964, la cual
operaba en un garaje con tres mquinas troqueladoras rollo a rollo Kiess &
Gerlack y unos cuatro o cinco trabajadores, cuyos socios eran Jaime Jaramillo
Londoo, Armando Calle y Vicente Ferrer Martnez, ven la necesidad de ubicarse
mejor frente a la competencia, razn por la cual toman la iniciativa de buscar
socios en el Exterior para fortalecerse frente a la competencia.

Despus de establecer muchos contactos, recibieron respuesta de la empresa
TOPFLIGHT CORPORATION de Pensilvania, USA, generando dos
acontecimientos:

1. La visita a York, Pensilvania, por parte del socio Vicente Ferrer.
2. La visita a Medelln de Hartmut Schmied Vicepresidente Internacional de
la empresa TOPFLIGHT CORPORATION.

Despus de estas visitas y de estudios de pre factibilidad por parte de
TOPFLIGHT CORPORATION, se recibe la grata noticia, en la cual notifican que
se ha llegado a un acuerdo de aporte de capital, tecnologa y equipo de los socios
extranjeros, adems de la transformacin de la empresa RELIEVES MIL, en la
muy larga y elaborada razn social de ETIQUETAS, CINTAS Y CALCOMANAS
TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA.

TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA fue fundada en 1974 en la ciudad de
Medelln, como subsidiaria de la TOPFLIGHT CORPORATION de York,
Pensilvania, de quienes proviene todo el conocimiento tcnico y desarrollo de
nuestros productos.

El equipo suministrado por la Topflight consisti en dos mquinas Flexo Grficas,
una rebobinadora, una prensa para cliss y un tambor para rectificarlos.

ADMINISTRACIONES

Hugo Espinosa Rojas: quin dur algo ms de un ao.

Jorge Saldarriaga: cuya gestin no alcanz a permanecer el ao completo

Juan Vlez Uribe (1976 -Mayo 1994): quin estuvo al frente de TOPASA
por espacio de 18 aos. En su direccin se lograron grandes avances, pues
se realiz la construccin del edificio en que opera la compaa, se
aument el nmero de flexo grficas y rebobinadoras, se entr en el
mercado de la litografa, tipografa, serigrafa, formas continuas, entre otras.

Tambin se incursion en el ofrecimiento de diversos tipos de productos del
sector grfico entre ellos impresin en flexo grafa, Off Set (Litografa),
Screen (Estampado) y estampado al calor.

Bajo esta administracin la compaa adquiri un estatus importante en el
campo de las artes grficas.

Vicente Ferrer: Quin estuvo al frente de la empresa por espacio de 15
meses. El tiempo de sus gestin se consider que fue una etapa muy
importante, ya que el mundo de las artes grficas haba cambiado
considerablemente en cuanto a tintas, maquinarias y procedimientos, hecho
que llev a la empresa a ponerse a la vanguardia en equipos y adquisicin
de la primera Flexo grfica de torre o estaca en lnea marca PROPHETEER
de 6 colores UV. Se adquirieron Handy Scanner para las dos flexo grficas
Topflight grandes, un montador de foto polmeros, se dot el laboratorio de
pre-prensa y se adquirieron equipos de cmputo de nueva generacin
(procesadores 486 y Pentium).

Adems se logr hacer un trabajo en el recurso humano muy importante,
pues se crearon nuevos cargos, se capacit al personal en diferentes reas,
se logr la reasignacin salarial para algunos cargos y se trat de mejorar
las condiciones de trabajo de todos los empleados de la compaa.

John Jairo Urrea Surez (Agosto 1995- 2001): Durante esta
administracin continu el proceso de mejoramiento de la capacidad
instalada, se realizaron compras y mejoras para el rea de Tintas, se
instalaron implementos para el control de personal, se realiz una inversin
importante en comunicaciones internas, se adquiri la mquina flexo grfica
PROPHETEER de 8 estaciones de color, se realiz una reforma a la planta
y a las oficinas dando un mejor aspecto fsico a la organizacin; se
realizaron ajustes en el sistema de informtica, implantando el sistema de
OFIMATICA para control de Inventarios, Cartera, Contabilidad y nmina.

Ral Chavarriaga Gonzlez (2001-2002): Se vio afectada por una continua
expansin en la industria flexo grfica, puesto que la competencia adquiri
maquinaria ms eficiente y las condiciones de precio se vieron
determinadas no por los vendedores si no por los compradores.

An as se continu adecuando la planta con mejor tecnologa, se re-
potenciaron mquinas como la T-500 y T-600 para prestar un mejor
servicio, tener una mayor agilidad de produccin y mejorar la calidad de
impresin.

Para esa poca se piensa por primera vez en comenzar un proceso de
certificacin ISO, se comienzan a adelantar procesos internos de
documentacin y recoleccin de datos a travs de los registros.

Juan Carlos Posada Tobn (2003-2004): En este periodo la compaa
atraviesa un periodo de crisis, las ventas disminuyeron notoriamente, el
personal comienza a demostrar falta de pertenencia hacia la empresa, y el
rea de ventas no aporta lo necesario para poder salir adelante, razn por
la cual el proceso de certificacin ISO se ve afectado y se detuvo.

Lus Carlos Lpez Tobn (Julio 2004 Actual): La empresa es adquirida
por la Familia Lpez Restrepo en un 93% en cabeza del Doctor Lus Carlos
Lpez, quin viene a incorporar ideas nuevas que logran re-posicionar la
empresa en el mercado. Con esta nueva administracin llega una re-
estructuracin en los diferentes procesos.

Actualmente la empresa vuelve a tener una posicin importante en el
mercado, debido a un incremento significativo de sus ventas y a un plan de
mejoramiento continuo de su Sistema de Gestin de la Calidad ISO
9001:2008 para mantener la certificacin de sus procesos.

ENUNCIADOS ESTRATGICOS

Misin

Poner a disposicin de nuestros clientes lo ltimo en tecnologa de impresin a
travs de procesos certificados, para proyectar su imagen ante los ms exigentes
mercados nacionales e internacionales, promoviendo el desarrollo sostenible de
las competencias profesionales de nuestro recurso humano y la generacin de
valor por parte de la organizacin para sus accionistas.

Visin

Proveer soluciones de empaque que generen un alto valor agregado al producto
final de nuestros clientes, siendo capaces de evolucionar constantemente como
empresa, manteniendo un alto valor de permaneca en el mercado y ser
identificados como smbolo de excelencia.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro. Tener un
profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente y sus

instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y colaboradores,
entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en excelentes
condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que atendemos.

Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la empresa,
nuestros clientes, nuestros proveedores, el medio ambiente y el pas, para
proyectar excelencia entre el grupo al que pertenecemos.

Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante circunstancias
cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa, pas y sociedad,
guardar los secretos profesionales y realizar con excelencia nuestro trabajo.

Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor asignada,
partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin y alegra para
hacer las cosas bien

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1. Enfoque al cliente.

2. Liderazgo.

3. Participacin del personal.

4. Enfoque basado en procesos.

5. Enfoque del sistema para la gestin.

6. Mejora Continua.

7. Enfoque Basado en hechos para la toma de decisiones.

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

Poltica de la Calidad

Es nuestra permanente bsqueda, orientar los esfuerzos de nuestros
colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin, hacia el mejoramiento
continuo de nuestros procesos, regidos y fundamentados dentro de un sistema de
gestin de la calidad. Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades
en funcin del cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros
clientes, en trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos
nuestras actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus

principios, valores y actitudes, para mantener la eficacia del S.G.C. y lograr el
cumplimiento de los Objetivos.

Objetivos de la Calidad

Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al 95%.
Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las ventas.
Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte de
nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del negocio.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Para efectos de ste Manual de la Calidad, TOPASA se acoge a las
definiciones establecidas en la norma NTC-ISO 9000:2005

JUSTIFICACIN DE EXCLUSIONES

Se excluye el numeral 7.3 Diseo y Desarrollo de la Norma ISO 9001:2008.
Este punto se excluye ya que no es un requisito expresado por el cliente y no se
realiza en ningn momento en TOPASA. No hay planificacin, control ni diseo
del producto.
Se excluye el numeral 7.5.2 validacin de los procesos de la produccin y de
la prestacin del servicio de la Norma ISO 9001:2008 debido a que en
TOPASA, todos los procesos de produccin, se pueden verificar mediante
actividades de seguimiento medicin posteriores.

CONTROL DEL MANUAL

El representante de la Direccin es responsable de la elaboracin, desarrollo,
modificacin. implementacin y actualizacin del Manual de la Calidad en
TOPASA.
Al terminar los ciclos de auditoras internas y las acciones correctivas y
preventivas. cuando sea necesario. se actualiza el Manual de la Calidad.
registrando su edicin. Se hace revisin general del Manual de la Calidad. en la
ltima revisin por la direccin del ao. para actualizarlo. cuando sea necesario.

La Gerencia de TOPASA. es responsable de aprobar los cambios propuestos
al Manual de la Calidad.
El proceso de Documentacin (A2), se encarga de distribuir las copias
controladas del Manual de la Calidad, cumpliendo los requisitos exigidos por la
norma ISO 9001:2008 para control de documentos.

NUESTROS CLIENTES.

Los Clientes de Topflight Andina S.A. TOPASA, son organizaciones que dentro
de su proceso productivo tienen la necesidad de etiquetar sus productos. Entre
los ms representativos tenemos:
ORGANIZACIN TERPEL, INDUSTRIA ZENU, ALIMENTOS CARNICOS,
COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES, PRODUCTOS FAMILIA,
COLOMBINA, COLOMBIANA KIMBERLY, BATERIAS WILLARD,
FEDERACIN DE CAFETEROS, RAYO VAC VARTA, ALMACENES XITO,
SIMONIZ, BAVARIA, entre otros.

DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS CON RESPECTO AL PRODUCTO

REQUISITOS DEL CLIENTE

En cuanto a los requisitos relacionados con el producto, Topflight Andina
S.A. TOPASA, a travs de su proceso de realizacin R1 COMERCIAL
en el documento ORDEN DE PEDIDO R1-RG-05 soportado en una orden
de compra, determina y revisa: Ancho, avance, tipo de mquina, tipo de
material, tipo de adhesivo, aplicacin, tipo de acabado, presentacin, fecha
de entrega, cantidad de etiquetas, cantidad de colores, valor.

REQUISITOS LEGALES

Dentro de la ley de garanta al consumidor en lo concerniente a
reclamaciones, Topflight Andina S.A. TOPASA, a travs de la expedicin
del certificado de calidad documento R9-03-RG-01 manifiesta: Slo se
aceptan devoluciones despus de entregado el producto, por calidad de
impresin hasta 60 das, por materia prima hasta 180 das.
De igual manera Topflight Andina S.A. TOPASA. aplica y cumple todos
aquellos requisitos legales dados por la legislacin Colombiana.

REQUISITOS REGLAMENTARIOS

Dentro de estos requisitos Topflight Andina S.A. TOPASA aplica en cuanto a
condiciones fsicos ambientales todos aquellos requisitos monitoreados por
nuestra ARP SURATEP como son: Panorama de factores de riesgo, anlisis de
riesgo por oficio, inspeccin de puestos de trabajo, temperatura ambiente,
manipulacin de productos qumicos, inspeccin de sealizacin, riesgo mecnico,
niveles de presin sonora, todos estos liderados por el proceso de GESTIN
HUMANA A1, en apoyo al requisito 6.4 de la NTC ISO 9001:2008.
Dentro de la reglamentacin se tiene el monitoreo permanente de incidentes y
accidentes dentro de las instalaciones de TOPASA, a travs del comit paritario
de salud ocupacional COPASO

COMUNICACIN

En TOPASA la comunicacin est orientada de acuerdo a:

Medios Masivos de comunicacin

Ofimtica: Software por mdulos, implementado para el manejo de la informacin
relativa a contabilidad, cartera, inventarios, cuentas por pagar, facturacin,
bancos, nmina, control de piso, activos fijos, compras y analtico.

Correo electrnico corporativo: Con cerca de 32 terminales en toda la
organizacin, ste es uno de los medios ms dinmicos de comunicacin interna y
externa ya que es una de las herramientas ms avanzadas en el mundo actual
para distribuir y compartir informacin.

Intranet: Con cerca de 32 usuarios en toda la organizacin, es uno de los medios
ms complejos en cuanto al manejo de correo, calendario, programacin de
reuniones, equipos de trabajo.

Carteleras: Se encuentran ubicadas en todas las plantas y se actualizan
peridicamente con informacin estratgica y del sistema Gestin de la calidad
entre otras.

Medios especficos

1. P.S.I: Con cerca de 32 terminales, es el mensajero interno de la
organizacin.
2. V.P.N: Comunicacin remota con el servidor interno de la organizacin.

3. Buzn de Sugerencias: Mecanismo de comunicacin general orientado al
principio establecido por el Sistema de Gestin de la Calidad
PARTICIPACIN DEL PERSONAL
Virtual Private Network (VPN). Es una tecnologa de red que permite una
extensin de la red local sobre una red pblica o no controlada, como por ejemplo
Internet.

Requerimientos bsicos
Identificacin de usuario: Las VPN deben verificar la identidad de los usuarios y
restringir su acceso a aquellos que no se encuentren autorizados.
Administracin de claves: Las VPN deben actualizar las claves de cifrado para los
usuarios
VPN de acceso remoto
Es quizs el modelo ms usado actualmente y consiste en usuarios o proveedores
que se conectan con la empresa desde sitios remotos (oficinas comerciales.
domicilios. hotel. aviones etctera), utilizando Internet como vnculo de acceso.
Una vez autenticados tienen un nivel de acceso muy similar al que tienen en la red
local de la empresa.
PSI

Es un cliente para la red de mensajera instantnea Java. Es software libre y de
cdigo abierto. Soporta Salas de Conferencia.

REVISIN POR LA DIRECCIN

Es el marco de referencia de la alta Direccin para determinar, evaluar o modificar
los lineamentos estratgicos de la compaa

En TOPASA las revisiones por la direccin se realizan cada cuatro (6) meses, ( un
mes despus del cierre de cada Auditora Interna). sta revisin la realiza la alta
Direccin. En ella la base fundamental en criterios de mejora continua es la
revisin, seguimiento y anlisis de los indicadores como parmetros de control
para determinar y evaluar, frente a los objetivos de calidad, cada proceso
evidenciando de esta manera la mejora contina. Adicionalmente en el capitulo 11
de este manual responsabilidad y autoridad , cada director junto con el Gerente y
representante de la direccin, han establecido los criterios utilizados para la
evaluacin, anlisis de datos y mejora continua de cada uno de sus procesos.

