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ESTUDIOS
GERENCIALES
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
ABSTRACT
Purpose: The purpose of thi s study
was to cal cul ate the added val ue, the-
reby i denti fyi ng the types and modes
of fai l ure of prescri pti on fi l l i ng pro-
cedures i n the phamacy at the Val l e
del Li l i Cl i ni c-Foundati on (FCVL).
Methodology: A descr i pti ve study
was conducted of each step i n the
prescri pti on fi l l i ng procedure i nthe
pharmacy at the FCVL from decem-
ber 1, 1999 to december 30, 2003. The
study al l owed; defi ni ng each proce-
dure: i denti fyi ng the needs of di ffe-
rent groups of i nterest or customers
i n each process; and documenti ng and
veri fyi ng each procedure as i t i s. I t
al so i ncl uded an anal ysi s of each i n
the pr ocess, a defi ni ti on of val ue-
ANLISIS DEL VALOR AGREGADO Y
MODO DE FALLA DE LOS PROCESOS
DE FARMACIA EN UNA CLNICA DE
TERCER NIVEL
MARTA CECILIA JARAMILLO MEJA
Mdicay Cirujana,Universidad de Antioquia,especialistaen GerenciaHospitalaria,Universidad
EAFIT,especialistaen Gerenciade laSalud Pblica,CES,DiplomaAltaGerencia,Universidad Icesi,
curso de Formacin en GerenciaSocial paralaProteccin Social,INDES.Directorade Posgrados
de Salud,Universidad Icesi.
JORGE LEN SALCEDO HURTADO
Qumico Farmacutico,Universidad de Antioquia,Magster en Administracin,Universidad Icesi,
Mster en Atencin Farmacutica,Universidad de Granada-Espaa,especialistaen Administracin,
Universidad Icesi.
added steps i n the procedures, and a
cal cul ati on of the added val ue asso-
ci ated wi th the ti me and cost of the
processes.
The fai l ure mode anal ysi s (FMA) en-
tai l ed the preparati on of a matri x for
each process. Thi s i ncl uded a defi ni -
ti on of parameters, an i denti cati on of
steps or acti vi ti es i n each pr ocess,
functi ons of each step or acti vi ty, po-
ten ti al fai l u r e modes , poten ti al
effects, potenti al causes for fai l ure,
current control mechani sms (preven-
ti ve measures), and the occurrence,
seri ousness, and detecti on of fai l ures.
I n order to pri ori ti ze the acti on pl ans,
each fai l ure mode was assessed ba-
sed on the r i sk pr i or i ty number
(RPN), whi ch r esul ts fr om mul ti -
Fechade recepcin:13-12-2004 Fechade aceptacin:26-08-2005
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ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
pl yi ng occurrence by fai l ure seri ous-
ness and fai l ure detecti on. The steps
wi th an RPN equal to or greater than
64 were gi ven the hi ghest pri ori ty to
devi se acti on pl ans wi thi n the frame
of i mprovement processes.
Results: I n total , 29 steps wer e
anal yzed. The fi ndi ngs of thi s study
reveal ed that 12 of these steps (i .e.
41%) add val ue, whi l e the remai ni ng
17 steps (59%) do not andd any va-
l ue.
At l east 50% of acti vi ti es i n al l the
processes do not have an added va-
l ue. 1% of the ti me of processes i n thi s
anal ysi s i s spent on val ue-added ac-
ti vi ti es. The percentage of the cost
added val ue processes wi th respect to
the total cost of the overal l process
does not exceed 50%.
Out of the 17 steps i n thi s anal ysi s,
13 (i .e. 76%), for i mprovement acti on
pl ans. At l east 60% of al l processes
need to be i ncl uded i n an acti on pl an.
Conclusion: More than 50% of the
steps can be ei ther i mproved or el i -
mi nated. 1% of the ti me the anal y-
zed processes add val ue. Thi s rai ses
the need not onl y to devi se mecha-
ni sms to get ri d of steps i n the pro-
cesses, but al so to establ i sh techno-
l ogi cal strategi es to reduce the l eng-
th of steps i n the processes, but al so
to establ i sh technol ogi cal strategi es
to reduce the l ength of steps whi ch
do not add val ue and cannot be el i -
mi nated.
60% of the steps i n the prescri pti ons
fi l l i ng procedures i n the pharmacy at
the FCVL refl ect the need to devel op
a conti nuous i mprovement program
to i mprove the qual i ty of resul ts. The
approach to the anal ysi s of added
val ue and fai l ure modesused i n thi s
study made i t possi bl e to i denti fy as-
pects associ ated wi th the performan-
ce or effi ci ency of procedures i n the
pharmacy at the FCVL.
KEY WORDS
Hospi tal phar macy, added-val ue
anal ysi s, fai l ure mode anal ysi s, pro-
cess anal ysi s.
RESUMEN
Objetivo: Determi nar el val or agre-
gado, i denti fi car l os fal l os y el modo
como ocurren, en l os procesos de far-
maci a de l a Fundaci n Cl ni ca Val l e
del Li l i (FCVL).
Mtodo: Se real i z un estudi o des-
cr i pti vo de l as acti vi dades de cada
proceso en l a farmaci a de l a FCVL,
desde di ci embre 1 de 1999 hasta di -
ci embre 30 de 2003. En l se defi ni e-
ron procesos, se obtuvo conoci mi ento
de l os requeri mi entos de l os grupos
de i nters o cl i entes de cada proceso,
se documentaron l os procesos, se ve-
ri fi caron tal como son, se hi zo un
anl i si s de l os pasos del proceso, se
defi ni eron l os pasos de l os procesos
con val or agregado, se cal cul el va-
l or agregado del ti empo y el costo de
l os procesos.
