ESTRUCTURA GENERAL DE UN CENTRO DE COMPUTO.

1. GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Las personas que integran a esta rea, son comnmente conocidos como
analistas de sistemas, cuya funcin es, como su nombre lo indica, analizar un
determinado problema administrativo de manejo de datos y convertirlo a
informacin til, veraz y oportuna, a travs del diseo de un sistema que
contemple como herramienta bsica el uso de una computadora electrnica
!sto no es una tarea fcil, pues aparte de establecer un manejo efectivo de
datos en el cual intervienen una serie de procedimientos manuales y
electrnicos, el analista debe contemplar los distintos tipos de informacin que
deber proveer mediante su diseo, adems de conservar de una manera
completamente confidencial aquella que haya sido juzgada como tal" es decir,
deber disear todos y cada uno de los pasos a travs de tos cuales se vayan
transformando los datos en informacin #ara ello deber considerar factores
vitales que, para ilustrarlos pondremos a manera de preguntas como sigue$

a% &'u datos se requieren(
b% &'uines y como los proveern(
c% &!n qu fases del diseo se requieren dichos datos y cules(
d% &'u significado representan los datos manejados por claves(
e% &'u procedimientos de control se debern establecer para garantizar que
los datos son confiables(
f% &'u procedimientos manuales debern intervenir con el fin de coleccionar
todos y cada uno de los datos y quines son las reas o departamentos
responsables de esto(
g% &'u procedimientos se debern establecer para garantizar que los datos
no sern alterados o e)traviados conforme se van manipulados y cules son
los puntos de control(
h% &*mo y bajo qu conceptos debern ser clasificados, seleccionados y
convertidos a registros completos que estructuren a su vez archivos
lgicamente ordenados(
i% &*ul ser el flujo de los datos desde su recoleccin hasta convertirlos a
registros procesables por el computador(
j% &*ules sern las fases, operaciones y controles para que la computadora
convierta estos datos en informacin(
+% &'u informacin deber arrojar la computadora(
l% &'u procedimientos debern e)istir para comprobar que la informacin sea
veraz y oportuna(
m% &, quines, cundo y qu informacin deber enviarse y qu utilizacin se
le dar(
n% !n caso de destruccin o e)travi de los datos, &qu procedimientos
-manuales o electrnicos% debern realizarse para su recuperacin(
% &'u pol.ticas regirn el diseo y bajo que bases se podrn omitir o variar(
/sicamente estas son las preguntas que, con lujo de detalle, deber contestar
el analista a travs de su anlisis ,hora bien, el hecho de llevar a la prctica
todos estos conceptos, implica disear el sistema
#ara esto, el analista deber entender claramente el problema que se pretende
resolver" esto implica una comunicacin efectiva entre las distintas reas
involucradas en dicho problema -usuarios% y l, para lo cual deber seguir un
mtodo efectivo y no deber pasar por alto ningn aspecto que tenga que ver
con el problema, de lo contrario se lograr el objetivo
Las estad.sticas demuestran que el 012 de los fracasos de un *entro de
*mputo se derivan de malos diseos, luego entonces, podemos presumir que
de la consistencia de los diseos depende el )ito o el fracaso ,lgo a lo que se
enfrenta un analista, aparte de lo ya mencionado, es que los procedimientos
que disee debern facilitar las cosas en vez de complicarlas, pues si esto no
sucediera, aunque el diseo cumpliera con su cometido, lo ms seguro es que
el usuario rechazar.a la alternativa de automatizar el sistema, esta es una
razn principal por la cual e)isten tantas fricciones entre analistas y usuarios, lo
que redunda en un desprestigio para el *entro de cmputo #ues bien, con el
fin de lograr diseos e)itosos que au)ilien a los usuarios en sus actividades y
que los mantengan satisfechos, se recomienda llevar la siguiente metodolog.a
de anlisis y diseo de sistemas
2. SOLICITUD
3odo sistema se origina con una solicitud que hace el usuario al *entro de
procesamiento de 4atos
5 6bjetivos !l usuario debe definirlos La comprensin de estos objetivos es
vital para el diseo integral
5 #ol.ticas Los usuarios del sistema debern fijarlas
'uiz el personal de anlisis ayude al usuario a fijar los objetivos y pol.ticas
3anto los objetivos como las pol.ticas del diseo debern quedar establecidos
por escrito, tratando de que sean muy claros y concretos
Investigacin del sistea act!al " necesidad #an$lisis%.
