UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACN

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DIRECCIN DE PASANTAS OCUPACIONALES
INFORME DE PASANTAS OCUPACIONALES

Realizado por:
MICHELLE A MORALES !
CI "#$"%%&'
Mara(ai)o* MAR+O de ',""
HOTEL -RISTOFF* CA
APROBACIN DEL INFORME
TUTOR INSTITUCIONAL
En mi carcter de Tutor Industrial de las Pasantas Ocupacionales de la
alumna: MICHELLE ANDREINA MORALES !UTIERRE+, notifico que este
informe ha sido revisado y aceptado por la empresa: HOTEL -RISTOFF*
CA a fin de ser consignado a la Universidad para efectos de la evaluacin
acad!mica"
En #aracai$o a los
%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
T./or I01/i/.(io0al
Li( Elia0a Cardozo
CI "$,"'2,3
UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACIN
APROBACIN DEL INFORME
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Br MORALES* MICHELLE
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T./or A(ad45i(o
Ed.ardo Prie/o
CI: "'"3''&%
Calificacin: _______________
ES6UEMA
I&T'O(U))I*&
CAPITULO I INFORMACIN !ENERAL DE LA EMPRESA O INSTITUCIN
"" +&TE)E(E&TE,, O'I-E& . )'E+)I*&"
"' #I,I*&" /I,I*& . O01ETI/O,"
"& E,T'U)TU'+ O'-+&I2+)IO&+3"
"2 4U&)IO&E, (E3 5'E+"
"$ 'E3+)I*& E&T'E 3+, 4U&)IO&E, (E3 5'E+ E& 3+ )U+3 ,E
'E+3I2+ 3+ P+,+&T6+ . E3 PE'4I3 P'O4E,IO&+3 (E3 E-'E,+(O"
CAPITULO II PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES
CAPITULO III DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
&" (E,+''O33O
&' E,T+03E)E' #E(I+&TE U& +&53I,I, 3+ 'E3+)IO& E&T'E 3O,
)O&O)I#IE&TO, TE*'I)O, I#P+'TI(O, E& 3+ U&I/E',I(+( . 3+,
+)TI/I(+(E, (E,+''O33+(+, (U'+&TE 3+, P+,+&TI+,"
)O&)3U,IO&E,
'E)O#E&(+)IO&E,
0I03IO-'+4I+
INTRODUCCION
3as pasantas ocupacionales forman parte de un proceso clave dentro de
la formacin acad!mica y profesional de un individuo, proporcionando de
esta manera una herramienta de aprendi7a8e que permite al estudiante poner
en prctica y afian7ar los conocimientos adquiridos durante la carrera
universitaria y relacionarlos dentro del campo la$oral"
+l ela$orar este informe de pasantas se pretende dar a conocer de forma
clara y sencilla las actividades reali7adas dentro del 9otel :ristoff, )"+ y
relacionarlas con los fundamentos tericos adquiridos a lo largo de la carrera
universitaria"
(ichas pasantas se llevaron a ca$o en el 9otel :ristoff, )"+; esta
empresa se dedica a $rindar a sus hu!spedes y clientes no solo la
comodidad, funcionalidad y simplicidad, que se encuentran en sus
ha$itaciones, reas verdes y 8ardines, sino tam$i!n hacerlos sentir que estn
de8ando atrs la rutina del tra$a8o, y que estn e<perimentando cosas
nuevas" Todo ello con la ayuda de un personal administrativo capacitado
para llevar a ca$o tal fin"
El informe se encuentra estructurado por tres captulos, dentro de los
cuales podr encontrar en el )aptulo I, una descripcin de las
caractersticas de la empresa 9otel :ristoff, )"+" en la cual se se=alan los
antecedentes, origen y creacin de la organi7acin, su misin, visin, y sus
o$8etivos, de igual manera se encuentra el organigrama de la organi7acin y
las funciones que se reali7an dentro del rea en la cual se reali7 las
pasantas"
En el )aptulo II, se presenta el plan de actividades a e8ecutar durante el
periodo de pasantas, en el cual se especifica, las funciones a e8ecutar y la
metodologa para la reali7acin de las mismas"
En el )aptulo III, se podr encontrar una descripcin de cada una de las
actividades e8ecutadas durante el periodo de pasantas; las cuales son las
mismas plasmadas en el plan de e8ecucin"
Por >ltimo, al final del informe se encuentran las conclusiones y
recomendaciones hechas por el pasante hacia la empresa para me8orar los
procesos e<istentes dentro de ella"
CAPTULO I
INFORMACIN !ENERAL DE LA EMPRESA O INSTITUCIN
