Nos encontramos ante un negocio desprovisto de una aplicacin adecuada para realizar el registro de las tareas que se llevan a cabo. En la actualidad se utilizan diversas herramientas para poder cubrir sus necesidades de negocio. Como consecuencia se genera una falta de coherencia en los datos y un tiempo de procesado de la informacin mayor al necesario.
Slo por citar algunos ejemplos: El incumplimiento, los reprocesos y las demoras, han ocasionado perdida de clientes. Adems existe altos volumen en desperdicio y robo de material, esto porque no hay un control sobre las existencias de materia prima y producto terminado
Ante este problema surge el deseo de modernizar su sistema de procesado de informacin. La realizacin de este proyecto se centra en encontrar una solucin adecuada para modernizar este sistema de procesado de informacin cubriendo todas las necesidades del negocio.
1.2 Interrogantes de Investigacin (general y especficos)
Cmo se realiza la resolucin de este problema en la actualidad y que herramientas dispone el mercado para ello?
1.3 Objetivos (general y especficos)
Este proyecto trata sobre el estudio para la implantacin de un software en una empresa Remaches Reynoso S.A. de C.V. Desarrollando e implantando un software ERP (enterprise resource planning), el cual ayude a la integracin y administracin de la informacin generada en cada rea de la empresa.
Inicialmente se estudiar el funcionamiento de la empresa, como est estructurada y si usan algn software para la contabilidad, almacn o cualquier otra actividad dentro de ella, o por el contrario no usan ninguno y lo hacen todo manualmente o mediante terceros.
Crear una lista de requerimientos para posteriormente poder elegir un ERP que se adapte a sus necesidades.
1.4 Justificacin del Problema de Investigacin
Los diversos problemas que se presentan en las diferentes reas de la empresa Remaches Reynoso S.A. de C.V. Que impiden el ptimo desarrollo y la adecuada integracin en cada rea de la empresa.
1.5 Marco Terico
1.5.1.- Qu es un ERP?.
Un ERP1 tiene la finalidad de gestionar la funciones de una empresa (gestin financiera, ventas, produccin, distribucin) a travs de la centralizacin de datos, para una accesibilidad en tiempo real, posterior estudio y anlisis de la informacin almacenada.
Existen programas de gestin de empresas, que realizan alguna de las funciones de la empresa, la diferencia con los ERP's es esa misma, que solo realizan algunas de las funciones y no todas. Un ERP se caracteriza por llevar a cabo todas las funciones de la empresa, si le falta alguna ya no puede denominarse ERP al programa en cuestin.
Centralizar la informacin y facilitar su circulacin, tomar decisiones ms rpidamente gracias a la centralizacin de datos, facilitar el flujo de informacin tanto interno como hacia el exterior, o utilizar un nico sistema, son algunas de las razones que las empresas se plantean para la implantacin de un ERP. Con las soluciones ERP's las empresas ganan en productividad.
El sistema ERP registra toda actividad de la empresa, estos datos se guardan en una base de datos centralizada y son accesible por cualquier departamento, para un posterior anlisis y as poder generar informes tanto de resumen como de rendimiento.
Con la movilidad de los colaboradores, la empresa tiende a descentralizarse, pero los datos tienen que ser accesibles en todo momento. Los sistemas ERP's aportan soluciones a estos problemas, ya que contienen un repositorio de informacin nico que permiten accesibilidad respetando las normas de gestin de la empresa.
1.5.2.- Objetivos Principales de un ERP.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizar los procesos empresariales. Acceder a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna. Compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminar datos y operaciones innecesarias para una reingeniera. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
1.5.3.- Caractersticas de un ERP.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que son sistemas integrales, con modularidad, y adaptables:
INTEGRALES, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa, entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s; es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Las empresas que no usan un ERP, necesitan tener varios programas que controlen cada proceso de la compaa, teniendo como desventaja; que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de posible contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para posibles malversaciones.
MODULARES, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de reas que se encuentran interrelacionadas por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. La funcionalidad del ERP se encuentra dividida en mdulos, los cuales por lo general corresponden a cada rea o departamento del negocio. Estos mdulos pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
ADAPTABLES, los ERP estn creados para adaptarse a la cultura organizacional de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o estandarizacin de los procesos de acuerdo con las salidas o entradas de informacin que se necesite para cada mdulo. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
1.5.4.- Consideraciones para Implantar un ERP.
