PROGRAMA DE INGENIERA DE EMPRESAS PROGRAMA DE GRADUACIN 2002 REINGENIERIA DE LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS MEDIANTE LA ELABORACIN DE PERFILES DE COMPETENCIAS MARIO FERNANDO BERRAZUETA OCAMPO 2002
LA AUTENTICIDAD DE SU CONTENIDO DE LA PRESENTE INVESTIGACIN, ES RESPONSABILIDAD DE SU AUTOR. MARIO FERNANDO BERRAZUETA OCAMPO.
HOJA DE JURADO CALIFICADOR 1 CALIFICADOR 2 DR. WASHINGTON ORTIZ DIRECTOR DE TESIS ING. JOSE JULIO CEVALLOS DECANO
DEDICATORIA DEL AUTOR. DEDICO LA PRESENTE INVESTIGACIN A LA EMPRESA, DONDE ME DIO LA OPORTUNIDAD DE APLICAR ESTE TEMA, Y AL MISMO TIEMPO ME AYUDAR PARA DESARROLLAR MI FUNCIN EN LA MISMA. MARIO
AGRADECIMIENTO: AGRADEZCO A MI ESPOSA, MIS HIJOS, AL DIRECTOR DE LA TESIS, Y A LA UNIVERSIDAD POR LAS FACILIDADES Y LA COMPRENSIN PARA PODER CULMINAR ESTA INVESTIGACIN Y OBTENER MI TITULO PROFESIONAL.
INDICE Pag. CAPITULO I LA REINGENIERIA 1 1. LA REINGENIERIA 2 1.1. INTRODUCCIN 2 1.2. ANLISIS 2 1.3. EL POSICIONAMIENTO Y LA REINGENIERIA 3 1.4. LA BASE DEL EXITO EN LA REINGENIERIA 3 1.5. REINGENIERIA MOVIMIENTO HACIA UN NUEVO PARADIGMA 6 1.6. EXPECTATIVAS DE LA REINGENIERIA 7 1.7. REINGENIERIA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS 7 CAPITULO II ESTABLECER LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE UN PUESTO O LOS CRITERIOS DE RENDIMIENTO DE UNA REA DE LA ORGANIZACIN. 10 2. APLICACIN DE ESTE MODELO 11 2.1. IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DEL PUESTO 11 2.1.1. APLICACIN DEL TEOREMA DE PARETO 12 2.1.2. DESCRIPCIONES CORRECTAS E INCORRECTAS DE TAREAS 13 2.2. ESCALAS PARA LA CALIFICACIN DE ACTIVIDADES DE TRABAJO 15 2.2.1. GRADACIN DE LAS ESCALAS 15 2.2.2. COMO IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES ESENCIALES 16 2.3. FIN DE LA ENCUESTA 16 2.4. JUSTIFICACIN CONCEPTUAL 16 2.5. CRITERIOS DE RENDIMIENTO SUPERIOR EN DIVERSOS NIVELES DE ANLISIS 17 2.6. APLICACIN DEL ESTUDIO DONDE SE APLICAR MODELO DE COMPETENCIAS 17 2.6.1. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:GERENTE DE MERCADEO 18 2.6.2. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:ASISTENTE DE MERCADEO 19 2.6.3. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: PROCESAMIENTO DE DATOS 20 2.6.4. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:JEFE DE PRODUCTO. 21 2.6.5. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:JEFE DE LINEA 22 2.6.6. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:PROMOTOR 23 2.6.7. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:ASESOR TCNICO 24 2.6.8. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:INVESTIGACIN DE MERCADOS 25 2.6.9. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:JEFE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 26 2.6.10. LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO:ASISTENTE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 27
CAPITULO III LEVANTAR LOS REQUERIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE CADA PUESTO 28 3. ELABORAR EL PERFIL DE COMPETENCIAS 29 3.1. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR LOS CONOCIMIENTOS 29 3.1.1. DEFINICIN DE CONOCIMIENTOS 30 3.1.2. QUE NO SON CONOCIMIENTOS 30 3.2. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR DESTREZAS 31 3.2.1. INQUIETUDES QUE PUEDEN TENER LOS EXPERTOS 33 3.2.2. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR DESTREZAS ESPECFICAS 33 3.3. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR OTRAS COMPETENCIAS 34 3.4. APLICACIN DEL TALLER 35 3.4.1. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: GERENTE DE MERCADEO 36 3.4.2. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: ASISTENTE DE MERCADEO 37 3.4.3. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO:PROSESAMIENTO DE DATOS 38 3.4.4. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: JEFE DE PRODUCTO 39 3.4.5. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: JEFE DE LINEA 40 3.4.6. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: PROMOTOR 41 3.4.7 MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: ASESOR TCNICO 42 3.4.8. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: INVESTIGACIN DE MERCADOS 43 3.4.9. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: JEFE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 44 3.4.10. MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: ASISTENTE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 45 CAPITULO IV IDENTIFICAR LAS COMPETENCIAS QUE EXAMINARAN EN SELECCIN DE PERSONAL Y SE DESARROLLARAN EN LOS PLANES DE CAPACITACIN 46 4. IDENTIFICAR LAS COMPETENCIAS QUE SE EXAMINARN EN SELECCIN Y CAPACITACIN 47 4.1. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN 48 4.2. FIN DE LA ENCUESTA 48 4.2.1. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: GERENTE DE MERCADEO 50 4.2.2. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: ASISTENTE DE MERCADEO 51 4.2.3. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: PROCESAMIENTO DE DATOS 52 4.2.4. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: JEFE DE PRODUCTO 53 4.2.5. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: JEFE DE LINEA 54
4.2.6. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: PROMOTOR 55 4.2.7. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: ASESOR TCNICO 56 4.2.8. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: INVESTIGACIN DE MERCADOS 57 4.2.9. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: JEFE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 58 4.2.10. ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CARGO: ASISTENTE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 59 4.3. REVISIN DE LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS DE CALIFICACIN 60 4.4. REVISAR LA INFORMACIN RECOLECTADA 60 4.4.1. SOBRE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO 60 4.4.2. SOBRE LAS COMPETENCIAS 62 4.5. RESULTADOS DE LOS ANALISTAS DE RECURSOS HUMANOS 63 4.5.1. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:GERENTE DE MERCADEO 64 4.5.2. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:ASISTENTE DE MERCADEO 65 4.5.3. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:PROCESAMIENTO DE DATOS 66 4.5.4. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:JEFE DE PRODUCTO 67 4.5.5. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:JEFE DE LINEA 68 4.5.6. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:PROMOTOR 69 4.5.7. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:ASESOR TECNICO 70 4.5.8. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:INVESTIGACIN DE MERCADOS 71 4.5.9. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:JEFE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 72 4.5.10. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS CARGO:ASIST. DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD 73 CAPITULO V ELABORACIN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS ESTUDIADOS 74 5. ELABORACIN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS ESTUDIADOS. 75 5.1. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: GERENTE DE MERCADEO 76 5.2. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: ASISTENTE DE MERCADEO 79 5.3. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: PROCESAMIENTO DE DATOS 82 5.4. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: JEFE DE PRODUCTO 85 5.5. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: JEFE DE LINEA 88 5.6. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: PROMOTOR 91 5.7. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: ASESOR TECNICO 93 5.8. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: INVESTIGACIN DE MERCADOS 96 5.9. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: JEFE DE PROMOCIN Y PBLICIDAD 98 5.10. DESCRIPTIVO DE FUNCIONES. CARGO: ASISTENTE DE PROM. Y PUBLICIDAD 101 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 104 6. CONCLUSIONES 105 6.1. QUE VENTAJAS OBTIENE LA EMPRESA DE ESTE MODELO DE COMPETENCIAS 105 6.2. QUE VENTAJAS OBTIENE UN TRABAJADOR CON EL MODELO DE COMPETENCIAS 106 6.3. RECOMENDACIONES 107
1.- IDENTIFICACIN DEL TEMA.- REINGENIERIA DE LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS MEDIANTE LA ELABORACIN DE PERFILES Y MODELOS DE COMPETENCIAS 2.-OBJETIVO GENERAL El objeto es crear un sistema integrado de Recursos Humanos que estn dirigidos hacia el desarrollo de aquellos factores que contribuyan al xito de la organizacin fomentando el alto desempeo que se requiere en la economa globalizada, bajo la premisa que definir claramente las competencias que conducen a la efectividad a nivel individual, de grupo y organizacional. 3.-OBJETIVOS ESPECIFICOS Para la implementacin o creacin de este manual del Modelo de Competencias se aplicarn talleres que servirn para: 1.- Establecer las actividades esenciales de un puesto o los criterios de rendimiento de un rea de la organizacin. (Departamento de Mercadeo) 2.- Elaborar el Perfil de Competencias levantando los requerimientos de las actividades esenciales de cada puesto. 3.- Identificar las competencias que se examinarn en seleccin de personal y se desarrollarn en los planes de capacitacin 4.- Elaboracin del Manual Descriptivo de Funciones de los puestos estudiados. 4.-JUSTIFICACIN Internacionalmente la bsqueda de mayor competitividad en los mercados , incluyendo los financieros, y el acelerado cambio tecnolgico, que no slo comprende la base tcnica de la produccin y el trabajo y la movilidad del trabajo ha exigido mayor velocidad de cambio y adaptacin de los sistemas de educacin y capacitacin a las tendencias tecnolgicas y a las transformaciones organizativas de la produccin. De esta manera la globalizacin incluye, adems de los procesos de produccin y comercio, la de los sistemas de educacin y capacitacin de recursos humanos, por lo que stos deben mejorar su
calidad y acelerar su adaptacin a las nuevas condiciones de la tecnologa, la economa y la sociedad. As, la creciente globalizacin y el desarrollo tecnolgico estn motivando cambios trascendentales en la organizacin en los sistemas de formacin y capacitacin abarcando desde las forma de organizacin, financiamiento, y sobretodo, un reordenamiento de los contenido de los programas, de las estrategias formativas - modos, mtodos, modalidades- y de los medios didcticos. Con esto se busca lograr mayor adaptacin y velocidad de respuesta a las necesidades del cambio, en elevar la calidad y pertinencia de los programas y en mejorar la vinculacin de la capacitacin con las de la estructura productiva. De esta forma la capacitacin no puede verse como una actividad separada de la estrategia de mejora de la productividad y competitividad de la organizacin, ni tampoco del crecimiento de los niveles de bienestar de todos sus miembros. Por el contrario, la capacitacin constituye un proceso bsico para la transformacin productiva y el desarrollo con equidad social. La exigencia de una mayor capacitacin se manifiesta tanto hacia fuera como hacia dentro de la empresa. Hacia fuera implica convertirla en un proceso continuo, sistemtico de mayor calidad, acorde con las tendencias tecnolgicas y los cambios en las estructuras ocupacionales . Hacia dentro de la empresa, la capacitacin forma parte de la calidad, mejora continua y reingeniera de procesos, y en trminos generales del aseguramiento en los servicios y productos que brindan 4.1.-CRITERIOS La implantacin exitosa de un sistema de perfiles de competencias puede traducirse en los siguientes beneficios para la organizacin: La organizacin dispondr de estndares definidos y aceptados para hacer ms eficientes sus procesos de reclutamiento y seleccin de personal; apoyar a procesos de evaluacin del desempeo con las normas y estndares definidos y, en general, para orientar su inversin en recursos humanos. Los trabajadores actuales y futuros, contarn con un mecanismo para certificar los conocimientos adquiridos y las habilidades y actitudes desarrollados en su vida laboral y profesional, y dispondrn de informacin para el adecuado desempeo de sus funciones y para planificar posibles trayectorias de desarrollo personal y profesional y para la optimizacin de recursos en beneficio de la organizacin y de cada uno de sus miembros. Para la implementacin de este sistema nos sustentaremos en estudios realizados por diferentes autores y servir como un proyecto piloto para la organizacin. 5.- IDEA A DEFENDER.- La mayora de las empresas invierte de forma muy tmida en el desarrollo de sus equipos de trabajo, por motivos que varan desde la inexistencia de estrategias sistematizadas de evaluacin de desempeo, hasta el desconocimiento de importancia de la formacin de un capital intelectual como factor diferencial. La gestin de competencias, adems de suplir estas lagunas, aporta innumerables ventajas como:
La posibilidad de definir perfiles profesionales que favorecern a la productividad. El desarrollo de equipos que posean las competencias necesarias para su rea especfica de trabajo. La identificacin de los puntos dbiles, permitiendo intervenciones de mejora que garantizan los resultados. El aumento de la productividad y la optimizacin de los recursos. La concientizacin de los equipos para que asuman la corresponsabilidad de su auto desarrollo. Tornndose un proceso de ganar-ganar, desde el momento en que las expectativas de todos estn atendidas. Cuando se instala este sistema por competencias, se evita que los gerentes y sus colaboradores pierdan tiempo en programas de entrenamiento y desarrollo que no tienen que ver con las necesidades de la empresa o las necesidades particulares de casa puesto de trabajo. 6.- MARCO DE REFERENCIA 6.1.-MARCO TEORICO Las competencias.- Antes de empezar a hablar de la gestin de las competencias es preciso aclarar este concepto. El trmino es suficientemente complejo como para que las confusiones existentes en su uso y aplicacin estn justificadas. Sin embargo, no es un trmino nuevo, aunque sea de notable actualidad. En sicologa del trabajo se empieza a utilizar para denominar la aptitud para realizar las tareas propias de un puesto de un candidato a un empleo. Parece existir un acuerdo en cuanto a considerar que las competencias son un conjunto de saberes (conocimientos, habilidades y actitudes) que combinados adecuadamente permiten el desempeo de las tareas necesarias para el cumplimiento de la misin de un empleo. Las caractersticas bsicas que ha de tener una competencia son independencia, especificidad y localizacin. La independencia hace referencia al hecho de que puedan ser aplicadas en cualquier punto de la estructura y en diferentes situaciones de trabajo; la especificidad implica que deben ser especficas de cada empresa ya que deben responder al proceso productivo de la misma y la localizacin conlleva que estn ligadas a las personas, no al puesto de trabajo. El proceso de identificar las competencias adems de laborioso es complicado, como se puede deducir de lo anteriormente expuesto. El primer paso para identificar las competencias es hacer un anlisis del puesto de trabajo. Este anlisis puede ser tan profundo como lo requiera la situacin, simplemente identificando los resultados que se tienen que conseguir para realizar un trabajo, o analizando con ms detenimiento su consecucin. As, una primera aproximacin a la formulacin de competencias sera el recurrir a las tareas. La gestin por competencias El objetivo de gestionar las competencias es conseguir una mayor flexibilidad laboral, permitiendo en el caso extremo, el crear nuevos empleos o modificar los existentes si fuera necesario, a partir de todos los que se llevan a cabo en la organizacin. La necesidad de
conseguir esta flexibilidad viene determinada por el continuo cambio al que estn sujetas las organizaciones. As las competencias aparecen como un modo para gestionarlo adecuadamente y como un modo de hacer frente al aparente caos o desorden existente. Sin embargo, la gestin por competencias no implica que tenga que ser desarrollado desde la direccin de RR. HH. Puede ser algo posible de llevar a cabo desde cualquier nivel. Implica, desde luego, un cambio de perspectiva, el pasar de asociar a los empleados directamente a un puesto de trabajo muy concreto a considerarlos desde el punto de vista de sus capacidades y su relacin con las necesidades de una unidad de trabajo. Una definicin muy prctica y sencilla de las competencias es el definirlas como lo que saben hacer los empleados, diferencindolas de las tareas que es lo que hacen en un determinado momento. A partir de aqu, podemos llevar a cabo una gestin de las competencias, simple quizs, pero til, especialmente en los aspectos de desarrollo y mantenimiento de las mismas. El beneficio as puede ser inmediato, dado que siempre tenemos una perspectiva de la capacidad de la unidad para hacer frente a las contingencias que se puedan producir. Desde la perspectiva de los responsables de gestionar los Recursos Humanos de la organizacin, tambin es importante considerar cmo se adquieren las competencias a lo largo de la vida del individuo, para de este modo poder determinar qu competencias se deben desarrollar de forma especfica en la Organizacin y cules pueden y deben ser adquiridas fuera de sta. A lo largo de la vida, por el ejercicio de un inmenso nmero, en cantidad y variedad, de actividades y que estn al margen de la profesin, se adquieren un gran nmero de competencias que podramos denominar bsicas y que se ven completadas y aumentadas con la educacin. Posteriormente se deben desarrollar otras competencias ms especficas y tanto ms cuanto ms especfica sea la actividad de una organizacin. Los modelos para la gestin de las competencias deben permitir el uso de la informacin recogida para mejorar los sistemas de seleccin, desarrollo, rotacin y promocin del personal as como posibilitar el establecimiento de un sistema de retribucin basado en su desempeo o posesin. Hay diferentes formas de abordar el problema segn los objetivos que se persigan. Otros ofrecen un sistema para analizar las competencias de toda la Organizacin, agrupndolas de diferentes formas, considerando el nivel dentro de la Organizacin y su naturaleza, sociales o tcnicas. Las implicaciones de la globalizacin y el cambio tecnolgico sobre la formacin de recursos humanos Internacionalmente la bsqueda de mayor competitividad en los mercados de bienes y servicios, incluyendo los financieros, y el acelerado cambio tecnolgico, que no slo comprende la base tcnica de la produccin y el trabajo y la movilidad del trabajo ha exigido mayor velocidad de cambio y adaptacin de los sistemas de educacin y capacitacin a las tendencias tecnolgicas y a las transformaciones organizativas de la produccin. De esta manera la globalizacin incluye, adems de los procesos de produccin y comercio, la de los sistemas de educacin y capacitacin de recursos humanos, por lo que stos deben mejorar su
calidad y acelerar su adaptacin a las nuevas condiciones de la tecnologa, la economa y la sociedad. As, la creciente globalizacin y el desarrollo tecnolgico estn motivando cambios trascendentales en los sistemas de formacin y capacitacin abarcando desde las forma de organizacin, financiamiento, y sobretodo, un reordenamiento de los contenido de los programas, de las estrategias formativas - modos, mtodos, modalidades y de los medios didcticos. Con esto se busca lograr mayor adaptacin y velocidad de respuesta a las necesidades del cambio, en elevar la calidad y pertinencia de los programas y en mejorar la vinculacin de la capacitacin con las de la estructura productiva. Una persona es competente cuando es capaz de desempear una funcin productiva de manera eficiente para lograr los resultados esperados. La persona que es competente puede proporcionar evidencia, es decir, mostrar la posesin individual de un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que le permiten contar con una base para el desempeo eficaz de una funcin productiva. Una funcin productiva es el conjunto de actividades que se realizan para la generacin de un bien o servicio, ya sea como producto final o intermedio. Cmo se logra la competencia laboral? La adquisicin de conocimientos y el desarrollo de capacidades y actitudes es un proceso que se da durante toda la vida del individuo. Existen instrumentos formales mediante los cuales se puede lograr la competencia, tales como los programas educativos y los de capacitacin. A travs de ellos las personas desarrollan comportamientos que son requeridos para el desempeo productivo. Los aprendizajes que se logran en la ejecucin cotidiana de una funcin productiva directamente en la empresa proporcionan a la persona la oportunidad de desarrollar competencia. Adems, las personas acumulan experiencias a travs de su actuacin diaria como miembros de un grupo social y de su interrelacin con otras formas alternativas que propician la acumulacin de conocimientos, como son los medios de comunicacin, interrelacin grupal entre otros. Otra forma es el auto aprendizaje, proceso por el cual una persona recurre por si misma sin apoyos de un profesor o instructor, a diversas fuentes de informacin para obtener los conocimientos de su inters. Por las caractersticas y ventajas de est formacin profesional las ltimas dcadas la han utilizado como una metodologa efectiva para desarrollar competencias y llegar a un mayor nmero de personas. La combinacin de la aplicacin de conocimientos, habilidades o destrezas con los objetivos y obtenidos del trabajo a realizar, se expresa en el saber, el saber hacer y el saber ser.