""7 ANTECEDENTES* ORI!EN 8 CREACIN
El 9otel :ristoff tuvo su origen en el a=o ?@AB en la ciudad de
#aracai$o" 4ue fundado por los hermanos +ntn, +lois y -ustav :ristoff" ,us
creadores eran conocidos para aquel entonces como los operadores del
histrico 9otel -ranada"
El hotel fue construido en una de las avenidas ms comerciales de la
ciudad, teniendo as una u$icacin privilegiada, con varias vas de
comunicacin a distintas 7onas de la ciudad"
El tra$a8o constante de sus miem$ros por $rindar a sus hu!spedes y
visitantes un e<celente servicio lo ha orientado al crecimiento y a ser hoy un
importante hotel para la cuidad"
,e caracteri7a por ser una organi7acin
)ompro$adamente slida, con una $ien ganada reputacin"
)omprometida con el tra$a8o constante, con calidad en los servicios
ofrecidos, recta y honesta"
"' MISIN* VISIN 8 OB9ETIVOS
"'" MISIN
C,er conformados por un equipo humano motivado y capacitado para
dar lo me8or de s en pro de nuestra ra7n de ser; Cla satisfaccin total de la
necesidad, deseos de recreacin, comodidad y descanso de nuestros
hu!spedesD" Para alcan7ar tal fin utili7amos procesos de calidad que
aseguren que el servicio so$re pase las e<pectativas de los clientesD"
"'' VISIN
CTra$a8ar en equipo cada da para llegar a posicionarnos en el
mercado como el me8or hotel en su categora a nivel nacional, desarrollando
para esto polticas competitivas que fomenten el me8oramiento continuo de
los procesos y aseguren la calidad de servicio" 3ogrndose con esto
$eneficios para todos los asociados del negocio" 9u!spedes, proveedores y
recurso humano de la organi7acinD
"'& OB9ETIVOS
Posicionar al 9otel :ristoff, como empresa lder en el mercado hotelero y
de organi7acin de eventos, no solo a nivel regional, sino tam$i!n a nivel
nacional"
0rindar un servicio ptimo y de e<celencia a todos los visitantes y clientes
de la organi7acin"
)u$rir a ca$alidad las necesidades y e<pectativas del mercado meta"
#antener la $uena imagen del 9otel :ristoff desarrollada a lo largo de su
trayectoria"
(estacarse en la participacin y organi7acin de eventos especiales
dentro o fuera del hotel"
"& ESTRUCTURA OR!ANI+ACIONAL
)uando se ha$la de estructura organi7acional, se refiere a la forma en
cmo se dividen, se agrupan y se coordinan las actividades de la
organi7acin, en lo que respecta a las relaciones e<istentes entre los
empleados y los gerentes de los respectivos departamentos, entre cada
gerente, y entre cada empleado, es decir, las relaciones
interdepartamentales de cualquier m$ito"
)uando se esta$lece una estructura organi7acional, de$e identificarse el
tipo de la misma, esto va a depender tam$i!n de la actividad a la que se
dedica la empresa, o a la forma en que la direccin divide las actividades"
Puede ser por funciones, por producto yEo mercado y por divisin de clientes"
En este caso, en el 9otel :ristoff, )"+ se utili7a una estructura funcional
en el cual se re>nen en un departamento, todas las unidades, las cuales se
dedican a una actividad o tareas relacionadas, el cual permite tener una
mayor supervisin y un me8or uso de los recursos con los cuales cuenta la
empresa" ,e muestra a continuacin el organigrama general de la empresa,
y luego el especifico del departamento donde se reali7a la pasanta"
"& ESTRUCTURA OR!ANI+ACIONAL
F.e0/e: (epartamento de 'ecursos 9umanos FGB??H"
OR!ANI!RAMA !ENERAL
Pre1ide0(ia
+sesores
3egales
-erencia
+limentos y
0e$idas
+uditores
E<ternos
Co0/ralor:a
Proyectos
Empresa +))
!ere0(ia
!e0eral
A1i1/e0/e
-erencia
9a$itaciones
-erencia
+dministracin
y 4inan7as
-erencia
'ecursos
9umanos
-erencia
,istemas
-erencia
#antenimiento
-erencia
Proteccin
Integral
-erencia
#ercadeo
OR!ANI!RAMA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN 8 FINAN+AS
F.e0/e: #orales FGB??H"
)O,TO,,
P'E,UPUE,TO .