Implantar un sistema ERP en una empresa, significa adquirir un software de gestin empresarial que d soporte a los principales procesos y funciones de la empresa, integrando los datos procedentes de las distintas actividades correspondientes a cada departamento; y sobre el cual se integren soluciones complementarias especializadas.
Una buena implantacin garantiza la solucin de los problemas en los plazos previstos. Adems permitir definir claramente las responsabilidades de las partes implicadas y establecer las bases de un plan de mejora continua en acciones conjuntas.
La implementacin de dicho sistema no es una tarea fcil. Deben tenerse muchas consideraciones y tomar en cuenta factores que generalmente pasan desapercibidos, es por ello que a continuacin se mencionan algunos de los aspectos tanto de carcter humano como tecnolgico ms importante a considerar:
Aspectos de carcter humano:
1.- Se debe incrementar la cultura tecnolgica en todas las reas de la empresa, ya que de sta depende que tenga xito y buen funcionamiento la implementacin de un sistema ERP. 2.- Enfocarse en los factores humanos o habilitadores sociales. Entre dichos elementos se encuentran principalmente: Liderazgo comprometido. Comunicacin abierta y honesta. Equipo de implementacin balanceado y con poder delegado. 3.- El encargado del proyecto debe ser un lder que tenga conocimiento tanto tcnico como del negocio y credibilidad ante sus subordinados y ante la alta direccin, la cual a su vez debe apoyarlo categricamente. 4.- Es necesario definir claramente el objetivo y visin del proyecto del negocio y realizar un plan de trabajo bien definido, incluyendo la metodologa y el tiempo estimado para la consecucin de cada uno de los procesos a seguir para la correcta implementacin. 5.- La implementacin de este tipo de tecnologas constituye un cambio organizacional importante, por lo que es importante observar y tomar en cuenta el tipo de cultura organizacional de la empresa.
Aspectos de carcter tecnolgico:
1.- Si la empresa no tiene un gran avance en materia de tecnologa e informtica, se deben buscar opciones de mejora acordes con sus necesidades y posibilidades. 2.- Se debe de buscar un software acorde con las necesidades de la empresa.
La tecnologa mejora los procesos de negocio, por ello es conveniente tener en cuenta que la implementacin de sistemas ERP's pueden ser un catalizador importante en la bsqueda de ventajas competitivas y de sobrevivencia si y slo si, se cuenta con la tecnologa adecuada para su implantacin. Al momento en que se decide implantar un sistema ERP, varios son los problemas que se tienen que enfrentar. El principal y de mayor importancia es contar con una metodologa nica de implantacin para la empresa. Para ello, resulta necesario contar con personal que conozca a detalle cada una de las reas de la empresa. La implantacin de una solucin ERP a menudo impulsa los cambios organizativos internos. El uso de una solucin ERP, adecuada a las necesidades y caractersticas de la empresa se convierte en una ventaja competitiva. Beneficios y Desventajas de un Sistema ERP.
A continuacin se enlistan slo algunos de los beneficios que podran conseguirse.
Slo se requiere de un sistema para manejar muchos de los procesos comerciales del negocio. Con la integracin y automatizacin de los procesos, se incrementa el flujo de la informacin. Estar al da en las tareas realizadas y protegiendo la informacin privilegiada, ayuda a reducir los costos. Se agiliza el tiempo de respuesta ante los problemas internos o externos. Se obtendrn oportunidades de mejora.
En definitiva no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tiene sus desventajas. Son muy caros. Requiere cambios en la compaa para su instalacin. Son complejos. Hay pocos expertos en ERPs.
No se debe olvidar que la inversin inadecuada para la capacitacin del personal que operar un sistema ERP, es causa de fracaso al momento de utilizar una solucin de este tipo.
1.5.6.- Algunos Softwares ERP.
En el cuadro 1, se mencionan algunos software que se pueden encontrar en el pas. Los precios estn en funcin del mdulo que se deseen adquirir, as como el tiempo de capacitacin de los usuarios. Estos precios varan de proveedor a proveedor.
II.- EMPRESA REMACHES REYNOSO S.A. DE C.V.
2.1.- Resea Histrica.
La empresa Remaches Reynoso S.A. de C.V., fue creada en el ao 1940 por el Ingeniero mexicano Alejandro Reynoso Ramrez, En la actualidad la empresa est en manos del Ingeniero Alejandro Reynoso Tapia; hijo menor del fundador. Remaches Reynoso S.A. de C.V. se ha dedicado por dcadas a la elaboracin de remaches de acero y a la comercializacin de remaches de aluminio.
