6-6-2013

Anlisis de
sistemas y SIA.
Avance de informes n1 y n2 de
trabajo final propuesto a lo largo del
curso.
Benjamn Salas
TRANSPORTES Y GRUAS VECCHIOLA


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6 de junio de 2013
Tabla de contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 2
PARTE 1: Informe n 1 ...................................................................................................................... 3
1. DIAGNSTICO: DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA. ...................................................... 3
2. ETAPAS DEL PROCESO PRODUCTIVO. ..................................................................................... 4
3. FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS. ................................................... 5
4. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA. ......................................................................................... 10
5. ANLISIS OPERACIONAL DE LA EMPRESA. ............................................................................ 12
PARTE 2: Informe n 2 .................................................................................................................... 12
Descomponer los procesos y/o procedimientos de la empresa. .................................................. 12
MEJORAS ........................................................................................................................................... 20
CONCLUCIN ..................................................................................................................................... 21
ANEXOS ............................................................................................................................................. 22
















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INTRODUCCION

La empresa ha sido cambiada por transportes y gras Vecchiola. En el
trabajo anterior se cometi un error de temario, por el cual lo realic
incorrectamente. En el trabajo actual he realizado los dos informes
para remediar en parte el error cometido.
En este trabajo en su primera parte se realizar un diagnstico del
anlisis de la empresa y su segunda parte se realiza el estudio de los
procedimientos utilizados. Se sugiere algunas mejores e
implementacin de un software.
Al finalizar el informe se entender el funcionamiento productivo del
servicio que esta entrega, y el modelo de la gestin de la informacin
que se utiliza. A travs de las herramientas que se han ido adquiriendo
durante el transcurso del ramo, se estudiarn a fondo los procesos
productivos establecidos. Se espera comprender e interesarse en el
modelo sealado, y la implementacin del software que busca cumplir
los objetivo de la optimizacin de tiempo (que es igual al dinero) de la
empresa en cuestin.
Los anexos estn hechos con el programa MICROSOFT VISIO que es
un modelador de procesos, de layaout, de diagramas etc. Se utiliz,
como apoyo, el libro anlisis de sistema ubicado en la biblioteca para
realizar el diagrama.
Se espera leer con atencin cada punto establecido, ya que est
hecho con las herramientas adquiridas que son muy provechosa para
los estudiante de Ingeniera Civil Industrial, sobre todo en el caso de
quien le escribe que gustara poder dedicarse a esta rea de las
empresas, la optimizacin de recursos y procesos.




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PARTE 1: Informe n 1

En esta parte del informe se estudiarn los aspectos bsicos que
consideran el anlisis de sistema: Primeramente estudiaremos el ciclo
de vida de la empresa, su modelo organizacional y operaciones.
Adems se har una descripcin general de la empresa, nombrando
sus etapas del proceso productivo.
Destaco que cambie la empresa a Transportes y Gras Vecchiola,
para desarrollar un trabajo con complejidad mayor. Por lo mismo,
realizare de manera correcta ambos informes entregados hasta la
fecha.

1. DIAGNSTICO: DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA.
La empresa Transportes y gras Vecchiola es una empresa dedicada
a prestar servicio de arriendo de equipos de transportes por carreteras
y gras de alzamiento de alto tonelaje. Para esto cuenta de 130
equipos, entre estos camioneta de apoyo camiones de carga y gras,
repartido de Iquique hasta Rancagua.
Es una empresa ubicada en la ciudad de Copiap, perteneciente al
Holding Vecchiola S.A dedicada al arriendo de equipos mineros y
operaciones de minas, tanto en la pequea y mediana minera de
nuestro pas. La empresa pertenece a la familia con descendencia
italiana de apellido Vecchiola, la empresa en la cual estudiar sus


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procesos est administrada por los hijos dueos del Holding, en donde
su actual Gerente General es Enzo Vecchiola.
Transportes y Gras Vecchiola es una empresa de 3 aos de vida,
bastante joven pero con una gran proyeccin. Actualmente se est
adquiriendo 1 equipo mensualmente, dentro de esto destacan gras
de alto tonelaje evaluadas en 1 milln de dlares y camiones cero km
evaluados en 100 millones de pesos.