+3#+)E&
-E'E&)I+ (E
+(#I&I,T'+)I*& .
4I&+&2+,
TE,O'E'6+
)O&T+0I3I(+(
)O#P'+,
)UE&T+, PO'
P+-+' )'E(ITO .
)O0'+&2+
0+&)O
)+1+ P'I&)IP+3
O'-+&I2+)I*& .
#ETO(O,
"2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA
En el departamento de administracin y finan7as, especficamente en el
rea de tesorera, en la cual se desempe=a la pasanta se reali7an funciones
tales como:
)alcular diariamente la disponi$ilidad $ancaria del hotel para otorgar
pagos a las distintas o$ligaciones"
'egistro de los estados de cuenta de los distintos $ancos que se mane8an
en el 9otel"
)onciliacin $ancaria de todas las cuentas transitorias de los $ancos
F(epsitos, cheques, tar8etas de cr!dito y d!$ito, notas de de$ito y notas
de cr!ditoH en el sistema administrativo ,cala
/alidar depsitos y transferencias a los departamentos de cr!dito y
co$ran7a, eventos y reservaciones
'egistro de los intereses por pr!stamos $ancarios en el sistema
administrativo ,cala"
)alculo de las comisiones y retencin por operaciones con tar8etas de
(!$ito y )r!dito"
+rchivo de estados de cuenta, depsitos, vouchers, y cheques de
gerencia"
'egistro de pago de facturas a cr!dito"
'egistro de retenciones de I/+, I,3' e impuestos municipales"
)ontrol de cheques en trnsito
)o$ro de facturas a clientes con lnea de cr!dito"
Inventario de puntos de venta"
'evisin de ingresos por ca8a principal"
Ela$oracin mensual del li$ro de ventas y de retenciones de Inpla7a"
o RELACIN ENTRE LAS FUNCIONES DEL ;REA EN LA CUAL SE
REALI+A LA PASANTA 8 EL PERFIL PROFESIONAL DEL E!RESADO
El egresado como licenciado en contadura p>$lica, se encarga de
instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos de
control necesarios para salvaguardar los recursos financieros con los que
cuenta la empresa, para promover la eficacia y eficiencia del control de
gestin, es decir, de$e administrar adecuadamente los recursos
organi7acionales y cuidar los intereses de la organi7acin"
3a gerencia de administracin y finan7as se encarga del mane8o de los
recursos financieros, y dentro de !ste, e<isten I departamentos: tesorera,
compras, presupuestos, costos y almac!n, y conta$ilidad" En el
departamento de tesorera se reali7an las acciones necesarias para la
oportuna gestin de las solicitudes de pago de los diferentes compromisos
contrados, atiende todos los aspectos relativos a la o$tencin de los
servicios $ancarios que se requieran, es decir, se registran y controlan los
recursos financieros"
El contador p>$lico en esta rea FTesoreraH puede reali7ar un registro
detallado de las operaciones $ancarias de la empresa, reali7ar una
planificacin de desem$olsos, conocer el flu8o de efectivo, controlar la
disponi$ilidad de pago y de los ingresos, lo cual permite que se cumplan con
las especificaciones de la gerencia en cuanto al pronto cumplimiento de las
o$ligaciones contradas"
CAPITULO II
PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES
En este captulo se hace mencin de las actividades que de$e reali7ar el
pasante en el departamento de tesorera, especficamente en la unidad de
0anco del 9otel :ristoff, )"+ en el transcurso del periodo de las pasantas" +
trav!s de la planificacin de actividades se lleva un me8or control de las
acciones y movimientos que reali7a el pasante" + continuacin se muestra un
