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Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

MÓDULO FICA

MANUAL DEL USUARIO:

Revisión de cartera vs producto anticipado

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD

JUNIO 2008

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Revisión de cartera vs producto anticipado

anticipado Revisión de cartera vs producto anticipado Historia de los Cambios Actualice la tabla siguiente, en

Historia de los Cambios

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido modificado:

Fecha

Nombre

Descripción del Cambio

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado Objetivo del Proceso Empresarial Que el usuario aprenda a
Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado Objetivo del Proceso Empresarial Que el usuario aprenda a

Objetivo del Proceso Empresarial

Que el usuario aprenda a revisar e identificar el porqué de las diferencias entre cartera y productos anticipados en FI, provenientes de FICA.

Iniciador del Proceso

Realizar este procedimiento periódicamente debido a que de forma diaria se aplican pagos y por lo tanto de forma diaria se lleva a cabo el reconocimiento de ingresos. Aún cuando el reconocimiento de ingresos nocturno es de forma automática, cada campus es responsable de revisar que tenga todos sus registros correctos.

Prerrequisitos

Aplicación de bancos de la fecha a revisar.

Reconocimiento de Ingresos de la fecha a revisar.

Ruta de Menú

Utilizar la siguiente ruta de menú para iniciar esta transacción:

Seleccione FS10N para obtener el reporte de Visualización de saldos: Cuentas de mayor

Seleccione FPE3 para obtener el reporte de Visualizar documento: Imagen inicial

Código de Transacción

N/A

Temario

Identificar diferencias en FI………………………………………………………………………………

4

 

Errores más comunes…………………………………………………………………………

16

Diagrama de Flujo de Pantallas

Identificar

diferencias

en FI

Identificar

clave de

Reconciliación

FICA

Identificar Movimiento con error

Reconciliación FICA Identificar Movimiento con error Corregir FI Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO
Corregir
Corregir
FICA Identificar Movimiento con error Corregir FI Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO Última

FI

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Comentarios

Existen cinco causas principales por las cuales pudieran presentarse diferencias entre los saldos contables de las CXC con respecto al producto anticipado correspondiente.

1)

Claves de reconciliación sin cerrar o transferir a FI.

2)

Falta del reconocimiento de ingresos.

3)

Anulación de pagos sin la anulación del ingreso correspondiente.

4)

Compensación de carteras de forma manual con una clase de documento incorrecta.

5)

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación principal.

Para identificar cada uno de estos casos se muestra a continuación la revisión que deben llevar a cabo los contadores con la finalidad de que sus carteras no sufran descuadres al final del mes.

Nota: Identificando cada uno de estos casos en tiempo ayudará a mejorar los procesos y corregir posibles errores desde raíz, ya sea por causa del campus o por causas centralizadas.

Documento de Instrucción

Identificar diferencias en FI

1. Ingresar en la transacción FS10N

diferencias en FI 1. Ingresar en la transacción FS10N 2. Ingresar los datos siguientes: Cuenta de

2. Ingresar los datos siguientes:

Cuenta de mayor:

Ingresar las cuentas de Balance que al enfrentarlas deben dar 0.

Ejemplo: 1106010000, 2301010000, 4101010000, 5101500000

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Dar clic en selección múltiple para ingresar las cuentas. Después de ingresar las cuentas dar
Dar clic en selección
múltiple para ingresar las
cuentas.
Después de
ingresar las
cuentas dar clic en
el reloj.

Sociedad:

La sociedad que corresponda. Ejemplo: 0058

Sociedad : La sociedad que corresponda. Ejemplo: 0058 Ejercicio : El que corresponda. Ejemplo : 2008

Ejercicio:

El que corresponda. Ejemplo: 2008

0058 Ejercicio : El que corresponda. Ejemplo : 2008 División : La que corresponda o dejar

División:

La que corresponda o dejar en blanco.

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado 3. Para procesar dar clic en el reloj o

3. Para procesar dar clic en el reloj o bien presionar F8.

4. Aparecerá la siguiente pantalla:

o bien presionar F8 . 4. Aparecerá la siguiente pantalla: La columna “Saldo” debe aparecer en

La columna “Saldo” debe aparecer en blanco debido a que la cuenta debe estar en 0 cada mes. Únicamente podrá presentar saldo en el mes de Enero por concepto de la pre-póliza de inscripción y, en Junio y Diciembre por causa de la provisión por cierre semestral y anual.