La economa de la empresa comenz a debilitarse en el ao 1995, debido a la problemtica socioeconmica que enfrent Mxico producto de la crisis econmica en ese ao. El mercado no poda adquirir productos a un alto costo, por lo que se sacrificaba la calidad de los productos. Eso origin que muchas empresas de diferentes giros quebraran, dentro de ellas se encontraba el principal cliente- comprador de Remaches Reynoso S.A. de C.V., con quien se tenan cuentas por cobrar que jams se hicieron efectivas. Remaches Reynoso S.A. de C.V. siempre ha procurado ofrecer a sus clientes productos de calidad, lo cual ha ayudado a superar todos los problemas econmicos que se han presentado en el Pas. Claro est que sin el apoyo y paciencia de su personal, clientes y proveedores esto no podra pasar.
2.2.- Situacin Actual de la Empresa.
2.2.1.- Organigrama.
Antes de iniciar con este trabajo de investigacin, no se tena un organigrama. En la Figura 2, se propone la estructura que debe tener el organigrama organizacional de la empresa Remaches Reynoso S.A. de C.V.
2.2.2.- Propiedad e Instalaciones.
El local de la empresa est construido en una superficie de 183.75 m2; ubicado en la Calle 7 #176, Colonia Rstica Xalostoc, en el Municipio de Ecatepec de Morelos, Estado de Mxico. En la Figura 3; se muestra la distribucin de las reas que conforman a la empresa.
2.2.3.- Fuerza Laboral.
Remaches Reynoso tiene una plantilla laboral de ocho personas, dividida en seis reas. En el Cuadro 2; se indica la distribucin del personal y las funciones que desempea cada rea.
El personal que ah labora no cuenta con una cultura organizacional establecida; producto del bajo nivel cultural y acadmico que presentan. El nivel acadmico de cinco trabajadores es secundaria concluida, uno posee educacin media superior y dos son personas con licenciatura.
2.2.4.- Produccin y Ventas.
En el ao 2008 Remaches Reynoso S.A. de C.V. produjo y vendi 20,944.6 [Kg.] de remaches. En el Cuadro 3; se indican las cantidades facturadas de remaches de ese ao para cada uno de los artculos que ah se producen.
Esas ventas representaron una facturacin de 2.3 millones de pesos. En ese mismo periodo se tuvo una contrapartida de 1.9 millones de pesos, consiguiendo en ese ao una utilidad antes de impuestos de 400,000.00 pesos. Esta cifra comparada con la del ejercicio del ao 2007 represent una cada del 23 % en sus ganancias. 2.2.5.- Clientes y Proveedores.
Para Remaches Reynoso S.A. de C.V. todos sus clientes son importantes. La mayora de sus clientes son ferreteras y tlapaleras que ofrecen productos al mayoreo. Adems, provee de remaches a algunos herreros, aluministas y trabajadores de lmina y hojalata.
Enseguida se presenta una breve lista de algunos de los clientes que han adquirido los productos que fabrica Remaches Reynoso S.A. de C.V.
Ferretera Duran Hermanos S.A. de C.V. Ferretera El Oso S.A. de C.V. Tlapalera y Materiales para Construccin Xalostoc S.A. de C.V. Herrera Santa Mara. Vidrios y Aluminios El 039.
Consolidada de Aceros S.A. de C.V. ha sido desde hace dcadas el principal proveedor de alambre. Esta empresa es la que ofrece mayor crdito y periodos de pago prolongados debido a la lealtad que han ofrecido los Ingenieros Alejandro Reynoso, padre e hijo.
2.3.- Identificacin de Oportunidades de Mejora.
A travs del anlisis de los procesos en cada una de las reas de la empresa, se lograron identificar aquellos problemas que afectan su buen funcionamiento.
Los problemas identificados en su mayora son ocasionados por el manejo ineficiente de la informacin generada y/o requerida en cada una de las reas que forman a la empresa. Slo por citar algunos ejemplos: El incumplimiento, los reprocesos y las demoras, han ocasionado prdidas de clientes. Adems existe altos volumen en desperdicio y robo de material, esto porque no hay un control sobre las existencias de materia prima y producto terminado.
El Director General de la empresa: Alejandro Reynoso Tapia, es consciente de las problemticas que se presentan en su organizacin y sabe que hay mucho por hacer; pues todos esos problemas, aunados con la situacin econmica que enfrenta el pas han ocasionado una disminucin considerable en las utilidades.
1.6 Operacin analizacin de la Variable . 1.7 Hiptesis (si corresponde) .