!s importante investigar si e)iste un sistema actual mediante el cual se estn
obteniendo los resultados o parte de stos, para as. determinar ms adelante si
es conveniente disear uno nuevo, considerando el perfeccionamiento de las
operaciones y la reduccin de tos costos, incluyendo, a su vez, los objetivos y
pol.ticas determinados por los usuarios, as. como nuevos resultados no
considerados en el actual
&. PLAN DE IN'ESTIGACI(N
#ara todo tipo de investigacin se debe elaborar un plan o programa de trabajo
!sto debe ser previo al inicio de el la" el plan de investigacin deber contener
las actividades por realizar y el tiempo estimado de duracin de cada una de
ellas !sto dar una visin general de las actividades por realizar, el tiempo que
se requiere, y las 4ependencias que se van a investigar o que van a intervenir
en la investigacin ,ntes de elaborar el plan o programa de trabajo, es
necesario documentarse y ubicarse en el medio por investigar, esto es como
sigue$
a% U)icacin en el edi"
#ara realizar la investigacin es fundamental ubicarse en el medio a investigar
con documentacin e)istente y plticas *on personas que tengan amplio
conocimiento del mismo, los elementos bsicos son los siguientes$
5 !structura y organizacin de la dependencia usuaria !sto dar un panorama
general de cmo iniciar la investigacin y a quin dirigirse
5 7elacin de la dependencia usuaria con otras dependencias !sto dar un
panorama ms amplio de la funcin e importancia de esa 4ependencia
5 6bjetivos, pol.ticas y funciones 8e obtendr un conocimiento general de la
dependencia en cuanto a funciones y resultados bsicos que se obtienen
5 !n caso de tratarse del rediseo de un sistema mecanizado La ubicacin se
efectuar con la documentacin *orrespondiente 4e no e)istir sta totalmente
integrada 8e efectuarn plticas con el analista que dise o que mantiene el
sistema actual, ya que es quien est ms enterado de ello
)% Inventa*i" de actividades + ,*"g*aa de investigacin
#ara todo tipo de investigacin, se debe elaborar un programa o plan de
trabajo, siendo previsto al inicio de ella !ste programa de investigacin, deber
contener las actividades por realizar y el tiempo estimado de duracin de cada
una de ellas, obtenindose de lo anterior una panormica general de
actividades, su secuencia, las reas a investigar, as. como el tiempo total que
tomar la investigacin
!ste plan puede variar dependiendo del desarrollo en s. de la investigacin ya
que podrn haber aspectos que por su importancia justifique tal variacin 8in
embargo, el plan inicial ser la gu.a principal 9undamentalmente se debe
considerar en el programa de investigacin lo siguiente$
5 ,ctividades
5 8ecuencia
5 4uracin de las actividades
5 4ependencias y personas involucradas
5 6bservaciones
-. REALI.ACI(N DE LA IN'ESTIGACI(N
:na vez que se tiene conocimiento general del medio por investigar
-ubicacin%, se procede a llevar acabo la investigacin, teniendo
primordialmente que realizar entrevistas tanto a nivel ejecutivo como a nivel
operativo
#ara realizar una entrevista a cualquier nivel, es indispensable documentarse
sobre las funciones y caracter.sticas del personal por entrevistar, as. como
preparar cuestionarios para obtener la informacin deseada, pudindose utilizar
tas siguientes tcnicas dependiendo del caso
,bierta *uando no e)iste un cuestionario predefinido
*errada !)iste un cuestionario especifico de la entrevista
;i)ta *uando e)iste un cuestionario, pero tambin, incluye consideraciones
abiertas
a% Ent*evistas a nivel Di*eccin
#or lo general, los primeros contactos en la investigacin son las personas de
mayor nivel jerrquico de la dependencia afectada, por tanto, al efectuar la
entrevista deber enfocarse bsicamente a obtener la siguiente informacin$
6bjetivos <enerales -sistema actual% 8e deber obtener informacin al
respecto con el fin de afirmar o variar lo estudiado cuando se =izo la ubicacin
8obre el sistema a mecanizar, es recomendable obtener$
5 7esultados generales
5 6peraciones bsicas
5 !ntradas al sistema
5 :suarios de los resultados
5 3iempos de respuesta de cada operacin bsica
5 7ecursos utilizados
5 7elaciones e)ternas de la dependencia 8e debern obtener informacin
acerca de las relaciones e)ternas con el fin d determinar si los objetivos del
sistema a mecanizar son reales o ubicados al medio
La informacin por obtener podr ser$
5 8ervicios de la dependencia aparentes y reales