cuadro donde se detallan aspectos como: la actividad a reali7ar, las fechas
de inicio y culminacin, las herramientas a utili7ar, metodologas aplicar y las
personas involucradas en el proceso"
PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES
%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Tutor Industrial Tutor +cad!mico
3ic" Eliana )ardo7o Eduardo Prieto
No5)re de la a(/i<idad
Fe(=a de
I0i(io
Fe(=a de
(.l5i0a(i>0
Me/odolo?:a1 @
=erra5ie0/a1 a
./ilizar
Re1po01a)le1 @Ao per1o0a1
i0<ol.(rada1 B(ar?oC
)alcular la disponi$ilidad $ancaria (iario (iario Estados de cuenta
$ancarios"
#icrosoft E<cel
Eliana )ardo7o F1efe de
TesoreraH
#ichelle #orales FPasanteH
'egistro de estados de cuenta $ancarios en el
sistema administrativo ,cala
(iario 'egistro continuo ,istema
administrativo ,cala
Estados de cuenta
0ancarios
Eliana )ardo7o F1efe de
TesoreraH
#ichelle #orales FPasanteH
)onciliacin 0ancaria GIEB?E?? ?JEBKE?? 'eportes del sistema Eliana )ardo7o F1efe de
TesoreraH
#ichelle #orales FPasanteH
)alcular las comisiones y retenciones de T() y
T((
GIEB?E?? ?JEBKE?? #icrosoft E<cel
/ouchers Tar8etas
Eliana )ardo7o F1efe de
TesoreraH
#ichelle #orales FPasanteH
/alidar depsitos y transferencias a los
departamentos de cr!dito y co$ran7a, eventos y
reservaciones
(iario (iario #icrosoft E<cel
Estados de cuenta
0ancarios
Eliana )ardo7o F1efe de
TesoreraH
#ichelle #orales FPasanteH
CAPITULO III
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
&" DESARROLLO
CALCULAR LA DISPONIBILIDAD BANCARIA
Esta actividad de$e reali7arse diariamente, la analista de tesorera de$e
actuali7ar los estados de cuenta de los $ancos que mane8a el hotel
correspondientes al da anterior, se de$e $uscar en el sistema administrativo
,cala el reporte de los cheques emitidos por el departamento de cuentas por
pagar, luego en un archivo de #icrosoft E<cel se de$e vaciar la informacin
en cuanto al saldo actual, el saldo diferido y el saldo disponi$le de cada
$anco, de acuerdo con el estado de cuenta se lleva un control de los
cheques que ya fueron co$rados, y con el reporte de cheque se actuali7an
los cheques que se encuentran en trnsito"
,eg>n informacin del $anco se lleva un control de los intereses y las
amorti7aciones de capital vencidos de los pr!stamos adquiridos" Para luego
calcular el saldo disponi$le con que cuenta cada $anco y asignar de acuerdo
a las necesidades, los pagos que se vayan a emitir por cada $anco"
3uego esa disponi$ilidad se enva a la 8efe de tesorera para su revisin y
asignacin de pagos, despu!s de su revisin lo enva a la gerente general y
al gerente de administracin y finan7as a manera de informacin"
RE!ISTRO DE LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS EN EL
SISTEMA ADMINISTRATIVO SCALA
Esta actividad de$e reali7arse de manera continua tomando en cuenta
todos los estados de cuentas $ancarios, estos de$en registrarse en el
sistema administrativo ,cala, para mostrar el saldo real del $anco en el
sistema" (ichos estados de cuenta se registran de acuerdo a las distintas
cuentas transitorias de los $ancos que mane8a el 9otel como las de
depsitos, tar8etas, cheques, notas de cr!dito y notas de de$ito"
,e de$e registrar diariamente de acuerdo a lo mostrado por el $anco,
para despu!s reali7ar una verificacin de los asientos conta$les reali7ados y