Los criterios para la revisin por la direccin de la mejora continua del Sistema de
Gestin de la Calidad son:

1. Anlisis de las tendencias de los parmetros de control. Teniendo en cuenta
las acciones tomadas.

2. Evaluacin costo beneficio de los recursos necesitados.
3. Impacto econmico en tiempo de implementacin.
4. Una vez alcanzado el logro del objetivo al 100%. en el proceso de revisin
por la direccin, se debe cambiar el objetivo, su meta y su parmetro de medicin.
Estos criterios se determinan, desarrollan y evalan teniendo como referencia los
documentos D3-PR-01, D3-RG-01.

En TOPASA los integrantes de la alta direccin son:

Gerente General

Gerente de Planta (Representante de la Direccin)

Director(a) Administrativa y Financiera

Director(a) Comercial.

Director(a) de Gestin Humana

El representante de la alta direccin es el Gerente de Planta, Ingeniero William
Toro C.

MODELO DE PROCESOS

En el modelo de procesos de TOPASA se muestran los procesos macro de la
organizacin que componen el S.G.C. Varios de ellos tienen subprocesos, los
cules se especifican en las caracterizaciones de los procesos.

COD: A2-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

MAPA DE PROCESOS
PAGINA: 23 de 62

COD: D1-MC-01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

ADMINISTRATIVO D1
PAGINA: 24 de 62

OBJETIVO: Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa, logrando que el costo financiero no supere el 3%. Hacer revisin y control al cumplimiento del 100%
de los presupuestos de: Gestin Humana, Comercial, Administracin, Produccin

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Informes Tributarios
- flujo de Caja
- costo
- Nmina
- Indicadores

- Revisor fiscal
- Gerencia
- Bancos
- Estadstica
- DIAN
- DANE
- SUPE RSOCIEDADES
- CMARA DE COMERCIO

RESPONSABLES

- Bancos
- Cartera
- Tesorera
- Despachos
- Comunicacin Interna
- Comercial
- Compras
- DIAN
- DANE
- SUPE RSOCIEDADES
- CMARA DE
COMERCIO

- Personal Competente
- Equipos y Elementos de
Oficina
- Papelera y Documentos
- Informes de contabilidad.
cartera y tesorera.
- Oficinas acorde a la
necesidad
- Seguridad

- Recepcin de Informes de
Contabilidad. cartera. tesorera y
Nmina.
- Anlisis de la informacin recibida.
- Verificacin de la informacin
recibida.
- Autorizacin pago de proveedores
a tesorera
- Intermediacin bancaria
- Generar depreciaciones
- Generar informes tributarios
- Generar el costo
- Generar el Flujo de caja
- Entrega de informes
- Realizar Indicadores
- Entrega de indicadores

- Revisor Fiscal
- Direccin Administrativa D1
- Revisin a la Direccin D3

PARMETROS DE
MEDICIN
INTERRELACIN PROC
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC.
REALIZACIN
INTERRELACIN
PROCESOS DE APOYO
INTERRELACIN PROCESOS DE
MEDICIN

- Informacin dentro de los
6 primeros das hbiles
de cada mes.
- Costo financiero no
mayor al 3%.

- Financiero D2
- Revisin por la direccin
D3

- Comercial R1
- Compras R4
- Despachos R10

- Gestin Humana A1
- Documentacin A2
- Sistemas A3
- Servicios Generales A6

- Auditorias internas M1
- Acciones correctivas M2-01
- Acciones preventivas M2-02
- Estadstica M3

DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR

- INTERS FINANCIERO D1-RG-01 - PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO D1-
PR-01
- INSTRUCTIVO DIAN D1-IN-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1 d.e.f, 5.1 e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3.g
COD: D2-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CONTABILIDAD D2 -01
PAGINA: 25 de 62

OBJETIVOS: Cumplir al 100% con las normas contables y tributarias, tener la informacin contable al da para poder presentar balance general los primeros seis das hbiles del mes.


-Balances
- Estado de P y G
-Auxiliares
-Informes tributarios.
-Informe de flujos de fondos.
-Libros registrados.
-Cierre contable.
-Indicadores.

-Director Administrativa.
-Revisora Fiscal.
-Gerencia.
-Bancos.
-DIAN

RESPONSABLES
- Despachos
- Cartera
Tesorera
- Comunicacin
- Comercial
- Compras
- Gestin de la Calidad
- Modulo de nomina
- Administrativo
- Bancos
- DIAN.

- Personal Competente
- papelera y documentos
- Equipos y elementos de oficina
- Procedimientos de contabilidad.
-Oficina acorde a la necesidad.
- Seguridad

- BANCOS:
- Recepcin de Informes Bancarios.
- Verificar la informacin.
- Entrega de recibos a tesorera.
- Recepcin de recibos verificados por tesorera.
- Control y distribucin de recibos.
- Archivar.
- Informe de integracin.
- PROVEEDORES:
- Recepcin de facturas.
- Verificar datos.
- Asientos contables.
- Verificar los asientos tributarios.
- Las facturas de contados despus de asentarlas se devuelven a tesorera.
- Se archiva facturas originales.
- FACTURACIN:
- Recepcin de facturas.
- Verificar datos.
- Asientos contables.
- Verificar asientos tributarios.
- Archivo.
- Informes.
- Verificar todos los mdulos de cartera. cuentas por pagar. bancos. nomina y
facturacin.
- Integraciones.
- Depreciaciones.
- Amortizaciones.
- Cuadre de proveedores con tesorera.
- Conciliaciones bancarias con tesorera.
- Informes tributarios.
- Balances.
- Auxiliares.
- Libros registrados.
- Cierres contables.
- Se genera informes en Excel de cuentas por cobrar. cuentas por pagar y flujo real.

-Coordinador de cartera y -
Contabilidad
-Coordinador de Despachos
-Coordinador de Tesorera
-Coordinador de Compras

PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN
INTERRELACIN CON
PROCESOS DE APOYO

MEDICIN

Balance general y estado de
perdidas y ganancias.

-Administrativo D1
-Revisin por la Direccin D3

-Compras R4
-Calidad R9
-Despachos R10

-Gestin Humana A1.
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Servicios Generales A6
-Auditoras Internas M1
-Acciones Correctivas M2-01
-Acciones Preventivas M2-02
-Estadstica M3
COD: D2-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CONTABILIDAD D2 -01
PAGINA: 26 de 62

D2-01-RG-01 Proveedores
D2-01-RG -02 Comprobantes
D2-01-RG-03 Balances y auxiliares.
D2-01-RG-04 Libros registrados.
D2-01-RG-05 Certificados tributarios.
D2-01-RG-06. Parmetros de medicin.
D2-03-RG-05 Transferencias y ordenes de pago.

D2-01-PR-01 Procedimiento general de contabilidad
D2-01-IN-01 Integracin Bancos
D2-01-IN 02 Contables. Tributarios Proveedores
D2-01-IN-03 Compras por Servicios generales
D2-01-IN-04 Ingreso de Proveedores Nuevos
D2-01-IN-05 Integracin de Compras
D2-01-IN-06 Integracin de Provisiones
D2-01-IN-07 extractos de proveedores
D2-01-IN-08. Auxiliares y Balances.
D2-01-IN-09 Certificado Tributarios.
D2-01-IN-10 Libros Registrados
D2-01 IN-11 Cierre Mensual
D2-01-IN-12 Certificado Tributario
D2-01-IN 13 Cierre anual

NTC ISO 9001: 2008

4.1 d.e.f, 5.1 e, 6.1, 8.5.2 , 8.5.3

COD: D2-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CARTERA D2-02
PAGINA: 27 de 62

OBJETIVO: Recuperar la cartera al 100% en los plazos estipulados. logrando que la rotacin no sea mayor a 70 das


-Extracto de cartera.
-Informe mensual de
cartera.
-Informe de comisiones
Indicadores.

-Data crdito.
-Gerencia.
-Direccin Comercial.
-Direccin Administrativa.
-Revisora fiscal.

RESPONSABLES

- Despachos.
- Tesorera.
- Comunicacin.
- Comercial.
- Administrativo.
- Clientes.
- Data crdito

-Personal Competente
-Papelera y documentos.
-Equipos y elementos de oficina.
-Procedimientos de Cartera.
-Oficinas acorde a la necesidad.
-Seguridad.

- Imprimir listado de cartera.
- Planear los cobros al vencimiento de las
facturas.
- Hacer las llamadas y enviar por cheques.
- Verificar consignaciones del informe de
recibido de tesorera.
- Codificar y asentar los recibos de caja para
cancelar las facturas.
- Verificar y asentar otras consignaciones de
terceros.
- Se generan informes de integracin.
- Se generan informes resumidos de
facturacin.
- Verificar los asientos tributarios.
- Autorizacin de elaboran facturas de
terceros
- Crucen de notas crditos con facturas.
- Cuadre de cartera.
- Informes de cartera para los asesores
comerciales.
- Informe de data crdito.
- Informe de comisiones para su respectivo
pago.
- Informe de Cartera para realizar los cobros.

-Coordinadora de cartera.
-Coordinadora de
Comunicacin.
-Tesorera.
-Direccin Administrativa.
-Gerencia.

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN

INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN
Rotacin de cuentas por
cobrar
-Administrativo D1
-Revisin por la direccin D3

-Comercial R1
-Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3

-Auditorias internas M1
-Acciones correctivas M2-01
-Acciones preventivas M2-02
-Estadstica M3

- Informe General de Cartera D2-02-RG-01
- Facturacin ND y NC D2-02-RG-02
- procedimiento General de Cartera D2-02-PR-02
- Informe de Cartera D2-02-IN-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1 e. f, 5.1.e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3
COD: D2-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CARTERA D2-02
PAGINA: 28 de 62

- Comprobante de ventas D2-02-RG-03
- Comprobante de ingresos D2-02-RG-04
- Comisiones D2-02-RG-05

- Recibos de Caja D2-02-IN-02
- Integracin. facturacin ND-NC D2-02-IN-03
- Cruce de NC y Facturacin D2-02-IN-04
- Comisiones D2-02-IN-05

COD: D2-03-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

TESORERA D2-03
PAGINA: 29 de 62

OBJETIVO: pagar al 100 % las obligaciones financieras y de los proveedores en los plazos estipulados, logrando que la rotacin no sea mayor a 90 das.


-Consignaciones Bancarias.
-Entrega de cheques a
proveedores.
-Comprobantes de pago de
nmina.
-Empresa dotada de papelera.
-Informes de Bancos.
-Compras.
-Indicadores.

-Comunicacin
-Cartera
-Gerencia
-Direccin Administrativa
-Revisora Fiscal
-Proveedores

RESPONSABLES

- Compras.
- Cartera.
- Contabilidad.
- Despachos.
- Comunicacin.
-Bancos.
- Administrativa.
- Comercial

-Personal competente.
-Papelera y Documentos.
-Equipos y Elementos de
Oficina
-Procedimientos de Tesorera
-Procedimientos de Cartera
- Oficina acorde con la
necesidad.
-Seguridad.

-Programar y alistar consignaciones y
diligencias.
-Elaboracin Consignaciones
Entrega documentos y despacho del
mensajero.
-Generar informes por Internet de los diferentes
bancos.
-Verificar consignaciones elaboradas por
clientes.
-Generar informes de bancos para cartera.
-Elaboracin Flujo de Caja.
-Envo Flujo de Caja.
-Generar informes para programacin y pago a
proveedores y Nmina.
-Envo informes a Direccin Administrativa para
autorizacin de pagos.
-Programacin de Pagos.
-Revisin programacin pagos autorizados.
-Ejecutar Pagos.
-Envo soportes de pago
-Integrar a Bancos todos los movimientos
diarios
-Conciliaciones Bancarias
-Generar y enviar indicadores

- Coordinadora de Tesorera.
- Direccin Administrativa.
- Gerencia.

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
REALIZACIN
APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

Rotacin de cuentas por
pagar

-Administrativo D1

-Comercial R1
-Compras R4
-Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3

-Estadstica M3


- Informe ND y NC de Bancos D2-03-RG-01
- Flujo de caja D2-03-RG-02
- Informe C X P D2-03-RG-03
- Procedimiento general de tesorera D2-03-
PR-01
- Informe de N d y NC Bancos D2-03-IN-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1. e. f, 5.1. e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3
COD: D2-03-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

TESORERA D2-03
PAGINA: 30 de 62

- Informe Nomina D2-03-RG-04
- Transferencias y ordenes de pago D2-03-RG-05

- Pagos a proveedores Elaboracin cheques y
transferencias D2-03-IN-02
- Integracin Bancos. D2-03-IN-03
- Conciliacin Bancaria D2-03-IN-04

COD: D3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

REVISIN POR LA DIRECCIN D3
PAGINA: 31 de 62

OBJETIVO: asegurarse de la conveniencia, adecuacin y eficacia continua del sistema de gestin de la calidad para evaluar las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar los cambios
necesarios en el S.G.C, en funcin de la mejora continua, partiendo de los objetivos estratgicos de la compaa.
.


- Toma de decisiones y acciones
relacionadas con respecto a la
mejora de la eficacia del sistema.
- Necesidad de recursos.
- Acciones de mejora relacionadas
con el producto.
- Acciones correctivas y Preventivas.

- Sistema de Gestin de la Calidad

RESPONSABLES

- Mapa de procesos
Proveedores
- Clientes

- Resultados de
- Auditorias.
- Retroalimentacin del
cliente.
- Desempeo de los
procesos y conformidad
del producto.
- Estado de las Acciones
correctivas y
preventivas.
- Acciones de
seguimiento de
revisiones por la
direccin previa.
- Cambios que podran
afectar al sistema de
Gestin de la Calidad y
Recomendaciones para
la mejora.
- Poltica de la calidad.
- Objetivos de la calidad.

- Definir la periodicidad de la revisin por la Direccin.
- Revisar las acciones derivadas de las auditorias
Internas. evaluar los resultados de la satisfaccin del
cliente incluyendo las quejas. revisar los indicadores
de gestin por procesos incluyendo control del
producto no conforme. resultado de las acciones
correctivas y preventivas por fuente. por proceso y
estado. informe de los resultados de la revisin
anterior. recomendaciones para la mejora por
proceso. revisin de la poltica de la calidad y sus
objetivos.
- Informe de los resultados (acciones de mejora del
producto. la eficacia del sistema y los recursos para
realizar las mejoras).

- Gerencia General
- Gerencia de Planta
- Direccin Administrativa
- Direccin Comercial

PARMETROS DE
MEDICIN

INTERRELACIN
PROC. DE
DIRECCIN
APOYO

MEDICIN

- Indicadores de los
objetivos de la poltica de
la calidad de la
organizacin

- Administrativo D1
- Financiero D2
- Contabilidad D2-01
- Cartera D2-02
- Tesorera D2-03

Todos los procesos de Realizacin R

Todos los procesos de Apoyo A

- Todos los procesos de Medicin
M

DOCUMENTOS

REQUISITOS A CUMPLIR
- Acta de la revisin por la Direccin D3-RG-01

- Procedimiento general de revisin por la direccin D3-
PR-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1, 4.2, 5.0, 6.1, 8 .2 .1, 8. 2. 2, 8 .2 .3, 8 .2 .4, 8 .3, 8.4, .8.5.