Par a el anl i si s de modo de fal l a
(AMEF) se real i z l a matri z por cada
proceso. Se defi ni eron l os parmetros:
se i denti fi caron l os pasos o acti vi da-
des en el proceso, l a funci n del paso
o acti vi dad, l os modos potenci al es de
fal l o, l os efectos potenci al es, l as cau-
sas de fal l o potenci al es, l os control es
actual es (medi das pr eventi vas), l a
ocurrenci a, l a severi dad, l a detecci n.
Al fi nal , para l a pri ori zaci n de l os
pl anes de acci n se val or cada modo
de fal l o medi ante el nmero de pri o-
ri dad de ri esgo (NPR), que es el re-
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ESTUDIOS
GERENCIALES
sul tado del producto de l a probabi l i -
dad de ocurrenci a, severi dad y detec-
ci n del fal l o. Pasos con NPR i gual o
mayor a 64 se l es di o pri ori dad para
establ ecer pl anes de acci n en proce-
sos de mejorami ento.
Resultados: Se anal i zaron 29 pasos,
encontrndose que 12 (41%) agregan
val or y 17 (59%) no agregan val or. En
todos l os procesos al menos el 50% de
l as acti vi dades no agregan val or. El
1% de todo el ti empo de l os procesos
anal i zados corresponde al ti empo que
agrega val or. El porcentaje del costo
del val or agregado de l os procesos con
respecto al costo total del proceso no
supera el 50%.
De l os 17 pasos anal i zados, 13 (76%)
necesi tan pl anes de acci n de mejo-
rami ento. La total i dad de l os proce-
sos requi ere que al menos al 60% de
l os pasos se l es el abore pl an de ac-
ci n.
Conclusin: Ms del 50% de l os pa-
sos pueden ser mejorados o se pue-
den el i mi nar. Que el 1% del ti empo
de l os pr ocesos anal i zados agr ega
val or permi te pl antear l a necesi dad
de que se busquen mecani smos para
el i mi nar pasos en l os procesos, y que
adems se establ ezcan estr ategi as
tecnol gi cas para reduci r el ti empo en
aquel l os pasos que no agregan val or
y que no pueden ser el i mi nados. El
60% de l os pasos de l os procesos de l a
farmaci a en l a FCVL refl eja l a nece-
si dad de establ ecer un programa de
mejorami ento conti nuo, para mejorar
l a cal i dad de l os resul tados. La me-
todol og a anl i si s del val or agrega-
do y anl i si s de modo de fal l auti l i -
zada en este estudi o ha per mi ti do
i denti fi car l os aspectos de desempe-
o de l a efi ci enci a de l os procesos que
se r eal i zan en l a far maci a de l a
FCVL.
PALABRAS CLAVE
Far maci a hospi tal ar i a, anl i si s de
val or agregado, anl i si s de modo de
fal l a, anl i si s de procesos.
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
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ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
INTRODUCCIN
La far maci a de hospi tal est com-
puesta por el rea de gesti n, que se
encarga de real i zar sel ecci n, adqui -
si ci n, recepci n, al macenami ento y
di stri buci n de medi camentos en vo-
l umen y pl azo razonabl es, con el m -
ni mo ri esgo para el paci ente y al me-
nor costo posi bl e; el rea de di spen-
saci n y di stri buci n de medi camen-
tos, donde se ati ende l a demanda
asi stenci al de medi camentos genera-
da por l os paci entes hospi tal i zados y
l os paci entes ambul atori os; el rea de
el aboraci n que permi te adecuar l os
pr i nci pi os acti vos y medi camentos
di sponi bl es en el mer cado par a l a
admi ni straci n di recta al paci ente; el
rea de i nformaci n de medi camen-
tos consta de un centro de i nforma-
ci n (CI M) desti nado a proporci onar
i nfor maci n sobr e el l os y anal i zar,
eval uar su uti l i zaci n de forma obje-
ti va en ti empo ti l , haci endo un uso
pti mo de l as fuentes de i nformaci n
necesari as; el rea de farmacoci nti -
ca cl ni ca, desti nada a establ ecer l a
i ndi vi dual i zaci n de l a posol og a que
asegure l a mxi ma efi ci enci a de l os
tratami entos farmacol gi cos; el rea
de far macovi gi l anci a, en l a que se
hace un segui mi ento de l a ter api a
farmacol gi ca con l a fi nal i dad de ob-
servar, eval uar y comuni car l as reac-
ci ones adversas a l os medi camentos
(RAM) que estos pueden pr oduci r
cuando son uti l i zados en l a prcti ca
cl ni ca.
1
Los procesos de l as i nsti tu-
ci ones hospi tal ar i as se agr upan en
cl aves, estratgi cos y de soporte.
2
Los
procesos cl aves son aquel l os que afec-
tan de modo di recto l a prestaci n del
servi ci o asi stenci al y por tanto l a sa-
ti sfacci n del cl i ente (paci ente). Los
procesos de farmaci a se consi deran
como procesos de soporte. A parti r de
l a expedi ci n de l a resol uci n 4252 de
1997, Requi si tos esenci al es para l a
prestaci n de servi ci os de sal ud, y
l uego con l a resol uci n 1474 de 2002
por l a cual se defi nen l as funci ones
de l a enti dad acredi tadora y se adop-
tan l os manual es de Estndares del
si stema ni co de acredi taci nse de-
fi nen cul es son l os requi si tos m ni -
mos que deben tener l os hospi tal es o
cl ni cas para decl arar l a prestaci n
de servi ci os farmacuti cos.