En este ejemplo hay diferencia en el mes de Febrero, Marzo y Agosto; se deben identificar sus causas para corrección.

Nota: Se deben identificar las diferencias del mes en curso con la finalidad de no cerrar con diferencias. Es por ello la importancia del monitoreo diario de la operación.

5. Una vez identificados los meses con diferencias debemos ingresar al mes que deseamos revisar para ver el detalle y el porqué de la misma. En este caso dar doble clic sobre el mes de marzo.

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Dar doble clic para ingresar al detalle del mes.
Dar doble clic
para ingresar al
detalle del mes.

6. Aparecerá la siguiente pantalla:

al detalle del mes. 6. Aparecerá la siguiente pantalla: 7. Para identificar el día en el

7. Para identificar el día en el cual se encuentra la diferencia debemos subtotalizar por fecha de contabilización. Para esto es necesario dar clic en la columna Fe.contab. (se quitará el fondo azul que tenía como se muestra en pantalla)

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado 8. Posteriormente dar clic en el icono de subtotalizar

8. Posteriormente dar clic en el icono de subtotalizar

.
.

9. La información aparecerá como sigue:

de subtotalizar . 9. La información aparecerá como sigue: 10. Deberá mover la barra hacia abajo

10. Deberá mover la barra hacia abajo para resumir la subtotalización hasta que aparezca solo un renglón por día de contabilización.

Al mover la barra, al final aparecerán dos asteriscos (**) en los cuales se debe dar clic para resumir.

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado • El resumen aparece de la siguiente forma: •

El resumen aparece de la siguiente forma:

anticipado • El resumen aparece de la siguiente forma: • Como se puede observar la diferencia

Como se puede observar la diferencia aparece sólo en un día, lo cual nos permitirá tener un menor número de movimientos a revisar. Para esto debemos filtrar por el día localizado, en este caso 12.03.2008.

Para esto es necesario dar clic en la columna Fe.contab. y posteriormente dar clic en

el icono de fijar filtros

.
.

Aparecerá la siguiente pantalla en donde habrá que teclear la fecha donde se

encuentra la diferencia y posteriormente dar clic en ejecutar

la diferencia y posteriormente dar clic en ejecutar Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO Última

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Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado • Aparecerá la siguiente pantalla y para facilitar la

Aparecerá la siguiente pantalla y para facilitar la revisión deberá subtotalizar por número de documento.

la revisión deberá subtotalizar por número de documento. Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO Última

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

La información se organizará como sigue:

anticipado • La información se organizará como sigue: • Lo que se puede observar es que

Lo que se puede observar es que la diferencia de $376 pesos es ocasionada por un número de documento, en este caso el 100001207.

El movimiento refleja un cargo por 1,299.49 y un abono de 923.49 en la cuenta 1106010000. Lo natural sería ver un movimiento en producto anticipado de igual cantidad que en la cartera, sin embargo, no es así, por lo que hay que determinar el porqué de esta situación.

Nota: Una vez localizado el(los) documento(s) de FI que está(n) causando la diferencia en cartera contra producto anticipado, se debe investigar qué movimiento en FICA lo ocasionó.

11. Ingresar en la transacción FB03

en FICA lo ocasionó. 11. Ingresar en la transacción FB03 Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE

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12. Teclear el número localizado en el punto 10 de este manual, así como la sociedad y ejercicio al que corresponde.

así como la sociedad y ejercicio al que corresponde. • Dar enter para ingresar al documento.

Dar enter para ingresar al documento.

13. Aparecerá el asiento contable de dicho número, como se muestra en pantalla.

contable de dicho número, como se muestra en pantalla. 14. Ir a la cabecera del documento

14. Ir a la cabecera del documento

se muestra en pantalla. 14. Ir a la cabecera del documento para encontrar la Clave de

para encontrar la Clave de reconciliación que

proviene de FICA (servirá para identificar el movimiento realizado).