COD: R1-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

COMERCIAL R1
PAGINA: 32 de 62

OBJETIVO: Lograr la satisfaccin de nuestros clientes superior al 95%, alcanzando un cumplimiento del 90% del presupuesto anual de ventas de la compaa, con un crecimiento en ventas del 15%.


-Arte aprobado pedido.
-Medicin de la Satisfaccin del
cliente.
-Cumplimiento del presupuesto.
-Crecimiento.
-Indicadores.

-Cliente Externo.
-Pre-prensa.
-Contabilidad/cartera.
-Calidad.
-Planeacin y Programacin.
-Despachos.
-Asistente Direccin Comercial.

RESPONSABLES

-Mercado.
-Clientes.
-Proveedores externos.
-Programacin.
- Pre-prensa.
- Sistemas.
- Contabilidad.
- Cartera.
- Despachos.
-Control producto no conforme.

Personal competente.
-Requerimientos del cliente.
Catalogo de productos.
-Base de datos de clientes.
-Carga planta -Estndar de color
Respuestas no conformidades.
-Equipos de oficina.
-Implementos de oficina.
-Cotizacin.
-Informacin Tcnica.
-Orden de compra.
-Orden de arte.
-Listado de cartera.
-Solicitud de crdito.
-Notas de Contabilidad.
-Encuesta Satisfaccin del Cliente.
-Informacin de exportacin.
-Procedimiento general.
-Oficina acorde a la necesidad.

-Anlisis del Mercado.
-Ubicacin del cliente.
-Contacto con el cliente.
-Cotizar y Seguimiento
-Solicitud de crdito.
-Orden de compra.
-Orden de arte.
-Revisin de los requisitos. relacionados con el
producto
-Aceptacin de los requisitos relacionados con el
producto.
-Elaborar pedido.
-Entrega pedido a Planeacin.
-Seguimiento Interno.
-Modificacin del pedido
- Seguimiento de no conformidades.
-Seguimiento de acciones correctivas y
preventivas.
-Cobro de cartera.
-Seguimiento Post-venta.
-Medicin de la satisfaccin del Cliente.
-Realizar indicadores.
-Entregar informe de indicadores.

-Director Comercial.
-Asesor Comercial.
-Secretaria Comercial.
-Asistente Direccin Comercial

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE
APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

-Satisfaccin >90%
-Presupuesto Anual >90%
-Crecimiento en ventas >10%

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Planeacin y programacin R2
-Preprensa R3
-Calidad R9
-Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3

-Auditorias Internas M1
-Estadstica M3


-Cotizacin R1-RG-01
-Solicitud de Crdito R1-RG-02
-Confirmacin Orden de Compra R1-RG-03
-Orden de Arte R1-RG-04
-Orden de Pedido R1-RG-05
-Modificacin de Pedido R1-RG-06
-Encuesta Clientes TOPASA R1-RG-07
-Procedimiento General.
-Instructivo de Cotizacin R1-IN-01
-Instructivo de Elaboracin de Pedidos R1-IN-02

NTC ISO 9001: 2008
Requisitos: 4.1.b. 4.1.c, 5.5.3, 7.1.a, 7.1.b, 7.2.1.a, 7.2.1.b, 7.2.1.c,
7.2.1.d, 7.2.2, 7.2.2.a, 7.2.2.b, 7.2.2.c, 7.5.1, 7.5.1.a, 7.5.3, 7.5.4,
8.2.3, 8.4.c, 8.5.2, 8.5.3

COD: R2-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PLANEACIN Y PROGRAMACIN R2
PAGINA: 33 de 62

OBJETIVO: Planear y programar la planta de produccin, garantizando el cumplimiento de la programacin en un 95%. Manteniendo hasta un 2% de trabajos con sobrantes o faltantes.
Que el desperdicio generado no supere el 5%.


Orden de produccin R2-RG-01.
Entrega de materiales a produccin
R2-RG-02
Informacin de estado de mquinas.
Programacin de mquinas impresoras
flexo, digital y hot estamping R2-RG-03
Programacin de embobinadoras R2-RG-
04
Informacin sobre fecha de entrega a
clientes.
Ficha tcnica para cada referencia
programada. R2-FT-01
Ordenes de produccin aprobadas
Programacin de mantenimientos
preventivos
Informacin para medicin anlisis y
mejora

- Preprensa
- Compras
- Mantenimiento
- Tintas
- Impresin flexo
- Impresin digital
- Impresin hot-
estamping
- Embobinado
- Calidad
- Comercial
- Montajes.
- Despachos

RESPONSABLES
- Comercial
- Preprensa
- Compras
- Montajes
- Sistemas
- Tintas
- Impresin flexo
- Impresin digital
- Impresin hot estamping.
- Embobinado
- Gestin humana
- Calidad
- Despachos

Pedidos.
Informacin de cancelacin y/o
modificacin en los pedidos
Informacin sobre urgencias
Artes aprovados
Informacin sobre Preprensa.
Informacin de materias primas
Informacin sobre montajes
Soporte tcnico
Informacin de tintas bsicas y
preparadas
Etiquetas impresas
Etiquetas estampadas
Informacin de etiquetas embobinadas
Personal competente
Informacin se sobrantes y faltantes
Informacin sobre despachos

Recepcin y verificacin de los pedidos.
Realizar orden de produccin para cada referencia.
Verificar fechas de entrega. Segn parmetros y
polticas de planeacin y programacin.
Realizar reunin, para revisar c/u de los pedidos y
verificar la informacin del mismo.
Realizar ficha tcnica para cada referencia
Planear, requerir y aprobar cada orden de
produccin.
Hacer programacin de maquinas impresoras y
embobinadoras.
Programar mantenimiento para las mquinas.
Realizar indicadores.
Entrega de indicadores.

Coordinador de
planeacin y
programacin

DIRECCIN
INTERRELACIN CON PROCESOS DE
APOYO

INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN
Cumplimiento de la
programacin (%)
Disminucin de material de
desperdicio.
Control de faltantes
Control de sobrantes.

Administrativo D1
Financiero D2
Revisin por la direccinD3

Todos los procesos que hacen
Parte del sistema de gestin
de la calidad desde R1 hasta R10

-Gestin humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4

Auditorias internas M1
Acciones correctivas M2 -
01
Acciones preventivas M2-
02
Estadstica M3

DOCUMENTOS


- Orden de produccin R2-RG-01
- Entrega de materiales a produccin R2-RG-02
- Programacin impresin R2-RG-03
- Procedimiento General R2-PR-01
- Instructivo para realizar orden de produccin.R2-IN-01
- Instrutivo Para realizar fichas tcnicas. R2-IN-02

NTC ISO 9001: 2008

4.1.a.b.c.d.f ,4.2.4, 6.2.1, 7.1.a.b, 7.5.1.a.b.c., 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5,
8.1, 8.2, 8.2.2, 8.4, 8.5 8.5.2, 8.5.3
COD: R2-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PLANEACIN Y PROGRAMACIN R2
PAGINA: 34 de 62

-
-
- Programacin embobinado R2-RG-04
- Control de entrega de sobres R2-RG-05

- Instructivo Para planear. requerir y aprobar orden de
produccin .R2-IN-03
- Polticas de planeacin y programacin R2-IN-04

COD: R3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PREPRENSA R3
PAGINA: 35 de 62

OBJETIVO: Entregar a comercial en 24 horas todos los artes. Proveer la planta de produccin de toda la Preprensa necesaria 2 das despus de ser entregada la orden de produccin por planeacin y programacin,
Garantizar que el costo real de la elaboracin de la preprensa no exceda a 100% del costo de lo presupuestado. Que el porcentaje de trabajos bajados de mquina por concepto de Preprensa no supere el 2% del total de los
pedidos impresos por mes.

Prueba impresa R3-RG-01
Preprensa
Informe indicadores de
Gestin

Planeacin y programacin
Comercial
Montajes
Tintas
Estadstica

RESPONSABLES
Planeacin y programacin
Comercial
Preprensa
Troqueles flexibles
Troqueles flecas.
Clises.

Planos de troquel, pelculas para
clises, estado de los
fotopolmeros y artes
electrnicos.
Equipos de oficina y mesa de
inspeccin de pelculas.
Procedimiento general pre
prensa.
rea para almacenamiento de
pelculas y fotopolmeros.
Recepcin y verificacin de informacin de orden de arte.
Ingreso al sistema.
Proteccin Propiedad del cliente.
Acomodar arte al sistema de impresin flexo y/o digital.
Envo de artes para aprobacin.
Recepcin de arte aprobado.
Prueba impresa.
Recepcin orden de pedido nuevo y prueba impresa.
Elaboracin a mano alzada de plano para troquel magntico
y/o fleca.
Elaboracin de plano para troquel.
Seleccin a proveedores
Proveedor nuevo.
Diligenciamiento orden de produccin al proveedor.
Ingreso al sistema
Entrega de orden de produccin al proveedor.
Seguimiento a proveedores.
Recepcin y verificacin de la Preprensa.
Ingreso al sistema.
Orden de produccin de repeticin.
Ubicacin en su respectivo archivo fsico.
Verificacin de la Preprensa.
Entrega de Preprensa a montajes.
Acompaamiento en mquina.
Trabajos bajados de mquina.
Recepcin de fotopolmeros.
Ingreso al archivo de fotopolmeros.
Verificacin facturacin.
Seguimiento a proveedores.
Evaluacin a Proveedor.
Reevaluacin a Proveedores.
Realizar y entregar informe de indicadores de gestin.
Coordinador de Preprensa
Auxiliares de Preprensa

DIRECCIN
APOYO

MEDICIN
COD: R3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PREPRENSA R3
PAGINA: 36 de 62

Lead time informe artes flexo a
comercial
Lead time informe artes digital
a comercial
Lead time seguimiento a
proveedores
Lead time entregas a montajes
Porcentaje de trabajos bajados
de mquina y sus causas.
Facturacin vs pre prensa.
Administrativo D1
Financiero D2
Revisin por la direccin D3
Comercial R1
Planeacin y programacin R2
Compras R4
Tintas R5
Montajes R6
Impresin R 7
Calidad R9
-Gestin humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Servicios generales A6
Auditoras internas S.G.C M1
Acciones correctivas M2-01
Acciones preventivas M2-02
Estadstica M3

DOCUMENTOS


- Registro informe artes flexo a comercial R3-RG-01
- Registro informe artes digital a Comercial R3-RG-02
- Registro prueba impresa R3-RG-03
- Registro seguimiento a proveedores R3-RG-04
- Registro elaboracin de plano para troquel magntico y/o fleca R3-RG-05
- Registro entrega de Preprensa a montajes R3-RG-06
- Registro facturacin vs Preprensa R3-RG-07
- Registro listado maestro de proveedores R3-RG-08
- Registro Propiedad del cliente. R3-RG-09
- Registro solicitud de servicio R3-RG-10
- Instructivo de elaboracin de arte R3-IN-01
- Instructivo de archivo de Preprensa R3-IN-02
- Instructivo trabajos bajados de mquina R3-IN-03
- Instructivo elaboracin de plano para troquel magntico R3-IN-04
- Procedimiento General R3-PR-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1: a.b.c.d.e.f, 4.2, 4.2.1. a.b.c.d.e.f, 4.2.3, 4.2.4, 7.1.
a.b.c.d, 7.2, 7.2.1.a. b. c. d, 7.2.2, 7.5.4, 7.5.5, 8.1. a. b. c,
8.2.3, 8.2.4, 8.4: b. c. d, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. a. b. c. d. e.

COD: R4-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

COMPRAS R4
PAGINA: 37 de 62

OBJETIVO: Abastecer la planta de la toda la materia prima necesaria dentro de los primeros 8 das de hecha la solicitud, siempre y cuando esta sea de lnea, evaluando los proveedores en trminos de tiempo de
entrega. Calidad. Cantidad y Servicio, logrando calificaciones mayores al 98 %, Lograr que el costo real de la compra de las materias primas no exceda el 100% del costo presupuestado. y el costo de las
adiciones no supere el 1% del consumo del mes. Rotar los inventarios de materias primas a 45 das. Desarrollar nuevos proveedores, (1) al ao para materias primas criticas.


-Materia prima para impresin Flexo.
Digital
-Materia prima para empaque de
producto terminado
-Cores
-Tintas B.A. U.V.
-rdenes de compra
-Calificacin de proveedores
-Indicadores de gestin

- Impresin
- Embobinado
- Despachos
- Tintas
- Montajes
- Comercial
- Sistemas

RESPONSABLES
-Sustratos de impresin
-Laminacin
-Tintas
-Cores
-Preprensa
-Metrologa
-Transporte
-Planeacin Y Programacin
-Pre-prensa
-Produccin
-Tintas
-Contabilidad
- Recurso Humano
- Sistemas
-Proveedor de Softwere-Harware

-Coordinador de compras.
-2 auxiliares competentes
-Sustratos de impresin, tintas, Cores,
laminacin.
-Material de empaque
-Maquinas cortadoras sliter.
-Rebobinadora.
-Equipo de Cmputo
-Facturas. -Formatos de salida de
Inventario
-Orden de compra
-Programacin de produccin (carga
planta)
-rea cubierta y seca

-Requerimiento de Materia Prima
-Seleccin de Proveedor
-Proveedor nuevo
-cumple con especificaciones
-Elaboracin de Orden de Compra.
-Envo de la Orden de Compra.
-Seguimiento de la Orden de Compra
-Recepcin de materias primas y/o servicios
-Ingreso al inventario
-Cumple con los requisitos
-Rechazo del material.
-Ubicacin del material en el rea de producto no conforme.
-Informe al proveedor.
-Devolucin al proveedor
-Entrega del material al proceso requerido
-salida del inventario del software ofimtica
-Evaluacin al Proveedor
-Seguimiento al Proveedor.
-Reevaluacin al Proveedor
-Realizar indicadores de gestin

-Coordinador de de
Compras
-Auxiliares de
almacn de materias
primas

DIRECCIN

REALIZACIN

APOYO

INTERRELACIN
PROC. DE
MEDICIN
-Costo de la materia prima
-Costo de las adiciones
-Lime time con proveedores
-Calidad (cumplimiento de requisitos) de los proveedores
-Cantidad suministrada por los proveedores
-Nivel de Servicio de proveedores
-Lead time interno

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Planeacin y Programacin R2
- Pre-prensa R3
-Tintas R5
-Montajes R6
-Calidad R9
-Despachos R10
-Impresin R7
-Embobinado R8

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4

-Internas M1
-Correctivas M2-01
-Preventivas M2-02
-Estadstica M3

-Seleccin de proveedores R4-RG-01
-Seguimiento de proveedores R4-RG-02
- evaluacin y reevaluacin proveedores R4-RG-03
-Listado maestro de proveedores R4-RG-04
- Inventario en piso R4-RG-05
-Consumo Material de empaque R4-RG-06
- Traslado de tintas bsicas a preparadas R4-RG-07
-Consumo bodega ndigo R4-RG-08
-Orden de compra Sustratos de Impresin R4-01-RG-09
-Orden de compra Tintas R4-02-RG-09
-Evaluacin y reevaluacin de proveedores R4-IN-01
-Ingreso al inventario facturas R4-IN -02
-Salida del inventario R4-IN -03
-Recepcin y Traslado de materias primas al proceso productivo R4-IN -04
-Procedimiento General R4-PR-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1 a.b.c.d.e.f, 4.2, 4.2.1 a.b.c.d.e.f, 4.2.3 a.b.c.d.e.f.g,
4.2.4, 4. 5.2, 5.3 a.b.c.d.e, 6.3 a.b.c, 6.4, 7, 7.1. a. b.c.d,
7.2.1.a.b.c.d, 7.2.2.a.b.c, 7.2.3 a.b.c, 7.4.1 a.b.c, 7.4.2 a.b.c,
7.4.3, 7.5, 7.5.1 a.b.c.d.e.f, 7.5.3, 7.5.5 , 7.6 a.b.c.d.e, 8..a.b.c.,
8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
COD: R4-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

COMPRAS R4
PAGINA: 38 de 62

-Orden de compra cores R4-03-RG-09

- Orden de servicio R4-04-RG-09
-Presentacin indicadores de gestin R4-RG-10
-Trabajos entregados a produccin R4-RG 11
COD: R5-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

TINTAS R5
PAGINA: 39 de 62

OBJETIVO: Preparar y alistar las tintas necesarias para el proceso de impresin, con un lead time de entrega de 1 da, y logrando un valor en tiempos improductivos menor o igual al 0.5% de
tiempo total programado. Lograr que el costo real de las tintas utilizadas no exceda el 100% del costo presupuestado.