El val or agregado se ha defi ni do como
el val or adi ci onado a l os materi al es y
servi ci os comprados para l a conver-
si n o producci n de productos termi -
nados.
3
I ndependi entemente del ti po
de organi zaci n, ya sea con ni mo de
l ucro o si n l , o del sector de l a econo-
m a en que se encuentr e, el val or
agregado es un i ndi cador i mportante
para medi r el desempeo de l as em-
pr esas.
4
Par a l a cr eaci n del val or
agregado l as empresas se organi zan
de tal manera que cada proceso, con
sus respecti vas acti vi dades, se i nte-
gra en l a cadena de val or.
5
En l a me-
jora del val or agregado de l os proce-
sos se i denti fi can el ti empo y el di ne-
ro que no agregan val or a l os proce-
sos.
6,7
Las acti vi dades de pr epar a-
ci n, al macenami ento y control son
catal ogadas como desperdi ci o, acti vi -
dades para el i mi nar.
8
La mayor a de
l as empresas que han real i zado ejer-
ci ci o de val or agregado han encontra-
do que l os pasos que agregan val or
consumen menos del 0.5 por ci ento
del ti empo que transcurre mi entras
se presta un servi ci o o se el abora un
producto.
9
Las empresas que han de-
sarrol l ado procesos de val or agrega-
do han l ogrado reducci ones del 80 al
90 por ci ento en el ti empo de produc-
ci n o de prestaci n de servi ci os.
10
105
ESTUDIOS
GERENCIALES
El anl i si s de modo de fal l a (AMEF)
es una metodol og a ori entada a maxi -
mi zar l a sati sfacci n del cl i ente me-
di ante l a reducci n o el i mi naci n de
l os probl emas potenci al es o conoci -
dos.
11
Los objeti vos que se pretenden
al canzar cuando se real i za un AMEF
son: sati sfacer al cl i ente; i ntroduci r
en l as empresas l a fi l osof a de l a pre-
venci n; i denti fi car l os modos de fa-
l l o que ti enen consecuenci as i mpor-
tantes respecto a di ferentes cri teri os
de di sponi bi l i dad y seguri dad; preci -
sar para cada modo de fal l o l os me-
di os y protocol os de detecci n; adop-
tar acci ones correctoras y/o preventi -
vas de forma que se supri man l as cau-
sas de fal l o del producto, en di seo
de procesos; val orar l a efi caci a de l as
acci ones tomadas y ayudar a docu-
mentar el proceso. Medi ante l a me-
todol og a de AMEF se puede pl ani fi -
car el si stema general de cal i dad en
l os hospi tal es.
El objeti vo de este estudi o es deter-
mi nar el val or agregado de l os pasos
de l os pr ocesos de far maci a en l a
FCVL, i denti fi car l as fal l as en l os
procesos de farmaci a y determi nar el
modo como ocurren.
METODOLOGA
La FCVL es una i nsti tuci n hospi ta-
l ari a y docente de tercer ni vel , con
componentes de cuarto ni vel , donde
se real i zan protocol os mdi cos de al ta
compl eji dad, tr aspl ante de mdul a
sea y traspl ante de rganos sl i dos.
Posee uni dades de cui dado cr ti co e
i ntermedi o, uni dades de cncer y ra-
di oter api a. Par a l a atenci n de l os
paci entes hospi tal i zados posee 200
camas. Se real i z un estudi o descri p-
ti vo sobre l as acti vi dades de cada pro-
ceso en farmaci a y de acuerdo con l os
resul tados del anl i si s se hi ci eron l as
i ntervenci ones, consi derando l os pa-
rmetros establ eci dos para l a eval ua-
ci n.
El estudi o cubri desde el 1o. de di -
ci embre de 1999 hasta el 30 de di -
ci embre de 2003.
En el anl i si s del val or agregado se
anal i zaron l os procesos sel ecci n de
medi camentos, di spensaci n de me-
di camentos por el si stema de dosi s
uni tar i a, y el abor aci n de mezcl as
i ntravenosas.
Para el anl i si s del val or agregado se
cumpl i eron l os si gui entes pasos: 1)
defi ni ci n de l os procesos, 2) conoci -
mi ento de l os requeri mi entos de l os
grupos de i nters o cl i entes de cada
proceso, 3) documentaci n de l os pro-
cesos, 4) veri fi caci n de l os procesos
tal como es, 5) anl i si s de l os pasos
del proceso, 6) defi ni ci n de l os pasos
de l os procesos con val or agregado, 7)
cl cul o del val or agregado del ti em-
po, y 8) costo de l os procesos. Para l a
defi ni ci n de l os procesos se revi s
cada una de l as acti vi dades descri tas
en l os manual es de procedi mi ento de
cada proceso; estos manual es conti e-
nen normas, pol ti cas, secuenci a de
l as acti vi dades e i nformaci n sumi -
ni strada por l as personas i nvol ucra-
das en cada una de el l as. Las catego-
r as de defi ni ci n de l os procesos fue-
ron: ti po de proceso, t tul o del proce-
so, fi nal i dad del proceso, objeti vo del
proceso, cl i entes, proveedores, conte-
ni do del proceso. Para determi nar l os
requeri mi entos de l os grupos de i n-
ters o cl i entes de l os procesos de far-
maci a se hi zo una encuesta que pre-
tende recoger l os cri teri os rel evantes
para defi ni r qu acti vi dades agregan
val or o no; para el l o se i ndag en el
gr upo asi stenci al mdi cos, enfer-
meras, nutri ci oni stas que ti ene re-
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
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ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
l aci n di recta con farmaci a, medi an-
te una consul ta que consi deraba as-
pectos tal es como conoci mi ento que
ti ene el gr upo de i nter s sobr e l os
servi ci os que se prestan en farmaci a,
i denti fi caci n por parte del grupo de
i nters de l os factores cl aves rel evan-
tes en l a prestaci n de l os servi ci os
de farmaci a, val oraci n de l a cal i dad
en l a prestaci n de servi ci os de far-
maci a y ni vel de sati sfacci n.
