Titulo: FICA-Ingresos – Aplicación de pagos

MÓDULO FICA-Ingresos

MANUAL DEL USUARIO:

APLICACIÓN DE INGRESOS

DEPARTAMENTO: INGRESOS

AGOSTO 2008

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Historia de los Cambios

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sido modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial

Conocer y comprender el proceso adecuado para la aplicación correcta del flujo de
efectivo, es decir, desde la entrada del ingreso hasta la afectación de un Estado de
Cuenta.

Iniciador del Proceso

- Pagos de alumnos.
- Pagos de Extensión.
- Cualquier depósito en las cuentas bancarias del ITESM.

Prerrequisitos
Contar con la infraestructura bancaria.

Ruta de Menú
• N/A

Código de Transacción
• N/A

Temario
Descripción de las Transitorias……………………………………………………………..4
Flujo del Proceso de Ingresos………………………………………………………………5
Intersistemas (funcionalidad)………………………………………………………………..7
Causas por las que se genera una Remesa………………………………………………7

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Diagrama de Flujo de Pantallas

Documento de Instrucción

Descripción de las Transitorias

CUENTA DE MAYOR TEXTO DESCRIPCIÓN
1102000**0 Cuenta Principal En la cuenta principal se contabilizan todos los movimientos registrados en
el extracto.
1102000**1 Cheques emitidos Se contabilizan los cheques emitidos por AP y los cheques efectivamente
cobrados por TR

1102000**2 Transferencias Se contabilizan las transferencias realizadas por AP y por TR

1102000**3 Orden de Pago DIE Se contabilizan las órdenes de Pago realizadas registradas en el extracto.

1102000**4 Ingresos FICA Se contabilizan los ingresos que son de colegiaturas de alumnos

1102000**5 Ingresos Varios FICA Se contabilizan los ingresos varios de alumnos, empleados o extensión.

1102000**6 Ingresos FI Se contabilizan ingresos específicos de contraloría, como reembolsos de

viaje, Dem´s, entre otros.
1102000**7 Detalle TC Visa/MC Se contabiliza el detalle de los cargos recurrentes realizados de TC Visa y
MC
1102000**8 Detalle TC AMEX Se contabiliza el detalle de los cargos recurrentes realizados con TC AMEX

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1102000**9 Global TC Se contabiliza el global de los cargos recurrentes realizados en TC

Visa y MC
1102000*10 Global AMEX Se contabiliza el global de los cargos recurrentes realizados a TC
AMEX
1102000*11 TPV AMEX Se contabilizan los ingresos por TPV´s de TC AMEX.

1102000*12 TPV Visa /MC Se contabilizan los ingresos por TPV´s de TC Visa y MC

1102000*13 Cheques Devueltos Se contabilizan los cheques devueltos que se obtienen mediante el
extracto bancario.
1102000*14 Otros Egresos Se contabilizan egresos diferentes a transferencias y cheques.

1102000*15 Otros Ingresos Se contabilizan ingresos sin referencias y diferentes a los antes
mencionados.

1102000*16 Comisiones e IVAs Se contabilizan las comisiones e IVAs, información del extracto
bancario

1102000*17 Anulaciones de Ingresos Se contabilizan los cargos correspondientes a anulaciones de

Ingresos.

Flujo del proceso de Ingresos

Los Campus esperan recibir Ingresos por:
Alumnos
AXXXXXXXX
Empleados
LXXXXXXXXX
Empresas/ Personas físicas
EXXXXXXXX
Compañías/ Personas morales
CXXXXXXXX
La aplicación de estos ingresos puede realizarse si bien a un alumno para pago de
Colegiatura y/o sus accesorios, o bien para el pago de un ingreso vario.

• Abono a Cuenta

Se espera un pago referenciado a 9 dígitos correspondientes al Interlocutor Comercial

(Matrícula)

Los nueves dígitos se conforma de:

8 - # de matrícula

1 – dígito verificador

Ejemplo:

00342466-0

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• Pago de un servicio específico

Se recibe un pago referenciado a 20 dígitos los cuáles determinan el Equivalente (Concepto)

a pagar.