-Orden de produccin diligenciado
-Tintas bsicas y preparadas
-Ficha tcnica.
-Requerimiento de materia prima.
-Indicadores.

- Revisin por la
Direccin
-Impresin flexo
RESPONSABLES
- Preprensa
-Comercial
- Planeacin y Programacin
- Compras
- Calidad

-Personal competente
-Tintas. -Aditivos. -Papel
-Sustrato de impresin
-Acabados de impresin
-Handproofer, -Balanzas.
-Spectrodensitometro. Gretag-Macbeth Spectroye.
-Equipo de Cmputo. -Software Think 2000. -Impresora
-Procedimiento general del proceso de tintas. R5-PR-01
-Instructivo verificacin tintas
vs. Estndar R5-IN-04
-Instructivo de recepcin y reintegro de tintas a bodega.
R5-IN-02
-Instructivo del manejo del handproof R5-IN-03
-Instructivo de formulacin y preparacin de Tinta R5-
IN-01
-Ficha tcnica R5-FT-01
-Registro de chequeo de tintas. R5-RG-02
-Registro de entrega de sobres R5-RG-03
-Ficha tcnica indicadores.M3-FT-01
-Orden de produccin. R2-RG-01
-Registro de requerimiento de tintas R5-RG-01
-Registro control de tintas bsicas U.V R5-RG-04
-Lugar cerrado con ventilacin
-Luz adecuada

-Verificacin de inventarios.
-Requerimiento de tintas.
-Seleccin, evaluacin, seguimiento y
reevaluacin de proveedores.
-Recepcin orden de produccin.
-Anlisis de informacin
-Verificacin del color con respecto al estndar
-Formular y preparar tinta
-Diligenciar ficha tcnica
-Entregar la orden de produccin.
-Liberar la tinta
-Acompaamiento del montaje de tintas a
maquina
-Verificacin final de color
-Recepcin y reintegro de tintas.
-Retroalimentacin de fallas.
-Generar indicadores
-Entrega de indicadores.

-Coordinador proceso
de tintas
-Auxiliares del proceso
de tintas

PARMETROS DE
MEDICIN

INTERRELACIN CON PROCESOS
DE DIRECCIN
INTERRELACIN PROC.
REALIZACIN
APOYO
INTERRELACIN
PROCESOS DE
MEDICIN
-Lead time proceso de tintas
-Tiempos improductivos
-Consumo de tintas vs
Facturacin

- Financiero D2
- Revisin por la Direccin D3
- Compras R4
- Calidad R9
- Preprensa R3
- Impresin flexo R7-01
- Comercial R1
- Planeacin y Programacin R2
- Gestin Humana A1
- Documentacin A2
- Sistemas A3
- Mantenimiento A4
- Metrologa A5
- Servicios generales. A6
- Auditorias Internas M1
- Acciones Correctivas
M2-01
- Acciones preventivas
M2-02
- Estadstica M3

COD: R5-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

TINTAS R5
PAGINA: 40 de 62

-Registro requerimiento de tintas R5-RG-01
-Registro de chequeo de tintas R5-RG-02
- Registro de entrega de ordenes de produccin R5-RG-03
-Registro control de tintas R5-RG-04
-Registro Control de pH en planta R5-RG-05
-Ficha Tcnica R5-FT-01
-Instructivo de formulacin y preparacin de Tinta R5-IN-01
-Instructivo de recepcin y reintegro de tintas a bodega. R5-IN-02
-Instructivo del manejo del handproof R5-IN-03
-Instructivo verificacin tintas vs. Estndar R5-IN-04
-Instructivo de verificacin de inventario R5-IN-05
-Procedimiento general del proceso de tintas. R5-PR-01

NTC ISO 9001:2008

4.1 a. b. c. d. e. f, 4.2.1.d.e, 4.2.4,
7.5.3, 8.1 a.b.c, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
COD: R7-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

IMPRESIN DIGITAL R7-02
PAGINA: 41 de 62

OBJETIVO: Realizar los montajes de foto polmeros que la planta requiera logrando tiempos muertos por el concepto de montajes inferiores al 0.5% del tiempo programado
de impresin, garantizar que los desperdicios de cinta de montajes no superen el 3%, garantizar el 100% de la vida til de troqueles y fotopolmeros como mnimo.

-Montaje correctamente hecho
Informacin de reposicin y estado
de los troqueles.
-Informacin de reposicin y estado
de los fotopolmeros
Archivo de troqueles.
-Carpeta con fotopolmeros limpios
y entalcados para archivo.
-Informacin para compra de cinta
para montajes y trapos.
-Troqueles y sobres para cada
trabajo.
-Indicadores.

-Impresin flexo
-Planeacin y
Programacin
-Pre-prensa
-Compras

RESPONSABLES

- Compras.
- Planeacin y
Programacin.
- Impresin Flexo.
- Pre-Prensa
-Gestin humana.

-Coordinador de montajes.
-Cinta de montajes.
-Polmeros.
-Rodillo.
-Escuadra.
-Esptula.
-Solvente.
-Base para unidades.
-Video Mount.
-Registro de fotopolmeros.
-Sobre de produccin.
-Carga planta impresin.
-Listado de troqueles.
-Registro de retroalimentacin de
polmeros y troqueles.
-rea iluminada y limpia.

-Recepcin del sobre de produccin
-Recepcin de fotopolmeros revisados.
-Recepcin de programacin para
maquinas flexo.
-Verificacin de informacin para
determinar unidad, posicin y mquina.
-Realizar el montaje de fotopolmeros.
-Entregar el troquel y sobre
correspondiente para cada trabajo.
-Diligenciamiento de registros
-Recepcin de polmeros y troquel
despus de la impresin.
-Retroalimentacin del estado de
troqueles y fotopolmeros.
-Entrega de informe de indicadores.

-Coordinador de montajes.

PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE
DIRECCIN
REALIZACIN
APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

-Durabilidad de troqueles
-Durabilidad de fotopolmeros.
-Consumo de cinta doble faz.
-Tiempos muertos por
montajes.

-Administrativo D1
-Financiero D2

- Compras R4
- Impresin R7
- Preprensa R3
- Planeacin y programacin R2
- Tintas R5

- Gestin humana A1
- Documentacin A2
- Mantenimiento A4
- Servicios generales A6

-Acciones correctivas M2-
01
-Acciones preventivas M2-
02
-Estadstica M3

DOCUMENTOS


-Solicitud de reposicin o reparacin de troqueles. R6-RG-01
-Seguimiento del estado de polmeros y troqueles. R6-RG-02
-Minuta de produccin. R6-RG-03
-Control entrega de sobres R6-RG-04
-Reporte de polmeros y troqueles. R6-RG-05
-Control de devolucin de polmeros a Preprensa R6-RG-06
-Instructivo montaje manual de fotopolmeros. R6-IN-01
-Procedimiento general de montajes R6-PR-01.

NTC ISO 9001: 2008

4.1.a.b.c.d.e.f, 4.2.1.d.e, 4.2.3.d.e.g, 4.2.4, 6.1.a.b, 6.2.1, 7.1. d,
7.2.1.a. b. c. d, 7.5.4, 7.5.5, 8.1 a. c, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1,
8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3 a.b.c.d.e

COD: R7-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 42 de 62

OBJETIVO: Producir etiquetas de alto valor agregado entregando al proceso de embobinado con un lead time de 2 das. logrando mantener las variables de impresin dentro de los estndares
definidos, trabajos bajados de maquina no superen el 0.33%, tiempos de alistamiento por orden de 40 minutos promedio, tiempo despeje de lnea por orden de 10 minutos promedio, tiempos
muertos por orden de paro de maquina durante la impresin de 20 minutos promedio y velocidad de maquina promedio de 80 metros por minuto. Lograr una eficiencia mayor al 90%


-Etiquetas impresas.
-Informacin para la
medicin.
-Retroalimentacin de
fallas a todo el sistema.
-Indicadores.

-Embobinado.
-Planeacin y Programacin.
-Gestin de la Calidad.
-Mantenimiento.
-Estadstica.
-Impresin Hot-stamping.
-Maquina finalizadora

RESPONSABLES

- Comercial.
- compras.
- Gestin de Calidad.
- planeacin y programacin.
- Montajes.
- Tintas.
- Pre-prensa.
- Sistemas.

Prensista y auxiliar.
Sustrato de impresin. -Laminacin.
-Tinta.
-Troquel.
-Polmeros.
Maquina de impresin FLEXO.
-Unidades de impresin y troquelado.
Minuta de impresin Flexo.
-Reporte de trabajos bajados de maquina.
-Carta de control proceso.
-Reporte de estado de polmeros y
troqueles.
-Reporte de matria prima no conforme.
-Reporte de entrega de materiales en los
cambios de turno.
-Procedimiento general Impresin Flexo.
rea iluminada y limpia.

-Verificacin de programa segn
mquina impresora.
-Recepcin de Orden de produccin.
-Verificacin de insumos.
-Traslado de Insumos a mquina.
-Realizar alistamiento.
-Sacar prueba para calidad.
-Confrontar con estndar.
-Realizar tiraje.
-Hacer control en proceso.
-Hacer despeje de lnea.
-Diligenciar registros.
-Informacin de fallas AL S.G.C.
-Entregar informes de indicadores.

-Coordinadores de produccin.
-Operarios de impresin.
-Auxiliares de impresin.

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
REALIZACIN
INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
MEDICIN
-Trabajos bajados de mquina.
-Tiempos de alistamiento de
mquina.
-Tiempos de mquina parada y
causas.
-Tiempos de despeje de lnea.
-Metros cuadrados por mquina.
-Velocidades de impresin.
-Lead time
-Administrativo D1
-Financiero D2
-Preprensa R3
-Compras R4
-Tintas R5
-Montajes R6
-Impresin R7-02-03-04
-Embobinado R8
-Calidad R9

-Gestin humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5
-Auditoras internas M1
-Estadstica M3


-Minuta de produccin impresin flexo. R7-01-RG-01
-Entrega de sustratos en cambios de turno R7-01-RG-02
-Procedimiento general de impresin flexo. R7-01-PR-01
-Instructivo alistamiento R7-01-IN-01
- Instructivo funciones para los prensistas y auxiliares de
maquina R7-01-IN-02

NTC ISO 9001: 2008
4.1.b, 4.1.c .4, 1.d, 4.1.e, 4.1.f, 7.1.a, 7.1.b, 7.1.d, 7.1.c,
7.5.1.a, 7.5.1.c , 7.5.1.d, 7.5.1.e, 7.5.3, 7.5.5, 8.1 a. c,
8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3
COD: R7-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 43 de 62

OBJETIVO a menos del 30% del valor facturado y un nivel de servicio mayor al 95% con relacin a la entrega perfecta. Producir etiquetas de alto valor agregado entregando al proceso de embobinado con un lead time de 1 das. logrando
mantener las variables de impresin dentro de los estndares definidos, trabajos bajados de maquina no superen el 0.33%, tiempos de alistamiento por orden de 10 minutos promedio, tiempo despeje de lnea por orden de 5 minutos promedio,
tiempos muertos por orden de paro de maquina durante la impresin de 10 minutos promedio y velocidad de maquina promedio de 16 metros por minuto. Lograr minimizar los sobrecostos de consumibles incrementando su vida til en un 30%.
Lograr una eficiencia mayor al 90%.


-Informacin para la medicin.
-Retroalimentacin de fallas a
todo el sistema.
-Indicadores.

-Embobinado
-Planeacin y programacin
-Gestin de la calidad
-Mantenimiento
-Estadstica
-Maquina finalizadora
-Impresin Hot-stamping.

RESPONSABLES

- Comercial.
- Compras.
- Gestin de Calidad.
- Planeacin y Programacin.
- Preprensa.
- Sistemas.

Personal competente y calificado.
-Tintas bsicas.
-Sustratos de impresin.
-Material de laminacin.
-Mantilla.
-Plancha digital.
-Hilo de oro.
-Imagine-oil.
Maquina INDIGO HP DIGITAL..
Programa de impresin digital.
-estndar de calidad.
-Orden o sobre de produccin.
-Mantenimientos eficaces.
-cronograma de mantenimientos.
-Procedimiento Impresin Digital.
Ambiente controlado 19C.

- Verificacin de programacin
- Recepcin de Orden de produccin.
- Realizar inicio del da
- Puesta a punto de la maquina
(alistamiento)
- Sacar muestra de pre-impresin para
aprobacin de calidad
- Verificacin del impreso vs estndar o
aprobacin de calidad.
- Hacer control en proceso.
- Entregar a la maquina finalizadora.
- Diligenciar registros.
- Realizar fin del da
- Retroalimentar de fallas a los dems
procesos.
- Realizar indicadores.
- Entregar informes de indicadores.