5 7elaciones directas con otras dependencias
5 7elaciones indirectas con otras dependencias
5 3iempo de respuesta de resultados para otras dependencias
5 *anales de comunicacin y flujo de informacin
5 6bjetivos propios de la dependencia 4eber tenerse en cuenta que algunas
veces los objetivos no son entendidos correctamente, por lo que se deben
captar los verdaderos objetivos en el resumen de la entrevista, y despus
verificar dichos objetivos durante el desarrollo de la investigacin
5 #ol.ticas de la dependencia 4eber tenerse en cuenta cules pol.ticas estn
reglamentadas y cules no lo estn" igualmente los objetivos debern
verificarse en el desarrollo de la investigacin
5 !structura de la dependencia !s importante conocerla para tener un
conocimiento ms certero de ella y del personal a quin dirigirse" es
conveniente que se derive de este estudio la presentacin del investigador con
personal de jerarqu.a ms baja a fin de lograr tambin su apoyo, lo cual ser
til
Las consideraciones que se deben tomar en cuenta en una entrevista a nivel
4ireccin son las siguientes$
5 4ocumentarse sobre las caracter.sticas y funciones del entrevistado, siendo
til esto para >romper el hielo> inicial
5 :tilizar la terminolog.a adecuada al entrevistado, para un mejor
entendimiento -!vitar tecnicismos%
5 4estacar la importancia de la intervencin del entrevistado en el desarrollo del
proyecto por implantar, a fin de lograr su apoyo
5 4irigir la entrevista para que el entrevistado plantee las soluciones al sistema,
para que lo sienta como creacin suya
5 =ablar con tacto, sin herir susceptibilidades ni criticar
5 8aber escuchar, pero sin dejar de tener iniciativa
5 *ontagiar entusiasmo por el proyecto
5 ?o considerar que una entrevista a nivel 4ireccin es para
recopilar informacin detallada
5 8i es necesario, dejar abierta la posibilidad de una siguiente entrevista
con una razn especifica
5 !s necesario documentar cada entrevista en el menor tiempo posible
transcurrido desde el trmino de ella, debiendo
*onsiderar los siguientes puntos$
5 ?mero secuencial de entrevista dentro de la investigacin
5 #uesto del entrevistado
5 9unciones del entrevistado
5 6bjetivo de la entrevista
5 *uestionario de la entrevista
56bservaciones
5 *onclusin de la entrevista
5 #ersona y puesto siguiente ir entrevistar
8i no se efecta esta documentacin al trmino de la entrevista, se pierden
muchos aspectos correspondientes al objetivo de la investigacin #or lo
tanto, se debe documentar cada una d ellas dentro del desarrollo de la
investigacin
)% Ent*evistas a nivel ",e*ativ"
?ormalmente, este tipo de entrevistas est relacionado con el recorrido de la
informacin !sta forma de recopilacin de informacin tiene por objetivo
visualizar la operacin real del sistema actual, y a fin de mecanizarlo, se deben
considerar los siguientes elementos$
@ 9L:A6 4! 46*:;!?368 B #76*!4C;C!?368
D !?37,4,8 ,L 8C83!;,
E 7!8:L3,468 4!L 8C83!;, ,*3:,L
F 6#!7,*C6?!8 B 4!*C8C6?!8
G 6/A!3CH68 B #6LI3C*,8 C?3!7?,8
/. CONSIDERACIONES
1. 0l!1" De D"c!ent"s 2 P*"cediient"s
Ba que los procedimientos actuales seguramente son del tipo manual, se
deber recopilar informacin documental e)istente, en la cual se basen estos
procedimientos 4urante la entrevista para recopilar este tipo de informacin,
es conveniente verificar los objetivos y pol.ticas marcadas en las entrevistas a
nivel 4ireccin, porque en algunos casos estn desvirtuadas en los niveles
operativos
2. Ent*adas Al Sistea
:sualmente las entradas de un 8istema son sealadas como muy generales,
por lo que si no se investigan a fondo dichas entradas, se puede omitir alguna
que pueda estar repercutiendo en el sistema y no est declarada como tal 8e
deben considerar los siguientes tipos de entradas$
54efinidas o lgicas !ste tipo de entradas son aquellas que por naturaleza del
sistema y su operacin, es obligatorio contar con ellas para lograr el objetivo de
determinado sistema u operacin
5 Cmpuestas !ste tipo de entradas son todas aquellas que por
determinada pol.tica o norma entran en el sistema siendo este tipo
normalmente de carcter legal
5 #or e)cepcin 8on aquellas entradas que no estn comprendidas en el
objetivo bsico del sistema u operacin, pero que estn dentro de los l.mites de
los mismos, y que por ser de este tipo, van a ser e)cepcionales 8e debern
considerar todas las entradas por e)cepcin u operacin del sistema, para as.