proceder a la mayori7acion de dichos asientos que van a permitir alimentar la
conta$ilidad"
(espues de que se registren todos los estados de cuenta del mes, se
archivan para mantener a manera de informacin, y se reali7a la conciliacin
$ancaria correspondiente"
CONCILIACION BANCARIA
Esta actividad se de$e llevar a ca$o mensualmente, es decir, cada ve7
que termina un mes se de$e reali7ar la conciliacin $ancaria respectiva a
cada $anco" 3uego de registrar los estados de cuenta para el mes
correspondiente se procede a conciliar los d!$itos o cr!ditos del e<tracto
$ancario con los d!$itos o cr!ditos que provienen del sistema de facturacin
hotelero o el sistema de facturacin de los restaurants, que pasan a trav!s
de la interfa7 y se registran en el sistema administrativo ,cala"
3uego de conciliar todas las partidas del mes, se ela$ora en E<cel un
reporte por cada $anco de las partidas que quedan pendientes por conciliar y
de los saldos correspondientes a cada $anco, este reporte lleva ane<o el
$orrador de conciliacin que proviene de cada cuenta transitoria Fdepsitos,
tar8etas, cheques, notas de cr!dito y notas de de$itoH que muestran las
partidas que aun no se encuentran conciliadas"
,e prepara un memorndum dirigido al departamento de )ontralora
descri$iendo todo los reportes que contiene la conciliacin $ancaria
reali7ada, se le hace entrega de dichos documentos a la analista de
contralora para su de$ido archivo"
CALCULAR LAS COMISIONES 8 RETENCIONES DE TDC 8 TDD
Para reali7ar esta actividad se reci$e del departamento de contralora
todos los cierres de lote con sus respectivos vouchers que provienen de los
diferentes puntos de ventas u$icados en el hotel F'ecepcin y 'estaurantsH,
a trav!s de un archivo en E<cel se vaca la informacin de acuerdo a si se
trata de una tar8eta de de$ito FT((H o una tar8era de cr!dito FT()H, para
reali7ar estos clculos se necesita esta$lecer cules son los porcenta8es FLH
de comisin y retencin esta$lecidos por los distintos $ancos para aquellas
operaciones reali7as con T(( y T()"
Esta actividad se de$e reali7ar semanalmente, a fin de que al final de mes
se realice la conciliacin correspondiente, adems de que se de$e reali7ar el
asiento conta$le de las comisiones y retenciones generadas por el $anco"
AN;LISIS DE LA RELACIN ENTRE LOS CONOCIMIENTOS TERICOS
IMPARTIDOS EN LA UNIVERSIDAD 8 LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
DURANTE LAS PASANTIAS
+l tomar en consideracin todos los conocimientos tericos o$tenidos durante el
desarrollo de la carrera universitaria se pueden destacar ciertas asignaturas que de
una manera u otra facilitaron la reali7acin de las diferentes actividades que se
llevaron a ca$o en la empresa"
,e pueden mencionar asignaturas tales como: conta$ilidad I, conta$ilidad II,
conta$ilidad III, anlisis de los estados financieros, entre otras, a trav!s de los
conocimientos que fueron impartidos en estas materias, se pudo reali7ar un tra$a8o
efica7 y eficiente en el (epartamento de Tesorera, especficamente en la unidad de
0anco" )omen7ando por la clasificacin de cuentas, el esta$lecimiento de un
asiento conta$le, pasando por conocer la naturale7a de las cuentas conta$les, hasta
llegar al anlisis de la cuenta, y reali7ar las conciliaciones $ancarias"
Podemos mencionar tam$i!n, las asignaturas de Informtica I e Informtica II, a