6.1.2.- APOYO A LA TEORA.- GESTIN DE RECURSOS HUMANOS POR COMPETENCIA Cmo se aplica el concepto de competencia laboral a la gestin de recursos humanos? Adems de las experiencias de aplicacin de las competencias laborales a la formacin profesional; existe una vertiente de desarrollo de este enfoque a partir de su aplicacin en la gestin de recursos humanos. Muchas empresas en Estados Unidos, Europa y recientemente en Amrica han incorporado la gestin de recursos humanos basada en competencia laboral como una herramienta para mejorar la productividad y mantener un clima positivo en las relaciones con sus colaboradores. La justificacin de estos esfuerzos se encuentra en el intento de mejorar los niveles de productividad y competitividad mediante la movilizacin del conocimiento y de la capacidad de aprender de la organizacin. Se hace evidente as, la tendencia de revalorizacin del aporte humano a la competitividad organizacional. Esta aplicacin del enfoque de competencias abarca las tradicionales reas de la gestin del talento humano en la organizacin: seleccin, remuneracin, capacitacin, evaluacin y promocin. Se conocen experiencias sobre aplicaciones de sistemas normalizados de competencia, bastante difundidas en Inglaterra, Irlanda, Escocia, Australia, enmarcadas dentro de un sistema nacional de formacin y certificacin. En estos casos, la caracterstica principal es su proyeccin nacional y la articulacin de las instituciones de formacin con las necesidades de las empresas a travs de la formacin basada en normas de competencia. Adicionalmente, muchas empresas alentadas por las presiones de cambio y reorganizacin del trabajo para mantenerse competitivas, han emprendido el montaje de sistemas de gestin de recursos humanos basados en competencia laboral. El montaje de estos sistemas pasa por la definicin de las competencias clave para la organizacin; su puesta a punto con la participacin de los trabajadores, no siempre todos; y su aplicacin a la seleccin, determinacin de necesidades de capacitacin, evaluacin del desempeo, remuneracin y promocin del personal. Las experiencias conocidas para documentar esta respuesta se basan en aplicaciones del enfoque conductista de competencia laboral segn el cual se determinan las competencias que exhiben los mejores trabajadores y se convierten en el referente del mejor desempeo. A continuacin se expresan algunas caractersticas de este enfoque: El nfasis en la empresa: Una de las principales caractersticas de estas experiencias est en no enfocar el problema de la formacin como un problema nacional; sencillamente trabajan a nivel de empresa. La premisa que facilita esta actitud metodolgica se deriva de considerar que las competencias para una misma ocupacin, en dos organizaciones diferentes, pueden diferir. La filosofa organizacional, de fabricacin y de servicio al cliente vara de empresa a empresa; en ese caso, cada una debe encontrar las competencias clave para que sus colaboradores alcancen los objetivos deseados.
Referencia en los mejores: Los modelos de gestin por competencias de corte conductista identifican a los mejores trabajadores; a quienes estn alcanzando los mejores resultados. De ah derivan el perfil de competencias bajo el supuesto de que, si el mejor desempeo se convierte en un estndar, la organizacin en su conjunto mejorar su productividad. Competencias diseadas ms que consultadas: Algunas de las competencias que se requieren en la organizacin no se obtienen a partir de la consulta a los trabajadores. Esto no resulta suficiente; hace falta que la direccin defina qu tipo de competencias espera de sus colaboradores para alcanzar sus metas y las incluya dentro de los estndares para facilitar su conocimiento y capacitacin. Bajo esta idea los trabajadores no son todo en la definicin de competencias; consultarlos es necesario pero no suficiente. 6.2.- MARCO CONCEPTUAL.- 6.2.1.- DEFINICIN DE TRMINOS CONCEPTUALES - Competencia.- Aptitud, Idoneidad, Accin de competir - Aptitud.- Idoneidad para el buen desempeo de alguna cosa - Conocimiento.- Entendimiento, Inteligencia, Razn Natural - Habilidad.- Destreza, capacidad para hacer algo. - Eficacia.- Virtud de obrar. - Eficiencia.- Virtud o facultad para obtener un efecto determinado - Efectividad.- Calidad de efectivo. 6.2.2. DEFINICIN DE TRMINOS OPERACIONALES - Competencias.- Las competencias son todas aquellas caractersticas personales (conocimientos, destrezas, etc.) requeridas para desempear un conjunto de actividades claves en el ms alto nivel de rendimiento. - Gestin por competencias.- Sistema que sirve para alinear el personal a los objetivos estratgicos de la organizacin. - Habilidades.- Capacidad de una persona para hacer algo. - Conocimiento.- La informacin que una persona tiene de una rea en particular.
7.- METODOLOGA.- 7.1. DISEO Observacional: En base a los talleres se pudo observar la importancia que toman las personas que participan Correlacional: Luego de terminados los talleres toda la informacin recolectada se la puede relacionar y obetener los resultados 7.2. MTODOS DE INVESTIGACIN - Mtodos de anlisis.- Revisin de la literatura referente a Gestin por Competencias. - Mtodos de sntesis.- Para reunir toda la informacin y estandarizar una propuesta concreta sobre la Gestin de recursos Humanos basada en la Gestin por Competencias. - Mtodo de Induccin.- Conocer la situacin actual de la empresa. - Otros Mtodos.- Talleres de trabajo para recoger informacin. 7.3.- POBLACIN MUESTRA (PROYECTO PILOTO) Se trabajar con el personal del Departamento de Mercadeo (10 cargos). 7.4.-DIFUSIN DE RESULTADOS La difusin de los resultados se lo realizar a travs de una tesis escrita, con la defensa en un grado oral y la posterior presentacin como un proyecto piloto en la organizacin donde se llevar el estudio. 9.- BIBLIOGRAFA GENERAL BUTTERISS, Margaret. : REINVENTANDO RECURSOS HUMANOS, Cambiando los roles para crear una organizacin de alto rendimiento, Espaa, Ediciones Gestin 2000, primera edicin, captulo 12, pgina 277, ao 2001. CHIAVENATO, Idalberto.: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS ,Best Seller International, Colombia, McGraw-Hill Interamericana, S.A., quinta edicin, Captulo 1, pgina 48, ao 2000 LEVY-LEBOYER, Claude. : GESTIN DE LAS COMPETENCIAS, Cmo analizarlas, cmo evaluarlas, cmo desarrollarlas, Espaa, Ediciones Gestin 2000, primera edicin, Captulo 1, pgina 25, ao 1997. PAREDES, Alfredo., y Asociados Cia. Ltda. : PROGRAMA DE CERTIFICACIN EN ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS POR COMPETENCIAS, Normas de competencia (objetivos de aprendizaje), Seminario taller, Quito, ao 2001.
MCMILLEN, M. Cecilia, Ph. D.: EL ENFOQUE DE COMPETENCIAS, Una nueva visin para Recursos Humanos, Seminario taller, Quito, ao 2000. Http://www.pa-partners.com Http://www.rrhhmagazine.com/articulo/psico14.asp Http://www.rrhhmagazine.com/articulo/gestion22.asp Http://www.corga.com Http://wwwatencionHttp://www.rrhhmagazine.com/articulo/gestion22.asp Http://www.comfia.net/documento/estudio/rrhh/ander.htm Http://www.ifo.org/public/spanish/regin/ampro/cinterfor/temas.htm LEVITT, Theodore. "Innovation in Marketing". McGraw Hill. 203 pg. PRIDE, William. "Marketing: Concepto y estrategias". 9na edicin. McGraw Hill. 1997. 877 pg. TROUT, Jack. "Posicionamiento". Mc Graw Hill, 1986. 263 pginas. WILSON, Bud. Planeacin y Desarrollo Comercial del Producto". Herrero Hermanos, Mxico. 217 pg.
INTRODUCCIN
MODELO DE COMPETENCIAS Este modelo sirve para elaborar los perfiles integrales de competencia laboral de cargos , reas u otras unidades organizativas. El perfil o modelo de competencia son el ncleo o punto de partida de la administracin de recursos humanos por competencias 1 (Spencer & Spencer, 1993). El objetivo general de este modelo es recolectar los datos necesarios para implantar un sistema de recursos humanos basado en competencias en el menor tiempo posible. Esencialmente este modelo se desarrolla en un taller donde un grupo de expertos en los puestos y con la gua de un facilitador: A) Identifican las tareas esenciales del puesto (criterios de rendimiento superior). B) Levantan el perfil de competencias del puesto (desglosado en conocimientos, destrezas y otras competencias). C)Determinan las competencias que sern evaluadas en seleccin y desarrollo en capacitacin. BENEFICIOS DE ESTE MODELO 1.- Acelera significativamente los procesos de seleccin. 2.- Proporciona insumos para el sistema de capacitacin, entrenamiento y desarrollo. 3.- Puede ser adaptado para establecer criterios de rendimiento y modelos de competencias para roles, reas/departamentos, grupos ocupacionales, estrategias corporativas e incluso modelos de competencias para toda una organizacin. 4.- Utiliza el concepto de competencias integrales, esto es, define tanto los criterios de rendimiento como las caractersticas personales necesarias para desempear esos criterios en el mximo nivel de eficacia. 5.- Aclara las expectativas de rendimiento de los puestos. 6.- Materializa la participacin de los miembros de la organizacin en la gestin por competencias. 7.- Debido a que los criterios y los perfiles reflejan los puntos de vista de los expertos en los puestos, genera credibilidad y compromiso del personal hacia la gestin por competencias. 8.- Capacita a los miembros de la organizacin en los conceptos esenciales de la gestin por competencias. 9.- Ofrece herramientas de recursos humanos para los diversos miembros de la organizacin ( criterios de rendimiento, tareas esenciales, perfiles de competencia) materializando la idea de que la gestin de recursos humanos es una actividad compartida por todas la reas. 10.- Difunde el tema de competencias en toda la organizacin aportando con insumos para la consolidacin de nuevos patrones culturales. Como resultado se puede afirmar que este modelo contribuye a generar una cultura organizacional favorable de alto rendimiento.
1 (Spencer & Spencer, 1993) Este modelo surgi de la necesidad de contar con una metodologa que se adaptar a las caractersticas de las organizaciones actuales : rapidez y eficiencia. El modelo no solo est para generar perfiles con la mayor rapidez posible, sino que adems se basa en el uso de conceptos y tcnicas de validez comprobada, encaminadas a asegurar la calidad de los resultados. As , el modelo logra adaptarse fcilmente a las necesidades prcticas de las organizaciones, sin sacrificar la rigurosidad metodolgica ni la calidad de los resultados. 2 APLICACIN DEL MODELO DE COMPETENCIAS La aplicacin del Modelo de Competencias como se describe en el plan de Tesis presentado, se trata de un empresa industrial dedicada a la produccin y comercializacin de pinturas. Esta organizacin es una empresa lder en el mercado, nace como tal en el ao de 1972, desde entonces ha tenido un crecimiento acelerado dentro de la fabricacin de pinturas y afines. A partir de la construccin de su planta, ubicada en el sur de Quito, se comienza con un proceso de sustitucin de importaciones de materias primas. Posteriormente sus accionistas y directivos, se dieron cuenta que no slo era necesario ser una empresa lder en la fabricacin de pinturas y afines, sino que tambin debera llegar al consumidor final, es por esto que se crea una cadena de almacenes con todos sus productos en las principales ciudades del pas. Esta organizacin se encuentra siempre en la bsqueda de la excelencia tanto empresarial como profesional, lo que le permite competir de manera justa y ser en estos momentos una de las empresas ms importantes del pas. Esto se refleja en su Misin SERVIR AL CLIENTE y en su Visin LDERES EN EL MERCADO DE PINTURA Y AFINES EN TODO EL ECUADOR, y en base a estos la organizacin disea sus estrategias y polticas empresariales. Sus principales productos son para las siguientes lneas: Lnea arquitectnica Lnea automotriz Lnea de la madera Lnea metal mecnica Lnea industrial. Adems se producen anticorrosivos, sellantes, preservantes, pinturas texturizadas, recubrimiento entre otros Adicionalmente posee una planta de resinas, que se especializa en la investigacin de polmeros, poniendo a disposicin una variedad de resinas como: pegas vinlicas, pegantes,etc.Tambin esta organizacin posee una planta de diluyentes creada en 1992, dedicada a la produccin de thinneres o disolventes, siendo la planta lder en el mercado de dichos productos.
2 LEVY-LEBOYER, Claude : Gestin de las competencias, Cmo analizarlas, cmo evaluarlas, cmo desarrollarlas. Espaa, Ediciones Gestin 2000, primera edicin. Ao 2000. La organizacin se encuentra interesada en optimizar sus procesos de desarrollo humano en base a competencias, estas son caractersticas personales (conocimientos, destrezas, etc.) Requeridas para desempear un cargo o actividad con un mximo nivel de rendimiento, es decir superior a la media. Internacionalmente la bsqueda de mayor competitividad en los mercados de bienes y servicios y el acelerado cambio tecnolgico, que no solo comprende la base tcnica de la produccin y el trabajo y la movilidad del trabajo ha exigido mayor velocidad de cambio y adaptacin de los sistemas de educacin y capacitacin a las tendencias tecnolgicas y a las transformaciones organizativas de la produccin. De esta manera la organizacin frente a la globalizacin incluye, adems de los procesos de produccin y comercio, la de los sistemas de educacin y capacitacin del recurso humano, por lo que stos deben mejorar su calidad y acelerar su adaptacin a las nuevas condiciones de la tecnologa, la economa y la sociedad. Una funcin productiva es el conjunto de actividades que se realizan para la generacin de un bien o servicio, ya sea como producto final o intermedio. Como lograr la competencia laboral La adquisicin de conocimientos y el desarrollo de actividades y actitudes es un proceso que se da durante toda la vida del individuo. Existen instrumentos formales mediante los cuales se puede lograr la competencia, tales como los programas educativos y los de capacitacin. A travs de ellos las personas desarrollan comportamientos que son requeridos para el desempeo productivo. Para esto se deber levantar un perfil de competencias, esto nos servir para mirar como una persona que es competente pueda proporcionar evidencias, es decir, mostrar la posesin individual de un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que le permitan contar con una base para el desempeo eficaz y ptimo dentro de un cargo especfico. Cabe recalcar que al levantar esta informacin se podr aplicar una Gestin de Recursos Humanos en base a esa misma informacin, en las reas de seleccin y capacitacin. Para la implementacin o creacin del Modelo de Competencias se aplicarn los respectivos talleres que servirn para: 1.- Establecer las actividades esenciales de los puestos de trabajo o los criterios de rendimiento superior del departamento de Mercadeo. 2.- Levantar los requerimientos de las actividades esenciales de cada puesto 3.- Identificar las competencias que se examinarn en seleccin de personal, y se desarrollar en los planes de capacitacin. Terminado este proceso se podr realizar el siguiente paso que es: 4.- Elaboracin del Manual Descriptivo de Funciones de los puestos estudiados.
CAPITULO I LA REINGENIERA 1 1. REINGENIERIA 3 1.1.- INTRODUCCIN.- Por naturaleza, el hombre busca respuestas a las diferentes interrogantes que va encontrando a medida que desarrolla su saber, y una vez que consigue estas respuestas se realiza nuevas interrogantes, cuestiona estas respuestas. Nos atreveramos a decir que el proceso de reingeniera es una respuesta a una interrogante ("estamos acaso haciendo las cosas bien o podramos hacerlas mejor?") que surgi despus de haber obtenido una respuesta (el proceso o actividad en s) a una interrogante que se plante originalmente (Cmo hacer las cosas). El objetivo de este trabajo, es realizar un viaje a travs de la teora de la reingeniera y como esta puede ser una herramienta eficaz en el desarrollo de nuestros negocios, en el desenvolvimiento de nuestra carrera administrativa y el ramo del mercadeo. 1.2. - ANLISIS.- Qu significa "Reingeniera"?. Empecemos por definirlo desde un punto de vista sencillo. Ingeniera es "La aplicacin de los conocimientos cientficos a la invencin, perfeccionamiento y utilizacin de la tcnica industrial. . . .La funcin coherente que un grupo de expertos aporta al proceso creador de una realizacin tcnica". En pocas palabras, es la forma como el hombre desarrolla tcnicas para realizar de manera ms fcil, las cosas, a fin de cualquier persona pueda, siguiendo los mismos procedimientos repetir con los mismos resultados dicha accin. Reingeniera entonces es, la revisin de esos procesos, a fin de hacerlos mucho ms efectivos. La reingeniera es un nuevo enfoque que analiza y modifica los procesos bsicos de trabajo en el negocio. En realidad, las perspectivas de la reingeniera pueden ser muy atractivas para la gente de negocios, pues le permitir aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus empresas, con el propsito (como dijimos antes) de hacerlos ms efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias. Como toda actividad novedosa ha recibido diversidad de nombres, entre ellos, modernizacin, transformacin y reestructuracin. Sin embargo, independientemente del nombre, la meta es aumentar la capacidad para competir en el mercado mediante la reduccin de costos. Este objetivo es constante y se aplica por igual a la produccin de bienes o la prestacin de servicios. El reciente surgimiento de los esfuerzos de reingeniera no se basa en la invencin de nuevas tcnicas administrativas. Durante dcadas, la ingeniera industrial, los estudios de tiempo y movimiento, la economa administrativa, la investigacin de operaciones y los anlisis de sistemas han estado relacionados con los procesos de negocios. Algunas compaas progresistas han visto que su respuesta al desafo de la competencia debe ir ms all de la reduccin de los presupuestos: Han entendido que los cambios deben ser eficientes y que no slo deben disminuir los costos, sino que debe mejorar la calidad. El trmino 2 3 www.walter.schupnik@aig.com reingeniera se deriva de la practica del desarrollo de sistemas de informacin, que la empresa pueda retroalimentarse de lo que est sucediendo en el mercado, en la mente de sus consumidores y an dentro de la propia empresa. Es de aqu que se desprende que la mejor manera de utilizar las computadoras consiste en usarlas para facilitar nuevos y mejores procesos de negocios, el manejo ms rpido y fluido de la informacin, antes que emplearlos para automatizar los antiguos procesos. Para hacer reingeniera, hace falta comenzar de cero. No intentar reacomodar la vieja forma de hacer las cosas, sino comenzar de cero aprendiendo de esa vieja forma de hacer las cosas. En su actual desarrollo, la reingeniera, para ser eficaz implica un alcance amplio y su implementacin exige mucha destreza. Los procesos de negocios cruzan lneas organizacionales y el cambiar un proceso puede afectar a otros. La reingeniera requiere expertos en trabajo de personal, ingeniera, economa, en mercadeo, tecnologas de diferentes clases y de hecho en el trabajo especifico que se va desarrollar. 1.3. - EL POSICIONAMIENTO Y LA REINGENIERIA.- El posicionamiento es un conjunto de actividades que proporciona la entrada y el marco de planeacin estratgico para la reingeniera y a travs del cual se implementan los mtodos para apoyar un cambio rpido y eficaz. El primer elemento del posicionamiento es la recopilacin de datos acerca de la compaa o institucin; se compara dnde est hoy y donde quiere estar. El segundo elemento en importancia es la recopilacin de informacin acerca de la forma como se dirige el negocio. Esta informacin suministra un marco de trabajo para el cambio; define las relaciones entre las unidades de negocio de la empresa y sus respectivos procesos, proporciona una gua bsica frente a la cual se puede medir el futuro cambio y respalda el anlisis de las mejoras en costos y efectividad. La tercera parte del posicionamiento es crear un ambiente en donde se pueda implementar el cambio con rapidez, eficacia y sin afectar a la organizacin. El posicionamiento y reingeniera son dos conceptos bastante flexibles para utilizarlos en toda una empresa o en parte de ella. Teniendo en cuenta que ambos dividen el negocio en partes administrables, no existe limitacin para el tamao de las empresas en las cuales pueden aplicarse. El posicionamiento es una especie de reingeniera de la marca, del producto o de la misma empresa. Donde estoy en este momento, y hacia donde quiero ir, o donde me gustara estar. Debo reestructurar mi marca, o mi producto o inclusive mi empresa, para que sea ms efectiva y esto significa reposicionarla. Revisar los procesos que he estado utilizando hasta ahora, y ver la manera ms adecuada de corregirlos para que me permitan llegar a ese nuevo objetivo que he fijado. 1.4. - LA BASE DEL XITO EN LA REINGENIERA.