Titulo: Revisión de cartera vs producto anticipado

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
Revisión de cartera vs producto anticipado 
 
 
 
 
 
 
 
 

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD 
 
 
 
 
 
 
     JUNIO  2008 
 
 
 

 
 
 
 
 

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Revisión de cartera vs producto anticipado

Historia de los Cambios

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido
modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial

Que el usuario aprenda a revisar e identificar el porqué de las diferencias entre cartera y
productos anticipados en FI, provenientes de FICA.

Iniciador del Proceso

Realizar este procedimiento periódicamente debido a que de forma diaria se aplican pagos y por
lo tanto de forma diaria se lleva a cabo el reconocimiento de ingresos. Aún cuando el
reconocimiento de ingresos nocturno es de forma automática, cada campus es responsable de
revisar que tenga todos sus registros correctos.

Prerrequisitos
• Aplicación de bancos de la fecha a revisar.
• Reconocimiento de Ingresos de la fecha a revisar.

Ruta de Menú
Utilizar la siguiente ruta de menú para iniciar esta transacción:
• Seleccione FS10N para obtener el reporte de Visualización de saldos: Cuentas de
mayor
• Seleccione FPE3 para obtener el reporte de Visualizar documento: Imagen inicial

Código de Transacción
N/A

Temario
Identificar diferencias en FI………………………………………………………………………………...4
Errores más comunes…………………………………………………………………………...16

Diagrama de Flujo de Pantallas

Identificar Identificar Identificar Corregir

diferencias clave de Movimiento con error
en FI Reconciliación
FI
FICA

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Comentarios

Existen cinco causas principales por las cuales pudieran presentarse diferencias entre los saldos
contables de las CXC con respecto al producto anticipado correspondiente.

1) Claves de reconciliación sin cerrar o transferir a FI.

2) Falta del reconocimiento de ingresos.

3) Anulación de pagos sin la anulación del ingreso correspondiente.

4) Compensación de carteras de forma manual con una clase de documento incorrecta.

5) Compensación de carteras de forma manual con diferente operación principal.

Para identificar cada uno de estos casos se muestra a continuación la revisión que deben llevar a
cabo los contadores con la finalidad de que sus carteras no sufran descuadres al final del mes.

Nota: Identificando cada uno de estos casos en tiempo ayudará a mejorar los procesos y
corregir posibles errores desde raíz, ya sea por causa del campus o por causas centralizadas.

Documento de Instrucción

Identificar diferencias en FI
1. Ingresar en la transacción FS10N

2. Ingresar los datos siguientes:

Cuenta de mayor: Ingresar las cuentas de Balance que al enfrentarlas deben dar 0.

Ejemplo: 1106010000, 2301010000, 4101010000, 5101500000

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Dar clic en selección

múltiple para ingresar las
cuentas.

Después de
ingresar las
cuentas dar clic en
el reloj.

Sociedad: La sociedad que corresponda.

Ejemplo: 0058

Ejercicio: El que corresponda.

Ejemplo: 2008

División: La que corresponda o dejar en blanco.

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3. Para procesar dar clic en el reloj o bien presionar F8.

4. Aparecerá la siguiente pantalla:

La columna “Saldo” debe aparecer en blanco debido a que la cuenta debe estar en 0 cada mes.
Únicamente podrá presentar saldo en el mes de Enero por concepto de la pre-póliza de
inscripción y, en Junio y Diciembre por causa de la provisión por cierre semestral y anual.

En este ejemplo hay diferencia en el mes de Febrero, Marzo y Agosto; se deben identificar sus
causas para corrección.

Nota: Se deben identificar las diferencias del mes en curso con la finalidad de no cerrar con
diferencias. Es por ello la importancia del monitoreo diario de la operación.

5. Una vez identificados los meses con diferencias debemos ingresar al mes que deseamos
revisar para ver el detalle y el porqué de la misma. En este caso dar doble clic sobre el
mes de marzo.

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Dar doble clic

para ingresar al
detalle del mes.

6. Aparecerá la siguiente pantalla:

7. Para identificar el día en el cual se encuentra la diferencia debemos subtotalizar por

fecha de contabilización. Para esto es necesario dar clic en la columna Fe.contab. (se
quitará el fondo azul que tenía como se muestra en pantalla)

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8. Posteriormente dar clic en el icono de subtotalizar .

