PADRN DE SISTEMA

VERSION: 1
CDIGO: P-ACPRO7-002
Procedimiento de A!m"cene de S#minitro $
Rece%ci&n de M"teri"!e
'EC(A: 1)*10*07
P+GINA +REA*DEPARTAMENTO RA,ON DE -A ACT.A-I,ACION
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Directoria
Logstica/Jefat.Coorpor.Almacen
Creacin de Procedimiento
1/ O01ETIVO
Establecer procedimientos comunes en todos los almacenes de suministros para la recepcin
de materiales como materias primas, embalajes, suministros diersos, actios fijos, etc.,
garanti!ando la integridad fsica de los materiales, " la operatiidad " sinergia entre las
unidades fabriles de la Corporacin.
2/ A-CANCE
Este procedimiento aplica a todos los almacenes a niel corporatio.
2/ DE'INICION 3 A0REVIAT.RAS
MP: #ateria Prima.
O*C: $rden de Compra.
G*R: %ua de &emisin.
NI: 'ota de (ngreso.
-"4/: Laboratorio
CC: Control de Calidad.
C#"renten": )tatus de un material el cual est* pendiente de reisin por parte del *rea de
Control de Calidad antes de pasar al disponible o rec+a!o.
P"c5in6 -it: Documento donde detalla el peso "/o cantidad de cada enase a recepcionar.
Incidenci": situacin registrada durante la recepcin de materiales en donde se procede a
rec+a!ar las entregas. Las incidencias detectadas por los almacenes durante la recepcin de
proeedores, ser* informado inmediatamente al *rea de Compras Local a mail e,plicando la
incidencia respectia " posteriormente a tra-s de un llamado telefnico a dic+a *rea,
solicitando la solucin respectia. El tiempo de tolerancia para la solucin del problema, ser*
de ./ minutos, luego de este tiempo, se proceder* a rec+a!ar al proeedor. )e consideran
incidencias a los siguientes casos0
1 $/C no aprobada.
1 Caractersticas del material 2ue no corresponden de acuerdo a $/C, tales como0 marca,
medidas, modelo, color, calidad.
1 La cantidad recibida no est* de acuerdo con la cantidad especificada en la %/& del
proeedor, este punto tambi-n aplica si la cantidad no est* acorde con la cantidad de la
$/C.
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1 La %/& no tiene conformes los re2uisitos e,igidos por la )unat tales como0 &3C, &a!n
)ocial, presencia de enmendaduras, borrones, punto de llegada, (%4 5en el caso de caja
c+ica6.
7/ CONDICIONES GENERA-ES
1 Los almacenes de suministros no firmar*n ni sellar*n guas o facturas de proeedores cu"os
materiales despac+ados no +a"an ingresados por el almac-n respectio o 2ue la descarga,
de no +aberse efectuado en las instalaciones del almac-n por las caractersticas mismas de
los materiales 5caso e2uipos o ma2uinarias pesadas6, no +a"a sido coordinada preiamente
su descarga con el almac-n a fin de alidar dic+a recepcin. Este punto inclu"e los
materiales "/o e2uipos trasladados entre plantas del grupo o almacenes e,ternos.
1 Las balan!as de recepcin deben estar debidamente calibradas tanto la de ingreso en
portera, como la del almac-n.
1 7oda #P recepcionada se ubicar* en su posicin final de almacenaje dado su olumen "
cantidad recepcionada 5tn, 8g.6.
1 7oda #P recepcionada tendr* un estado de cuarentena " ser* rotulado e identificado con la
respectia eti2ueta de 99Cuarentena99 para el muestreo respectio por parte de Control de
Calidad " su posterior liberacin.
1 Los resultados de los an*lisis de #P, son emitidos por el *rea de Laboratorio luego de :;
+oras de recepcionada e ingresada en el sistema por el almac-n de suministros.
1 La #P recepcionada dado el gran olumen 2ue ocupa, ser* ubicado en un lugar disponible
del almac-n principal o ane,os con dic+o rtulo 599Pendiente de ingreso al sistema996. 3na
e! colocada la eti2ueta de cuarentena permanecer* en dic+a ubicacin.
1 Preio al ingreso de mercadera importada, el *rea de importaciones alcan!ar* al asistente
de almac-n los documentos necesarios para recepcionar una importacin0 $/C, factura
comercial, Pac<ing List " Certificado de Calidad.
1 Para el manipuleo " moimiento de los materiales se utili!ar*n montacargas, coc+es,
carretillas +idr*ulicas " escaleras miles.
1 )i se usa montacargas, colocar los sacos o bultos sobre paletas.
Para apilarlos considerar la naturale!a de los sacos o bultos 2ue an en la parte de abajo.
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)e considera siempre los mas pesados abajo " los mas liianos o susceptibles en la parte de
arriba.
1 Los rac<s " ana2ueles deber*n estar en ptimas condiciones as como sus paletas.
1 Para moili!ar los pa2uetes deben sujetarse con ambas manos, por la base de -stos,
carg*ndolos +acia adelante. )i se usa carretilla +idr*ulica colocar los bultos sobre paletas.
1 Para estas operaciones es permanente el uso de ropa de trabajo oficiales " e2uipos de
proteccin personal asignados por el *rea de )eguridad (ndustrial " #edio Ambiente 5EPP
=)6.
1 Los pedidos puntuales de usuarios recepcionados en los almacenes de suministros, deber*n
ser retirados del almac-n por los solicitantes seg>n re2uerimiento en un pla!o de :; +oras,
caso contrario ning>n almac-n ser* responsable por las condiciones de dic+os materiales.