- Existen siete condiciones que deben formar parte del proceso de reingeniera para que llegue a Feliz trmino: Habilidad para orientar el proceso de reingeniera de acuerdo con una metodologa sistemtica y amplia. Esta metodologa siempre debe comenzar con la elaboracin de 3 diagramas detallados del actual proceso de negocios. Uno de los sectores donde ha sido ms ampliamente recibido el concepto de Reingeniera ha sido en el automotriz. La mayora de las plantas ensambladoras, han buscado maneras de hacer que su trabajo sea ms efectivo a fin de poder mejorar la calidad del producto final y a la vez poder ensamblar vehculos con mayor rapidez y en mayor cantidad. Por ejemplo, tenemos el caso especfico de Toyota. Los trabajadores en la lnea de montaje, deben hacer una serie de movimientos para buscar las diferentes piezas que debern colocar. El esquema de estos movimientos secuenciales se le llama "espagueti". Los ingenieros encargados de aplicar procesos de reingeniera en la lnea de ensamblaje deben esquematizar estos movimientos y analizarlos, en conjunto con los mismos obreros, a fin de buscar la manera de reducir los pasos, evitar el cansancio y mejorar el proceso. El obrero deber aprender el nuevo sistema de trabajo adaptado a ese nuevo "espagueti" que le permitir ser ms eficiente. Los japoneses encontraron que podan en algunos procesos reducir ms de 20 pasos en un solo punto de ensamblaje. Administracin coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que se vean afectadas. Las operaciones de negocios deben responder a los cambios iniciados por cuatro fuerzas: competencia, regulacin, tecnologa y mejoras internas. Para una mejor reaccin ante el cambio, una operacin debe ser flexible y estar diseada para modificaciones sobre la marcha. Segn vimos en el ejemplo anterior, el personal directamente involucrado, forma parte activa del proceso de reingeniera. Adems, este proceso es aplicado a todas las reas de la institucin y los cambios van siendo monitoreados a medida que se van realizando, antes de ser implementados a gran escala. La reingeniera representa una respuesta sistemtica al cambio y si se aplica de manera apropiada, se convierte en una metodologa de cambio, para modificar operaciones. Como tal incluir muchos componentes del negocio como mercadeo, planeacin, iniciativas de calidad, recursos humanos, finanzas, contabilidad, tecnologa de informacin. Un proyecto de reingeniera que pase por alto estas reas es probable que falle durante la etapa de implementacin, debido al alto grado de interdependencia entre estas actividades. Habilidad para evaluar, planificar e implementar el cambio sobre una base continua. La reingeniera de los procesos de negocios se encuentra casi siempre, con dos problemas muy difciles. El primero resulta del tamao mismo de los proyectos: tienden a ser muy grandes. La gerencia se siente intimidada, con justificacin, ante los proyectos de reingeniera que parecen arriesgar el destino de la compaa. Y la segunda dificultad que parece inherente a la reingeniera esta relacionada con el breve tiempo durante el cual las mejoras proporcionarn una ventaja competitiva. Para ambos problemas existe una solucin, la reingeniera puede desarrollarse sobre una base continua. En lugar de tratar de implementar un proyecto de gran envergadura que reestructure toda la corporacin, puede iniciarse una serie de proyectos ms pequeos que alteren la empresa paulatinamente. Este enfoque no solo reduce el riesgo y la demora en percibir las utilidades sino que permite a la compaa mantenerse evolucionando de manera continua y simultnea con su competencia. 4 Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos. Un enfoque de reingeniera debe proveer la habilidad para analizar el impacto que los cambios de cualquier proceso tendrn en todas las unidades organizacionales. Adems, resulta trascendental contar con la capacidad para prever el impacto de cualquier cambio en todos los procesos asociados de la empresa considerada en su totalidad, ya que normalmente los procesos interactan entre s. Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos. Para el esfuerzo de reingeniera resulta fundamental la capacidad de simulacin de los cambios que se proponen, pues este recurso permite el ensayo y la comparacin de cualquier nmero de diseos alternativos. Aun cuando parece arriesgado implementar la reingeniera de procesos sin tratar de simular los resultados, ya se ha intentado hacerlo. En estos casos, el negocio mismo se convierte en el banco de pruebas para el nuevo proceso, contado nicamente con la oportunidad de rectificar alguna parte del diseo que no se encontr satisfactoria. Tal y como mencionamos en el caso de Toyota, los procesos son probados previamente y monitoreados por representantes de cada departamento implicado en el proceso, a fin de que ellos ayuden con sus ideas y conocimiento diario de proceso y como principales afectados (beneficiados) por los cambios. Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continua. Los diseos y los modelos de reingeniera se utilizan obviamente para respaldar los esfuerzos futuros en este campo. Si se implementa una iniciativa de calidad total, la compaa necesitar cambiar sus procesos sobre una base comn cuando las mejoras se implanten. Y una segunda y menos obvia aplicacin de los diseos es el apoyo a las operaciones diarias de negocios, pues ellos contienen informacin que puede ser til en la toma de decisiones operacionales, en el entrenamiento y en el control del desempeo laboral. Habilidad para asociar entre s todos los parmetros administrativos de la compaa. Para comenzar el proceso de reingeniera se requiere acceso rpido a toda la informacin relacionada con los procesos que se van trabajar, a los planes de la compaa, los sistemas de informacin utilizados (que permita retro alimentar el proceso con informacin vital, de manera de monitorear su efectividad), la tecnologa, los organigramas, la declaracin de la misin de la empresa y la descripcin de funciones, al igual que muchos otros detalles de la administracin de la empresa y la organizacin laboral. Tan importante como los datos para los nuevos proyectos, es la relacin entre estos aspectos. Es importante ver a cada departamento como parte integral del proceso y de la empresa y no como un ente independiente. Algunas compaas progresistas han visto que su respuesta al desafo de la competencia debe ir ms all de la reduccin de los presupuestos. Han entendido que los cambios deben ser eficientes y que no slo deben disminuir los costos, sino que debe mejorar la calidad. Al seleccionar productos o servicios especficos, han revisado sus procesos de negocios en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas. Por ejemplo cuando Chrysler decidi construir su automvil experimental Viper como un auto de su lnea de produccin, dio un nuevo aspecto a su ciclo de desarrollo del producto. Quiso aplicar el proceso de reingeniera de modo que se necesitaran menos tiempo y gastos para lanzar 5 un nuevo vehculo al mercado, El xito del proyecto Viper, desde el punto de vista de negocio, fue mucho ms importante desde el punto de vista del proceso de reingeniera que desde el punto de vista de un nuevo producto. Chrysler prob que poda integrar a cada uno de sus departamentos y trabajar como uno solo, reestructurando sus procesos, a fin de poder poner en el mercado un nuevo vehculo, con los ms altos estndares de calidad, innovacin e ingeniera y en menos tiempo. Como es obvio este proyecto no estaba motivado por la tecnologa. Lo cierto es que la tecnologa se empleo para apoyar el proceso, pero el rediseo del mismo comenz primero y las consideraciones tecnolgicas llegaron despus. Desde entonces, Chrysler aplica estas estrategias para la produccin de cada nuevo vehculo, por eso es una de las empresas que cuenta con una mayor cantidad de productos y con los diseos ms innovadores. 1.5. - REINGENIERIA MOVIMIENTO HACIA UN NUEVO PARADIGMA.- La reingeniera aplicada a los procesos de negocios no es en s misma un paradigma. Ella, sin embargo, requiere de un nuevo paradigma para ser eficaz: el deseo de cuestionarlo todo continuamente. Aunque la reingeniera es bastante reciente, en general, los intentos de dinamizar las operaciones de negocios y mejorar su eficiencia ha sido comn desde hace mucho tiempo. Por ejemplo, los expertos en eficiencia que hicieron estudios de tiempo y movimiento durante la primera mitad del siglo XX en ocasiones fueron objeto de burlas, ello no impidi que con frecuencia produjeran resultados eficaces, y que su trabajo condujera al estudio y a la practica formal de la ingeniera industrial. El movimiento para apoyar l computador en la dcada de 1960, trat tambin de mejorar la productividad y la eficiencia. Se crey que ambas reduciran los costos y conduciran al mejoramiento del servicio al consumidor. Una visin comn del cambio de paradigma considera que los paradigmas de los negocios han variado debido a la reciente popularidad de la gerencia de calidad total. Los supuestos bsicos de los negocios no cambian por el hecho de instaurar la gerencia de calidad total, aunque es usual que se fortalezcan. Este mtodo de calidad es nuevo y muy eficaz, sin embargo, est destinado a la ampliacin del desempeo y no a una cuidadosa revisin de las suposiciones bsicas y de los procesos. Aun cuando la reingeniera y la gerencia de calidad total van por el camino correcto, tienen todava un largo trecho por recorrer. Los cambios arrolladores acaecidos durante los ltimos 15 aos tomaron por sorpresa al mundo de los negocios. Siempre ha sido difcil distinguir entre una nueva tendencia a largo plazo y los ciclos a corto plazo. Por ejemplo, la falta de un verdadero crecimiento en las empresas establecidas no se vio como una tendencia real sino hasta hace muy poco tiempo y por eso, estos negocios no tienen seguridad sobre la extensin de los cambios mundiales que estn ocurriendo. Es claro que muchas empresas no saben cmo reaccionar ante la competencia globalizada. La oportunidad y el reto, an cuando se reconozcan no producen una reaccin inmediata en la mayor parte de las compaas. Son pocas las que han emprendido movimientos para sacar ventaja de la situacin y han realizado esfuerzos para expandir sus mercados. La cooperacin es deseable, pero tomar ms tiempo del permitido por el nuevo clima empresarial. En gran medida el esfuerzo del ejecutivo de negocios, en reaccin contra los sntomas inmediatos de los tiempos, se ha dirigido hacia maniobras a corto plazo, usualmente financieras. Las empresas parecen estar esperando por eventos externos indefinidos o quiz, solamente se requiera tiempo para ajustar las actitudes. 6 En la actualidad, sin embargo, aunque exista la voluntad de cambio, la metodologa que se requiere para hacerlo no es muy conocida. Las empresas debe aprender a cambiar por s misma de una manera ms eficaz que en el pasado, es el nico factor que parece obvio en el futuro. Uno de los aspectos ms importantes en la posicin actual de los negocios es la falta de informacin sobre la que se decide el cambio. La informacin que se necesita en los proyectos de cambio est orientada hacia cmo trabaja en realidad la compaa y cul ser el mercado en el futuro. La informacin interna parece ser la ms difcil de obtener. Por ejemplo cuando se examinan las opciones para un producto dado, o para la misma empresa, con frecuencia se encuentra que los costos no estn tan bien asignados como se haba supuesto y que los verdaderos costos de produccin no se pueden definir con facilidad en el nivel detallado. Sin contar con una buena informacin y cifras relacionadas con las operaciones actuales de la compaa, resulta imposible predecir el impacto de los proyectos de cambio. Las fuentes de los datos para la decisin del proyecto de cambio no estn bien desarrolladas en la mayor parte de las compaas inclusive pocas han definido sus procesos de trabajo. Los datos de contabilidad y de produccin proporcionan visiones diferentes de la compaa, y seria til que las compaas comenzaran a reunir datos de los procesos como una actividad de rutina. 1.6. - EXPECTATIVAS DE LA REINGENIERIA.- La reingeniera exitosa se da de manera progresiva a travs del tiempo. Cada desarrollo progresivo requiere informacin de apoyo, que debe reunirse por separado cuando no existe una gua bsica de posicionamiento. Promover la reingeniera y controlar las expectativas son actividades similares a la de comercializar un nuevo producto. Los equipos de cambio deben comprender las expectativas bsicas del cliente potencial, luego crear estrategias aceptables y, posteriormente, vender el resultado, sta no es una venta nica, todo debe venderse sobre una base de continuidad porque dada la magnitud de los esfuerzos de reingeniera, con facilidad la gente pierde de vista los objetivos. Algunos beneficios de la reingeniera sern tangibles, otros no. Reducir la cantidad de movimientos que hace un trabajador en la lnea de trabajo de Toyota, no puede tomarse solamente como cuanto dinero puede ahorrar, sino en la comodidad con la que el trabajador realizar su labor, y la consecuencia de que se enferme menos o pueda trabajar durante ms aos, pero esto no resulta del todo tangible para los gerentes. Del mismo modo que en las comparaciones de costo beneficio, los beneficios pueden dividirse en dos categoras: los que pueden cuantificarse (como la reduccin de desechos o tiempo) y los que no. Sin embargo, los beneficios intangibles, pueden dar el mayor impacto a largo plazo. Por ejemplo, mejorar el apoyo al cliente tendr partes tangibles y partes intangibles, de manera similar mejorar la con fiabilidad del producto y, adems, aumentar el buen nombre de la compaa y la lealtad del cliente. 1.7. - REINGENIERA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS.- El factor humano no puede ser secundario a ningn otro factor en una empresa. El xito de una compaa depender del desempeo de sus trabajadores, no importa el tamao de esa fuerza laboral. La reingeniera debe entrar a funcionar si el negocio se basa en el nivel de desempeo. 7 El proceso de reingeniera puede incluso depender ms del desempeo de cada quien, si se disea para lograr un proceso ms eficiente. 4 Un amplio espectro de temas de personal puede surgir a partir del proyecto de reingeniera: necesidad de vincular personal, entrenarlo, reubicarlo laboralmente transferirlo, reestructurar partes de la organizacin, retirarlas o asesorarlas. La importancia de los recursos humanos para el xito del proyecto de reingeniera hace que esta rea deba recibir atencin desde el inicio mismo de cualquier proyecto. La participacin del departamento de personal puede ayudar a identificar problemas mientras se cuenta con el tiempo para solucionarlos, adems, aporta informacin relacionada con la planta de personal, obviamente resulta muy deseable que los nuevos procesos sean compatibles con las polticas corporativas de personal. La reingeniera es una buena oportunidad para intentar la organizacin de equipos. Sus tcnicas no requieren que los equipos realicen los procesos de trabajo propuestos bajo esta metodologa, aunque los proyectos de cambio si sern realizados por ellos. La organizacin del equipo contar con varias alternativas posibles cuando el proyecto de reingeniera ingrese a su fase de implementacin. La primera utilizara el equipo de cambio como semillero y dirigir a los empleados hacia ese equipo para el proceso de implementacin y luego institucin de una estructura jerrquica tradicional. La segunda alternativa utilizar el equipo de implementacin como equipo de trabajo, conservando su organizacin y nombrando un director permanente. Los integrantes actuarn como equipo, pero el director asignara el trabajo, mantendr la motivacin y tomara las decisiones. En trminos de reingeniera, los enfoques de equipo necesitaran el mismo trabajo de diseo del proceso, sin embargo, los equipos de alto desempeo requerirn un poco menos de definicin individual del trabajo. La reingeniera es la herramienta fundamental y la ltima del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organizacin. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e informacin. En el futuro continuar moviendo el negocio. La reingeniera 5 utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u 8 5 MORRIS , Daniel. Reingeniera: Cmo aplicarla con xito en los negocios McGraw Hill,1994. 282 pginas. 4 COOK, Vctor. "Readings in Marketing Strategy". 2da edicin. The Scientific Press otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegar a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarn al mximo sern aquellos que puedan asimilar la tecnologa ms reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que as se preparen a s mismos para cambiar. 6 . 9 6 LEVITT, Theodore, Innovation in Marketing Mc Graw Hill, 20 pg. LEVITT, Theodore, Comercializacin Creativa. Compaia Editorial Continental , Mxico. 1986. 191 Pg. CAPITULO II ESTABLECER LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE UN PUESTO O LOS CRITERIOS DE RENDIMIENTO DE UNA REA DE LA ORGANIZACIN 10 2.- APLICACIN DE ESTE MODELO Este modelo se desarrolla en un taller 7 que tiene la finalidad de obtener la informacin esencial para disear un sistema de recursos humanos basado en competencias. El taller es conducido por analistas del rea de recursos humanos de la organizacin, quienes ofrecen las guas e instrucciones necesarias para que los expertos proporcionen la informacin pertinente. Los informantes o expertos en el puesto deben cumplir ciertos requisitos bsicos: Conocer a fondo la posicin: usualmente los ocupantes de mejor desempeo, los supervisores directos del puesto y el personal involucrado en el diseo del puesto cumplen esta condicin. Tener un nivel educativo superior: como mnimo los expertos requieren cierta educacin superior. Esto asegura que los expertos posean tres habilidades bsicas que requerirn en el taller: comprensin de instrucciones, lectura y escritura. Lo ideal es que se formen grupos de tres expertos por posicin a analizar, ya que el mtodo esta diseado para aprovechar las ventajas del trabajo en equipo. No obstante, si no existe el nmero suficiente de expertos, no hay inconveniente en tener un solo informante por puesto. Sin embargo, en este caso es altamente recomendable que se revise con mayor detalle la informacin proporcionada por el informante en la fase de validacin, una vez concluido el taller. En el caso de que los potenciales informantes no tengan el nivel educativo recomendado, es preferible trabajar con los supervisores de los informantes. Lo importante es que los informantes renan las destrezas bsicas de comprensin de instrucciones, lectura y escritura. Por su parte los requisitos que deben cumplir los facilitadores de los talleres son: Conocimiento del mtodo Conocimiento del fundamento terico del enfoque. Habilidad para dirigir y organizar grupos. 2.1.- IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DEL PUESTO El primer dato que los expertos deben proporcionar son los criterios de rendimiento. Los criterios de rendimiento son definiciones explcitas sobre las actividades que se deben realizar y los resultados de trabajo que se deben lograr en un puesto de trabajo o rea funcional, para ser considera de alto rendimiento. Los criterios de rendimiento son las actividades y los resultados que tienen mayor impacto para la organizacin. Los criterios de rendimiento incluyen tanto las acciones(comportamientos) como los resultados del trabajo (productos tangibles). Sin embargo, dado que las competencias son 11 7 PAREDES, Alfredo y Asociados Cia. Ltda.Elaboracin de Perfiles y Modelos de Competencias, Seminario Taller, Quito, Ao 2001. los antecedentes del comportamiento laboral, es necesario identificar solamente aquellos criterios de rendimiento de carcter conductual (actividades). As, las actividades esenciales de un puesto de trabajo son los criterios de rendimiento superior. La recomendacin es que no se utilice la expresin de criterios de rendimiento con un grupo de personas que, si bien son expertas en la posicin que analizan, no tienen un conocimiento experto en administracin de recursos humanos. Ms bien, le sugerimos que se diga lo siguiente a los expertos: Antes de levantar el perfil de competencias, les voy a pedir que listemos las actividades o funciones del cargo que estn analizando, una vez listadas las actividades, procederemos a identificar las mas importantes. Observe que usted est pidiendo dos cosas a los expertos: A) que listen las actividades del cargo y B) Que identifiquen las ms importantes. Un puesto de trabajo puede tener muchas actividades, pero no todas ellas tienen el mismo nivel de importancia o impacto para la organizacin. Por ejemplo, la tarea ms importante de un vendedor es vender. En cambio, elaborar informes de visitas a clientes es una actividad que no tiene el mismo nivel de impacto que la labor de ventas. En otras palabras, no todas las actividades de un cargo tienen la misma importancia para la consecucin de los objetivos corporativos. As, un perfil de competencias se elabora nicamente a partir de las actividades esenciales. La identificacin de actividades esenciales es una aplicacin de Teorema de Pareto en los puestos de trabajo. 2.1.1.- APLICACIN DEL TEOREMA DE PARETO En su forma ms general el teorema dice el 80% de los resultados dependen del 20% de las causas y el 80% de las causas secundarias genera apenas un 20% de los resultados. La idea es que los expertos identifiquen ese 20% de actividades crticas (causas) que genera el 80% de los resultados para la organizacin. La siguiente figura ilustra el Teorema de Pareto.