Logo de la empresa
2. ETAPAS DEL PROCESO PRODUCTIVO.

Para describir mejor el proceso productivo de la prestacin de
servicios de la empresa, mediante un diagrama de acciones se
graficar de forma ms clara el funcionamiento de la empresa.



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Etapas del proceso productivo

3. FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.

El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas (SDLC) es una
metodologa de sistemas usada para facilitar el desarrollo de los
sistemas de informacin. Se resume en 7 puntos clave que


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describiremos a continuacin con los principales problemas, ventajas y
falencia de la empresa Transportes y Gras Vecchiola.

FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO
DE SISTEMAS
CARACTERISTICAS DE LAS FASES DE LA
EMPRESA TRANSPORTES Y GRUAS
VECCHIOLA.
1. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS,
OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS.
La empresa sufre graves problemas en la
distribucin de roles; Hay personas que
quieren hacer todo y otra que no hacen nada,
independiente de las altas ganancias
mensuales que obtiene, tambin existen
millonarias prdidas. Una gran oportunidad es
reestructurar la distribucin de roles y
departamentos, de esta forma mejorara en un
100% la eficacia del servicio, y el mejoramiento
del ambiente laboral.
Como la empresa desea evitar prdidas, el
objetivo principal es analizar la empresa desde
la Gerencia General, luego entregar una
visualizacin clara y concisa de como
reestructurar los departamentos, asignando
roles a cada empleado. De esta forma
aseguramos la recuperacin de prdidas y
mejorar el grave ambiente laboral que existe.
2. DETERMINACION DE LOS
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN.
Primeramente, para conocer la empresa
realmente desde la visin de los empleados, se
consult a un empleado de cada rea sobre el
principal problema que tiene para llevar a
cabo su trabajo, sorpresivamente todos
hablaron sobre la limitada sincronizacin que
existe en cada departamento, o sea cada rea
solo hace su trabajo sin preocuparse de otros
departamentos y, mucho menos, prestando
ayuda. La escasa sincronizacin que existe
entre las 3 principales reas: Mantencin,
operaciones y adquisicin, no permite llevar a
cabo un servicio de calidad, por lo que nuestro
informe ir enfocado en buscar una manera de
sincronizar y administrar ests 3 reas, que
son el motor fundamental en la produccin de


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la empresa.
3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DEL
SISTEMA.
Al conocer el principal problema productivo de
la empresa prestadora de servicios, se solicit
los procedimientos de trabajos de las reas
investigadas, y existe la gran interrogante; No
existen procedimiento escritos Entonces se
investig acerca de la manera de trabajar que
utilizan, para hacer andar el motor productivo
de la empresa. ANEXO I.
La principal necesidad del sistema es optimizar
los tiempos de mantencin, evitar en un 100%
los problemas en los equipos y administrar de
forma correcta las reas con ms problemas
dentro de la empresa. Adems conectarlas o
utilizando un mtodo de reingeniera para
evitar entregar un mal servicio a los clientes.
4. DISEO DEL SISTEMA
RECOMENDADO.
En realidad el rea que entrega las utilidades y
es la encargada del proceso productivo, es el
rea de Operaciones. Esta rea debe funcionar
y ser apoyada directamente por mantenciones
que es la encargada de mantener en buen
estado la fuente productiva de la empresa y, a
su vez, adquisiciones debe proveer de las
herramientas y repuestos para que
mantencin pueda desempear su labor.
Primeramente, como la compra de repuestos y
herramientas es a travs de sistema SAP,
vamos a implementar un modelo llamado
Downsizing que llama a repensar la
organizacin de la empresa. De esta forma
establecemos y se considera, que sera ms
eficaz solo trabajar con reas de operacin y
mantencin el trabajo productivo. Downsizing
permite atribuir un mayor grado de
responsabilidad al personal, que quiere decir
esto, que el rea de mantencin cree y firme
las compras pertinentes a *repuestos y
herramientas mediante el software SAP
(luego de una capacitacin en el sistema)
trabajando bajo un cierta cantidad de dinero,
destinada a esta rea. Compras ms grandes


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deben pasar necesariamente bajo el anlisis
de adquisin y gerencia.

