Vázquez González Linda.

Grupo: 1701
VICKY FORM
* Comunicación Descendente.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, ya que los empleados

no sabrían que hacer, cómo, cuándo, para qué y por qué hacerlo.
Esta comunicación que se da cuando los niveles superiores de la organización
transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores.

Alberto Martínez de Velasco considera relevante la revisión periódica de

planes, metas y objetivos organizacionales desde los niveles más altos de
cualquier institución. Cabe mencionar, que a pesar de que Vicky Form cuenta
con una página Web tan completa, no cumple con toda la información que una
empresa debe tener en consideración y debe de proporcionar, me refiero a que
no cuenta con la misión, visión y objetivos. Entonces, si esta revisión no se
efectúa, o bien si no se da a conocer de manera, clara y directa a los niveles
inferiores, la eficacia y aun a la supervivencia de una institución puede verse
amenazada. Es por esto que sería muy conveniente, anexar lo antes
mencionado (misión, visión y objetivos).

Considero que lo más adecuado para dar a conocer “la misión, visión, y
objetivos” podría ser un apartado en la página principal de internet de la
empresa o bien también se puede hacer llegar la información a los correos
electrónicos de los empleados, así ellos tendrán bien entendido que es lo que
pretende hacer Vicky Form a largo y corto plazo.

Para la comunicación descendente de Vicky Form, también se puede manejar

el correo electrónico, que es un recurso tecnológico que nos permite
comunicarnos desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Esto
funcionará muy bien para una buena retroalimentación, así los empleados
podrían dar quejas, sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso
manifestar su gratitud.
Un ejemplo es persona@vickyform.com, El signo @ siempre está en cada
dirección de correo, y lo divide en dos partes: el nombre de usuario (a la
izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo
de la derecha de la arroba; en este caso, vickyform.com).

Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor

que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro
lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario,
y es un identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos
signos.

Por otro lado, los mensajes descendentes, deben tratar de llegar siempre como
información nueva y no como algo añejo. Vicky Form utiliza una sección en
específico, que lleva por nombre “Noticias” y por otro lado utiliza otra sección
que se llama “Llévame contigo” donde se utiliza Facebook y twitter.

1.- En “Noticias”, a su vez se divide en 4 apartados que son:

* Más de 600 productos.
* El mejor programa de premios.
* Nuevas secciones.
* Nuevos productos.
Estos cuatro apartados te llevan a la misma página, y su fin es vender
catálogos; un catálogo por 89 pesos, dos catálogos por 149 pesos y tres
catálogos por 199 pesos.

2.- En “Facebook”, Vicky Form sólo tiene el siguiente mensaje: !!!UNETE al

movimiento Vicky Form¡¡¡ y descubre porque somos tu mejor opción en
lencería. Compra por internet, visita nuestro catálogo en línea o llámanos 01-
800- 90-VICKY
A pesar de contar con 165 fans, esta empresa no cuenta con ningún
comentario, ni tampoco con alguna duda.
3.- En su página de Twitter el único mensaje que tiene es de la misma
empresa: ¡Visita nuestra tienda en línea!, totalmente renovada...
www.vickyform.com. Sólo cuenta con 12 miembros y tampoco tiene ningún
comentario.

Las Intranets se pueden utilizar entre otras cosas para permitir a las empresas
llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar
facturas, y efectuar pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de
Intranet a Intranet no necesitan nunca salir a Internet, pero pueden viajar por
líneas alquiladas privadas. Son un sistema poderoso para permitir a una
compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en
Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en Internet, la
información se envía de una manera segura desde Internet a la red interna de
la compañía. Así es como Vicky Form Utiliza la intranet para vender sus
productos, el cliente desde su computadora personal sólo debe de accesar a la
página de internet www.vickyform.com. Y ahí encontrará el apartado “Vamos
de compras”, que contiene el cátalo completo de los artículos que vende dicha
empresa y cómodamente podrás comprar desde el lugar donde te encuentres.

Todo esto desde internet hasta la intranet de la empresa.

* Comunicación Ascendente
Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o
más mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a través
de canales formales e informales.

La comunicación ascendente adopta muchas formas, sin embargo, puede

reducirse a lo que el empleado dice:
* De sí mismo, su desempeño y sus problemas,
* Acerca de otras personas y sus problemas.
* Acerca de los usos, prácticas y políticas organizacionales.
* Acerca de lo que es necesario hacer y cómo puede ser hecho.

Importancia de la comunicación ascendente:

1. Brinda a los niveles más altos de la organización la retroalimentación
que proviene de los niveles más bajos acerca de las comunicaciones
descendentes (los empleados de Vicky Form pueden hacer uso de un
correo electrónico, así podrían mandar mensajería electrónica a los
niveles más altos para dar a conocer sus inquietudes).
2. La comunicación ascendente crea, además, un canal por el que la
administración puede medir el clima organizacional y enfrentarse a
problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se
conviertan en problemas graves

Sería bueno que las quejas que los empleados puedan tener, sean depositadas
en un buzón de comentarios que sean colocados en diversos puntos de la
empresa, en forma de urna o buzón de correos, incluso también el buzón
podría ser en forma virtual dentro de la misma página web de Vicky Form.