Se tom una muestr a de 407 i nte-
gr antes del gr upo asi stenci al ; como
par metr os par a esti mar el tamao
de l a muestr a se consi der que el
45% de l a pobl aci n aceptar a con-
testar l a y que, en el peor de l os ca-
sos, sl o r esponder a el 30%; se defi -
ni un ni vel de confi anza del 99.99%.
En l a documentaci n de l os pr ocesos
se r ecogi i nfor maci n sobr e el con-
tr ol de l os pr ocesos y de l os r esul ta-
dos estad sti cos de l os mi smos, l as
categor as que se tuvi er on en cuen-
ta para documentar l os procesos fue-
r on: nombr e del manual de pr ocedi -
mi ento que l o regul a, acti vi dades del
pr oceso, objeti vo e i ndi cador par a
medi r l a efecti vi dad, efi ci enci a, ni -
vel de acti vi dad del pr oceso. En l a
veri fi caci n de l os procesos tal como
esse obser var on l as per sonas que
en r eal i dad desempeaban el tr aba-
jo y se anotar on l as di fer enci as en-
contr adas entr e l a r eal i zaci n de l as
acti vi dades y l a documentaci n en
l os r especti vos manual es de pr oce-
di mi ento. Se anal i z cada paso del
pr oceso y se deter mi n cul er a el
gr upo de i nter s que r eci b a l os ma-
yor es benefi ci os o que ms i nfl u a en
l a ejecuci n del paso; se deter mi n
dnde i ncl ui r el paso par a anal i zar-
l o en mayor pr ofundi dad, si agr ega-
ba val or par a l a empr esa o par a el
cl i ente. Una vez recogi da l a i nforma-
ci n de documentaci n de l os pr oce-
sos se r eal i z el anl i si s del val or
agr egado sobr e l as acti vi dades o pa-
sos establ eci dos, par a el l o se tuvi e-
r on en cuenta l os cr i ter i os de l a acti -
vi dad o paso y si ti enen r eper cusi n
en l a fi nal i dad u objeti vo del pr oce-
so este r econoci mi ento se hi zo te-
ni endo en cuenta l a val or aci n del
i mpacto que tendr a el r esul tado del
pr oceso si se el i mi na esta acti vi dad;
l a acti vi dad o paso del pr oceso es
r equi si to m ni mo del mi smo, aqu se
val or si l a acti vi dad es i mpr esci n-
di bl e para que se l ogre el objeti vo del
pr oceso; l a acti vi dad o paso del pr o-
ceso es exi gi do por l as empresas con-
tr atantes o l o es por nor mas del Es-
tado. El cl cul o del val or agregado del
ti empo y costo de l os procesos se rea-
l i z medi ante recol ecci n de i nforma-
ci n estad sti ca del proceso, para l o
cual se recogi eron l os datos rel ati vos
al ti empo y al costo para cada uno de
l os pasos i ndi vi dual es. Para el cl cul o
del costo del val or agregado del proce-
so se uti l i z como fuente de i nforma-
ci n el ejerci ci o de costeo por acti vi da-
des de l a FCVL en su ejecuci n del tri -
mestre de enero, febrero y marzo del
2003, para al rea de farmaci a. El
ti empo del proceso se esti m teni endo
en cuenta el i ni ci o de l a pri mera acti -
vi dad de cada proceso, hasta que se
compl eta el trabajo; el ti empo de tra-
bajo es el ti empo que demora cada ac-
ti vi dad para real i zarse; l a determi na-
ci n de l os ti empos fue hecha por i n-
geni eros i ndustri al es perteneci entes
al rea de estandari zaci n y mtodos
de l a FCVL, qui enes hac an parte del
equi po de trabajo encargado de l a rea-
l i zaci n de este estudi o.
Para el AMEF se real i z l a matri z por
cada proceso que hace farmaci a. Para
l a el aboraci n de l a matri z se defi ni e-
107
ESTUDIOS
GERENCIALES
ron l os si gui entes parmetros: i den-
ti fi caci n del paso o acti vi dad en el
proceso, funci n del paso o acti vi dad,
modos potenci al es de fal l o, efectos
potenci al es, causas de fal l o potenci a-
l es, contr ol es actual es (medi das pr e-
venti vas), ocur r enci a, sever i dad, de-
tecci n. Al fi nal , par a l a pr i or i zaci n
de l os pl anes de acci n se val or cada
modo de fal l o medi ante el nmero de
pr i or i dad de r i esgo (NPR), que es el
r esul tado del pr oducto de l a pr oba-
bi l i dad de ocur r enci a, sever i dad, de-
tecci n del fal l o. Los val ores para es-
ti mar el NPR se establ eci er on segn
se obser va en l as Tabl as 1, 2 y 3. Las
acci ones cor r ecti vas a establ ecer se
defi ni er on par a l os pasos o acti vi da-
des que tuvi er an val or de NPR i gual
o mayor a 64. El val or de 64 se cr e
consi der ando que exi sta una pr oba-
bi l i dad baja de ocur r enci a del modo
de fal l o, pr obabi l i dad entr e 0.0002 y
0.001, par a l a cual tendr a un val or
de 4, con una sever i dad menor en
caso de que se mani fi este, par a el l o
tendr a un val or de 4 y con una baja
pr obabi l i dad de que el fal l o no sea
detectado antes de que se mani fi es-
te en el paci ente. Estos val or es son
esti mados en r el aci n con l os r esul -
tados estad sti cos del r epor te de i n-
ci dentes i mpl ementado en l a i nsti -
tuci n.