CAUSAS RESULTADOS Para aplicar el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo, entregue a los expertos en una hoja la siguiente matriz: 12 0 n. 2 2 1 1 TOTAL D C F Liste todas las actividades del puesto De la siguiente instruccin: Les estoy entregando una hoja donde una de las columnas dice liste todas las actividades del puesto. Por favor listen todas las actividades o funciones que se ejecutan en el puesto. Listen lo que debera ser. Las otras columnas las trabajaremos posteriormente. Por favor les voy a solicitar que cuando redactemos las descripciones de las funciones, lo hagamos segn el siguiente formato: empecemos siempre con un verbo en indicativo o infinitivo (revisa o revisar, planea o planear, ingresa o ingresar,etc) y posteriormente, escribamos el objeto del verbo (que / quin). Observen los siguientes ejemplos que ilustran la manera de redactar las funciones: La calidad de los productos. 5.- Inspecciona Las funciones de los puestos 4.- Redacta Los balances de situacin general 3.- Elabora A los clientes que llegan al mostrador 2.- Atiende A las reuniones semanales del rea 1.- Asiste Objeto del verbo (que / quin) Verbo en indicativo Realice algunos comentarios resaltando la estructura de la redaccin (verbo + objeto del verbo) y posteriormente distribuya la siguiente tabla para asegurarse que los informantes no cometan otros errores durante la redaccin de actividades. Al igual que la tabla anterior, comente y resalte los puntos importantes. 2.1.2.- DESCRIPCIONES CORRECTAS E INCORRECTAS DE TAREAS: ejemplos Ejecuta cualquier otra funcin asignada Falta un verbo Todas las dems funciones que le Estudia las solicitudes de prstamos. El verbo conocer no es observable. El anlisis de puestos describe solamente conductas observables Conoce las solicitudes de prstamos Contesta las llamadas telefnicas. Las descripciones no deben contener adverbios o adjetivos (rpidamente, adecuadamente, bien, etc.) Ni tampoco indicadores de logro o eficacia Contesta rpidamente las llamadas telefnicas o contesta las llamadas antes de los tres primeros segundos Control del proceso operativo de planta Confuso, falta un verbo. Adems esa forma describe funciones y no tareas. Control operativo Elabora los informes de produccin mensual Demasiado genrico. Falta especificar el tipo de reportes. Elabora informes Visita a los clientes asignados Vende los productos xyz Las acciones de visita y venta no son necesariamente consecutivas. Son dos tareas separadas Visita y vende a los clientes Estudia los nuevos avances del rea El verbo ser no describe conductas o acciones observables Se mantiene actualizado en los avances del rea Descripciones corregidas Problemas detectados En la descripcin Ejemplos de descripciones incorrectas 13 Colabora en la instalacin del sistema elctrico de los vehculos. La descripcin es correcta en su aspecto. Sin embargo, cuando se trata de una actividad que es ejecutada por un grupo de personas en un contexto de equipo, la descripcin debe reflejar esa caracterstica con verbos como colabora,apoya,soporta, participa, etc. Instala el sistema elctrico de los vehculos Revisa los despachos efectuados Las descripciones no deben contener adverbios de lugar o tiempo (diariamente, etc.) Revisa diariamente los despachos efectuados Vende el producto X Es una descripcin de resultados y no de actividades Concreta cinco ventas del producto X al mes Permanece en la recepcin durante la jornada. Las descripciones no deben empezar con frases en negativo No abandona la recepcin durante la jornada Atiende los pedidos de los clientes. El verbo estar no describe conductas o acciones observables Est al tanto de los pedidos de los clientes. Redacta los informes de ventas mensuales. Los verbos no deben estar en primera persona. Se debe usar el tiempo indicativo (redacta) o tambin el infinitivo (redactar), aunque esta ltima forma es preferible en las descripcin de procesos de trabajo y en la descripcin de funciones, no de tareas. Redacto los informes de ventas mensuales asignen Adicionalmente, cuando se redacta tareas, es recomendable evitar el uso de los siguientes verbos: administrar, gestionar, procesar, supervisar, planificar, organizar, dirigir y controlar. Estos verbos por lo general se utilizan para agrupar varias tareas, de modo que hay que tener cuidado con su uso. Tampoco se deben utilizar verbos que hagan referencia a conductas interiorizadas como: conoce, comprende, conciencia, sabe, aprecia, estima, valora, piensa, etc. Slo se deben usar verbos de conducta observable. Realizada su explicacin y atendidas las preguntas de los informantes termine esta parte diciendo: Por favor tienen 30 minutos para listar todas las actividades. Si bien desde un punto de vista tcnico las actividades (funciones, tareas, elementos), no es conveniente discutir estos aspectos con los expertos. Discutir cul es la diferencia entre una funcin y una tarea puede ser fuente de confusiones para los expertos. Simplemente utilice la expresin actividades de trabajo enfatizando que esto se refiere a lo que las personas hacen en su puesto de trabajo. Una vez que los expertos han listado las actividades de los puestos, les explicar lo siguiente: Ahora que ya hemos listado todas al actividades el puesto, les voy a pedir que califiquemos cada una de las actividades sobre la base de las siguientes escalas: frecuencia, consecuencia de los errores y dificultad. Entregue a los expertos las siguientes encuestas: 14 2.2.-ESCALAS PARA LA CALIFICACIN DE ACTIVIDADES DE TRABAJO. Las siguientes escalas sirve para identificar las actividades esenciales de (puestos, procesos, ocupaciones, etc.) Qu tan difcil es la ejecucin de esta actividad comparada con las dems del mismo puesto/proceso) Dificultad: qu tan difcil es la ejecucin de la actividad en comparacin con las dems actividades analizadas. Qu consecuencias tiene un mal desempeo de la actividad? Consecuencias de los errores: que tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeo de la actividad en el contexto tpico donde se ejecutar (usualmente una organizacin) Con qu frecuencia se ejecuta esta tarea? Si la frecuencia es variable pregntese: Cul es la frecuencia tpica de ejecucin de esta actividad? Frecuencia:cul es la frecuencia esperada de esta actividad Para aplicar esta escala hgase las siguientes preguntas Escala / definicin 2.2.1.- GRADACIN DE LAS ESCALAS. Tarea muy difcil de ejecutar en comparacin con las dems actividades. Consecuencias menores, fcilmente controlables Otro (bimestral,trimestral, semestral, etc.) 1 Fcil Consecuencias de menos magnitud:Afectan la ejecucin de otras actividades que pertenecen al mismo puesto/carrera. Una vez al mes 2 Moderada Consecuencia considerables: pueden afectar el trabajo de otros Al menos una vez cada quince das 3 Difcil Consecuencias graves : pueden afectar a procesos o reas funcionales de la organizacin Al menos una vez por semana 4 Muy difcil Consecuencias muy graves: Puede afectar a toda la organizacin Todos los das 5 DIFICULTAD Consecuencia de los errores FRECUENCIA Grado EJEMPLO 4 1 2 2 14. Entrega al jefe de seleccin las requisiciones de personal 4 1 2 2 13. Solicita los trmites de contratacin 18 5 3 3 12. Elabora reportes de evaluacin de pruebas y entrevistas 16 4 3 4 11.Entrevista a los candidatos en la fase preliminar 16 3 4 4 10.Aplica las pruebas de evaluacin a los candidatos 7 1 4 3 9. Convoca a los candidatos a entrevistas 12 3 3 3 8. Colabora en la seleccin de mtodos de evaluacin 9 2 3 3 7. Informa sobre la indagacin de las referencias 11 2 4 3 6. Solicita datos faltantes de la hoja de vida 15 3 4 3 5. Indaga referencias de trabajo 11 2 3 5 4. Recibe las hojas de vida de los aspirantes 8 2 3 2 3. Difunde anuncios de reclutamiento interno 9 2 3 3 2. Llama a las agencias de empleo y consultores 8 2 3 2 1. Atiende las solicitudes de contratacin de personal TOT AL D C F Cargo : Asistente de Seleccin 15 F= Frecuencia C= Consecuencias errores D= Dificultad Total= Frecuencia + ( consecuencia x dificultad) 18 5 3 3 12. Elabora reportes de evaluacin de pruebas y entrevistas 16 4 3 4 11.Entrevista a los candidatos en la fase preliminar 16 3 4 4 10.Aplica las pruebas de evaluacin a los candidatos Total D C F Asistente de seleccin: actividades esenciales 2.2.2.- COMO IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES ESENCIALES: 1.- El nmero mximo de actividades esenciales ser 4. 2.- Las 3 4 actividades con las puntuaciones totales ms altas son las esenciales. 2.3.-FIN DE LA ENCUESTA. El facilitador puede decir lo siguiente: Ustedes han recibido unas escalas de calificacin. Su tarea consiste en calificar cada una de las actividades del puesto que ustedes han descrito, con las escalas que acaban de recibir. La calificacin deben anotarla en las columnas que dicen F para frecuencia, C para consecuencias de los errores y D para dificultad. Una vez concluida la calificacin obtenga el total de la columna T total aplicando la frmula que consta en el ejemplo. Las actividades cuya puntuacin total es la ms alta son las actividades esenciales del puesto. Identificadas las actividades esenciales (que no deben ser ms de cuatro) proceder con la siguiente fase del taller (levantamiento del perfil de competencias). Los expertos debern identificar qu conocimientos y destrezas se requieren para desempear las actividades esenciales en el mximo nivel de rendimiento. 2.4.- JUSTIFICACIN CONCEPTUAL Como usted se habr dado cuenta lo que han hecho los expertos es identificar las actividades esenciales ( las ms crticas) del puesto analizado. Pues bien, las actividades esenciales de un puesto de trabajo son los criterios de rendimiento superior. La premisa fundamental es que las actividades esenciales de un puesto, al ser ms crticas, requieren que el ocupante las desempee con la mxima eficacia. De hecho, un ocupante que ejecute las actividades esenciales de su puesto competentemente evidenciar un nivel de rendimiento superior. Por esta razn, cuando se identifican las actividades esenciales del puesto, se estn identificando, en realidad, los criterios de rendimiento superior de la posicin. Conviene destacar que los criterios de rendimiento dependen del nivel de anlisis. En caso de los puestos individuales de trabajo, los criterios son las actividades esenciales del cargo. La siguiente tabla identifica cules son los criterios de rendimiento para otros niveles de anlisis. 16 2.5.- CRITERIOS DE RENDIMIENTO SUPERIOR EN DIVERSOS NIVELES DE ANLISIS. Combinacin de los criterios de rendimiento de las reas y planes estratgicos. 5. Toda la organizacin Estrategias del plan 4. Planes estratgicos Principales operaciones y puntos de decisin del proceso. 3. Procesos de trabajo Funciones permanentes del rea 2. reas o departamentos Actividades esenciales del puesto 1.Puestos individuales de trabajo Criterios de rendimiento superior Nivel de anlisis Esta fase puede acelerarse si la organizacin cuenta con descripciones actualizadas de funciones. En este caso entregue impresas las funciones a los expertos y pdales que las califiquen con las escalas comentadas. No obstante, tenga en cuenta que una de las ventajas de este modelo es la identificacin de las actividades del puesto y consecuentemente, la obtencin de la informacin necesaria para elaborar el manual de funciones de la organizacin. Por otra parte, si la organizacin ya cuenta con descripcin de funciones, este modelo le permitir actualizar las descripciones, de modo que, en la medida de lo posible, lo ideal es pedir a los expertos que describan las actividades del cargo. 2.6.- REA DE ESTUDIO DONDE SE APLICARA EL MODELO DE COMPETENCIAS. El rea de trabajo donde se aplicar el Modelo de Competencias ser el Departamento de Mercadeo, tomando en cuenta que es considerada como una de las reas ms importantes de esta organizacin, existen 10 cargos, los cuales para facilitar el proceso, se lo dividir en la siguiente matriz de informantes: ASISTENTE DE PROMOCIN JEFE DE PROMOCIN Y PUBLICIDAD Jefe de promocin y publicidad Asistente de promocin Investigacin de mercados JEFE DE LINEA JEFE DE PRODUCTO Jefe de Producto Jefe de Lnea Promotor Asesor GERENTE DE MERCADEO Gerente de Mercadeo Procesamiento de datos Asistente de Mercadeo INFORMANTE 2 INFORMANTE 1 CARGO A continuacin presentamos los resultados de los talleres realizados con el personal del Departamento de Mercadeo para la identificacin de las actividades esenciales. 17 18 2.6.1.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Gerente de Mercadeo. FUNCIONES F I D Total 1 Realiza el plan de mercadeo Cndor/ Expocolor 5 5 5 30 2 Realiza el presupuesto de ventas 5 5 5 30 3 Realiza el presupuesto de gastos del rea 1 4 4 17 4 Fija precios 2 5 5 27 5 Analiza a la competencia 5 4 4 21 6 Desarrolla la imagen de la compaa 4 5 5 29 7 Cuida las marcas y las desarrolla 5 4 3 17 8 Prepara y ejecuta promociones 4 4 4 20 9 Comunica a los clientes para lograr Top of mind 5 5 5 30 10 Coordina con las agencias de publicidad 3 3 3 12 11 Mantiene reuniones con el equipo gerencial 4 4 3 16 12 Realiza lanzamientos de nuevos productos 1 5 4 21 13 Presenta oficialmente la imagen de la compaa 5 3 3 14 14 Mantiene contacto con los medios de comunicacin 3 4 3 15 15 Mantiene motivada a la gente 5 4 4 21 16 Aprueba los comerciales y promociones 5 4 3 17 17 Dirige el trabajo del departamento 5 4 3 17 18 Lidera las reuniones del departamento 3 3 3 12 19 Atiende requerimientos del mercado 5 4 3 17 20 Atiende los requerimientos de los centros de distribucin 5 4 3 17 21 Atiende requerimientos del personal del departamento 4 3 3 13 22 Visita a los clientes 3 4 3 15 23 Realiza investigacion de mercado 3 4 3 15 24 Lidera el proceso de capacitacin interna y externa 4 4 3 16 25 Selecciona personal en el rea 1 4 4 17 26 Evala al personal del departamento 1 3 3 10 27 Dirige proyectos del rea 4 4 4 20 28 Organiza dirige y controla al personal del rea 5 4 3 17 29 Crea nuevos cargos en el departamento 1 3 3 10 19 2.6.2.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Asistente de Mercadeo FUNCIONES F I D Total 1 Atiende llamadas telefnicas 5 4 2 13 2 Recibe y entrega correspondencia 5 4 2 13 3 Maneja el archivo 5 5 3 20 4 Atiende visitas de proveedores 5 4 1 9 5 Maneja caja chica 5 4 3 17 6 Concerta citas 5 3 2 11 7 Escribe cartas, contratos, memos 5 5 3 20 8 Sirve caf 1 1 1 2 9 Hace rdenes de pago 5 4 3 17 10 Codifica facturas 5 4 3 17 11 Controla equipos de proyeccin y aulas para los cursos 5 3 2 11 12 Coordina la ejecucin de los cursos de capacitacin 4 3 2 10 13 Colabora con las actividades del departamento 5 4 3 17 14 Llena los certificados de capacitacin 4 3 3 13 15 Pide suministros de oficina 4 2 2 8 16 Revisa reportes de gastos de viaje 4 4 3 16 20 2.6.3.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Procesamiento de datos FUNCIONES F I D Total 1 Elabora cuadros estadsticos para anlisis 5 4 3 17 2 Elabora listas de precios 1 5 3 16 3 Prepara comparativos de los precios con la competencia 2 4 2 10 4 Asiste en la preparacin de presentacin del Dpto. 2 2 2 6 5 Ayuda al resto del equipo en el uso del computador 4 2 2 8 6 Consolida los presupuestos 1 5 5 26 7 Soporta/ayuda en los proyectos de ECommerce 1 5 4 21 8 Prepara los comparativos entre el presupuesto y lo real 4 5 3 19 9 Identifica los productos con mrgenes bajos 5 5 2 15 10 Responde a requerimientos de los vendedores sobre precios 5 5 3 20 11 Realiza anlisis de los ciclos de vida de los productos 2 5 5 27 12 Prepara proyecciones de ventas 1 5 5 26 21 2.6.4.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Jefe de Producto FUNCIONES F I D Total 1 Planea estratgicamente cada unidad de negocio 1 5 3 16 2 Coordina y lidera con los jefes de lnea el manejo de todo el personal 4 5 3 19 3 Investiga el mercado permanentemente 3 5 3 18 4 Analiza estadsticas de cada lnea 4 4 3 16 5 Evala necesidades del consumidor para el lanzamiento de nuevos productos 1 4 4 17 6 Elabora planes de capacitacin con jefes de lnea 2 4 3 14 7 Analiza la competencia 4 4 3 16 8 Informa a la gerencia del departamento de la jefatura y actividades de la competencia 3 4 3 15 9 Selecciona el personal en coordinacin con jefes de lnea 1 4 3 13 10 Vela por la motivacin de cada persona del rea 4 4 3 16 11 Responde por el crecimiento de cada unidad de negocio con el Gerente de mercadeo 1 5 3 16 12 Define las estrategias de marca de cada uno de los productos 1 5 4 21 13 Participa en la evaluacin de costos de productos y fijacin de precios 2 4 4 18 14 Colabora en la definicin de canales de distribucin de los productos 1 5 3 16 15 Mantiene el stock de mercadera adecuada en bodega, mediante mximos y mnimos 3 5 3 18 16 Orienta el manejo de las actividades publicitarias y promocionales segn las necesidades 2 4 3 14 22 2.6.5.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Jefe de Lnea FUNCIONES F I D Total 1 Mantiene relacion directa con proovedores extranjeros 3 4 3 15 2 Maneja los software de formulacin para pintura de auto 2 4 5 22 3 Conoce los productos de la lnea tcnicamente 2 5 5 27 4 Define talleres donde debe haber publicidad 4 3 3 13 5 Coordina los cursos de capacitacin 4 3 3 13 6 Visita todas las zonas del pais 2 4 3 14 7 Coordina ferias que tengan que ver con el rea 2 4 3 14 8 Mantene la presencia de todos los productos en puntos de venta 2 5 4 22 9 Atiende y canalizar los reclamos 5 5 4 25 10 Revisa informes de trabajo diario de los asesores 5 5 2 15 11 Controla todos lo productos de la lnea desde la fab. hasta la venta final 4 5 5 29 12 Fija los precios de los productos, controlar los mrgenes y precios competencia 3 5 4 23 13 Elabora listado de items para importacion 2 4 5 22 14 Controla inventarios 3 4 3 16 15 Supervisa a los asesores tcnicos 5 4 3 17 16 Mantiene visitas a los clientes antiguos 4 4 3 16 17 Busca nuevos clientes 4 5 4 24 18 Controla que se cumplan los objetivos de la compaa 2 4 3 14 19 Elabora planes y programas de publicidad, dar seguimiento 3 3 3 12 20 Realiza los programas de publicidad 3 3 3 12 23 2.6.6.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Promotor FUNCIONES F I D Total 1 Visita puntos de venta 5 5 3 18 2 Informa promociones y productos 5 5 3 18 3 Entrega informacin, muestras de productos 4 4 3 16 4 Investiga productos de la competencia (mercado) 5 5 4 25 5 Recibe informacin 5 5 3 18 24 2.6.7.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Asesor Tcnico FUNCIONES F I D Total 1 Visita talleres , puntos de venta 5 5 2 15 2 Realiza aplicaciones de los productos 5 5 3 20 3 Capacita talleristas, puntos de venta, solicitantes 4 4 4 20 4 Soluciona problemas que se sucitan con los productos 5 5 5 30 5 Inspecciona aplicacin de productos 5 5 5 30 6 Asesora usos y aplicaciones 5 5 5 30 7 Vende productos afines a su lnea 5 5 5 30 8 Investiga mercado 5 5 5 30 9 Realiza bases de datos y estadsticas 4 4 5 24 10 Promociona productos afines a su lnea 5 5 3 20 11 Planifica estrategias nuevas 4 4 5 24 12 Gestiona desarrollo y mejoramiento de nuevos productos 1 5 5 26 25 2.6.8.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Investigador de mercados FUNCIONES F I D Total 1 Recoge informacin cuantitativa y cualitativa 5 5 3 20 2 Recoge informacin selectiva 5 5 3 20 3 Tabula resultados 4 5 3 19 4 Coordina informacin encuestadores 4 5 3 19 5 Prepara las encuestas 3 5 4 23 6 Genera recomendaciones y acciones 2 5 5 27 7 Lleva base estadstica de datos 5 5 2 15 8 Recoge informacin general 5 4 2 13 9 Mide tendencias de mercado 5 5 4 25 10 Mide precios 3 5 2 13 26 2.6.9.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Jefe de Promocin y Publicidad FUNCIONES F I D Total 1 Atiende a medios de comunicacin, proveedores, clientes, etc. 5 4 3 17 2 Elabora planes promocionales para Expocolor 3 5 3 18 3 Crea planes publicitarios para marcas y productos de Cndor 3 5 4 23 4 Asiste los requerimientos del Gerente de mercadeo 3 4 3 15 5 Aprueba bocetos e ideas para comerciales de T.V., radio, prensa, etc. 5 5 3 20 6 Aprueba planes de medios para difusin de campaas publicitarias 3 5 4 23 7 Aprueba rdenes de adquisicin 4 4 1 8 8 Implementa acciones promocionales en el pas 2 5 4 22 9 Ejecuta planes de mercadeo: programas en vivo en T.V., radio, etc. 5 5 4 25 10 Coordina junto con jefes de lnea y producto acciones tcticas 4 5 3 19 11 Asiste a reuniones con clientes, otros departamentos y cursos 4 3 2 10 12 Controla el presupuesto de publicidad y su efectiva inversin 2 5 4 22 13 Propone ideas para nuevas formas de promocionar la marca 3 5 3 18 14 Ejecuta y revisa planes de pintura exterior y pintura de puntos de venta 4 5 3 19 15 Prepara junto a proveedores stands y presencia en ferias 2 4 3 14 16 Busca nuevos medios para llegar a nuestro pblico objetivo 3 4 5 23 17 Revisa que se cumplan los planes de medios-trackings 4 5 3 22 18 Ordena material promocional para la compaa 3 4 3 15 19 Busca nuevos proveedores para optimizar costos 3 4 2 11 20 Coordina comit de etiquetas 2 4 4 18 21 Informa al directorio y accionistas de las actividades de promocin 4 4 2 12 22 Coordina que se entregue a tiempo los elementos que solicita el Dpto. 4 4 3 16 23 Negocia directamente con medios para optimizar inversion 4 4 4 20 24 Revisa contratos 4 4 2 12 25 Revisa y controla informes de competencia 2 4 3 14 27 2.6.10.