Para mejorar los problemas de datos con los
hodmetros, se analiza crear un software en
donde exista una base de informacin con los
ltimos hodmetros de cada equipo. Cmo?
Muy fcil, el rea de operaciones cobra a base
de la cantidad de horas que trabajan los
equipos, por lo que se necesita las horas de
trabajo del equipo. Se cambia la actual
papeleta que usa el rea de operaciones para
calcular las horas, por un software en donde
los supervisores deban cargar diariamente con
los respectivos datos. Los datos sern
provechosos tanto para operaciones
(Obteniendo la informacin ms rpido para
crear facturas de cobro) y mantencin (Para
llevar el control de la mantenciones
preventivas). ANEXO II.

5. DESARROLLO Y DOCUMENTACIN
DEL SOFTWARE.
Para desarrollar el software necesitamos de un
personal calificado para crearlo. En la empresa
hay un informtico, pero no maneja la
creacin de software. Por lo tanto, se investig
sobre alguna licencia gratuita que pudiera
ayudar con dicho software. Al no encontrar un
resultado ptimo, se ve en la necesidad de
contratar una empresa externa para la
creacin del software.
Esta debe cumplir con las siguientes
necesidades:
1. Trabajar a travs de internet, para la
incorporacin, desde cualquier lugar,
de la informacin.
2. Adaptarse a sistemas Android e IOS.
3. Que tenga la capacidad de entregar
informes acerca los ltimos
hodmetros de los equipos.
4. PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA.
Antes de poner en marcha el software
encargado a la empresa externa, se prueba


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dentro de la empresa y se estima si este
corresponde a las verdaderas necesidades de
la empresa. Si existen correcciones, se hacen
llegar a la empresa externa para que
solucionen los problemas que an persisten. En
el caso de que funcione correctamente, se
instaura el software en conjunto con el modelo
Downsizing implementado.
Las mantenciones del software son mensuales,
y el costo de la licencia debe ser anual. Los
costos de mantencin y/o reparacin del
sistema informtico van incluido en el precio
de licencia. No olvidar, que la adaptacin a
Android e IOS es de igual importancia que
manejarlo con pc. Una empresa moderna y
optimizadora, es aquella que mejor se adapte
a este nuevo mundo globalizado. A medida
que el software va funcionando
correctamente, se podrn ir agregando ms
utilidades. Por eso es vital que la empresa
externa contratada, sea un aliado estratgico
dentro de la empresa que se estudia.
5. IMPLETAMENTACIN Y EVALUACIN
DEL SISTEMA.
Una vez implementado el software y el
modelo Downsizing, se debe evaluar su
funcionamiento. La evaluacin consta de tres
periodos:
1. Al primer mes: se debe capacitar al
personal con el correcto
funcionamiento del software y el
modelo administrativo para la
reingeniera del proceso productivo.
2. Al tercer mes: Se evala la adaptacin
del personal a la nueva forma de
trabajar.
3. Al sexto mes: Se crean informe para
establecer si la reingeniera del
proceso ha sido un xito. Se establece
el xito del software, y se hace una
encuesta para conocer las reacciones
que ha producido dentro de la
empresa, tanto al empleado como el
empleador.


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4. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA.
Una organizacin es siempre especializada, se define por su
cometido. El prototipo de la organizacin moderna es la orquesta
sinfnica; cada uno de los 250 msicos de la orquesta es un
especialista y, adems, de calidad superior. No obstante la tuba por s
misma no hace msica, slo la orquesta lo hace.
Al comenzar con un prrafo del libro La sociedad Pos capitalista de
Peter Drucker, se destaca que no es la principal caracterstica de la
empresa a analizar, muy por el contrario es la principal falencia. A
continuacin se mostrar el organigrama de la empresa para luego
destacar las principales falencias existentes en ella:


Organigrama de la empresa Transportes y Gras Vecchiola


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Si bien, la empresa contiene un organigrama bastante claro que
consta de 6 reas, 1 rea de apoyo, la subgerencia y la gerencia
general, el organigrama no se refleja claramente en la realidad.
Actualmente existe un desorden y sobre atribuciones de ciertos
empleados de la empresa, que afectan la productividad y el ambiente
laboral. No existen los especialistas necesarios para contribuir con el
buen funcionamiento de la empresa, por ejemplo: Existen 4 ingenieros
para un universo de 200 trabajadores, aproximadamente el 2% de la
empresa maneja los estudios acadmicos necesarios para a cabo la
eficacia de los procesos. Existen muy buenos trabajadores, con
experiencia de sobra, pero administrativamente sufre.
Hay un sobre poblamiento en algunas reas, por ejemplo en cada rea
existen 2 coordinadores, cuando debera existir uno y un software para
manipular de mejor forma el flujo de la informacin. Necesariamente
se necesita una reingeniera y aplicar un modelo moderno de la
administracin general, tal vez la empresa gane mucho dinero pero
tambin existen graves prdidas ya que el flujo de informacin no es el
adecuado.
Tambin destacar que el gerente general y subgerente no contienen
las competencias acadmicas necesarias para desempaarse en el
cargo, existe una falta de autoridad por parte de l. Se necesita
urgentemente un gerente externo y que si posea las competencias
laborales, o al menos se maneje en el cargo que desempea.
El rea de prevencin de riesgos es muy limitada, no cumple con su
propsito. Y las dems reas no trabajan en forma conjunta por un
bien comn: La productividad de la empresa. El cada uno hace su
pega es lema aqu. Por lo tanto cambiar la poltica e invitar a los
empleados a ser parte la empresa de sus vidas, y as remar todos con
un mismo norte. Si bien se manejan personas, tambin se necesita el
compromiso de todos.


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5. ANLISIS OPERACIONAL DE LA EMPRESA.
El anlisis debe ser categrico, mediante el estudio a travs del ciclo
de vida de la empresa, la sincronizacin de reas, las tareas anexas a
las propias de cada empleado y la sobre atribuciones de algunos
empleados, ha llevado a la empresa a obtener grandes prdidas tanto
en dinero como clientes por la desorganizacin.
Si bien puede tener la materia prima que son los equipos para
arrendar, pero si no presta un buen servicio, poco a poco irn
decayendo en las preferencias de los potenciales clientes. Se debe
buscar personal ms capacitado para llevar a cabo las acciones, la
administracin general habla de un mejoramiento de adentro hacia
afuera, y es en este punto en donde tocan fondo.

Se sugiere una reingeniera de los procesos, una reestructuracin del
modelo en que operan y la implementacin de tecnologas para
optimizar el tiempo.
PARTE 2: Informe n 2

Descomponer los procesos y/o procedimientos de la empresa.

a. Analizar la fluidez de proceso mediante hoja de procesos.
Entre las capacidades fundamentales que debe dominar un analista de
sistemas se incluyen la iniciacin de proyectos, la determinacin de
viabilidad de un proyecto, la programacin de proyectos, y la
planeacin y administracin de las actividades y los miembros de un
equipo para optimizar la productividad. Abarcando estos aspectos
fundamentales en el anlisis de la empresa, especficamente, en el


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servicio que entrega, se puede obtener las conclusiones necesarias
para considerar la
siguiente fase: La optimizacin y mejoramiento de los procedimientos
y/o procesos.
Primero que todo, se proceder a realizar una hoja de procesos
encauzada al servicio que entrega la empresa (Recordar que la
productividad que recibe la empresa es por prestar un servicio).
1. Hoja de Proceso del servicio de arriendo de equipos:
Primeramente se debe crear el layaout de la empresa para crear
la hoja de proceso, luego se analiza dato por dato el tiempo de
duracin y la distancia recorrida. Una vez finalizado la hoja de
proceso oficial, disponemos a la optimizacin de este.
