9. La información aparecerá como sigue:

10. Deberá mover la barra hacia abajo para resumir la subtotalización hasta que aparezca
solo un renglón por día de contabilización.

• Al mover la barra, al final aparecerán dos asteriscos (**) en los cuales se debe dar clic
para resumir.

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• El resumen aparece de la siguiente forma:

• Como se puede observar la diferencia aparece sólo en un día, lo cual nos permitirá
tener un menor número de movimientos a revisar. Para esto debemos filtrar por el día
localizado, en este caso 12.03.2008.

• Para esto es necesario dar clic en la columna Fe.contab. y posteriormente dar clic en

el icono de fijar filtros .

• Aparecerá la siguiente pantalla en donde habrá que teclear la fecha donde se

encuentra la diferencia y posteriormente dar clic en ejecutar

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• Aparecerá la siguiente pantalla y para facilitar la revisión deberá subtotalizar por

número de documento.

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• La información se organizará como sigue:

• Lo que se puede observar es que la diferencia de $376 pesos es ocasionada por un

número de documento, en este caso el 100001207.

• El movimiento refleja un cargo por 1,299.49 y un abono de 923.49 en la cuenta

1106010000. Lo natural sería ver un movimiento en producto anticipado de igual
cantidad que en la cartera, sin embargo, no es así, por lo que hay que determinar el
porqué de esta situación.

Nota: Una vez localizado el(los) documento(s) de FI que está(n) causando la diferencia en
cartera contra producto anticipado, se debe investigar qué movimiento en FICA lo ocasionó.

11. Ingresar en la transacción FB03

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12. Teclear el número localizado en el punto 10 de este manual, así como la sociedad y
ejercicio al que corresponde.

• Dar enter para ingresar al documento.

13. Aparecerá el asiento contable de dicho número, como se muestra en pantalla.

14. Ir a la cabecera del documento para encontrar la Clave de reconciliación que

proviene de FICA (servirá para identificar el movimiento realizado).

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15. En el rubro Clv.referencia se encuentra la clave de reconciliación (primeros 10

caracteres) seguida de un guión y un consecutivo. Para consultar los movimientos es
necesario dar doble clic sobre la misma.

16. Aparecerá la siguiente pantalla. La cual contiene el desglose de cada movimiento de la

clave indicando la cuenta de mayor y monto. Hay que recordar que se tenía un
documento de FI en el cual se botaba un cargo de 1,299.49 y un abono de 923.49 en la
cuenta 1106010000.

Los dos primeros renglones de esta pantalla reflejan esos movimientos. Para ver el documento

FICA realizado es necesario dar clic en la carpeta con el signo +

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• Se puede observar que el documento FICA es el 8000036850. Para ver el movimiento

realizado se debe dar un clic sobre el número en azul.

• La pantalla que aparecerá será la siguiente:

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A partir de la identificación del documento FICA, cada revisión es independiente y no existe una
serie de pasos para su identificación. Se debe aprender a interpretar los movimientos para
determinar en qué caso de error caen.

Ejemplo, el diagnóstico del caso visto en los puntos anteriormente mencionados es el siguiente:

Diagnóstico:

Compensación de carteras de forma manual con diferente operación

principal.
Æ Interpretando el movimiento se observa que fue un ajuste realizado por el campus ya que es
una compensación entre carteras distintas. En este caso se compensó cartera de colegiatura con
cartera de financiamiento lo cual es incorrecto. La razón de esto es que contablemente sucede:

Las compensaciones entre carteras (ajustes realizados en el estado de cuenta) no mueven los
productos anticipados ya que se deberían de matar entre sí, ejemplo:

Lo correcto es esto:

• Compensación entre carteras de igual operación principal, como 1607 en este caso.

• Contablemente sucede lo siguiente (no se descuadran carteras):

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Æ A continuación se presentan ciertos casos de cómo se visualizaría cada uno de los errores
más comunes:

Claves de reconciliación sin cerrar o transferir a FI

1. Para identificar una clave de reconciliación sin transferir a FI es necesario ingresar en la
transacción ZCLAVES_01

2. Elegir la variante llamada “Clave abierta”

3. Ingresar la sociedad a consultar y la fecha de contabilización que se desee revisar.

4. Dar clic en procesar

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5. Lo que esto muestra es que aún existe una clave de reconciliación en FICA abierta por lo
tanto en FI haría falta este movimiento a considerar.