- LISTADO DE FUNCIONES E IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ESENCIALES CARGO: Asistente de Promocin y Publicidad FUNCIONES F I D Total 1 Coordina la elaboracin de material promocional 5 4 3 17 2 Elabora rdenes de adquisicion 5 5 1 10 3 Asiste a las reuniones de trfico con la agencia de publicidad 4 5 3 19 4 Tramita pedidos de material promocional para clientes 5 5 2 15 5 Tramita canjes publicitarios para los diferentes medios 2 4 4 18 6 Lleva control presupuestario de mercadeo 2 5 4 22 7 Tramita vales de materiales de productos y envases 3 3 1 6 8 Colabora en la organizacin de ferias y eventos 2 4 4 18 9 Coordina, pauta con medios especificos como revistas y radio 3 5 2 13 10 Tramita contratos 3 4 3 15 11 Archiva material promocional 4 3 1 7 12 Asiste a reuniones de grupo primario 4 3 2 10 13 Asiste a reuniones de comit de etiquetas 2 5 3 17 14 Asiste a reuniones de ventas 2 3 1 5 15 Tramita campaas publicitarias 4 5 4 24 16 Coordina trabajos con la agencia de publicidad 5 5 3 20 17 Coordina trabajos con la imprenta 4 4 2 12 18 Asiste en actividades promocionales al departamento de mercadeo 5 5 3 20 19 Asiste en lo que requieran al jefe de publicidad y gerente de mercadeo 5 5 3 20 CAPITULO III LEVANTAR LOS REQUERIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE CADA PUESTO 28 3. ELABORAR EL PERFIL DE COMPETENCIAS LEVANTANDO LOS REQUERIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE CADA PUESTO. Un perfil de competencias es una descripcin de los conocimientos, las destrezas y otras caractersticas requeridas para desempear un puesto o actividad con competencia. Un perfil debe derivarse de las actividades esenciales del puesto ( criterios de rendimiento ). Por esta razn, la identificacin de criterios de desempeo superior es el primer paso en la construccin de un perfil de competencias. Tngase en cuenta que en la gestin de recursos humanos por competencias, el perfil o modelo, es el ncleo alrededor del cual giran todas las aplicaciones de recursos humanos. Si el perfil est mal elaborado, las aplicaciones resultantes incorporarn algn margen de error. A diferencia de la administracin tradicional de recursos humanos donde el perfil era una cuestin secundaria sin mayor relevancia, en la gestin por competencias los perfiles son de mxima importancia para el xito del sistema. Por esta razn, la metodologa de competencias enfatiza la construccin de los perfiles de competencias. Desde luego estos diccionarios no excluyen la inclusin de competencias especficas, pero su uso facilita enormemente la labor de construccin del perfil de competencias. Este modelo utiliza los siguientes diccionarios: Conocimientos, destrezas, aptitudes y rasgos. Todos estos diccionarios provienen de una taxonomas elaboradas por un grupo de investigadores y consultores que realizaron su trabajo en un proyecto denominado ONET (Occupational network), contratado por la Secretara de Labor del Gobierno de los Estados Unidos. Los expertos ya han identificado las actividades esenciales de la posicin. Ahora tendrn la tarea de identificar los conocimientos y las destrezas requeridas. A este efecto se usar la siguiente metodologa. 3.1.- METODOLOGA PARA IDENTIFICAR LOS CONOCIMIENTOS. Entregue a los expertos una hoja con los siguientes datos: 3 2 1 Otras competencias Destrezas requeridas Conocimientos requeridos Liste solamente las actividades esenciales Solicite a los expertos que transcriban solamente las actividades esenciales que identificaron en la primera parte del taller: 29 Ahora que ya hemos transcrito las actividades esenciales del puesto, les voy a solicitar que completemos la columna conocimientos. Ustedes deben hacerse la siguiente pregunta en cada una de las actividades del puesto: para desempear esta actividad qu conocimientos se requieren? A fin de que tengamos claridad sobre qu es un conocimiento me permito ensearles el siguiente ejemplo (ver ms adelante). Debo destacar que no todas las actividades de un puesto requieren conocimientos. Si ese es el caso, dejen vaco y prosigan con la siguiente actividad. El facilitador entregar a los expertos un ejemplo sobre lo que se espera de ellos y una pequea hoja donde se aclare el concepto de conocimientos. A continuacin se presentan estos ejemplos. Ejemplos de cmo completar la columna conocimientos Cargo: Recepcionista-Telefonista Horarios de Trabajo 5. Permanece en la recepcin durante la jornada reas, personas, productos y servicios de la organizacin 3. Orienta a los clientes reas, personas, productos y servicios de la organizacin 2. Atiende a los clientes y al pblico reas, personas, productos y servicios de la organizacin 1. Responde las llamadas telefnicas Conocimientos Actividades esenciales Cargo: Vendedor Datos de ventas y de visitas. 3. Entrega los reportes de ventas y visitas durante la ltima semana de cada mes. Datos del cliente 2. Realiza seguimiento de posventa Mercado y la competencia 1. Vende el producto X Conocimientos Actividades esenciales Ejemplos sobre la definicin de conocimientos. El siguiente contenido debe presentarse a los expertos en una hoja. Cuando los expertos tengan la hoja, el facilitador proceder a leer y explicar. El objetivo es que los expertos dominen la definicin de conocimientos. Esto mejorar la calidad de informacin que los expertos proporcionen cuando completen la columna conocimientos 3.1.1.- DEFINICIN DE CONOCIMIENTOS: Los conocimientos son conjuntos de informaciones adquiridas va educacin formal, capacitacin o anlisis de informacin. 3.1.2.- QUE NO SON CONOCIMIENTOS: En la gestin por competencias es muy importante NO confundir conocimientos con otras competencias como las destrezas, las capacidades, etc. La mejor manera de NO confundir conocimientos con otras competencias es aplicar la siguiente regla: 30 Por lo general los conocimientos empiezan con sustantivos (economa, contabilidad, finanzas, etc.) Por lo general las destrezas empiezan con un verbo (negociar, inspeccionar, manejar, etc.) Haga que los expertos realicen el siguiente ejercicio para afianzar la nocin de conocimiento y destrezas: Es una destreza por ser un conocimiento en accin. Destreza Manejar excel Si bien hay que saber de estadstica, la elaboracin ya es un conocimiento aplicado, o sea, una destreza. Destreza Elaborar estadsticas de clientes Por que hay que indagar para conocer las estadsticas sobre clientes. Conocimiento Estadstica sobre clientes Es una rea de conocimientos Conocimiento Ventas y mercadeo Porque para manejar una entrevista hay que ejecutarla Destreza Manejo de entrevistas Porque las tcnicas requieren estudio formal Conocimiento Tcnicas de entrevista Porque las estrategias se las pone en prctica Destreza Aplicar estrategias de ventas Porque las tcnicas de ventas se las estudia Conocimiento Principios y tcnicas de ventas Es una destreza. Las destrezas son conocimientos en accin Destreza Elaborar balances contables Son reas que requieren estudio formal Conocimiento Economa y finanzas Respuestas Es un conocimiento o una destreza? Ejemplos Evidentemente el facilitador proporcionar esta hoja sin los datos de segunda y tercera columna a fin de que los expertos las completen y se familiaricen con el concepto de conocimientos. Se dar un mximo de cinco minutos para que los expertos completen la hoja. Inmediatamente el analista proceder a revisar y explicar las respuestas. Tambin es til decir a los expertos que hay dos tipos de conocimientos: Conocimientos tcnicos: Conocimientos que se adquieren mediante educacin formal, por ejemplo, administracin, finanzas , medicina, circuitos electrnicos, etc. Conocimientos informativos: conocimientos que se adquieren por simple escucha o lectura del material informativo, por instancia, horarios de la empresa, polticas de la organizacin, nombre de las personas que laboran en el lugar de trabajo, etc. Una vez que los expertos tengan claro qu son y qu no son los conocimientos, les pedir que procedan a establecer los conocimientos de la posicin analizada. Se les dar entre 20 y 25 minutos para ejecutar esta tarea. 3.2.- METODOLOGA PARA IDENTIFICAR LAS DESTREZAS. Concluida la identificacin de los conocimientos, los expertos procedern a la identificacin de las destrezas. La mejor manera de identificar destrezas o habilidades es mediante el uso de fichas o tarjetas que contengan las destrezas y sus definiciones. Cada ficha contiene una destreza y su definicin. Las destrezas que se utilizan en esta metodologa provienen de una taxonoma especial que elaboraron un grupo de psiclogos industriales como parte del proyecto ONET 31 (Occupational Network). Este proyecto es el fruto de varias investigaciones en el rea del rendimiento laboral y la estructura de trabajo. ONET ha dado lugar a un sistema informatizado a gran escala que sirve para registrar y categorizar descripciones de funciones, criterios de rendimiento, competencias y otros datos sobre el entorno laboral de cualquier tipo de organizacin. El sistema es usado por la Secretara de Labor de los Estados Unidos. Las destrezas de ONET han sido debidamente traducidas y adaptadas al castellano. A manera de ejemplo se presentan cuatro destrezas de esta taxonoma en formato de ficha. Destrezas en manejo de procesos 10 PENSAMIENTO CRITICO Utilizar la lgica y el anlisis para identificar las fortaleza o debilidad de enfoques, propuestas, sistemas. Destrezas para la solucin de problemas 17 PLANIFICACIN Disear estrategias para llevar a cabo una idea Destreza tcnica 35 DETECCIN DE AVERAS Determinar qu causa un error de operacin y decidir qu hacer al respecto. Destreza social 21 PERSUASIN Lograr que los dems vean las cosas como uno las ve Cada grupo de expertos recibe un paquete de 52 fichas. En realidad, no es necesario entregar todas la fichas a los expertos. Los analistas pueden preseleccionar y descartar aquellas destrezas que evidentemente carecen de relevancia para el puesto. Por ejemplo, las destrezas tcnicas no son aplicables a puestos administrativos. Los expertos tienen que leer cada tarjeta si la destreza es impredecible para desempear el puesto. Los facilitadores debern ponderar la diferencia entre imprescindible y deseable. Al final los expertos tendrn dos grupos de tarjetas. Las seleccionadas y las descartadas. Los facilitadores pedirn a los expertos que priorizen las tarjetas seleccionadas poniendo en primer lugar la que consideran ms importante y as sucesivamente. Tambin se les puede decir a los expertos lo siguiente: Del grupo de tarjetas seleccionadas les voy a pedir que priorizen y escojan las 5 ms importantes. La razn por la cual establecemos el nmero de 5 es que los perfiles de competencias para ser prcticos no deben contener demasiadas competencias. Un nmero excesivo de competencias vuelve poco prctico al perfil. Adems tenga en cuenta que estas 5 destrezas escogidas debern ser ubicadas en alguna de las celdas que se encuentran en la columna destrezas a fin de vincularlas con las actividades esenciales del cargo. No hay ningn inconveniente que una misma destreza se repita en ms de una actividad esencial. Tenemos 20 minutos para esta tarea. Una vez que los expertos han seleccionado las cinco destrezas, se les pedir que las ubiquen en la columna destrezas que esta junto a la columna de conocimientos. La ubicacin de las destrezas en alguna de las celdas de la columna, tiene por finalidad asegurar que las destrezas son necesarias para desempear alguna o algunas de las actividades esenciales de la posicin. Si la destreza no puede ser ubicada o vinculada a alguna de las tareas esenciales del puesto puede significar que : 32 A) Falta identificar alguna actividad esencial del puesto B) La destreza ha sido errneamente escogida por una inadecuada priorizacin C) La destreza requiere adaptacin al puesto D) La destreza est vinculada a una tarea o criterio de rendimiento extra-puesto La siguiente tabla presenta las soluciones en el caso de dudas o inquietudes de los expertos para vincular las destrezas con las actividades esenciales. 3.2.1.- INQUIETUDES QUE PUEDEN TENER LOS EXPERTOS PARA VINCULAR LAS DESTREZAS CON LAS ACTIVIDADES ESENCIALES. - Describir la tarea o criterio extra-puesto (puede ser una funcin departamental o corporativa en la cual el cargo tiene incidencia) D) La destreza est vinculada a una tarea o criterio de rendimiento extra-puesto - Cambiar el nombre a las destrezas - Ajustar la definicin de la destreza - Crear una nueva destreza C) Las destrezas requieren adaptacin al puesto - Revisar la priorizacin efectuada - Volver a seleccionar las destrezas B) La destreza ha sido errneamente escogida por una inadecuada priorizacin. - Revisar las actividades planteadas - Agregar actividades si es necesario A) falta identificar alguna actividad esencial Soluciones recomendadas Posibles inquietudes para vincular las destrezas con las actividades esenciales 3.2.2.- METODOLOGA PARA IDENTIFICAR DESTREZAS ESPECIFICAS. Concluida la labor de seleccin de las fichas, los facilitadores dirn lo siguiente: Ahora procederemos a determinar si existen destrezas especficas. Por favor, tomando como referencia las actividades esenciales, establezcamos si stas requieren destrezas como: - Dominio de idiomas escritos o hablados (ingls, francs, etc.) - Manejo de programas informticos (Word, Excel, etc.) - Operacin de equipos (fax, computadoras, telfonos, etc.) - Operacin de mquinas o herramientas (taladros, sierras, moladoras, etc.) El resultado final de cada grupo de expertos debe ser la matriz de actividades esenciales y competencias debidamente complementada. Antes de entregar las fichas a los expertos, proporcione un ejemplo de los que se espera de ellos para que tengan claro el resultado que deben generar. 33 Ejemplos: Recepcionista-telefonista 5. Permanece en la recepcin durante la jornada Horarios de trabajo 4. Llega y sale del trabajo segn el horario establecido Orientacin de servicio reas, personas, productos y servicios de la organizacin 3. Orienta a los clientes Orientacin de servicio reas, personas, productos y servicios de la organizacin 2. Atiende a los clientes y al pblico Operacin de central telefnica reas, personas, productos y servicios de la organizacin 1. Responde las llamadas telefnicas Destrezas Conocimientos Actividades esenciales Vendedor. Elaboracin de reportes Datos de ventas y de visitas. 3. Entrega los reportes de ventas y visitas durante la ltima semana de cada mes. Persuasin Orientacin al servicio Datos del cliente 2. Realiza seguimiento de posventa Persuasin Orientacin al servicio Mercado y la competencia 1. Vende el producto X Destreza Conocimientos Actividades esenciales 3.3.- METODOLOGA PARA IDENTIFICAR OTRAS COMPETENCIAS. Los expertos han completado la mayor parte del perfil de competencias. Ahora ya estn establecidas las actividades esenciales, los conocimientos y las destrezas genricas y especficas requeridas por la posicin. Sin embargo, existen otras competencias que pueden agregarse al perfil. Estas competencias son: aptitudes, rasgos de personalidad, motivaciones y actitudes. Sin embargo, dado que estas competencias son ms psicolgicas y a la mayora de personas les cuesta trabajo derivarlas, es preferible que un experto en psicologa industrial u organizacional identifique estas competencias. En otras palabras, en aras de la sencillez, se recomienda fuertemente que los expertos no sean solicitados para establecer estas otras competencias. Sin afn de usar criterios de exclusin, los nicos profesionales debidamente calificados para hacer este tipo de anlisis son los psiclogos industriales, de modo que es recomendable contar con el aporte de un profesional de esta disciplina para que identifique esas otras competencias. Evidentemente, la identificacin de esas otras competencias o caractersticas tiene que realizarse una vez concluido el taller. 8 De cualquier manera, la columna otras competencias puede ser usada si los expertos consideran es necesario agregar alguna caracterstica que no es conocimiento ni destreza. Posteriormente los analistas revisarn esos aportes para estimar su relevancia. Nota terica 34 8 PAREDES Y ASOCIADOS CIA. LTDA. Programa de Certificacin en Administracin de Recursos de Recursos Humanos por Competencias. Quito, Ao 2002. Se considera que los conocimientos y destrezas son competencias duras; es decir, constituyen los requerimientos profesionales y tcnicos para ejecutar el trabajo. En cambio las otras competencias (aptitudes, rasgos, motivos, etc.) Son competencias blandas, esto es, caracterstica que se relacionan ms con la disposicin o motivacin del individuo para ejecutar la tarea, que con su capacidad profesional. Por ejemplo , el perfil de competencias de la recepcionista puede lucir as: Escrupulosidad 5. Permanece en la recepcin durante la jornada Escrupulosidad Horarios de trabajo 4. Llega y sale del trabajo segn el horario establecido Amabilidad Expresin verbal Orientacin de servicio reas, personas, productos y servicios de la organizacin 3. Orienta a los clientes Amabilidad Expresin verbal Orientacin de servicio reas, personas, productos y servicios de la organizacin 2. Atiende a los clientes y al pblico Amabilidad Expresin oral Operacin de central telefnica reas, personas, productos y servicios de la organizacin 1. Responde las llamadas telefnicas Otras competencias Destrezas Conocimientos Actividades esenciales 3.4. APLICACIN DEL TALLER. A continuacin presentamos los resultados de los talleres realizados con el personal del Departamento de Mercadeo para levantar los requerimientos de las actividades esenciales de cada puesto. 35 36 3.4.1.-MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Gerente de Mercadeo ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Mercadeo Planificacin Realiza el plan de mercadeo Cndor/ Expocolor Publicidad Negociacin Comportamiento del consumidor Formular una visin Investigacin de mercado Percepcin de sistemas y entornos Estadstica Trabajo en equipo Realiza el presupuesto de ventas Macroeconoma Pensamiento analtico Microeconoma Computacin Publicidad Generacin de ideas Creatividad Desarrolla la imagen de la compaa Mercadeo Evaluacin de ideas Competencia Investigacin de mercado Comunica a los clientes para lograr Top of mind Comportamiento del consumidor Generacin de ideas Medios Evaluacin de ideas Costos Destreza matemtica Fija precios Mercado Pensamiento analtico Finanzas 37 3.4.2.-MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Asistente de Mercadeo ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Organizacin de la Maneja el archivo Tcnicas de archivo informacin Organizacin Recopilacin de la informacin Computacin, hojas Detallista Maneja caja chica electrnicas Escritura Ortografa Contabilidad Manejo de Recursos Honradez Escribe cartas, contratos, memos Financieros Hace rdenes de pago Contabilidad Manejo de Recursos Financieros Codifica facturas Contabilidad Manejo de Recursos Financieros Tcnicas de servicio Empata Amabilidad Colabora con las actividades del departamento al cliente Trabajo en equipo Extroversin Orientacin de servicio 38 3.4.3.-MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Procesamiento de datos ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Estadstica Sntesis y reorganizacin Dedicacin Realiza anlisis de los ciclos de vida de los productos Computacin Pensamiento Crtico Verificacin Mercado Producto Consolida los presupuestos Computacin Organizacin de la informacin Detallista Contabilidad Destreza matemtica Anlisis Estadstica Programacin Estadstica Recopilacin de informacin Prepara proyecciones de ventas Computacin Pensamiento analtico Mercadeo Planeacin Computacin Identificacin de problemas Soporta/ayuda en los proyectos de ECommerce Internet Aprendizaje activo 39 3.4.4.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Jefe de Producto ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Relaciones Humanas Juicio y toma de decisiones Liderazgo Coordina y lidera con los jefes de lnea el manejo del personal Tecnicas de liderazgo Manejo de RRHH Empatia Negociacion Investiga el mercado en forma permanentemente Investigacin de mercados Evaluacion de soluciones Organizado cualitativa y cuantitativa Planificacin Sentdo crtico Evala las necesidades del consumidor para lanzar nuevos productos Marketing Planificacin Intuitivo Ventas Evaluacion de soluciones Perceptivo Destreza cientfica experiencia Define las estrategias de marca de cada uno de los productos Marketing Juicio y toma de decisiones experiencia Planificacin Decisin Destreza cientfica Participa en la evaluacin de costos y fijacin de precios Marketing Identificacin de problemas Experiencia Evaluacin de soluciones Organizado Destreza cientfica Identificacin de problemas Experiencia Marketing Evaluacin de soluciones Organizado Mantiene el stock de mercadera adecuada en bodega mediante mximos y mnimos Estadstica 40 3.4.5.