determinar el volumen de entradas por e)cepcin en relacin con las entradas
lgicas e impuestas
5 ?o definidas !ste tipo de entradas son dif.ciles de detectar en una entrevista
Lo mas factible es detectarlas en el recorrido de la informacin pero en
algunas ocasiones en esta fase de la investigacin sern detectadas al dejar
que el entrevistado se e)playe con un tipo de entrevista mi)ta !s importante
detectarlas, puesto que pueden estar desvirtuando la filosof.a real del sistema
&.Res!ltad"s Del Sistea Act!al
*onsiderando los objetivos detectados en las entrevistas a nivel 4ireccin, se
debe recopilar informacin sobre los resultados, que cubran dichos objetivos, o
en caso contrario, detectar cules son los resultados reales
!stos resultados se clasifican en lgicos impuestos adicionales y no
comprendidos !sto es como sigue$
5 Lgicos 8on los resultados que por la naturaleza del sistema y su operacin
deben estar comprendidos en l y se debe considerar la utilizacin de cada uno
de ellos, para efecto de evaluar si verdaderamente son aprovechados, segn el
enfoque que se predetermin
5 Cmpuestos ,dems de los resultados lgicos, e)isten este tipo de resultados,
tos cuales debern tambin estar comprendidos en el sistema y 8u operacin,
pero se debe buscar la causa por la que estn impuestos" con ello se tendr
una visin ms clara de los alcances y repercusin de los resultados del
sistema y su operacin
5 ,dicionales !ste tipo de resultados son los que se obtienen por iniciativa del
personal que interviene en el sistema y su operacin y se debe conocer la
utilizacin de dichos resultados a fin de detectar su funcionalidad, validez y
legalidad
5 ?o comprendidos !ste tipo de resultados se determinarn al entrevistar a
este nivel, se pueden lograr como aportacin de las juntas operacionales" con
esto se obtendrn ms recursos de informacin al disear el sistema, y por
tanto mayor alcance operativo
-. O,e*aci"nes 2 Decisi"nes
6peraciones !n el transcurso de la investigacin, y en particular al entrevistar
personal operativo, se encuentran diversos tipos de operaciones que se
realizan con la informacin en proceso, siendo las siguientes$ manuales,
mecnicas y electromecnicas #or el momento slo se definen las manuales
!)isten diferentes operaciones manuales realizadas con la informacin y las
ms comunes son$
5 7ecepcin de informacin fuente !s una operacin de carcter meramente
manual, e)istiendo controles para ello como son$ folios, catlogos y facturas
!s importante que se conozca el origen de la informacin recibida y sus datos
de cuantificacin
5 8eleccin y distribucin de la informacin !sta operacin es realizada de
acuerdo con sus caracter.sticas y objetivos de proceso !s conveniente
detectar en esta fase el nmero de copias utilizadas en el documento fuente, la
distribucin de cada una de ellas y las operaciones realizadas !sto es con el
fin de detectar funciones duplicadas u operaciones innecesarias
5 #roceso del documento fuente !n esta fase se deben investigar todas las
operaciones que se realizan con el documento fuente, as. como los resultados
que se obtienen, las operaciones ms comunes 8on$
5*lculo con la informacin !sto depende del objetivo de la operacin y la
necesidad de cuantificacin de datos
5,decuacin de la informacin para una operacin posterior, como son$
codificacin, sealamiento de conceptos, complementacin de informacin,
correccin y modificacin de informacin, as. como depuracin de alguna
informacin de ms
5 *ifras de *ontrol !stas deben estar ligadas con los puntos de control del
sistema u operacin, asimismo deber considerarse su validacin y utilizacin
efectiva
5 4estino del documento fuente !sto es importante para obtener antigJedades
de informacin, volmenes, as. como tambin el medio donde se archiven los
documentos, la periodicidad de consulta y caducidad
DECISIONES. !s importante determinar la frecuencia de toma de decisiones
en los niveles operativos, ya que esto puede dar la razn de las variaciones del
sistema actual 3ambin es importante determinar los tipos de decisiones y
quines estn facultados para tomarlas, as. como los l.mites de las mismas Lo
anterior es para determinar si no est centralizada la toma de decisiones, ya
que de ser as., repercutir en el funcionamiento normal del sistema !n
general, e)isten los siguientes tipos de decisiones a nivel operativo$
3 De s!,e*visin " c""*dinacin. !n general es el tipo de personal que
conoce el sistema a detalle, para lo cual es la gente ms apropiada en la
toma de decisiones a este nivel !s muy importante determinar la autoridad