1 Lo +orarios de recepcin de almac-n 2uedan establecidos de la siguiente manera0
? (mportaciones
Lun14ie0 ;am @ .pm
1 #aterial directo de Aduana0 Lun14ie de ;am1A.m
1 #aterial de almac-n e,terno0 Lun14ie de ;am1.pm
? Proeedores Locales
Lun14ie0 ;am @ Bpm
C Para el caso de materiales como0
1 #ateria Prima local0 Lun14ie de ;am a .pm
1 #aterial de Embalaje0 Lun14ie de ;am a A.m
1 %as para montacargas0 La frecuencia de das seg>n cronograma de cada almac-n,
siendo el +orario de ;am a A.m.
1 Los +orarios en los cuales el almac-n no atender* recepciones de proeedores por
refrigerios de los au,iliares de almac-n, son los siguientes0
C Primer turno0 A..A/pm @ A.//pm.
C )egundo turno0 Dpm @ D.:Bpm.
C 7ercer turno0 :am @ :.:Bam.
Durante el segundo " tercer turno, durante el +orario de refrigerio 2uedar* restringida la
atencin del almac-n, salo emergencias 2ue deber*n ser solicitadas " coordinadas a
telefnica al au,iliar de almac-n encargado de dic+o turno.
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)/ DOC.MENTOS RE-ACIONADOS
)/1/ Not" de In6reo
La 'ota de (ngreso es un documento generado desde el sistema al momento de ingresar
los materiales recibidos en los almacenes. Dic+o documento es entregado al proeedor "
sire como sustento para la entrega de las facturas respectias.
En este documento, el operario de almac-n 2ue registra los ingresos, deber* colocar las
obseraciones respectias como condiciones del material, saldos, etc.
8/ REGISTROS RE-ACIONADOS
'A
7/ ANE9OS
1 Ane,o A0
Eormato de Control de Certificados de Calidad
:/ RECEPCIN DE MATERIA-ES NACIONA- E IMPORTADOS
:/1/ DESCRIPCIN DE- PROCESO
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Acti;id"d Re%on"4!e Decri%ci&n
01 Agente de
4igilancia
1 Comunica al almac-n a telefnica o radio la
llegada del proeedor.
02 Jefe de
Almac-n /
Asistente de
Almac-n
1 Autori!a el ingreso del proeedor a las instalaciones
del almac-n respectio.
02 Agente de
4igilancia
1 &egistra el ingreso del transportista 5fec+a, +ora de
ingreso, nombre6 " erifica 2ue cuente con su %/&
respectia.
07 Agente de
4igilancia
1 )e proceder* a pesar los contenedores registrando
el peso inicial de entrada, tanto para el caso de
materia prima nacional e importada " de repuestos
para el caso de (mportaciones.
0) Agente de
4igilancia
1 (ndica al transportista "/o proeedor dirigirse a la
!ona de descarga indicada por el operario de almac-n.
08 Au,iliar de
Almac-n
1 En el *rea de recepcin del almac-n, se recibir* la
%/& " copia de la $/C del proeedor. )e reisar* 2ue
los datos de la %/& sean los correctos, reali!ar* una
inspeccin isual del medio de transporte en el 2ue
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:/2/ RECEPCIN DE MATERIA-ES POR COMPRA CON CA1A C(ICA
Lo constitu"en las compras de materiales cu"o monto no supera los AB/ Dlares Americanos
m*s (%4.
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Acti;id"d Re%on"4!e Decri%ci&n
01 Compras Locales 1 Comunica a mail al almac-n de suministros, la
condicin de caja c+ica para llegada de los materiales,
indicando proeedor, n>mero de re2uisicin " precios. El
proeedor deber* estar catastrado en el sistema antes
del despac+o al almac-n, de no ser as, ser* rec+a!ado.
02 Agente de
4igilancia
1 Comunica al almac-n la llegada del proeedor.
02 Jefe de
Almac-n /
Asistente de
Almac-n
1 Autori!a el ingreso del proeedor a nuestras
instalaciones.
07 Agente de
4igilancia
1 &egistra el ingreso del proeedor, reisa la %.&. "
toma las anotaciones 2ue amerite.
0) Agente de
4igilancia
1 (ndica al transportista dirigirse a la !ona de
descarga indicada por el au,iliar de almac-n.
08 Au,iliar de
Almac-n
1 4erifica la documentacin del proeedor 2ue debe
presentar obligatoriamente 5Eactura6 " 2ue consignen
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el n>mero de re2uisicin de referencia. Estos
documentos fiscales deben contar con la informacin
correcta como destinatario, direccin fiscal, etc. As
mismo, una compra por caja c+ica no genera $/C, con
lo cual no se genera 'ota de (ngreso.
07 Au,iliar de
Almac-n
1 3na e! erificado el punto F, se procede con la
recepcin de los materiales en la !ona de almac-n de
materiales para despac+o inmediato.
0: Au,iliar de
Almac-n
1 )ella los documentos al proeedor " se 2ueda con
copia fotost*tica de la %/& " factura.
0< Au,iliar de
Almac-n
1 Adjunta a la copia de la factura del proeedor, una
copia de la re2uisicin para el arc+io interno.
10 Jefe de
Almac-n
&esidente
1 4elar por el cumplimiento del presente
procedimiento.
</ E-A0ORADO POR
(ng. 4ctor Pereda Elore!
10/ 'EC(A
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AB/A///D
11/ REVISADO POR
12/ APRO0ADO POR
ANEXOS
ANEXO1
FORMATO
REGISTRO CERTIFI CADOS DE CALI DAD