Procedimiento Elaboracion y Modificacion de Documentos

GRUPO DE EMPRESAS CONPAX
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX

PROCEDIMIENTO
PR-SGI-CSM-01
ELABORACIN Y MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

NDICE
1.- OBJETIVOS
2.- ALCANCE
3.- DEFINICIONES
4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.- RESPONSABILIDADES
6.- DESCRIPCIN
7.- CRITERIOS DE ACEPTACIN
8.- REGISTROS
9.- ANEXOS

Cdigo : PR-SGI-CSM-01
ELABORACIN Y MODIFICACIN
Revisin : 00
DE DOCUMENTOS
Fecha : Enero 2013

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1.- OBJETIVOS

Establecer una metodologa para elaborar, revisar, aprobar y modificar los
Documentos que forman parte del Sistema de Gestin de Calidad, Seguridad
y salud ocupacional, y Ambiental de CONPAX.

2.- ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a las reas, en donde sea necesario generar
documentos para actividades que se desarrollen bajo los sistemas de gestin
anteriormente sealados.

3.- DEFINICIONES

3.1 CONPAX: se entender por CONPAX a las siguientes empresas:

- Constructora CONPAX
- Minera y Montajes CONPAX
- Ingeniera y Servicios CONPAX
- Empresas CONPAX
- Constructora CONDESI

3.2 Manual de Gestin Integrado: Es un documento que establece el alcance
de los sistemas que lo componen, incluyendo detalles y justificacin de
cualquier exclusin. Tambin hace referencia a los diferentes procedimientos
documentados establecidos por los sistemas de Calidad, Seguridad y salud
ocupacional y Ambiental y por ltimo describe la interaccin entre los
procesos de los sistemas de gestin.

3.3 Planes: son documentos que establecen las prcticas ya sea de calidad,
Seguridad y salud ocupacional, y Ambientales segn corresponda,
especficas a aplicar en una Obra.
En general los planes, hacen referencia a las partes del Manual de Gestin
que son aplicables a casos especficos.

3.4 Procedimientos: documentos que establecen claramente una metodologa
especificada para ejecutar una actividad.

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DE DOCUMENTOS
Fecha : Enero 2013

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3.5 Instructivos de Trabajo: documentos destinados a aclarar o especificar
aspectos relevantes de la prctica diaria. No requiere una informacin tan
estructurada como los procedimientos, pero deben dejar en claro cmo va a
ser realizada la actividad. Generalmente se utilizan como documentos
anexos de los procedimientos, y sirven para explicar y/o definir claramente
los pasos necesarios para realizar una actividad con caractersticas
especiales o con gran impacto en el producto, la seguridad o en medio, entre
otros.

3.6 Registros: corresponden a los documentos resultantes de las actividades de
control de los distintos procesos, los cuales son utilizados como prueba de la
ejecucin de una actividad.


4.1 Manual de Gestin Integrada MAN-SGI-CSM-01
4.2 Procedimiento PR-SGI-CSM-02 Control de Documentos
4.3 Procedimiento PR-SGI-CSM-03 Control de Registros


5.1 La(s) persona(s) designada(s) para elaborar un Documento debe:

- Preparar el documento de acuerdo a lo establecido en el presente
procedimiento.
- Verificar que el Documento generado describe la actividad en forma
consistente con los Objetivos definidos para la misma.
- Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados con
posterioridad a la emisin del Documento.

5.2 La(s) persona(s) que revisan un Documento es(son) responsable(s) de:

- Evaluar que el Documento cumple con los Objetivos que se definieron, que
es compatible con las definiciones del Sistema de Gestin Integrado
(Calidad, Seguridad y salud ocupacional, Medio Ambiente) y cumple con
las formalidades previstas para el Documento.
- Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un Documento, a fin de
determinar su procedencia.

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5.3 El responsable de la aprobacin de un Documento debe:

- Verificar que el Documento es consistente con la Poltica Integrada de la
Empresa, con los Procedimientos Generales y los Planes de cada Obra o
Proyecto segn corresponda.

6.- DESCRIPCIN

6.1 Origen de un Procedimiento o Instructivo

Por presentacin de terceros, u/o necesidad de la Empresa, se puede
iniciar la formulacin de un Procedimiento como borrador, materia que
ser calificada por los Jefes de los Departamentos de Calidad, Seguridad
y salud ocupacional y Medio Ambiente respectivamente en conjunto con el
Representante de Gerencia, segn corresponda, a nivel central.

6.2 Matriz de Responsabilidades de los Documentos

La generacin de la Documentacin del Sistema de Gestin Integrado est
sujeta a una matriz de responsabilidades, donde se establecen los cargos
responsables de elaboracin, revisin y aprobacin de los mismos, de
acuerdo a su nivel de aplicacin. Ver Anexo II.

6.3 Elaboracin de un Documento del Sistema de Gestin Integrado

6.3.1 Definida la necesidad de documentar una actividad, se proceder a
analizar si procede la realizacin de dicho procedimiento.

6.3.2 Aprobada la elaboracin de un Documento, se entregarn todos los
antecedentes del mismo a los Jefes de Departamentos (Calidad,
Seguridad y salud ocupacional, y Medio Ambiente)

6.3.2 Posteriormente se elaborar dicho documento y se entregar en calidad
de borrador al Representante de Gerencia, segn se establece en la
Matriz de Responsabilidades.