Como se mencionó antes para la comunicación descendente de Vicky Form,

también se puede manejar el correo electrónico, que nos permite comunicarnos
desde cualquier parte a través de Internet. El e- mail se deberá revisar una vez
a la semana para que los empleados estén al tanto de los avisos que pueda
emitir la gerencia además de que esto funcionará muy bien para una buena
retroalimentación. Por el contrario, sí los empleados quisieran dar quejas,
sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso manifestar su
gratitud, lo deberán hacer una vez al mes, y un día en específico, por ejemplo:
“la fecha para que envíen correos electrónicos será el día 1ro. de cada mes”.

Ejemplo de e-mail de quejas:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para darle a conocer a usted, la
gerencia, que mi jefe directo, no tiene la paciencia para volver a explicarme las
cuestiones laborales que no logro entender. Me agradaría que hablaran con él
para que ponga de su parte y me explique con más claridad a mí y a mis
compañeros los procedimientos que se tienen que seguir en la empresa.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo

Ejemplo de e-mail de sugerencias:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para sugerir que los correos
electrónicos que nos mandan para informarnos de una junta, nos lo hicieran
llegar por lo menos una semana antes, así nosotros, nos daremos por
enterados.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo

Ejemplo de e-mail de gratitud:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para hacer de su conocimiento, que
durante todo este tiempo que he estado laborando para Vicky Form, me la he
pasado muy a gusto, todos me trataron muy bien y me tuvieron paciencia para
enseñarme cada procedimiento dentro de la empresa, además de que el
ambiente laboral es muy agradable.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo y le deseo una Feliz Navidad y

Prospero Año Nuevo.
Una actitud que resultaría muy eficiente es que los ejecutivos se acerquen a su
personal. De esta manera aprenderán más sobre ellos. Una forma que puede
resultar muy bien para la comunicación ascendente, podría ser la página de
Facebook, con la que cuenta la empresa en la página www.vickyform.com.mx
En Facebook se podrán utilizar cuestionarios de todo tipo, para saber la opinión
de los empleados y así poder conocer sus necesidades. Se debe tener en
cuenta que los cuestionarios deben ser breves (máximo 5 preguntas) para no
agobiar a los empleados. Ejemplo:

1.- Cuándo tiene alguna inquietud, ¿puede expresarse con libertad, con su jefe
inmediato?
2.- Si no ha entendido bien algún procedimiento ¿se lo vuelven a explicar con
calma y claridad?
3.- ¿Con qué frecuencia utiliza su correo electrónico para preguntar, sugerir o
reportar algún incidente?

Otra práctica de comunicación ascendente es motivar al personal a enviar

cartas a alguna área previamente determinada, presentando preguntas o
incluso quejas y sugerencias (por lo general, las cartas recibidas se presentan
en forma anónima).

* Comunicación horizontal, informal o rumor.

A) COMUNICACIÓN HORIZONTAL
La comunicación horizontal suele ser vista como un tipo de comunicación
informal, más que formal. Dicho de otra manera, la comunicación horizontal se
dará a través de redes de información personales y sociales, más que por
autoridad oficial, y su mayor importancia estriba en el impacto que esta
información tiene en las personas como tales, más que su posición formal o
nivel jerárquico en la organización (su control será más difícil).
Los líderes de las redes de comunicación horizontal en las organizaciones lo
serán, entonces, no necesariamente por su puesto, sino por su conocimiento,
competencia, libertad de movimiento y carisma o atractivo personal.

Este tipo de comunicación es lo que se desarrolla entre personas de un mismo

nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse
directamente entre sí y, de hecho, está relacionada con la formación de grupos
dentro de una organización.

Su propósito principal es proveer un canal de coordinación y solución de

problemas (evitando tener que llegar a consultar a un superior común, con la
lentitud que ello acarrearía) además de que brinda la alternativa de
relacionarse con personas similares en la organización, lo que se hace muy
importante para la satisfacción en el trabajo. Por ejemplo:

“Si una persona es nueva en el aparador de Vicky Form, y una clienta le pide
determinado producto del catálogo, y el empleado no sabe como buscarlo,
puede pedirle ayuda a uno de sus compañeros con mayor antigüedad en el
trabajo, para evitar la lentitud de tener que ir a preguntarle a un superior”
Razones por las que surge la comunicación horizontal
1.- Una razón muy importante es que entre los empleados existe
“interdependencia funcional” y, como se encuentran al mismo nivel estructural,
su comunicación será horizontal.

2.- Otra razón que hace surgir este tipo de comunicación es que los individuos
se comunican de manera más abierta con sus iguales que con sus superiores.
3.- La tercera razón es por su misma naturaleza, la comunicación horizontal se
mueve rápida y fácilmente, permitiendo que las decisiones sean rápidas y
compartidas por toda la organización.

