INTRODUCCIN

La actualizacin permanente de los sistemas de comunicacin e informacin permite

comprender como funcionan los procesos y al mismo tiempo previene, ante la posibilidad de
reaccionar frente a situaciones que puedan presentarse; de all, la necesidad de contar con una
herramienta de actualizacin de dichos sistemas que asegure que las organizaciones realicen las
actividades de manera correcta.
En estos momentos, en los cuales el mundo empresarial presenta muchos retos que deben ser
enfrentados por la gerencia para poder sobrevivir en el mercado; se requiere automatizar y
mejorar los sistemas existentes con la finalidad de optimizar el sistema de envo y recepcin de
archivos y correspondencias y as crear una ventaja competitiva para diferenciarse de las dems
empresas del mismo ramo. Las organizaciones deben adoptar sistemas de comunicacin ms
eficientes cada da, integrando las actividades que pudieran afectar sus procesos y la
satisfaccin de sus clientes.
Para lograr el objetivo de actualizar y mejorar constantemente los sistemas de comunicacin y
transmisin de datos, es necesario utilizar un grupo de conceptos y mtodos con un propsito
comn, de tal forma que el cambio se traduzca en la eficacia y eficiencia del desempeo global
de la organizacin.
Durante mucho tiempo se ha venido usando en ENELBAR el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), el cual presenta numerosas deficiencias y fallas con respecto a su
funcionamiento y proceso; sto revela la creciente necesidad de la empresa de mejorar el dicho
sistema; es por ello que se requiere la aplicacin de reingeniera a ste.
Tomando en cuenta el planteamiento anterior y conocida la necesidad de adecuacin del
sistema en La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR), se desarrolla el presente
proyecto cuya finalidad es disear y aplicar un plan de mejora que optimice el desarrollo de los
sistemas de comunicacin en el Departamento de Documentacin y Correspondencia y en las
distintas Unidades Organizativas pertenecientes a la empresa donde se encuentra implantado el
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), basndose en las actividades que
incluye la reingeniera de sistemas como lo son: el anlisis de inventarios, la reestructuracin de
documentos, la ingeniera inversa, la reestructuracin de programas y datos y la ingeniera
directa.
El proyecto est dividido en seis (06) captulos: En el Captulo I, se presenta el planteamiento
del problema, los objetivos tanto general como especficos, la justificacin, el alcance y las
limitaciones existentes; en el Captulo II, se describe el marco referencial por medio de los
antecedentes de la investigacin, donde se mencionan los trabajos referentes al tema en
estudio, consultando varios autores; adems, se tienen los aspectos tericos, conceptuales y
legales del proyecto; mientras que en el Captulo III, se presenta la metodologa a utilizar, se
hace referencia al tipo y diseo de la investigacin, validacin y confiabilidad del instrumento
de recoleccin de datos, tcnicas e instrumentos para recopilar informacin, y las fases del
proyecto; en el Captulo IV se desarrolla el anlisis e interpretacin de los resultados; en el
Captulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones; y por ltimo, en el Captulo VI se
describe de manera ms clara y especfica el rediseo del sistema realizado.