C A (servirá para identificar el movimiento realizado). Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO Última

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15. En el rubro Clv.referencia se encuentra la clave de reconciliación (primeros 10 caracteres) seguida de un guión y un consecutivo. Para consultar los movimientos es necesario dar doble clic sobre la misma.

los movimientos es necesario dar doble clic sobre la misma. 16. Aparecerá la siguiente pantalla. La

16. Aparecerá la siguiente pantalla. La cual contiene el desglose de cada movimiento de la clave indicando la cuenta de mayor y monto. Hay que recordar que se tenía un documento de FI en el cual se botaba un cargo de 1,299.49 y un abono de 923.49 en la cuenta 1106010000.

1,299.49 y un abono de 923.49 en la cuenta 1106010000. Los dos primeros renglones de esta

Los dos primeros renglones de esta pantalla reflejan esos movimientos. Para ver el documento

FICA realizado es necesario dar clic en la carpeta con el signo +

realizado es necesario dar clic en la carpeta con el signo + Nombre del archivo: RSFICA

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado • Se puede observar que el documento FICA es

Se puede observar que el documento FICA es el 8000036850. Para ver el movimiento realizado se debe dar un clic sobre el número en azul.

realizado se debe dar un clic sobre el número en azul. • La pantalla que aparecerá

La pantalla que aparecerá será la siguiente:

en azul. • La pantalla que aparecerá será la siguiente: Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

A partir de la identificación del documento FICA, cada revisión es independiente y no existe una serie de pasos para su identificación. Se debe aprender a interpretar los movimientos para determinar en qué caso de error caen.

Ejemplo, el diagnóstico del caso visto en los puntos anteriormente mencionados es el siguiente:

Diagnóstico:

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación
Compensación de carteras de forma manual con diferente operación

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación principal.

principal.

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación principal.

Interpretando el movimiento se observa que fue un ajuste realizado por el campus ya que es una compensación entre carteras distintas. En este caso se compensó cartera de colegiatura con cartera de financiamiento lo cual es incorrecto. La razón de esto es que contablemente sucede:

incorrecto . La razón de esto es que contablemente sucede: Las compensaciones entre carteras (ajustes realizados

Las compensaciones entre carteras (ajustes realizados en el estado de cuenta) no mueven los productos anticipados ya que se deberían de matar entre sí, ejemplo:

Lo correcto es esto:

Compensación entre carteras de igual operación principal, como 1607 en este caso.

de igual operación principal, como 1607 en este caso. • Contablemente sucede lo siguiente (no se

Contablemente sucede lo siguiente (no se descuadran carteras):

sucede lo siguiente (no se descuadran carteras): Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO Última

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

A continuación se presentan ciertos casos de cómo se visualizaría cada uno de los errores más comunes:

Claves de reconciliación sin cerrar o transferir a FI

1. Para identificar una clave de reconciliación sin transferir a FI es necesario ingresar en la transacción ZCLAVES_01

a FI es necesario ingresar en la transacción ZCLAVES_01 2. Elegir la variante llamada “ Clave

2. Elegir la variante

en la transacción ZCLAVES_01 2. Elegir la variante llamada “ Clave abierta ” 3. Ingresar la

llamada “Clave abierta

2. Elegir la variante llamada “ Clave abierta ” 3. Ingresar la sociedad a consultar y

3. Ingresar la sociedad a consultar y la fecha de contabilización que se desee revisar.

y la fecha de contabilización que se desee revisar. 4. Dar clic en procesar Nombre del

4. Dar clic en procesar

que se desee revisar. 4. Dar clic en procesar Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado 5. Lo que esto muestra es que aún existe

5. Lo que esto muestra es que aún existe una clave de reconciliación en FICA abierta por lo tanto en FI haría falta este movimiento a considerar.

6. Otro caso a revisar es si una clave de reconciliación ya está cerrada pero aún está sin

transferir. Para esto, elegir la variante

aún está sin transferir. Para esto, elegir la variante llamada “ Parcialmente ”. 7. Ingresar la

llamada “Parcialmente”.

Para esto, elegir la variante llamada “ Parcialmente ”. 7. Ingresar la sociedad a consultar y

7. Ingresar la sociedad a consultar y la fecha de contabilización que se desee revisar.

y la fecha de contabilización que se desee revisar. 8. Dar clic en procesar Nombre del

8. Dar clic en procesar

que se desee revisar. 8. Dar clic en procesar Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE USUARIO

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado • En caso de no haber ningún pendiente de
Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado • En caso de no haber ningún pendiente de

En caso de no haber ningún pendiente de transferir o cerrar aparecerá el mensaje del recuadro rojo.