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LAYAOUT

El Layaout de la empresa consiste en un patio de 100x50
equivalente a 5000 metros cuadrado y un segundo patio ubicado
atrs del patio de uno que mide 25x25. El primer patio consta de
3 oficinas en donde se ubican las reas ms relevante de la
empresa, el patio donde se concentra los equipo, un camino muy
bien delineado para el libre trnsito de los empleado, el taller
mecnico controlado por el rea de mantencin y la zona de
seguridad para prevenir cualquier accidente u catstrofe. El patio
dos estn ubicados los residuos peligrosos en un rincn alejado
de la mayor cantidad de empleados, la bodega y oficina del rea
de adquisicin, la hidrolavadora y la zona de combustibles que
administrada por el rea de mantencin. El casino y alojamiento


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de los trabajadores es externo, y la gerencia general se ubica en
la casa matriz del holding.

Como es una empresa nueva an no dispone de oficina hechas
en concreto, sino que son constainer, pero no se nota mucho la
diferencia ya que estn muy bien equipos. Cada oficina contiene
sus respectivos computadores y archivadores.

Este ao recibieron la auditoria para la certificacin ISO,
logrando obtenerla con alguna clausulas en donde se criticaba el
actual layaout de la empresa. Actualmente se trabaja para
mejorarlo, para obtener otras certificaciones que son
fundamentales para trabajar en proyectos ms grandes.

Hoja de proceso





Detalles del mtodo Actividad Duracin
(MIN)
Distancia
(M)
Notas y
anlisis
1. Gestionador del rea recibe pedido del
cliente
0 0
2. Se transporta a encargado de cotizar el
servicio.
3 1
3. Almacenada en encargado de cotizar el
servicio
9 3
4. Encargado de cotizaciones, cotiza el
servicio encargado.
9 3
5. Se traslada a jefe del rea para firmar
cotizacin.
9 3
Fecha: 06 de junio de 2013
Elaborado por Benjamn Salas O.
Hoja de procesos
Proceso de realizacin del
servicio de arriendo de
equipo de la empresa
Transportes y gras
Vecchiola


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6. Jefe del rea firma cotizacin y es
enviada a cliente para aceptar o
rechazar el servicio.
5 0
7. Cliente acepta la cotizacin, y estima
fecha de realizacin del proyecto.
10 0
8. El encargado de las gestiones con el
cliente, enva orden de servicio a
operaciones para establecer la fecha del
servicio (Mediante las ordenes impresas
de servicio).
10 0
9. Coordinadora de operaciones recibe la
orden del servicio establecida.
10 3
10. Se revisa y coordina equipos disponibles
para realizar el servicio establecido.
10 0
11. Se revisan las carpetas de los equipos,
para observar el equipo libre.
10 0
12. Una vez encontrado el equipo, se enva
orden a mantencin para aceptar o
rechazar el arriendo del equipo segn el
estado en que est.
10 2O
13. Mantencin recibe la orden a travs de
planificador del rea.
10 0
14. Se establece conexin con supervisor
mecnico para establecer si el equipo
est operativo.
10 30
15. Supervisor mecnico, comprobado el
correcto uso del equipo, acepta el envo
del equipo a lugar del servicio.
10 0
16. rea de operaciones en conjunto de
mantencin, coordinan el movimiento y
traslado del equipo para efectuar el
servicio.
10 0
17. El equipo llega al lugar del servicio, y
dispone a operar en el lugar.
VARIA VARIA
18. Supervisor de zona debe registrar las
horas de trabajo del equipo para el
posterior cobro.
10 10
19. Se enva el registro de hora en que
oper el equipo al rea comercial.
10 0
20. El rea comercial se encarga de crear la
factura con el valor del servicio.
10 VARA


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21. Se enva boleta o factura a cliente para
el pago dispuesto.
VARIA VARA
22. El registro del pago se enva al rea de
administracin y contabilidad para
efectuar la evaluacin econmica total
de la empresa.
VARIA VARA
23. Una vez desempeado el servicio se
devuelve el equipo a casa matriz de la
empresa.
60 50
TOTAL -