6.4 Revisin de Documentos

6.4.1 El Revisor debe verificar que el contenido del Documento responde a los
Objetivos planteados y es consistente con la Poltica de Gestin Integrada
de la Empresa y con la actividad a controlar.

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DE DOCUMENTOS
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6.4.2 Verificada la consistencia del Documento en contenido, formato y
estructura, el Revisor deber presentarlo al nivel de aprobacin.

6.5 Aprobacin de Documentos

6.5.1 Todos los Documentos elaborados o modificados deben ser sometidos a la
aprobacin del cargo correspondiente, segn Matriz de
Responsabilidades.
6.5.2 Aprobado un Documento se entregar a los Jefes de Departamentos de
Calidad, Seguridad y salud Ocupacional, y Medio Ambiente de oficina
central para su registro, archivo y distribucin.

6.6 Modificacin del Documento

6.6.1 Los Procedimientos que regulan una actividad pueden ser modificados. El
cambio se ver reflejado a travs de una nueva revisin y acompaado de
una difusin de los cambios realizados.

6.6.2 El proceso de Modificacin de un Documento, tiene las mismas instancias
de lo sealado anteriormente.

6.6.3 Cada vez que se realice un cambio en la versin del procedimiento, se
identificar en dicho documento en color distinto de negro (azul), el cambio
realizado, medida tendiente a poder identificar fcilmente las
modificaciones presentadas. Esta actividad se realizar solo para los
documentos emanados desde oficina central.

6.7 Estructura de un Procedimiento

6.7.1 Contenido.

Los Procedimientos, que sean generados en el marco del Sistema de
Gestin Integrado, se deben desarrollar segn la siguiente estructura:

1.- OBJETIVOS
2.- ALCANCE
3.- DEFINICIONES
6.- DESCRIPCIN
8.- REGISTROS
9.- ANEXOS

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Fecha : Enero 2013

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En cada tema indicado debe contemplarse como mnimo la siguiente
informacin:

1.- OBJETIVOS

Este punto debe entregar una clara definicin del propsito de la
Documentacin de la actividad a regular.

2.- ALCANCE

En este tem se describe brevemente dnde y a que? se aplica el
procedimiento.

3.- DEFINICIONES

Definicin de conceptos, trminos y palabras que se usan en el
documento.


Se debe indicar todas las referencias que han servido de base a la
actividad documentada.


Se define todos los cargos involucrados en la actividad documentada,
especificando y definiendo claramente sus responsabilidades.

6.- DESCRIPCIN

En este punto se describe la actividad en forma clara, breve y precisa,
por medio de una secuencia lgica y ordenada, ya sea grfica o escrita,
de las acciones que se efectan durante su desarrollo.


En este punto se deben definir las reglas o recomendaciones que
permitan evaluar los resultados del proceso a regular, con el Objetivo de
calificar su aprobacin o rechazo.

8.- REGISTROS

Revisin : 00
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Fecha : Enero 2013

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Definicin de la documentacin que evidencie la realizacin y resultados
de la actividad que describe el procedimiento para su efectiva
trazabilidad.

9.- ANEXOS

Documentacin adicional que complemente y facilite la comprensin y
aplicacin del Procedimiento.

6.7.2 Rotulacin de la Documentacin

6.7.2.1 En la primera hoja deber desarrollarse segn Anexo III.

REVISORES : N de cargos que participan en la Preparacin, revisin y
Aprobacin de un documento.

PREPAR : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la elaboracin
del Documento.

REVIS : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la revisin del
Documento.

APROB : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la aprobacin
del Documento.

6.7.2.2 En cada pagina los documentos elaborados bajo la estructura de un
Procedimiento debern llevar un rtulo de identificacin en todas sus
hojas (ver Anexo IV).

TITULO : Indica el nombre dado al Procedimiento.

CDIGO : Cdigo alfanumrico asignado al Documento por el
Representante de Gerencia o Encargado de Calidad de Obra
segn sea el caso.

REVISIN : Indica el nmero de veces que se ha modificado el Documento
producto de las revisiones al original, se parte con revisin 00.

FECHAS : Mes y ao de aprobacin del Documento por parte de los
Responsables, el da es opcional. (No necesariamente
corresponde a la fecha de entrada en vigencia)

Revisin : 00
DE DOCUMENTOS
Fecha : Enero 2013

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PGINA : Nmero de pgina del Documento respecto del total de pginas,
por ejemplo: 1 de 7.


1.- Todo procedimiento generado ya sea por el Departamento de Gestin de
Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental, deber realizarse segn
lo descrito en este procedimiento, no ser valido ningn documento que
presente otro formato.

2.- Para la documentacin que se genere en obra, ser prioritario realizar el
formato requerido por el Mandante o representante de este, en caso contrario
sern los Jefes de Departamentos anteriormente sealados quienes tomarn
la decisin.

8.- REGISTROS

Documentos generados.

9.- ANEXOS

9.1 Anexo I : Documentos del Sistema de Gestin Integrado
9.2 Anexo II : Matriz de Responsabilidades
9.3 Anexo III : Portada
9.4 Anexo IV : Rtulo de Identificacin de cada hoja

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