de estas personas dentro del sistema, a fin de ubicar los l.mites de
decisiones correspondientes ,dems, es importante determinar el tiempo
de respuesta de la toma de decisiones al tener una variacin el sistema
para considerarlo dentro de la mecanizacin del nuevo sistema
3 De ",e*acin. !ste tipo de decisiones debe ser muy limitado y vigilado, ya
que se debe observar la investigacin, la preparacin del personal aludido
para la toma de las mismas !l mbito de la tomado decisiones en este
nivel, acorde al conocimiento del sistema y es funcin del jefe inmediato fijar
tos l.mites
=ay consideraciones que se deben tomar en cuenta para una entrevista a nivel
operativo, esto es como sigue$
!s conveniente que antes de empezar una entrevista de este tipo, e)ista una
presentacin general del analista de sistemas al personal a entrevistar y
despus a cada uno de ellos segn la secuencia de las entrevistas La
presentacin del analista de sistemas a todo el personal que va a entrevistar,
es lo primero que se debe hacer y la debe efectuar el jefe inmediato superior
!l objetivo de esta presentacin es que todos conozcan al analista de sistemas
y sepan el motivo de sus entrevistas a fin de evitar falsos rumores y situaciones
dif.ciles para el analista
La presentacin con cada uno del personal operativo, sirve para introducir al
analista adecuadamente y eliminar la apat.a que dicho personal pudiera tener
hacia el analista !l analista debe considerar los siguientes puntos$
5 7ealizar con anterioridad un plan o cuestionario para cada entrevista
5 :tilizar el lenguaje adecuado hacia el entrevistado con el fin de un mejor
entendimiento -?o mencionar tecnicismos%
5 4ejar e)playar libremente al entrevistado sobre su funcin, con el fin de captar
ideas que beneficien al sistema
5 ?o dejar qu el entrevistado lo desv.e del objetivo primordial de la entrevista
5 8eguir el orden planeado de entrevistas hasta donde sea posible
5 =ablar con tacto y evitar ser el entrevistado, procurando ser discreto
5 3oda entrevista normalmente provoca situaciones comprometedoras, por lo
cual es recomendable lo siguiente$
5 8eguridad en s. mismo
5 ,plomo
5 5#resentacin
5 =ablar claro
5 ?o ser irnico
5 ?o intimar con los entrevistados
/. O)1etiv"s 2 P"l4ticas Inte*nas
4urante las entrevistas a nivel operativo, es importante comprobar que el
personal a este nivel conoce los objetivos y pol.ticas que han determinado los
ejecutivos de la institucin y dichos objetivos y pol.ticas son aplicadas en cada
uno de los pasos d la operacin del sistema" si llegaran a detectar que stos
estn desvirtuados habr que considerarlo dentro del funcionamiento del
sistema actual, ya que esto podr.a estar afectando y por tanto se debe plantear
a los niveles correspondientes
Rec"**id" de la in5"*acin
!sta fase de la investigacin es en siK la observacin y seguimiento del proceso
de la informacin, desde su origen, hasta la ultima actividad realiza5 da para
ello, debindose verificar esto con lo obtenido en las entrevistas
correspondientes
,dems, en esta fase hay que poner especial cuidado, ya que se podr.a
detectar alguna actividad duplicada o innecesaria, as.K como alguna falla de
importancia que repercuta en el sistema a mecanizar
4urante el recorrido de la informacin, se tienen que investigar los siguientes
aspectos$
5 O*4genes del d"c!ent" " in5"*acin. 4urante el recorrido de la
informacin, debern determinarse los or.genes del documento
fuente o informacin bsica del sistema, considerando tas
dependencias y funciones que intervienen en la estructuracin del
documento fuente o informacin de origen
5 N"*as + *eglaentaci"nes. ,qu. debern tomarse en cuenta las
normas y reglamentaciones que rigen al sistema en todos sus
mbitos y comprobar si se cumplen y son adecuadas, verificando
contra lo investigado en las entrevistas
5 '"l6enes. 8e debern considerar los volmenes de informacin
manejados en un per.odo determinado, los cuales debern tomarse
en cuenta en el sistema investigado y en el posible sistema por
disear
5 Pe*i"dicidad. 8e deber investigar la frecuencia del proceso y de
cada una de las operaciones involucradas
5 'a*iaci"nes. ,qu. se investigarn Las variaciones que sufre el
sistema actual, as. como las repercusiones ocasionadas por ellas,
asimismo las causas que la motivan
5 C"n5ia)ilidad. !n esta fase se tomar en cuenta la eficacia del
servicio del sistema actual, para determinar la confiabilidad del
mismo y la calidad de informacin que se maneja en ese momento
5 Antig7edad + cad!cidad de in5"*acin. !n esta fase se
investigar la antigJedad de los archivos bsicos del sistema, as.