-Coordinadores de
produccin.
-Operarios de impresin
digital.
-Auxiliares de preprensa

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
REALIZACIN
APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

-Trabajos bajados de mquina.
-Metros cuadrados por mquina.
-Tiempos de mquina parada y sus
causas.
-Lead time

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Comercial R1
-Preprensa R3
-Compras R4
-Tintas R5
-Montajes R6
-Embobibinado R8
-Calidad R9

-Gestin humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Auditoras internas M1
-Estadstica M3

maquina R7-01-IN-02

8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3
a.b.c.d.e
COD: R7-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 44 de 62


-Minuta de Produccin Impresin Digital R7-02-RG-01
- Costos de insumos Digital R7-02-RG-02
-Costos de impresin Digital R7-02-RG-03

-Procedimiento general de impresin digital R7-02-PR-01
-Instructivo alistamiento maquina digital R7-02-IN-01
-instructivo inicio del da maquina digital R7-02-IN-02
-Instructivo fin del da maquina digital R7-02-IN-03

NTC ISO 9001: 2008
4.1.b, 4.1.c, 4.1.d, 4.1.e, 4.1.f , 7.1.a, 7.1.b, 7.1.d, 7.1.c,
7.5.1.a, 7.5.1.c, 7.5.1.d, 7.5.1.e, 7.5.3, 7.5.5, 8.1 a. c, 8.2.3,
8.2.4. 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f , 8.5.3 a.b.c.d.e

COD: R8-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

EMBOBINADO R8
PAGINA: 45 de 62

OBJETIVO: Embobinar todos los trabajos impresos. troquelados y estampados entregando a calidad dos das despus de haber recibido el trabajo as como tambin lograr el 0% de devoluciones
internas. Alcanzar una eficiencia mayor al 90%.


-Etiquetas embobinadas segn
requisitos.
-Informacin para la medicin.
-Retroalimentacin de fallas a los
dems procesos.
-Indicadores.

-Planeacin y programacin
-Mantenimiento
-Estadstica
-Gestin de la Calidad.

RESPONSABLES

- Mantenimiento
- Gestin de Calidad
- Planeacin y programacin
- Compras
- Impresin flexo
-Impresin digital
-Impresin hot-stampin.

-Cintas.
-Tijeras.
-Maquinaria embobinadora.
-Programa de embobinadoras.
-Estndar de calidad.
-Orden o sobre de produccin.
-Cronograma de mantenimientos.
-Registros para ser diligenciados.
-Marcaciones para rollos.
-rea seca y libre de humedad.

- Verificacin de programacin
- Recepcin de orden de produccin
- Puesta a punto de mquina (alistamiento)
- Hacer conteo manual del primer rollo
embobinado
- Verificacin del impreso contra estndar
de produccin.
- reponer etiquetas
- realizar el control en procesos para
inspeccin al 100% del producto
- Diligenciamiento de registros estabelecido
- Retroalimentacin a calidad. impresin y
planeacin
- Entregar informe de indicadores.

-Operarios (as) de
embobinado.
-Coordinador de planta

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
REALIZACIN
APOYO
MEDICIN

-Velocidades de mquina
embobinadora
-Cumplimiento de entregas a
calidad
-Devoluciones internas

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Calidad R9
-Compras R4
-Impresin R7
-Gestin humana A1
-Documentacin A2
-Mantenimiento A4
-Estadstica M3


-Minuta de produccin embobinado R8-RG-01
-Control de sobrantes y faltantes de produccin R8-RG-02

-Procedimiento general de embobinado R8-PR-01
-Instructivo alistamiento R8-IN-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1. a. b. c. e. f, 4.2.1 c. d. e, 7.2.1 a, 7.2.2 a, 7.5.1 a. b. c, 7.5.5, 8.1
a, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 a

COD: R9-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN DE MATERIAS PRIMAS R9-01
PAGINA: 46 de 62

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales, reglamentarios y de cliente), optimizando y asegurando los recursos de la inspeccin materias primas criticas (preprensa, sustratos de impresin y
laminacin. Tintas, cores ), para obtener menos del 2 % de lotes de materias primas no conformes y menos del 1% de lotes no conformes de materias primas rechazados por el cliente.


-Materias primas conformes
con los requisitos.
-Registro de Inspeccin
Materias Primas.
-Registro Homologacin
materias primas nuevas.
-Registro devolucin al
proveedor.
-Indicadores.

-Compras.
-Tintas.
-Prepensa.
-Impresin

RESPONSABLES

-Tintas y Barnices
-Sustratos de Impresin y
Laminacin
-Cores
-Prepensa.
-Compras
-Tintas

- Inspector de Calidad Competente.
-Sustratos de impresin, laminacin, cores, tintas y
prepensa (pelculas).
-Espectrodensitmetro, Mesa Luz Da, Balanza
analtica, Computador, mesa inspeccin pelculas,
ph metro, viscosmetro, hand proff, pie de Rey.
Regla.
-Orden de produccin, procedimiento inspeccin
materias primas, registro homologacin materias
primas nuevas, tabla militar estndar.
-Laboratorio de Calidad y planta de produccin,
prepensa, laboratorio de tintas y almacn..

-Recibo Muestras de materias primas nuevas.
-Homologacin Materias Primas Nuevas (sustratos y
laminacin).
-Se acepta la nueva materia prima?
-Generar reporte de aceptacin a compras.
-Muestreo por lotes del proveedor de acuerdo a tabla
militar estndar (Sustratos, tintas y acabados).
-Verificacin o Inspeccin de la calidad de acuerdo a
cada materia prima.
-Se acepta el lote?
-Identificacin producto.
-Generar reporte de aprobacin o rechazo y entrega
del material a Compras, tintas o prepensa.
-Registro de devolucin al proveedor.
-Verificacin Entregas de material a Produccin.

Inspector de Calidad:
Materia Primas
Director de Calidad

PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
MEDICIN
-% de lotes de sustratos de
impresin y laminacin no
conformes/mes.
- % de lotes Tintas no
conformes/mes.
-% de trabajos con prepensa no
conforme/mes.
-% de lotes cores no
conformes/mes
- % de lotes materia prima
rechazada por produccin/ mes
- % lotes rechazados por materias
primas por cliente/ mes

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Despachos R10

-Gestin Humana. A1
-Documentacin. A2
-Sistemas. A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Estadstica M3


-Registro Inspeccin Sustratos de Impresin y Laminacin. R9-01-RG-01
-Registro Inspeccin Tintas y Barnices. R9-01-RG-02
-Registro Inspeccin Prepensa.R9-01-RG-03
-Registro Inspeccin Cores. R9-01-RG-04
-Registro Homologacin Materias primas nuevas. R9-01-RG-05
-Registro Reporte MP no conforme a proveedores. R9-01-RG-06
-Registro Devolucin Materias Primas de produccin. R9-01-RG-07
-Procedimiento Inspeccin de Calidad materias primas.R9-01-
PR-01
-Instructivo inspeccin materias primas R9-01-IN-01.

NTC ISO 9001: 2008
4.1.b.c.d.e.f, 4.2.1.d, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,
8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.

COD: R9-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN DE MATERIAS PRIMAS R9-01
PAGINA: 47 de 62

-Registro control materias primas no conformes.R9-01-RG-08
-Registro control inspeccin Materias Primas. R9-01-RG-09
-Certificado de anlisis de Proveedores. R9-01-RG-10
-Tabla Comparativa sustratos de impresin. R9-01-TM-01
-Tabla parmetros de aceptacin Sustratos de impresin y Laminacin. R9-01-TM-02
-Tabla muestreo Materias primas. R9-01-TM-03
COD: R9-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN DE PRODUCTO EN PROCESO R9-02
PAGINA: 48 de 62

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales, reglamentarios y de cliente), optimizando los recursos y mejorando las tcnicas y procedimientos utilizados en el proceso de
inspeccin producto en proceso para obtener menos del 0.5% de devoluciones internas y costos de no calidad inferiores al 1.8 % con respecto a la facturacin.


-Producto en proceso
segn especificaciones.
-Registro de Inspeccin
-Estndar de impresin..
-Indicadores.

-Todos los clientes externos.
-Embobinado
-Inspeccin de calidad
producto terminado.

RESPONSABLES

- Planeacin y
programacin.
- Impresin.
-Estampacin.
-Inspeccin de Calidad
Materia prima.

- Inspectores de Calidad
Competentes.
-Estndar de impresin y/o sherpa
y orden de produccin.
-Espectrodensitmetro, Mesa Luz
Da, , Computador, lector de cdigo
de barras.
-Procedimiento inspeccin producto
en proceso.
-Laboratorio de Calidad y planta de
produccin.

-Recepcin orden de produccin y muestra de la primera
impresin del total montaje al avance.
-La muestra esta conforme a los requisitos (legales,
reglamentarios y de cliente)?
-Aprobacin proceso de impresin y elaboracin de
estndar si el trabajo es nuevo.
-Toma de muestra cada 30 min, durante el rodaje y
clasificacin de defectos encontrados en menores,
mayores y crticos.
-Retroalimentacin a los operarios y auxiliares de
impresin.
-Rechazar trabajo por defectos crticos y/o mayores no
corregidos.
-Entregar informe de indicadores

-Auxiliares de Calidad:
-Producto en proceso
-Director de Calidad

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN
PROC. DE APOYO
MEDICIN

-Costos devoluciones
internas/ total facturacin.
- Costos de no calidad.

-Administrativo D1
-Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Estadstica M3


-Registro inspeccin de producto en proceso R9-02-RG-01
-Registro control inspeccin de producto en proceso.R9-02-RG-02
-Registro trazabilidad de sustratos de impresin R9-02-RG-03
- Registro aprobaciones de defectos por concesin proceso R9-02-RG-04
-Registro de etiquetas no conformes detectadas en proceso R9-02-RG-05
-Tabla de clasificacin de defectos R9-02-TM-01
-Procedimiento Inspeccin de Calidad producto en proceso.R9-02-PR-
01
-Instructivo inspeccin producto en proceso.R9-02-IN-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1.e.f, 7.1, 7.5.3, 7.5.1, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.3,
8.5.1

COD: R9-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN DE PRODUCTO EN PROCESO R9-02
PAGINA: 49 de 62

-Tabla control estndares de impresin R9-02-TM-02
-Estndar de impresin R9-EC-01

COD: R3-03-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN PRODUCTO TERMINADO R9-03
PAGINA: 50 de 62

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales. reglamentarios y de cliente), optimizando los recursos de la inspeccin producto terminado, para disminuir las quejas al 2%, disminuir los reclamos al 1%,
y lograr costos por devoluciones externas inferiores al 0.5% con respecto a la facturacin mensual.


-Producto terminado,
segn especificaciones
y con certificado de
calidad.
-Indicadores.

-Todos los clientes externos.
-Comercial: Muestras
-Despachos.

RESPONSABLES

-Recepcin del producto terminado a
produccin/Devolucin producto terminado
rechazado a produccin.
-Alistamiento de producto terminado y
pesaje de rollos.
-Muestreo por tabla militar estndar.
-Verificacin de la calidad de impresin y
cantidad de etiquetas por rollo.
-Se acepta el lote?
-Elaboracin Certificado de Calidad
-Entrega de producto terminado a
Despachos.
-Entrega informe de indicadores.

- Planeacin y Programacin.
- Embobinado.
- Inspeccin de Calidad producto en
Proceso.

-Dos Inspectores de Calidad Competentes.
-Rollos de etiquetas, orden de produccin
-Mesa de inspeccin producto terminado,
balanza de precisin, balanza 30 Kg, pie
de rey y regla mtrica.
-Procedimiento Inspeccin producto
terminado, Tabla de muestreo militar
estndar,
-Laboratorio de Calidad, rea mesas de
inspeccin y rea almacenamiento
producto.
.

-Inspectoras de Calidad:
Producto Terminado

PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
MEDICIN

-% Quejas.
-% Reclamos.
-Costos devoluciones externas/
total facturacin.
-% de Reprocesos Internos.

-Administrativo D1
-Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Estadstica M3


-Registro Certificado de Calidad R9-03-RG-01
-Registro producto terminado rechazado. R9-03-RG-02
-Registro de entrega producto terminado a Calidad R9-03-RG-03
-Registro control archivo ordenes de produccin. R9-03-RG-04
-Registro control inspeccin producto terminado. R9-03-RG-05
-Registro control producto terminado rechazado.R9-03-RG-06
-Registro control quejas y reclamos R9-03-RG-07
-Procedimiento Inspeccin de Calidad producto terminado R9-03-PR-1
-Instructivo inspeccin producto terminado. R9-03-IN-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1.e.f, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1,
8.5.2, 8.5.3

COD: R3-03-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

INSPECCIN PRODUCTO TERMINADO R9-03
PAGINA: 51 de 62

-Registro quejas y reclamos producto terminado.R9-03-RG-08
-Registro salidas ordenes de produccin. R9-03-RG-09
-Tabla muestreo producto terminado. R9-03-TM-01

COD: R10-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

DESPACHOS R10
PAGINA: 52 de 62

OBJETIVO: Garantizar la identificacin y control del producto no conforme con los requisitos en cada etapa del proceso productivo, para prevenir su uso o entrega no intencional.


-Identificacin producto no
conforme.
-Destruccin producto no
conforme.
-Liberacin o aceptacin
bajo concesin por Direccin
de Calidad y/o cliente.
-Producto terminado, segn
especificaciones y con
certificado de calidad.

-Todos los clientes
externos.
-Planeacin y
Programacin.
-Embobinado
-Despachos.

RESPONSABLES

- Impresin.
- Embobinado.
- Estampacin
- Inspeccin de calidad materias
primas.
- Inspeccin de Calidad producto
en Proceso.
- Inspeccin de calidad Producto
terminado.

-Inspectores de Calidad Competentes.
-Rollos de etiquetas, orden de produccin.
-Procedimiento Identificacin y control
producto no conforme.
-Mesa de inspeccin producto terminado,
balanza de precisin, balanza 30 Kg., pie
de rey y regla mtrica.
Espectrodensitmetro, Mesa Luz Da,
Balanza, Computador, lector de cdigo de
barras.
-Laboratorio de Calidad y planta de
produccin..

-Identificacin producto no conforme (PNC).
(Materia Primas, producto en proceso y producto
terminado).
-Ubicacin en reas definidas.
-ACCIONES SOBRE EL PNC:
Devolucin a proveedores: Materias Primas No
conformes.
Eliminacin directa producto no conforme en el
proceso de Embobinado.
Reproceso: Seleccin del producto terminado.
Destruccin del producto no conforme por
defectos crticos.
Liberacin o aceptacin bajo concesin por
Direccin de Calidad y/o cliente.
-Inspeccionar de Nuevo al 100% el producto
reprocesado.
-Se acepta el lote?
-Entregar a Despachos.

-Auxiliares de Calidad:
Materias Primas.
Producto en proceso
Producto Terminado
-Coordinador de
produccin.
-Embobinadores

PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

-% de lotes destruidos /mes.
-% de lotes enviados con
aprobacin por concesin/mes.