Impacto en el paciente Categora Valor
Sin consecuencia para el paciente Fallo menor no grave 2
Podra generar quejas Fallo menor moderado 4
de molestia al paciente
Puede generar insatisfaccin Fallo moderado grave 6
en el paciente
Genera un nivel alto Fallo mayor 8
de insatisfaccin en el paciente
Afecta la seguridad del paciente Fatal 10
Tabla 1. Valores para las probabilidades de ocurrencia del fallo.
Probabilidad de ocurrencia
del fallo Categora Valor
0.0001 Improbable 2
Entre 0.0002 y 0.001 Raro 4
Entre 0.002 y 0.005 Factible 6
Entre 0.01 y 0.02 Probabilidad alta 8
0.5 Probabilidad muy alta 10
Tabla 2. Valores para la severidad del fallo.
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
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ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
Para i denti fi car cada modo de fal l o y
el efecto potenci al se empl e como
fuente de i nformaci n l a base de da-
tos de reporte de i nci dentes corres-
pondi entes a l a uti l i zaci n de medi -
camentos; este reporte hace parte del
si stema de garant a de l a cal i dad es-
tabl eci do en l a i nsti tuci n, como es-
trategi a para l ograr l a certi fi caci n
I SO. Los i nci dentes reportados por
parte del rea asi stenci al se tomaron
como l os fal l os que ocurren en l os pro-
cesos de farmaci a y el i mpacto que
estos ti enen se val or con el equi po
de trabajo que i ncl uye a l os i ngeni e-
r os del r ea de estandar i zaci n y
mtodos, supervi sor de al macn cen-
tral , qu mi cos farmacuti cos y enfer-
meras jefes del rea asi stenci al .
RESULTADOS
Como se obser va en l a Tabl a 4, se
anal i zaron 29 pasos de cuatro proce-
sos; de el l os, 12 (41%) agregan val or,
17 (59%) no agregan val or. Los que
agregan val or en el proceso de sel ec-
ci n de medi camentos son: l a el abo-
raci n de l a sol i ci tud de i ncl usi n de
un nuevo medi camento y l a acti vi dad
real i zada en el comi t de farmaci a y
teraputi ca para deci di r si se acepta
o no su i ncl usi n. En el proceso de
di spensaci n de medi camentos por el
si stema de dosi s uni tar i a agr egan
val or l os pasos: i nterpretaci n de l a
orden mdi ca, actual i zaci n del per-
fi l farmacoteraputi co, l a sel ecci n y
di spensaci n de l os medi camentos.
Estos son l os pasos que ti enen un
i mpacto di recto sobre l a oportuni dad
y seguri dad en l a uti l i zaci n de l os
medi camentos y por ser r equi si tos
m ni mos establ eci dos para que se rea-
l i ce l a di spensaci n de medi camentos
por el si stema de dosi s uni tari a. En
el proceso de el aboraci n y di spensa-
ci n de mezcl as i ntravenosas se hi zo
el anl i si s por ti po de mezcl as que se
el aboran, el ti po de mezcl as ti ene ca-
racter sti cas especi al es que l e confi e-
ren compl eji dades espec fi cas. Se con-
si der un mi smo proceso l a el abora-
ci n de nutr i ci ones par enter al es y
pr epar ados par a qui mi oter api a, y
Probabilidad
de no detectar el fallo Categora Valor
0.000001 A prueba de error. 2
0.0001 Fallo obvio, detectado 4
antes de tener impacto
en el paciente.
Entre 0.0002 y 0.001 Fallo se detecta en 6
inspeccin 100% al final
del proceso.
Entre 0.002 y 0.01 Genera quejas y reclamo en 8
el grupo asistencial.
Se detecta el fallo mediante Genera quejas y reclamo 10
inspeccin por plan de muestreo en el paciente.
y de aceptacin
Tabla 3. Valores para la probabilidad de deteccin del fallo.
109
ESTUDIOS
GERENCIALES
otro proceso l a el aboraci n de mez-
cl as i ntravenosas para paci entes de
pedi atr a, neonato, hospi tal i zaci n y
ci rug a.
En todos l os procesos, al menos el 50%
de l as acti vi dades no agregan val or;
se destaca que l os procesos de sel ec-
ci n y di spensaci n de medi camentos
son l os que presentan porcentajes de
acti vi dades que no agr egan val or
mayor al 50%, sel ecci n de medi ca-
mentos con 60% y di spensaci n de
medi camentos por el si stema de do-
si s uni tari a, con el 75%.