como la frecuencia de su consulta 3ambin se tomar en cuenta el
respaldo de los archivos para recuperacin de informacin en caso
necesario y considerarlo en el sistema a mecanizar
5 Rec",ilacin de 5"*as ,*ei,*esas. 4urante el recorrido de la
informacin, es conveniente tomar ejemplares de todas las formas
preimpresas utilizadas en el sistema actual y observar su correcta
utilizacin
5 C",le1idad del ,*"ces". 4eber determinarse el grado de
dificultad de operacin del sistema en funcin de los recursos
necesarios !sto permite entre otras cosas, determinar el tipo y nivel
de personal que realmente se requerir
5 Tie," de ,*"ces". 8e deber obtener el tiempo de proceso de
cada una de las operaciones del sistema, as. como el tiempo global
del mismo, en funcin de los volmenes de informacin y la
complejidad del proceso, a fin de determinar el tiempo estimado para
la obtencin de resultados en el nuevo sistema
5 Dist*i)!cin de *es!ltad"s " d"c!ent"s. ,qu. debern
investigarse las dependencias o personas usuarias de los resultados
o documentos obtenidos en el sistema, as. como su utilizacin
5 Tie," de *es,!esta. !n este punto de la investigacin se debe
obtener el tiempo de respuesta del sistema para cada uno de sus
usuarios, a fin de poder mejorarlo en el nuevo sistema
5 M!8st*e"s. !n este muestreo deber considerarse el volumen de
datos que interviene, la complejidad del proceso y las variaciones
que tenga" esto con el fin de comprobar el tiempo de proceso
mencionado en la investigacin
5 Rec!*s"s. !n este punto se deben considerar los recursos tanto
humanos como materiales con que cuenta el sistema actual, a fin de
proyectarlos a tas necesidades del nuevo sistema
5 C"st"s. !ste aspecto deber ser lo ms real posible, lo cual va en
funcin de los recursos considerados tanto para el sistema actual
como para el nuevo
9. GERENCIA DE CONSULTORIA T:CNICA A USUARIOS
*arpeta del usuario$
5 .ndice
5 4iagrama general del sistema
5 4iagrama particular de trabajo
5 !)plicacin de las fases del diagrama particular
5 Cnstructivo de procedimientos
5 *odificacin
5 9acturacin
5 !nvi
5 7evisin de listados
5 *ondiciones anormales
5 8olicitudes de modificaciones y trabajos especiales
5 *aducidad de documentos fuente y destino final
Diag*aa gene*al del sistea
!n esta carpeta deber aparecer un diagrama que muestre en forma
condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se
realicen en este sistema
!ste diagrama utilizar los mismos nombres que se utilizaron con anterioridad
en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente a la carpeta
administrativa
Las recomendaciones aplicables a la elaboracin de este diagrama son las
mismas que se aplicaron a la elaboracin del diagrama de la carpeta
mencionada anteriormente, quedando acarado que de preferencia sean
e)actamente iguales
Diag*aa ,a*tic!la* de t*a)a1"
!ste diagrama representa grficamente todos los pasos que se efectan dentro
del departamento del usuario a quien est dirigida esta carpeta La simbolog.a
til izada ser la misma que la usada en el diseo del sistema, pero
especificando claramente las operaciones a que se refieren estos s.mbolos
4ebern especificarse los archivos de entrada as. como los de salida, los
resultados obtenidos, comprobaciones, procesos manuales, etc

E;,licacin de las 5ases del diag*aa ,a*tic!la*
!n esta seccin se e)plicarn en forma espec.fica y detallada todas aquellas
operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama
particular de trabajo
,qu. deben analizarse cada una de las fases de que consta el trabajo,
sealando el proceso principal que se realiza, entrada de la informacin,
obtencin de un resultado parcial, env.o de informacin a otra dependencia o
departamento determinado, etc #ara ello debe seguirse el mismo orden que
aparece en el diagrama espec.fico de trabajo
Inst*!ctiv" de ,*"cediient"s
!n cada carpeta de usuario, e)istir un instructivo de procedimientos que
permita establecer los lineamientos generales con base en los cuales se
desarrollar el trabajo por parte del usuario
4icho instructivo deber contener las normas referentes a pasos tales como$
5 *odificacin
5 9acturacin
5 !nv.o
5 7evisin de listados
5 *ondiciones anormales, etc
*odificacin, *uando sea necesario efectuar una codificacin, aqu. se pondrn
los criterios acerca de cmo se desea llevar a cabo !llo implica conocer el
documento fuente y la hoja donde se vaciar !n caso de ser necesario,
tambin las claves y normas conducentes al logro de los fines que se
pretenden con la codificacin
4e ser posible, se ane)arn el documento fuente o una copia de% mismo, y una
hoja de vaciado
9acturacin *uando el proceso implica el manejo de documentos que pudieran
e)traviarse, deber e)istir una factura o facturas que amparen el env.o,
manejo, recepcin, etc, de dichos documentos
!n esta seccin, se establecern tos tipos de facturas que se definan, los
documentos que son amparados en esta fase, as. como la fecha 8e ane)arn
copias de las facturas
!nv.o 4ebido a que el usuario va a producir resultados que debern