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Jefe de Lnea ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Departamentos, Pensamiento analitico Iniciativa 1 Controla los productos desde fabricacin hasta la venta final Personas Trabajo en equipo Creatividad Clientes Construccin de relaciones 2 Conoce tcnicamente los productos de la lnea Ingeniera Pensamiento crtico Pensamiento analtico Trabajo en equipo Iniciativa 3 Atende y canalizar los reclamos Productos Departamentos Orientacin y asesoramiento Construccin de relaciones 4 Busca nuevos clientes Trabajo en equipo Sociabilidad Mercado Orientacin y asesoramiento 41 3.4.6.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Promotor ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Mercadeo Hablado Sagacidad 1 Visita puntos de venta Escucha activa Planificacin 2 Informa promociones y productos Clientes Planificacin Presencia fsica Orientacin/Asesoramiento 3 Investiga productos de la competencia (mercado) Mercadeo Hablado Seguridad Orientacin/Asesoramiento 4 Recibe informacin Mercadeo Escucha activa Sociabilidad Destreza cientfica 42 3.4.7.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO:Asesor Tcnico ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Producto Destrezas cientficas Paciencia Soluciona problemas que se sucitan con los productos Ingeniera Industrial Hablado Serenidad Qumica, arquitectura Escucha activa Amabilidad Orientacin/ Asesoramiento Intuicin Inspecciona aplicacin de productos Producto Identificacin de problemas Concentracin Procesos Destrezas cientficas Seguridad Orientacin/ Asesoramiento Asesora usos y aplicaciones Productos Hablado Seguridad Procesos Escucha activa Ingeniera Industrial Orientacin/ Asesoramiento Qumica, arquitectura Manejo recursos materiales Vende productos afines a su lnea Producto Planificacin Mercado Hablado Amabilidad Escucha activa Seguridad Orientacin/ Asesoramiento Presencia 43 3.4.8.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Investigador de Mercados ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Mercadeo Pensamiento crtico Extroversin Recoge informacin cuantitativa y cualitativa Estadstica Identificacin de causas fundamentales Sociabilidad Psicologa Recopilacin de informacin Productos Pensamiento analtico Mercadeo Juicio y toma de decisiones Recoge informacin selectiva Estadstica Identificacin de causas fundamentales Confiabilidad Psicologa Recopilacin de informacin Productos Mercadeo Prepara las encuestas Psicologa Pensamiento crtico Productos Recopilacin de informacin Mercadeo Identificacin de causas fundamentales Genera recomendaciones y acciones Estadstica Pensamiento crtico Pensamiento analtico Identificacin de causas fundamentales Mide tendencias de mercado Mercadeo Estadstica Recopilacin de informacin Psicologa Identificacin de causas fundamentales 44 3.4.9.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Jefe de Promocin y Publicidad ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Publicidad, Mercadeo Orientacin y Iniciativa 1 Ejecuta planes de mercadeo Medios, Proveedores asesoramiento Creatividad Finanzas Manejo financiero Pensamiento analtico Planificacin 2 Aprueba planes de medios para difusin de campaas Publicidad, T.R.Ps Manejo de recursos Buen negociador Punto de rating financieros Iniciativa Ratings, Programacin Pensamiento analtico Planificacin 3 Crea planes publicitarios para marcas y productos de Cndor Publicidad, Finanzas Manejo de recursos Iniciativa Psicologa financieros Creatividad Pensamiento analtico Planificacin Escritura 4 Busca nuevos medios para llegar a nuestro pblico objetivo Publicidad, Medio Orientacin y Iniciativa publicitario del pas asesoramiento Creatividad Proveedores, Non NTM Manejo de recursos Non traditional media financieros Ej. Cine. Pensamiento analtico 45 3.4.10.- MATRIZ DE ACTIVIDADES ESENCIALES Y PERFIL DE COMPETENCIAS CARGO: Asistente de Promocin y Publicidad ACTIVIDADES ESCENCIALES DEL PUESTO CONOCIMIENTOS DESTREZAS O. COMPETENCIAS Publicidad, Mercadeo Trabajo en equipo Iniciativa 1 Tramita campaas publicitarias Procedim. Empresa Generacin de ideas Creatividad Anlisis de operaciones Pensamiento analtico 2 Lleva control presupuestario Inversiones pulicitarias Pensamiento analtico Aptitud numrica Matemticas 3 Coordina trabajos con la agencia de publicidad Publicidad, Mercadeo Pensamiento analtico Iniciativa Medios Anlisis de operaciones Creatividad Pensamiento crtico Generacin de ideas Publicidad, Mercadeo Trabajo en equipo Iniciativa Medios Anlisis de operaciones Creatividad 4 Asiste a actividades promocionales al departamento de mercadeo Pensamiento analtico Amabilidad Generacion de ideas Pensamiento crtico CAPITULO IV IDENTIFICAR LAS COMPETENCIAS QUE SE EXAMINARAN EN SELECCION DE PERSONAL Y SE DESARROLLARAN EN LOS PLANES DE CAPACITACIN 46 4.- IDENTIFICAR LAS COMPETENCIAS QUE SE EXAMINARAN EN SELECCION DE PERSONAL Y SE DESARROLLARAN EN LOS PLANES DE CAPACITACIN. Establecido el perfil de competencias, es necesario determinar qu competencias deben evaluarse en seleccin y cuales adquirirse en capacitacin. Es importante resaltar que las competencias pueden clasificarse respecto a su grado de modificabilidad. Existen ciertas competencias, como los conocimientos, que se pueden adquirir en cualquier momento de la vida. En cambio, hay otras competencias que tienen una base hereditaria, por lo que su nivel de cambio mediante capacitacin, es ms difcil (Andres-Pueyo, 1997). La siguiente tabla indica en que medida la capacitacin y el entrenamiento modifican a diversos tipos de competencias. Grado en que la capacitacin y el entrenamiento modifican o desarrollan diversos tipos de competencias. Poco modificables Valores Poco modificables Creencias Medianamente modificables Intereses Medianamente modificables Actitudes Poco modificables Motivaciones Poco modificables Rasgos de personalidad Poco modificables Aptitudes o capacidades Fcilmente modificables Destrezas o habilidades Fcilmente modificables Conocimientos Grado de modificabilidad Tipos de competencias El siguiente ejemplo aclara an ms esta nocin sobre la modificabilidad de las competencias. En el baloncesto profesional los entrenadores no entrenan la estatura de los jugadores. La estatura es un rasgo fsico que no se puede modificar. Lo nico que se puede hacer es seleccionar a los jugadores por ese rasgo. En cambio, los lanzamientos de la bola pueden ser mejorados con entrenamiento y tienen estndares de rendimiento bien aceptados. Por ejemplo, en un juego de baloncesto el jugador tiene que anotar al menos el 50% de todos los lanzamientos que efecta. Los lanzamientos son una destreza, porque las destrezas se les adquiere y desarrolla con la prctica y la experiencia. La conclusin es que en una situacin de seleccin es preferible seleccionar por aquellas caractersticas que no pueden ser modificadas y entrenar o capacitar en aquellas que si lo pueden ser (Cooper, 2000). Segn este ejemplo no se debera seleccionar por conocimientos o por destrezas, sino por aquellas competencias poco modificables: aptitudes, rasgos de personalidad, motivaciones, etc. Sin embargo, en la prctica, las organizaciones no pueden capacitar en todos los cargos que seleccionan, ya sea porque la organizacin no tiene los recursos, o porque simplemente se necesita una persona que empiece a trabajar inmediatamente en la posicin sin ningn tipo de entrenamiento previo. Por esta razones necesario preguntarle a los expertos qu conocimientos y que destrezas sern adquiridas por la persona una vez que ingrese a la organizacin o, por el contrario, qu conocimientos y qu destrezas debe traer la persona que ingresa por primera vez a 47 la organizacin. Evidentemente las competencias que la persona debe traer consigo sern evaluadas en procesos de seleccin. Para establecer qu competencias sern evaluadas en seleccin se debe entregar la siguiente encuesta a los expertos. 4.1.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN En procesos de seleccin de personal NO todas las competencias del perfil deben ser evaluadas en los candidatos, ya que algunas de ellas se adquieren o aprenden una vez que el candidato seleccionado est dentro de la organizacin. El propsito de esta encuesta es que usted, como experto en el puesto, identifique que conocimientos y destrezas se adquieren o aprenden en la organizacin y cuales se adquieren o aprenden antes de ingresar a la organizacin. Sus respuestas sern de utilidad para desarrollar herramientas de seleccin y capacitacin para el cargo. Le corresponde calificar cada uno de los conocimientos y destrezas del puesto que acaba de analizar, segn la siguiente escala: Esta competencia se la adquiere o aprende principalmente: Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) Antes y durante el desempeo del puesto Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) A este efecto escriba en la siguiente tabla los conocimientos y las destrezas identificadas para la posicin y proceda a calificarlas segn la escala presentada. 1 2 3 4 1 2 3 3 1 2 3 2 1 2 3 1 Liste los conocimientos identificados 1 2 3 4 1 2 3 3 1 2 3 2 1 2 3 1 Liste las destrezas identificadas 4.2.- FIN DE LA ENCUESTA Todas las competencias que hayan sido calificadas con 3 (antes de desempear el puesto) deben ser evaluadas en un proceso de seleccin. Las competencias calificadas con 1 son metas de capacitacin y las competencias calificadas con 2 pueden opcionalmente ser evaluadas en seleccin. Adicionalmente estas competencias tambin pueden ser objeto de capacitacin. 48 Es importante destacar que el procedimiento de calificacin de las competencias slo se hace con los conocimientos y destrezas. Como se explic, las dems competencias son difciles de modificar con capacitacin y entrenamiento, de modo que carece de sentido evaluarlas con esta encuesta. Ms bien, si estas otras competencias estn presentes en el perfil, deben ser evaluadas en la seleccin. Los siguientes ejemplos se pueden entregar a los expertos para que tengan claro el producto que deben entregar. Ejemplos de la encuesta de seleccin y capacitacin. Esta competencia se la adquiere o aprende principalmente: Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) Antes y durante el desempeo del puesto Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 3 Orientacin de servicio 1 Operacin de la central telefnica 1 2 3 Destrezas 1 reas, personas, productos y servicios de la institucin 1 2 3 Conocimientos Recepcionista - telefonista 2 Elaboracin de reportes 3 Orientacin al servicio 3 Persuasin 1 2 3 Destrezas 1 Datos de ventas 1 Datos del cliente 2 Mercado y la competencia 1 2 3 Conocimientos Vendedor Con la entrega de estos datos termina el taller y consecuentemente el trabajo de los expertos. A continuacin encontraremos las calificaciones de los cargos en estudio. 49 50 4.2.1.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Gerente de Mercadeo CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Mercadeo 3 Publicidad 2 Comportamiento del consumidor 3 Investigacin de mercado 3 Estadstica 2 Macroeconoma 3 Microeconoma 3 Computacin 2 Competencia 1 Medios 2 Costos 3 Mercado 1 Finanzas 3 DESTREZAS CALIFICACIN Planificacin 3 Negociacin 2 Formular una visin 3 Percepcin de sistemas y entornos 2 Trabajo en equipo 2 Pensamiento analtico 3 Generacin de ideas 3 Evaluacin de ideas 3 Destreza matemtica 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 51 4.2.2.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Asistente de Mercadeo CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Tcnicas de archivo 3 Computacin 3 Contabilidad 2 Tcnicas de servicio al cliente 1 DESTREZAS CALIFICACIN Organizacin de la informacin 3 Recopilacin de la informacin 2 Escritura 3 Manejo de Recursos financieros 2 Empata 3 Trabajo en equipo 3 Orientacin de servicio 3 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 52 4.2.3.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Procesamiento de datos CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Estadstica 2 Computacin 3 Mercado Producto 1 Contabilidad 1 Mercadeo 2 Internet 3 DESTREZAS CALIFICACIN Sntesis y reorganizacin 3 Pensamiento Crtico 3 Organizacin de la informacin 3 Destreza matemtica 3 Programacin 3 Pensamiento analtico 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 53 4.2.4.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Jefe de Producto CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Relaciones Humanas 3 Tecnicas de liderazgo 3 Investigacin de mercados 3 Marketing 3 Ventas 1 Estadstica 2 Costos 3 DESTREZAS CALIFICACIN Juicio y toma de decisiones 3 Manejo de RRHH 2 Negociacion 3 Evaluacion de soluciones 2 Planificacin 3 Destreza cientfica 3 Identificacin de problemas 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 54 4.2.5.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Jefe de Lnea CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Departamentos 1 Personas 1 Clientes 3 Ingenieria 3 Productos 2 Mercado 3 DESTREZAS CALIFICACIN Pensamiento analtico 1 Trabajo en equipo 3 Construccin de relaciones 3 Orientacion o Asesoramiento 2 Pensamiento crtico 1 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 55 4.2.6.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Promotor CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Mercadeo 2 Clientes 1 DESTREZAS CALIFICACIN Hablado 1 Escucha activa 3 Planificacin 3 Orientacion o Asesoramiento 2 Destreza cientfica 1 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 56 4.2.7.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Asesor Tcnico CONOCIMIENTOS CALIFICACIONES Producto 2 Ingeniera Industrial 2 Qumica, arquitectura Procesos 1 Productos 1 Mercado 2 DESTREZAS CALIFICACIONES Destrezas cientficas 1 Hablado 2 Escucha activa 2 Orientacion o Asesoramiento 2 Manejo recursos materiales 2 Planificacin 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 57 4.2.8.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Investigador de Mercados CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Mercadeo 3 Estadstica 3 Psicologa 3 Productos 1 DESTREZAS CALIFICACIN Pensamiento crtico 2 Identificacin de causas fundamentales 2 Juicio y toma de decisiones 1 Recopilacin de informacin 2 Generacin de ideas 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 58 4.2.9.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Jefe de Promocin y Publicidad CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Publicidad 3 Mercadeo 3 Finanzas 3 Psicologa 3 DESTREZAS CALIFICACIN Orientacin Asesoramiento 2 Manejo Recursos Financieros 2 Pensamiento Analtico 3 Planificacin 3 Escritura 3 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 59 4.2.10.- ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN CALIFICACIN CARGO: Asistente de Promocin y Publicidad CONOCIMIENTOS CALIFICACIN Publicidad 2 Mercadeo 2 Procedimientos de la empresa 1 Inversiones publicitarias 1 Matemticas 3 Medios 3 DESTREZAS CALIFICACIN Trabajo en equipo 2 Generacin de Ideas 2 Anlisis de operaciones 2 Pensamiento analtico 2 Pensamiento crtico 2 1 Durante el desempeo del puesto (la organizacin capacita a la persona) 2 Antes y durante el desempeo del puesto 3 Antes de desempear el puesto (la persona debe tener la competencia) 4.3.- REVISIN DE LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS DE CALIFICACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN. Con la entrega de las calificaciones por parte de los expertos del departamento de Mercadeo, los analistas de competencias del departamento de Recursos Humanos tienen la labor de revisar, depurar e ingresar esta informacin a un sistema informatizado Los analistas pueden elaborar una tabla para resumir los resultados de la encuesta de requerimientos de seleccin y capacitacin. x Orientacin de servicio x Operacin de la central telefnica x reas, personas, productos y servicios de la institucin Capacitacin Seleccin Recepcionista- telefonista x Elaboracin de reportes x Orientacin al servicio x Persuasin x Datos de ventas x Datos del cliente x x Mercado y la competencia Capacitacin Seleccin Vendedor En el caso del vendedor, obsrvese que el conocimiento mercado y la competencia fue calificado con 2 (antes y durante el ejercicio del puesto) y aparecen en la tabla con x en seleccin y capacitacin. Esto significa que esta competencia debe ser evaluada en seleccin pero reforzada o modelada en capacitacin. No obstante, esta situacin debera minimizarse para evitar confusiones. 4.4.- REVISAR LA INFORMACIN RECOLECTADA An cuando este modelo est diseado para obtener la informacin ms completa y exacta por parte de los expertos, es necesario revisar y depurar la informacin antes de ingresarla a un sistema informatizado A continuacin se describen los aspectos que requieren revisin. 4.4.1.- SOBRE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO. Si bien desde el punto de vista tcnico se distinguen tres tipos de actividades laborales: funciones. Tareas y elementos (Spector, 1996), lo importante es que las actividades escritas por los expertos cumplan las siguientes condiciones: Empiecen con verbo (en indicativo o en infinitivo) Especifiquen el objeto del verbo con un razonable grado de claridad y detalle. 60 En el taller a los expertos no se les explica la distincin entre funciones y tareas porque simplemente esta instruccin les puede confundir y, consecuentemente, dificultar su labor. En varias experiencias se pudo confirmar esta dificultad por parte de los expertos cuando se les explicaba las diferencias entre funciones y tareas. Los analistas deben revisar las actividades redactadas por los expertos con el objeto de asegurarse que: Empiece siempre con un verbo (ej: asiste a las reuniones semanales) No sean excesivamente genricas (ej: ejecutar los procesos a su cargo) No proporcionen detalles excesivos o innecesarios. No exista duplicaciones en las descripciones Cada descripcin mencione solamente una actividad o accin Tambin es recomendable revisar todas las actividades que empiecen con los siguientes verbos: Administrar, gestionar, procesar, supervisar, planificar, organizar, dirigir, controlar Estos verbos por lo general describen funciones o actividades muy amplias, de modo que exista la probabilidad de que estas descripciones sean muy genricas. El objetivo de esta revisin es que las funciones estn redactadas con claridad y un razonable grado de detalle (ni muy genrico, ni muy detallado). Lo ideal es que las descripciones empiecen siempre con un verbo y especifiquen el objeto del verbo de manera precisa. Esto es suficiente. En ocasiones las organizaciones ya cuentan con descripcin de funciones. Si las descripciones estn actualizadas, no hay inconveniente en entregar estas descripciones a los expertos para que trabajen con ellas. No obstante, en ocasiones estas descripciones son muy genricas y pueden dar dificultad el momento de su calificacin. Para superar esta dificultad se recomienda: Identificar de manera cualitativa las actividades esenciales: se pide a los expertos que simplemente sealen las actividades esenciales. Descomponer las funciones en sus tareas: en este caso los facilitadores dirn: Puede ser que algunas de las funciones sean muy genricas y engloben tareas ms especficas que tienen distintos grados de frecuencia, consecuencia de errores y dificultad. Si ese es el caso, por favor desglosen la funcin en sus tareas constitutivas y procedan a calificar las tareas. Si, por el contrario, la funcin tiene unas tareas con demandas similares en trminos de frecuencia, consecuencia y dificultad, califiquen directamente la funcin. Deseo enfatizar que debemos partir del principio de no abrir las funciones. Hganlo solamente en los casos estrictamente necesarios. Respecto al contenido de las actividades, es recomendable que las descripciones sean revisadas por los supervisores o los jefes de los cargos descritos con la finalidad de asegurar que los expertos han reportado las actividades formalmente requeridas o asignadas por la organizacin al puesto. 4.4.2.- SOBRE LAS COMPETENCIAS 61 Los analistas debern verificar: Si los conocimientos son realmente conocimientos. Si las destrezas son realmente destrezas. Si las competencias propuestas tienen sentido. Los siguientes ejemplos ilustran estos puntos: Ejemplo 1: Puesto A Conocimientos requeridos. Administracin financiera Sistemas de informacin. Manejo de recursos humanos De los tres conocimientos propuestos, el tercero es incorrecto porque las destrezas empiezan con un verbo. Todo lo que sea manejo de algo, implica una destreza o habilidad. Ejemplo 2: Puesto B Destrezas requeridas Negociacin. Polticas de distribucin. Construccin de relaciones. Evidentemente la segunda destreza es un conocimiento porque se trata de un sustantivo y los sustantivos por lo general hacen referencia a los conocimientos. Evidentemente la segunda destreza es un conocimiento porque se trata de un sustantivo y los sustantivos por lo general hacen referencia a los conocimientos. Ejemplo 3: Varios puestos Hablado (?) Planes y proyectos institucionales 3. Revisa el contenido de las programaciones mensuales. Programacin Polticas de la empresa (?) 