Como se observa en l a Tabl a 5, el 1%
de todo el ti empo de l os procesos ana-
l i zados cor r esponde al ti empo que
agrega val or. En el proceso de sel ec-
ci n de nuevos medi camentos el por-
centaje que agrega val or en rel aci n
con el ti empo del proceso es del 0,3%,
o sea que el ti empo que se deber a
empl ear para sel ecci onar e i ncl ui r un
nuevo medi camento al formul ari o de
l a FCVL es de 0,67 horas. En el mo-
mento del estudi o el ti empo empl ea-
do en sel ecci onar e i ncl ui r un nuevo
medi camento al for mul ar i o de l a
FCVL es de 240,17 horas, es deci r, 30
d as cal endari o hbi l es, consi deran-
do que un d a l aboral equi val e a ocho
horas. El ti empo que agrega val or en
el proceso de di spensaci n de medi -
camentos por el si stema de dosi s uni -
tari a en rel aci n con el ti empo total
del proceso es del 1,2% de 12,5 horas
que dura el proceso. Los pasos, revi -
si n de l os cajeti nes contra krdex de
enfermer a y aprobaci n de l os car-
gos fueron el i mi nados durante l a rea-
l i zaci n de este estudi o, l o que si gni -
fi c una reducci n de 6,0 horas en el
ti empo del proceso (0,5 horas en re-
vi si n de cajeti nes y 5,5 hor as en
aprobaci n de cargos) y 0,53 horas en
ti empo de trabajo (0,5 en revi si n de
cajeti nes y 0,03 en aprobaci n de car-
gos). El ti empo de val or agr egado
para el aborar una orden mdi ca para
Tabla 4. Anlisis del valor agregado de los procesos.
Nmero de Nmero de Nmero de
actividades o pasos actividades o pasos actividades o pasos
Proceso analizado evaluados que agregan valor que no agregan valor
Seleccin 5 2(40%) 3(60%)
de medicamentos
Dispensacin 8 2(25%) 6(75%)
de medicamentos
por dosis unitaria
Elaboracin de 8 4(50%) 4(50%)
nutriciones
parenterales,
quimioteraputicos
Elaboracin de 8 4(50%) 4(50%)
medicamentos para
pediatra, neonatos,
pisos, ciruga
Total 29 12(41%) 17(59%)
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
110
ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
mezcl as de nutr i ci n par enter al o
medi camentos qui mi oter aputi cos,
teni endo en cuenta que una or den
mdi ca para mezcl a de medi camen-
tos qui mi oter aputi cos conti ene en
pr omedi o cuatr o medi camentos, es
21% del ti empo total del proceso. En
l a el aboraci n de mezcl as i ntraveno-
sas para pedi atr a, neonatos, pi sos y
ci rug a el ti empo de val or agregado
es el 6,5% del total del ti empo del pro-
ceso.
En l a Tabl a 6 observamos que el por-
centaje del costo del val or agregado
de l os procesos con respecto al costo
total del proceso no supera el 50%.
El costo de sel ecci onar e i ncl ui r un
nuevo medi camento al formul ari o de
medi camentos de l a FCVL es de
$541.696, el val or en porcentaje de
costo del val or agregado es de $60.871
(11,2%). Para el val or de l a mano de
obra, en l a eval uaci n por el comi t
de farmaci a y teraputi ca, se tuvi e-
ron en cuenta l os val ores del jefe de
farmaci a y de l a di recci n de opera-
ci ones; no fueron teni dos en cuenta
el costo por mano de obra del di rec-
tor mdi co, l a presi denta del comi t
y l a di rectora asi stenci al , porque di -
chos costos son asi gnados en un 100%
a acti vi dad asi stenci al , l o mi smo que
el val or de l a mano de obra del mdi -
co que genera l a sol i ci tud del nuevo
medi camento. El costo del val or agre-
gado para l a di spensaci n de una or-
den mdi ca por el si stema de dosi s
uni tari a en l a FCVL es de $3.174, que
corresponde al 26,5% del costo total
del pr oceso. El 50,5% del costo del
proceso para l a el aboraci n de una
mezcl a de nutri ci n parenteral o mez-
cl a para qui mi oterapi a corresponde
Seleccin 240,17 17,01 0,67 0,3
de medicamentos
Dispensacin 12,5 1,63 0,15 1,2
de medicamentos
por dosis unitaria
Elaboracin 3,1 1,27 0,65 21,0
de nutriciones
parenterales,
quimioteraputicos
Elaboracin 10,4 1,12 0,7 6,5
de medicamentos
para pediatra, neonatos,
pisos, ciruga
Total 266,17 21.03 2,17 1
Tabla 5. Valor del tiempo con valor agregado.
Porcentaje
del valor agregado
Valor del tiempo
Tiempo agregado respecto
de trabajo del tiempo al tiempo
Proceso analizado Tiempo del proceso (horas) (horas) del proceso
111
ESTUDIOS
GERENCIALES
a l os pasos que agregan val or. El com-
ponente de mayor i mpacto equi val e
a l a preparaci n de l a mezcl a. El cos-
to del val or agregado del proceso de
el aboraci n y di spensaci n de mez-
cl as para pedi atr a, neonatos, pi sos y
ci rug a es sl o el 36,2% del costo de
el aboraci n de l as mezcl as.
En l a real i zaci n del anl i si s de modo
de fal l o de l os procesos de El abora-
ci n y di spensaci n de nutr i ci ones
parenteral es y medi camentos qui mi o-
teraputi cosy el proceso El abora-
ci n y di spensaci n de mezcl as para
pedi atr a, neonatos, pi sos y ci rug a,
se encontr que estos procesos pre-
sentaban si mi l ar for ma de fal l os y
efectos. En consecuenci a, con este
hal l azgo se el abor una sol a matri z
de anl i si s de modos de fal l o y sus
efectos para estos procesos; el proce-
so se denomi n preparaci n de me-
di camentos. En l a Tabl a 7 aparece
cada uno de l os procesos con sus res-
pecti vos modos de fal l o y l os efectos
potenci al es defi ni dos por el equi po de
trabajo, para l os cual es se establ ecen
pl anes de acci n para evi tar o di smi -
nui r l a ocurrenci a, mi ti gar l a severi -
dad en caso de l a ocurrenci a y esta-
bl ecer estrategi as para l a detecci n
antes de que tengan un i mpacto ne-
gati vo en el paci ente o para l a i nsti -
tuci n.