transmitirse a otras dependencias o departamentos, es necesario conocer
hacia dnde se enviarn los resultados obtenidos por ese usuario, volumen
estimado, periodicidad con que ello se efectu y forma de envi
7evisin de listados !n general, ser necesario verificar los listados obtenidos
en algn otro departamento contra los documentos fuente !l usuario
encargado de esta actividad, deber tener una base para comparar ambos
documentos
La forma en que dicha comparacin se lleve a cabo, as. como los campos
esenciales para verificar, quedarn establecidos en este prrafo
*ondiciones anormales 3odas las condiciones anormales no previstas en los
prrafos mencionados, debern quedar aclaradas aqu. !ntre otras, pudieran
ser$ proceso por seguir en caso de encontrar errores, consultas a otras
dependencias en caso de ser necesario, etc
<. GERENCIA DE SER'ICIOS DE COMPUTO
S"licit!des de "di5icaci"nes + t*a)a1"s es,eciales
*uando se est estudiando el sistema propuesto, pudieran no detectarse
situaciones especiales que afectarn su diseo
A% detecta* estas sit!aci"nes, es posible que se plantee una solicitud de
modificaciones al sistema sealando tos procesos que se desean modificar, las
causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, las
ventajas y desventajas que las modificaciones implican
!n caso de que durante el diseo del sistema se detecte la posibilidad de
obtener algn otro resultado no establecido con anterioridad, se especificar en
esta seccin el tipo de trabajo que se desea, la fase en la cual puede obtenerse
y todas las dems observaciones relacionadas con ese trabajo especial" por
ejemplo$ que al vaciarse a una hoja de codificacin los datos de un documento
fuente, se pueda obtener un catlogo de productos especiales, etctera
!n ambos casos, ya se trate de una modificacin o de un trabajo especial,
debern llevar la fecha en que se haya planteado
Cad!cidad de d"c!ent"s 5!ente + destin" 5inal
!n ocasiones ambas tienen por ley un periodo de retencin y un destino
especificado" en esta seccin debe quedar claramente designado el periodo de
tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que
habrn de destinarse
. Diag*aa gene*al de 5l!1" del sistea
!n esta carpeta aparecer un diagrama que muestra en forma condensa5da el
flujo de la informacin y de las operaciones que se realicen en este sistema
!ste diagrama utilizar los mismos s.mbolos y nombres que se utilizaron con
anterioridad en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente de la
carpeta administrativa
Las recomendaciones aplicables a la elaboracin de este diagrama, son las
mismas que se aplican a la elaboracin de la carpeta mencionada, quedando
aclarado que de preferencia sean e)actamente iguales
. Diag*aa ,a*tic!la* a detalle
!l diagrama particular a detalle, ser la representacin de todos los pasos que
sigue la informacin dentro del 4epartamento de *apturado 4atos
La simbolog.a que se utilizar ser la misma que la usada actualmente en el
diseo del sistema, pero especificando claramente las observaciones a que
dichos s.mbolos se refieren por medio de una leyenda que los identifique
!n este diagrama aparecern todas las operaciones que se efecten con o
sobre la informacin, tales como$ recepciones, comprobaciones y revisiones,
procesos manuales, perforacin, verificacin, uso de dispositivos especiales
como son$ pantallas de video, Mey53ape, as.
. E;,licacin de las 5ases del diag*aa ,a*tic!la*
!n esta seccin se e)plican en forma espec.fica y detallada todas aquellas
operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama
particular a detalle
8iguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se proceder a
e)plicar en forma detallada, cada una de las operaciones que se efecten
haciendo nfasis en la obtencin de resultados parciales tales como$ listados
de prueba, archivos en tarjeta perforada, env.o de listados, recepcin de
formas especiales para vaciado de la informacin, etc
,dems, deber darse una e)plicacin clara y precisa sobre las cifras de
control que se hayan establecido para cada fase del proceso como produccin
de lista prueba, env.os, etc
=. GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO
. An$lisis de la in5"*acin *ec",ilada
!sta etapa del anlisis es primordial, ya que en ella es donde se va a evaluar el
sistema que se investig" por tal motivo deber integrarse toda la informacin
recopilada durante la investigacin :na vez integrada, deber estudiarse cada
uno de los aspectos que componen la investigacin, para as. poder determinar
la operatividad de dicho sistema, y en funcin de esto proponer mejoras al
mismo y determinar la factibilidad de su mecanizacin
#or lo anterior se puede observar que lo realizado durante la investigacin es
fundamental para la evaluacin, por lo que, si durante la investigacin realizada
no se consider algn aspecto detectado en esta evaluacin, deber volver a
investigarse,
D"c!entacin de la investigacin
#ara poder evaluar adecuadamente un sistema investigado, se deben
considerar los siguientes puntos$
5 4iagrama de flujo de la informacin analizada