FALTA DEL RECONOCIMIENTO DE INGRESOS

Si la diferencia es debida a que el reconocimiento de ingresos de un pago no se registró, se puede identificar de la siguiente manera:

1. En FI se verá el movimiento únicamente en la cuenta por cobrar (abono) y no se encontrará el movimiento en el producto anticipado (cargo). Para estos casos una vez localizado el documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento.

en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento . Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Aparecerá la siguiente pantalla, la cual indica que el pago está aplicado a determinada cartera.

indica que el pago está aplicado a determinada cartera. • Para revisar si el documento reconoció

Para revisar si el documento reconoció ingresos se consulta en el rubro de No. doc referencia. En este caso aparece el mensaje indicado en el recuadro rojo.

este caso aparece el mensaje indicado en el recuadro rojo. Por lo tanto la razón del

Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado Un pago se traduce en un cargo en cuenta

Un pago se traduce en un cargo en cuenta corriente y un abono en la CXC del campus. El Cargo correspondiente del producto anticipado se lleva a cabo en el reconocimiento de ingresos por lo que si falta este procedimiento aparecerá un descuadre.

ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO

ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO
ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO
ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO CORRESPONDIENTE

CORRESPONDIENTE

ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO CORRESPONDIENTE

1. En FI verán el movimiento únicamente en el producto anticipado (cargo) y no encontrarán el movimiento en la cuenta por cobrar (abono). Para estos casos una vez localizado el documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento.

Aparecerá la siguiente pantalla la cual indica que el pago está desaplicado, esto lo podemos identificar también porque aparecerá la operación principal 4030.

también porque aparecerá la operación principal 4030. • Para revisar si el documento de ingresos se

también porque aparecerá la operación principal 4030. • Para revisar si el documento de ingresos se

Para revisar si el documento de ingresos se anuló se consulta en el rubro de No. doc referencia. Lo que podemos observar es que no tiene un documento de anulación.

podemos observar es que no tiene un documento de anulación. Nombre del archivo: RSFICA MANUAL DE

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

es que contablemente está la información siguiente: Una anulación de pago se traduce en un cargo

Una anulación de pago se traduce en un cargo en la cuenta por cobrar (revive cartera). Por lo tanto debe existir un abono en el producto anticipado para evitar el descuadre por lo que SIEMPRE hay que anular el ingreso correspondiente.

COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE

COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE
COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE
COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE DE DOCUMENTO INCORRECTA

DE DOCUMENTO INCORRECTA

COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE DE DOCUMENTO INCORRECTA

1. En FI verán el movimiento en cuenta por cobrar cargado y abonado y en el producto anticipado cargado, lo cual provocará la diferencia. Para estos casos una vez localizado el documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento.

Aparecerá la siguiente pantalla la cual indica la compensación que se llevó a cabo entre operaciones principales (recuadro en rojo) lo cual es correcto. Sin embargo, la clase de documento utilizada es incorrecta. Se utilizó la clase CD en lugar de la R5.

es incorrecta . Se utilizó la clase CD en lugar de la R5. • En este

En este caso se ve que fue un ajuste entre carteras y fue realizado con la clase de documento CD lo cual es incorrecto porque reconoce un ingreso que no existe. Para un ajuste entre carteras debe usarse la clase de documento R5 para que no reconozca ingresos.

Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

Para verificar que se reconoció el ingreso se revisa el rubro de Referencia.

se reconoció el ingreso se revisa el rubro de Referencia. Por lo tanto la razón del

Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

es que contablemente está la información siguiente: Resultado En todos los casos una vez determinada la

Resultado

En todos los casos una vez determinada la diferencia la persona que haya hecho el movimiento desde FICA deberá realizar la corrección correspondiente. En caso de que sea ocasionado por algún error ajeno al campus, favor de reportarlo a su ejecutivo del CSA-Contabilidad.

Atención y Soporte

LCPF Diana Borboa Lafarga

Coordinadora de Contabilidad

Ext. 2403

LCPF Claudia Mendoza Rosales

Ejecutiva de Contabilidad

EXt. 2403