Barreras en la comunicación horizontal

1.- Que exista competencia desleal. Esto se da cuando una persona oculta
información a otra de su mismo nivel.

2.- una segunda barrera puede ser la misma especialización de las personas,
que puede causar un atmosfera competitiva. Por ejemplo; cuando esta
situación se da, los gerentes se sienten estimulados a conseguir sus propios
objetivos en vez de comunicarse con los otros ejecutivos de su mismo nivel
para lograr alcanzar, de manera conjunta, las metas de la institución.

B) COMUNICACIÓN INFORMAL
Es el intercambio de información que se establece entre las personas en una
organización, independientemente de los puestos que ocupan en ella.
Normalmente se piensa que esta comunicación es menos precisa que en lo
que realidad es, sobre todo porque se magnifican los errores y se recuerdan
más que los aciertos.
Un hecho más aceptado es el que la información difundida por las redes
informales es, por lo general, incompleta, de tal modo que se mal interpreta en
ocasiones.

Realmente la comunicación informal también puede transmitir noticias,

comentarios no dañinos a la organizacional e, incluso, benéficos y normales.

1.- Noticias: se transmiten anuncios de un suceso reciente que contiene

fundamento, pero que no se ha confirmado, por una fuente digna de crédito.
Por ejemplo:
“Mi jefe me dijo que Vicky Form está en crisis y es probable que la empresa se
vaya a la quiebra”.
2.- Comentarios: se pueden catalogar como interpretaciones o de noticias, de
informaciones o de textos. Por ejemplo:
“Creo que nos van a aumentar el sueldo”
¿Ya leíste el libro Programa de incentivos de Vicky Form? “Yo lo interpreto
como, que habrá una probabilidad, para ganar un poco más”

3.- Rumores: esta es la parte general dañina de la comunicación ya que carece

de fundamentos
“Vi al jefe comiendo en un restaurante famoso con Lupita, la secretaria”

Causas que hacen surgir la comunicación informal.

1.- Nerviosismo e inseguridad: las personas tienden a aumentar su
comunicación informal por crear cohesividad y protegerse entre si contra lo
desconocido. Por ejemplo:
“Anita renunció”, “Despidieron a Pablo”

2.- Falta de información: cuando se carece de información sobre una situación

dada, la gente trata de llenar los espacios vacios lo mejor que puede. Po
ejemplo:
“¿Que sabes de la renuncia de Ana María?”

Respuesta de la gerencia a la comunicación informal.

Los gerentes tienen que aprender a aprovechar las redes de comunicación
informal: necesitan saber quiénes son sus líderes, como operan y qué clase de
información difunden. Por ello los gerentes deben esforzarse por mantener bien
informado al personal.
Si se quiere evitar este tipo de comunicación se debe difundir información
oficial de manera completa clara y oportuna. Por ejemplo:
1.- Mensajería electrónica: el correo electrónico.
“Este deberá proporcionar información relevante y de interés para los
empleados, y deberá ser enviado por lo menos una vez por mes, con el fin de
evitar los rumores.”
2.- Revistas, Periódicos o Boletines internos: sus funciones son informar,
motivar e integrar.
“Esta publicación, me parecería bueno que se difundiera cada fin de mes”
3.- Tablones de anuncios: en este caso pasaremos del típico tablón de corcho
donde se fijan anuncios, a un tablón virtual, donde todos podrán publicar
cualquier anuncio. Y podrán publicar en el tablón, siempre y cuando sea breve,
y no necesitará de un tiempo determinado para su difusión, es decir, cada que
haya necesidad de colocar un anuncia, se podrá hacer. Sin embargo, el
anuncio sólo tendrá de vigencia una semana.”

C) RUMOR: es la parte de la comunicación informal que se da sólo con

aquellos comunicados sin fundamento o evidencia formal. A falta de
información certera y por la ambigüedad que trae consigo esta se empezaran a
correr rumores acerca de los elegidos tratando de dar fundamento, en realidad
falso, a esta información: “estoy segura de que es Juan”.

Por las características descritas anteriormente, el rumor se dispersa

rápidamente y llega a cubrir de hecho a toda la organización, pudiendo traer
consigo consecuencias negativas.

A continuación se describen algunas de estas “estrategias de ataque” que se

deberían llevar a la práctica sólo en los casos en que la circulación de un rumor
sea dañina, paralizando a la gente e impactando negativamente la
productividad.

1.- Manejo de hechos.

Una vez que el rumor ha comenzado a propagarse, la mejor solución es dar a
conocer los hechos reales por una fuente por una fuente digna de credibilidad.
“Una conferencia con todos los empleados reunidos, acabaría directamente
con los rumores”

2.- Mejor otras formas de comunicación.

Una forma de minimizar los aspectos negativos que causa el rumor es mejorar
otras formas de comunicación formal.
“Las circulares, boletines, revistas internas entre otros.”

3.- Atención a Rumores.

Se deben escuchar con cuidado, porque, aun cuando sea falso, generalmente
porta un mensaje sobre los sentimientos del empleado.