5 4escripcin del diagrama
5 !structura analizada
5 6bjetivos determinados
5 ?ormas y pol.ticas determinadas
5 ,ne)os -documentos recopilados, catlogos, etc%
5 #ropuesta para mejorar el sistema
5 #ropuesta de factibilidad de mecanizacin
a% Diag*aa de 5l!1" de la in5"*acin anali>ada
!sto consiste en diagramar el flujo de la informacin del sistema actual,
indicando todas las actividades del mismo, as. como las reas responsables de
cada actividad #ara este tipo de diagrama es recomendable utilizar el
denominado interdepartamental
)% Desc*i,cin del diag*aa
!sta descripcin debe contener el detalle de todas y cada una de las
actividades que se efectan en el sistema, las cuales se investigaron durante el
recorrido de la informacin 3ambin deber cubrir las variaciones detectadas
en dicho recorrido
La descripcin de las actividades debe tener el orden con el cual se efectan
en el sistema, para que tenga secuencia lgica
c% Est*!ct!*a anali>ada
!ste punto de la documentacin deber contener la estructura observada
durante la investigacin y habr que hacer notar si e)iste una diferencia con la
informada durante las entrevistas o documentacin e)istentes Los puntos que
se deben considerar en esta estructura son$
5 6rganigrama de la dependencia$
5 !structura jerrquica
5 9uncional
5 7ecursos e)istentes$
5 =umanos
5 ;ateriales
!stos recursos deben estar relacionados con el organigrama
d% O)1etiv"s dete*inad"s
!stos debern ser documentados y sern los sealados por los directivos de la
institucin =ay que hacer notar que en muchas ocasiones los objetivos
sealados por los directivos no son los realmente logrados, en cuyo caso
debern hacerse notar por escrito las diferencias detectadas, ya que ello puede
ser el motivo de que un sistema no sea lo funcional que se desea
!s posible que los objetivos que persiguen los directivos, no sean bien
transmitidos a otros niveles, lo cual se debi haber notado en la investigacin
e% N"*as + ,"l4ticas dete*inadas
,l igual que en el punto anterior, stas debern ser sealadas por los directivos
de la institucin
Las normas y pol.ticas pueden ser aun ms desconocidas o mal interpretadas
que los objetivos" por tal motivo deber documentarse toda discrepancia
encontrada al respecto durante la investigacin, esto es con el fin de fortalecer
la evaluacin
5% Ane;"s #d"c!ent"s *ec",ilad"s? cat$l"g"s? etc%
4urante la investigacin se seala la necesidad de recopilar toda forma
preimpresa o reporte utilizados en el sistema, los cuales debern
documentarse en relacin con el diagrama de flujo de informacin 8i es
posible, sealar en dichos ejemplares la informacin con que se llenan
g% P*",!esta ,a*a e1"*a* el sistea
4urante la investigacin y recorrido de la informacin recopilada, el analista de
sistemas debe percatarse de las fallas del sistema vigente, con lo cual deber
proponer mejoras al sistema en los siguientes aspectos$
5 Cnformacin fuente
5 #asos innecesarios o duplicados
5 9unciones clave
5 #rocedimientos cr.ticos
5 :tilizacin correcta de resultados
5 6bjetivos, pol.ticas y requerimientos actuales
5 7ecursos humanos y materiales necesarios
@% P*",!esta de 5acti)ilidad de ecani>acin
4espus de haber efectuado la investigacin y recorrido de la informacin, el
analista deber evaluar el sistema y determinar si es factible la mecanizacin
del mismo, efectuando en forma muy general un esbozo de la-s% posible-s%
solucin-es% en caso de ser viable su mecanizacin
#udiera presentarse el caso de que el sistema s. pudiera ser mecanizado y no
obtener muchas ventajas, y sin embargo ser mucho ms costoso" tal situacin
debe ser e)puesta por el analista
DISEAO DEL SISTEMA
4urante el diseo del sistema, el trabajo del analista consiste en elaborar una o
ms alternativas de ejecucin del sistema de procesamiento de datos que va a
implantarse en la computadora
!n la formulacin de alternativas de un sistema propuesto, se debe considerar
como de primera importancia la investigacin realizada as. como su evaluacin,
ya que depende de la comprensin y del conocimiento de los procedimientos y
problemas del sistema vigente para formular la-s% alternativa-s% del sistema
propuesto para su aprobacin
*uando se disea un sistema de procesamiento de datos, se deben tener en
mente ciertos objetivos referentes al perfeccionamiento de las operaciones y la
reduccin de los costos, as. como la oportunidad y calidad de los resultados
,lgunos de esos objetivos, son los siguientes$
a% !standarizacin de procedimientos de las unidades
b% !liminacin de funciones innecesarias
c% !liminacin de reportes, registros y formas innecesarias
d% !liminacin de datos superfluos
e% !stablecimiento del os controles necesarios y eliminacin de los
e)cesivos
f% !liminacin de duplicacin de funciones
g% !liminar duplicacin de funciones
h% !liminacin de duplicacin de operaciones
i% !liminacin de duplicacin de informes y formas
j% 9acilitar el flujo del trabajo y eliminar las altas y bajas del mismo
+% 6portunidad de los resultados
l% *alidad de los resultados
m% :tilizacin efectiva de los resultados