Ejemplo:

Sociedad Equivalente Interlocutor Tipo Cliente Dig Ver. Verificador

-Sociedad: Es el número de campus a tres dígitos.

- Equivalente: Es el concepto de cobro a siete dígitos.
- Los dos primeros son el # de campus
- Los cinco siguientes es un consecutivo
- Interlocutor: Es el número del BP a ocho dígitos.
- Tipo de Cliente:
- Alumno Æ1
-Empleado Æ 2
- Empresas /Persona física Æ 3
- Compañías Æ 4
- Dígito Verificador

El flujo de los ingresos Varios, se explica con el siguiente diagrama.

Es responsabilidad del área de Contabilidad del Campus crear sus equivalentes según las
necesidades de los diferentes departamentos. Al tener los equivalentes creados se actualiza
el Portal de Ingresos Varios en el cuál el cliente debe generar su ficha de pago.

Una vez que se recibe la información de los extractos bancarios se procesa de manera
centralizada y se afecta un Estado de Cuenta. En caso de que el usuario no cuente con un
número de cliente, sus pagos se reflejarán en un estado de cuenta genérico (BP 10000000)

La principal diferencia con lo que se tiene en el SSA es que ahora los Pagos Varios (Cajas
Virtuales) generan un Estado de cuenta el cuál se puede consultar para verificar los pagos. E
igualmente el Campus puede generarle una cartera al cliente (Persona Física y/o Moral) del
servicio que se va a dar.

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Ingresos Intersistemas
Existe la aplicación intersistemas lo que permite que aún y cuando un alumno de un Campus
SAP pague en un Convenio bancario del SSA su pago se vea reflejado correctamente en el
Campus donde tenga el adeudo más antiguo y así progresivamente.

Los pagos que se reciban en cuentas bancarias del SSA, serán procesados en este sistema,
pero éste al detectar que la matrícula pertenece a una Sociedad SAP, exportará el ingreso al
sistema SAP. Posteriormente en SAP se hace la aplicación automática del ingreso según
referencia del pago. En este momento el Campus tendrá la afectación de su cuenta corriente.

Causas por las que se genera una Remesa

INGRESOS POR COLEGIATURA:

1. Bloqueo en la cuenta de contrato. (El interlocutor puede ser alumno, empresa,
externo o empleado)
2. Matrícula con doble cuenta de contrato.
3. Falta de Referencia.

INGRESOS VARIOS
1. Bloqueo en la cuenta de contrato. (El interlocutor puede ser alumno, empresa,
externo o empleado)
2. Interlocutor con doble cuenta de contrato.
3. Interlocutor que no exista.
4. Sociedad errónea o incompleta.
5. Equivalente inexistente.
6. Datos de equivalente equivocados. (ej Cruces contables)
7. Falta de equivalente en la referencia.
8. Tipo de Cliente equivocado. (ej. en lugar de empleado, alumno, etc.)
9. Falta de Referencia.

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Resultado
Afectación de un Estado de cuenta.
Pago por cuenta corriente a las diferentes Sociedades afectadas.

Glosario
Transitoria: Cuentas ligadas a las bancarias, donde se encuentra un reflejo exacto de los
movimientos realizados en dichas cuentas
Remesa: Cuentas en las cuales los ingresos mal referenciados son localizados.
Bussiness Partner: Es el número de identificación de cada uno de nuestros clientes.
Equivalente: Número que se le asigna a cada concepto.
Cuenta de contrato: Identificador único asociado al alumno.
Bloqueo: Acción por la cual se impide hacer cambios en Estado de cuenta.
Dígito verificador: Número asignado al cliente para evitar duplicidad.
Pagos Varios: Pagos que no correspondan a colegiatura, por ejemplo, servicios, multas,
compras diversas.
Cuenta corriente: Cuenta asignada a cada campus SAP, donde se reflejan los cargos y
abonos de todo tipo de ingresos.
Extensión: Cliente temporal.

Atención y Soporte
LAF Lina González Carreño
Coordinadora de Ingresos
Lina.glz@itesm.mx
Ext. 2409

LAF Aglae Muñoz Moreno

Ejecutiva de Ingresos
aglae.munoz@itesm.mx
Ext. 2410

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