La hoja de proceso descompone las operaciones realizadas para la
adquisicin del servicio: Cliente-Empresa. La hoja de proceso es muy
variable, ya que existe cliente de Copiap, de Iquique, incluso de
Rancagua, por lo que los tiempos varan segn la ubicacin del
cliente. No es recomendable estimar un tiempo, lo que si se puede es
apurar los procedimientos aqu sealados. Como bien explica la Hoja
de proceso, todo se maneja a travs de papeles no existiendo una
base de datos y mucho menos un software que ayude a optimizar los
tempos requeridos, ya sea horas de trabajo, tiempo en enviar
cotizacin, los cobros, etc.
La empresa ltimamente se ha visto afectada por los tiempos en que
demora en poner en marcha sus servicios, incluso a perder clientes
por el olvido de algn trabajador en gestionar el servicio. Para esto se
debe optimizar todo en el desarrollo de un sistema computacional, en
donde los gestionadores y planificadores tengan acceso para evitar el
papeleo de una oficina a otra. Se sugiere contratar una empresa
externa, que cree un software en donde cumpla con solucionar los
problemas que existen aqu.


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A continuacin mediante un diagrama de flujo representaremos el
funcionamiento fsico de la empresa, el flujo de informacin circulante
de un rea a otra para llevar a cabo el servicio. Para esto ocuparemos
las herramientas estudiadas en clases de Anlisis de sistema y SIA.























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Diagrama de contexto
Crear un diagrama de contexto es un tipo de mtodo de modelado de
procesos, y es una representacin visual de las entradas y salidas de
datos en un sistema. Las compaas analizan los diagramas de
contexto para averiguar qu circunstancias, o contexto, afecta el flujo
de datos.
A continuacin se presenta el diagrama de contexto con respecto al
cliente, el flujo de datos establecidos entre ellos. Hay que recordar que
todo los flujos de informacin son a travs de papeles y documentos
fsicos, en esta empresa no existe un sistema que incorpore la
informacin digitalmente.



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MEJORAS

Ms que una mejora, se necesita la implementacin de un software.
Este software debe contener los siguientes puntos clave para mejorar
los problemas que existen en la empresa con respecto al tiempo.
Disminuir el gasto de papel, creando una red de informacin a
travs de las distintas reas.
Optimizar los tiempos en compartir la informacin para efectuar
los servicios.
Obtener una base de datos que ayude a organizar de mejor
forma la empresa.


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Acceso a Android e IOS para poder manipular la informacin
desde cualquier lugar.
Tener la opcin de firma digital para autorizar los servicios de
reas.
Enlace directo con ERP.
Creacin de estadsticas de horas del motor.

IMPORTANTE: EL SOFTWARE FUNCIONAR DE MEJOR FORMA
SEGN LA ALIMENTACIN QUE LE DEN LOS EMPLEADOS.








CONCLUCIN

Es un trabajo bastante provechoso para entender el procedimiento y el
proceso existente dentro de una empresa. Primeramente se ha
realizado un diagnstico de la empresa para entender el
funcionamiento y los problemas, en la segunda parte, mediante
herramientas de anlisis de sistema, se busca desglosar los actuales
procedimientos utilizados en la empresa para llevar a cabo el servicio
de arriendo. Finalizando, a grande rasgos, con una modelo de
implementacin de software para mejorar las necesidades de la
empresa.


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El informe es muy llamativo, ya que tiene varios anexos y diagramas
aprendidos durante los 3 aos de estudio de la carrera. Llevar a cabo
el informe, no es una tarea fcil, ya que se debe agudizar el sentido de
la problemtica y aplicar ciertas herramientas para entender de mejor
forma los procedimiento utilizados. Actualmente la empresa que se
analiz, se ha visto afecta por los tiempos de demora que tiene para
realizar los servicios. Los tiempos no es solo problema de algunas
reas, sino que la sincronizacin de todos los elementos que contiene
el sistema es bastante limitado. Para satisfacer la necesidad, se
requiera y se sugiere de forma urgente aplicar tecnologa.
Aplicando el modelo que se menciona, se rebajaran los costos, las
personas existentes disminuirn y mejorar el ambiente laboral que
existe. Se espera que le haya gustado el informe, y seguir adquiriendo
conocimientos en esta rea ya que los procesos son el arma
fundamental para combatir los gastos innecesarios, los tiempos de
demora y, en gran parte, mejorar el ambiente laboral existente en la
empresa.



ANEXOS

ANEXO I Actual procedimiento descrito por empleados de la
empresa.


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ANEXO II Sistema sugerido a empresa para la optimizacin y
aprovechamiento de la informacin.



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