En l a Tabl a 8 se muestra el nmero
y por centaje de pasos por pr ocesos
que requi eren pl anes de acci n, de
acuerdo con el val or cr ti co de pri ori -
zaci n 64. Se observa adems que 13
(76%) de l os 17 pasos anal i zados re-
qui eren pl anes de acci n. La total i -
dad de l os procesos necesi tan que al
menos al 60% de l os pasos se l es el a-
bore pl an de acci n, destacndose el
pr oceso de di spensaci n por dosi s
uni tari a que necesi ta que todos sus
pasos sean i ncl ui dos en un pl an de
acci n para mejorar sus resul tados.
Tabla 6. Costo del valor agregado.
Costo del proceso Costo de valor Porcentaje del costo
Proceso analizado (pesos) agregado (pesos) de valor agregado
Seleccin de medicamentos 541.691 60.871 11,2
Dispensacin de medicamentos 11.970 3.174 26,5
por dosis unitaria
Elaboracin de nutriciones 10.357 5.227 50,5
parenterales, quimioteraputicos
Preparacin de mezclas 6.313 2.283 36,2
intravenosas
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
112
ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
Tabla 7. Modos de fallos y efectos potenciales en los procesos de farmacia
.Seleccin de
medicamentos
Efectos
potenciales
Falta de diligen-
ciamiento de la
documentacin
requerida para
realizar los tr-
mites de selec-
cin de los medi-
camentos.
Seleccionar me-
dicamentos sin
la debida docu-
mentaci n de
soporte.
La orden mdi-
ca no llega a la
farmacia.
La orden mdi-
ca llega tarde a
la farmacia
Retraso del pro-
ceso de dispen-
sacin o no dis-
pensacin del
medicamento
Efectos
potenciales
Dispensacin
por dosis
unitaria
La orden mdi-
ca no llega a la
farmacia.
La orden mdi-
ca llega tarde a
la farmacia.
Preparacin de
medicamentos
Seleccionar me-
dicamentos con
eficacia no com-
probada o no
costo efectivo e
inseguro.
Presentar infor-
macin inade-
cuada para la
toma de decisio-
nes.
Utilizar estudio
con diseo y ta-
mao de mues-
tra no robustos.
No alcanzar los re-
sultados teraputicos
esperados en los pa-
cientes (falla terapu-
tica) o causar dao al
paciente por la utili-
zacin de un medica-
mento inseguro.
Errores de me-
dicacin relacio-
nados con l a
dispensacin de
medicamentos.
No i denti fi car
posibles errores
de prescripcin.
El paciente po-
dra experimen-
tar un problema
de salud relacio-
nado con l os
medicamentos.
El paciente po-
dra experimen-
tar un problema
de salud relacio-
nado con l os
medicamentos.
Equipos y rea
en condiciones
no aptas para
realizar las acti-
vidades de pre-
paracin.
Realizacin in-
correcta de los
clculos.
Rotulacin con
paciente inco-
rrecto.
Rotulacin con
componente o
dosis incorrecta.
Diligenciamiento
incompleto.
Separa medica-
mentos e insu-
mos que no co-
rresponden a lo
solicitado en la
orden mdica.
Omisin de
medicamentos.
No cobro de los
medicamentos
al paciente.
No baja al con-
sumo de los
medicamentos.
Prdida econ-
mica para la ins-
titucin.
Rechazos de
las facturas por
par te de l as
EPS por no ha-
ber correspon-
dencia entre lo
prescri to y l o
administrado.
No facturacin
del medicamen-
to al paciente.
Creacin del c-
di go errnea-
mente (presen-
tacin, descrip-
cin).
Riesgo de con-
t a mi n a c i n
microbiolgica
de las prepara-
ciones elabora-
das.
Errores en ad-
ministracin de
medicamentos.
Que el pacien-
te experimente
un problema de
salud relacio-
nado con los
medicamentos.
Riesgo de prepara-
cin incorrecta, que
se adicione medica-
mento incorrecto o
que no se adicione el
medicamento que se
necesita.
Prdida econmica
de la clnica por no
cobrar el medica-
mento e insumo al
paciente.
Variacin en el valor
del inventario, gene-
rndose faltante o
sobrante por no rea-
lizar la transaccin
correspondiente en
el sistema de infor-
macin.
Efectos
potenciales
Retraso del
proceso de
dispensacin o
no dispensacin
del medicamen-
to.
113
ESTUDIOS
GERENCIALES
.Seleccin de
medicamentos
Efectos
potenciales
Efectos
potenciales
Dispensacin
por dosis
unitaria
Preparacin de
medicamentos
Que no se adicio-
ne el medicamen-
to correcto.
Que no se adicio-
ne el medicamen-
to a las mezclas.
Que se adicione
en mayor o me-
nor cantidad a la
requerida.
Utilizacin de un
diluente no ade-
cuado.
Error en la ad-
ministracin de
los medicamen-
tos.
Ausencia de in-
formacin opor-
tuna al mdico
de la decisin
tomada.
Insatisfaccin de
los mdicos por
el servicio pres-
tado en cuanto a
la seleccin de
nuevos medica-
mentos.
No oportunidad
en la entrega de
los medicamen-
tos.