trav!s de estas se facilit el mane8o de programas tales como: #icrosoft Mord y
#icrosoft E<cel, siendo estas herramientas indispensa$les para llevar a ca$o gran
parte de las actividades desarrolladas en el departamento de Tesorera"
Todos esos conocimientos impartidos durante el desarrollo de la carrera de
)ontadura P>$lica, fueron puestos en prctica durante la reali7acin de las
pasantas ocupacionales" . contri$uyeron al !<ito de las actividades reali7adas
durante la reali7acin de dichas pasantas"
CONCLUSIONES
(urante la reali7acin de las pasantas ocupacionales en el 9otel :ristoff, )"+,
se pudo o$servar como se le ofrece la oportunidad a los pasantes de o$tener
conocimientos prcticos de las diferentes actividades llevadas a ca$o en el
departamento, en con8unto con el grupo de personas que la$oran en dicha unidad
desempe=ando sus tareas cotidianas, lo cual impulsa el $uen funcionamiento de la
empresa; ofreciendo una visin de ser un equipo de personas profesionales con
ha$ilidades y competencias aptas para reali7ar las distintas funciones esta$lecidas
para cada una, $rindando as una retroalimentacin hacia todos los que la$oran en
la empresa, en cuanto a informacin, utili7acin efica7 y eficiente de recursos, entre
otras"
+ trav!s de ello o$tienen la satisfaccin de sus hu!spedes y clientes, la alian7a
con nuevos proveedores y fortalecer la confian7a con aquellos con los cuales vena
tra$a8ando, esta$leciendo como meta el ganarNganar"
+ partir del periodo de reali7acin de las pasantas ocupacionales, se o$tuvieron
una serie de conocimientos, para permitir tener un mayor nivel de aprendi7a8e,
ha$ilidades, capacidades y destre7as en el campo la$oral, que cada ve7 se vuelve
ms competitivo y en donde es necesario mantenerse actuali7ado"
Es importante mencionar, la relevancia del departamento de tesorera dentro de
la empresa, la cual es sa$er administrar el dinero disminuyendo el periodo de co$ro
y aumentar el tiempo de pago, emitir informacin financiera de manera vera7,
oportuna, clara y eficiente hacia toda persona interesada" #anteniendo de esta
manera el control financiero dentro de la misma"
En el desarrollo de las pasantas ocupacionales, se o$serv que dentro de la
empresa prevalecen valores como el profesionalismo, el humanismo, la honestidad,
la responsa$ilidad, y el compromiso" ,e le $rindo al pasante la oportunidad de
conocer qu! es tra$a8ar en equipo, adquiriendo responsa$ilidades nuevas y
o$teniendo un crecimiento profesional y personal"
RECOMENDACIONES
)ulminando el periodo de pasantas ocupacionales, se le recomienda al 9otel
:ristoff, )"+,
'eali7ar un seguimiento a las conciliaciones $ancarias ya que se encuentran muy
atrasadas de$ido al sistema administrativo utili7ado en el 9otel :ristoff, )"+
utili7ando otras herramientas que le permitan compensar los saldos de una me8or
manera"
,eguir implementando el programa de admisin de pasantes, pues esto
contri$uye enormemente a la formacin acad!mica y profesional de los
estudiantes que son los profesionales de relevo y requieren de
organi7aciones como !sta que le $rinden la oportunidad de conocer el
am$iente la$oral, y afian7ar los conocimientos adquiridos durante la carrera
universitaria"
BIBLIO!RAFIA
N +lcal, 9uerta, #u=o7 y Otros, FGBB@H #anual de Pasantas Ocupacionales" 4ondo
Editorial Ur$e"