- Administrativo D1
- Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Acciones Correctivas M2-
01
-Acciones Preventivas M2-
02
-Estadstica M3

-Registro Acta de destruccin producto no conforme. R9-04-RG-01
-Registro aprobacin por concesin. R9-04-RG-02
- Registro control de de faltantes y sobrantes R9-04-RG-03

-Procedimiento Identificacin y control producto no conforme R9-
04-PR-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1.c, 7.4.2.b, 7.4.3, 7.5.3, 8.1.a, 8.2.4, 8.3.a.b.c, 8.4,
8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
COD: R10-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

DESPACHOS R10
PAGINA: 53 de 62

OBJETIVO: Despachar toda la mercanca solicitada por los clientes. Logrando que la misma se enve con documentacin completa, a tiempo y en la cantidad solicitada. En un tiempo menor a ocho horas
para entregas locales. Para entregas a otras ciudades ajustarse estrictamente a los tiempos estipulados por las transportadoras. Mantener inventario fsico igual al inventario sistematizado. Lograr una
rotacin del inventario de producto terminado menor a 90 das. Lograr que el costo real del empaque no exceda el 100% del costo presupuestado.


-Mercanca empacada y rotulada
-Documentos Legales
-Guas Diligenciadas
- Control de Inventario de Producto
terminado

- Clientes Externos
- Clientes Internos
- Comercial
- Financiero

RESPONSABLES

- Compras
- Calidad
- Comercial
- Sistemas
-Transporte.

Personal competente
-Rollos de Etiqueta Autoadhesiva
-Cinta resina
-Cajas de cartn
-Bolsas de Polietileno
-Grapas de Zunchar
-Dispensador de Zuncho
-Cintero
-Equipos de oficina
-Pedido
-Instructivo de Empaque
-Instructivo ingreso de mercanca al Sistema
-Instructivo de Remisin
-Instructivo de facturacin
-Instructivo elaboracin Notas Crdito y Dbito
-Procedimiento general de despachos
-rea Cubierta y seca

-Recepcin de Pedidos
-Consultar inventarios
-Recibo de Mercanca
-Verificacin del pedido vs.
certificado de calidad
-Empacar
- Rotular la caja
-Almacenar la mercanca
-Ingresar la mercara al sistema
-Realizar Documento
-Verificacin de cantidades vs.
documento
-Realizar Guas de Transportadora
-Realizar envi
-Entrega de mercanca.
-Entrega de copias de facturas
-Seleccin. de proveedores
-Evaluacin de proveedores
-Reevaluacin de proveedores
-Actualizacin de indicadores

-Auxiliar de despachos
-Conductor
-Coordinador de despachos

PARMETROS DE
MEDICIN
INTERRELACIN PROC
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC.
REALIZACIN
APOYO
INTERRELACIN PROCESOS
DE MEDICIN

-Entrega Perfecta
-Gastos de Camioneta
-Gastos de Transportadora
-Costos Logsticos

- Administrativo D1
- Financiero D2

- Comercial R1
- Compras R4
- Calidad R9

-Gestin Humana A1
- Documentacin A2
- Sistemas A3

- Estadstica M3

-Formato de Remisin R10-RG-01
-Guias de Transportadora R10-RG-02
-Procedimiento general R10-PR-01
-Instructivo de Empaque R10-IN-01

NTC ISO 9001: 2008

COD: R10-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

DESPACHOS R10
PAGINA: 54 de 62

-100% de Cumplimiento R10-RG-03
-Gastos Despachos R10-RG-04
-Costos Logsticos R10-RG-05
-Inspeccin Veculos R10-RG-06

-Ingreso de Mercanca al Sistema R10-IN-02
-Instructivo de Facturacin R10-IN-03
-Instructivo de Elaboracin de Notas Crdito y Dbito R10-IN-04
-Instructivo de Remisiones R10-IN-05

4.2.3, 4.2.4, 6.3 a.b.c, 6.4, 7.2.1, 7.2.3. c, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, , 8.4.,
8.5.1, 8.5.2., 8.5.3.

COD: A1-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

GESTIN HUMANA A1
PAGINA: 55 de 62

OBJETIVO: Proveer a la compaa del personal competente teniendo como gua el perfil ideal que contribuya al logro del desarrollo de competencias, basado en la formacin.


-Personas con las
competencias necesarias.
-Programa de formacin.
-Contrato de trabajo y
afiliaciones a la seguridad
social.
-indicadores

-Todos los Procesos del
sistema de Gestin de Calidad.

RESPONSABLES

-Universidades.
-Referencias Externas.
-Empresas Temporales.
-El colombiano.

-Coordinadora de Gestin Humana
y auxiliar.
-Elementos de Papelera
-El peridico.
-Computador.
-Impresora.
-Fotocopiadora.
-Telfono.
-Planes de trabajo.
-Entrevista.
-Referencias laborales.
-Instructivos.

-Solicitud hojas de vida.
-Seleccin del Personal.
-Induccin del Personal.
-Entrenamiento del Personal.
-Evaluacin de desempeo.
-Desarrollo de competencias, formacin.

-Coordinadora de gestin
Humana.
-Auxiliar de Gestin Humana.

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

Eficacia de la Formacin
Cubrimiento de la
Formacin
Evaluacin de
desempeo
Ausentismo

- Administrativo D1
-Financiero D2

-Todos los procesos del Sistema de Gestin de
Calidad

-Documentacin A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4

-Estadstica M3


- Certificado de formacin A1-RG-01
- Competencias personal A1- RG- 02
- Seleccin Personal A1- RG-03
- Evaluacin de la Induccin A1-RG-04
- Entrenamiento y/o formacin A1-RG-05
- Evaluacin Entrenamiento y/o formacin A1-RG-06
- Evaluacin Desempeo. A1-RG-07
- Solicitud de formacin A1-RG-08
- Programa de formacin A1-RG-09
- Provisin de cargos. A1-RG-10
- Sntesis de evaluacin de desempeo A1-RG-11
- Procedimiento de seleccin A1 PR-01
- Procedimiento de Induccin A1-PR-02
- Procedimiento de Entrenamiento y/o capacitacin A1- PR- O3
- Procedimiento Evaluacin Desempeo A1-PR- 04
- Trmites de Vinculacin. A1-IN-01
- Proceso de induccin. A1-IN-02
- Diccionario de competencias A1-IN-03
- Perfiles A1-IN-04
- Desarrollo de competencias A1-IN-05

NTC ISO 9001: 2008
6.2.1, 6.2.2, 7.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

COD: A2-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CONTROL DE DOCUMENTOS A2-01
PAGINA: 56 de 62

OBJETIVO: Lograr una documentacin adecuada, suficiente, eficaz y coherente con el desarrollo de los procesos, (logrando cero no conformidades por control de documentos en auditorias y
desempeo de procesos).


-Documentos controlados.
Indicadores

-Todos los procesos del S.G.C
que requieran documentos
controlados.

RESPONSABLES

-Todos los procesos del
S.G.C. que requieran de
documentacin
controlada. de origen
interno y externo

- Personal competente
- documentacin suministrada por los
Proceso del S.G.C
- Equipos de computo
- Solicitud de creacin. modificacin o
anulacin de documentos.
- Listado maestro de documentos.
- Procedimiento general.
- Oficina de Trabajo

- Elaboracin o modificacin de
documentos.
- Diligenciar solicitud de creacin
modificacin o anulacin de
documento.
- Aprobacin y realizacin del
documento.
- se requiere cambios en cuanto a la
realizacin.
- Transcribir el documento.
- Revisin del documento
- Aprobacin del documento.
- Distribucin de los documentos.
- Control de los documentos.
- Realizar Indicadores de Gestin.

-Representante de la Direccin
-Responsables de Proceso
-Coordinador de
Documentacin

PARMETROS DE
MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC.
DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROC.
DE APOYO
INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

Cero no conformidades
de documentos en
auditorias y desempeo
de los procesos

-Todos los procesos del S.G.C que requieran
documentos controlados

-Todos los procesos que hacen parte del
S.G.C. que tengan documentos
controlados.

-Gestin Humana A1
-Sistemas A3

-Estadstica M3


- Formato de creacin modificacin anulacin de documentos A2-01-RG-01
- Registro distribucin de copias A2-01-RG-02
- Listado maestro de documentos internos y externos A2-01-LM-01
- Procedimiento general A2-01-PR-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1. a.b.c.d.e.f, 4.2.1. a.b.c.d.e, 4.2.2 a.b.c, 4.2.3, 8.4,
8.5.2, 8.5.3

COD: A2-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

CONTROL DE REGISTROS A2-02
PAGINA: 57 de 62

OBJETIVOS Lograr un control de registros adecuada suficiente. eficaz y coherente con el desarrollo de los procesos ( logrando cero no conformidades por control
de registros en auditorias y desempeo de los procesos)


Registros legibles.
Fcilmente,
identificables y
recuperables.

Todos los procesos de
sistemas de Gestin de
calidad

RESPONSABLES

- Todos los procesos
de sistemas de
Gestin de calidad

- documentacin suministrada
por los Proceso del S.G.C
- Equipos de computo
- Solicitud de creacin.
modificacin o anulacin de
documentos.
- Listado maestro de
documentos.
- Procedimiento general.
- Oficina de Trabajo

- Elaboracin o modificacin de documentos.
- Diligenciar solicitud de creacin
modificacin o anulacin de documento.
- Aprobacin y realizacin del documento.
- se requiere cambios en cuanto a la
realizacin.
- Transcribir el documento.
- Revisin del documento
- Aprobacin del documento.
- Distribucin de los documentos.
- Control de los documentos.
- Realizar Indicadores de Gestin.

Coordinador de
Documentacin
Responsables de los
procesos.
Representante de la
Direccin.

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN

REALIZACIN

INTERRELACIN
PROC. DE APOYO

INTERRELACIN
PROC. DE MEDICIN

- Cero no
conformidades de
documentos en control
de registros en
auditorias y
desempeo de los
procesos

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Todos los procesos de Realizacin

- Gestin humana A1

-Acciones Correctivas
M2-01
-Acciones Preventivas
M2-02
-Estadstica M3


- procedimiento general A2-02-PR-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1. a.b.c.d.e.f. 4.2.1. a.b.c.d.e. 4.2.2 a.b.c.
4.2.3.8.4. 8.5.2. 8.53

COD: A3-MC-01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE SISTEMAS
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

SISTEMAS A3
PGINA: 58 de 62

OBJETIVO: Implementar y dar soporte a los usuarios en mantenimiento de equipos y software, manteniendo actualizado los dems aplicativos que
conlleven al buen funcionamiento de su trabajo, con una eficiencia del 90% en los tiempos de entregas mensuales.


- Seguridad y respaldo en la
informacin.
- Comunicacin eficiente entre los
procesos.
- Mantener en buen estado los
equipos de cmputo y
telecomunicaciones.
- Soluciones informticas a los
inconvenientes presentados.
- Entrega eficiente de la solicitud del
usuario.
- Entrega y uso de insumos.
- Actualizaciones al software.
- Indicadores.

- Todos los procesos que
hacen parte del S.G.C.

RESPONSABLES

- Todos los procesos que hacen parte
del S.G.C
- Software Ofimtica.
- Dell , HP (Equipos)
- Rapitintas. Ecoprinter (suministros.)
- UNE telecomunicaciones.
- Empresas de consultora.
(JConsultores).
- Outsourcing Informtico.

- Coordinador de Sistemas.
- Auxiliar de Sistemas
- Datos a procesar.
- Software.
- Medios de almacenamiento.
- Equipos de cmputo y
comunicaciones.
- Herramientas y equipos de limpieza.
- Tintas. y partes de equipos de
cmputo.
- Planilla copia de Seguridad A3-RG-
01
- Cronograma de Mtto A3-RG-02
- Hoja de Vida Equipo A3-RG-03
- Solicitud de Servicio A3-RG-04
- Indicadores Sistemas A3-RG-05
- Oficina y sala de servidores.

- Realizar Copia de Seguridad.
- Administrar medios de comunicacin
Interna.
- Programar Mantenimiento
Preventivo.
- Realizar Mantenimiento Preventivo.
- Revisar Solicitudes de Usuarios.
- Realizar Mantenimiento Correctivo.
- Compras y devolucin de insumos
- Entrega del usuario.
- Entrega de indicadores.

- Coordinador Sistemas
- Auxiliar Sistemas

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN

DE REALIZACIN

DE APOYO

INTERRELACIN
PROCESOS DE
MEDICIN

- Cumplimiento Mtto. preventivo
- Cumplimiento de Solicitudes
- Cumplimiento de Insumos
- Ficha Tcnica

- Administrativo.D1
- Financiero.D2
- Revisin por la direccin.D3

- Realizacin R

- Gestin Humana. A1
- Control de documentos.A2-01
- Control de Registros. A2-02
- Mantenimiento.A4
- Metrologa A5

-Internas M1
-Correctivas M2-01
-Preventivas M2-02
-Estadstica M3


- Planilla copia de Seguridad A3-RG-01
- Cronograma de Mtto A3-RG-02
- Hoja de Vida Equipo A3-RG-03
- Solicitud de Servicio A3-RG-04
- Indicadores Sistemas A3-RG-05
- Procedimiento de Sistemas A3-PR-01
- Copia de Seguridad A3-IN-01
- Instructivo Manejo Correos A3-IN-02
- Mantenimientos preventivos A3-IN-03

NTC ISO 9001: 2008
4.1.b c,e f; 4.2.1.d; 7.1.a,b,c,d; 7,4; 7.5.1.a,c,d,e,f; 7.5.3; 8.2,
8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5, 8.5.2 8.5.3
COD: A4-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

MANTENIMIENTO A4
PAGINA: 59 de 62

OBJETIVO: Reducir los tiempos muertos por daos mecnicos al 0,5% y daos elctricos al 0.5% del total de tiempo trabajado. Y ejecutar al 100% el programa de mantenimiento preventivo.


-Cumplimiento programas de
Mantenimiento Preventivo.
-Informes de mantenimiento
preventivo programado.
-Informes de la intervencin
-Actualizacin Hoja de Vida.
-Indicadores.

- Impresin R7
- Embobinado R8
- Compras R4

RESPONSABLES

-Recepcin Orden de la intervencin.
-Consultar Programacin de mantenimiento
preventivo.
-Consultar o revisar Plan de mantenimiento
del equipo.
-Asignar recursos.
-Consultar Hoja de vida del equipo.
-Ejecutar el trabajo segn plan.
-Puesta a punto del equipo.
-Entrega de equipo.
-Realizar informe.
-Actualizar Hoja de vida.
-Diligenciar Minuta.
- Actualizar indicadores.

-Almacenes de
Rodamientos
-Almacenes de sistemas de
transmisin.
-Proveedores elctricos.
Electrnicos y mecnicos.
-Impresin
-Embobinado

-Maquinas de produccin.
-Tcnico electromecnico
-Auxiliar
-Repuestos
-Lubricantes
-Herramientas
-Mantenimiento preventivo
programado (carga planta)
-Formato de Informe
-Procedimentos
-Catlogo
-Proyectos de mejoras
-Taller de mantenimiento
-Planta de produccin
-Aviso Identificacin del estado del
equipo.