Planteamiento del problema
La crisis social y econmica que atraviesa el mundo, ha provocado una gran preocupacin a los
industriales y empresarios, quienes se han visto en la obligacin de adaptarse a las nuevas
exigencias del mercado y a estar al da con los cambios tecnolgicos y as buscar un lugar en el
futuro; es por eso, que el sector empresarial debe hacer uso eficiente y constante de la
tecnologa, la cual, segn Casalet y Otros (1998), la tecnologa es: un conjunto de
conocimientos especficos y procesos para transformar la realidad y resolver algn problema.
(p.07).
Las organizaciones para obtener las bondades de la tecnologa, necesitan mantenerse
actualizados, utilizando gran variedad de mtodos y tcnicas para mejorar sistemas ya
existentes en ellas, implementando herramientas como la reingeniera de sistemas, en donde
Alarcn (1999), la plantea como una modificacin de un sistema (producto software) , o de
ciertos componentes, usando para el anlisis del sistema existente tcnicas de Ingeniera Inversa
y, para la etapa de reconstruccin, herramientas de Ingeniera Directa, de tal manera que se
oriente este cambio hacia mayores niveles de facilidad en cuanto a mantenimiento,
reutilizacin, comprensin o evaluacin. (p.58).
La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR), no escapa a la utilizacin de la
tecnologa para poder proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad, eficiente y
confiable a sus clientes, donde la comunicacin entre dichos clientes y la organizacin juega un
papel importante. La comunicacin puede ser definida como un proceso en el cual los seres
vivos intercambian o transmiten informacin con sus semejantes. El problema a plantear se
enfoca en la comunicacin escrita que ENELBAR lleva a cabo tanto dentro como fuera de la
organizacin. Este tipo de comunicacin, es aquella que se realiza por medio de memorandos,
cartas, correo electrnico, transmisiones de fax, entre otros.
Actualmente, en el edificio sede y otras dependencias de ENELBAR, se lleva a cabo el control
de envo y recepcin de archivos y correspondencias mediante un sistema de escritorio llamado
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), el cual no est a la par con la
tecnologa utilizada en los sistemas implementados hoy en da en las organizaciones de esta
envergadura. Este sistema se encuentra desarrollado bajo el lenguaje de programacin
Microsoft Visual Basic 6.0. Trayendo consigo una gama de problemas, careciendo de robustez,
limitndolo a ser un sistema simple de escritorio, reduciendo o minimizando la escalabilidad,
portabilidad y mantenibilidad que todo sistema robusto debe proporcionar.
El motivo principal de la aplicacin de reingeniera al sistema de control de archivos y
correspondencias es que ste, presenta una serie de debilidades en cuanto al rendimiento de los
procedimientos que lleva a cabo, estas debilidades son descritas a continuacin: el sistema no
permite utilizar las bondades que proporcionan los sistemas web, ni los recursos de redes que
prximamente se estarn implementando en la organizacin, como por ejemplo, el proyecto de
la INTRANET CORPORATIVA, la cual trae consigo la capacidad de acoplar sistemas en
sucursales geogrficamente separadas, teniendo una sincronizacin entre ellas y elevando la
productividad de las operaciones, en este caso de las entidades pertenecientes a La C.A.
Energa Elctrica de Barquisimeto.
El sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), presenta algunas deficiencias
operativas, entre las cuales se menciona que no es un sistema multiusuario en el sentido que
dentro de un departamento se envan las correspondencias una a una y no de manera
simultnea, lo cual incide directamente en la eficiencia de los empleados al momento de
emitir dichas correspondencias.
Por otro lado, la base de datos presenta varios inconvenientes en cuanto al diseo; por ejemplo,
ausencia de ndices, trayendo como consecuencia una gran disminucin en los tiempos de
respuesta al momento de realizar operaciones de insercin, modificacin, eliminacin y
consultas de datos.
Es bueno tomar en cuenta, que el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias, no
posee procedimientos de bsqueda efectivos al momento de generar reportes o solicitar
consultas a su base de datos; adems, es propenso a permitir errores por parte de los empleados
que lo utilizan, en vista de que carece de validacin bien estructurada y de manuales de usuario
detallado y bien establecido; ya que, los existentes no explican de manera clara el
funcionamiento del sistema. Por ello, es necesario trabajar en estos aspectos para adaptarse a
las nuevas exigencias del mercado, satisfacer a sus usuarios, y a estar al da con los cambios
tecnolgicos.
Un aspecto importante en todo el sistema, es el apartado grfico, el cual debe ser agradable para
los usuarios del sistema. El SCAC, en cuanto a interfaz es deficiente; ya que, no posee
interfaces interactivas, amigables y agradables, donde el usuario se sienta cmodo al momento
de implementar el sistema en sus actividades laborales.
La reorganizacin del sector elctrico venezolano surge como una necesidad nacional de
transformar nuestro pas, en una potencia energtica mundial, capaz de desarrollar fuentes
primarias y secundarias de produccin de energa y de esta manera aumentar la calidad de vida
de los habitantes del pas. Todo esto se logra de la mano con la tecnologa, es por ello, que esta
idea de aplicar reingeniera al sistema de control de archivos y correspondencias, tiene como
principal objetivo, mejorar una parte importante de los procesos que se llevan a cabo da a da
por la totalidad de los departamentos dentro de la organizacin.
De lo planteado en el prrafo anterior, surgen las siguientes interrogantes en funcin de abordar
a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser aclaradas en el transcurso de la
investigacin:
Cul es la situacin actual del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)
implantado en ENELBAR?
Cules son los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias?
Ser necesario redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)?








JUSTIFICACIN
Actualmente, con los avances tecnolgicos en el rea de la informacin y comunicacin; no es
posible comprender por qu algunas de las grandes empresas no tienen implantados sistemas
automatizados para mejorar la gestin de sus procesos, mientras que otras que los poseen, no
los mantienen actualizados. Por lo antes expuesto, es muy importante aplicar reingeniera a los
sistemas existentes en las organizaciones.
Segn Stair y Otros (2000), la reingeniera puede reducir los tiempos de entrega, elevar la
calidad de productos y servicios, acrecentar la satisfaccin del cliente e incrementar los
ingresos y la rentabilidad. (p.51).
Es por ello, que el aplicar reingeniera al sistema de control de archivos y correspondencias,
traera grandes beneficios a la C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto; ya que le permitir
optimizar recursos como tiempo y costos en el levantamiento de informacin, diseo y
codificacin, fases necesarias para migrar el sistema a una plataforma web, mejorar su
productividad y aumentar los niveles de calidad; todo esto aunado al proyecto de la
INTRANET CORPORATIVA, que garantiza el correcto funcionamiento de la actual
plataforma tecnolgica empleada por ENELBAR.
Esta investigacin se desarroll bajo la lnea de investigacin de Ingeniera, Tecnologa e
Innovacin (INTEI) incluida en el rea estratgica de Tecnologa y Comunicaciones; la cual
tiene como propsito principal desarrollar y promover conocimientos cientficos y
tecnolgicos que tienden a la solucin de problemas existentes en la sociedad.