El riesgo de que
el paciente ex-
peri mente un
problema de sa-
lud relacionado
con los medica-
mentos.
Identi fi car l a
mezcla que no
corresponde a
la especificada
en el rtulo.
Enviar medica-
mento al servi-
cio incorrecto.
Riesgo de prdida
de medicamentos.
Que el paciente
experimente un
posible problema
de salud relaciona-
do con los medica-
mentos o un error
de medicacin.
Enviar medica-
mento a pa-
ci ente i nco-
rrecto.
Tabla 7. Modos de fallos y efectos potenciales en los procesos de farmacia
Efectos
potenciales
El riesgo de que
el paciente ex-
peri mente un
problema de sa-
lud relacionado
con los medica-
mentos.
Porcentaje de pasos
con NPR>64 respecto
Nmero de pasos Nmero de pasos al nmero de pasos
Proceso analizados con NPR > 64 analizados por proceso
Seleccin 5 3 60
de medicamentos
Dispensacin de 5 5 100
medicamentos
por dosis unitaria
Elaboracin de 7 5 71
nutriciones parenterales,
quimioteraputicos
Total 17 13 76
Tabla 8. Nmero de pasos por proceso priorizados para las acciones correctivas.
Anlisisdel valor agregado ymodo defalladelosprocesos
defarmaciaenunaclnicadetercer nivel
114
ESTUDIOS
GERENCIALES No.97 Octubre - Diciembre de 2005
DISCUSIN DE LOS
RESULTADOS Y CONCLUSIN
De acuerdo con l os resul tados obte-
ni dos en el anl i si s del val or agrega-
do, se puede consi der ar que de l os
procesos anal i zados exi ste una pro-
porci n de ms del 50% de l os pasos
que pueden ser mejorados o que se
pueden el i mi nar. El hecho de que sl o
el 1% del ti empo de l os procesos ana-
l i zados agr ega val or nos per mi te
pl antear l a necesi dad de que se bus-
quen mecani smos para el i mi nar pa-
sos en l os procesos y que adems se
establ ezcan estrategi as tecnol gi cas
par a r educi r el ti empo en aquel l os
pasos que no agregan val or y que no
pueden ser el i mi nados. Los el emen-
tos pl anteados nos permi ti r an mejo-
rar l os resul tados econmi cos de l os
procesos, teni endo en cuenta que al
menos el 50% del costo de l os proce-
sos es val or de desperdi ci o, o sea, que
es el costo de pasos que no agregan
val or (se consi dera como val or l mi te
el 50% del costo del val or agregado
del proceso de el aboraci n de nutri -
ci ones parenteral es y qui mi oterapu-
ti cos).
Los modos de fal l o de l os pr ocesos
anal i zados son un hal l azgo i mportan-
te para el funci onami ento de l a far-
maci a en l a FCVL, debi do a que han
per mi ti do defi ni r l os cr i ter i os par a
consi derar l a farmaci a como un rea
que desarrol l a acti vi dades asi stenci a-
l es, ya que el i mpacto de l os fal l os ha
debi do ser medi do desde el punto de
vi sta del paci ente y no ni camente
desde del producto, en este caso el
medi camento. La exi stenci a del si s-
tema de reporte de i nci dentes como
parte del si stema de garant a de l a
cal i dad fue el emento cl ave que per-
mi ti i denti fi car l os fal l os como par-
te i ntegral de l a l abor asi stenci al de
l a farmaci a, ya que l a metodol og a de
eval uaci n de l os i nci dentes permi -
ti que i nteractuaran todos l os profe-
si onal es asi stenci al es que parti ci pan
en l a atenci n al paci ente y medi an-
te este mecani smo fue preci so defi ni r
l a l abor asi stenci al de farmaci a para
defi ni r el r ol de r esponsabi l i dades
para l a resol uci n de l os i nci dentes
que hayan teni do i mpacto en el pa-
ci ente.
Que al menos el 60% de l os pasos de
l os pr ocesos de l a far maci a en l a
FCVL refl eja l a necesi dad de establ e-
cer programas de mejorami ento con-
ti nuo que permi tan mejorar l a cal i -
dad de l os resul tados a travs de l a
val oraci n permanente y pri ori zaci n
de aquel l os pasos en l os cual es l os
fal l os que se puedan presentar ten-
gan un i mpacto di recto en el paci en-
te, esto concuerda con el hecho de que
l os procesos con mayor porcentaje de
pasos para real i zar pl anes de acci n
son l os que ti enen i mpacto di recto en
el paci ente. En l a di spensaci n de
medi camentos por el si stema de do-
si s uni tari a, el 100% de l os pasos re-
qui ere pl anes de acci n y, en l a pre-
paraci n de mezcl as i ntravenosas, el
71% de l os pasos requi ere pl anes de
acci n para mejorar l os resul tados.
Se puede concl ui r que l a metodol og a
de anl i si s del val or agregado y an-
l i si s de modo de fal l a uti l i zado en este
estudi o ha permi ti do i denti fi car l os
aspectos de desempeo de l a efi ci en-
ci a de l os procesos que se real i zan en
l a farmaci a de l a FCVL para que pue-
dan ser mejorados l os resul tados eco-
nmi cos y l os resul tados de atenci n
al paci ente. Adems, se pudo establ e-
cer en este estudi o que l a real i zaci n
conjunta del anl i si s de val or agre-
gado y el de modo de fal l a permi ti
115
ESTUDIOS
GERENCIALES
tener una mejor comprensi n de l os
procesos y defi ni r en forma efi ci ente
l os pl anes de acci n para su mejora-
mi ento de l os procesos.
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