6. Otro caso a revisar es si una clave de reconciliación ya está cerrada pero aún está sin

transferir. Para esto, elegir la variante llamada “Parcialmente”.

7. Ingresar la sociedad a consultar y la fecha de contabilización que se desee revisar.

8. Dar clic en procesar

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• En caso de no haber ningún pendiente de transferir o cerrar aparecerá el mensaje del

recuadro rojo.

FALTA DEL RECONOCIMIENTO DE INGRESOS

Si la diferencia es debida a que el reconocimiento de ingresos de un pago no se registró, se
puede identificar de la siguiente manera:

1. En FI se verá el movimiento únicamente en la cuenta por cobrar (abono) y no se

encontrará el movimiento en el producto anticipado (cargo). Para estos casos una vez
localizado el documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de
No.documento.

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• Aparecerá la siguiente pantalla, la cual indica que el pago está aplicado a determinada
cartera.

• Para revisar si el documento reconoció ingresos se consulta en el rubro de No. doc

referencia. En este caso aparece el mensaje indicado en el recuadro rojo.

Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

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Æ Un pago se traduce en un cargo en cuenta corriente y un abono en la CXC del campus. El

Cargo correspondiente del producto anticipado se lleva a cabo en el reconocimiento de
ingresos por lo que si falta este procedimiento aparecerá un descuadre.

ANULACIÓN DE PAGOS SIN LA ANULACIÓN DEL INGRESO

CORRESPONDIENTE
1. En FI verán el movimiento únicamente en el producto anticipado (cargo) y no encontrarán
el movimiento en la cuenta por cobrar (abono). Para estos casos una vez localizado el
documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento.

• Aparecerá la siguiente pantalla la cual indica que el pago está desaplicado, esto lo
podemos identificar también porque aparecerá la operación principal 4030.

• Para revisar si el documento de ingresos se anuló se consulta en el rubro de No. doc

referencia. Lo que podemos observar es que no tiene un documento de anulación.

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Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

Æ Una anulación de pago se traduce en un cargo en la cuenta por cobrar (revive cartera). Por lo
tanto debe existir un abono en el producto anticipado para evitar el descuadre por lo que
SIEMPRE hay que anular el ingreso correspondiente.

COMPENSACIÓN DE CARTERAS DE FORMA MANUAL CON UNA CLASE

DE DOCUMENTO INCORRECTA
1. En FI verán el movimiento en cuenta por cobrar cargado y abonado y en el producto
anticipado cargado, lo cual provocará la diferencia. Para estos casos una vez localizado
el documento habrá que consultar en la transacción FPE3 en el rubro de No.documento.

• Aparecerá la siguiente pantalla la cual indica la compensación que se llevó a cabo

entre operaciones principales (recuadro en rojo) lo cual es correcto. Sin embargo, la
clase de documento utilizada es incorrecta. Se utilizó la clase CD en lugar de la R5.

• En este caso se ve que fue un ajuste entre carteras y fue realizado con la clase de
documento CD lo cual es incorrecto porque reconoce un ingreso que no existe. Para
un ajuste entre carteras debe usarse la clase de documento R5 para que no reconozca
ingresos.

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• Para verificar que se reconoció el ingreso se revisa el rubro de Referencia.

Por lo tanto la razón del descuadre es que contablemente está la información siguiente:

Resultado
En todos los casos una vez determinada la diferencia la persona que haya hecho el movimiento
desde FICA deberá realizar la corrección correspondiente. En caso de que sea ocasionado por
algún error ajeno al campus, favor de reportarlo a su ejecutivo del CSA-Contabilidad.

Atención y Soporte
LCPF Diana Borboa Lafarga
Coordinadora de Contabilidad
dianaborboa@itesm.mx
Ext. 2403

LCPF Claudia Mendoza Rosales

Ejecutiva de Contabilidad
mendozaclau@itesm.mx
EXt. 2403

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