-Coordinador de
mantenimiento
-Auxiliares Electromecnicos
-Tcnicos

PARMETROS DE
MEDICIN
DIRECCIN
REALIZACIN
APOYO
MEDICIN

-Tiempo de mquina parada
por dao mecnico.
- Tiempo de mquina
parada por dao elctrico.
-Cumplimiento del programa
de mantenimiento
preventivo programado.

-Administrativo D1
-Financiero D2

-Compras R4
-Impresin R7
-Embobinado R8
-Calidad R9

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Sistemas A3

-Estadstica M3

COD: A4-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

MANTENIMIENTO A4
PAGINA: 60 de 62


-Orden de la intervencin A4-RG-01
-Plan de mantenimiento preventivo programado A4-RG-02
-Listado de Repuestos A4-RG-03
-Informe de la intervencin A4-RG-04
-Informe de mantenimiento preventivo programado A4-RG-05
-Procedimiento general A4-PR-01.
-Hoja de vida del equipo A4-HV-01
-Listado de equipos A4-LE-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1.a.b.c.e.f. 4.2.1. c.d.e. 4.2.4. 6.3.a.b. 7.4.1. 7.4.3. 8.1.b.c.
8.2.3. 8.4.c. 8.5.1. 8.5.2.a.b.c.d.e.f. 8.5.3. a.b.c.d.e.f
COD: A6-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

METROLOGA A5
PAGINA: 61 de 62

OBJETIVO: Cumplir al 100% con el plan de calibracin y verificacin de los equipos de medicin dentro del programa para la gestin metrolgica para proporcionar la conformidad del
producto.


-Dispositivos calibrados y/o
verificados
-Estado de los dispositivos.
-Indicadores.

- Compras
- Calidad
- Revisin por la direccin.
- Impresin.
- Embobinado.
- Tintas.
- Acciones correctivas
- Acciones preventivas.
RESPONSABLES
- Laboratorios
acreditados de
metrologa
- Compras.
- Financiero.
- Revisin por la
direccin.
- sistemas.
- Gestin humana.
- acciones correctivas
- acciones preventivas

-Personal competente.
-Equipos de medicin
-Lista de equipos del sistema de metrologa de
Topasa S.A A6-LE-01
-Registro plan de calibracin de equipos. A6-RG-01
-Registro plan de verificacin. A6-RG-02
-Procedimiento de adquisicin de equipos y
servicios. A6-PR-02
-Hojas de vidas de los equipos. A6-HV-01
-Ficha tcnica de los indicadores.M3-FT-01
-Instructivos de operacin de los equipos. A6-IN-01
-Procedimiento general sistema de metrologa
Topasa S.A A6-PR-01
-Superficies limpias y libres de polvo u otras
sustancias.
- Instructivo de reaccin a resultados no conformes
A6-IN-02
-Registro calibracin y verificacin de los equipos
de medicin A6-RG-03
-Registro de cronograma de atividades A6-RG-04
-Registro plan de capacitaciones A6-RG-05
- Catlogos de los equipos A6-CT-01

-Planeacin de calibracin.
-Planeacin de verificacin.
-Ejecutar plan de calibracin y
verificacin
-Identificacin del estado de los
equipos.
-Registrar calibracin
-Registrar verificacin.
-Actualizar hoja de vida de lo
dispositivos.
-Actualizar indicadores

Coordinador del proceso de
metrologa

PARMETROS DE
MEDICIN
INTERRELACIN CON PROCESOS DE
DIRECCIN
INTERRELACIN PROC.
REALIZACIN
INTERRELACIN
PROCESOS DE APOYO
INTERRELACIN
PROCESOS DE MEDICIN
-Cumplimiento del plan de
verificacin.
-Cumplimiento del plan
de calibracin.
-% de verificaciones no
conformes

- Financiero D2
- Compras. R4
- Tintas. R5
- Impresin. R7
- Embobinado. R8
- Calidad. R9

- Gestin humana. A1
- Documentacin. A2
- Sistemas. A3
- Mantenimiento. A4

- Acciones Correctivas M2-01
- Acciones preventivas M2-02
- Estadstica M3

COD: A6-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

METROLOGA A5
PAGINA: 62 de 62


-Registro plan de calibracin. A6-RG-01
-Registro plan de verificacin A6-RG-02
-Registro calibracin y verificacin de los equipos de medicin A6-RG-03
-Registro de cronograma de atividades A6-RG-04
-Registro plan de capacitaciones A6-RG-05
-Listado de equipos del sistema de Metrologa de Topasa S.A A6-LE-01
-Hojas de vida de los equipos de medicin. A6-HV-01
-Instructivo de operacin de los equipos de medicin.A6-IN-01
-Procedimiento general del proceso de metrologa. A6-PR-01
-Procedimiento de adquisicin de equipos y servicios A6-PR-02
-Instructivo de reaccin a resultados no conformes A6-IN-02
- Catlogos de los equipos A6-CT-01

NTC ISO 9001: 2008

4.1 a. b. c. d. e. f. 4.2.1..d.e. 4.2.3.f. 4.2.4.
7.5.3, 7.6 a. b. c. d. e
8.1 a.b.c. 8.2.3. 8.4. 8.5.1. 8.5.2. 8.5.3

COD: A7-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

SERVICIOS GENERALES A6
PAGINA: 63 de 62

OBJETIVO: Garantizar al 100% que toda la infraestructura y el ambiente de trabajo de la Compaa se mantenga en ptimas condiciones.


-Zonas en ptimas
condiciones.
-Indicadores.

-Toda La infraestructura
de la compaa.

RESPONSABLES

-Identificar zonas de mantenimiento.
-Consultar cronograma de mantenimiento.
-Ejecutar cronograma.
-Verificar actividades realizadas.
-Calificar zonas.

-Proceso Activo.
-Compras
-Mantenimiento

- Personal competente.
Insumos.
- Herramientas.
- Procedimiento de
Servicios Generales.
Infraestructura.
- Seguridad.

-Coordinador Gestin
Ambiental.
-Auxiliares de servicios
generales.

PARMETROS DE
MEDICIN

INTERRELACIN PROC.
DE DIRECCIN

REALIZACIN

INTERRELACIN PROC.
DE APOYO

INTERRELACIN PROC.
DE MEDICIN

Calificacin de 1 a 5
por zona.

-Administrativo D1
-Financiero D2

- Con todos los procesos de realizacin R1
a R10

-Gestin Humana A1
-Documentacin A2
-Mantenimiento A4

-Acciones Correctivas M2
-Acciones Preventivas M2
-Estadstica M3


- Solicitud de servicios. A7-RG-01
- Calificacin de zona. A7-RG-02

- Procedimiento General A7-PR-01
- Instructivo zona de mantenimiento. A7-IN-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1.b.c. 4.2.4. 6.3.a 8.4. 8.5.2. 8.5.3

COD: M1-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

AUDITORIAS INTERNAS M1
PAGINA: 64 de 62

OBJETIVO: Garantizar la conformidad de la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.

- Evaluacin de la
conformidad del SGC.
- Informe de No
conformidades de
Auditorias Internas.
- Entregar informe de
indicadores.

- Todos los procesos de
Direccin.
Realizacin.
Apoyo.
Medicin.

RESPONSABLES

Direccin.
Realizacin.
Apoyo.
Medicin.

- Auditores internos Competentes y un auditor
Lder.
- Caracterizaciones. procedimientos.
instructivos y registros de todos los procesos
de la compaa. Norma ISO: 9001:2008 e
ISO 19011.
- Procedimiento de seleccin y seguimiento
de auditores. Procedimiento de auditorias
Internas.
- Equipos de oficina.
- Planta de produccin y oficinas.

- Determinar Frecuencias
- Plantear Alcance.
- Asignacin de los Auditores.
- Elaborar y Socializar
Programa
- Elaboracin n de Lista de
Chequeo
- Realizar reunin de apertura
- Realizar examen del proceso
- Diligenciar Registro de ACCCP
- Preparar y entregar el informe
- Realizar la reunin de Cierre
- Realizar y entregar el informe
General
- Accin Correctiva
- Cierre de la No Conformidad
- Realizar la evaluacin de
desempeo del grupo auditor

- Auditor Lder.
- Auditores Internos.
- Directores y coordinadores
de todos los procesos del
SGC.

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN

REALIZACIN

INTERRELACIN PROC.
DE APOYO

MEDICIN

- No conformidades
Menores/auditoria
- No conformidades
Mayores/ auditoria.
- No observaciones
encontradas/auditoria.
- Administrativo D1
- Financiero D2
- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Calidad R9
- Despachos R10
- Gestin Humana A1
- Documentacin A2
- Sistemas A3
- Mantenimiento A4
- Metrologa A5
- Servicios Generales
A6

- Acciones Correctivas M2-01
- Acciones Preventivas M2-02
- Estadstica M3

COD: M1-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

AUDITORIAS INTERNAS M1
PAGINA: 65 de 62

DOCUMENTOS


- Plan de auditorias Internas M1-RG-01
- Informe de la Auditoria Interna M1-RG-02
- Evaluacin de desempeo del Auditor Interno M1-RG-03
- Lista de Chequeo de la Auditoria Interna M1-RG-04
- Plan Anual de Auditorias Internas M1-RG-05
- Listado de Auditores Internos M1-RG-06
- Informe General de la Auditoria Interna M1-RG-07
- Evaluacin del Grupo Auditor M1-RG-08
- Procedimiento General Auditorias Internas M1-PR-01
- Instructivo Seleccin Auditores Internos M1-IN-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1 a. b. c. e. f. 4.2.1 c. d. e. 4.2.4.8.1 b. c. 8.2.3. 8.4. 8.5
.8.5.2. 8.5.3
COD: M2-01-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

ACCIONES CORRECTIVAS M2-01
PAGINA: 66 de 62

OBJETIVOS: Eliminar permanentemente las causas de las no conformidades de acuerdo a la informacin suministrada por las fuentes y garantizar la no ocurrencia de estas.


-Acciones Correctivas
eficaces implementadas.
-Indicadores

-Todos los procesos del
S.G.C.

RESPONSABLES

-Identificar la No conformidad
-Clasificar la No Conformidad
-Registrar la No Conformidad
-Realizar seguimiento
-Verificar la eficacia
-Cerrar la No Conformidad

Auditorias Internas de
Calidad.
Procesos del S.G.C.
Clientes Externos.
Fuentes:
-Auditoria Interna
-Seguimiento a
proveedores
-Anlisis de proceso
-Producto no Conforme
-Anlisis de Indicadores
-Revisin por la Direccin
-Auditoria de Certificacin.

-Coordinador Acciones Correctivas y Preventivas
-Informes
-Equipo de Computo e impresora
-Indicadores procesos del S.G.C.
-Hallazgos de Auditoria Internas.
-(Reporte de no conformidades).
-Auditorias Externas.
-Reclamaciones de los Clientes.
-Evaluacin Satisfaccin del cliente.
-Producto no conforme.
-Problemas con proveedores.
-Cumplimiento de los objetivos de Calidad.
-Reevaluacin de los proveedores.
-Informes
-Oficina acorde con la necesidad

-Gerencias.
-Directores.
-Auditor Lder.
-Auditores Internos.

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN

REALIZACIN

INTERRELACIN
PROC. DE APOYO

INTERRELACIN
PROC. DE MEDICIN

-% De cumplimiento de las
Acciones Correctivas

- Administrativo D1
- Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Calidad R9
- Despachos R10.

- Gestin Humana A1
- Documentos A2
- Sistemas A3
- Mantenimiento A4
- Metrologa A5

- Estadstica M3

DOCUMENTOS

- Registro control acciones correctivas y preventivas .M2-01-RG-01

- Procedimiento Acciones Correctivas.M2-01-PR-01

NTC ISO 9001: 2008
- 8.5.1. 8.5.2. 4.2. 4.2.4. 8. 8.4

COD: M2-02-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

ACCIONES PREVENTIVAS M2-02
PAGINA: 67 de 62

OBJETIVOS: Eliminar permanentemente las causas de las no conformidades potenciales del S.G.C.


- Acciones Preventivas
eficaces implementadas.
- Indicadores

- Todos los procesos
del S.G.C.

RESPONSABLES

- Identificacin de fuentes para toma
de acciones.
Diligenciar Registro
- Anlisis de causas.
- Planeacin de soluciones.
- Seguimiento a la accin.
- Verificacin de la eficacia.
- Cierre de la Accin

- Revisin por la Direccin.
- Servicio al Cliente.
- Auditorias Internas.
Fuentes:
-Auditoria Interna
-Seguimiento a
proveedores
-Anlisis de proceso
-Producto no Conforme
-Anlisis de Indicadores
-Revisin por la Direccin
-Auditoria de Certificacin.

- Coordinador de Acciones Correctivas y Preventivas
- Informes
- Equipos de cmputo e impresora
- Registro Revisin por la Direccin.
- Registro Reporte No conformidades.
- Auditorias Externas.
- Informe Costos de No Calidad.
- Reclamaciones de los Clientes.
- Medicin Satisfaccin del cliente
- Producto no conforme.
- Resultado del seguimiento y medicin d e las caractersticas
del producto en proceso.
- Evaluacin a Proveedores
- Quejas y Reclamos
- Informes del Proceso de Estadstica.
- Oficina y equipos.

-Gerencias.
-Directores.
-Auditor Lder.
-Auditores Internos.

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN

REALIZACIN

INTERRELACIN
PROC. DE APOYO

INTERRELACIN
PROC. DE MEDICIN

% de cumplimiento de las
Acciones Preventivas.

- Administrativo D1
- Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Calidad R9
- Despachos R10

-Gestin Humana A1
-Documentos A2
-Sistemas A3
-Mantenimiento A4
-Metrologa A5

-Estadstica M3

DOCUMENTOS

-Registro control acciones correctivas y preventivas .M2-01-RG-01 -Procedimiento Acciones Preventivas M2-02-PR-01

NTC ISO 9001: 2008
- 8.5.1. 8.5.2. 4.2. 4.2.4. 8. 8.4

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
PAGINA: 68 de 62

OBJETIVOS: Mediante los indicadores de Gestin, Brindar al S.G.C. in formacin confiable, significativa, real y precisa, que permita conocer el estado del S.G.C. en cuanto al
cumplimiento de los objetivos, que ayude a la toma de decisiones, garantizando la eficacia y la mejora continua del S.G.C , cumpliendo con el principio nmero 7 del Sistema de
Gestin de la Calidad (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).