2. Elabora programas informticos Juicio y toma de decisiones (?) Productos de la organizacin 1. Atiende a los clientes Destrezas Conocimientos Actividades esenciales de varios cargos (ejemplos) La interrogante (?) seala aquellas competencias que no tienen un vnculo o una relacin clara con la actividad esencial. Por ejemplo, no est claro por qu la destreza de juicio y toma de decisiones aparece vinculada a la actividad atiende a los clientes. A lo mejor un experto puede argumentar que durante la atencin a un cliente es importante tomar decisiones para orientar mejor la atencin. A fin de evitar estas ilaciones muy finas, lo recomendable es tomar en cuenta el tipo de destreza. Juicio y toma de decisiones es una destreza que pertenece al grupo de las destrezas organizacionales. Por tanto, su relevancia est en actividades relacionadas con el 62 manejo de componentes organizacionales. Obviamente, la atencin a clientes es una actividad puntual que no tiene relacin con el manejo de componentes organizacionales, de modo que la destreza juicio y toma de decisiones no es procedente. En el segundo caso, el conocimiento polticas de la empresa no tienen ninguna relacin con la actividad. En otras palabras, para elaborar programas informticos no es una condicin imprescindible conocer las polticas de la empresa. Indudablemente este conociemiento es importante en el puesto, pero en sentido estricto no es requerido por la actividad tcnica. Por tanto, este conocimiento debe ser eliminado o convertido en una competencia departamental o de rol. 63 64 4.5.1.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Gerente de Mercadero SELECCION CAPACITACION Mercadeo * Publicidad * * Comportamiento del consumidor * Investigacin de mercado * Estadstica * * Macroeconoma * Microeconoma * Computacin * * Competencia * Medios * * Costos * * Mercado * Finanzas * Planificacin * Negociacin * * Formular una visin * Percepcin de sistemas y entornos * * Trabajo en equipo * * Pensamiento analtico * Generacin de ideas * Evaluacin de ideas * Destreza matemtica * * 65 4.5.2.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Asistente de Mercadeo SELECCION CAPACITACION Tcnicas de archivo * Computacin * Contabilidad * * Tcnicas de servicio al cliente * Organizacin de la informacin * Recopilacin de la informacin * * Escritura * Manejo de Recursos financieros * * Empata * Trabajo en equipo * Orientacin de servicio * 66 4.5.3.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Procesamiento de datos SELECCION CAPACITACION Estadstica * Computacin * Mercado Producto * Contabilidad * Mercadeo * * Internet * Sntesis y reorganizacin * Pensamiento Crtico * Organizacin de la informacin * Destreza matemtica * Programacin * Pensamiento analtico * * 67 4.5.4.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Jefe de Producto SELECCION CAPACITACION Relaciones Humanas * Tecnicas de liderazgo * Investigacin de mercados * Marketing * Ventas * Estadstica * * Costos * Juicio y toma de decisiones * Manejo de RRHH * * Negociacion * Evaluacion de soluciones * * Planificacin * Destreza cientfica * Identificacin de problemas * 68 4.5.5.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Jefe de Lnea SELECCION CAPACITACION Departamentos * Personas * Clientes * Ingenieria * Productos * * Mercado * Pensamiento analtico * Trabajo en equipo * Construccin de relaciones * Orientacion o Asesoramiento * * Pensamiento crtico * 69 4.5.6.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Promotor SELECCION CAPACITACION Mercadeo * * Clientes * Hablado * Escucha activa * * Planificacin * * Orientacion o Asesoramiento * * 70 4.5.7.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Asesor Tcnico SELECCION CAPACITACION Producto * * Ingeniera Industrial * * Qumica, arquitectura Procesos * Productos * Mercado * * Destrezas cientficas * Hablado * * Escucha activa * * Orientacion o Asesoramiento * * Manejo recursos materiales * * Planificacin * * 71 4.5.8.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Investigador de Mercados SELECCION CAPACITACION Mercadeo * Estadstica * Psicologa * Productos * Pensamiento crtico * * Identificacin de causas fundamentales * * Juicio y toma de decisiones * Recopilacin de informacin * * Generacin de ideas * * 72 4.5.9.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Jefe de Promocin y Publicidad SELECCION CAPACITACION Publicidad * Mercadeo * Finanzas * Psicologa * Orientacin Asesoramiento * * Manejo Recursos Financieros * * Pensamiento Analtico * Planificacin * Escritura * 73 4.5.10.- RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS PARA CUMPLIR CON LA SELECCIN Y CAPACITACIN DEL CARGO CARGO: Asistente de Promocin y Publicidad SELECCION CAPACITACION Publicidad * * Mercadeo * * Procedimientos de la empresa * Inversiones publicitarias * Matemticas * Medios * Trabajo en equipo * * Generacin de Ideas * * Anlisis de operaciones * * Pensamiento analtico * * Pensamiento crtico * * CAPITULO V ELABORACION DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS ESTUDIADOS 74 5.- ELABORACION DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS ESTUDIADOS Luego de los talleres realizados con el personal del Departamento de Mercadeo y el anlisis del personal del Departamento de Recursos Humanos y con los resultados obtenidos procedemos a preparar los descriptivos de funciones y estos cuentan con la siguiente informacin: Funciones. Funciones esenciales del puesto. Conocimientos necesarios para ejercer el cargo. Destrezas necesarias para ejercer el cargo. Otras competencias necesarias para ejercer el cargo. Conocimientos a ser tomados en cuenta en seleccin. Destrezas a ser tomadas en cuenta en seleccin. Conocimientos a ser tomados en cuenta en capacitacin. Destrezas a ser tomadas en cuenta en capacitacin. A continuacin encontraremos los Descriptivos de Funciones de los cargos estudiados. 75 5.1.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: GERENTE DE MERCADEO FUNCIONES: 1. Realiza el plan de mercadeo Cndor/ Expocolor 2. Realiza el presupuesto de ventas 3. Realiza el presupuesto de gastos del rea 4. Fija precios 5. Analiza a la competencia 6. Desarrolla la imagen de la compaa 7. Cuida las marcas y las desarrolla 8. Prepara y ejecuta promociones 9. Comunica a los clientes para lograr Top of mind 10. Coordina con las agencias de publicidad 11. Mantiene reuniones con el equipo gerencial 12. Realiza lanzamientos de nuevos productos 13. Presenta oficialmente la imagen de la compaa 14. Mantiene contacto con los medios de comunicacin 15. Mantiene motivada a la gente 16. Aprueba los comerciales y promociones 17. Dirige el trabajo del departamento 18. Lidera las reuniones del departamento 19. Atiende requerimientos del mercado 20. Atiende los requerimientos de los centros de distribucin 21. Atiende requerimientos del personal del departamento 22. Visita a los clientes 23. Realiza investigacin de mercado 24. Lidera el proceso de capacitacin interna y externa 25. Selecciona personal en el rea 26. Evala al personal del departamento 27. Dirige proyectos del rea 28. Organiza dirige y controla al personal del rea 29. Crea nuevos cargos en el departamento FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Realiza el plan de mercadeo Cndor/ Expocolor 2. Realiza el presupuesto de ventas 3. Desarrolla la imagen de la compaa 4. Comunica a los clientes para lograr Top of mind 5. Fija precios 76 CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Mercadeo 2. Publicidad 3. Comportamiento del consumidor 4. Investigacin de mercado 5. Estadstica 6. Macroeconoma 7. Microeconoma 8. Computacin 9. Competencia 10. Medios 11. Costos 12. Mercado 13. Finanzas DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Planificacin.- Desarrollar estrategias para implementar una idea 2. Negociacin.- Reunir a varias personas para reconciliar diferencias o lograr acuerdos 3. Formular una visin.- Desarrollar una imagen sobre cmo debera trabajar un sistema en condiciones ideales 4. Percepcin de sistemas y entornos.- Determinar cundo han ocurrido cambios importantes en un sistema o cundo ocurrirn 5. Trabajo en equipo.- Cooperar y trabajar de manera coordinada con los dems 6. Persuasin.- Lograr que otras personas vean las cosas de manera diferente 7. Pensamiento analtico.- Analizar o descomponer informacin y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc. 8. Hablado.- Hablar con los dems de manera clara y comprensible 9. Generacin de ideas.- Generar varias formas o alternativas para solucionar problemas 10. Evaluacin de ideas.- Evaluar el probable xito de una idea con relacin a las demandas de la situacin 11. Destreza matemtica.- Utilizar las matemticas para solucionar problemas 12. Juicio y toma de decisiones.- Valorar los posibles costos y beneficios de una accin potencial 13. Manejo de recursos financieros.- Determinar como debe gastarse el dinero para realizar el trabajo y contabiliza los gastos OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Creatividad 77 CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Prueba de conocimiento Finanzas Prueba de conocimiento Costos Prueba de conocimiento Medios Entrevista tcnica Computacin Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Microeconoma Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Macroeconoma Prueba de conocimiento Estadstica Entrevista tcnica Investigacin de mercado Entrevista tcnica Comportamiento del consumidor Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Publicidad Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Mercadeo METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SER TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Entrevista situacional Destreza matemtica Entrevista situacional Evaluacin de ideas Entrevista situacional Generacin de ideas Inventario de personalidad Pensamiento analtico Inventario de personalidad Trabajo en equipo Entrevista situacional Percepcin de sistemas y entornos Inventario de personalidad Formular una visin Entrevista situacional Negociacin Entrevista situacional Planificacin METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Mercado Medios Competencia Computacin Estadstica Publicidad CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Destreza matemtica Trabajo en equipo Percepcin de sistemas y entornos Negociacin CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 78 5.2.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: ASISTENTE DE MERCADEO FUNCIONES: 1. Atiende llamadas telefnicas 2. Recibe y entregar correspondencia 3. Maneja el archivo 4. Atiende visitas de proveedores 5. Maneja caja chica 6. Concerta citas 7. Escribe cartas, contratos, memos 8. Hace rdenes de pago 9. Codifica facturas 10. Controla equipos de proyeccin y aulas para los cursos 11. Coordina la ejecucin de los cursos de capacitacin 12. Colabora con las actividades del departamento 13. Llena los certificados de capacitacin 14. Pide suministros de oficina 15. Revisa reportes de gastos de viaje FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Maneja el archivo 2. Maneja caja chica 3. Escribe cartas, contratos, memos 4. Hace rdenes de pago 5. Codifica facturas 6. Colabora con las actividades del departamento CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Tcnicas de archivo 2. Computacin 3. Hojas electrnicas 4. Ortografa 5. Contabilidad 6. Tcnicas de servicio al cliente DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Escritura.- Comunicarse de forma efectiva por escrito con otras personas 2. Manejo de Recursos Financieros.- Determinar cmo debe gastarse el dinero para realizar el trabajo y contabilizar los gastos 79 3. Empata.- Darse cuenta de las reacciones de los dems y comprender porqu reaccionan de esa manera 4. Trabajo en equipo.- Cooperar y trabajar de manera coordinada con los dems 5. Orientacin de servicio.- Buscar activamente la manera de ayudar a los dems OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Organizacin 2. Detallista 3. Honradez 4. Amabilidad 5. Extroversin CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Prueba de conocimiento Entrevista tcnica Contabilidad Certificados de entrenamiento Prueba de conocimiento Computacin Certificados de entrenamiento Prueba de conocimiento Tcnicas de archivo METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Inventario de personalidad (16pf) Orientacin de servicio Inventario de personalidad (16pf) Trabajo en equipo Inventario de personalidad (16pf) Empata Entrevista situacional Manejo de Recursos financieros Simulacin Escritura Simulacin Recopilacin de la informacin Simulacin Organizacin de la informacin METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Tcnicas de servicio al cliente Contabilidad CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO 80 DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Manejo de Recursos Financieros Recopilacin de la informacin CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 81 5.3.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: PROCESAMIENTO DE DATOS FUNCIONES: 1. Elabora cuadros estadsticos para anlisis 2. Elabora listas de precios 3. Prepara comparativos de los precios con la competencia 4. Asiste en la preparacin de presentacin del Dpto. 5. Ayuda al resto del equipo en el uso del computador 6. Consolida los presupuestos 7. Soporta/ayuda en los proyectos de ECommerce 8. Prepara los comparativos entre el presupuesto y lo real 9. Identifica los productos con mrgenes bajos 10. Responde a requerimientos de los vendedores sobre precios 11. Realiza anlisis de los ciclos de vida de los productos 12. Prepara proyecciones de ventas FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Realiza anlisis de los ciclos de vida de los productos 2. Consolida los presupuestos 3. Prepara proyecciones de ventas 4. Soporta/ayuda en los proyectos de ECommerce CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Estadstica 2. Computacin 3. Mercado 4. Producto 5. Contabilidad 6. Mercadeo 7. Internet DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Sntesis y reorganizacin.- Reorganizar la informacin para lograr una mejor aproximacin a problemas y tareas Pensamiento Crtico.- Utilizar la lgica y el anlisis para identificar la fortaleza o debilidad de enfoques o proposiciones Organizacin de la informacin.- Encontrar formas de estructurar o clasificar distintos niveles de informacin 82 Destreza matemtica.- Utilizar las matemticas para solucionar problemas Programacin.- Elaborar programas de computacin para varios propsitos Recopilacin de informacin.- Conocer cmo localizar e identificar informacin esencial. Pensamiento analtico.- Analizar o descomponer informacin y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc. Planeacin.- Desarrollar estrategias para implementar una idea Identificacin de problemas.- Identificar la naturaleza de un problema Aprendizaje activo.- Trabajar con material o informacin nueva y comprender sus implicaciones o consecuencias OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Dedicacin 2. Verificacin 3. Detallista 4. Anlisis CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Certificados de capacitacin Prueba de conocimientos Internet Certificados de capacitacin Prueba de conocimientos Mercadeo Certificados de capacitacin Prueba de conocimientos Computacin Certificados de capacitacin Prueba de conocimientos Estadstica METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Inventario de personalidad Pensamiento analtico Simulacin Programacin Simulacin Destreza matemtica Entrevista de eventos conductuales Organizacin de la informacin Inventario de personalidad Pensamiento Crtico Entrevista situacional Sntesis y reorganizacin METODO DE EVALUACION DESTREZA 83 CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Contabilidad Producto Mercado CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SER TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Pensamiento analtico CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 84 5.4.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: JEFE DE PRODUCTO FUNCIONES: 1. Planea estratgicamente cada unidad de negocio 2. Coordina con los jefes de lnea el manejo de todo el personal 3. Investiga el mercado permanentemente 4. Internacionaliza la compaa 5. Revisa estadsticas de cada lnea 6. Lanza nuevos productos 7. Lidera al grupo objetivo a su mando 8. Da instrucciones en conjunto con sus jefes de lnea 9. Responde por la marca e imagen de la compaa en el pas y fuera de l 10. Elabora planes de capacitacin con jefes de lnea 11. Controla conjuntamente con jefes de lnea al personal 12. Analiza la competencia 13. Informa a gerencia y junta sobre el accionar de la empresa y competencia 14. Busca nuevos negocios en el pas y exterior 15. Selecciona el personal en coordinacin con jefes de lnea 16. Vela por la motivacin de cada persona del rea 17. Participa en la elaboracin de estrategias con el Dpto. de Publicidad 18. Responde por el crecimiento de cada unidad de negocio con el Gerente de mercadeo FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Coordina con los jefes de lnea el manejo de todo el personal 2. Investiga el mercado permanentemente 3. Lidera al grupo objetivo a su mando 4. Responde por la marca e imagen de la compaa en el pas y fuera de l 5. Busca nuevos negocios en el pas y exterior CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Administracin 2. Marketing 3. Estadstica 4. Psicologa 5. Sociologa 6. Administracin de Recursos Humanos DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Planificacin.- Desarrollar estrategias para implementar una idea 85 Trabajo en Equipo.- Cooperar y trabajar de manera coordinada con los dems Negociacin.- Reunir a varias personas para reconciliar diferencias o lograr acuerdos. Recopilacin de informacin.- Conocer cmo localizar e identificar informacin esencial Organizacin de la informacin.- Encontrar formas de estructurar o clasificar distintos niveles de informacin Generacin de ideas.- Generar varias formas o alternativas para solucionar problemas. OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Liderazgo 2. Creatividad 3. Iniciativa 4. Aptitud numrica 5. Liderazgo 6. Iniciativa 7. Sociabilidad CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Prueba de conocimientos Administracin de Recursos Humanos Prueba de conocimientos Sociologa Prueba de conocimientos Psicologa Prueba de conocimientos Estadstica Prueba de conocimientos Marketing Certificados de educacin superior Entrevista de conocimientos generales Administracin METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Entrevista situacional Generacin de ideas Simulacin Organizacin de la informacin Simulacin Recopilacin de informacin Simulacin Negociacin Entrevista de eventos conductuales Trabajo en Equipo Entrevista situacional Planificacin METODO DE EVALUACION DESTREZA 86 CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Psicologa CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Generacin de ideas Organizacin de la informacin Recopilacin de informacin Negociacin Trabajo en Equipo CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 87 5.5.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: JEFE DE LINEA FUNCIONES: 1. Mantiene relacin directa con proveedores extranjeros 2. Maneja los software de formulacin para pintura de auto 3. Conoce los productos de la lnea tcnicamente 4. Define talleres donde debe haber publicidad 5. Coordina los cursos de capacitacin 6. Visita todas las zonas del pas 7. Coordina ferias que tengan que ver con el rea 8. Mantiene la presencia de todos los productos en puntos de venta 9. Atiende y canalizar los reclamos 10. Revisa informes de trabajo diario de los asesores 11. Controla todos lo productos de la lnea desde la fabricacin hasta la venta final 12. Fija los precios de los productos, controlar los mrgenes y precios competencia 13. Elabora listado de tems para importacin 14. Controla inventarios 15. Supervisa a los asesores tcnicos 16. Mantiene visitas a los clientes antiguos 17. Busca nuevos clientes 18. Controla que se cumplan los objetivos de la compaa 19. Elabora planes y programas de publicidad, dar seguimiento 20. Realiza los programas de publicidad FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Controla los productos desde fabricacin hasta la venta final 2. Conoce tcnicamente los productos de la lnea 3. Atiende y canalizar los reclamos 4. Busca nuevos clientes CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Departamentos, 2. Personas 3. Clientes 4. Ingeniera 5. Productos 6. Mercado 88 DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Pensamiento analtico.- Analizar o descomponer informacin y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc.