- Informe de los indicadores de
gestin del S.G.C.
- Informe gerencial de los indicadores
de gestin del S.G.C.
- Acta resultado indicadores de
gestin del S.G.C.
- Informe cumplimiento meta de
indicadores de gestin del S.G.C

- Gerencia de planta
- Gerencia administrativa y
financiera
- Gerencia comercial
- Gerencia general
- Proceso del S.G.C.
- La alta direccin

RESPONSABLES

- Procesos del S.G.C
Gerencia de planta
Gerencia administrativa
y financiera
Gerencia comercial
Gerencia general
La alta direccin

- Datos arrojados por los
Registro de los procesos del
S.G.C
- Informes de
indicadores de gestin de los
procesos del S.G.C.
- Equipo de oficina
- Implementos de oficina
- Procedimiento general de
estadstica
- Oficina adecuada

- -- - Realizar indicadores
- -- - Entregar indicadores
- -- - Recoleccin de la informacin
- -- - Clasificacin de la informacin
- -- - Verificacin que la informacin este completa
- -- - Anlisis de la informacin
- -- - Realizar informe de los indicadores de gestin del
S.G.C.
- -- - Informar al proceso de acciones correctivas y
preventivas el cumplimiento de metas de los
indicadores del S.G.C.
- -- - Publicar informacin del estado de los indicadores de
gestin del S.G.C.
- -- - Registrar en actas las evidencias de los indicadores de
gestin del S.G.C. y tareas asignadas al coordinador de
cada proceso.
- -- - Entregar actas a los procesos del S.G.C.
- -- - Realizar informe gerencial de los indicadores de
gestin del S.G.C.
- -- - Entregar informe de los indicadores de gestin del
S.G.C. a la gerencia general

- Coordinadora de estadstica

PARMETROS DE
MEDICIN

DIRECCIN
APOYO

MEDICIN
Cumplimiento de entrega del
informe de los
indicadores de gestin
del S.G.C. al proceso de
estadstica.
Cumplimiento de entrega del
informe de los
indicadores de gestin
del S.G.C. a las
gerencias.

- Administrativo D1
- Financiero D2

- Comercial R1
- Preprensa R3
- Compras R4
- Tintas R5
- Montajes R6
- Impresin R7
- Embobinado R8
- Calidad R9
- Despachos R10

- Gestin Humana A1
- Documentacin A2
- Sistemas A3
- Mantenimiento A4
- Metrologa A5

- Auditorias Internas S.G.C.
M1
- Acciones Correctivas M2-
01
- Acciones Preventivas M2-
02
-
DOCUMENTOS

- -- - Informe de los indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-01
- -- - Acta Resultados de Indicadores de gestin del S.G.C M3-RG-02
- -- - Informe gerencial de los indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-03
- -- - Informe cumplimiento meta de indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-04
- -- - Parmetros de medicin procesos S.G.C. M3-FT-01
- Procedimiento general M3-PR-01
- Instructivo. Realizacin informe de los indicadores de
gestin del S.G.C. M3-IN-01

NTC ISO 9001: 2008
4.1. a. b. c. e. f. 4.2.1.c.d.e . 4.2.4. 8.1.b.c. . 8.2.3.
8.4.a,b,c,d. 8.5.1
8.5.2.a.b.c.d.e.f. 8.5.3.a.b.c.d.e.f

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 69 de 62

MATRIZ DE CORRELACIN ENTRE LOS PROCESOS Y LOS REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001:2008

Nivel 1 Nivel
2
4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3
D1 X d-f X e
D2
D2-01 X d-f X e
D2-02 X e.f X e
D2-03 X e.f
D3 X X X X X X X X X X X X X X X X
R1 X b.c X
R2 X a-f x
R3 X a-f X X a-f X X
R4 X a-f X X a-f X a-g X X X a-
e

R5 X a-f X d-e X X X
a-e
X
R6 X a-f X d.e X
d.e.g
X
R7 X b-f
R7-01 X b-f
R7-02 X b-f
R7-03 X b-f
R8 X a-f X c-
e

R9

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 70 de 62
R9-01 X b-f X d

Nivel 1 Nivel
2
4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3
R9-02 X e-f
R9-03 X e-f
R9-04 X c
R-10 X X a-
e
X a-
g
X a-g
A-1
A2
A2-01 X a-f X a-e X a-c X
A2-02 X a-f X a-e X a-c X
A3 X b.c.e.f X d

A4 X
a.b.c.e.f
X c-e X

A5 X a-f X d-
e
X f X X X a-
e
X X a.b
A6 X b.c X
M1 X a-f X c-
e
X
M2
M2-01
M2-01 X
M3 X
a.b.c.e.f
X c-
e
X

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 71 de 62

NIVEL
1
NIVEL
2
6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1
D1 X
D2
D2-01 X
D2-02 X
D2-03 X
D3 X
R1 X a.b
R2 X X a..d
R3 X a-d X X a-
d
X
R4 X a-c X X a-d X a-
d
X a-
c
X a-
c
X a-c
R5
R6 X
a.b
X X d X a-
d

R7 X a-c
R7-01 X
a.b.d.c

R7-02 X a-d
R7-03 X a-d
R8 X a X a
R9
R9-01 X
R9-02 X

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 72 de 62
R9-03 X
R9-04

NIVEL
1
NIVEL
2
6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1
R-10 X
a.b
X a-
e
X a-e X a-c X X a-
d
X X c X
A1 X X X
A2
A2-01
A2-02
A3 X a-d X
A4 X a.b X
A5
A6 X a
M1
M2
M2-01
M2-02
M3

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 73 de 62

NIVEL
1
NIVEL
2
7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.
2
7.5.
3
7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3
D1 X X
D2 X X
D2-01 X X
D2-02 X X
D2-03 X X
D3 X X X X X X X
R1 X a X x X x X c X X X
R2 X a-c X x X X X X X X X
R3 X X X
a-c
X X X
b-d
X X X a-e
R4 X a-
c
X X X a-
f
X X X
a-e
X
a-
c
X X X X X X X X
R5 X X
a-c
X X X X X X
R6 X X X
a.c
X X X
a.c
X X a-
f
X a-
e
R7 X
a.c.d.
e
X X X
a.c
X X X
a.c
X X a-f X a-
e
R7-01 X
a.c.d.
e
X X X
a.c
X X X
a.c
X X a-f X a-e
R7-02 X
a.c.d.
e
X X X
a.c
X X X
a.c
X X a-f X a-e

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 74 de 62
R7-03 X
a.c.d.
e

X X X
a.c
X X X
a.c
X X a-f X a-e
NIVEL
1
NIVEL
2
7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.
2
7.5.
3
7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3
R8 X a-c X X a X X X a
R9
R9-01 X X X X X X X X X X
R9-04 X b X X Xa X X
a-c
X X X X
R-10 X X
a-f
X d X X X X X X
a.b
X X X
a-d
X X a-f X a-
e
A1 X X X X X X
A2
A2-01 X X X
A2-02 X X X
A3 X a-f X X X X X X X X X X
A4 X X
b.c
X X c X X a-f X a-f
A5 X X
a-e
X
a-c
X X X X X
A6 X X X
M1 X X X X X X
M2
M2-01 X X

COD: M3-MC-01
FECHA: A 2010 M 12 D 18
VERSIN: 2

PAGINA: 75 de 62
M2-02 X
M3 X
b.c
X Xa-
d
X X a-f X a-f

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (ORGANIGRAMA)

COORDINADOR
ACCIONES
CORRECTIVASY
PREVENTIVAS
AsambleaAccionista
JuntaDirectiva
GerenciaGeneral
REVISORIAFISCAL
GERENTEDEPLANTA
COORDINADOR
ESTADISTICA
GERENTE
ADMINISTRATIVOY
FINANCIERO
COORDINADOR
PLANEACION
DIRECCION
MANTENIMIENTO
TECNICO
ELECTRO-
MECANICO
DIRECCIONCALIDAD
AUXILIAR
ELECTRO-
MECANICO
INSPECTOR
MATERIAPRIMA
INSPECTOR
PRODUCTOEN
PROCESO
INSPECTOR
PRODUCTO
TERMINADO
AUXILIARDE
TURNO
OPERARIODE
TURNO
AUXILIAR
MATERIAPRIMA
AUXILIAR
PREPRENSA
AUXILIARTINTAS
AUXILIAR
FACTURACION
AUXILIAR
DESPACHOS
AUXILIAR
TRANSPORTE
DIRECCION
COMERCIAL
ASESOR
COMERCIAL
ASISTENTE
DIRECCION
COMERCIAL
SECRETARIA
COMERCIAL
DIRECIONMERCADEO
DIRECCION
ADMINISTRATIVAY
FINANCIERA
COORDINADOR
CONTABILIDAD
COORDINADOR
CARTERA
COORDINADOR
TESORERIA
COORDINADOR
SISTEMAS
COORDINADORGESTION
HUMANA
MENSAJERO
AUX.SERV.
GENERALES
GERENTECOMERCIAL
COORDINADOR
MERCADEO
RECEPCION
AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
COORDINADORPLANTA
PUBLICISTA
AUXILIAR
SISTEMAS
AUXILIARGESTION
HUMANA
COORDINADOR
AMBIENTAL
COORDINADOR
COMPRAS
COORDINADOR
PREPRENSA
COORDINADORTINTAS
COORDINADOR
MONTAJES
COORDINADOR
DESPACHOS
COORDINADOR
DOCUMENTACION

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

GERENCIA

El Gerente de TOPASA es el responsable de la Poltica de la Calidad, el cual
posee la autoridad final en todos los aspectos relacionados con el S.G.C y la
mejora continua de los procesos. Preside el Comit de Gerencia el cual ejecuta
cada cuatro meses en el proceso de Revisin por la Direccin (D3).

Adicionalmente, junto con los integrantes de la Alta Direccin, es responsable de
la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin
resultante, para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua del
S.G.C. la eficacia y logro de los objetivos.

DIRECCIN COMERCIAL

Es responsable de las reas de Ventas Nacionales e Internacionales.
Para lograr el anterior objetivo, lidera el proceso Comercial (R1).

interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en
hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte
de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).

DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

A travs de los procesos Administrativo (D1) y Financiero (D2) garantiza la
existencia y asignacin de recursos para el Sistema de Gestin de la Calidad y
para todas las actividades de la Organizacin.

Adems, como apoyo a la gestin de los recursos y a la comunicacin lidera los
procesos de Gestin Humana (A1), Sistemas (A3) y Servicios Generales (A6).

Es el proceso responsable por las siguientes funciones bsicas:
g) Preparacin, anlisis y flujo adecuado de la informacin contable y
financiera.
h) Administracin eficiente del capital de trabajo, esto es, establecer niveles
deseables de efectivo, cartera e inventarios y controlar permanentemente
la inversin all representada.
i) Seleccin y evaluacin de inversiones a largo plazo, que se requieran
para la marcha del negocio.
j) Consecucin y manejo de los fondos requeridos por la compaa.
k) Responsabilidad por el manejo de las operaciones internas de la
Organizacin.
l) Hacer parte de la definicin de objetivos, estrategias y acciones que
contribuyan a elevar el valor econmico de TOPASA.


DIRECCIN DE GESTIN HUMANA

Es responsable de las reas de Recursos Humanos
Para lograr el anterior objetivo, lidera el proceso de Gestin Humana (A1).


DIRECCIN DE COMPRAS.

A travs del proceso de Compras (R4) asegura que la materia prima comprada
por TOPASA cumpla con los requisitos especificados.

Disea y evala permanente las estrategias de informacin y operacin logstica,
con el objetivo de realizar una excelente programacin de compras y garantizar
as el cumplimiento de requisitos.


GERENCIA DE PLANTA

Establece y ejecuta planes de productividad que afecten positivamente los
resultados operacionales de la compaa en concordancia con sus objetivos
estratgicos, basados en evidencias cuantitativas y cualitativas que permitan
implementar y evaluar el mejoramiento en cada uno de los procesos de la
Organizacin que la lleven a ocupar niveles de privilegio por su Competitividad.

Es responsable en el S.G.C de los procesos Planeacin y Programacin (R2) Pre-
Prensa (R3), Compras (R4), Tintas (R5), Montajes (R6), Impresin (R7),
Embobinado (R8), Calidad (R9), Despachos (R10). Documentacin (A2).
Mantenimiento (A4), Metrologa (A6), Auditoras Internas (M1), Acciones
Correctivas y Preventivas (M2) y Estadstica (M3).

Adicionalmente, junto con los integrantes de los procesos arriba mencionados es
principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al
Proceso de Revisin por la Direccin (D3).

DIRECCIN DE CALIDAD

Establece y ejecuta las inspecciones tanto de materia prima, inspeccin en
proceso, inspeccin final como Control de Producto no Conforme (R9-01). (R9-02).
(R9-03). (R9-04).


REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

Sus responsabilidades coinciden con las descritas en el numeral 5.5.2 de la
norma ISO 9001:2008. Hace parte del Comit de Gerencia de TOPASA.

Adicionalmente, junto con los integrantes de todos los procesos del S.G.C es
principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al
Proceso de Revisin por la Direccin (D3).

RESPONSABLES DE LOS PROCESOS DEL S.G.C

Complementan la asignacin de responsabilidades. Todos los procesos
relacionados en este Manual en cuyas caracterizaciones estn definidos los
responsables.

Adems, en cada uno de los procedimientos (descripciones de los procesos)
estn definidos tambin los encargados de adelantar cada una de las actividades
que afectan la calidad de nuestros productos, a travs del (QUIEN?) en el cuerpo
del procedimiento.

Adicionalmente, son responsables de la recoleccin de datos, procesamiento,

CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C

En TOPASA se ha definido la NORMA CERO A2-PR-00 cuyo propsito es
estructurar y definir una documentacin unificada y estandarizada para
todos los documentos de origen interno, involucrados dentro del Sistema de
Gestin de la Calidad.


CT CATLOGO


FT FICHA TCNICA

HL HISTORIA LABORAL

HV HOJA DE VIDA

IN INSTRUCTIVO

LE LISTADO EQUIPOS

LM LISTADO MAESTRO


MP MAPA DE PROCESOS

PR PROCEDIMIENTO

RG REGISTRO

TM TABLA DE MUESTRA

Figura 1
Etapas duracin del Proyecto

Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Noviembre Diciembre
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Actividades
Identificacin de objetivos
estratgicos gerenciales y de
proceso
Investigacin y anlisis
de procesos
de procedimientos
de indicadores
Identificacin de puntos
crticos
Construccin de propuesta
de cambio y mejoramiento
Presentacin de la iniciativa
de mejora a la direccin
Presentacin de la iniciativa
de mejora a los jefes de
procesos y mandos medios
Pruebas
Implementacin
Ajustes y Seguimiento

Figura 2
Organigrama

Figura 2
Organigrama

Figura 2
Organigrama

Figura 2
Organigrama

Figura 2
Organigrama

Figura 3
Mapa de Procesos de la Compaa

Figura 4
Perspectivas Balance Score Card

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