Trabajo en equipo.- Cooperar y trabajar de manera coordinada con los dems Construccin de relaciones.- Establece, mantener y ampliar relaciones amistosas y duraderas con personas y grupos clave, cruciales para el logro de metas Pensamiento crtico.- Utilizar la lgica y el anlisis para identificar la fortaleza o debilidad de enfoques o proposiciones Orientacin y asesoramiento.- Ofrecer guas/ sugerencias a los dems para que tomen decisiones. OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Iniciativa 2. Creatividad 3. Sociabilidad CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Entrevista tcnica Productos Entrevista tcnica Mercado Certificados de educacin superior Ingeniera Entrevista tcnica Clientes METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Simulacin Entrevista situacional Orientacin o Asesoramiento Inventario de personalidad Construccin de relaciones Inventario de personalidad Trabajo en equipo METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Productos Personas Departamentos CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO 89 DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Pensamiento crtico Orientacin o Asesoramiento Pensamiento analtico CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 90 5.6.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: PROMOTOR FUNCIONES: 1. Visita puntos de venta 2. Informa promociones y productos 3. Entrega informacin, muestras de productos 4. Investiga productos de la competencia (mercado) 5. Recibe informacin FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Visita puntos de venta 2. Informa promociones y productos 3. Investiga productos de la competencia (mercado) 4. Recibe informacin CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Mercadeo 2. Clientes DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Escucha activa.- Escuchar lo que la otra persona est hablando y realizar preguntas adecuadas 2. Planificacin.- Desarrollar estrategias para implementar una idea 3. Orientacin/Asesoramiento.- Ofrecer guas/ sugerencias a los dems para que tomen decisiones 4. Hablado.- Hablar con los dems de manera clara y comprensible 5. Destreza cientfica.- Utilizar mtodos cientficos para solucionar problemas OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Sagacidad 2. Presencia fsica 3. Seguridad 4. Sociabilidad CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION 91 Certificados de capacitacin Prueba de conocimientos Mercadeo Entrevista tcnica Clientes METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Entrevista situacional Simulacin Orientacin o Asesoramiento Entrevista situacional Planificacin Simulacin Escucha activa METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Mercadeo CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Destreza cientfica Orientacin o Asesoramiento Hablado CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 92 5.7.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: ASESOR TECNICO FUNCIONES: 1. Visita talleres , puntos de venta 2. Realiza aplicaciones de los productos 3. Capacita talleristas, puntos de venta, solicitantes 4. Soluciona problemas que se suscitan con los productos 5. Inspecciona aplicacin de productos 6. Asesora usos y aplicaciones 7. Vende productos afines a su lnea 8. Investiga mercado 9. Realiza bases de datos y estadsticas 10. Promociona productos afines a su lnea 11. Planifica estrategias nuevas 12. Gestiona desarrollo y mejoramiento de nuevos productos FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Soluciona problemas que se suscitan con los productos 2. Inspecciona aplicacin de productos 3. Asesora usos y aplicaciones 4. Vende productos afines a su lnea CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Producto 2. Ingeniera Industrial 3. Qumica, arquitectura 4. Procesos 5. Mercado DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Destrezas cientficas.- Utilizar mtodos cientficos para solucionar problemas 2. Hablado.- Hablar con los dems de manera clara y comprensible 3. Escucha activa.- Escuchar lo que la otra persona est hablando y realizar preguntas adecuadas 4. Orientacin/ Asesoramiento.- Ofrecer guas/ sugerencias a los dems para que tomen decisiones 93 5. Identificacin de problemas.- Identificar la naturaleza de un problema 6. Manejo recursos materiales.- Obtener y cuidar el uso apropiado de equipos, locales, accesorios y materiales necesarios para realizar ciertos trabajos. OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Paciencia 2. Serenidad 3. Amabilidad 4. Intuicin 5. Concentracin 6. Seguridad 7. Presencia CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Prueba de conocimiento Mercado Certificados de educacin superior Ingeniera Industrial Qumica, arquitectura Prueba de conocimiento Entrevista tcnica Producto METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SER TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Entrevista situacional Planificacin Simulacin Manejo recursos materiales Simulacin Orientacin o Asesoramiento Simulacin Escucha activa Simulacin Hablado METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Sistema Procesos Mercado Ingeniera Industrial Qumica, arquitectura Producto CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO 94 DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Planificacin Manejo recursos materiales Orientacin o Asesoramiento Escucha activa Hablado Destrezas cientficas CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 95 5.8.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: INVESTIGADOR DE MERCADOS FUNCIONES: 1. Recoge informacin cuantitativa y cualitativa 2. Recoge informacin selectiva 3. Tabula resultados 4. Coordina informacin encuestadores 5. Prepara las encuestas 6. Genera recomendaciones y acciones 7. Lleva base estadstica de datos 8. Recoge informacin general 9. Mide tendencias de mercado 10. Mide precios FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Recoge informacin cuantitativa y cualitativa 2. Recoge informacin selectiva 3. Prepara las encuestas 4. Genera recomendaciones y acciones 5. Mide tendencias de mercado CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Mercadeo 2. Estadstica 3. Psicologa 4. Productos DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Pensamiento crtico.- Utilizar la lgica y el anlisis para identificar la fortaleza o debilidad de enfoques o proposiciones Identificacin de causas fundamentales.- Identificar las causas o eventos que deben ser cambiador para alcanzar una meta Recopilacin de informacin.- Conocer cmo localizar e identificar informacin esencial Pensamiento analtico.- Analizar o descomponer informacin y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc. 96 Juicio y toma de decisiones.- Valorar los probables costos y beneficios de una accin potencial. OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Extroversin 2. Sociabilidad 3. Confiabilidad CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Certificados de Educacin Prueba de conocimiento Psicologa Prueba de conocimiento Estadstica Certificados de capacitacin Prueba de conocimiento Mercadeo METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Entrevista situacional Generacin de ideas Entrevista situacional Recopilacin de informacin Entrevista situacional Identificacin de causas fundamentales Entrevista situacional Pensamiento crtico METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Productos CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Generacin de ideas Recopilacin de informacin Juicio y toma de decisiones Identificacin de causas fundamentales Pensamiento crtico CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 97 5.9.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO: JEFE DE PROMOCION Y PUBLICIDAD FUNCIONES: 1. Elabora planes promocionales para Expocolor 2. Crea planes publicitarios para marcas y productos de Cndor 3. Asiste los requerimientos del Gerente de mercadeo 4. Aprueba bocetos e ideas para comerciales de TV, radio, prensa, etc. 5. Aprueba planes de medios para difusin de campaas publicitarias 6. Aprueba rdenes de adquisicin 7. Implementa acciones promocionales en el pas 8. Ejecuta planes de mercadeo: programas en vivo en TV, radio, etc. 9. Coordina junto con jefes de lnea y producto acciones tcticas 10. Asiste a reuniones con clientes, otros departamentos y cursos 11. Controla el presupuesto de publicidad y su efectiva inversin 12. Propone ideas para nuevas formas de promocionar la marca 13. Ejecuta y revisa planes de pintura exterior y pintura de puntos de venta 14. Prepara junto a proveedores stands y presencia en ferias 15. Busca nuevos medios para llegar a nuestro pblico objetivo 16. Revisa que se cumplan los planes de medios-trackings 17. Ordena material promocional para la compaa 18. Busca nuevos proveedores para optimizar costos 19. Coordina comit de etiquetas 20. Informa al directorio y accionistas de las actividades de promocin 21. Coordina que se entregue a tiempo los elementos que solicita el Dpto. 22. Negocia directamente con medios para optimizar inversin 23. Revisa contratos 24. Revisa y controla informes de competencia FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Atiende a medios de comunicacin, proveedores, clientes, etc. 2. Ejecuta planes de mercadeo 3. Aprueba planes de medios para difusin de campaas 4. Crea planes publicitarios para marcas y productos de Cndor 5. Busca nuevos medios para llegar a nuestro pblico objetivo CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Publicidad, Mercadeo 2. Medios, Proveedores 3. Finanzas 4. Publicidad, 98 5. Punto de rating 6. Ratings, 7. Programacin 8. Finanzas 9. Psicologa 10. Medio publicitario del pas 11. Proveedores, 12. Non NTM (Non traditional media) Ej. Cine. DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO Orientacin Asesoramiento.- Ofrecer guas/ sugerencias a los dems para que tomen decisiones Manejo Recursos Financieros.- Determinar cmo debe gastarse el dinero para realizar el trabajo y contabilizar los gastos} Pensamiento Analtico.- Analizar o descomponer informacin, y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc. Planificacin.- Desarrollar estrategias para implementar una idea Escritura.- Comunicarse en forma efectiva con los dems OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Iniciativa 2. Creatividad 3. Buen negociador CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Entrevista tcnica Psicologa Entrevista tcnica Prueba de conocimiento Finanzas Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Mercadeo Certificados de Educacin superior Entrevista tcnica Publicidad METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO 99 DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Simulacin Escritura Entrevista situacional Planificacin Inventario de personalidad Pensamiento Analtico Entrevista situacional Manejo Recursos Financieros Entrevista situacional Orientacin Asesoramiento METODO DE EVALUACION DESTREZA CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Manejo Recursos Financieros Orientacin Asesoramiento CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 100 5.10.- DESCRIPTIVO DE FUNCIONES DEPARTAMENTO:MERCADEO CARGO : ASISTENTE DE PROMOCION Y PUBLICIDAD FUNCIONES: 1. Coordina la elaboracin de material promocional 2. Elabora rdenes de adquisicin 3. Asiste a las reuniones de trfico con la agencia de publicidad 4. Tramita pedidos de material promocional para clientes 5. Tramita canjes publicitarios para los diferentes medios 6. Lleva control presupuestario de mercadeo 7. Tramita vales de materiales de productos y envases 8. Colabora en la organizacin de ferias y eventos 9. Coordina, pauta con medios especficos como revistas y radio 10. Tramita contratos 11. Archiva material promocional 12. Asiste a reuniones de grupo primario 13. Asiste a reuniones de comit de etiquetas 14. Asiste a reuniones de ventas 15. Tramita campaas publicitarias 16. Coordina trabajos con la agencia de publicidad 17. Coordina trabajos con la imprenta 18. Asiste en actividades promocionales al departamento de mercadeo 19. Asiste en lo que requieran al jefe de publicidad y gerente de mercadeo FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: 1. Tramita campaas publicitarias 2. Lleva control presupuestario 3. Coordina trabajos con la agencia de publicidad 4. Asiste a actividades promocionales al departamento de mercadeo CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EJERCER EL CARGO 1. Publicidad 2. Mercadeo 3. Procedimientos de la empresa 4. Inversiones publicitarias 5. Matemticas 6. Medios 101 DESTREZAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Trabajo en equipo.- Cooperar y trabajar de manera coordinada con los dems 2. Generacin de Ideas.- Generar varias formas o alternativas para solucionar problemas 3. Anlisis de operaciones.- Analizar demandas y requerimientos de producto para crear un diseo 4. Pensamiento analtico.- Analizar o descomponer informacin y detectar tendencias, patrones, relaciones, causas, efectos, etc. 5. Pensamiento crtico.- Utilizar la lgica y el anlisis para identificar la fortaleza o debilidad de enfoques o proposiciones OTRAS COMPETENCIAS NECESARIAS PARA EJERCER EL CARGO 1. Aptitud numrica 2. Iniciativa 3. Creatividad 4. Amabilidad CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN SELECCION Prueba de conocimiento Entrevista tcnica Medios Prueba de conocimiento Entrevista tcnica Matemticas Certificado de educacin superior Prueba de conocimiento Mercadeo Certificado de educacin superior Prueba de conocimiento Publicidad METODO DE EVALUACION CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN SELECCIN Inventario de personalidad Pensamiento crtico Inventario de personalidad Pensamiento analtico Entrevista situacional Anlisis de operaciones Entrevista situacional Generacin de Ideas Inventario de personalidad Trabajo en equipo METODO DE EVALUACION DESTREZA 102 CONOCIMIENTOS A SER TOMADOS EN CUENTA EN CAPACITACION Inversiones publicitarias Procedimientos de la empresa Mercadeo Publicidad CUANDO CAPACITAR METODO CONOCIMIENTO DESTREZAS A SE TOMADAS EN CUENTA EN CAPACITACION Pensamiento crtico Pensamiento analtico Anlisis de operaciones Generacin de Ideas Trabajo en equipo CUANDO CAPACITAR METODO DESTREZA 103 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 104 6.- CONCLUSIONES - Luego de los talleres realizados, los participantes pudieron identificar sin ningn problema cuales han sido las actividades esenciales del puesto ms importantes en el desarrollo de su trabajo, posteriormente de estas actividades esenciales podemos determinar cuales son los conocimientos y cuales son las destrezas utilizando los respectivos diccionarios. - Se pudo observar el inters que manifestaron los participantes luego de los talleres por cuanto les parecio una manera muy sencilla y rpida de obtener los resultados. - El momento de elaborar los Manuales descriptivos de funciones de los puestos estudiados y con los resultados obtenidos, vemos que es una manera muy sencilla de desarrollar estos manuales por cuanto nos serviran tanto como para seleccin y para posterioirmente en capacitacin. - Elaborar perfiles de competencia que servirn de soporte para la elaboracin de anuncios publicitarios y procesos enfocados a la realidad empresarial. - La empresa se asegura que el personal posee la competencia para realizar el trabajo. - El Recurso Humano siente que es importante dentro de la realizacin del producto o entrega del servicio ya que la empresa invierte en el desarrollo de sus habilidades. - Las evaluaciones de eventos formativos se tornan ms reales ya que van dirigidos a objetivos concretos (desarrollo de destrezas, obtencin de conociemintos, etc.) - Con este estudio nos dar la posibilidad de integrar al personal que hasta el momento no se encuentra calificado con este Modelo de Gestin por Competencias. 6.1. QUE VENTAJAS OBTIENE LA EMPRESA DE ESTE MODELO DE COMPETENCIAS - Las empresas han empezado a reconocer que su principal fuente de diferenciacin y competitividad es su gente. Se recogen cada da ms experiencias de organizaciones empresariales que orientan sus esfuerzos competitivos a fortalecer su activo humano. Generar ambientes propicios a la innovacin y al aprendizaje continuo son estrategias que se soportan en claros procesos de capacitacin para el desarrollo de competencias laborales. - El enfoque de competencias aclara notablemente el panorama para la seleccin de personal, el cual puede apoyarse ya no sobre diplomas sino sobre capacidades demostradas. Las nuevas lneas en materia de vinculacin de personal efectivo se escriben sobre el cumplimiento de perfiles basados en competencia. La simplificacin en las atiborradas y muchas veces inoperantes descripciones de puestos se facilita enormemente con conceptos como el de los niveles de desempeo y las reas de competencia antes que por la tradicional y desgastada forma de bautizar puestos y crear diferenciaciones innecesarias entre colaboradores que interactan a niveles similares y 105 con altos grados de interdependencia. - La formacin de los trabajadores tiene una ms fcil identificacin y provisin mediante mecanismos de evaluacin de las competencias disponibles que faciliten la identificacin de aquellas competencias a desarrollar y por tanto de las acciones de formacin requeridas. Muchos programas de capacitacin empresarial caen en la fcil e ineficaz frmula del recetario que, por repetitivo, solo logra dar cuenta de recursos en tiempo y dinero pero no significan mayor avance a los ojos de los trabajadores. La gestin de competencias, adems de suplir estas lagunas, aporta innumerables ventajas como: La posibilidad de definir perfiles profesionales que favorecern al aumento de la productividad y la optimizacin de recursos. El desarrollo de equipos que posean las competencias necesarias para su rea especfica de trabajo. La identificacin de los puntos dbiles, permitiendo intervenciones de mejora que garantizan los resultados. La concienciacin de los equipos para que asuman la corresponsabilidad de su auto desarrollo. Tornndose un proceso de ganar-ganar, desde el momento en que las expectativas de todos estn atendidas. Cuando se instala este sistema por competencias, se evita que los gerentes y sus colaboradores pierdan tiempo en programas de entrenamiento y desarrollo que no tienen que ver con las necesidades de la empresa o las necesidades particulares de casa puesto de trabajo. 6.2.- QUE VENTAJAS OBTIENE UN TRABAJADOR CON EL MODELO DE COMPETENCIAS - Las ventajas derivadas de la transparencia del mercado son totalmente aprovechables por los trabajadores formados y certificados por competencias. Se espera que un proceso formativo desarrolle competencias de base amplia, comnmente llamadas competencias genricas. As, se ha venido comprobando que en el ejercicio de diferentes actividades laborales se ponen en juego competencias comunes que no son exclusivas de un puesto de trabajo y si pueden apropiarse para el ejercicio de diferentes empleos. - La formacin con esta orientacin har que las habilidades del trabajador se puedan aprovechar en una mayor gama de opciones de empleo. En este sentido la formacin y certificacin de competencias apoyan la empleabilidad. - La certificacin de competencias laborales entraa una ventaja para el trabajador al reconocerle competencias adquiridas an durante su experiencia y no limitar la descripcin de sus capacidades laborales a lo que haya sido su vida acadmica. Los modelos ms desarrollados del enfoque de competencias apuntan a darle a la certificacin el mismo valor de los ttulos educativos, destruyendo el concepto de educacin de primera y educacin de segunda categoras. - Por otro lado, en lo organizacional, un trabajador que sepa lo que se espera de l, es ms 106 eficiente y motivado que aquel a quien se le asigna un puesto y no se le ubica en el gran marco y en las funciones de la organizacin. Los planes de capacitacin en los que participar estarn muchos ms dirigidos al mejoramiento de su desempeo y las evaluaciones que se hagan tendrn ms sentido en cuanto a su aporte a los objetivos de la organizacin. Los mecanismos de incentivo se pueden ligar mucho ms fcilmente al logro de niveles de competencia y sern claros para el trabajador y la empresa. Las posibilidades de movilidad laboral pueden ser juzgadas con ms ponderacin cuando se conocen las competencias requeridas en otras reas de la empresa. Aun algunas de las competencias del rea de desempeo actual son totalmente transferibles a nuevos empleos, si stas se reconocen y certifican; aceleran las decisiones de promocin y motivan a quienes lo desean, a realizar acciones de capacitacin que les permitan estar elegibles para esas nuevas posiciones. 6.3.- RECOMENDACIONES Con este trabajo podemos darnos cuenta que este modelo de Competencias es de mucho beneficio para la empresa. A continuacin encontraremos varias anotaciones que nos van a servir y tomar en cuenta para el desarrollo de la empresa. 1) Ser Una persona de muchos recursos: saber adaptarse a los cambios y las situaciones ambiguas, ser capaz de pensar estratgicamente y poder tomar decisiones correctas en situaciones de mucha presin; liderar sistemas de trabajo complejos y adoptar conductas flexibles en la solucin de problemas; capacidad de trabajo con los superiores en problemas complejos de gestin. 2) Hacer lo que conoce: ser perseverante, concentrarse a pesar de los obstculos, asumir responsabilidades , ser capaz de trabajar solo y tambin con los dems cuando es necesario. 3) Aprender rpido: dominar rpidamente nuevas tecnologas. 4) Tener espritu de decisin: actuar con rapidez, de forma apropiada y con precisin. 5) Administrar equipos con eficacia: saber delegar, ampliar oportunidades y ser justos en sus actuaciones. 6) Crear un clima propicio para el desarrollo: ampliar los desafos y oportunidades para crear un clima que favorezca el desarrollo de su equipo. 7) Saber lidiar con sus colaboradores cuando tienen problemas: actuar con decisin y equidad cuando se presentan problemas con sus colaboradores. 8) Estar orientado hacia el trabajo en equipo. 9) Formar un equipo de talentos: invertir en el desarrollo del potencial de sus colaboradores, identificando y ofreciendo nuevos desafos y responsabilidad compartida. 107 10) Establecer buenas relaciones en la empresa: saber establecer buenas relaciones de trabajo, negociar cuando existan problemas, conseguir cooperacin. 11) Tener sensibilidad: demostrar inters por los dems y sensibilidad ante las necesidades de sus colaboradores. 12) Enfrentar los desafos con tranquilidad: poseer actitud firme, evitar censurar a los otros por los errores cometidos, ser capaz de salir de situaciones difciles. 13) Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: ser capaz de establecer prioridades en la vida personal y profesional de manera armoniosa. 14) Auto conocerse: tener una idea exacta de sus puntos dbiles y sus puntos fuertes y estar dispuesto a invertir en uno mismo. 15) Tener un buen manejo de las relaciones personales: ser agradable y dar muestras de buen humor 16) Actuar con flexibilidad: capacidad para adoptar actitudes opuestas, ejercer liderazgo y dejarse liderar, opinar y aceptar opiniones de los dems. Cada vez ms empresas utilizan la gestin por competencias, un modelo que pone el nfasis en la persona sus habilidades y actitudes. El puesto de trabajo ya no es una unidad organizativa bsica de la empresa. Ahora lo es la persona. Y se evala no solo en funcin de lo que sabe (sus conocimientos), sino, y sobre todo, por lo que sabe hacer (sus habilidades) y por lo que quiere hacer (sus actitudes). En lo que se denomina Modelo de Gestin por Competencias, en los ltimos aos se ha situado como una prctica esencial para optimizar el valor del capital humano en las organizaciones. Sin embargo, este modelo, bien aceptado en reas como formacin o desarrollo de carreras, est escasamente implantado en la remuneracin. En el Ecuador por el momento no se tiene estadsticas que nos de informacin respecto a la utilizacin de este mtodo, pero es importante presentar a ustedes un Estudio sobre el uso y aplicacin de la gestin por competencias en el entorno empresarial espaol, realizado recientemente por la firma Arthur Andersen. En el estudio que particip un centenar de empresas, se pone de manifiesto que el 53% de las organizaciones encuestadas utiliza este modelo de gestin en la actualidad y el 72% de las que no lo tienen implantado pretende hacerlo en un perodo de dos a cinco aos. Se trata de una prctica reciente: el 74% de las empresas que lo aplican lo hacen desde hace menos de dos aos. El 60% de estas empresas considera que se trata del modelo de gestin que sustituir la tradicional gestin por puestos. Esta es una sntesis de los resultados de la investigacin. 1.- Que beneficios aporta la gestin por competencias? 108 El 76% de las empresas estima que la gestin por competencias ayuda a gestionar el desempeo de forma ms eficaz; el 72% considera que facilita la alineacin de los profesionales con la estrategia del negocio; el 69% manifiesta que mejora el desarrollo de carreras y el 61% que orienta la inversin en formacin. 2.- Que barreras existe para su implementacin? Las organizaciones muestran consenso en torno de la cultura (80%) como el principal obstculo que dificulta la implantacin de un modelo de gestin por competencias. 3.- Que factores son crticos para su xito? Las empresas sealan la importancia de considerar los objetivos estratgicos del negocio como el punto a partir del cual se debe identificar y definir las competencias (83%) 4.- Cul es el enfoque de estos modelos de gestin? La tendencia en el enfoque es a modelos de competencia sencillos, gestionables y globales. El 63% de las empresas aplica el modelo a toda la organizacin. El 76% describe competencias tcnicas (referidas a reas de conocimiento especializado) y de gestin (referidas a la gestin de personas, clientes y mercado). El primer paso en el diseo del modelo lo constituye la elaboracin del catlogo de competencias, segundo seguido de la evaluacin de las competencias de los empleados y la definicin de perfiles tipo de competencias o funciones. Un tercer paso consiste en comparar el nivel de competencia de las personas respecto de los perfiles requeridos, con el fin de identificar los gaps de competencia y orientar las acciones de aprendizaje y entrenamiento de la gente. 5.- Quin evala las competencias? La metodologa ms frecuente de evaluacin, segn datos del estudio, es la apreciacin del responsable directo (81%) Sin embargo, cada vez con mayor frecuencia se combina este sistema con otras formas de evaluacin, como la auto evaluacin o los comits de evaluacin. 6.- Como se evalan las competencias? La evaluacin se la suele realizar mediante cuestionarios detallados (82%) en el que se pueden analizar las conductas descritas en cada una de las competencias y en los grados en los que se desglosan. La mayora de las compaas introduce una variedad de evaluaciones (entrevistas, pruebas especficas, test e, incluso, centros de evaluacin o assessment centers), con el fin de asegurar la objetividad de los resultados. 7.- Las empresas informatizan la gestin del modelo de competencias? 109 El 56% de las empresas que gestionan por competencias han informatizado su modelo. Es previsible un crecimiento significativo en este porcentaje, teniendo en cuenta que las ltimas versiones de los sistemas de informacin standard en gestin de Recursos Humanos apuestan por la gestin por competencias como modelo de gestin de personal. 8.- Cada cunto tiempo se revisa el modelo? Segn datos de este estudio, el 58% de las empresas revisa anualmente el modelo. 9.- Qu procesos de Recursos Humanos se integran en la gestin por competencias? Uno de los fundamentos en los que se basa un modelo de gestin por competencias es que funciona como elemento integrador de los diferentes procesos de gestin de Recursos Humanos y persigue que todos ellos se articulen en torno de las competencias como unidad de gestin. En la mayor parte de los casos, el 90%, las empresas integran la formacin de este modelo de gestin y, en menor medida, la identificacin de altos potenciales, el desarrollo de carreras y la seleccin. La remuneracin se mantiene como la ltima prctica que se integra en el modelo de competencias. En este caso, las referencias son escasas e incluso desde el punto de vista conceptual, es necesario que el modelo est suficientemente maduro para que una compaa decida que tenga consecuencias en el mbito retributivo. 10.- Las empresas acuden a consultores externos? Factores como falta de recursos por parte de la compaa y la objetividad, experiencia y valor aadido que puede aportar una colaboracin externa llevan al 63% de las compaas a solicitar la colaboracin de un consultor. Esta informacin es importante por cuanto en nuestro pas la Gestin por Competencias recin se encuentra en su implementacin, es ms en la empresa que se realiz el estudio se necesito desarrollar este modelo por cuanto era necesario para la recertificacin de la ISO 9001 versin 2000, en la cul manifiesta que todo el personal que se encuentra involucrado directamente con el desarrollo del producto debe estar competente para realizar el mismo. 110 ANEXOS 111 TALLER DE TRABAJO MODELO DE COMPETENCIAS 112 DICCIONARIO: DE DETREZAS Y HABILIDADES LABORALES 113 114